Bahasa Dalam Menulis

Bahasa merupakan hal yang sangat penting dalam menulis bisnis baik bahasa percakapan
profesional maupun bahasa tulisan yang baik. Sebagai contoh apabila Anda menulis memo
atau surel yang ditujukan kepada rekan kerja seringkali menggunakan bahasa percakapan
tetapi profesional. Sementara apabila Anda menulis surat bisnis, maka Anda akan
menggunakan bahasa tulisan yang baik dan sopan sesuai dengan kaidah bahasa yang
digunakan.

Bahasa Percakapan Tetapi Profesional

Walaupun sebagian besar surel, memo, surat, maupun laporan disampaikan dengan bahasa
percakapan (tidak termasuk slang), tetapi tidak membuat isinya menjadi kasual (santai,
sederhana dan tidak profesional). Nada percakapan tujuannya agar ada kehangatan dalam
berkomunikasi dan juga memunculkan keakraban (friendly). Hindari kalimat panjang dan
kompleks serta gunakan ucapan yang-familier. Berikut adalah contoh penggunaan bahasa
formal dan percakapan.

Bahasa Formal Bahasa Percakapan

 Atas perhatian Bapak kami  Terima kasih atas perhatian Bapak.

mengucapkan terima kasih.
 Bersama ini kami memberitahukan  Diberitahukan bahwa rapat akan
bahwa rapat akan dilaksanakan pada dimulai pada jam 09.00 tepat
jam 09.00 tepat
 Sesuai instruksi lisan anda, kami akan
 Kami telah mengkredit rekening Anda
segera mengambil langkah untuk
sebesar $250
menyelidiki masalah tagihan anda.
 Untuk Anda ketahui bahwa cek telah
 Sesuai permintaan Anda saya akan
Anda terima dan rekening Anda telah
segera meneliti tagihan Anda.
dikredit, dalam jumlah yang telah
disepakati.
Bahasa Negatif Bahasa Positif

 Anda salah memberikan nomor kartu  Kami akan mengirim pesanan Anda
kredit Anda, sehingga kami tidak bisa segera setelah menerima nomor kartu
menyiapkan pesanan Anda kredit Anda
 Masalah ini tidak bisa diatasi tanpa  Dengan bantuan top manajemen,
bantuan top manajemen masalah ini dapat diatasi
 Anda tidak boleh parkir di Blok H  Anda boleh parkir di Blok H mulai
sampai tanggal 1 Maret tanggal 1 Maret

Bahasa dengan Pesan Tersembunyi (Makna Tersirat)

Beberapa kata dan ungkapan (kalimat) memiliki makna yang negatif dan tidak enak didengar.
Kata-kata tersebut dapat menyiratkan pesan tertentu yang tidak diinginkan penulis (pengirim
pesan). Berpikirlah ulang sebelum menggunakan ungkapan negatif berikut ini.

Contoh

Bahasa negatif: Pesan tersembunyi:

 Anda mengabaikan  Anda tidak kompeten

 Anda menyatakan bahwa  Tetapi saya tidak percaya Anda
 Anda lalai pada  Itu kemungkinan tidak benar
 Anda menuntut bahwa  Saya baik-baik saja
 Anda salah  Anda tidak begitu cerdas

Bahasa negatif: Pesan tersembunyi:

 Anda tidak mengerti  Kesalahan Anda

 Keterlambatan Anda  Anda tidak efisien dan kompeten
 Anda lupa pada

Bahasa Inklusif (Khusus)

Penulis yang tepat dan tegas akan berusaha untuk menggunakan kata-kata yang lebih inklusif
dibanding eksklusif. Beberapa kata disebut sebagai sexist sebab menandakan perempuan
(female)Contoh penggunaan kata ganti maskulin (he dan his) di kalimat berikut dalam bahasa
Inggris.

a. Iika seorang dokter diperlukan, ia (laki-laki) akan dipanggil.

b. Tiap rumah harus membaca polis asuransinya (laki-laki) secara teliti.

Ini terjadi karena penulis mengetahui jenis kelamin, bila tidak mengetahui, maka kata
ganti maskulinlah yang digunakan untuk mengindikasi laki-laki dan perempuan.

Bahasa inklusif biasanya juga digunakan dalam bidang khusus, seperti bidang
komputer, kedokteran, farmasi, ekonomi, dan sebagainya.

Contoh Bahasa Indonesia

perolehan laba kenaikan laba, lonjakan laba

memerlukan memori yang besar butuh 32 Mb RAM

untuk berpikir mengenai mengidentifikasi, menganalisis, menyelidiki

USB yang besar USB 5 MB

Hindari ini Gunakan yang ini

 Suatu perusahaan menggunakan teknik  Avon mengunakan teknik penjualan

Penjualan personal tatap muka
 Tiap-tiap mahasiswa berada di  Semua mahasiswa berada di kampusnya
kampusnya
 Have you called a salesman?  Have you called a salesperson?

Kalimat ini menciptakan nada percakapan dan membangun ide Anda secara positif.

Contoh

Kita tidak dapat memberikan pesananmu Pesananmu akan dikirim pada tanggal 1
dari gudang kita sampai tanggal 1 Juni Juni

Kami telah memberi kesempatan yang Saya senang atas kedatanganmu ke staf
sangat menyenangkan atas kedatangan ke saya
staf saya
Bahasa yang sederhana (plain languages)

Bahasa yang sederhana adalah sebagai berikut,

 Bahasa resmi yang memasyarakat

 Bahasa baku yang digunakan masyarakat umum
 Bahasa yang dipahami oleh seluruh lapisan masyarakat
 Bahasa standar yang bebas dialek dan slang
 Bahasa yang aktif, kalimat pendek dan sederhana (kurang dari 15 kata)
 Hindari pernyataan pribadi yang mengesankan (mengagumkan,dahsyat)
 waspadai penggunaan bahasa Inggris dengan idiom yang tidak bisa diterjemahkan secara
harfiah (burn in the midnight oil, under the weather)

Kalimat sederhana

Kalimat yang hanya memiliki sebuah subjek dan sebuah predikat, walaupun seringkali
dilengkapi objek, baik secara langsung maupun tidak langsung.

Contoh:

 Saya membeli buku komunikasi bisnis di toko buku Gramedia kemarin.

 Andi mengirim pesanan buku ke konsumen.

Kalimat majemuk

Kalimat yang berisi dua atau lebih klausa independen (klausa yang dapat berdiri sendiri atau
mempunyai pengertian yang utuh) dan tidak mempunyai klausa dependen (klausa yang tidak
dapat berdiri sendiri, sehingga tidak memiliki pengertian yang utuh). Suatu kalimat majemuk
dihubungkan dengan kata penghubung: dan, tetapi, atau.

Contoh:

 Adik membeli buku dan kakak membeli printer.

 Omset penjualan meningkat 10% tetapi keuntungan perusahaan menurun 15%.

Kalimat kompleks

Kalimat yang berisi klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagai anak
kalimat.

Contoh:

 Meskipun gaji tidak naik, para pegawai bekerja sebagaimana mestinya.

 Oleh karena tuntutan kenaikan gaji tidak dihiraukan oleh majikan, karyawan melakukan
unjuk rasa ke gedung DPR.
Hindari federalisme, birokrasi, dan bahasa yang terlalu hiperbolis.

Contoh:

Perusahaan kami telah menaruh perhatian kepada perekrutan calon karyawan yang
mempunyai kualifikasi lebih baik. Untuk alasan itu Dewan Manajemen telah mengumpulkan
informasi mengenai program magang untuk mahasiswa. Setelah penyelidikan yang memadai
kami memutuskan memulai sebuah program percobaan yang akan dimulai musim gugur nanti
(birokrasi).

Gunakan bahasa ini:

Dewan manajemen telah memutuskan untuk memulai sebuah program percobaan magang
pada musim gugur nanti (sederhana).

Bahasa yang lugas (menggunakan kata yang lazim)

Bahasa yang lugas adalah sederhana, bersahaja, langsung pada permasalahan ,dengan
pemakaian bahasa yang padat, hemat namun mengandung makna yang lengkap, dan jelas.
Contoh kata:

Tidak lazim Lazim

 Setara  Sama
 Interogasi  Pernyataan
 Berakhir  Selesai

Kata-kata yang familier

Hindari kalimat panjang, sulit, dan kata yang tidak dikenal umum, serta lazim dan tidak
bermakna ganda.

Kata kurang familier: Alternatif sederhana:

 Encounter (menghadapi)  Meet (bertemu)

 Extrapolate (memperhitungkan)  Project (memperkirakan)
 Obligatory (wajib)  Required (harus)
 Terminate (berakhir)  End (selesai)
 Konseptualisasi  ide

Cara dan teknologi yang mendukung dalam menulis bisnis

Seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan telekomunikasi, banyak cara yang
memudahkan dalam menulis bisnis. Beberapa yang dapat mendukung dalam menulis bisnis
adalah sebagai berikut.
 Teknologi yang dapat mengalahkan hambatan penulisan.
 Mudah dalam menggarisbawahi dan merancang ide Anda serta menyusunnya secara
logis.
 Meningkatkan ketepatan dan ketelitian.
 Merancang dan memproduksi dokumen secara profesional.
 Mengumpulkan informasi elektronik melalui Internet, CD-ROM, data online, dan lain-
lain.
 Menambah grafik untuk penekanan.
 Menggunakan software kolaborasi untuk penulisan secara kelompok.