Dalam praktik pengelolaan arsip terdapat 5 (lima) sistem pengelolaan arsip, yaitu sistem abjad,
subjek, tanggal, angka dan wilayah! Silakan Anda berikan contoh empiris penerapan kelima sistem pengelolaan arsip tersebut, dan berikan pendapat Anda alasan kenapa sistem tersebut diterapkan!
Jawaban :
A. Sistem Abjad
Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan
menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan / organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah. Nama-nama diambil dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat keluar). Cara menemukan dan menentukan ciri / tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk atau tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen disimpan. Contoh sederhana dapat dilakukan dirumah tangga. Arsip-arsip dimasukan pada map berdasarkan nama anggota keluarga Misal. 1Map”sari 2.Map"andre" 3. Map "ayah" B. SISTEM SUBJEK Sistem subjek merupakan suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan masalah dimana surat-surat dikelompokkan kedalam daftar indeks untuk ditentukan masalah-masalah yang pada umumnya terjadi. Ada 2 macam sistem subjek, yaitu sistem subjek murni (berdasarkan urutan abjad) dan sistem subjek bernotasi (berdasarkan notasi atau kode tertentu) Contohnya : misalnya di rumah tangga. Ada arsip tentang pembayaran rekening listrik, rekening telepon, arsip tentang ijazah, akte kelahiran, dan lain-lain. C. SISTEM TANGGAL Sistem penyimpanan arsip ini merupakan salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal dijadikan pedoman termasuk diperhatikan dari datangnya surat. Kemudian arsip atau file disusun berdasarkan waktu dengan frekuensi tertentu, misalnya harian, mingguan, atau bulanan bahkan per tahun berdasarkan keperluan. D. SISTEM ANGKA/NOMOR Sistem penyimpanan arsip ini merupakan sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan, yang disebut juga inderect filing system (karena penentuan nomor yang akan digunakan memerlukan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu) Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor banyak digunakan di berbagai kantor atau instansi yang penggunanya menggunakan urutan nomor, cth, KTP, No. Rek Bank, Nomor Induk Siswa (NIS),dan penggunaan nomor lain semacamnya Contoh: Sekolah : Nomor Induks Sekolah
Perguruan Tinggi : Nomor Induk Mahasiswa
PLN : Nomor Rekening Listrik
Rumah Sakit : Nomor Identitas Pasien
E. SISTEM WILAYAH Sistem penyimpanan arsip wilayah atau geografis adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat. Surat disimpan dan ditemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal. Sama halnya dengan subjek atau nomor, susunan guide dan foldernya diatur menurut tingkatan tempat. Sebagai contoh adalah : Indonesia (Negara) Sumatera (Provinsi) Liot (Kabupaten) Muaraenim (Ibukota Kabupaten)
