Sistem Pengelolaan Obat merupakan suatu rangkaian kegiatan yang meliputi aspek seleksi dan perumusan

kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian dan penggunaan obat. Dari pengertian tersebut dapat
disimpulkan bahwa masing-masing tahap pengelolaan obat merupakan suatu rangkaian yang terkait, dengan
demikian dimensi pengelolaan obat akan dimulai dari perencanaan pengadaan yang merupakan dasar pada dimensi
pengadaan obat. Sistem pengelolaan obat mempunyai empat fungsi dasar untuk mencapai tujuan yaitu:
a.  Perumusan kebutuhan atau perencanaan (selection)
b.  Pengadaan (Procure ment)
c.  Distribusi (Distribution)
d.  Penggunaan (Use)
Instalasi farmasi merupakan satu-satunya unit yang bertugas merencanakan, mengadakan, mengelola, dan
mendistribusikan obat secara keseluruhan. Perencanaan pengadaan obat harus sesuai dengan formularium yang
telah ditetapkan oleh Panitia Farmasi dan Terapi (PFT)).
Definisi Perencanaan Obat
Perencanaan adalah suatu kegiatan yang dilakukan dalam rangka menyusun daftar kebutuhan obat yang
berkaitan dengan suatu pedoman atas dasar konsep kegiatan yang sistematis dengan urutan yang logis dalam
mencapai sasaran atau tujuan yang telah ditetapkan. Proses perencanaan terdiri dari perkiraan kebutuhan,
menetapkan sasaran dan menentukan strategi, tanggung jawab dan sumber yang dibutuhkan untuk mencapai
tujuan. Perencanaan dilakukan secara optimal sehingga perbekalan farmasi dapat digunakan secara efektif dan
efisien.   
Tujuan Perencanaan Obat
Beberapa tujuan perencanaan dalam farmasi adalah untuk menyusun kebutuhan obat yang tepat dan sesuai
kebutuhan untuk mencegah terjadinya kekurangan atau kelebihan persediaan farmasi serta meningkatkan
penggunaan persediaan farmasi secara efektif dan efisien.
a.  Ada beberapa hal yang harus diperhatikan untuk mencapai tujuan perencanaan obat, yaitu :
b.  Mengenal dengan jelas rencana jangka panjang apakah program dapat mencapai tujuan dan sasaran.
c.   Persyaratan barang meliputi : kualitas barang, fungsi barang, pemakaian satu merk dan untuk jenis obat
narkotika harus mengikuti peraturan yang berlaku.
d.   Kecepatan peredaran barang dan jumlah peredaran barang.
e.   Pertimbangan anggaran dan prioritas.
Prinsip Perencanaan Pengadaan Obat
Ada 2 cara yang digunakan dalam menetapkan kebutuhan yaitu berdasarkan : Data statistik kebutuhan dan
penggunaan obat, dari data statistik berbagai kasus penderita dengan dasar formularium Rumah Sakit, kebutuhan
disusun menurut data tersebut. Data kebutuhan obat disusun berdasarkan data pengelolaan sistem administrasi atau
akuntansi Instalasi Farmasi Rumah Sakit. Data kebutuhan tersebut kemudian dituangkan dalam rencana operasional
yang digunakan dalam anggaran setelah berkonsultasi dengan Panitia Farmasi dan Terapi.
Tahap Perencanaan Kebutuhan Obat
1. Tahap Persiapan
Perencanaan dan pengadaan obat merupakan suatu kegiatan dalam rangka menetapkan jenis dan jumlah obat
sesuai dengan pola penyakit serta kebutuhan pelayanan kesehatan, hal ini dapat dilakukan dengan membentuk
tim perencanaan pengadaan obat yang bertujuan meningkatkan efisiensi dan efektifitas penggunaan dana obat
melalui kerjasama antar instansi yang terkait dengan masalah obat.
2.   Tahap Perencanaan
a. Tahap pemilihan obat
Tahap ini untuk menentukan obat-obat yang sangat diperlukan sesuai dengan kebutuhan, dengan prinsip
dasar menentukan jenis obat yang akan digunakan atau dibeli.
b. Tahap perhitungan kebutuhan obat
Tahap ini untuk menghindari masalah kekosongan obat atau kelebihan obat. Dengan koordinasi dari proses
perencanaan dan pengadaan obat diharapkan obat yang dapat tepat jenis, tepat jumlah dan tepat waktu.
Metode yang biasa digunakan dalam perhitungan kebutuhan obat, yaitu :
-    Metode konsumsi
Secara umum metode konsumsi menggunakan konsumsi obat individual dalam memproyeksikan
kebutuhan yang akan datang berdasarkan analisa data konsumsi obat tahun sebelumnya.
-    Metode morbiditas
Memperkirakan kebutuhan obat berdasarkan jumlah kehadiran pasien, kejadian penyakit yang umum, dan
pola perawatan standar dari penyakit yang ada.
-    Metode penyesuaian konsumsi
Metode ini menggunakan data pada insiden penyakit, konsumsi penggunaan obat. Sistem perencanaan
pengadaan didapat dengan mengekstrapolasi nilai konsumsi dan penggunaan untuk mencapai target
sistem suplai berdasarkan pada cakupan populasi atau tingkat pelayanan yang disediakan.
-    Metode proyeksi tingkat pelayanan dari keperluan anggaran
Metode ini digunakan untuk menaksir keuangan keperluan pengadaan obat berdasarkan biaya per pasien
yang diobati setiap macam-macam level dalam sistem kesehatan yang sama.
Definisi Pengadaan Obat
Pengadaan merupakan proses penyediaan obat yang dibutuhkan di Rumah Sakit dan untuk unit pelayanan
kesehatan lainnya yang diperoleh dari pemasok eksternal melalui pembelian dari manufaktur,  distributor, atau
pedagang besar farmasi.
Siklus Pengadaan Obat
       Pada siklus pengadaan tercakup pada keputusan-keputusan dan tindakan dalam menentukan jumlah obat yang
diperoleh, harga yang harus dibayar, dan kualitas obat-obat yang diterima. Siklus pengadaan obat mecakup
pemilihan kebutuhan, penyesuaian kebutuhan dan dana, pemilihan metode pengadaan, penetapan atau pemilihan
pemasok, penetapan masa kontrak, pemantauan status pemesanan, penerimaan dan pemeriksaan obat,
pembayaran, penyimpanan, pendistribusian dan pengumpulan informasi penggunaan obat. Proses pengadaan
dikatakan baik apabila tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai dengan mutu yang terjamin
serta dapat diperoleh pada saat diperlukan.

Sistem pengadaan perbekalan farmasi adalah penentu utama ketersediaan obat dan biaya total kesehatan.
Manajemen pembelian yang baik membutuhkan tenaga medis. Proses pengadaan efektif seharusnya :
Ø    Membeli obat-obatan yang tepat dengan jumlah yang tepat
Ø    Memperoleh harga pembelian serendah mungkin
Ø    Yakin bahwa seluruh obat yang dibeli standar kualitas diketahui
Ø    Mengatur pengiriman obat dari penyalur secara berkala (dalam waktu tertentu), menghindari kelebihan
persediaan maupun kekurangan persediaan
Ø    Yakin akan kehandalan penyalur dalam hal pemberian serius dan kualitas
Ø    Atur jadwal pembelian obat dan tingkat penyimpanan yang aman untuk mencapai total lebih rendah.
 Metode Pelaksanaan Pengadaan Obat
            Terdapat banyak mekanisme metode pengadaan obat, baik dari pemerintah, organisasi non pemerintahan
dan organisasi pengadaan obat lainnya. Sesuai dengan keputusan Presiden No. 18 Tahun 2000 tentang Pedoman
Pelakasanaan Barang dan Jasa Instansi Pemerintah, metode pengadaan perbekalan farmasi di setiap tingkatan
pada sistem kesehatan dibagi menjadi 5 kategori metode pengadaan barang dan jasa, yaitu :
1.    Pembelian
Pelelangan (tender), Pemilihan langsung, Penunjukan langsung, Swakelola
2.    Produksi
a.    Kriterianya adalah obat lebih murah jika diproduksi sendiri.
b.    Obat tidak terdapat dipasaran atau formula khusus Rumah Sakit
c.    Obat untuk penelitian
3.    Kerjasama dengan pihak ketiga
4.    Sumbangan
Beberapa Prinsip Praktek Pengadaan Obat dan Perbekalan Kesehatan yang baik dan merupakan standar universal
mencakup aspek :
a.   Pengadaan Obat merujuk kepada obat generik
b.   Pengadaan Obat terbatas kepada DOEN atau daftar formularium Rumah Sakit
c.   Pengadaan obat secara terpusat dan dengan jenis terbatas akan menurunkan harga
d.   Pengadaan secara kompetitif
e.   Adanya komitmen pengadaan
f.    Jumlah obat yang diadakan harus sesuai dengan perkiraan kebutuhan nyata
g.   Lakukan Manajemen Keuangan yang baik dan Pembayaran Pasti
h.   Prosedur tertulis dan transparan
i.    Pembagian Fungsi
j.    Program Jaminan Mutu Produk
k.   Lakukan Audit tahunan dan Publikasikan hasilnya.
l.    Buat Laporan Periodik terhadap Kinerja Pengadaan
Ruang lingkup kegiatan pelayanan depo farmasi adalah sebagai berikut :
a) Pengelolaan perbekalan farmasi
Pengelolaan perbekalan farmasi bertujuan untuk menjamin tersedianya perbekalan farmasi dalam jumlah dan jenis
yang tepat dan dalam keadaan siap pakai pada waktu dibutuhkan oleh pasien, dengan biaya yang seefisien
mungkin. Pengelolaan
barang farmasi terbagi atas :
1.      Pengelolaan barang farmasi dasar (BFD)
Barang farmasi dasar meliputi obat dan alat kesehatan yang diperoleh dari sub instalasi perbekalan farmasi.
2.      Pengelolaan barang farmasi non dasar (BFND)
Depo farmasi melakukan pengelolaan BFND mulai dari penerimaan sampai dengan pendistribusian. Perencanaan
BFND tidak dilakukan melalui depo farmasi.
Kegiatan pengelolaan perbekalan farmasi, meliputi :
a. Perencanaan
Perencanaan bertujuan untuk menyusun kebutuhan perbekalan farmasi yang tepat sesuai kebutuhan, mencegah
terjadinya kekosongan / kekurangan barang farmasi , mendukung / meningkatkan penggunaan perbekalan farmasi
yang efektif dan efisien.
 b. Pengadaan
Pengadaan bertujuan untuk memenuhi kebutuhan perbekalan farmasi yang berkualitas berdasarkan fungsi
perencanaan dan penentuan kebutuhan.
c. Penerimaan
Penerimaan bertujuan untuk mendapatkan perbekalan farmasi yang berkualitas sesuai kebutuhan.
d. Penyimpanan
Penyimpanan bertujuan untuk menjaga agar mutu perbekalan farmasi tetap terjamin, menjamin kemudahan mencari
perbekalan farmasi dengan cepat pada waktu dibutuhkan untuk mencegah kehilangan perbekalan farmasi.
e. Pendistribusian
Pendistribusian bertujuan untuk memberikan perbekalan farmasi yang tepat dan aman pada waktu dibutuhkan oleh
pasien.

5.            Qurck, J.D., “Managing Drug Suplly”, Jonathan. D., (Eds), Second Edition, Reursod and Expanded, Kumarin
Press, USA, 1997.