Catatan Tambahan

1. Mengaktifkan & Menonaktifkan Pembaruan Jumlah Stok Pada Suatu Barang Ketika Transaksi

Terdapat beberapa karakteristik “produk” yg biasa dijumpai di suatu toko, yaitu:

a. Barang, yaitu “produk” yg memiliki jumlah stok. Berdasarkan pengukuran jumlah stok, maka barang terbagi
menjadi 2 jenis:
i. “Barang berstok terukur”, yaitu barang yg jumlah stoknya dapat dihitung secara tepat (tdk lebih dan tdk
kurang). Contohnya:
- Beras karung. Jika saat ini jumlah stok ialah 10 karung, lalu terjual 3 karung, maka sisanya adalah
tepat 7 karung.
- Kain rol. Jika saat ini jumlah stok ialah 10 rol, lalu terjual 3 rol, maka sisanya adalah tepat 7 rol.
ii. “Barang berstok tidak terukur”, yaitu barang yg jumlah stoknya tidak dapat dihitung secara tepat, tetapi
hanya berupa kisaran. Contohnya:
- Beras literan. Jika saat ini jumlah stok ialah ±10 liter, lalu terjual ±3 liter, maka sisanya adalah ±7 liter.
- Kain meteran. Jika saat ini jumlah stok ialah ±10 meter, lalu terjual ±3 meter, maka sisanya adalah
±7 meter.
b. Jasa, yaitu “produk” yg tidak memiliki jumlah stok; umumnya jasa berupa kegiatan tertentu yg melibatkan
uang. Contohnya:
- Jasa servis/perbaikan barang rusak.
- Jasa pengantaran barang ke rumah pelanggan (biaya transportasi).
Pada aplikasi “MiniMart”, kita dapat menentukan apakah jumlah stok dari suatu barang akan diperbarui
(bertambah atau berkurang secara otomatis) atau tidak diperbarui ketika melakukan suatu transaksi.
“Pengaturan pembaruan stok” terdapat dalam form pembuatan data barang baru dan form pengubahan data
dari suatu barang. Gambarannya:
Untuk menyetel apakah jumlah stok akan otomatis diperbarui atau tidak diperbarui ketika kita melakukan
transaksi, maka cukup tandai atau kosongkan centang pada check box “Perbarui Stok”.
Catatan penting : Jika suatu barang memiliki atribut ‘Mismatch Stok’ yg bernilai aktif, maka jumlah stoknya tidak akan diperbarui
secara otomatis ketika transaksi meskipun atribut ‘Pembaruan Stok’ pada barang tsb bernilai aktif.
“Pengaturan pembaruan stok” bertujuan agar kita dapat memasukkan “produk-produk” sebagaimana yg
disebutkan di atas. Penjelasan lebih lanjut:
- Untuk “barang berstok terukur”, pembaruan stoknya perlu diaktifkan, karena jumlah stoknya dapat ditambah
atau dikurangi secara tepat.
- Untuk “barang berstok tidak terukur”, pembaruan stoknya sebaiknya dinon-aktifkan, karena jumlah stoknya
belum tentu dapat ditambah atau dikurangi secara tepat, sehingga memungkinkan ketidaksesuaian antara
data jumlah stok di komputer dengan kenyataan jumlah stok di toko. Jadi, kita sebaiknya mengabaikan
jumlah stok pada barang-barang yg termasuk dalam jenis “barang berstok tidak terukur” dan melakukan
pengecekan stok secara manual pada jenis barang ini.
- Untuk jasa, pembaruan stoknya perlu dinon-aktifkan, karena tidak memiliki jumlah stok.
Contoh penerapan “pengaturan pembaruan stok” dapat dilihat pada salah satu kasus transaksi berikut:
ooo--------
Data barang sebelum transaksi:
Id Barang Nama Barang Stok Harga Satuan Perbarui Stok {Jenis}
441020304 Beras cap “Wangi” 25 kg, 10 karung, Rp. 200.000,00 Ya {brg stok terukur}
101344340 Minuman Coca-Cola botol 200mL, 30 botol, Rp. 5.000,00 Ya {brg stok terukur}
401030400 Bawang putih kiloan 0 kg, Rp. 11.000,00 Tidak {brg stok tdk terukur}
100 Ongkos antar ke rumah pelanggan, 0 kali, Rp. 10.000,00 Tidak {jasa}
-----------
Jenis transaksi ialah “Penjualan” dan daftar barang (“produk”) keluar:
Id Barang Nama Barang Kuantitas Total Harga Perbarui Stok {Jenis}
441020304 Beras cap “Wangi” 25 kg, 3 karung, Rp. 600.000,00 Ya {brg stok terukur}
101344340 Minuman Coca-Cola botol 200mL, 10 botol, Rp. 50.000,00 Ya {brg stok terukur}
401030400 Bawang putih kiloan 3 kg, Rp. 33.000,00 Tidak {brg stok tdk terukur}
100 Ongkos antar ke rumah pelanggan, 1 kali, Rp. 10.000,00 Tidak {jasa}
-----------
Data barang setelah transaksi:
Id Barang Nama Barang Stok Harga Satuan Perbarui Stok {Jenis}
441020304 Beras cap “Wangi” 25 kg, 7 karung, Rp. 200.000,00 Ya {brg stok terukur}
101344340 Minuman Coca-Cola botol 200mL, 20 botol, Rp. 5.000,00 Ya {brg stok terukur}
401030400 Bawang putih kiloan 0 kg, Rp, 11.000,00 Tidak {brg stok tdk terukur}
100 Ongkos antar ke rumah pelanggan, 0 kali, Rp. 10.000,00 Tidak {jasa}
--------ooo
Pada contoh di atas, dapat dilihat bahwa barang yang pembaruan stoknya diaktifkan mengalami perubahan
jumlah stok setelah transaksi dilakukan, sedangkan barang yang pembaruan stoknya di-non-aktifkan tidak
mengalami perubahan jumlah stok setelah transaksi dilakukan.
2. Jenis Transaksi: Konversi / Mutasi Barang

Pada saat mendefenisikan jenis-jenis transaksi (lihat artikel “Fitur-Fitur - Bab 3-A”), kita boleh
mendefenisikan sebuah jenis transaksi yang bernama “konversi / mutasi barang” (nama jenis transaksinya tidak
harus “konversi / mutasi barang”, kita dapat menamakan dgn penamaan yg lain, yg ditekankan di dalam
penjelasan ini bukan penamaan jenis transaksinya, tetapi lebih ke arah substansi / tujuan mengapa kita perlu
mendefenisikan jenis transaksi ini). Alasan mengapa kita perlu mendefenisikan jenis transaksi ini ialah agar kita
dapat mengelompokkan transaksi-transaksi tertentu ke dalam jenis transaksi ini apabila kita melakukan
transaksi yg berkaitan dgn:
- Pemisahan paket dari suatu jenis barang ke beberapa jenis barang yg lain.
- Penyatuan paket dari beberapa jenis barang ke suatu jenis barang.
- Konversi suatu jenis barang dari satuan tertentu ke satuan yg lain.
Contoh penerapan:
ooo--------
Jenis transaksi ialah “Konversi (Atau Pengubahan) Jenis Barang”.

Daftar barang keluar ialah:

Id Barang Nama Barang Kuantitas Total Harga Perbarui Stok {Jenis}
1010304 Paket 1 pasta + 1 sikat gigi “ABC” 3 paket, Rp. 0 Ya {brg stok terukur}
144340 Susu “Dancow” 100mg, 4 pak, Rp. 0 Ya {brg stok terukur}
4103400 Gelas minum kaca, 4 buah, Rp. 0 Ya {brg stok terukur}
10001111 Buku tulis “XYZ” 1 pak @ 6 pcs, 10 pak, Rp. 0 Ya {brg stok terukur}

Daftar barang masuk ialah:

Id Barang Nama Barang Kuantitas Total Harga Perbarui Stok {Jenis}
304030 Pasta gigi “ABC”, 3 buah, Rp. 0 Ya {brg stok terukur}
303043 Sikat gigi “ABC”, 3 buah, Rp. 0 Ya {brg stok terukur}
403437 Susu “Dancow” 100mg + Gelas kaca 4 paket, Rp. 0 Ya {brg stok terukur}
10001112 Buku tulis “XYZ” 1 pcs, 60 pcs, Rp. 0 Ya {brg stok terukur}
--------ooo
3. Menghapus Data-Data Transaksi Untuk Menjaga Keseimbangan Kapasitas Penampungan
Database

Setiap hari kita pasti melakukan transaksi, oleh karena itu, pastilah data-data transaksi di dalam database
terus menerus bertambah banyak dari hari ke hari. Menumpuknya data-data transaksi di dalam database dapat
menjadikan aplikasi menjadi lambat dan kapasitas backup database ke file nantinya berukuran besar. Untuk
mengatasi masalah ini, maka sebaiknya secara berkala (contohnya sebulan sekali), kita meluangkan waktu
untuk melakukan sirkulasi data di dalam database, di mana data-data transaksi lama yang telah lunas dan
dirasa tidak penting lagi (atau tidak dibutuhkan lagi) dapat dihapus (lihat artikel “Fitur-Fitur - Bab 3-E”).
4. Menangani Produk Yang Memiliki Expire

Penanganan expire adalah suatu hal yang penting bagi kita yang bergelut di dalam bidang usaha
penjualan produk yang memiliki expire, seperti toko kelontong & toko obat. Berikut ini adalah beberapa tips
untuk melakukan penanganan expire di dalam toko :
a. Tidak menyediakan stok barang secara berlebihan.
b. Menyimpan stok barang secara terkategori dan rapi agar memudahkan dalam proses pengecekan expire.
c. Menyusun stok barang pada lokasi penyimpanan stok berdasarkan urutan FEFO (First Expired First Out).
Hal ini bertujuan agar:
- Stok yang paling mendekati tanggal expire dapat terjual terlebih dahulu.
- Memudahkan dalam proses pengecekan expire karena pengecek dapat memperkirakan tanggal expire
secara keseluruhan di suatu lokasi penyimpanan stok hanya dengan mengecek tanggal expire pada stok
yang terletak pada susunan stok yang paling terdepan atau teratas di lokasi penyimpanan stok tersebut.
d. Merancang periode-periode pengecekan expire dan daftar barang-barang yang akan dicek expire-nya pada
masing-masing periode tersebut (caranya dapat dilihat pada file ‘lib \ _Tools \ ManajemenExpire.xls’ yang
terdapat pada seksi “MiniMart_Program”).
e. Buat jadwal pengecekan berdasarkan periode-periode pengecekan expire yang telah dirancang pada ‘poin
d’ (template jadwal pengecekan dapat dilihat pada file ‘lib \ _Tools \ JadwalPengecekan.xls’ yang terdapat
pada seksi “MiniMart_Program”), dan lakukan pengecekan expire mengikuti jadwal pengecekan tersebut.
5. Tips Dalam Melakukan Pelabelan Kode Barang Pada Stok

Berikut ini adalah beberapa tips yg dapat digunakan ketika melakukan pelabelan kode barang pd stok :
- Gunakan kertas stiker (Self-Adhesive Sheet) berukuran A4 (210 x 297 mm) dalam mencetak label. Untuk
memperoleh ukuran kertas A4-Half (105 x 297 mm), cukup membagi 2 kertas A4.

- Gunakan “pinset siku (pinset yang ujungnya / tip-nya bengkok)” untuk mengupas stiker (memisahkan antara
“lapisan atas / stiker” dengan “lapisan bawah / alas”) pada kertas stiker.
- Sebagai pilihan alternatif, kita juga dapat melabeli kode barang pada stok dengan cara menulis tangan kode
barang pada stok barang dengan menggunakan spidol OHP (spidol OHP digunakan untuk menulis di kertas
plastik transparan utk peralatan proyektor OverHead Projection).

- Label barcode hanya dapat dicetak dengan menggunakan printer berjenis “printer laser” dan bukan “printer
inkjet”. Hal ini dikarenakan “printer laser” mampu menghasilkan “hasil cetakan barcode” yang beresolusi
tajam, sedangkan “printer inkjet” menghasilkan “hasil cetakan barcode” yang tidak baik. Perbandingan hasil
cetakan antara “printer inkjet” dan “printer laser” dapat dilihat sebagai berikut :
- Pelabelan barang yang berukuran sangat kecil dapat dilakukan dengan 2 cara sbb:
a. Mengemas ulang barang tersebut ke dalam plastik kemasan dan kemudian melabeli plastik kemasan
dengan kode barang.
b. Membungkus barang tersebut dengan “plastik wrapping / stretch film” (bungkus secara tipis-tipis saja
dengan 1 atau 2 putaran “plastik wrapping”), lalu kemudian tempelkan stiker label kode barang pada
lapisan “plastik wrapping” yang membungkus barang tersebut. Teknik kerjanya dapat disimak sbb:
i. Beli “plastik wrapping” dgn ukuran lebar boleh sembarang, tetapi ukuran panjang diusahakan jangan
yg terlalu panjang (30 meter saja sudah cukup) agar nantinya gulungannya tidak terlalu tebal
sehingga mudah untuk dipotong.

ii. Gepeng-kan gulungan “plastik wrapping” dengan meremas gulungan menggunakan kedua tangan.
iii. Potong gulungan “plastik wrapping” menjadi gulungan-gulungan kecil.
iv. Ambil sebuah gulungan kecil yang telah selesai dipotong, lalu gunakan untuk membungkus
(melapisi) barang. Setelah selesai membungkus barang, maka tempelkan stiker label kode barang
pada lapisan “plastik wrapping” yang membungkus barang tersebut.
6. Tips Untuk Mengetahui Perkembangan Usaha Dari Waktu Ke Waktu

Masyarakat awam pada umumnya menghitung keuntungan dari usaha mereka dengan cara menghitung
laba kotor dari setiap barang yang dijual di tokonya. Namun cara ini salah karena cara ini hanya memperhatikan
sebuah aspek (yaitu kisaran keuntungan dari hasil penjualan) tanpa memperhatikan aspek-aspek pemasukan
dan pengeluaran keuangan yang lainnya.
Adapun cara yang benar untuk menghitung keuntungan dari usaha yang kita geluti ialah dengan
menghitung “perkembangan harta dari waktu ke waktu” (harta dapat berupa uang, barang, maupun inventori-
inventori lainnya). Jika hasil perhitungan “perkembangan harta dari waktu ke waktu” menunjukkan peningkatan,
maka dapat disimpulkan bahwa usaha kita menuai keuntungan, sebaliknya jika hasil perhitungan tersebut
menunjukkan penurunan, maka dapat disimpulkan bahwa usaha kita rugi (walaupun usaha kita terlihat ramai
dan banyak menuai keuntungan, namun mungkin hasil keuntungan dari usaha kita tidak mampu menutupi
besarnya pengeluaran keuangan kita sehingga pada akhirnya hasil perhitungan “perkembangan harta dari
waktu ke waktu” menunjukkan penurunan).
Memang untuk menghitung “perkembangan harta dari waktu ke waktu” tidaklah mudah karena dibutuhkan
pengetahuan akuntansi yang baik. Penulis sendiri tidak memiliki pengetahuan apapun mengenai akuntansi,
namun di sini, penulis mengembangkan sebuah metode sederhana untuk menghitung “perkembangan harta dari
waktu ke waktu” sehingga kita dapat mengetahui perkembangan usaha kita dari waktu ke waktu. Adapun
metode itu dapat disimak di dalam tabel berikut:

–-- Keterangan:
{1} “Saldo Kas” atau sisa uang tunai, diperoleh melalui rumus:
“Saldo Kas” Sebelumnya + ( {6} + {7} ) - ( {9} + {10} )
{2} “Sisa Piutang”, diperoleh melalui rumus:
“Sisa Piutang” Sebelumnya + {8} – {7}
{3} “Sisa Utang”, diperoleh melalui rumus:
“Sisa Utang” Sebelumnya + {11} – {10}
{4} “Potensi Harta Dalam Bentuk Barang”, diperoleh melalui rumus:
Akumulasi ( ( Sisa Stok x Harga Jual ) Dari Masing-Masing Jenis Barang )
{5} “Total Harta”, diperoleh melalui rumus:
{1} + {2} – {3} + {4}
{6} “Trans Tunai” adalah total nilai “transaksi-transaksi pemasukan kas tunai” yang terjadi dalam rentang waktu tertentu.
Contoh jenis transaksi yang termasuk dalam poin ini ialah penjualan barang tunai.
{7} “Pembayaran Piutang” adalah total pembayaran pada “transaksi-transaksi pemasukan kas kredit” yang terjadi dalam
rentang waktu tertentu. Contohnya ketika kita menerima pembayaran dari pihak luar untuk melunasi nota penjualan
barang kredit.
{8} “Piutang Baru” adalah total nilai “transaksi-transaksi pemasukan kas kredit” yang terjadi dalam rentang waktu tertentu.
Contoh jenis transaksi yang termasuk dalam poin ini ialah penjualan barang kredit.
{9} “Trans Tunai” adalah total nilai “transaksi-transaksi pengeluaran kas tunai” yang terjadi dalam rentang waktu tertentu.
Contoh jenis transaksi yang termasuk dalam poin ini ialah pembelian barang tunai, belanja sehari-hari, pembayaran gaji
pegawai, bayar tagihan listrik.
{10} “Pembayaran Utang” adalah total pembayaran pada “transaksi-transaksi pengeluaran kas kredit” yang terjadi dalam
rentang waktu tertentu. Contohnya ketika kita melakukan pembayaran kepada pihak luar untuk melunasi nota
pembelian barang kredit.
{11} “Utang Baru” adalah total nilai “transaksi-transaksi pengeluaran kas kredit” yang terjadi dalam rentang waktu tertentu.
Contoh jenis transaksi yang termasuk dalam poin ini ialah pembelian barang kredit.