Bab 12

Mengevaluasi Kegiatan Administrasi Kantor

A. Pengertian laporan
Dalam bahasa Inggris dikenal dengan istilah report yang berasal dari
gabungan kata dalam bahasa Latin “re” artinya kembali dan “partare” artinya
membawa atau menyangkut.
Laporan termasuk dalam hasil dari pekerjaan kantor karena didalamnya
terapat kegiatan pencatatan, pengumpulan, pengetikan, pengolah data dll. Peran
laporan adalah sebagai alat manajerial dalam melaksanakan tugas dan fungsi
perencanaan, pengambilan keputusan, dan pengawasan.
Jadi, laporan dapat disimpulkan sebagai informasi baik secara lisan atau
tertulis berisi fakta hasil pengolahan data yang disampaikan sebagai bentuk
pertanggungjawaban kepada atasan/ perusahaan atas tugas yang telah diselesaikan
B. Fungsi laporan
 Bentuk pertanggungjawaban
 Alat penyampaian informasi
 Alat pengawasan
 Bahan penilaian
 Bahan pengambilan keputusan
C. Tujuan laporan
1) Mengatasi masalah
2) Menetapkan langkah perusahaan
3) Mengetahui perkembangan perusahaan
4) Mengadakan pengawasan
5) Menemukan teknik-teknik baru dalam menyelesaikan suatu pekerjaan/
masalah
D. Syarat-syarat pembuatan laporan
Jelas dan cermat
Laporan harus mudah dipahami dan sesuai data yang sesuai
Mengandung kebenaran dan objektivitas
Dibuat sesuai keadaan di lapangan. Disampaikan secara nyata sesuai fakta
tanpa memihak kepada pihak manapun

8
Lengkap
Semakin lengkap laporan, semakin jelas juga gambaran mengenai keadaan
yang sebenarnya terjadi. Laporan dapa dikatakan lengkap jika:
- Memiliki penjelasan menyeluruh
- Tidak memberikan kesempatan munculnya pertanyaan baru
- Dilampiri dengan data penunjang
Tegas dan Konsisten
Ketegasan dan konsistensi dalam pembuatan isi laporan menunjukkan bahwa
laporan dibuat sesuai kenyataan tanpa mendapat pengaruh dan tekanan dari
pihak lain.
Langsung mengenai sasaran
Laporan fokus pada masalah dan tidak bertele-tele.
Disampaikan kepada orang dan alamat yang tepat
Laporan dapat dikatakan sebagai bentuk pertanggungjawaban terhadap
pekerjaan kita sehingga harus disampaikan kepada orang yang berkepentingan
dan sesuai. Kesalahan dalam penyampaian laporan dapat menyebabkan
kebocoran informasi dan merugikan perusahaan
Disertai saran
Dalam penyajian laporan, akan ditemukan sebuah penyebab suatu masalah
atau dapat juga hal lainnya. Selain mengolah data tersebut, kita sebaiknya
memberikan masukan/ saran agar kegiatan berjalan dengan lebih baik.
Dibuat tepat waktu
Dibuat tepat waktu atau tidak jauh dari pelaksanaan agar tidak lupa (data yang
disajikan faktual) dan segera dapat dijadikan bahan evaluasi.

9
E. Jenis-jenis laporan
-
Berdasarkan
Berdasarkan Berdasarkan Berdasarkan Berdasarkan Berdasarkan
waktu
bentuk penyampaian keamanan isinya lingkup materi
pembuatan

laporan
laporan informatif
laporan lisan laporan biasa
berbentuk surat
laporan berkala/
laporan umum
periodik laporan
rekomendasi

laporan
berbentuk laporan rahasia/
laporan tertulis laporan analisis
makalah penting
(mimeografi)

laporan
laporan kelayakan
laporan khusus
insidental laporan
laporan sangat
berbentuk laporan visual laporan
rahasia
memo pertanggung-
jawaban

Berdasarakan waktu pembuatan

1) Laporan berkala/ periodik
Dibuat dan dilaporakan secara rutin pada jangka waktu tertentu. Misal
laporan harian, laporan mingguan, laporan bulanan, dan laporan tahunan
2) Laporan insidental
Dibuat dan dilaporakan sesekali atau pada waktu tertentu saja. Misal
laporan kegiatan bantuan sosial bencana alam

Berdasarkan bentuk
1) Laporan berbentuk surat
Laporan berbentuk surat/ lembaran terdiri dari satu sampai empat halaman.
Biasanya ditunjukan kepada pihak luar
2) Laporan berbentuk makalah
Laporan berbentuk naskah/ makalah dengan jumlah halaman lebih dari
empat halaman.
3) Laporan berbentuk memo
Laporan yang isinya singkat, padat, dan jelas. Biasanya digunakan untuk
keperluan internal perusahaan/ organisasi. Contoh memo dari pimpinan
untuk sekertaris.

10
Berdasarkan penyampaian
1) Laporan lisan
Laporan yang disampaikan secara langsung atau tatap muka. Biasanya
disampaikan dalam acara diskusi atau rapat internal.
2) Laporan tertulis
Laporan disampaikan secara tertulis, dapat berupa surat, makalah, atau
memo.
3) Laporan visual
Laporan yang dilakukan melalui media peraga agar memicu indera
penglihatan agar membantu dalam memahami materi. Contoh: laporan
menggunakan power point.

Berdasakan keamanan
1) Laporan biasa
Laporan yang bersifat biasa dan tidak rahasia. Jika terbaca oleh pihak lain
tidak menimbulkan dampak yang signifikan. Contoh: Laporan kegiatan
pentas seni
2) Laporan rahasia/ penting
Laporan yang bersifat penting dan rahasia sehingga hanya orang tertentu
yang boleh membaca. Contoh: Laporan keuangan perusahaan
3) Laporan sangat rahasia
Laporan yang sangat rahasia dan tidak boleh diketahui oleh pihak lain
yang tidak memiliki kepentingan karena jika terlihat oleh pihak lain dapat
membahayakan keamanan perusahaan. Contoh: Laporan Perencanaan
Produk Baru

Berdasarkan isinya
1) Laporan informatif
Laporan yang bertujuan memberikan informasi kepada pembacanya.
2) Laporan rekomendasi
Laporan yang berisikan penilaian terhadap sesuatu secara sekilas tanpa ada
pembahasan lebih lanjut. Contoh: rekomendasi dari atasan terhadap
bawahan untuk mengikuti suatu kegiatan atau rekomendasi pihak sekolah
untuk siswa berprestasi untuk mengikuti program beasiswa

11
3) Laporan analisis
Laporan yang berisi hasil analisis secara mendalam tentang suatu masalah
yang terjadi di perusahaan. Analisis biasanya dilakukan sebelum membuat
laporan atau setelah melaksanakan suatu kegiatan. Contoh: Analisis
laporan keuangan
4) Laporan kelayakan
Laporan yang berisi tentang hasil studi kelayakan suatu kegiatan (sebelum
kegiatan dilakukan) untuk dijadikan acuan perusahaan untuk memutuskan
menjalankan, menunda, dan membatalkan kegiatan tersebut. Contoh:
Laporan studi kelayakan bisnis teh tarik di Maos.
5) Laporan pertanggungjawaban
Laporan yang berisi laporan pertanggungjawaban seseorang atau
kelompok kepada pihak yang memberikan tugas tersebut untuk menilai
apakah tugas yang diberikan sudah terselesaikan dengan baik. Contoh:
Laporan ketua panitia perpisahan kepada Kepala Sekolah.

Berdasarkan lingkup materi

1) Laporan umum
Laporan yang tidak bersifat spesifik/ khusus. Biasanya menyangkut
keseluruhan masalah yang dialami perusahaan atau organisasi. Contoh:
laporan kinerja tahunan perusahaan
2) Laporn khusus
Laporan yang bersifat spesifik/khusus/tematik. Biasanya menggambarkan
hal tertentu saja atau menyangkut kelompok kecil dalam organisasi/
perusahaan.

12
F. Langkah-langkah membuat laporan

1. Menentukan permasalahan yang akan dilaporkan

Cari pokok masalah apa yang akan dilaporkan dan tujuan dari pelaporan

2. Mengumpulkan bahan, data, dan fakta

Laporan harus bisa dipertanggungjawabkan kebenarannya sehingga perlu mencari data yang sesuai keadaan

3. Mengklasifikasi data
Klasifikasi (menggolongkan) data yang sudah kita peroleh. Dipilih mana yang sesuai dan diperlukan dengan yang
tidak sesuai

4. Mengevaluasi dan pengolahan data

Seluruh bukti yang sesuai kita olah untuk menjadi data. Analisis dilakukan untuk menemukan penyebab masalah dan
solusinya

5. Membuat kerangka laporan

Kerangka/ sistematika laporan dibuat agar laporan yang dihasilkan isinya sesuai dari tujuan penulisannya, Tidak
bertele-tele dan fokus pada masalah saja. Umumnya kerangka laporan terdiri dari Pendahuluan, Isi Laporan,
Penutup, Lampiran dan sumber

G. Sistematika Laporan
Sistematika laporan adalah pengelompokkan materi yang akan disajikan. Sistematika
penyajian laporan merupakan wujud dari kerangka laporan. Setiap laporan memiliki
sistematika berbeda-beda sesuai kebutuhan penyajian.

13