DESIGN DATABASE PA via Microsoft ACCESS

By : TEAM LECTURE
STIE DHARMA ANDALAS

SYSTEM ANALYSIS and DESIGN DATABASE PA

TABLE 1 PERKIRAAN,
Field Name : NOMOR PERKIRAAN, Data Type : TEXT, Field Size : 5, Required : YES,
Indexed: YES( No DUPLICATES) , beri PRIMARY KEY untuk NO.PERK.

Field Name : NAMA PERKIRAAN, Data Type : TEXT, Field Size : 30, Required : YES,
Indexed: NO

TABLE 2 BUKTI TRANSAKSI,

Field Name : NOMOR BUKTI, Data Type: AUTONUMBER, Indexed : YES (No Duplicates),
Beri PRIMARY KEY untuk NOMOR BUKTI.
Field Name : TANGGAL, Data Type : DATE/TIME, Format : MEDIUM DATE, Default Value:
DATE(), Required : YES.
Field Name : KETERANGAN, Data Type: TEXT, Field Size : 25

TABLE 3 JURNAL,
Field Name : NOMOR BUKTI, Data Type: AUTONUMBER, Indexed : NO ( Tidak Pakai
primary key).

Field Name : D/K, Data Type : TEXT, Field Size : 1, Required: YES, Indexed : YES ( Duplicate
OK).
Field Name : NOMOR PERKIRAAN : Data Type : TEXT, Field Size : 5, Required : YES, dan
arahkan pilihan pada LOOKUP, Pilih & Klik COMBO BOX, dan
pada ROW SOURCE : TABEL1 PERKIRAAN

Field Name : JUMLAH, Data Type : CURRENCY, Format : CURRENCY, Required : YES

TABLE 4 BANTU
Field Name : D/K, Data Type : TEXT, Field Size : 1, Required : NO, Indexed: YES ( No
Duplicates ), Beri Primary Key pada D/K.

Field Name : NILAI, Data Type : NUMBER, Field Size : INTEGER, Format : GENERAL
NUMBER Required : YES.

Pada table 4 ini lansung diisi data agar kita mudah dalam mengisi formulir JURNAL, Record
yang harus diisi hanya : D bernilai = 1, K bernilai = -1 , tidak boleh diisi dengan data
lain/record tambahan karena disini hanya membantu dalam penentuan D/K dari suatu nilai.

Langkah membuat Relationship untuk table diatas:

1. Berada diobject semua table
2. Kemudian klik toolbar Relationship
3. pada jendela show table, klik sorot semua table yang tampil
4. klik add, dan klik closed

COPYRIGHT by :idw@r, FriMonday, March 10, 2008 1

E-MAIL : Idwar68@yahoo.com
 DESIGN DATABASE PA via Microsoft ACCESS
By : TEAM LECTURE
STIE DHARMA ANDALAS
5. Setelah itu kita hubungkan field nomor perkiraan (table1) dengan nomor perkiraan pada
table3, dengan klik kiri seret (drug & drag), sampai muncul jendela edit relationship, dan
kita klik pada kotak enforce referensial Integrity, dan klik perintah CREATE,
6. Ulangi langkah 5, pilih & klik kiri Nomor bukti (table2) dengan nomor bukti (table3).
7. Ulangi langkah 5, pilih dan klik kiri D/K (table3) dengan D/K (table4)
8. Setelah selesai klik toolbar gambar disket dan klik symbol closed jendela relationship ini.
Hasil RELATIONSHIP adalah sebagai berikut :

Cara membentuk Form yang kita butuhkan adalah :

1. Berada pada object FORM, dan klik create form by using wizard, klik design, pilih dan
klik table1 Perkiraan, klik symbol >>, klik next, klik tabular, pilih style layout yang anda
inginkan, klik next, klik finish. ( Gambar form-1 )
2. Berada pada object FORM, dan klik create form by using wizard, klik design, pilih dan
klik table2, klik symbol >>, pilih dan klik table3, dan pindah field, D/K ( klik >), Nomor
perkiraan ( klik > ), pilih dan klik table1, pilih dan klik field Nama Perkiraan ( Klik > ),
pilih dan klik kembali table3, pindahkan dan klik field Jumlah ( klik > ), klik next, pilih
dan klik tabular, klik next, pilih & klik style layout yang anda inginkan, klik next, klik
finish. (gambar form – 2 )
3. Jika form sudah terbentuk kita sudah bisa mengentrikan data nomor perk & jurnal.

Gambar form - 1

COPYRIGHT by :idw@r, FriMonday, March 10, 2008 2

E-MAIL : Idwar68@yahoo.com
 DESIGN DATABASE PA via Microsoft ACCESS
By : TEAM LECTURE
STIE DHARMA ANDALAS

( Gambar form – 2 )
Membentuk QUERY
1. Berada pada object , Queries, klik query in design view, klik design, pada jendela show
table, klik sorot semua table yang kita butuhkan, klik add, klik closed
2. Pada baris table, pilih & klik table1, pada field pilih & klik Nomor perkiraan
3. Pada baris table, dan kolom kedua pilih & klik Table1, Pada field pilih & klik Nama
perkiraan
4. Pada baris table, kolom ketiga pilih dan klik Table3, pada field pilih & klik Jumlah
5. Pada baris sort, klik toolbar Sigma ( Σ ), muncul baris Total, pada group by pilih & klik
SUM
6. Pada field Jumlah, lakukan klik kanan, pilih & klik kiri Build, double klik kiri pada folder
TABLE, double klik pada sub folder table4, kemudian ketik tanda * , pilih dan klik field
NILAI, dan klik toolbar paste, klik OK, dan klik Closed sekaligus untuk menyimpan
query, setelah ini bisa lansung di RUN (!).

PEMBUATAN REPORT
1. Berada object REPORT, pilih dan klik create report by using wizard, klik design, pilih
dan klik hasil query1, dan pindahkan semua field yang tersedia dengan ( >> ), klik next,
klik next, klik next, pilih & klik tabular, klik next, pilih & klik layout yang diinginkan,
klik next, klik finish
2. Untuk merobah design, berada pada object Report, klik nama file report , klik design,
tunggu jendela design muncul, pada bagian report footer, klik kiri tahan, tarik kebawah
dengan mouse, kemudian klik toolbar (ToolBOX), jika ada, maka anda lansung klik text
box, setelah itu ketik pada text SELISIH D/K : dan pada unbound ketikan rumus
=SUM([SALDO]), klik run (preview).

COPYRIGHT by :idw@r, FriMonday, March 10, 2008 3

E-MAIL : Idwar68@yahoo.com
 DESIGN DATABASE PA via Microsoft ACCESS
By : TEAM LECTURE
STIE DHARMA ANDALAS

UNTUK MEMBENTUK TABEL TAMBAHAN

TABLE 5 MASTER FILE PELANGGAN

Field Name : NOMOR PELANGGAN , Data Type : TEXT, Feild Size : 5, Required : YES,
Indexed : YES (NO DUPLICATES), Beri Primary Key pada Nomor Pelanggan.
Field Name : NAMA PELANGGAN, Data Type : TEXT, Field Size : 30, Required : YES
Field Name : ALAMAT, Data Type : TEXT, Field Size : 30,
Field Name : KOTA, Data Type : TEXT, Field Size : 15,
Field Name : KODE POS, Data Type : TEXT, Field Size : 5,
Field Name : TELEPON, Data Type : TEXT, Field Size : 12

TABLE 6 TRANSAKSI PIUTANG

Field Name : NOMOR PELANGGAN , Data Type : TEXT, Field Size : 5,

Field Name : NOMOR TRANSAKSI , Data Type : AUTO NUMBER, Field Size : LONG
INTEGER, indexed : NO,
Field Name : TANGGAL, Data Type : DATE/TIME, format : MEDIUM DATE, default value :
DATE(), required : YES, indexed: NO,
Field Name : D/K, Data Type : TEXT, Field Size: 1, Validation rule : “D” OR “K”, Validation
text : DATA YANG BENAR HANYA D ATAU K, Required : YES, indexed: NO,
Field Name : JUMLAH, Data Type : CURRENCY, Format: CURRENCY, Decimal Places :
AUTO, Default Value ; 0, Required : NO, indexed: NO,

TABLE 7 MASTER FILE SUPPLIER

Field Name : NOMOR SUPLLIER , Data Type : TEXT, Feild Size : 5, Required : YES,
Indexed: YES (NO DUPLICATES), Beri Primary Key pada Nomor Supplier.
Field Name : NAMA SUPPLIER, Data Type : TEXT, Field Size : 30, Required : YES.
Field Name : ALAMAT, Data Type : TEXT, Field Size : 30, Required : NO, Indexed : NO
Field Name : KOTA, Data Type : TEXT, Field Size : 15, Required : NO, Indexed : NO
Field Name : KODE POS, Data Type : TEXT, Field Size : 5, Required : NO, Indexed : NO.
Field Name : TELEPON, Data Type : TEXT, Field Size : 12, Required : NO, Indexed : NO.

TABLE 8 TRANSAKSI HUTANG;

Field Name : NOMOR SUPPLIER , Data Type : TEXT, Field Size : 5, Required : NO,
Indexed : NO.
Field Name : NOMOR TRANSAKSI , Data Type : AUTO NUMBER, Field Size : LONG
INTEGER, Indexed : NO,
Field Name : TANGGAL, Data Type : DATE/TIME, format : MEDIUM DATE, default value :
DATE(), required : YES, Indexed: NO,
Field Name : D/K, Data Type : TEXT, Field Size: 1, Validation rule : “D” OR “K”, Validation
text : DATA YANG BENAR HANYA D ATAU K, Required : YES, indexed: NO,
Field Name : JUMLAH, Data Type : CURRENCY, Format: CURRENCY, Decimal Places :
AUTO, Default Value ; 0, Required : NO, indexed: NO,

COPYRIGHT by :idw@r, FriMonday, March 10, 2008 4

E-MAIL : Idwar68@yahoo.com
 DESIGN DATABASE PA via Microsoft ACCESS
By : TEAM LECTURE
STIE DHARMA ANDALAS

TAMBAH RELATIONSHIP:

Klik Toolbar RELATIONSHIP, klik toolbar : SHOW TABLE, Pilih dan sorot TABLE 5, 6, 7, &
8 Klik ADD, klik CLOSED, kemudian hubungankan NOMOR PELANGGAN Table 5 ke
NOMOR PELANGGAN Table 6, Hubungkan juga Table 7 NOMOR SUPPLIER ke NOMOR
SUPPLIER table 8, Hubungkan juga D/K table 6 & D/K Table 8 ke D/K TABLE 4, setelah itu
simpan dan closed.

TAMBAH FORM ; Langkah sbb:

1. Berada pada object FORM, dan klik create form by using wizard, klik design, pilih dan
klik table5 Master File Pelanggan, klik symbol >>, Klik dan Pilih Table 6 Transaksi
Piutang, klik fields, Nomor Transaksi, Tanggal, D/K, Jumlah, ( tanda > Satu per satu),
klik next, klik next, klik tabular, klik next, pilih style layout yang anda inginkan, klik
next, (ganti nama filenya jadi form), klik finish. (gambar form – 3)
2. Ulangi langkah 1 untuk Table 7 & 8
3. Berada pada object FORM, dan klik create form by using wizard, klik design, pilih dan
klik table 7 Master File Supplier, klik symbol >>, Klik dan Pilih Table 8 Transaksi
Hutang, klik fields, Nomor Transaksi, Tanggal, D/K, Jumlah, ( tanda > Satu per satu),
klik next, klik next, klik tabular, klik next, pilih style layout yang anda inginkan, klik
next, (ganti nama filenya jadi form), klik finish. ( gambar form – 4 )

(gambar form – 3)

COPYRIGHT by :idw@r, FriMonday, March 10, 2008 5

E-MAIL : Idwar68@yahoo.com
 DESIGN DATABASE PA via Microsoft ACCESS
By : TEAM LECTURE
STIE DHARMA ANDALAS

( gambar form – 4 )

TAMBAH QUERY ; Langkah sbb:

1. Berada pada object , Queries, klik query in design view, klik design, pada jendela
show table, klik sorot semua table 4, 5, 6 yang kita butuhkan, klik add, klik closed.
2. Pada baris table, pilih & klik table5, pada field pilih & klik Nomor Pelanggan
3. Pada baris table, dan kolom kedua pilih & klik Table 5 Pada field pilih & klik Nama
Pelanggan.
4. Pada baris table, kolom ketiga pilih dan klik Table6, pada field pilih & klik Jumlah
5. Pada baris sort, klik toolbar Sigma ( Σ ), muncul baris Total, pada group by pilih &
klik SUM
6. Pada field Jumlah, lakukan klik kanan, pilih & klik kiri Build, double klik kiri pada
folder TABLE, double klik kiri pada sub folder table4, kemudian ketik tanda * , pilih
dan klik field NILAI, dan klik toolbar paste, klik OK, pada baris criteria, kolom (3)
atau kolom saldo, ketik <>0, dan klik Closed sekaligus untuk menyimpan query,
setelah ini bisa lansung di RUN (!). klik closed, saving dan ketik nama file DAFTAR
SALDO PIUTANG. ( gambar query saldo piutang )

( gambar query saldo piutang )

7. Ulangi untuk langkah 1 – 6 untuk query table 4, 7, 8

COPYRIGHT by :idw@r, FriMonday, March 10, 2008 6

E-MAIL : Idwar68@yahoo.com
 DESIGN DATABASE PA via Microsoft ACCESS
By : TEAM LECTURE
STIE DHARMA ANDALAS
8. Berada pada object , Queries, klik query in design view, klik design, pada jendela
show table, klik pilih & sorot semua table 4, 7, 8 yang kita butuhkan, klik add, klik
closed.
9. Pada baris table, pilih & klik table7, pada field pilih & klik Nomor Supplier
10. Pada baris table, dan kolom kedua pilih & klik Table 7 Pada field pilih & klik Nama
Supplier.
11. Pada baris table, kolom ketiga pilih dan klik Table8, pada field pilih & klik Jumlah
12. Pada baris sort, klik toolbar Sigma ( Σ ), muncul baris Total, pada group by pilih &
klik SUM
13. Pada field Jumlah, lakukan klik kanan, pilih & klik kiri Build, double klik kiri pada
folder TABLE, double klik kiri pada sub folder table4, kemudian ketik tanda * , pilih
dan klik field NILAI, dan klik toolbar paste, klik OK, pada baris criteria, kolom (3)
atau kolom saldo, ketik <>0, dan klik Closed sekaligus untuk menyimpan query,
setelah ini bisa lansung di RUN (!). Klik closed, saving dan ketik nama file SALDO
HUTANG. (gambar query saldo hutang)

(gambar query saldo hutang)

PEMBUATAN REPORT TAMBAHAN, langkah sbb:

1. Berada object REPORT, pilih dan klik create report by using wizard, klik design, pilih
dan klik hasil query, DAFTAR SALDO PIUTANG dan pindahkan semua field yang
tersedia dengan ( >> ), klik next, klik next, klik next, pilih & klik tabular, klik next, pilih
& klik layout yang diinginkan, klik next, klik finish
2. Untuk merobah design, berada pada object Report, klik nama file report , klik design,
tunggu jendela design muncul, pada bagian report footer, klik kiri tahan, tarik kebawah
dengan mouse, kemudian klik toolbar (ToolBOX), jika ada, maka anda lansung klik text
box, setelah itu ketik pada text JUMLAH : dan pada unbound ketikan rumus
=SUM([SALDO]), klik run (preview). ( gambar report saldo piutang )
3. Ulangi langkah 1-2 diatas untuk report SALDO HUTANG.
4. Berada object REPORT, pilih dan klik create report by using wizard, klik design, pilih
dan klik hasil query, SALDO HUTANG dan pindahkan semua field yang tersedia dengan
( >> ), klik next, klik next, klik next, pilih & klik tabular, klik next, pilih & klik layout
yang diinginkan, klik next, klik finish

COPYRIGHT by :idw@r, FriMonday, March 10, 2008 7

E-MAIL : Idwar68@yahoo.com
 DESIGN DATABASE PA via Microsoft ACCESS
By : TEAM LECTURE
STIE DHARMA ANDALAS

( gambar report saldo piutang )

5. Untuk merobah design, berada pada object Report, klik nama file report , klik design,
tunggu jendela design muncul, pada bagian report footer, klik kiri tahan, tarik kebawah
dengan mouse, kemudian klik toolbar (ToolBOX), jika ada, maka anda lansung klik text
box, setelah itu ketik pada text JUMLAH : dan pada unbound ketikan rumus
=SUM([SALDO]), klik run (preview). (gambar report saldo hutang )

(gambar report saldo hutang )

PEMBUATAN SWITCHBOARD, langkah Sbb;

1. Dari menu Object, klik FORM, Klik menu TOOL, Klik DATABASE UTILITIES, Klik
SWITCHBOARD MANAGER dan tunggu jendela switchboard Manager tampil.
2. Klik NEW, Ketik pada jendela Create New MENU UTAMA PA, klik OK, Sorot/klik
pada menu utama PA, klik MAKE DEFAULT, klik EDIT, tunggu jendela EDIT
SWITCHBOARD PAGE.
3. Pada EDIT SWITCHBOARD PAGE, Klik NEW, dan tunggu jendela EDIT
SWITCHBOARD ITEM
4. Pada TEXT, ketik ENTRY NOMOR PERKIRAAN, Pada COMMAND, Klik & Pilih
OPEN FORM IN EDIT MODE, pada FORM, Klik & Pilih FORM 1 DAFTAR
PERKIRAAN GL, Klik OK
5. Ulangi langkah 3.

COPYRIGHT by :idw@r, FriMonday, March 10, 2008 8

E-MAIL : Idwar68@yahoo.com
 DESIGN DATABASE PA via Microsoft ACCESS
By : TEAM LECTURE
STIE DHARMA ANDALAS
6. Pada TEXT, ketik ENTRY DATA JURNAL, Pada COMMAND, Klik & Pilih OPEN
FORM IN EDIT MODE, pada FORM, Klik & Pilih FORM 2 NUKTI DAN JURNAL,
Klik OK
7. Ulangi langkah 3.
8. Pada TEXT, ketik LAPORAN NERACA SALDO, Pada COMMAND, Klik & Pilih
OPEN REPORT, pada FORM, Klik & Pilih NERACA SALDO, Klik OK
9. Ulangi langkah 3.
10. Pada TEXT, ketik ENTRY DATA PELANGGAN & TRANSAKSI PIUTANG, Pada
COMMAND, Klik & Pilih OPEN FORM IN EDIT MODE, pada FORM, Klik & Pilih
FORM 3 MASTER FILE PELANGGAN, Klik OK
11. Ulangi langkah 3.
12. Pada TEXT, ketik LAPORAN SALDO PIUTANG, Pada COMMAND, Klik & Pilih
OPEN REPORT, pada FORM, Klik & Pilih DAFTAR SALDO PIUTANG, Klik OK.
13. Ulangi langkah 3.
14. Pada TEXT, ketik ENTRY DATA SUPPLIER & TRANSAKSI HUTANG, Pada
COMMAND, Klik & Pilih OPEN FORM IN EDIT MODE, pada FORM, Klik & Pilih
FORM 4 MASTER FILE SUPPLIER, Klik OK
15. Ulangi langkah 3.
16. Pada TEXT, ketik LAPORAN SALDO HUTANG, Pada COMMAND, Klik & Pilih
OPEN REPORT, pada FORM, Klik & Pilih DAFTAR SALDO HUTANG, klik OK
17. Ulangi langkah 3
18. Pada TEXT, ketik EXIT (GO OUT), Pada COMMAND, Klik & Pilih EXIT
APPLICATION, Klik OK, Klik CLOSED, KLIK CLOSED, dan lansung kilk kanan open
pada form SWITCHBOARD tersebut.

Gambar Menu Utama (switchboard)

UNTUK MENYUSUN LAPORAN KEUANGAN via MICROSOFT EXCEL :

1. Dari menu utama (Switchboard) klik NECARA SALDO dan tunggu sampai tampil.
2. Kemudian sorot data yang tersebut (dari menu edit klik Select All), pada area tersebut
lakukan klik kanan, pilih klik Copy (atau cara cari klik menu edit, klik copy)
3. Dan aktifkan lembaran kerja Microsft Excel, pada sheet tersebut, lakukan klik kanan dan
klik kiri paste special, klik text.
4. Setelah itu susunlah laporan neraca saldo dulu. (balace-nya harus = 0 ), kalau tidak berarti
data anda salah, ulangi mencek data jurnal lewat programnya, kalau betul maka susunlah
laporan keuangan ( Lap L/R, Lap Neraca, dan Lap Perubahan Modal)

COPYRIGHT by :idw@r, FriMonday, March 10, 2008 9

E-MAIL : Idwar68@yahoo.com
 DESIGN DATABASE PA via Microsoft ACCESS
By : TEAM LECTURE
STIE DHARMA ANDALAS

Gambar Sub Menu Piutang (switchboard)

Gambar Sub Menu Hutang (switchboard)

COPYRIGHT by :idw@r, FriMonday, March 10, 2008 10

E-MAIL : Idwar68@yahoo.com