A.

Perencanaan Operasional
Perencanaan menyediakan kepada individu maupun unit pekerja berupa panduan yang jelas
untuk diikuti dalam kegiatan mereka di masa mendatang. (Thomas Bateman dan Scott A.
Snell. 2008) Perencanaan dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu perencanaan tujuan
dasar organisasi (perencanaan strategis) dan perencanaan operasional. Perencanaan
strategis adalah bentuk perencanaan jangka  panjang atau jangka menengah yang dilakukan
untuk menentukan tujuan dan sasaran strategis organisasi. Sedangkan perencanaan
operasional adalah  penjabaran dari perencanaan strategis dalam jangka pendek yang
umumnya memuat target dan kegiatan yang akan dilaksanakan selama satu tahun. (I Gusti
Agung Rai. 2008). Perencanaan operasional menurut A.F.Al - Assaf (2001) lebih spesifik dan
lebih detail dalam desain, proses dan kegiatannya.
Menurut Alison, perencanaan operasional adalah konversi tujuan strategis menjadi eksekusi
terkelola. Perencanaan operasional meliputi perencanaan yang detail untuk setiap dan
semua kegiatan yang akan dilakukan selama menerapkan sebagian atau seluruh mutu
layanan. Dalam tahap perencanaan ini, individu yang berwenang secara aktif memprediksi
alokasi sumber daya yang tepat, berbagai keperluan pelatihan, partisipasi pegawai, serta
jenis dan jumlah proyek yang akan dilakukan, semuanya merupakan prediksi untuk tahap
intervensi. Tahap perencanaan ini membutuhkan lebih banyak waktu dan detail
dibandingkan tahap perencanaan strategis.
Peran operational plan dalam proses bisnis adalah memberi gambaran jelas kepada seluruh
pelaku bisnis yang terlibat tentang informasi dari proses bisnis tersebut. Informasi dapat
berupa kondisi suatu proses bisnis, sumberdaya, tujuan, tanggung jawab tiap orang yang
terlibat, dan langkah-langkah yang diambil. Hal tersebut sangatlah penting, sebab jika
dijalankan tanpa perencanaan, sebuah proses bisnis dapat tidak mengenai sasaran atau
bahkan gagal ditengah jalan.
Operational plan umumnya dikerjakan oleh pihak management dengan level yang lebih
rendah dan ditujukkan untuk jangka waktu tertentu yang lebih singkat, dan ditujukkan
untuk mendukung strategic plan agar berhasil. Operatoional plan biasanya dibuat untuk
waktu satu tahun, misalnya langkah apa saja yang harus dilakukan untuk meningkatkan
pendapatan pada tahun pertama, tahun kedua, dan seterusnya. 
B. Bentuk Perencanaan Operasional
Rencana  operasional  memberikan  deskripsi  tentang  bagaimana  rencana strategis 
dilaksanakan.  Rencana  operasional  terdiri  dari  atas  rencana  sekali pakai dan rencana
tetap.

1)  Rencana sekali pakai (single use plan).

Rencana  sekali  pakai  dikembangkan  untuk  mencapai  tujuan  tertentu  dan ditinggalkan 
manakala  tujuan  tersebut  telah  dicapai  Rencana  sekali  pakai merupakan arah tindakan
yang mungkin tidak akan terulang dalam bentuk yang sama di masa yang akan datang.
Bentuk utama rencana sekali pakai, antara lain :

a)  Program (Programs).

Program  mencakup  serangkaian  aktivitas  yang  relatif  luas.  Program merupakan 

rencana  sekali  pakai  untuk  serangkaian  kegaiatan  yang besar. Program dapat meliputi
tujuan, langkah-langkah yang diperlukan untuk  mencapai  tujuan  tersebut,  kebijakan, 
prosedur,  dan  aturan.

Suatu program menjelaskan :

1)  Langkah-langkah  utama  yang  diperlukan  untuk  mencapai  suatu tujuan.
2)  Unit atau anggota yang bertanggung jawab untuk setiap langkah.
3)  Urutan serta pengaturan waktu setiap langkah.

b)  Proyek (Project).

Proyek  adalah  bagian  program  yang  lebih  kecil  dan  mandiri.  Selain proyek  memiliki 
cakupan  terbatas  dan  petunjuk  yang  jelas  mengenai tugas  dan  waktu.  Setiap  proyek 
akan  menjadi  tanggung  jawab  setiap individu yang ditunjuk dan diberi sumber daya
spesifik dan dalam batas waktu  tertentu.  Sebagai  contoh  perusahaan  mempunyai 
program pembuatan  gudang  baru.  Proyek  pendukungnya  adalah  penetapan layout
gudang dan penarikan tenaga kerja.

c)  Anggaran (Budget).

Anggaran adalah pernyataan tentang  sumber daya keuangan  (financial resource)  yang 
disediakan  untuk  kegiatan  tertentu  dalam  waktu tertentu  pula.  Anggaran  terutama 
merupakan  alat  untuk mengendalikan  aktivitas  suatu  organisasi.  Oleh  karena  itu, 
anggaran merupakan  komponen  penting  dari  setiap  program  dan  proyek. Anggaran 
mendeskripsikan  pendapatan  dan  biaya.  Dengan  demikian, anggaran  menentukan 
target  aktivitas  seperti  hasil  penjualan,  biaya tiap  bagian,  atau  investasi  baru.  Dalam 
anggaran  biasanya  dinyatakan dalam  bentuk  angka-angka.  Angka-angka  tersebut 
mungkin  dalam satuan unit fisik, dan unit satuan moneter.
2)  Rencana tetap (standing plan).
 Rencana  tetap  merupakan  pendekatan  yang  sudah  dilakukan  untuk menangani  situasi 
yang  terjadi  berulang  (repetitive)  dan  dapat diperkirakan. Bentuk utama rencana tetap
antara lain sebagai berikut :

a)  Kebijakan (policy).

Kebijakan  adalah  suatu  pedoman  umum  dalam  pengambilan keputusan.  Kebijakan 

menentukan  apakah  keputusan  dapat  diambil atau  tidak  dapat  diambil.  Misalnya 
dalam  masalah  sumber  daya manusia  kebijakan  meliputi  penyewaan  pegawai, 
pemecatan  pegawai, dan  pemberhentian  sementara  (layoffs).  Kebijakan  disebabkan  hal-
hal berikut :
1)  Kebijakan tersebut akan meningkatkan efektivitas organisasi.
2)  Harapan  bahwa  beberapa  aspek  organisasi  dapat  mencerminkan nilai pribadi mereka.
3)  Perlu menghilangkan adanya konradiksi atau kekacauan yang terjadi pada  hierarki  yang 
lebih  rendah  dalam  organisasi  yang bersangkutan.
b)  Prosedur standar (standar procedure).
Implementasi  kebijakan  dilakukan  melalui  garis  pedoman  lebih detail yang  disebut  prosedur 
standar  atau  metode  standar.  Suatu prosedur memberikan  seperangkat  petunjuk  detail  untuk 
melaksanakan urutan tindakan yang sering atau biasa terjadi.

c)  Peraturan (rules).

Peraturan  adalah  pernyataan  bahwa  suatu  tindakan  harus  dilakukan atau tidak
boleh dilakukan dalam situasi tertentu. Peraturan merupakan rencana  tetap  yang  paling 
jelas  dan  bukan  merupakan  pedoman pemikiran atau pengambilan keputusan.
Rencana kegiatan operasional adalah cara spesifik yang akan ditempuh untuk
mencapai sasaran kegiatan. Rencana kegiatan ini dapat memiliki bentuk sebagai berikut:
1.  Rangkaian sasaran yang lebih spesifik dengan jangka waktu yang lebih pendek.
2.  Rangkaian kegiatan yang saling terkait akibat dipilihnya suatu alternatif intervensi.
3. Rencana kegiatan operasional memiliki jangka waktu spesifik, kebutuhan sumber daya yang
spesifik dan akontabilitas untuk setiap tahapannya.
Secara umum rencana kegiatan operasional mengandung unsur –unsur :
1.  Tahapan atau rencana kegiatan spesifik yang harus dilakukan.
2.  Adanya orang yang bertanggung jawab agar setiap tahap atau tindakan dapat diselesaikan
dengan baik.
3.  Jadwal untuk menjalankan setiap tahapan atau tindakan
4.  Sumber daya yang perlu dialokasikan agar tahapan atau tindakan tersebut dapat diselesaikan
dengan baik
5. Adanya mekanisme umpan balik untuk memantau setiap tahapan atau tindakan.
C. Langkah-langkah dalam perencanaan operasional
Perencanaan operasional adalah perencanaan yang memusatkan perhatiannya pada
operasi sekarang (jangka pendek) dan terutama berkenaan dengan tujuan mencapai
efisiensi.
Dalam melakukan perencanaan operasional maka diperlukan langkah-langkah tertentu.
Langkah-langkah tersebut merupakan prosedur yang harus diikuti dalam setiap melakukan
perencanaan, sebab tanpa prosedur tersebut maka kurang sempurna perencanaan
tersebut. Langkah-langkah itu adalah sebagai berikut :
Langkah 1: Menetapkan tujuan
Sering sebuah organisasi mempunyai banyak tujuan, maka harus memilih diantara
banyak tujuan tersebut, tujuan dapat dirumuskan sesuai dengan maksud misi dan sasaran
yang dikehendaki. Tentu dengan mempertimbangkan sumber daya yang dimiliki, tujuan
yang besar akan sukar dapat dicapai dengan sumber daya yang sangat terbatas, maka harus
menetapkan tujuan yang terbaik bagi organisasi.
Langkah 2: Memahami atau merumuskan keadaan saat ini
Rencana adalah menyangkut kegiatan dimasa yang akan datang, apa yang dapat
dilakukan dimasa yang akan datang sangat ditentukan pula keadaan atau posisi organisasi
pada saat ini. Oleh karena itu organisasi harus mengetahui, memahami dan kemudian
merumuskan posisinya saat ini. Untuk keperluan itu diperlukan data dan informasi yang
relevan dengan tujuan organisasi.
Langkah 3: Mengidentifikasikan Kemudahan dan Hambatan
Organisasi harus melakukan identifikasi dan inventarisasi faktor-faktor kemudahan
dan hambatan dalam usaha pencapaian tujuan. Dengan mengetahui kemudahan-
kemudahan, organisasi akan dapat memanfaat-kannya peluang tersebut sebaik-baiknya.
Sebaliknya dengan mengetahui kemungkinan hambatan, maka organisasi sedini mungkin
sudah mempersiapkan untuk menanggulanginya atau mengantisipasinya yang akan
dirumuskan dan kemudian dirumuskan pada berbagai kegiatan untuk mencapai tujuan.
Menurut Louis A. Allen perencanaan terdiri dari kegiatan-kegiatan :
1.      Meramalkan, memperkirakan waktu yang akan datang.
2.      Menetapkan maksud tujuan (objects) sebagai: hasil akhir yang diharapkan:
menentukan tujuan atau sasaran (goals/target).
3.      Mengarahkan (programming), menetapkan urutan dari kegiatan-kegiatan yang
diperlukan: langkah-langkah yang akan diambil menurut prioritas pelaksananya.
4.      Menyusun tata waktu (schedulling), menetapkan urutan waktu yang tepat agar
tindakan yang dilakukan dapat berhasil baik.
5.      Menyusun anggaran belanja (budgeting), yaitu mengalokasikan sumber-sumber yang
tersedia, dinyatakan dalam istilah-istilah keuangan.
6.      Memperkembangkan prosedur-prosedur, membuat standar.