NEGOSIASI & RAPAT BISNIS

KOMUNIKASI BISNIS

Nama Kelompok:
Aini Barriklana
Nabila Kusuma
Putra Fanda
Shafira Dewi A

JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA

POLITEKNIK NEGERI MALANG
Jl. Soekarno – Hatta No.9 Malang, Jawa Timur,Indonesia
Telp: 0341-404424, 404425 Fax: 0341- 404420
www.polinema.ac.id
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1         Latar Belakang
Didalam kehidupan ini, tentunya kita selalu melakukan negosiasi. Baik dengan ayah ke
anaknya, teman, maupun rekan bisnis. Negosiasi dapat menjembatani perbedaan yang ada dan
menghasilkan kesepakatan antar pihak yang terlibat. Dalam dunia bisnis, istilah negosiasi
bukanlah hal yang baru. Negosiasi digunakan untuk menjembatani dua kepentingan yang
berbeda, misalnya antara produsen dengan konsumen. Oleh karena itu, agar terjadi suatu
kesepakatan di antara kedua belah pihak, diperlukan negosiasi. Sementara itu, orang yang
melakukan negosiasi sering disebut sebagai seorang negosiator.
Dalam komunikasi bisnis bernegosiasi sangat dibutuhkan dalam mencapai suatu
kesepakatan bersama antara dua belah pihak yang bersangkutan. Dalam bernegosiasi ada tata
cara tersendiri sehingga kesepakatan di antara keduanya bisa tercapai. Dalam makalah ini akan
dibahas lebih jelas yang berkaitan dengan permasalahan negosiasi, seperti pengertian negosiasi,
berbagai tahapan atau proses bernegosiasi, ketrampilan bernegosiasi, peran seorang negosiator,
tipe negosiator dan pengalaman pribadi dalam bernegosiasi.

1.2 Rumusan Masalah

1. Apa pengertian dari negosiasi bisnis?
2. Bagaimana proses dari negosiasi dalam berbisnis?
3. Bagaimana keterampilan dalam bernegosiasi?
4. Apa saja macam-macam negosiator?

1.3         Tujuan Penulisan
1.            Mengetahui pentingnya negosiasi dalam dunia bisnis, serta menganalisis mengenai proses
negosiasi, keterampilan dalam negosiasi, dan  tipe-tipe negosiator secara lebih jelas.
2.      Sebagai media belajar kami sebagai mahasiswa.

1.4 Manfaat Penulisan

1. Membantu mahasiswa memahami dan mendalami pokok bahasan khususnya tentang
negosiasi dalam bisnis
2. Memberikan informasi secara mendalam mengenai pengertian negosiasi, proses negosiasi,
keterampilan negosiasi, dan tipe negosiator
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Negosiasi

Menurut kamus Oxford, negosiasi adalah suatu cara untuk mencapai suatu kesepakatan
melalui diskusi formal. Negosiasi merupakan suatu proses saat dua pihak mencapai perjanjian
yang dapat memenuhi kepuasan semua pihak yang berkepentingan dengan elemen-elemen
kerjasama dan kompetisi. Termasuk di dalamnya, tindakan yang dilakukan ketika
berkomunikasi, kerjasama atau memengaruhi orang lain dengan tujuan tertentu.
Menurut Hartman dalam buku karya Purwanto yang berjudul Komunikasi Bisnis,
pengertian negosiasi dapat berbeda-beda tergantung dari sudut pandang siapa yang terlibat dalam
bernegosiasi. Dalam hal ini, ada dua pihak yang berkepentingan dalam bernegosiasi, yaitu
pembeli dan penjual. Hartman menegaskan bahwa negosiasi merupakan suatu proses komunikasi
antara dua pihak, yang masing-masing mempunyai tujuan dan sudut pandang mereka sendiri,
yang berusaha mencapai kesepakatan yang memuaskan kedua belah pihak mengenai masalah
yang sama.

2.2         Proses Negosiasi
Menurut Hartman, ada tiga tahapan penting dalam bernegosiasi, yaitu tahap perencanaan
(sebelum negosiasi), tahap implementasi (selama negosiasi), dan tahap peninjauan (setelah
negosiasi).

1.              Tahap perencanaan
Tahap perencanaan negosiasi membutuhkan tiga tugas utama, yaitu merencanakan sasaran
negosiasi, memutuskan strategi, dan memperjelas proses negosiasi. Negosiasi yang baik
tentunya membutuhkan proses persiapan dan perencanaan yang matang, dengan terlebih dahulu
melakukan background check terhadap apa yang akan di negosiasikan, dengan siapa kita akan
melakukan proses negosiasi. 

2.              Tahap Implementasi.
Tahap implementasi merupakan tahapan penerapan atau tindakan yang diperlukan agar
mencapai sukses dalam bernegosiasi. Implementasi strategi memiliki komponen utama yaitu
taktik, antara lain:
a.    Taktik Cara Anda
Yang termasuk taktik “Dengan Cara Anda” adalah bahwa Anda tahu tujuan yang ingin
dicapai, Anda bersikeras dan memaksa pihak lawan agar percaya bahwa Andalah yang benar,
berinisiatif, dan mempertahankannya, Anda yang mengendalikan proses negosiasi, dan Anda
terus menekan.
b.    Taktik Bekerja Sama
Taktik ini menegaskan bahwa Anda mau mendengarkan pihak lawan dan mengetahui apa
yang ada di benak mereka, Anda yang memutuskan untuk bersikap reaktif (bukan proaktif), siap
bekerja sama jika proposal pihak lawan sejalan dengan sasaran Anda, Anda setuju, tidak setuju
dan kadang-kadang mengembangkan ide-ide mereka, Anda membuat mereka berhasil.
c.     Taktik Tidak Bertindak Apa-Apa
Taktik ini merupakan sikap keras kepala dalam bernegosiasi. Dalam hal ini Anda tetap
bersikukuh pada pendirian sebelumnya dan tidak mudah berubah. Taktik ini dilakukan karena
Anda ingin mempertimbangkan sesuatu, salah satu trik untuk mengulur waktu, upaya membuat
pihak lawan gugup atau grogi, dan Anda percaya inilah saatnya menilai secara perspektif.
d.    Taktik Melangkah ke Tujuan Lain
Taktik ini menuntut Andalah yang harus aktif menggeser suatu persoalan ke persoalan
lain. Andalah yang memang mencoba untuk menghindar dari suatu persoalan agar tidak dibahas.
Taktik ini diambil dengan alasa, Anda punya peluang memenangkan negosiasi, pihak lain justru
memenangkan negosiasi bila suatu persoalan dibahas lagi, waktunya tidak tepat, atau ada
kesepakatan lain yang perlu dibahas lagi.

3. Tahap Peninjauan Negosiasi

Tahap ini merupakan tahapan setelah berlangsungnya suatu proses negosiasi.
Tahapan ini memiliki arti yang sangat penting bagi seorang negosiator dalam
meninjau kembali apa yang sudah dilakukannya selama bernegosiasi.

2.3 Keterampilan Negosiasi

Menurut Hartman, ada beberapa hal penting perlu diperhatikan dalam keterampilan
bernegosiasi (negotiation skills) antara lain:
1. Persiapan
Persiapan yang baik merupakan salah satu kunci sukses negosiasi. Tanpa persiapan
yang baik, hasil yang diperoleh dalam bernegosiasi tidk akan memuaskan kedua
belah pihak atau bahkan mengalami kegagalan yang pada akhirnya menimbulkan
kekecewaan bagi kedua belah pihak.
2. Memulai Negosiasi
Ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan dalam memulai bernegosiasi,
antara lain: memilih waktu yang tepat, tempat yang tepat, pengaturan tempat duduk
yang tepat, menciptakan suasana yang positif dan santai, menetapkan agenda,
merumuskan tawaran.posisi pembuka, menghadapi konflik, berkomunikasi secara
efektif, meningkatkan keterampilan mendengarkan, peringatan, mencapai
kesepakatan dengan lebih cepat.
3. Strategi dan Teknik
Menurut kamus Webster, stategi dapat didefinisikan sebagai rencana atau metode
yang teliti atau tipu daya yang cerdik. Sedangkan teknik lebih mengacu pada setiap
metode yang digunakan untuk mencapai tujuan, yaitu mencapai kesepakatan dalam
bernegosiasi.

2.4 Macam-macam Negisiator

a) Tipe Asertif
Negosiator dengan tipe asertif adalah salah satu tipe yang sangat
direkomendasikan. Jarang ada yang mampu memiliki sikap dan sifat asertif. Asertif
adalah kemampuan menyampaikan sesuatu tanpa menyakiti pihak tertentu.
Meskipun sesuatu yang akan disampaikan tersebut sifatnya berupa kesalahan suatu
pihak, namun pihak lain tetap bisa menerima dengan baik. Ini adalah jenis negosiator
yang patut menjadi panutan.

b) Tipe Akomodator
Tipe akomodator dari seorang negosiator memiliki pengertian bahwa seorang
negosiator tersebut akan berorientasi pada hubungan yang baik. Ini berarti umumnya
negosiator dengan tipe akomodator akan berusaha “menyenangkan” orang lain.
Biasanya negosiator tipe akomodator lebih berusaha menjaga mood dari beberapa
macam pihak yang terlibat.

c) Tipe Analisis
Hampir mirip dengan tipe asertif, tipe analisis merupakan tipe negosiator yang sama-
sama bersifat menyampaikan sesuatu dengan berusaha tanpa menyakiti beberapa
pihak yang ada. Perbedaannya ada pada spontanitas dari pesan yang akan
disampaikan. Pada tipe asertif, seseorang mungkin akan lebih spontan
mengungkapkan apa yang menjadi inti permasalahan. Tipe analisis tidak akan
terburu-buru dalam mengungkapkan hal tersebut sampai fakta dan data terkumpul
dengan terstruktur.

d) Tipe Curang
Tipe negosiator curang sudah terlihat dari namanya. Tipe ini akan berusaha
memenangkan kesepakatan dengan berbagai macam cara yang licik. Tentu saja ini
adalah jenis negosiator yang perlu dihindari, meskipun dalam beberapa macam
bisnis, praktik kecurangan diambil untuk memenangkan suatu pihak saja. Ini adalah
salah satu hal yang kurang bagus dan etis ketika diterapkan dalam dunia bisnis.
Persaingan bisnis menjadi kurang sehat tentunya. Manajemen public relations
agaknya menjadi sebuah hal yang kurang dikuasai oleh tipe ini.

e) Tipe Profesional
Tipe profesional sebenarnya merangkum tiga tipe negosiator teratas dari daftar ini.
Sikap yang profesional ditunjukan sebagai jalan untuk membuka keobjektifan dari
kesepakatan bisnis yang akan diambil. Tipe negosiator dalam komunikasi bisnis ini
termasuk bagus dan cocok untuk digunakan manakala ada kesepakatan bisnis yang
penting dan perlu diambil. Bahkan, bisa saja tipe ini menguasai komunikasi bisnis
lintas budaya yang menjadikan kesepakatan cepat untuk diambil.

f) Tipe Bodoh
Negosiator tipe bodoh adalah tipe yang tidak berusaha memenangkan kedua belah
pihak. Ini sedikit menggelikan, karena bagaimana pun juga, kesepakatan bisnis ingin
dicapai dengan menggunakan bantuan negosiator. Namun sayangnya, ada tipe yang
justru tidak ingin memenangkan kesepakatan untuk kedua belah pihak. Hasilnya
tentu saja membuat hasil kesepakatan yang akan diambil menjadi lebih lama dan
mengulur-ulur waktu

 Pengertian Rapat Bisnis

Rapat Bisnis adalah pertemuan dua orang atau lebih disuatu tempat, baik didalam maupun diluar
kantor untuk membahas hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan bisnis tertentu.

 Perbedaan Rapat Bisnis & Non Bisnis

Dalam dunia ini rapat bisnis tentu orientasi atau tujuan nya adalah bisnis yaitu
dengan memperoleh keuntungan (laba), disamping itu rapat bisnis umumnya bersifat
resmi atau formal dan cenderung protokoler seremonial.

Sedangkan non-bisnis orientasi atau tujuannya adalah untuk tujuan kemasyarakatan,

peningkatan pelayanan kesehatan, dan pendidikan. Berdasarkan sifatnya rapat non-
bisnis bersifat formal dan tidak formal.
 Tujuan Rapat Bisnis

Menurut Locker dalam bukunya Business Communication: Building Critical Skills

menyatakan bahwa sebuah rapat pada umumnya mempunyai enam tujuan. Antara
lain:

1. Berbagi informasi

Rapat bisnis yang diselenggarakan oleh sebuah perusahaan bisa saja hanya
dimaksudkan untuk menginformasikan berbagai informasi penting yang harus
diketahui oleh peserta rapat, diikuti dengan sesi Tanya jawab. Contoh: manajer
pemasaran menginformasikan kepada peserta rapat bahwa perkembangan
penjualan selama satu semester ini mengalami perkembangan yang cukup
menggembirakan bila dibandingkan dengan penjualan semester lalu.

2. Penjajakan ide/gagasan (brainstorming)

Tujuan dari rapat bisnis tentang penjajakan ide/gagasan (brainstorming) biasa nya
berjalan dengan memperkenalkan ide-ide baru yang akan dikerjakan oleh
perusahaan yang akan dating, atau bisa juga sebagai pertemuan antar karyawan
untuk mengeluarkan ide-ide dari masing-masing karyawan untuk kemajuan
perusahaan.

3. Evaluasi ide/gagasan

Tujuan evaluasi ide/gagasan biasanya para karyawan diperbolehkan

mengeluarkan pendapat nya tentang ide/gagasan yang baru yang akan dikerjkan
untuk kemajuan perusahaan pada waktu yang akan mendatang.

4. Pengambilan keputusan

Tujuan pengambilan keputusan seperti ini biasa nya hanya para kepala atasan
yang memegang perusahaan tersebut yang menjalankan rapat untuk membahas
suatu ide/gagasan yang baru apakah ide/gagasan tersebut dapat dijalankan
dengan baik atau malah merugikan perusahaan.

5. Membuat dokumen

Tujuan membuat dokumen sebelum ide-ide atau gagasan dijalankan oleh para
karyawan biasanya mereka harus membuat suatu dokumen yang dibahas didalam
rapat bisnis untuk mempelancar kemajuan perusahaan berjalan lancar.

6. Memotivasi pekerja

Tujuan memotivasi para pekerja biasanya diselenggarakan oleh bos perusahaan

untuk mengumpulkan para karyawannya untuk memberikan motivasi kepada
karyawannya agar mereka lebih meningkatkan kinerja kerja mereka untuk
kemajuan perusahaan tersebut.

 Jenis-jenis Rapat

Oliver Serrat dalam Conductin Effective Meetings mengelompokan rapat ke dalam

beberapa jenis, antara lain:

1. Pengarahan (Briefing)

Briefing sering disebut juga sebagai rapat pengarahan (direct atau instruct
meeting). Dalam briefing pimpinan rapat cenderung hanya menyampaikan
informasi atau memberikan arahan, perintah kepada karyawan dalam suatu
perusahaan untuk melakukan atau menyelesaikan suatu tugas tertentu.
Disamping itu briefing juga dimaksudkan untuk mengingatkan kembali para
karyawan tentang peran, tugas, dan tanggung jawab mereka dalam menjaga dan
mengembangkan perusahaan kedepan.

2. Rapat konsultasi (advisory meeting)

Rapat konsultasi ini disebut juga sebagai suatu rapat berbagai informasi (sharing
information) kepada pihak lain. Dalam rapat tersebut dimaksudkan terjadi suatu
proses untuk saling member dan menerima ide, gagasan, pandangan, keluhan
atau masukan dari pihak lain.

3. Rapat komite (commite meeting)

Rapat komite merupakan suatu bentuk pertemuan sekelompok orang yang

memiliki latar belakang profesi atau pekerjaan yang berbeda-beda untuik
memutuskan suatu masalah tertentu berdasarkan keputusan suara terbanyak
(voting). Kelompok yang ada dalam rapat ini memiliki otoritas, kompromi, dan
resolusi.

4. Rapat dewan (council meeting)

Rapat dewan merupakan pertemuan yang terdiri atas sekelompok orang dengan
latar belakang minat yang berbeda-beda untuk memutuskan masalah tertentu
dengan cara mencari consensus bersama diantara mereka.

Sedangkan menurut “Streibel dalam The Manager’s Guide To Effective Meetings”,

rapat dapat dikelompokan kedalam tiga jenis, yaitu:

1. Rapat informasional (informational meeting)

Rapat informasional merupakan pertemuan antara dua orang atau lebih disuatu
tempat yang dimaksudkan untuk menyampaikan informasi tertentu kepada para
peserta rapat bisnis. Hal yang perlu diperhatikan adalah cara menyampaikan
sebuah informasi: usahakan informasi tersebut dijelaskan dengan jelas, ringkas,
menarik dan tidak bertele-tele.

2. Rapat motivasional (motivational meeting)

Rapat motivasional merupakan suatu pertemuan antara dua orang atau lebih
disuatu tempat untuk memotivasi para peserta rapat dalam melakukan sesuatu.

3. Rapat partisipatif (participatory meeting)

Rapat partisipatif merupakan suatu pertemuan antara dua orang atau lebih di
suatu tempat untuk meningkatkan tingkat partisipasi dalam rapat bisnis. Salah
satu bentuk partisipasi peserta rapat bisnis adalah kemampuan untuk
mendengarkan dengan baik. Karena pendengar yang baik dapat memahami cara
berfikir orang lain, serta menghargai ide, gagasan, atau pandangan peserta
rapatbisnis yang lain.

 Perencanaan Rapat Bisnis

 Untuk menghasilkan sebuah keputusan rapat bisnis yang baik dan pelaksanaannya berjalan
dengan baik, diperlukan perencanaan sebaik-baiknya. Perencanaan (planning) yang baik tentu
akan membantu mempermudah pencapaian tujuan yang di kehendaki. Untuk memberikan
arahan selama rapat bisnis berlangsung, perlu disiapkan rancangan agenda rapat bisnis mulai
dari awal hingga akhir (selesai).

 Ada beberapa cirri tentang bagaimana mendisain sebuah agenda rapat bisnis yang baik, antara
lain:

 · Cantumkan tanggal, tempat, waktu mulai, dan waktu selesai.

 · Cantumkan rumusan tujuan atau maksud rapat.

 · Cantumkan siapa saja yang hadir.

 · Daftar topic yang akan dibahas.

 · Alokasi waktu untuk setiap topic yang dibahas.

 · Bahan-bahan bagi peserta yang harus diselesaikan sebelum rapat dimulai.

 · Bahan-bahan rapat dibagikan kepada setiap peserta rapat bisnis selambat-lambatnya seminggu
sebelum rapat bisnis diadakan.

Ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan dan diperhatikan dengan baik,
khususnya bagi anda yang bertugas sebagai panitia penyelenggara rapat bisnis,
antara lain:
1. Undangan.

Undanga rapat bisnis bagi peserta sebainya diedarkan beberapa hari sebelum
rapat bisnis berlangsung, misalnya seminggu sebelumnya dan dilengkapi dengan
bahan-bahan yang akan dibahas dalam rapat bisnis tersebut. Hindari
penyampaiyan rapat bisnis secara mendadak , misalnya sehari sebelum
pelaksanaan rapat bisnis tanpa dilengkapi dengan bahan atau materi yang akan
dibahas dalam rapat bisnis tersebut.

2. Waktu dan tempat.

Waktu dan tempat pelaksanaan rapat bisnis perlu dipastikan terlebih dahulu
sebelum undangan diedarkan keseluruh peserta rapat. Dalam hal ini waktu
menunjukan tanggal, bulan, tahun dan jam berapa rapat bisnis dilaksanakan.
Sedangkan mengenai tanggal pelaksanaan nya rapat bisnis perlu dicantumkan
secara jelas dan terinci. Misalnya; tempat pelaksanaan rapat bisnis diruang
arjuna wiwaha, lantai 2 hotel permata indah, jalan kusuma bangsa no. 223 telp.
(0271)123456 Sukarta 57126.

3. Berapa lama waktu rapat bisnis.

Dalam hal ini menujuk pada waktu mulai dan berakhirnya rapat bisnis. Penetapan
waktu akan dimulainya dan berakhirnya sebuah rapat tentu sangat penting
artinya bagi para peserta rapat bisnis. Sebagai contoh, dalam undangan
dicantumkan dengan jelas bahwa rapat bisnis akan berlangsung mulai jam 08:00
hingga jam 16:00.

4. Pembawa acara.

Adakalanya, pembawa acara (MC) diperlukan untuk memandu rapat bisnis agar
berjalan dengan lancar, pembawa acara harus memahami dengan baik sebuah
agenda rapat bisnis.

5. Ketua panitia penyelenggaraan.

Pada umumnya, ketua panitia memberikan laporan atas pelaksanaan rapat bisnis.
Misalnya, maksud dan tujuan rapat bisnis, jumlah peserta dan bidang fungsional
(misalnya; departemen pemasaran, produksi, keuangan, sumber daya manusia
dan teknologi informasi).

6. Jumlah peserta.

Perlu dipastikan jumlah peserta rapat bisnis yang akan diundang dalam rapat
bisnis tersebut. Kepastian jumlah peserta tentu berkaitan erat dengan jumlah
kursi yang harus disiapkan, bahan-bahan rapat bisnis, kamar penginapan yang
disediakan (bila harus menginap dihotel), dan konsumsi yang harus disediakan
bagi para peserta rapat bisnis.

7. Peserta yang diundang.

Peserta rapat bisnis bisa berasal dari berbagai devisi, departemen, atau bagian
dalam dan luar perusahaan. Dalam hal ini perlu dipastikan nama peserta dan
jabatan fungsional dalam suatu perusahaan, misalnya: Sdr. Muhammad Rifai
Hidayat jabatan fungsionalnya sebagai manajer pemasaran dari luar perusahaan
atau Sdr. Ridho Amirudin sebagai manajer produksi dari dalam perusahaan.

8. Orang yang membuka atau menutup rapat bisnis.

Pada umumnya, pimpinan tertinggi suatu perusahaan, departemen atau divisi

fungsional diberi kesempatan untuk membuka dan menutup acara resmi agenda
rapat bisnis, namun dalam praktiknya pejabat yang diundang untuk membuka dan
menutup suatu rapat bisnis dapat dilakukan pejabat yang berbeda. Hal ini sangat
tergantung pada situasi dan kondisi yang terjadi pada saat itu.

9. Narasumber.

Penunjukan siapa yang diminta menjadi narasumber (presenter) dalam rapat

bisnis sangat tergantung pada keputusan pihak manajemen internal perusahaan,
apakah nara sumbernya berasal dari luar perusahaan atau dari dalam
perusahaan. Siapa saja yang diminta menjadi nara sumber atau yang akan
menyampaikan materi rapat bisnsi tentunya adalah para professional atau para
ahli dibidannya.

10. Alokasi waktu untuk narasumber.

Pada umumnya, dalam rancangan agenda rapat bisnis sudah dicantumkan dengan
jelas berapa waktu untuk masing-masing nara sumber yang akan menyampaikan
materinya dalam rapat bisnis tersebut, dan berapa waktu yang disediakan untuk
sesi Tanya jawab.

11. Waktu istirahat.

Agenda rapat bisnis seharus nya sudah memperhitungkan waktu khusus untuk
beristirahat, sholat dan makan siang, atau makan malam. Waktu istirahat sangat
diperlukan bagi para peserta untuk menyegarkan kembali energy yang terkuras
selama berjam-jam disalam ruang rapat bisnis. Pikiran yang sear diharapkan
dapat membantu memunculkan ide-ide yang segar dan cerdas bagi kemajuan
perusahaan kedepan.

12. Presensi peserta.

Petugas yang diberi tugas untuk mengecek presensi (kehadiran) peserta sudah
selayaknya dating lebih awal disbanding dengan peserta rapat bisnis. Dalam hal
ini tetugas presensi sudah menyiapkan semua daftar peserta dengan benar, baik
jumlah maupun penulisan nama nya.

13. Akomodasi.

Petugas yang menangani bidang akomodasi rapat bisnis berperan penting dalam
kesuksesan sebuah rapat bisnis, dalam hal ini bidang akomosdasi mencangkup
kesiapan penginapan dan konsumsi bagi peserta rapat bisnis.

14. Sound system.

Sebelum kegiatan rapat bisnis berlangsung, patikan semua komponen sound

system berfungsi dengan baik dan tidak ada yang bermasalah. Pastikan bahwa
mikrofon bagi narasumber dan peserta berfungsi dengan baik. Patikan tata suara
dalam ruangan berfungsi dengan sangat baik, tidak ada suara feedback atau
gema.

15. Computer portable, LCD projector dan flip charts.

Diera teknologi dan informasi yang semakin pesat, ketersediaan computer

portable (laptop), LCD projector, dan flip charts untuk penyelanggaraan rapat
bisnis sudah menjadi kebutuhan bagi para pelaku bisnis.

16. Fasilitas pendukung lain nya.

Fasilitas pendukung yang sebainya disiapkan oleh panitia penyelenggaraan

tempat bisnis adalah ketersediaan kamar kecil (toilet) dan mushola. Hal ini karna
kegiatan rapat bisnis berlangsung cukup lama, maka ketersediaan fasilitas kamar
kecil dan musholah akan sangat membantu kebutuhan para peserta rapat bisnis
tersebut.

 Pelaksanaan Rapat Bisnis

Setelah penitia penyelenggara melakukan berbagai persiapan rapat bisnis,

langkah berikutnya adalah bagaimana malaksanakan rapat bisnis agar
berjalan dengan lancar dan efektif. Efektivitas sebuah rapat bisnis sangant
ditentukan oleh tiga komponen penting, yaitu:

Panitia Penyelenggara (Organizer)

• Ruangan, dekorasi dan sound system siap digunakan untuk rapat bisnis.

• Semua panitia siap melakukan tugasnya dan hadir lebih awal.

• Melakukan registrasi peserta.

• Penyambutan peserta dengan ramah, sopan dan santun.

• Pembawa acara dapat memulai rapat tepat waktu dan selesai tepat waktu.

• Acuan agenda rapat bisnis yang sudah disiapkan.

• Semua fasilitas (meja, kusi, laptop, LCD projector, flip charts, konsumsi)
tersedia cukup dan dalam.

• Kondisi siap digunakan dengan baik.

• Moderator siap memandu rapat bisnis.

• Siapkan petugas notulen yang cekatan dan terampil.

• Siapkan dokumentasi audio-visual.

• Dokumentasi hasil rapat bisnis.

Narasumber (presenter)

• Hadir lebih awal dari waktu yang telah ditentukan.

• Perkenalan identitas diri.

• Siap melakukan presentasi.

• Manfaatkan media audio-visual.

• Terbuka atas masukan dan kritik dari para peserta

• Penampilannya menarik dan menyenangkan.

Peserta (participants)

• Semua peserta hadir tepat waktu dan melakukan registrasi peserta.

• Berpakaian rapih dan sopan.

• Mamakai kartu identitas peserta.

• Membawa kelengkapan bahan-bahan untuk rapat.

• Menjadi peserta yang aktif dan penuh inisiatif.

• Menjaga kelancaran, ketenangan dan keterampilan selama rapat

berlangsung.
• Respek (menghargai) terhadap pandangan peserta lain.

• Bertanya sesuai dengan topic yang dibahas dan pada poin yang di tuju.

• Mengikuti kegiatan sesuai agenda rapat yang telah disediakan.

Salah satu fasilitas pendukung yang perlu disiapkan panitia penyelenggara

rapat bisnis adalah pengaturan posisi tempat duduk (layout) yang nyaman dan
memungkinkan interaksi yang baik antara pimpinan dan peserta rapat bisnis.
Menurut Dobson, ada beberapa peraturan tempat duduk yang dapat digunakan
untuk penyelenggaraan rapat bisnis, antara lain:

1. Gaya persegi empat (Boardroom style)

Susunan tempat duduk yang berbentuk/gaya persegi empat (boardroom style)

dapat digunakan untuk rapat bisnis denan jumlah peserta rapat bisnis yang
relative terbatas.

2. Bentuk huruf “U” (“U” Shape Style)

Susunan tempat duduk yang berbentu huruf “U” (U shape) lebih sesuai
digunakan untuk jumlah peserta yang lebih banyak dari pada bentu persegi
empat.

3. Gaya ruang kelas (classroom style)

Susunan tempat duduk yang bergaya ruang kelas (classroom style) dapat
digunakan untuk rapat bisnis yang dihadiri oleh para peserta rapat bisnis
dalam jumlah yang bisa mencapai ratusan orang.

4. Gaya melingkar (circular style)

Susunan gaya tempat duduk dengan gaya melingkar (circular style)

memberikan peluar interaksi antar peserta menjadi lebih baik dan dalam
jumlah yang relative sedikit.

Selain itu, susunan (layout) tempat duduk juga dapat disusun dalam berbagai
gaya (bentuk) lain,
1. Gaya chevron (chevron style)

tempat duduk pada gaya ini pada dasarnya memberikan keleluasaan bagi
audiens untuk dapat lebih memuaskan perhatian atau focus pada pembicara
yang berada didepan. Susunan tempat duduk pada gaya ini berbentuk huruf
“V”.

2. Gaya modifikasi (modified style)

Tempat duduk dengan gaya seperti ini sama dengan gaya chevron, hanya
perbedaannya menempatkan barisan tempat duduk di sisi tengah antara sisi
sebelah kiri dan sisi sebelah kanan, secara umum tampilannya masih
berbentuk huruf “V”.

3. Gaya setengah melingkar (semi-circular style)

Tempat duduk seperti ini pada dasarnya memberikan keleluasaan bagi

pembicara untuk bisa berinteraksi dengan audiensnya lebih dekat.

4. Gaya kelompok (cluster style)

Tempat duduk seperti ini biasanya disusun berdasarkan kelompok-kelompok

kecil dimana audiens duduk dikursi yang telah disusun secara melingkar.

 Tindak Lanjut Rapat Bisnis.

Apa yang dihasilkan dalam rapat bisnis hendaknya didokumentasikan dengan

baik, terutama hasil kesepakatan selama pembahasan topic, sesuai dengan
agenda rapat yang telah disetujui bersama, semua bentuk dokumentasi
selama rapat bisnis berlangsung perlu ditinjau ulang, baik pidato pengarahan
pimpinan perusahaan, pandangan para nara sumber, catatan hasil diskusi
Tanya-jawab selama rapat bisnis berlangsung, serta dokumen lainnya yang
berbentuk rekaman audio-visual.

Tim perumus yang telah disepakati dalam pelaksanaan rapat bisnis tersebut
perlu menindaklanjuti apapun yang telah dirumuskan sementara selama rapat
bisnis tersebut hingga menjelang usai. Selanjutnya, begitu rapat bisnis
dinyatakan selesai, tim perumus segera melakukan kompilasi semua bahan
selama rapat bisnis berlangsung, termasuk dokumentasi audio-visual. Dalam
hal ini tim perumus perlu melibatkan berbagai pihak untuk menghasilkan
dokumen penting hasil rapat bisnis tersebut. Selanjutnya, secara formal pihak-
pihak yang bertanggung jawab dalam penyelenggaraan rapat bisnis tersebut
membubuhkan tanda tangan dan menyerahkannya ke pimpinan perusahaan
untuk menjadi dokumentasi penting yang harus ditindak lanjuti dikemudian
hari.
Apabila rapat bisnis tersebut melibatkan mitra bisnis dari perusahaan lain,
sudah selayaknya mitra bisnis tersebut memperoleh laporan hasil akhir rapat
bisnis. Hal ini karena mereka terlibat secara aktif bahkan menjadi sponsor
penting dalam rapat bisnis tersebut.

BAB III
 PENUTUP

3.1         Kesimpulan
Kesimpulan yang kami dapatkan setelah mengupas secara mendalam tentang diatas adalah
bahwa perkembangan keterampilan negosiasi adalah suatu kegiatan yang tidak dapat dipisahkan
dari kehidupan kita sehari-hari, karena hampir setiap hari kita melakukan suatu negosiasi. Oleh
karena itu, keterampilan dalam bernegosiasi adalah hal yang mutlak diperlukan, agar nantinya
negosiasi yang diadakan dapat berjalan lancar dan sesuai dengan yang diharapkan. Selain itu
Rapat Bisnis adalah berkumpulnya sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna
melaksanakan urusan perusahaan. Dalam bab ini membahas rapat formal yang melibatkan empat
orang atau lebih, rapat organisasi dimaksudkan untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan
kebijaksanaan, pengambilan keputusan, atau pemberian motivasi kepada armada penjualan. Agar
berlangsung efektif, penyelenggaraan rapat perlu direncanakan.

3.2         Saran

1.     Dalam melakukan negosiasi diperlukan seorang yang mampu melihat peluang, sabar, dan
memiliki daya sensitifikasi sosial yang tinggi.
2.      Sebelum melakukan rapat bisnis sehendaknya perlu mempersiapkan kebutuhan rapat bisnis
dengan detail dan efektif
 DAFTAR PUSTAKA

1.      www.slideshare.net/elinituerlin/makalah-negosiasi-bisnis
2.      pritowindiarto.blogspot.com/2014/11/makalah-negosiasi.html
3.      kridaprayoga.blogspot.com/2015/04/contoh-makalah-negosiasi.html
4. Komunikasi Bisnis (Djoko Purwanto:bab18,hal:320)
5. http://www.artikelrapatbisnis.com
6. http://www.rapatbisnis.com/2013/10/jenis-jenisrapatbisnis.html