ADMINISTRASI KONTRAK PADA SUATU PROYEK

KONSTRUKSI

ABSTRAK
Kontrak adalah suatu perjanjian yang dibuat oleh para pihak secara tertulis
sebagai media perikatan dan alat bukti bagi pihak yang berkepentingan. Di dalam
pasal 1 ayat (5) Undang-undang Nomor 18 tahun 1999 tentang Jasa Konstruksi
menyebutkan bahwa Kontrak Kerja Konstruksi adalah keseluruhan dokumen yang
mengatur hubungan hukum antara pengguna jasa dan penyedia jasa dalam
penyelenggaraan pekerjaan konstruksi. Administrasi kontrak adalah tentang
mengelola detail bisnis dan hubungan kelembagaan. Setiap statement dan klausul
di kontrak dibuat berdasarkan aturan, regulasi, dan prosedur yang berlaku. Proses
konstruksi tidak bisa berlanjut tanpa adanya hitam di atas putih
(permintaan/perjanjian tertulis). Proses administrasi kontrak dimulai saat meeting
awal-awal antara owner, konsultan, dan kontraktor. Agenda utamanya adalah
membahas kondisi, persyaratan, dan spesifikasi dari pekerjaan proyek yang akan
dilakukan.
Kata kunci: Kontrak, Kontrak Kerja Konstruksi, Administrasi kontrak.
 BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Kontrak kerja konstruksi merupakan suatu perjanjian untuk melaksanakan
suatu pembangunan dengan persyaratan tertentu yang dibuat oleh pihak pertama
sebagai pemilik bangunan dengan pihak kedua sebagai pelaksana pembangunan.
Kontrak kerja konstruksi adalah suatu dokumen kontrak yang mengatur hubungan
hukum antara pengguna jasa dan penyedia jasa mengenai pelaksanaan pekerjaan
konstruksi. Pekerjaan konstruksi yang dimaksud disini seperti pembangunan jalan
raya, jembatan, pondasi, dermaga, bandara, dan sebagainya.
Administrasi kontrak kerja konstruksi yang dilakukan oleh pihak pengguna
jasa dan pihak penyedia jasa bisa dikatakan sah karena adanya kesepakatan dari
kedua belah pihak. Kesepakatan adalah pernyataan yang dikatakan antara para
pihak. Kesepakatan yang dibuat dalam kontrak kerja konstruksi akan
menimbulkan akibat hukum, akibat hukumnya adalah timbulnya hak dan
kewajiban masing-masing pihak. Apabila didalam suatu pelaksanaan kontrak
kerja konstruksi ada hak dan kewajiban yang tidak bisa terpenuhi oleh salah satu
pihak, maka bisa dikatakan salah satu pihak tersebut telah melakukan wanprestasi
dan akan dimintai pertanggungjawaban atas kesalahan yang telah diperbuatnya

1.2. Maksud
Maksud dari administrasi kontrak pada proyek konstruksi ini adalah agar
dalam pekerjaan proyek tersebut mampu menyiapkan semua dukungan yang
dibutuhkan dalam menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang timbul dalam
penyelenggaraan kontrak terutama terkait dengan pengarsipan dokumen kegiatan
pengawasan, usulan perubahan kontrak dari kontraktor serta klaim-klaim
kontraktor dan pihak lain.

1.3. Tujuan
Tujuan dari administrasi kontrak ini adalah agar sasaran proyek yakni
penyelesaian proyek secara tepat waktu, mutu, biaya serta tertib administrasi yang
menjadi persyaratan hasil pelaksanaan tugas pengawas proyek dapat dicapai.
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Landasan Teori
Administrasi kontrak adalah tentang mengelola detail bisnis dan hubungan
kelembagaan. Setiap statement dan klausul di kontrak dibuat berdasarkan aturan,
regulasi, dan prosedur yang berlaku. Proses konstruksi tidak bisa berlanjut tanpa
adanya hitam di atas putih (permintaan/perjanjian tertulis). Proses administrasi
kontrak dimulai saat meeting awal-awal antara owner, konsultan, dan kontraktor.
Agenda utamanya adalah membahas kondisi, persyaratan, dan spesifikasi dari
pekerjaan proyek yang akan dilakukan.
Administrasi kontrak yang harus diselenggarakan oleh pengawas
pelaksanaan pekerjaan proyek kontruksi merupakan kegiatan-kegiatan
pengumpulan, penyusunan, penataan, pengelolaan, dan penyimpanan dokumen
pengawasan dalam rangka mendukung tugas-tugas pengawasannya.
Administrasi kontrak dalam rangka penyelenggaraan pengawasan pekerjaan
konstruksi pada dasarnya adalah bagian dari penyelenggaraan administrasi proyek
yang dilakukan oleh pihak proyek.
Pengawas sebagai wakil dari direksi pekerjaan yang secara langsung
mengawasi pekerjaan kontraktor di samping harus melaksanakan administrasi
dalam rangaka pelaksanaan pengawasan juga harus mengawasi pelaksanaan
penyelenggaraan administrasi pelaksanaan yeng diselenggarakan oleh kontraktor
yang terkait dengan peneyelnggaraan administrasi sesuai dengan ketentuan
dokumen kontrak.
Penyelenggaraan administrasi kontrak tersebut dimulai saat
diselenggarakannya persiapan rapat persiapan pelaksanaan (pre-construction
meeting), selama pelaksanaan konstruksi, dan samapai dengan penyerahan akhir
pekerjaan (kalau kontrak menentukan demikian).
 BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Penyiapan Dokumen Administrasi

3.1.1. Rangkuman Kegiatan Pengawasan

Sesuai ketentuan syarat-syarat kontrak, konsultan pengawas atau disebut
direksi teknis sebagai wakil dari direksi pekerjaan di lapangan melakukan tugas
mengawasi dan memeriksa pelaksanaan pekerjaan kontraktor. Tugas-tugas
konsultan pengawas secara rinci diatur dalam dokumen kontrak dan kerangka
acuan kerja kontrak antara konsultan pengawas dengan pengguna jasa. Secara
khusus terkait dengan tugas mengawasi pekerjaan kontraktor, uraian tugas
tersebut termuat dalam ketentuan syarat-syarat kontrak dan spesifikasi teknis
pekerjaan jembatan.

A. Tugas Pengawas Sesuai Dengan Kerangka Acuan Kerja Kontrak

Pengawasan
Secara umum tugas konsultan pengawas sebagaimana tercantum dalam
kerangka acuan kerja (KAK) kontrak pengawasan adalah menjalankan sebagian
tugas direksi pekerjaan yakni:
 Mengawasi mutu hasil pekerjaan;
 Mengawasi kuantitas pekerjaan;
 Mengawasi metode pelaksanaan pekerjaan.

B. Tugas Pengawas Sesuai Dengan Syarat-Syarat Kontrak Pelaksanaan

Sesuai ketentuan syarat-syarat kontrak pelaksanaan pekerjaan konstruksi,
tugas konsultan pengawas/engineer’s representative/direksi teknis adalah
mewakili pengguna jasa/direksi pekerjaan/engineer dalam mengawasi
pelaksanaan pekerjaan kontraktor.

3.1.2. Arsip Kegiatan Pengawasan

Sesuai tugas-tugas pengawasan sebagaimana diuraikan dii atas, konsultan
pengawas menyelenggarakan pengarsipan kegiatannya sebagai berikut:
 1. Rapat persiapan pelaksanaan.
2. Pemeriksaan lapangan bersama.
3. Persetujuan usulan program mutu.
4. Persetujuan usulan gambar kerja
5. Persetujuan kemajuan hasil pekerjaan
6. Penetapan sertifikat bulanan dan persetujuan tagihan untuk pembayaran
hasil pekerjaan
7. Penilaian terhadap usulan biaya dan perpanjangan waktu pelaksanaan dari
kontraktor
8. Pemeriksaan pekerjaan kontraktor
9. Penerimaan pemberitahuan kerja di luar jam kerja normal dari kontraktor
10. Penerimaan peringatan dini dari kontraktor
11. Pembahasan upaya-upaya untuk menghindari atau mengurangi akibat dari
kejadian atau keadaan atau peristiwa dalam peringatan dini
12. Pembahasan dalam rapat pelaksanaan pekerjaan
13. Pemeriksaan laporan-laporan harian, mingguan dan bulanan kontraktor
14. Pembuatan laporan bulanan pengawasan;
15. Pemeriksaan penyesuaian harga
16. Pelaksanaan serah terima pekerjaan.
17. Pemeriksaan gambar pelaksanaan

3.2. Usulan Perubahan Kontrak

Pada pelaksanaan kontrak pekerjaan jalan dan jembatan hampir selalu
terjadi perubahan kontrak atau lebih dikenal adendum. Adendum kontrak bisa
disebabkan adanya perpanjangan waktu atau bisa juga disebabkan oleh adanya
pengurangan nilai kontrak atau karena penambahan nilai kontrak sebagai akibat
adanya revisi disain. Faktor-faktor yang penting dalam mengajukan suatu proses
perubahan kontrak adalah:
a. Apa yang menjadi alasan utama sehingga Addendum perlu diadakan
b. Apa uraian pekerjaan atau subyek apa yang akan dijadikan (pokok)
persoalan sehingga terjadi suatu perubahan pada kontrak yang sedang
berjalan
 c. Apa kajian terhadap usulan perubahan tersebut dapat memenuhi kelayakan
teknis maupun biaya
Ketiga pertanyaan tersebut di atas merupakan suatu keharusan yang perlu
dibahas dan dikembangkan untuk dapat dipertanggungjawabkan dalam kelayakan
teknis maupun biaya. Yang perlu diperhatikan dalam proses pengajuan perubahan
(adendum) adalah prosedur pembuktian.
Apabila terdapat perbedaan antara kondisi lapangan pada saat pelaksanaan
pekerjaan dengan spesifikasi teknis dan gambar yang ditetapkan dalam dokumen
kontrak, maka pengguna jasa bersama penyedia jasa dapat melakukan perubahan
kontrak yang meliputi antara lain:

a. Menambah atau mengurangi kuantitas pekerjaan yang tercantum dalam

dokumen kontrak

b. Menambah atau mengurangi jenis pekerjaan/mata pembayaran

c. Mengubah spesifikasi teknis dan gambar pekerjaan sesuai dengan

kebutuhan lapangan

3.2.1. Rekomendasi Usulan Perubahan Waktu

Pengendalian jadwal pelaksanaan dimaksudkan untuk memantau dan
membandingkan antara rencana penyelesaian pekerjaan dengan hasil pencapaian
yang telah dilaksanakan. Apabila terjadi penyimpangan maka harus dicari
penyebabnya dan solusi pemecahan masalah agar dapat kembali sesuai dengan
rencana kerja semula. Untuk melakukan pengendalian ini digunakan tolok ukur
yakni Jadwal rencana kerja yang telah disusun antara lain berupa bagan balok,
kurva “S”, diagram vektor atau critical path method.
Terdapat dua jenis usulan yang dapat dilakukan pada rekomendasi usulan
perubahan waktu, yaitu:
1. Usulan Percepatan Waktu Pelaksanaan
2. Usulan Perpanjangan Waktu Pelaksanaan

3.2.2. Rekomendasi Usulan Perubahan Biaya

Rekomendasi usulan perubahan biaya diberikan sebagai berikut:
  Apabila terdapat perbedaan yang signifikan antara kondisi lapangan pada
saat pelaksanaan dengan spesifikasi teknis dan gambar yang ditentukan
dalam dokumen kontrak, maka pengguna jasa bersama penyedia jasa dapat
melakukan perubahan kontrak yang meliputi antara lain:
- Menambah atau mengurangi kuantitas pekerjaan yang tercantum dalam
kontrak;
- Menambah atau mengurangi jenis pekerjaan/mata pembayaran;
- Mengubah spesifikasi teknis dan gambar pekerjaan sesuai dengan
kebutuhan lapangan.
 Pekerjaan tambah tidak boleh melebihi 10% (sepuluh persen) dari nilai
harga yang tercantum dalam kontrak awal.
 Perintah perubahan pekerjaan dibuat oleh pengguna jasa secara tertulis
kepada kontraktor, ditindaklanjuti dengan negosiasi teknis dan harga
dengan tetap mengacu pada ketentuan yang tercantum dalam kontrak.
 Hasil negosiasi dituangkan dalam berita acara sebagai dasar penyusunan
amandemen kontrak.
 Apabila diminta oleh pengguna jasa, kontraktor wajib mengajukan usulan
biaya untuk melaksanakan perintah perubahan.
 Direksi teknis wajib menilai usulan biaya tersebut selambat-lambatnya
dalam waktu 7 (tujuh) hari.

3.3. Penyiapan Justifikasi Teknis

Usulan perubahan biaya atau waktu pada umumnya diakibatkan oleh
adanya pekerjaan tambah/kurang yang diperlukan di lapangan. Kebutuhan
pekerjaan tambah/kurang dituangkan dalam bentuk perubahan perkiraan kuantitas
setiap mata pembayaran maupun perubahan jadwal waktu pelaksaannya (apabila
diperlukan). Perubahan-perubahan jenis atau kuantitas pekerjaan dalam proyek
pembangunan jembatan baru atau penggantian jembatan dapat berupa:
 Revisi terhadap rancangan bangunan bawah dan/atau bangunan atas yang
terdapat dalam dokumen lelang untuk pekerjaan pembangunan jembatan
dan/atau penggantian jembatan.
 Revisi detil struktur dan jenis pondasi.
  Revisi detil dimensi bangunan bawah jembatan dan elevasi struktur
bangunan tersebut
 Revisi detil bangunan atas jembatan, tipe jembatan.dan/atau dimensi
panjang atau lebar jembatan.
BAB IV
KESIMPULAN
Kontrak adalah suatu perjanjian yang dibuat oleh para pihak secara tertulis
sebagai media perikatan dan alat bukti bagi pihak yang berkepentingan.
Kontrak kerja konstruksi merupakan suatu perjanjian untuk melaksanakan
suatu pembangunan dengan persyaratan tertentu yang dibuat oleh pihak pertama
sebagai pemilik bangunan dengan pihak kedua sebagai pelaksana pembangunan.
Administrasi kontrak sebagai bagian dari administrasi proyek, merupakan
bagian penting dari kegiatan proyek dalam rangka pengawasan pelaksanaan
pekerjaan. Dalam rangka pengendalian proyek, maka diperlukan standar prosedur
administrasi yang sama dan dapat diikuti oleh semua lini jabatan terkait, baik
dalam jajaran lingkungan penyedia jasa maupun pengguna jasa.
Kegiatan administrasi kontrak yang harus dilaksanakan pengawas
pekerjaan pada suatu proyek konstruksi mencakup penyiapan dokumen
administrasi, pemeriksaan dan pemberian rekomendasi atas usulan perubahan
kontrak, dan pemeriksaan serta pemberian rekomendasi atas klaim-klaim
kontraktor dan pihak lain.
 DAFTAR PUSTAKA

Asyianto, Ir., MBA. IPM, Manajemen Produksi Untuk Jasa Konstruksi, PT,
Pradnya Paramita, Jakarta, 2005

Ervianto, Wulfram I, Manajemen Proyek Konstruksi, Penerbit Andi, Yogaykarta,

2002.
Modul SEBC-06: Administrasi Kontrak