Anda di halaman 1dari 3

Dalam praktik pengelolaan arsip terdapat 5 (lima) sistem pengelolaan arsip, yaitu sistem abjad,

subjek, tanggal, angka dan wilayah! Silakan Anda berikan contoh empiris penerapan kelima
sistem pengelolaan arsip tersebut, dan berikan pendapat Anda alasan kenapa sistem tersebut
diterapkan!

Jawaban :

A. Sistem Abjad

Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan


menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan
terhadap nama orang, nama perusahaan / organisasi, nama tempat, nama benda dan
subjek masalah.
Nama-nama diambil dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju
(surat keluar).
Cara menemukan dan menentukan ciri / tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan
petunjuk atau tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen
disimpan.
Contoh sederhana dapat dilakukan dirumah tangga. Arsip-arsip dimasukan pada map
berdasarkan nama anggota keluarga
Misal.
1Map”sari
2.Map"andre"
3. Map "ayah"
B. SISTEM SUBJEK
Sistem subjek merupakan suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan masalah
dimana surat-surat dikelompokkan kedalam daftar  indeks untuk ditentukan masalah-masalah
yang pada umumnya terjadi.  
Ada 2 macam sistem subjek, yaitu sistem subjek murni (berdasarkan urutan abjad) dan sistem
subjek bernotasi (berdasarkan notasi atau kode tertentu)
Contohnya : misalnya di rumah tangga. Ada arsip tentang pembayaran rekening listrik, rekening
telepon, arsip tentang ijazah, akte kelahiran, dan lain-lain.
C. SISTEM TANGGAL
Sistem penyimpanan arsip ini merupakan salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan
tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal dijadikan pedoman termasuk
diperhatikan dari datangnya surat. 
Kemudian arsip atau file disusun berdasarkan waktu dengan frekuensi tertentu, misalnya harian,
mingguan, atau bulanan bahkan per tahun berdasarkan keperluan.
D. SISTEM ANGKA/NOMOR
Sistem penyimpanan arsip ini merupakan sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kode
nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan, yang disebut juga inderect filing system
(karena penentuan nomor yang akan digunakan memerlukan pengelompokan masalahnya
terlebih dahulu)
Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor banyak digunakan di berbagai kantor atau instansi
yang penggunanya menggunakan urutan nomor, cth, KTP, No. Rek Bank, Nomor Induk Siswa
(NIS),dan penggunaan nomor lain semacamnya
Contoh:
 Sekolah                : Nomor Induks Sekolah

 Perguruan Tinggi   : Nomor Induk Mahasiswa

 PLN                     : Nomor Rekening Listrik

 Rumah Sakit         : Nomor Identitas Pasien

E. SISTEM WILAYAH
Sistem penyimpanan arsip wilayah atau geografis adalah suatu sistem penyimpanan arsip
berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.
Surat disimpan dan ditemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan
berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim. Dalam
penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal.
Sama halnya dengan subjek atau nomor, susunan guide dan foldernya diatur menurut tingkatan
tempat.
Sebagai contoh adalah :
Indonesia (Negara) 
Sumatera (Provinsi)
Liot (Kabupaten)
Muaraenim (Ibukota Kabupaten)

Anda mungkin juga menyukai