Anda di halaman 1dari 16

TUGAS

TEKNOLOGI INDUSTRI PAKAN

NAMA : MUTAMMIMATUL ADIAN

NIM : B1D017216

KELAS : 6B2

UNIVERSITAS MATARAM

FAKULTAS PETERNAKAN

2020
1. Terangkan pengertian Gudang dan Pergudangan !
Jawab
gudang atau pergudangan adalah suatu tempat penyimpanan yang berfungsi untuk
menyimpan persediaan sebelum diproses lebih lanjut. Pengadaan gudang dalam suatu
perusahaan menandakan bahwa hasil produksi dari perusahaan tersebut cukup besar
sehingga arus keluar masuk dan stok penyimpanan barang harus dikendalikan. Oleh
karena itu, gudang merupakan solusi dalam penanganan secara efektif dan efisien dalam
perencanaan kesediaan hasil produksi sebuah perusahaan. Warehouse merupakan tempat
penyimpanan barang, baik bahan baku yang akan digunakan dalam proses manufaktur,
maupun barang jadi yang siap dikirimkan. Sedangkan kegiatan pergudangan
(warehousing) tidak hanya kegiatan penyimpanan barang saja melainkan proses
penanganan barang mulai dari penerimaan barang, pencatatan, penyimpanan, pemilihan,
penyortiran pemberian label sampai dengan proses pengiriman barang (Meyers and
Stephens, 2000). Menurut Mulcahy (1994), gudang adalah suatu fungsi penyimpanan
berbagai macam jenis produk yang memiliki unit penyimpanan dalam jumlah yang besar
maupun yang kecil dalam jangka waktu saat produk dihasilkan oleh pabrik (penjual) dan
saat produk dibutuhkan oleh pelanggan atau stasiun kerja dalam fasilitas produksi. Fungsi
utama pada gudang menurut Warman (2004), adalah sebagai tempat penyimpanan bahan
mentah (raw material), barang setengah jadi (intermediate goods), maupun tempat
penyimpanan produk yang telah jadi (final goods). Selain itu, gudang juga menjadi
tempat penampungan barang yang akan dikirim atau barang yang baru datang.
Menurut Tompkins et al (2003), fungsi gudang adalah sebagai berikut:
a. Receiving Suatu aktivitas yang meliputi kegiatan penerimaan semua material yang
telah dipesan untuk disimpan dalam gudang, penjaminan terhadap kualitas maupun
kuantitas barang sesuai dengan pesanan, serta pengalokasian atau pembagian barang
untuk disimpan atau dikirim lagi.
b. Inspection and quality control Perpanjangan dari proses receiving dan dilakukan ketika
suppliers tidak konsisten terhadap kualitas atau produk yang dibeli sulit diatur dan harus
diperiksa tiap langkah dalam proses.
c. Repackaging Kegiatan memecah produk yang diterima dalam jumlah atau ukuran yang
besar dari supplier kemudian dikemas dalam satuan yang lebih kecil atau
menggabungkan beberapa produk dalam bentuk kit. Pelabelan ulang dilakukan ketika
produk diterima tanpa tanda yang mudah dibaca oleh sistem atau manusia untuk tujuan
identifikasi.
d. Putaway Merupakan kegiatan memindahkan dan menempatkan barang pada tempat
penyimpanan.
e. Storage Merupakan suatu keadaan dimana barang menunggu untuk diambil sesuai
dengan permintaan.
f. Order picking Merupakan proses pemindahan barang dari gudang sesuai dengan
permintaan. Hal ini merupakan layanan dasar warehouse untuk customer dan merupakan
fungsi utama dari dasar desain warehouse.
g. Postponement Dapat dilakukan sebagai langkah yang dapat dipilih setelah proses
pengambilan barang. Seperti pada proses repackaging, barang sejenis atau campuran
dikemas untuk memudahkan penggunaan.
h. Sortation Merupakan kegiatan memilah barang sesuai dengan pesanan masingmasing
dan akumulasi pendistribusian dari berbagai pesanan.
i. Packing and shipping Aktivitas yang meliputi kegiatan pengecekan kelengkapan sesuai
dengan pesanan, pengepakan barang sesuai dengan shipping container yang tepat,
menyiapkan dokumen pengiriman, pengakumulasian pesanan dan penempatan muatan ke
dalam truk.
j. Cross-docking Pengeluaran tanda terima dari receiving dock langsung ke shipping
dock.
k. Replenishing Merupakan kegiatan pengisian kembali lokasi pengambilan utama di
gudang.

2. Tulis dan jelaskan proses-proses yang berkaitan dengan mekanisme pergudangan !


Jawab

Mekanisme pergudangan meliputi proses sebagai berikut:


1.      Penerimaaan
Penerimaan merupakan proses penyerahan dan penerimaan logistik dan peralatan
di gudang. Dalam proses penyerahan dan penerimaan ini dilakukan:
a.       Pendataan jumlah dan mutu logistik dan peralatan harus sesuai dengan
ketentuan yang berlaku/layak untuk diberikan kepada korban bencana.
b.      Pencatatan administratif sebagai dokumen yang dapat dipertanggung jawabkan
oleh petugas yang bersangkutan.
2.      Penyimpanan
Penyimpanan merupakan proses kegiatan penyimpanan logistik dan peralatan di
gudang dengan cara menempatkan logistik dan peralatan yang diterima:
a.       Penempatan sesuai dengan denah.
b.      Aman dari pencurian.
c.       Aman dari gangguan fisik.
d.      Aman dari pencemaran secara kimiawi dan biologi yang dapat merusak kualitas
dan kuantitas.
e.       Aman dari kebakaran.
f.       Penataan sesuai dengan standar pergudangan.
3.      Pemeliharaan
Pemeliharaan merupakan kegiatan perawatan logistik dan peralatan agar kondisi
tetap terjamin dan siap pakai untuk dipergunakan dalam penanggulangan bencana
secara efektif dan efisien dan akuntabel, melalui prinsip:
a.       5R = Ringkas, Rapih, Resik (bersih), Rawat, Rajin (secara terus-menerus).
b.      First In First Out (FIFO) yaitu logistik dan peralatan yang pertama masuk
adalah yang pertama harus keluar.
c.       First Expired Date First Out (FEFO) yaitu logistik dan peralatan yang pertama
kadaluwarsa harus yang pertama keluar untuk didistribusikan. Dalam penyusunan
logistik dan peralatan yang punya masa kedaluwarsanya lebih awal atau yang
diterima lebih awal harus digunakan lebih awal sebab logistik dan peralatan yang
datang lebih awal biasanya juga diproduksi lebih awal dan umurnya relatif lebih
tua dan masa kadaluwarsanya mungkin lebih awal.
d.      Logistik dan peralatan disusun di atas pallet secara rapih dan teratur, sesuai
dengan ketentuan.
4.      Pendistribusian
Pendistribusian merupakan proses kegiatan pengeluaran dan penyaluran logistik
dan peralatan dari gudang untuk diserahkan kepada yang berhak, melalui suatu
proses serah terima yang dapat dipertanggung jawabkan, disertai dengan bukti
serah terima. Hal ini dilakukan berdasarkan permintaan sesuai dengan kebutuhan
penanggulangan bencana.
5.      Pengendalian
Pengendalian merupakan proses kegiatan pengawasan atas pergerakan masuk
keluarnya logistik dan peralatan dari dan ke gudang agar persediaan dan
penempatan dapat diketahui secara cepat, tepat dan akurat serta akuntabel.
Pengendalian dilaksanakan dengan menggunakan formulir dala lampiran.
1.      Penghapusan
Penghapusan merupakan rangkaian kegiatan pemusnahan logistik dan peralatan
dalam rangka pembebasan barang milik/kekayaan negara dari tanggung jawab
berdasarkan peraturan perundangan-undangan yang berlaku.
Tujuan penghapusan adalah sebagai berikut :
·         Penghapusan merupakan bentuk pertanggung jawaban administrasi petugas
terhadap logistik dan peralatan yang dikelola, yang sudah ditetapkan untuk
dihapuskan/ dimusnahkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
·         Menghindari pembiayaan (biaya penyimpanan, pemeliharaan, penjagaan dan
lain-lain) atau barang yang sudah tidak layak untuk dipelihara.
·         Menjaga keselamatan agar terhindar dari pencemaran lingkungan.

Kegiatan Penghapusan adalah sebagai berikut :


o   Membuat daftar logistik dan peralatan yang akan dihapuskan beserta alasan-
alasannya.
o   Pisahkan logistik dan peralatan yang kadaluwarsa/ rusak pada tempat tertentu
sampai pelaksanaan pemusnahan.
o   Melaporkan kepada atasan mengenai logistik dan peralatan yang akan dihapuskan.
o   Membentuk panitia pencelaan dan penghapusan logistik dan peralatan melalui
Surat Keputusan dari pejabat yang berwenang.
o   Membuat berita acara hasil pencelaan dan penghapusan logistik
o   dan peralatan yang akan dihapuskan.
o   Melaporkan hasil pencelaan dan penghapusan kepada pejabat yang berwenang.
o   Melaksanakan penghapusan dan pemusnahan setelah ada keputusan dari pejabat
yang berwenang.
3. Tulis dan jelaskan jenis gudang berdasarkan bentuk fisik !
Jawab

Macam-Macam Gudang

Dilihat dari bentuk fisiknya dibedakan menjadi :

a    Gudang tertutup

Gudang yang letaknya dalam sebuah bangunan tertutup, tidak bergerak, tidak
untuk lalu lintas barang dan digunakan untuk menyimpanan barang.

b    Gudang terbuka

�    Gudang terbuka tidak diolah


Berupa suatu lapangan terbuka yang permukaanya hanya diratakan tanpa diperkeras.

�    Gudang terbuka diolah

Berupa lapangan terbuka yang sudah diratakan dan diperkeras yang


diperuntukkanbagi logistic yang tidak cepat terpengaruh oleh cuaca.

c    Gudang semi tertutup

Banguanan yang beratap tanpa dinding-dinding ujung yang lengkap, dan


diperuntukkan untuk menyimpan logistic yang memerlukan pertukaran udara maksimum
serta tidak memerlukan perlindungan lengkap tanpa udara.Selain dilihat dari bentuk fisik
bangunan, juga bisa dibedakan berdasarkan fungsinya. Misalnya gudang operasional,
gudang perlengkapan, gudang pemberangkatan dan gudang musiman. Secara lebih
spesifik, gudang dapat dibedakan atas dasar barang-barang yang disimpan di dalamnya.
Berdasarkan pembedaaan ini dapat kita kenal adanya gudang alat tulis, alat medis, BBM,
tenun, alat rumah tangga, teknik maupun gudang rosokan.

4. Tulis dan jelaskan beberapa pedoman yang diperlukan untuk merancang dan
melaksanakan penataan ruang gudang logistic!

Jawab

Tata Ruang Gudang

Perencanaan Tata Ruang Gudang merupakan kegiatan pemikiran dan penetapan


segmen-segmen ruangan di dalam gudang serta pengaturan logistik di dalam ruang
tersebut. Sehubungan dengan hal ini, ada beberapa asas tata ruanng gudang yang harus
diperhatikan, dan beberapa asas tata ruang gudang tersebut adalah sebagai berikut.

1.    Asas Jarak Terpendek

Ruangan seyogyanya bisa dipergunakan sebaik mungkin sehinggan pelaksanaan


kegiatan pengaturan barang dalam gudang dapat melewati jarak yang sependek mungkin.

2.    Asas mengalirnya Kegiatan

Pelaksanaan kegiatan pengaturan barang diusahakan dengan urutan yang teratur


dari satu tempat ke tempat yang lain dengan berurutan, aik dengan metode FIFO (First In
First Out) yaitu pengaturan barang yang lebih dahulu masuk gudang, harus dikeluarkan
pada urutan pertama pula atau metode LIFO (Last In Fisrt Out) yakni pengaturan barang
yang terakhir masuk dalam gudang tetapi pertama kali dikeluarkan dari gudang.

3.    Asas Memudahkan Pengawasan


Penataan ruang haruslah dapat membantu mempermudah pengawasan atas
pelaksanaan pengaturan barang.

4.    Asas Fleksibelitas Ruangan

Penataan barang dalam gudang diusahakan sedemikian rupa sehingga bila ada
gangguan ruangan akan mudah disesuaikan dengan kebutuhan.

5.    Asas Kemudahan Berhubungan dengan Luar

Pada penataan barang-barang yang frekuensinya sering dipakai seyogyanya


diletakkan di tempat yang langsung berhubungan dengan pihak luar.

Di samping harus memperhatikan beberapa asas tata ruang tersebut, untuk melancang dan
melaksanakan penataan ruang gudang, penting memperhatikan beberapa pedoman yang
meliputi berikut ini

1.    Hendaknya dalam ruang gudang ada ruang/tempat untuk melakukan pengecekan
barang masuk. ruang ini berfugsi untuk memeriksa dan mengecek barang yang akan
dimasukkan ke dalam gudang. Dengan demikian. secara fisik maupun administratif
barang-barang yang dimasukkan ke dalam gudang dapat dipertanggungjawabkan.

2.    Hendaknya di dalam ruang gudang disediakan ruang tata usaha untuk melakukan
kegiatan-kegiatan administratif penggudangan guna menjamin ketertiban administratif,
penyediaan peranti pengawasan barang dalam gudang dan keamanan barang.

3.    Hendaknya di dalam ruang gudang disediakan ruang untuk menampung barang-
barang yang segera digunakan maupun sering digunakan/diminta oleh unit kerja.
keberadaan ruang sangat penting karena selain untuk menjaga keamanan barang, juga
bisa mendukung kecepatan dalam pelayanan permintaan barang kepada unit-unit kerja
yang membutuhkan. Kecepatan dalam pelayanan permintaan barang kepada unit-unit
kerja yang membutuhkan penting dilakukan karena ada kecenderungan bahwa apabila
petugas gudang tidak cepat dalam memberikan pelayanan, pihak-pihak yang
membutuhkan barang kemudian berusahan dan akan mengambil sendiri terhadap barang
yang dibutuhkan sehingga hal ini akan memberikan peluang dan kemungkinan
banyaknya kehilangan barang.

4.    Hendaknya di dalam ruangan gudang disediakan ruang lalu lintas barang yang
cukup, baik untuk pemasukan barang maupun pengeluaran barang guna menjamin
kelancaran pemasukan dan pengeluaran barang. Hal ini disebabkan sering ada
kecenderungan yang keliru, yaitu memasukkan barang kedalam gudang sebanyak-
banyaknya tanpa memperhitungkan pentingnya kelancaran lalu lintas barang guna
mempercepat pemasukan dan pengeluaran.

5.    Hendaknya ruang gudang ada ruang untuk pengecekan barang keluar. Ruang ini
berfungsi untuk memeriksa dan mengecek barang yang akan dikeluarkan dari gudang
karena adanya permintaan dari unit kerja. Sebagaimana fungsi ruang cek barang masuk,
ruang cek barang keluar ini dimaksudkan guna menjamin pengeluaran logistik baik
secara fisik maupun administrasi dapat dipertanggungjawabkan. Adapun penempatan
ruang cek barang keluar, bisa berdekatan dengan ruang cek barang masuk ataupun
terpisah, dengan mempertimbangkan frekuensi mutasi logistik.

Denah, Sarana dan Kemanan Gudang

Denah gudang

Untuk memudahkan dalam penerimaan, penyimpanan, penyusunan,


pemeliharaan, pencarian, pendistribusian dan pengawasan logistik dan peralatan, maka
diperlukan pengaturan tata letak ruang gudang dengan baik. Faktor-faktor yang perlu
dipertimbangkan dalam merancang tata letak gudang adalah sebagai berikut:

1)    Untuk kemudahan bergerak, gudang jangan disekat-sekat, kecuali jika diperlukan.
Perhatikan posisi dinding dan pintu untuk mempermudah gerakan.

2)    Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran logistik dan peralatan, tata letak
ruang gudang perlu memiliki lorong dapat ditata berdasarkan sistem:

a. Arus garis lurus

b. Arus huruf U

c. Arus huruf L

3)    Pengaturan sirkulasi udara: salah satu faktor penting dalam merancang gudang
adalah adanya sirkulasi udara yang cukup didalam ruangan, termasuk pengaturan
kelembaban udara dan pengaturan pencahayaan.

4)    Penggunaan rak dan pallet yang tepat dapat meningkatkan sirkulasi udara,
perlindungan terhadap banjir, serangan hama, kelembaban dan efisiensi penanganan.

5)    Penyimpanan khusus

 Obat, Vaksin dan serum memerlukan tempat khusus seperti lemari pendingin
khusus (cold chain) dan harus dilindungi dari kemungkinan putusnya aliran
listrik.

 Bahan kimia harus disimpan dalam bangunan khusus yang terpisah dari gudang
induk.

 Peralatan besar/ alat berat memerlukan tempat khusus yang cukup untuk
penyimpanan dan pemeliharaannya.
Sarana Gudang

Penyediaan peralatan sarana dalam mendukung manajemen pergudangan yang baik,


bertujuan untuk mendukung kelancaran penerimaan dan pengeluaran barang sehingga
setiap saat mudah dimobilisasi dan didistribusikan bila terjadi bencana. Adapun sarana
yang sebaiknya tersedia adalah sebagai berikut:

1.    Gedung/bangunan gudang

2.    Pembangkit Listrik atau lainnya

3.    Alat angkutan/transportasi: kendaraan roda dua, roda empat, forklift dan lainnya

4.    Alat dokumentasi administrasi: komputer dan printer, brankas, lemari arsip dan
lainnya

5.    Alat komunikasi: telepon, facsimile dan lainnya.

6.    Alat pengatur suhu : termometer, exhaus van

7.    Sarana Administrasi Logistik dan Peralatan:

a.    Buku Induk

b.    Kartu Stok

c.    Buku Harian Penerimaan Barang

d.    Buku Harian Pengeluaran Barang

e.    Surat bukti barang masuk (SBBM)

f.    Surat bukti barang keluar (SBBK)

g.    Alat tulis kantor (ATK)

h.    Petugas pengelola

Keamanan gudang

Untuk menjaga keamanan dan keselamatan logistik dan peralatan di gudang perlu
diperhatikan hal-hal sebagai berikut:
1. Lokasi Pergudangan diupayakan secara historis aman dari bencana (misalnya aman
dari gempa, banjir, tanah longsor).

2. Pencegahan Kebakaran

a. Dihindari penumpukan bahan-bahan yang mudah terbakar.

b. Dipasang alat alarm kebakaran.

c. Alat pemadam kebakaran harus diletakkan pada tempat yang mudah

dijangkau dan dalam jumlah yang cukup. Contoh: tersedianya bak

pasir, tabung pemadam kebakaran, hidran, karung goni, galah

berpengait besi.

3. Keamanan Gudang

a. Dipagar keliling

b. Alat pemantau keamanan seperti : alarm atau kamera CCTV

c. Petugas keamanan

Administrasi Pergudangan

Untuk menjaga keamanan logistik dan kelangsungan kerja organisasi maka dalam
kegiatan penggudangan logistik penting dilakukan administrasi penggudangan secara
tertib dan benar. Hal ini disebabkan administrasi penggudangan dapat dijadikan
instrumen pengawasan dan pengendalian di dalam penglolaan penggudangan di setiap
organisasi.

Dengan adanya sistem administrasi penggudangan yang benar, keberadaan


logistik setiap saat dapat dicek, baik berkaitan dengan nama, jenis, spesifikasi, jumlah,
mutasi, bukti-bukti pemasukan dan pengeluaran logistik, jumlah persediaan, maupun nilai
logistik yang ada di gudang.

Dengan demikian, adanya pengelolaan administrasi penggudangan yang baik


dalam setiap organisasi akan dapat mengurangi, bahkan bahkan dapat menghapus bentuk
penyelewengan penglolaan logistik ataupun hilangnya logistik.

Disamping itu, dengan adanya pengelolaan admintrasi penggudangan yang benar


dalam setiap organisasi akan mendukung ketepatan dalam melakukan perencanaan dan
pelaksanaan pengadaan logistik. Hal ini disebabkan dapat dipentaunya tingkat pemakaian
logistik tertentu dan jumlah persediaan yang ada.
Bagi petugas gudang, administrasi penggudangan juga dapat digunakan sebagai
alat pertangjawaban dalam pengelolaan penggudangan yang dibebankan kepadanya.
Sehubungan dengan administrasi penggudangan logistik tersebut, yang penting dalam
kegiatan penggudangan harus ada Buku Penerimaan Gudang, Buku Pengeluaran Gudang,
Kartu Persediaan/Stock, Bon permintaan Barang, dan Surat Penyerahan Barang. Masing-
masing buku tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut.

1.    Buku penerimaan Gudang

Buku penerimaan Gudang merupakan buku yang terdiri dari lembaran-lembaran


yang memuat informasi berkaitan dengan penerimaan logistik yang meliputi jenis dan
spesifikasi logistik, tanggal penerimaan, jumlah, nilai logistik yang meliputi harga per
satuan dan jumlah total, dan asal barang.

Setiap tejadi pemasukan logistik ke dalam gudang harus segera dilakukan


pencatatan pemasukan logistik ke dalam Buku Penerimaan Gudang, disamping harus
pula melakukan pengisian pemasukan pada Kartu persediaan Barang (Kartu Stok)
sehingga pentingnya dapat diketahui jumlah persediaan logistik jemin dan spesifikasi
logistik tertentu.

Disamping itu, setiap terjadi pencatatan pemasukan logistik ke dalam Buku


Penerimaan Gudang harus diikuti bukti-bukti penerimaan barang (antara lain berupa nota,
faktur, kwitansi, atau bukti yang lain, misalnya Surat penyerahan Barang dari Unit
Pembelian). Setiap bukti pemasukan logistik harus dibubuhi nomor(sebagai nomor kode
bukti masuk) sesuai urutan kronologis, yang kemudian nomor kode bukti masuk ini
dituliskan pada kolom nomor kode bukti masuk dalam Buku penerimaan Gudang
maupun Kartu Persediaan. penggunaan nomor kode bukti masuk ini dimasukkan untuk
mempermudah pengecekan maupun pengawasan logistik.

2.    Buku Pengeluaran Gudang

Buku pengeluaran Gudang merupakan buku yang terdiri atas lembaran-lembaran


yang memuat informasi berkaitan dengan pengeluaran logistik yang meliputi jenis dan
spesifikasi logistik, tanggal pengeluaran, jumlah pengeluaran logistik, dan penerima
logistik.

Setiap terjadi pengeluaran logistik dari gudang harus segera dilakukan pencatatan
pengeluaran logistik ke dalam buku pengeluaran gudang, disamping harus pula
melakukan pengisian pengeluaran pada kartu barang sehingga nantinya dapat diketahui
jumlah persediaan logistik jenis logistik tertentu.

Buku pengeluaran gudang harus diikuti bukti-bukti pengeluaran barang yang


dapat berupa surat atau bon gudang. Disamping itu setiap bukti pengeluaran logistik
harus dihubungi nomor (sebagai nomor kode bukti keluar) sesuai urutan kronologis, yang
kemudian nomor kode bukti keluar ini dituliskan pada kolom nomor kode bukti keluar
dalam buku pengeluaran gudang maupun kartu persediaan. Penggunaan nomor kode
bukti keluar ini dimasudkan untuk mempermudah pengecekan maupun pengawasan
logistik.

3.    Kartu Persediaan/stock

Kartu persediaan barang merupakan formulir/lembaran untuk mencatat


perubahan-perubahan jumlah persediaan logistik karena adanya pemasukan dan
pengeluaran logistik. Adapun informasi yang harus tertuang dan tertulis dalam kartu
persediaan logistik. meliputi jenis dan spesifikasi logistik, tanggal
pemasukan/pengeluaran logistik, kode nomor surat bukti pemasukan/pengeluaran,
asal/tujuan logistik, jumlah pemasukan/pengeluaran, dan jumlah sisa (persediaan
logistik).

Dalam kegiatan pengelolaan administrasi penggudangan, kartu persediaan barang


dalam bentuk kartu barang ini dibuat rangkap dua, satu untuk arsip dan yang satu untuk
kartu gantung(kartu yang digantungkan pada kelompok jenis barang tertentu di mana
barang tersebut ditempatkan/disimpan sehingga hal ini akan mempermudah dalam
pengecekan logistik, terutama pengecekan terhadap jumlah persediaan logistik.

4.    Bon Permintaan Barang

Bon permintaan barang merupakan lembaran/formulis permintaan logistik dari


setiap unit kerja dalam organisasi berkaitan dengan jenis spesifikasi logistik serta jumlah
logistik yang ditujukan kepada bagian gudang. Bon permintaan barang sering pula
disebut dengan beberapa istilah, antara lain surat permintaan pengadaan barang, surat
permintaan pembelian, bon gudang ataupun dengan istilah yang lain.

5.    Surat penyerahan barang

Surat penyerahan barang atau sering pula disebut bon pengeluaran barang
merupakan surat bukti pengeluaran/penyerahan barang dengan jenis dan spesifikasi
tertentu serta jumlah tertentu oleh bagian gudang kepada unit kerja tertentu pada waktu
tertentu. penyerahan barang kepada unit kerja bisa dilakukan apabila telah dievaluasi oleh
beberapa pihak yang berkewajiban dan berhak mengambil keputusan untuk bisa atau
tidaknya barang tersebut untuk diberikan/diserahkan kepada unit kerja tertentu dengan
mempertimbangkan berbagai kepentingan. Sehubungan dengan hal itu, surat penyerahan
barang baru dinyatakan  sah apabila ditandai oleh: (1) yang menyetujui, (2), yang
menyerahkan, dan (3) yang menerima barang.

Sebagaimana telah dijelaskan pada bahasan mengenai siklus pembelian, sering


kali lembar/formulir permintaan barang. Hal ini dilakukan untuk mendukung efisiensi
kerja, terutama bagi unit penyalur atau unit gudang. Dengan demikian, apabila suatu
organisasi menerapkan cara ini, formulir penyerahan barang tidak dibuat secara khusus.

2.7 Monitoring dan Evaluasi Gudang


Dalam rangka pengendalian persediaan logistik dan peralatan yang dibutuhkan
disaat terjadi bencana perlu dilakukan pembinaan pengelolaan dan penggunaan logistik
dan peralatan secara berkesinambungan, melalui Pemantauan, Supervisi dan Evaluasi.

a.    Pemantauan

Yaitu melakukan pengamatan berkala terhadap pelaksanaan pengelolaan dan


penggunaan logistik dan peralatan untuk melihat keberhasilan pelaksanaan kegiatan
dalam pencapaian tujuan yang ditetapkan.

b.    Supervisi

Yaitu melakukan pengamatan sekaligus bimbingan untuk perbaikan serta


peningkatan pelaksanaan pengelolaan logistik dan peralatan. Supervisi pengelolaan
logistik dan peralatan merupakan upaya untuk meningkatkan produktifitas sumber daya
manusia agar misi, kebijaksanaan, tujuan atau sasaran yang telah ditetapkan dapat dicapai
secara optimal untuk memperbaiki dan meningkatkan pelaksanaan kegiatan pengelolaan
logistic dan peralatan serta pergudangan.

c.    Evaluasi

Yaitu serangkaian prosedur untuk menilai suatu program, kegiatan untuk


memperoleh informasi tentang keberhasilan pencapaian tujuan, aktifitas, hasil dan
dampak serta biayanya yang dilakukan dengan membandingkan antara kenyataan dengan
standar atau yang diharapkan.

5. Tulis dan jelaskan faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam merancang tata letak
gudang !.

Jawab

Tata Letak Gudang

Perancangan tata letak didefinisikan sebagai perancangan tata letak pabrik sebagai
perencanaan dan integrasi aliran komponen-komponen suatu produk untuk mendapatkan
interelasi yang paling efektif dan efisien antar operator, peralatan, dan proses
transformasi material dari bagian penerimaan sampai ke bagian pengiriman produk
(Apple, 1990).

Menurut Heizer et al (2009), tata letak gudang adalah sebuah desain yang mencoba
meminimalkan biaya total dengan mencari paduan yang terbaik antara luas ruang dan
penanganan bahan. Tujuan tata letak gudang (warehouse layout) adalah untuk
menemukan titik optimal diantara biaya penanganan bahan dan biaya-biaya yang
berkaitan dengan luas ruang dalam gudang. sebagai konsekuensinya, tugas manajemen
adalah memaksimalkan penggunaan setiap kotak dalam gudang yaitu memanfaatkan
volume penuhnya sambil mempertahankan biaya penanganan bahan yang rendah. biaya
penanganan bahan adalah biaya-biaya yang berkaitan dengan transportasi barang masuk,
penyimpanan, dan transportasi bahan yang keluar untuk dimasukkan dalam gudang.
Biaya ini meliputi peralatan, orang, bahan, pengawasan, asuransi, dan penyusutan. Tata
letak gudang yang efektif juga meminimalkan kerusakan bahan dalam gudang (Heizer et
al, 2009).

Meyers dan Stephens (2000), memberikan dua kriteria yang penting untuk tata letak
gudang. Dua kriteria tersebut adalah sebagai berikut:

1. Fixed Location Semua produk ditempatkan pada lokasi yang tetap sehingga pekerja
dapat menemukan produk yang dimaksud secara cepat.

2. Small Amount of Everything Menyimpan sebagian kecil dari keseluruhan produk di


tempat yang tetap, sehingga pekerja dapat melalui semua produk dalam jarak yang dekat.
Menurut Tompkins et al (2003), terdapat beberapa faktor utama yang perlu
dipertimbangkan dalam penentuan lokasi penyimpanan, yaitu:

1. Faktor Material

a. Prinsip Popularity Prinsip ini adalah prinsip pengelompokan produk atau material
berdasarkan frekuensi perputaran suatu material. Kecepatan ferkuensi perputaran suatu
material dibedakan menjadi perputaran cepat (fast moving), perputaran sedang (medium
moving) dan perputaran lambat (slow moving). Penempatan material yang mempunyai
tingkat rasio kuantitas perputaran tertinggi.

b. Prinsip Similarity Dalam prinsip ini biasanya pengelompokan suatu material


berdasarkan material yang diterima dan dikirim bersamaan ditempatkan berdekatan.

c. Prinsip Size Adalah prinsip pengelompokan material berdasarkan atas ukuran, dalam
hal ini dimensi material dan kuantitas material. Penempatan material yang sulit untuk
dipindahkan juga menjadi pertimbangan untuk ditempatkan pada lokasi yang strategis
sehingga mudah untuk dipindahkan dan biaya perpindahannya relatif ringan.

d. Prinsip Characteristic Merupakan suatu bentuk pengelompokan material berdasarkan


karakteristik dari material yang akan disimpan. Beberapa karakteristik material penting
yang perlu dipertimbangkan antara lain:

1) Material yang mudah kadaluarsa Material yang mudah kadaluarsa atau membusuk
membutuhkan kontrol lingkungan yang baik dan teratur.

2) Material yang mudah hancur dan bentuk tak biasa Material dengan bentuk tak biasa
terkadang menimbulkan perpindahan penting dan masalah pergudangan. Jika beberapa
material disatukan, open space harus diterapkan pada gudang. Jika material tersebut
hancur ketika kelembaban tinggi, ukuran penyimpanan tiap unit dan metode pergudangan
harus sesuai.
3) Material yang berbahaya Berbagai material seperti cat, pernis, propane dan bahan
kimia yang mudah terbakar harus diletakkan terpisah. Kode keamanan harus dicek dan
wajib diikuti dengan tanda material mudah terbakar atau meledak.

4) Material yang berharga Beberapa macam material yang mempunyai nilai tinggi dan
atau berukuran kecil biasanya menjadi target pencurian. Material seperti ini harus
mendapatkan perlindungan khusus di sekitar lokasi penyimpanan.

5) Material yang sensitif Beberapa bahan kimia tidak berbahaya jika disimpan secara
terpisah, tetapi mudah menguap jika bersinggungan dengan bahan kimia lain. Beberapa
material tidak membutuhkan gudang khusus, tetapi mudah terkontaminasi jika
bersinggungan dengan material lain.

2. Faktor Ruang Perencanaan ruang meliputi penentuan kebutuhan ruang untuk material
yang disimpan dalam gudang. Setelah mempertimbangkan faktor material, perencanaan
ruang harus memaksimalkan kegunaan ruang dan juga menyediakan pelayanan yang
dibutuhkan. Beberapa faktor perlu dipertimbangkan saat perencanaan ruang antara lain:

a. Space conservation

Dengan memaksimalkan lokasi penyimpanan, akan meningkatkan fleksibilitas dan


kapabilitas dari penanganan material dengan penerimaan yang besar.

b. Space limitation Pengunaan ruang akan dibatasi oleh tiang penopang, sprinkler dan
tinggi langitlangit, muatan tiap lantai, tonggak dan kolom lajur, dan tinggi tumpukan
material yang aman.

c. Accessibility Tekanan yang berlebih pada penggunaan ruang dapat menunjukkan akses
material yang buruk. Ruang warehouse harus memenuhi tujuan spesifik untuk akses
material. Gang sebagai jalan utama seharusnya lurus dan harus menuju pintu dengan
tujuan untuk memperbaiki pergerakan dan mengurangi waktu tempuh. Gang seharusnya
cukup lebar untuk mendukung aktivitas pergudangan yang efisien, tetapi bukan
pemborosan ruang.

d. Ordeliness Inti dari prinsip keteraturan adalah fakta bahwa “warehouse keeping” yang
baik dimulai dari housekeeping dalam pikiran. Aisle (gang) seharusnya ditandai dengan
baik menggunakan aisle tape atau cat. Sebaliknya material yang letaknya melanggar
ruang gang dan akses ke material akan berkurang. Ruang kosong di dalam area gudang
harus dihindarkan dan harus dikoreksi dimana hal itu mungkin terjadi. Selain itu, tata
letak gudang yang baik juga harus mengadaptasi asas-asas efektifitas kerja, efisiensi,
produktifitas dan keselamatan kerja agar produk yang tersimpan memenuhi standar yang
ditetapkan. Prinsip yang diadaptasikan dalam melaksanakan asas tersebut adalah MESH
System (Osada, 2011). Dinyatakan pula bahwa MESH System (Management,
Environment, Safety, and Health System) sebagai wujud kesadaran akan pentingnya
keadaan lingkungan kerja, kesehatan dan keselamatan kerja. Salah satu cara
mengimplementasikan MESH System dengan melakukan penerapan housekeeping
management dari Jepang, yaitu 5S yang terdiri dari Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan
Shitsuke. 5S diartikan ke dalam bahasa Indonesia menjadi 5R yaitu Ringkas, Rapi, Resik,
Rawat dan Rajin. Sistem Housekeeping diterapkan karena terjadi ketidak teraturan
penempatan tools di tempat kerja, khususnya departemen produksi. Program 5R
diharapkan menghilangkan pemborosan yang ada dapat diminimalkan sehingga terjadi
peningkatan produktifitas dan efektivitas dari perusahaan. Jahja (2009), mengatakan
bahwa metode 5R merupakan tahap untuk mengatur kondisi tempat kerja yang
berdampak terhadap efektifitas kerja, efisiensi, produktifitas dan keselamatan kerja. Salah
satu cara menciptakan suasana kerja yang nyaman adalah perusahaan menerapkan sikap
kerja 5R.

Anda mungkin juga menyukai