Anda di halaman 1dari 15

TUGAS RESUME

RUANG LINGKUP AUDIT ATAS FUNGSI PENGADAAN


AUDIT ATAS ORGANIASI PENGADAAN DAN
AUDIT ATAS PROSES FUNGSI PENDAAAN

Diajukan Untuk Memenuhi Syarat Menyelesaikan


Tugas Mata kuliah Audit Manajemen

Dosen Mata Kuliah


Drs. Muhammad Zainul Bahri Torong, M.Si., Ak
NIP. 19600110 198603 1 003

Disusun oleh :
DEFFRY APRIALDY
NIM. 190522030

PROGRAM STUDI AKUNTANSI EKSTENSI – S1

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

2020
PEMBAHASAN

A. Audit atas Organisasi Pengadaan


Organisasi pengadaan menyangkut penempatan fungsi pengadaan yang strategis pada
struktur organisasi perusahaan. Setiap perusahaan memiliki pertimbangan tersendiri
menempatkan suatu fungsi dalam struktu organisasinya, tergantung pada kompleksitas
operasional dan peran penting fungsi tersebut dalam keunggulan bersaing organisasi.
Untuk pengadaan barang/jasa pemerintahan, Peraturan Presiden No. 70 Tahun 2012
menetapkan beberapa tingkat jabatan yang harus bertanggung jawab dalam pengelolaan
dan pengendalian pengadaan barang/jasa pemerintah. Tingkat jabatan tersebut antara
lain :
1. Pengguna Anggaran yang selanjutnya disebut PA adalah pejabat pemegang
kewenangan penggunaan anggaran kementerian/lembaga/satuan kerja perangkat
daerah atau pejabat yang disamakan pada institusi pengguna APBN/APBD.
2. Kuasa Pengguna Anggaran yang selanjutnya disebut KPA adalah pejabat yang
ditetapkan oleh PA untuk menggunakan APBN atau ditetapkan oleh kepala daerah
untuk menggunakan APBD.
3. Pejabat Pembuat Komitmen yang selanjutnya disebut PPK adalah pejabat yang
bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa.
4. Unit Layanan Pengadaan yang selanjutnya disebut ULP adalah unit organisasi
kementerian/lembaga/pemerintah daerah/institusi yang berfungsi melaksanakan
pengadaan barang/jasa yang bersifat permanen, dapat berdiri sendiri, atau melekat
pada unit yang sudah ada.
5. Pejabat Pengadaan adalah personel yang ditunjuk untuk melaksanakan pengadaan
langsung.
6. Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan adalah panitia/pejabat yang ditetapkan
oleh PA/KPA yang bertugas memeriksa dan menerima hasil pekerjaan/
7. Aparat Pengawas Intern Pemerintah atau pengawas intern pada institusi lain yang
selanjutnya disebut APIP adalah aparat yang melakukan pengawasan melalui audit,
review evaluasi, pemantauan, dan kegiatan pengawasan lain terhadap
penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi.
8. Dalam menjalankan aktivitasnya, fungsi pengadaan harus dilengkapi dengan
panduan/pedoman pengadaan (procurement manual) yang merupakan seperangkat

Audit atas Fungsi Pengadaan Page 1


peraturan, kebijakan, kewenangan tugas dan tanggung jawab yang menjadi pedoman
dalam semua aktivitas pengadaan.
9. Prinsip-prinsip pemisahan tugas harus tertuang jelas dalam peraturan tersebut, di
mana fungsi-fungsi pencatatan, penyimpangan, operasional harus terpisah satu sama
lain. Hal ini dimaksudkan untuk memungkinkan terjadinya pengecekan silang secara
internal (internal cross check) antar fungsi sebagai bentuk pencegahan terhadap
kemungkinan terjadinya penyimpangan.

Audit atas organisasi pengadaan melakukan penilaian atas efektivitas organisasi


pengadaan dalam melakukan pengadaan barang/jasa secara efisien. Pada audit ini
aduitor menilai ketepatan :
1. Penempatan organisasi pengadaan dalam struktur organisasi perusahaan.
2. Luas wewenang dan tanggung jawab yang dimiliki fungsi pengadaan dalam
memenuhi kebutuhan barang/jasa secara efektif dan efisien.
3. Kompetensi personalia yang menangani dan bertanggung jawab terhadap
pengadaan barang/jasa.
4. Kecukupan prosedur pengadaan dalam memandu proses pengadaan dalam
kerangka tata kelola pengadaan barang/jasa yang baik.

Tabel
Program Audit Organisasi Pengadaan
Nama Perusahaan : PT INDO RAYA ABADI Periode yang diaudit No. KPP
Program yang diaudit : Organisasi pengadaan

No Pertanyaan dan langkah kerja Jawaban Komentar


Ya Tidak
1 Apakah fungsi pengadaan yang ditempatkan
secara tepat pada struktur organisasi
perusahaan?

Langkah kerja :
Telusuri kesesuaian antara tugas dan fungsi
yang dijalankan, fungsi pengadaan dan
wewenang serta tanggung jawab yang
dilimpahkan.
2 Apakah perusahaan memiliki prosedur
terdokumentasi untuk fungsi pengadaan?

Langkah kerja:

Audit atas Fungsi Pengadaan Page 2


Periksa kecukupan prosedur tersebut untuk
memandu pelaksanaan pengadaan agar tercapai
praktik berdasarkan tata kelola pengadaan yang
baik.
3 Apakah prosedur pengadaan telah
diasosiasikan, dipahami, dan dilaksanakan
secara konsisten?

Langkah kerja :
Lakukan wawancaradengan karyawan yang
menangani pengadaan untuk menilai
kemampuan mereka dalam memahami prosedur
dan pelaksanaannya.

4 Apakah kebijakan dan prosedur pelaksanaan


pengadaan telah didefinisikan dan
didokumentasikan secara lengkap pada
pedoman pengadaan?

Langkah kerja:
Periksa pedoman pengadaan yang dimiliki
orgnisasi, telusuri kelengkapan kejelasan,
uraian prosedur serta kebijakan serta
dokumentasinya.

5 Apakah prosedur pengadaan telah secara tegas


menetapkan hal-hal berikut ini?
a. Kewenangan dari tingkat paling
rendah dari pelaksana yang
bertanggung jawab untuk melakukan
pembelian kembali?
b. Batas-batas penggunaan dana?
c. Metode pembelian?
d. Dokumen-dokumen yang digunakan?
e. Informasi yang dibutuhkan untuk
mendukung keputusan pembelian
kembali?
f. Prosedur dan kondisi untuk pembelian
mendesak dan bersifat khusus?
g. Komposisi dantanggung jawab pada

Audit atas Fungsi Pengadaan Page 3


setiap komite yang dibentuk?
6 Apakah pedoman pengadaan telah mengandung
usaha-usaha pencegahan korupsi?

Langkah kerja:
Periksa ketegasan dan kejelasan pendefinisian
setiap aktivitas dalam proses pengadaan,
pemisahan fungsi yang terlibat, dalam
pengadaan dan kecukupan pengendalian,
internal yang termuat dalam pedoman
pengadaan tersebut.
7 Apakah pejabat yang membidangi pengadaan
telah memiliki kualifikasi sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan yang
berlaku, serta pedoman serta pedoman yang
ditetapkan perusahaan?

Langkah kerja:
Periksa kesesuaian kualifikasi dari pejabatyang
membidangi pengadaan dengan peraturan yang
berlaku dan pedoman yang ditetapkan
perusahaan.

8 Apakah pedoman telah memuat kod etik untuk


staf yang terlibat dalam pengadaan?

Langkah kerja:
Periksa kecukupan pedoman kode etik
pengadaan dan kemampuannya dalam memberi
pedoman komunikasi antarstaf dalam proses
pengadaan.
9 Apakah fungsi pengadaan dibentuk terpusat dan
berada dibawah tanggung jawab unit
pengadaan?

Langkah kerja:
Periksa tugas, wewenang, dan tanggung jawab
fungsi pengadaan dalam pedoman pengadaan
dan telusuri tentang kemungkinan adanya
fungsi lain yang melakukan pengadaan.
10 Apakah fungsi pengadaan telah terpisah dengan
fungsi yang lain seperti fungsi

Audit atas Fungsi Pengadaan Page 4


penerimaan/penyimpanan dan fungsi
pencatatan/akuntansi?

Langkah kerja:
Periksa kecukupan pemisahan fungsi-fungsi
yang seharusnya terpisahkan pada pedoman
pengadaan dan kemampuan internal cross-
check nya.
11 Apakah pertanggungjawaban telah ditetapkan
secata tetap untuk hal-hal berikut ini:
a. Persiapan dokumen penawaran
b. Pengelolaan proses penawaran
c. Pembukaan penawaran
d. Evaluas penawaran
e. Persiapan kontrak
f. Inspeksi dan pengendalian kualitas
12 Apakah pedoman pengadaan teah menetapkan
seluruh dokumen yang harus dipenuhi pada
proses penawaran sepeti dokumen tender, order
pembelian, dan sebagainya?

Langkah kerja:
Periksa kelengkapan dokumen yang harus
dipenuhi oleh peserta tender dalam dokumen
pengadaan, lakukan penilaian apakah telah
sesuai dengan tatakelola pengadaan yang baik.
13 Apakah setiap dokumen telah diberikan nomor
tercetak secara berurutan?

Langkah kerja:
Buktikan nomor urut tercetak pada setiap
dokumen tender yang digunakan.
14 Apakah seluruh formuli pengendalian elah
dijaga dan didistribusikan secara terpusat?

Langkah kerja:
Periksa tata cara penggunaan formulir
pengendalian pada setiap tahapan proses
pengadaan.
15 Apakah organisasi telah memiliki kebijakan
yang tepat untuk mejaga dan menyimpan
dokumen pengadaan?

Audit atas Fungsi Pengadaan Page 5


Langkah kerja:
Periksa kecukupan kebijakan tersebut untuk
mengamankan dokumen dan penyalahgunaan.
Diaudit oleh Jawaban Catatan Di-review oleh

(........................) Ya Tidak (........................)


Tgl.............................. Tgl..............................

B. Audit atas Proses Pengadaan


Proses pengadaan dimulai dari perencanaan pengadaan, survei harga dan pemasok,
pemilihan pemaso/pelaksanaan tender, penandatanganan kontrak dengan pemasok
(pemenang tender) dan penanganan atas serah terima barang/jasa sesuai dengan kontrak
pengadaan. Tidak semua pengadaan dilakukan melalui tender terbuka. Pengadaan juga
bisa dilakukan melalui penunjukkan langsung dan tender terbatas.

Perencanaan pengadaan dimulai dari identifikasi kebutuhan setiap unit pengguna atas
barang/jasa. Perusahaan harus memiliki daftar kebutuhan barang/jasa yang memuat
tentang spesifikasi, kuantitas kebutuhan, standar kualitas, dan waktu penggunaannya.
Pada perusahaan perdagangan, daftar ini dilengkapi dengan batas stok maksimum dan
minimum, barang yang dipungut PPN atau tidak. Dengan daftar ni, perusahaan dapat
terhindar dari beberapa kondisi seperti: (1) pembelian yang berlebihan, (2)
kelebihan/kekurangan stok, (3) dana terikat pada barang/jasa yang belum digantikan,
serta (4) pembelian barang/jasa yang tidak sesuai dengan standar kualitas.
Selain daftar kebutuhan barang/jasa, perusahaan juga harus memiliki daftar pemasok
terpilihh yang mampu memenuhi kebutuhan barang jasanya dengan cara paling
ekonomis. Sebelum dimasukan dalam daftar pemasok terpilih, perusahaan harus
melakukan verifikasi terlebih dahulu atas keberadaan pemasok tersebut. Hal ini dapat
menghindari perusahaan melakukan transaksi dengan pemasok yang salah atau
memiliki catatan kinerja yang tidak baik. Pemasok-pemasok ini ermuat dalam daftar
pemasok terpilih yang telah memeahami dengan baik spesifikasi barang/jasa yang
dibutuhkan perusahaan, frekuensi kebutuhan, dan waktu pengirimannya. Pemasok ini
telah memiliki komitmen untuk menyediakan barang/jasa kebutuhan perusahaan secara
tepat kualitas, tepat kuantitas, tepat waktu, dan harga yang bersaing, yang biasanya
tertuang dalam kontrak jangka panjang. Baik daftar kebutuhan barang/jasa maupun

Audit atas Fungsi Pengadaan Page 6


daftar pemasok terpilih sangat membantu dalam hal organisasi melakukan pembelian
kembali.

Beberapa kriteria yang dapat dijadikan pedoman dalam pemilihan pemasok, berkaitan
dengan intergritas pelayanan dan kemampuannya untuk menyediakan serta
mengirimkan barang/jasa ya ng dibutuhkan dengan tepat waaktu, tepat kuantitas, tepat
kualitas, dan dengan harga yang paling murah relatif dari pemasok lain. Auditor harus
menilai dengan cermat perencanaan pengadaan barang/jasa perusahaan agar kebutuhan
barang/jasa dapat terpenuhi secara tepat waktu, tepat kuantitas, tepat kualitas, dan
dengan harga yang paling murah tanoa melanggar prinsip-prinsip tata kelola pengadaan
barang/jasa yang baik. Penelusuran terhadap pedoman, rencana (anggaran, spesifikasi
barang, dab waktu penggunaan) serta risalah rapat perencanaan pengadaan
memungkinkan auditor dapat mendeteksi kecurangan/penyimpangan yaang mungkin
terjadi pada perencanaan pengadaan.

Audit atas perencanaan pengadaan melakukan penilaian terhadap ketepatan rencana


pengadaan dalam memenuhi kebutuhan barang/jasa unit-unit pengguna di dalam
perusahaan. Pada audit ini, auditor menekankan penilaianny terhadap ketepatan
hubungan antara rencana pembelian (spesifikasi, kuantitas, waktu)dengan rencana
penggunaan barang/jasa pada masing-masing unit pengguna. Untuk perusahaan
perdagangan, di samping penilaian terhadap ketepatan hubungan antara rencana
pembelian dengan rencana penjualan, juga dilakukan penilaian terhadap ketepatan
jumlah persediaan dalam menjaga stabilitas bisnis.

Perencanaan pengadaan dimulai dari identifikasi kebutuhan setiap unit pengguna atas
barang/jasa. Perusahaan harus memiliki daftar kebutuhan barang/jasa yang memuat
tentang spesifikasi, kuantitas kebutuhan, standar kualitas, dan waktu penggunaannya.
Pada perusahaan perdagangan, daftar ini dilengkapi dengan batas stok maksimum dan
minimum, barang yang dipungut PPN atau tidak. Dengan daftar ni, perusahaan dapat
terhindar dari beberapa kondisi seperti: (1) pembelian yang berlebihan, (2)
kelebihan/kekurangan stok, (3) dana terikat pada barang/jasa yang belum digantikan,
serta (4) pembelian barang/jasa yang tidak sesuai dengan standar kualitas.

Selain daftar kebutuhan barang/jasa, perusahaan juga harus memiliki daftar pemasok
terpilihh yang mampu memenuhi kebutuhan barang jasanya dengan cara paling
ekonomis. Sebelum dimasukan dalam daftar pemasok terpilih, perusahaan harus

Audit atas Fungsi Pengadaan Page 7


melakukan verifikasi terlebih dahulu atas keberadaan pemasok tersebut. Hal ini dapat
menghindari perusahaan melakukan transaksi dengan pemasok yang salah atau
memiliki catatan kinerja yang tidak baik. Pemasok-pemasok ini ermuat dalam daftar
pemasok terpilih yang telah memeahami dengan baik spesifikasi barang/jasa yang
dibutuhkan perusahaan, frekuensi kebutuhan, dan waktu pengirimannya. Pemasok ini
telah memiliki komitmen untuk menyediakan barang/jasa kebutuhan perusahaan secara
tepat kualitas, tepat kuantitas, tepat waktu, dan harga yang bersaing, yang biasanya
tertuang dalam kontrak jangka panjang. Baik daftar kebutuhan barang/jasa maupun
daftar pemasok terpilih sangat membantu dalam hal organisasi melakukan pembelian
kembali.

Beberapa kriteria yang dapat dijadikan pedoman dalam pemilihan pemasok, berkaitan
dengan intergritas pelayanan dan kemampuannya untuk menyediakan serta
mengirimkan barang/jasa ya ng dibutuhkan dengan tepat waaktu, tepat kuantitas, tepat
kualitas, dan dengan harga yang paling murah relatif dari pemasok lain. Auditor harus
menilai dengan cermat perencanaan pengadaan barang/jasa perusahaan agar kebutuhan
barang/jasa dapat terpenuhi secara tepat waktu, tepat kuantitas, tepat kualitas, dan
dengan harga yang paling murah tanoa melanggar prinsip-prinsip tata kelola pengadaan
barang/jasa yang baik. Penelusuran terhadap pedoman, rencana (anggaran, spesifikasi
barang, dab waktu penggunaan) serta risalah rapat perencanaan pengadaan
memungkinkan auditor dapat mendeteksi kecurangan/penyimpangan yaang mungkin
terjadi pada perencanaan pengadaan.

Audit atas perencanaan pengadaan melakukan penilaian terhadap ketepatan rencana


pengadaan dalam memenuhi kebutuhan barang/jasa unit-unit pengguna di dalam
perusahaan. Pada audit ini, auditor menekankan penilaianny terhadap ketepatan
hubungan antara rencana pembelian (spesifikasi, kuantitas, waktu)dengan rencana
penggunaan barang/jasa pada masing-masing unit pengguna. Untuk perusahaan
perdagangan, di samping penilaian terhadap ketepatan hubungan antara rencana
pembelian dengan rencana penjualan, juga dilakukan penilaian terhadap ketepatan
jumlah persediaan dalam menjaga stabilitas bisnis.
Tabel
Program Audit Atas Perencanaan Pengadaan
Nama perusahaan : PT INDO RAYA ABADI Periode yang diaudit No. KKP
Program yang diaudit : Perencanaan pengadaan

Audit atas Fungsi Pengadaan Page 8


No Pertanyaan Jawaban Komentar
Ya Tidak
I Daftar kebutuhan barang dan jasa
1 Apakah perusahaan telah memilki daftar
kebutuhan barang/jasa yang terdokumentasi?

Langkah kerja:
Lakukan penilaian apakah semua kebutuhan
barang/jasa unit-unit pengguna telah termasuk
dalam daftar tersebut.
2 Apakah rencana pengadaan tersebut memuat
tentang:
a. Spesifikasi barang/jasa yang
dibutuhkan ?
b. Kuantitas barang yang dibutuhkan?
c. Standar kualitas barang/jasa?
d. Jadwal penggunaan barang?
e. Stok maksimum/minimum?
3 Apakah rencana pengadaan telah
mencerminkan efisiensi dalam pengadaan?

Langkah kerja:
Lakukan penilaian terhadap spesifikasi
barang/jasa yang dibutuhkan, besarnya dana
yang terlibat dan metode pengadaan barang
yang digunakan.
II Daftar pemasok
4 Apakah perusahaan memiliki daftar pemasok
terpilih yang telah terdokumentasi?

Langkah kerja:
Lakukan penilaian atas kemampuan pemasok
tersebut dalam memenuhi kebutuhan
barang/jasa organisasi secara tepat.
5 Apakah setiap pemasok yangmasuk dalam
daftar tesebut telah diverifikasi terlebih dahulu
untuk menilai kemampuannya dalam
menyediakan barang/jasa yang:
a. Tepat kuantitas?
b. Tepat kualitas?
c. Tepat waktu?
d. Harga yang paling rendah?
6 Apakah pemasok terpilih memiliki komitmen

Audit atas Fungsi Pengadaan Page 9


untuk memasok kebutuhan barang/jasa
perusahaan pada saat dibutuhkan dan terikat
pada suatu kontrak jangka panjang?

Langkah kerja:
Periksa kontrak jangka panjang dengan
pemasok, lakukan penilaian apakah terdapat
komitmen dan keterikatan jangka panjang dari
pemasok untuk memenuhi kebutuhan
barang/jasa organisasi.
7 Apakah perusahaan melakukan evaluasi secara
periodik terhadap kemampuan pemasok
terpilih?

Langkah kerja:
Periksa dasar evaluasi yang dilakukan
organisasi , apakah evaluasi yang dilakukan
telah tepat.
8 Apakah perusahaan secara periodik
memperbarui daftar pemasoknya?

Langkah kerja:
Periksa apakah pembaruan pemasok dilakukan
semata-mata untuk meningkatkan efisiensi
pengadaan.

Diaudit oleh Jawaban Catatan Di-review oleh

(........................) Ya Tidak (........................)


Tgl.............................. Tgl..............................

C. Audit Atas Pelaksanaan Pengadaan


Metode yang secara umu digunakan dalam pengadaan barang/jasa adalah pembelian
langsung, penunnjukkan langsung, tender terbatas, dan tender terbuka. Kompetisi
adalah dasar dari pengadaan yang memastikan bahwa perusahaan mendapatkan
barang/jasa terbaik melalui persaingan dalam tender. Di samping itu, pengadaan melalui
tender terbuka juga dapat menimbulkan kesan positif bagi perusahaan, karena
menunjukkan nilai intergritas, keadilan, dan profesionaliseme dalam pengadaan barang
atau jasa.

Audit atas Fungsi Pengadaan Page 10


Perkembangan teknologi yang banyak mengandung proses pengadaanb barang/jasa
melalui penerapan teknologi komunikasi dan infromasi yang lebih dikenal sebagai
electronic procurement (e-Procurement). Penggunaan metode ini memunginkan untuk
menjdikan proses pengadaan berjalan lebih cepat, trnsparan, dan akuntabel. Metode
pengadaan ini dapat mencegah terjadinya kolusi, korupsi, dan berbagai perilaku
menyimpang lainnya dalam proses pengadaan dengan terbatasnya pertemuan secara
fisik antara panitia pengadaan dan pemasok.

Untuk memenuhi kebutuhan yang bersifat rutin, banyakperusahaan saat ini hanya
melakukan transaksi dengan pemasok tertantu dalam pengadaan barang/jasanya. Dari
daftar pemasok yang terpilih yang dimiliki, perusahaan memperoleh keyakinan bahwa
pemasok tersebut mampu memenuhi kebutuhan barang/jasanya secara tepat baik
kuantitas, kualitas, maupun waktu pada harga yang relatif lebihh murah dari pemasok
lain. Hal ini adalah bagian dari strategi pengadaan yang efisien karena proses
pengadaan berjalan lebih singkat dan tidak melibatkan banyak pemasok. Perusahaan
yang menerapkan metode Just in Time (JIT) dalam proses produksinya,
mengintegrasikan kekuatan pemasok dan strategi bisnisnya. Maka dari itu, metode
produksi ini hanya memilih beberapa pemasok saja yang memiliki kemampuan dan
komitmen untuk memenuhi kebutuhan barang/jasa perusahaan sesuai dengan
spesifikasinya,kuantitas, kualitas, dan ketepatan waktu. Dengan strategi ini, proses
pengadaan tidak berjalan terlalu rumit yang menyerap banyak waktu dan tenaga dalam
menyeleksi penaaran banyak pemasok dan penangan barang/jasa yang diterima dari
pemasok baru, yang menjadikan pengadaan dengan penunjukkan langsung. Di samping
untuk memenuhi kebutuhan rutin, metode ini juga banyak digunakan dalam pemenuhan
kebutuhan barang/jasa yang bersifat mendesak (urgent).

Pada pengadaan baarang/jasa yang tidak bersifat rutin atau merupakan investasi dan
melibatkan sumber daya keuangan yang besar, perusahaan mungkin melakukannya
melalui tender terbatas atau tender terbuka, sesuai dengan besarnya nilai pengadaan dan
spesifikasi barang/jasa yang dibutuhkan. Pedoman pengadaan barang/jasa yang dimiliki
perusahaan seharusnya mengatur batas-batas pengadaan yang harus dilakukan melalui
penunjukan langsung, tender terbatas, dan tender terbuka, berdasarkan spesifikasi
barang/jasa yang dibutuhkan dan besarnya dana yang terlibat dalam pengadaan tersebut.
Untuk pengadaan barang/jasa pemerintah (dananya bersumber dari APBN/APBD),
Peraturan Presiden No. 70 Tahun 2012 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

Audit atas Fungsi Pengadaan Page 11


telah memberikan panduan bagaimana pengadaan barang/jasa tersebut dilakukan dan
batas-batas kewenangan dari pejabat/petugas yang meenangani pengadaan barang/jasa
tersebut. Peraturan Presiden ini juga memberikan definisi beberapa metode pengadaan
dan batasan-batasan nilainya, sebagai berikut :
1. Pelelangan umum adalah metode pemilihan penyedia barang/pekerjaan
konstruksi/jasa lainnya untuk semua pekerjaan yang dapat diikuti oleh semua
penyedia barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya yang memenuhi syarat.
2. Pelelangan terbatas adalah metode pemilihan penyedia barang/pekerjaan kosntruksi
dengan jumlah penyedia yang mampu melaksanakan diyakini terbatas dan untuk
pekerjaan yang kompleks.
3. Pelelangan sederhana adalah metode pemilihan enyedia barang/jasa lainnya untuk
pekerjaan yang bernilai pling tinggi Rp. 5.000.000.000 (lima miliar rupiah).
4. Pemilihan langsung adalah metode pemilihan penyedia pekerjaan konstruksi untuk
pekerjaan yang bernilai paling tinggi Rp. 5.000.000.000 (lima miliar rupiah).
5. Seleksi umum adalah metode pemilihan penyedia jasa konsultasi untuk pekerjaan
yang dapat diikuti oleh semua penyedia jasa konsultasi yang memenuhi syarat.
6. Seleksi sederhana adalah metode pemilihan penyedia jasa konsultasi untuk jasa
konsultasi yang bernilai paling tinggi Rp. 200.000.000 (dua ratus juta rupiah).
7. Sayembara adalah metode pemilihan penyedia jasa yang memperlombakan gagasan
orisinil, kreativitas, dan inovasi tertentu yang harga/biayanya tidak dapat ditetapkan
berdasarkan harga satuan.
8. Kontes adalah metode pemilihan penyedia barang yang memperlombakan
barang/benda tertetu yang tidak mempunyai harga pasar dan yang harga/biayanya
tidak dapat ditetapkan berdasarkan harga satuan.
9. Penunjukan langsung adalah metode pemilihan penyedia barang/jasa dengan cara
menunjuk 1 (satu)penyedia barang/jasa.
10. Pengadaan langsung adalah pengadaan barang/jasa langsung kepada penyedia
barang/jasa, tanpa melalui pelelangan/seleksi/penunjukan langsung.

Secara umum, pengadaan barang/jasa yang dlakukan melalui tender, baik terbuk
maupun terbatas, melibatkan (walaupun tidak terbatas pada) aktivitas-aktivitas berikut.
1. Pembentukan panitia pengadaan/pejabat (panitia Pokja) pengadaan/unit layanan
pengadaan. Panitia pengadaan dapat dibuat untuk setiap pengadaan atau dibuat

Audit atas Fungsi Pengadaan Page 12


untuk beberapa kali pengadaan dalam waktu tertentu (panitia tetap dengan masa
kerja 1 tahun/lebih).
2. Penyusunan dan pengesahan Harga Perkiraan Sendiri (HPS).
3. Penyusunan dan pengesahan dokumen pemilih penyedia barang.
4. Pengumuman pelelangan/seleksi/pengadaan.
5. Prakualifikasi/pascakualifikasi penyedia barang.
6. Pendaftaran dan pengambilan dokumen pemilih penyedia barang.
7. Penjelasan (aanwijzing).
8. Pemasukan dan pembukaan dokumen penawaran.
9. Evaluasi penawaran.
10. Pengumuman pemenang.
11. Sanggahan peserta lelang.
12. Penunjukan pemenang lelang.
13. Penandatangan kontrak.

Elemen kunci transparansi dan keadilan pelaksanaan tender adalah kerahasiaan


informasi tender. Panitia tender harus mampu menjaga kerahasiaan informasi dari
peserta tender dan memastikan bahwa informasi tersebut tidak bocor, tidak tertukar, dan
tidak dimanipulasi untuk kepentingan peserta tender tertentu. Tempat dan waktu
pembukaan tender yang dihadiri seluruh peserta tender harus disepakati dan dapat
diterima. Hal ini dapat mengurangi risiko kebocoran dan manipulasi kerahasiaan tender.

Evaluasi penawaran adalah tahapan paling sensitif dalam proses tender. Jika tahap ini
tidak dikelola dengan baik dan penuh kehati-hatian, dapat terjadi distorsi informasi
yang pada akhirnya hanya menguntungkan pemasok tertentu. Berbagai antisipasi harus
diambil untuk memastikan bahwa evaluasi telah berjalan secara adil dan benar. Prinsip
dasar: nilai uang, keadilan dan kejujuran, transaparansi, serta tidak memihak harus
tertuang pada semua tahapan dalam proses pengadaan. Nilai evaluasi penawaran adalah
penawar yang paling responsif dengan bobot skor tertinggi. Audit pada tahap ini
menjadi tantangan tersendiri bagi auditor, karena tata kelola pengadaan sebagian besar
berjalan pada tahap ini dan celah-celah kolusi antara pelaksana pengadaan dengan
pemasok/rekanan kemungkinan banyak terjadi pada tahap ini. Menelusuri dengan
cermat dokumen pengadaan dan membandingkannya dengan prosedur (petunjuk
pelaksanaan/teknis) yang menjadi pedomannya, memungkinkan auditor dapt
mendeteksi kecurangan/penyimpangan yang mungkin terjadi.

Audit atas Fungsi Pengadaan Page 13


D. Audit Atas Inspeksi dan Penerimaan Barang/Jasa
Kecurangan masih mungkin bisa terjadi setelah kontrak ditanda tangani. Pengendalian
yang memadai pada tahap ini dapat berakibat pada:
1. Kegagalan dalam memenuhi standar kuantitas dan kualitas atau standar pelaksanaan
lainnya
2. Pengalihan barang untuk dijual kembali atau digunakan secara pribadi oleh pihak
tertentu
3. Adanya praktik pemberian gratifikasi
4. Pemalsuan kualitas atau sertifikat standar
5. Penyajian faktur yang lebih besar atau kecil

E. Audit atas Pembayaran dan Pelaporan


Pembayaran dan pelaporan adlah tahap terakhir dalam proses pengadaan. Tahapan ini
menyangkut penyelesaian kewajiban organisasi kepada pihak pemasok dan
pertangguangjwaban komita pengadaan atas tuas,wewenang,dan tanggung jawab yang
diberikan kepadanya.
Kewajiban terakhir panitia pengadaan adalah pembuatan laporan pengadaan, yang
melaporkan pelaksanaan pengadaan,kemampuan memperoleh barang/jasa sesuai
spesifikasi yang telah ditentukan dan besarnya dana yang terserap untuk pengadaan
tersebut.

Audit atas Fungsi Pengadaan Page 14