Prosedur Standar Toko

1. Rutinitas Harian

Rutinitas pagi :
- Menyapu lantai dan membersihkan rak pajangan.
- Merapikan penataan barang di rak pajangan, meliputi :
> Merapikan stok barang yang berantakan di rak pajangan.
> Menambah stok barang yang telah kurang di rak pajangan.

Rutinitas siang :
- Tukar stok barang yang rusak ke distributor.
- Tukar uang kecil ke bank utk pengembalian uang belanjaan keesokan harinya.

Rutinitas malam :
- Sisihkan uang utk pelunasan nota pembelian kredit.
- Sisihkan uang utk belanja harian.
- Sisihkan uang utk tabungan.

Rutinitas lainnya (dilakukan setiap rentang waktu tertentu secara periodik/berkala) :

- Re-order stok barang (mengecek dan memesan kembali barang yang persediaan stoknya telah menipis)
setiap 3 hari sekali, yaitu setiap hari Selasa dan Jumat.
- Opname stok barang (mencocokkan antara data stok barang yg ada di software / aplikasi toko dengan
kenyataan stok barang yg ada di dalam toko) setiap 4 bulan sekali, yaitu setiap bulan Januari, Mei, dan
September.
- Opname expire pada stok barang yang memiliki periode pengecekan expire setiap 1 hr, ½ minggu (3 hr), 1
minggu (7 hr), ½ bulan (15 hr), 1 bulan (30 hr), ¼ tahun (90 hr), ½ tahun (180 hr), & 1 tahun (365 hr).
- Bersihkan seluruh rak yang ada (setiap 6 bulan sekali, yaitu setiap bulan Juni dan Desember).
- Berdayakan peralatan-peralatan yg membutuhkan pemberdayaan setiap rentang waktu tertentu.
Contohnya :
> Mengecas ‘peralatan-peralatan elektronik yg membutuhkan pengecasan’ selama 4 jam setiap 3 bulan
sekali (setiap bulan Januari, April, Juli, dan Oktober) agar baterei cas dari peralatan-peralatan elektronik
tersebut tidak aus / rusak.
2. Opname Stok Barang

Prosedurnya :
a. Mencetak “Kartu Stok Barang” :
i. Cari semua barang yang stoknya diperbaharui.

ii. Cetak “Kartu Stok Barang” berdasarkan hasil pencarian pada ‘poin i’.
b. Melakukan opname stok barang berdasarkan “Kartu Stok Barang” dan mengoreksi jumlah stok di “Kartu
Stok Barang” jika terdapat perbedaan.
i. Jika kita seorang diri melakukan pengecekan opname pasti akan sangat kesulitan karena banyaknya
jumlah jenis barang yang akan dicek. Oleh karena itu, kita perlu meminta bantuan beberapa orang untuk
melakukan pengecekan opname. Kemudian bagi (atau pecah) lembaran-lembaran “Kartu Stok Barang”
ke beberapa orang tsb seperti dalam ilustrasi berikut :
ii. Cek satu per satu barang yg ada di “Kartu Stok Barang”, apakah jumlah stoknya sama atau berbeda
dengan jumlah stok yang ada di rak penyimpanan dan isi hasil pengecekan pada “Kartu Stok Barang”
dengan ketentuan sebagai berikut :
- Jika jumlah stoknya sama, maka isi kotak pengecekan dari barang yg bersangkutan di “Kartu Stok
Barang” dengan tanda centang.
- Jika jumlah stoknya berbeda, maka isi kotak pengecekan dari barang yg bersangkutan di “Kartu Stok
Barang” dengan kenyataan jumlah stok yang ada di rak toko.
Berikut ini adalah ilustrasi contoh pengisian hasil pengecekan pada “Kartu Stok Barang” :
iii. Setelah masing-masing orang selesai melakukan pengecekan opname berdasarkan lembaran-lembaran
“Kartu Stok Barang” yang dimilikinya, maka kumpulkan lembaran-lembaran tsb kepada admin.
Gambarannya :
c. Mengoreksi jumlah stok barang pada aplikasi berdasarkan hasil opname pada “Kartu Stok Barang”.
Setelah semua orang selesai mengumpulkan lembaran-lembaran “Kartu Stok Barang” yg dimilikinya kepada
admin, selanjutnya admin akan mulai menelusuri barang-barang pada “Kartu Stok Barang” yg teridentifikasi
memiliki perbedaan, lalu mengoreksi jumlah stok barang tsb pada aplikasi dengan cara :
i. Masuk ke form Barang.

ii. Mulai proses opname dengan menekan tombol ‘Start’.

iii. Lakukan pengubahan stok pada barang-barang yang teridentifikasi memiliki perbedaan stok pd “Kartu
Stok Barang”.

iv. Setelah proses opname selesai (semua barang telah selesai diubah stoknya pd aplikasi berdasarkan
hasil pengecekan opname pd “Kartu Stok Barang”), kemudian tekan tombol ‘Done’.
v. Pada saat tombol ‘Done’ ditekan, maka semua data barang yg memiliki nilai opname stok akan otomatis
diubah nilai stoknya berdasarkan nilai opname stok pada barang yg bersangkutan dan sekaligus juga
akan menambahkan hasil pengubahan stok ke daftar revisi stok.
3. Opname Expire

Kasus :
Pada suatu hari, ada kegiatan opname expire untuk mengecek barang-barang yang memiliki ‘periode
pengecekan expire’ : 1 hari, 3 hari, 15 hari, dan 90 hari. Jadi, apa prosedur (langkah-langkah) yang harus
dilakukan untuk melakukan opname expire berdasarkan kasus ini ?

Prosedurnya adalah :
a. Mencetak “Kartu Jelang Expire Barang” :
i. Cari barang berdasarkan ‘periode-periode pengecekan expire’ yang terdapat di dalam kasus.
ii. Cetak “Kartu Jelang Expire Barang” berdasarkan hasil pencarian pada ‘poin i’.
b. Melakukan opname expire barang berdasarkan “Kartu Jelang Expire Barang” dan menandai barang di
“Kartu Jelang Expire Barang” jika sudah memasuki batasan jelang expire.
i. Jika kita seorang diri melakukan pengecekan opname pasti akan sangat kesulitan karena banyaknya
jumlah jenis barang yang akan dicek. Oleh karena itu, kita perlu meminta bantuan beberapa orang untuk
melakukan pengecekan opname. Kemudian bagi (atau pecah) lembaran-lembaran “Kartu Jelang Expire
Barang” ke beberapa orang tsb seperti dalam ilustrasi berikut :
ii. Cek satu per satu barang yg ada di “Kartu Jelang Expire Barang” sebagaimana ilustrasi berikut :

Untuk setiap barang pada "Kartu Jelang Expire", lakukan :

(1) Cek stok barang tsb pada rak-rak di toko.
(a) Jika ada stok brg yg sdh melewati batasan jelang expire, maka terlebih dahulu pindahkan stok
brg tsb ke dalam keranjang (sebagai tempat penampungan sementara).
(b) Selanjutnya stok barang yg ada di dalam keranjang dipindahkan ke "Rak Expire" (sebuah rak
yang khusus diperuntukkan utk menyimpan semua stok barang yg sdh melewati batasan jelang
expire). Tindakan ini bisa dilakukan belakangan ketika :
- Sudah selesai melakukan opname expire pd semua barang, atau
- Isi keranjang sudah penuh sehingga utk menampung stok barang yg baru ke dlm keranjang,
maka isi keranjang yg lama harus dikosongkan (dipindahkan ke dlm "Rak Expire").
 (2) Setiap kali sudah selesai mengecek sebuah barang pd "Kartu Jelang Expire", isi kolom pengecekan
pd barang yg bersangkutan di "Kartu Jelang Expire" dgn tanda centang seperti pd ilustrasi gambar
berikut ini :

iii. Setelah masing-masing orang selesai melakukan pengecekan opname berdasarkan lembaran-lembaran
“Kartu Stok Barang” yang dimilikinya, maka kumpulkan lembaran-lembaran tsb kepada admin.
Gambarannya :

c. Selanjutnya admin akan melakukan penanganan lanjutan terhadap stok barang yg teridentifikasi sudah
memasuki batasan jelang expire di “Rak Expire”, yaitu dengan cara berupaya menukar atau mengembalikan
stok barang tsb ke distributor.
4. Re-Order Stok Barang

Prosedurnya :
a. Tentukan HO (HO = batasan maksimal dari total harga order sesuai dengan kondisi keuangan kita) dengan
melakukan simulasi cicilan harian utk melunasi utang.
i. Input semua potensi utang yg terdapat pada data-data transaksi & pra-transaksi (lihat selengkapnya di
Bab 8).
ii. Input sebuah data utang baru dengan besaran jumlah utang adalah HO (HO boleh bernilai apa saja
sesuai prediksi batasan maksimal dari total harga order yg akan kita lakukan nantinya).
iii. Hitung CH (CH = besaran cicilan harian utk melunasi utang).
iv. Amati CH, jika kita merasa CH belum pas (apakah CH masih kurang atau sudah melebihi dari ambang
batas maksimal dari kemampuan keuangan kita utk menyisihkan cicilan harian utk melunasi utang),
maka :
(1) Ubah nilai HO (besaran jumlah utang dari data utang baru yg diinput pada poin ii) dengan nilai yg
lebih kecil atau besar.
(2) Hitung CH.
Ulangi ‘langkah (1) dan (2)’ sampai kita memperoleh CH yg dirasa pas (berada pada ambang batas
maksimal dari kemampuan keuangan kita utk menyisihkan cicilan harian utk melunasi utang).
b. Menentukan barang yg akan diorder beserta kuantitasnya, dgn total harga order dari barang tsb ≤ nilai HO
yg telah ditentukan pada ‘poin a’.
i. Masuk ke form Barang dan persiapkan proses order.
ii. Cari barang yang Kisaran Stok < Stok Minimal.

iii. Pilih barang-barang yang akan diorder, dan input kuantitas order pada barang-barang tsb (usahakan
agar total harga order dari semua barang yg akan diorder ≤ nilai HO yg telah ditentukan pada ‘poin a’).
c. Membuat pra-transaksi pembelian (rencana transaksi pembelian) berdasarkan barang-barang yang telah
ditentukan pada ‘poin b’.
i. Masuk ke form Pra-Transaksi dan pilih tab Order.
ii. Amati barang-barang yg akan diorder, lalu buat data-data pra-transaksi berdasarkan suplier dari barang-
barang tsb.
iii. Masukkan barang-barang yg akan diorder tsb ke dalam data-data pra-transaksi yang telah dibuat pada
‘poin ii’.
d. Lakukan pemesanan pada suplier dengan cara mengontak masing-masing suplier dan memesan barang
sesuai dengan pra-transaksi pembelian yg telah dibuat pada ‘poin c’.
i. Mencetak laporan re-order dari pra-transaksi yg telah dibuat pada ‘poin c’.

ii. Mengontak suplier dan memesan barang sesuai dengan laporan re-order yg telah dicetak pada ‘poin i’.
e. Menerima pengantaran barang dari suplier (untuk langkah selanjutnya, lihat pada prosedur “Pembelian
Barang” di Bab 5).
5. Pembelian Barang

Pada saat menerima pengantaran barang dari suplier :

a. Mengecek nota pembelian :
- Mengecek kualitas barang (opsional).
- Mengecek harga barang (opsional).
- Mengecek kesamaan antara kuantitas stok yg tertera di nota pembelian dgn kuantitas stok kenyataan.
- Mendefenisikan tanggal tagih dari nota pembelian.
b. Membuat tanda terima (memberi stempel toko & tanda tangan di kertas nota pembelian).

Setelah menerima pengantaran barang dari suplier :

a. Membawa stok barang ke 'tempat persinggahan sementara barang masuk'.
b. Menginput data pembelian ke dalam aplikasi.
i. Buka form ‘Lihat Pra-Transaksi’, lalu (pilih salah satu antara poin (1) atau poin (2)) :
(1) Jika kita sudah menginput data pembelian menjadi pra-transaksi dalam aplikasi, maka cari data pra-
transaksi yang telah diinput sebelumnya, dan koreksi data pra-transaksi tsb sehingga sesuai dengan
nota pembelian.
(2) Jika kita belum menginput data pembelian menjadi pra-transaksi dalam aplikasi, maka buat data
transaksi baru beserta daftar barang masuknya sehingga sesuai dengan nota pembelian.
ii. Mengupdate harga beli barang berdasarkan harga barang-barang yg ada pd pra-transaksi.
iii. Menambahkan data label dari barang-barang yg ada pd pra-transaksi ke form ‘Cetak Label Barang’.
iv. Mengkonversi data pra-transaksi menjadi data transaksi.
c. Melabeli stok barang di 'tempat persinggahan sementara barang masuk'.
i. Mencetak label melalui form ‘Cetak Label Barang’.
ii. Melabeli stok barang di 'tempat persinggahan sementara barang masuk'.
d. Menyimpan stok barang dari 'tempat persinggahan sementara barang masuk' ke 'gudang' atau 'rak
pajangan'.
6. Penjualan Barang

Sebelum ke kasir :
- Pastikan bahwa semua barang yg akan dibawa ke kasir sudah tertera :
> Id barang
> Kuantitas (kuantitas hanya utk barang-barang yg dibungkus dalam sebuah plastik kecil).

Pada saat di kasir :

- Taruh barang-barang di 'tempat A'.
- Input barang satu per satu ke aplikasi (utk setiap barang yg telah diinput ke aplikasi, pindahkan barang tsb
ke 'tempat B').
- Menginformasikan total harga penjualan ke pelanggan.
- Menerima uang pembayaran dari pelanggan dan mengembalikan uang kembalian kepada pelanggan.
- Selesaikan inputan transaksi dalam aplikasi & mencetak nota penjualan.
- Kategorikan barang-barang yg akan dimasukkan ke kantong plastik.
- Masukkan barang-barang ke kantong plastik.
- Serahkan barang-barang yg telah dibungkus kantong plastik dan nota penjualan ke pelanggan.
7. Menerima Pengembalian (Return) Barang Dari Pelanggan

Menangani pengembalian barang pada pelanggan yg bersangkutan :

- Pelanggan perlu membawa bukti struk / nota penjualan ketika mengembalikan barang.
- Mengecek kondisi fisik dari barang yang di-kembalikan oleh pelanggan.
- Menyimpan barang yg dikembalikan ke tempat tertentu (tempat persinggahan sementara yg khusus untuk
menyimpan barang-barang yg di-return).
- Menanyakan kepada pelanggan mengenai opsi penggantian barang yang dikembalikan :
a. opsi pengembalian uang.
b. opsi pertukaran barang (apakah akan ditukar dengan barang sejenis atau barang yg berbeda jenis).
- Menginput transaksi return masuk ke aplikasi :
- Input data barang masuk (yg dikembalikan / di-return) beserta harganya.
- Input data barang keluar (yg ditukar) beserta harganya.
- Menginformasikan total harga barang masuk dan total harga barang keluar kepada pelanggan.
- Menerima uang pembayaran dari pelanggan dan mengembalikan uang kembalian kepada pelanggan.
- Selesaikan inputan transaksi dalam aplikasi & mencetak nota return masuk.
- Masukkan barang-barang yg ditukar ke dalam kantong plastik.
- Serahkan barang-barang yg telah dibungkus kantong plastik dan nota return masuk kepada pelanggan.

Melakukan tindakan lanjutan pada barang yg dikembalikan oleh pelanggan :

- Jika barang yg dikembalikan berkondisi rusak :
- Jika barang tsb bisa ditukarkan ke distributor, maka taruh barang tsb ke tempat tertentu yg khusus utk
menyimpan barang rusak yg nantinya akan ditukar ke distributor.
- Jika barang tsb tdk bisa ditukarkan ke distributor, maka buang barang tersebut dan input transaksi
‘Buang Barang Rusak’ pada aplikasi (inputan data transaksinya diisi dengan data barang beserta jumlah
stok yg dibuang sebagai barang keluar pada transaksi tsb).
- Jika barang yg dikembalikan berkondisi tidak rusak (baik), maka :
- Sebelum menyimpan barang, terlebih dahulu labeli barang tsb dengan Id Barang.
- Simpan barang tsb ke ‘gudang’ atau ‘rak pajangan’.
8. Menghitung Besaran Jumlah Uang Yang Perlu Disisihkan Setiap Hari Untuk Melunasi Nota-Nota
Utang Yang Ada

Prosedurnya :
a. Masuk ke form ‘Kustom Query’, lalu pilih tab ‘Cicil Utang’.

b. Input ‘Akhir Hari’ dengan “tanggal hari ini – 1 (atau tanggal dari hari kemarin)”.
Sebagai catatan, jangkauan waktu dalam perhitungan cicilan harian adalah :
mulai dari “tanggal ‘Akhir Hari’ + 1 (atau tanggal dari hari ini)”
hingga ke “tanggal terbesar Cicil Akhir dari ‘Tagihan Utang’”.
c. Input ‘Tagihan Utang’ dengan potensi utang yg terdapat pd data-data transaksi & pra-transaksi.
d. Hitung besaran cicilan harian dgn menekan tombol ‘Cari’.