Revenue Cycle

Siklus pendapatan adalah serangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi
terkait yang terus berulang dalam rangka menyediakan barang dan jasa kepada para pelanggan
dan menerima kas sebagai pembayaran dari penjualan barang dan jasa tersebut. Pertukaran
informasi eksternal utama adalah dengan pelanggan. Tujuan utama dari siklus ini adalah
menyediakan produk yang tepat di tempat yang tepat pada waktu yang tepat dengan harga yang
tepat.
Informasi tentang aktivitas siklus pendapatan mengalir ke siklus akuntansi lainnya, seperti :
• Siklus pengeluaran dan produksi
• Siklus penggajian.sumber daya manusia
• Buku besar dan fungsi pelaporan

Context Diagram Revenue Cycle

Tujuan siklus pendapatan :

• Untuk mencatat order penjualan dengan tepat waktu dan akurat
• Untuk memverifikasi bahwa pelanggan layak diberikan kredit
• Untuk mengirim produk atau melakukan jasa sesuai dengan tanggal yang disetujui
• Untuk menagih produk atau jasa dengan cara yang tepat dan akurat
• Untuk mencatat dan mengklasifikasikan penerimaan kas dengan tepat dan akurat
• Untuk memposting penjualan dan penerimaan kas ke akun pelanggan yang tepat pada
akun buku besar piutang
• Untuk menjaga produk sampai dikirim
• Untuk menjaga kas sampai didepositokan

Visit us:
2
 Untuk dapat mencapai tujuan perusahaan dalam siklus penjualan, ada beberapa keputusan
yang harus dipusutskan, diantaranya :
1. Pada derajat apa produk dapat dan harus disesuaikan dengan kebutuhan dan keinginan
pelanggan individual?
2. Berapa banyak persediaan yang harus dipegang dan di lokasi mana persediaan
tersebut harus ditempatkan
3. Bagaimana barang dagangan dikirim ke pelanggan?
4. Haruskan perusahaan melakukan fungsi pengiriman sendiri atau perlu melakukan
outsourcing ke pihak ketiga yang ahli di bidang logistik?
5. Haruskan kredit diperpanjang bagi pelanggan?
6. Berapa banyak kredit yang harus diberikan pada pelanggan individu?
7. Jenis/Bentuk kredit apa yang harus ditawarkan?
8. Bagaimana pembayaran pelanggan dapat diproses untuk memaksimalkan arus kas?
Jawaban dari pertanyaan-pertanyaan diatas akan terjawab melalui 4 aktivitas dasar yang
ada pada siklus pendapatan.

Revenue
Cycle

Sales Order Entry Shipping Billing & AR Cash Collections

Handle customer
Take customer order Pick and pack order Customers bill
remittances

Check & approve Deposit the

Ship order Update AR
customer’s credit remittances in bank

Check inventory
availability

Bagan Revenue Cycle

Empat kegiatan bisnis dasar dilakukan dalam siklus pendapatan:

1. Entri pesanan penjualan (Sales Order Entry)
Siklus pendapatan diawali dengan aktivitas entri pesanan penjualan yang diterima dari
customer. Dalam aktivitas Entri Pesanan Penjualan, terdapat 3 tahap aktivitas di
dalamnya yang digambarkan pada bagan DPD dibawah, antara lain menerima order
pelanggan (taking customer order), memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan
(checking and approving customer credit), dan memeriksa status persediaan (checking
inventory availability).

Visit us:
3
 Data Flow Diagram Sales Order Entry

1.1 Menerima order pelanggan/Take customer Order

Data pesanan pelanggan dicatat pada dokumen pesanan penjualan (sales order)
yang dapat dilengkapi dan diterima di dalam toko, melalui surat, lewat telefon, di
situs web, oleh tenaga penjual di lapangan. Dokumen pesanan penjualan (kertas
atau elektronik) berisi informasi mengenai nomor barang yang dipesan, jumlah,
harga, ketentuan penjualan.
Di masa lalu, pesanan pelanggan dimasukkan ke dalam system oleh karyawan.
Organisasi berusaha untuk meningkatkan Teknologi Informasi agar pelanggan
melakukan lebih banyak entri data sendiri. Salah satu adalah dengan pengisian
formulir melalui website perusahaan. Contoh berikutnya adalah penggunaan EDI
(Electronic Data Interchange) untuk memasukkan pesanan secara elektronik
dalam format yang kompatibel dengan system pemrosesan pesanan penjualan
perusahaan. Kedua teknik meningkatkan efisiensi dan memotong biaya dengan
menghilangkan kebutuhan untuk keterlibatan manusia dalam proses entri pesanan
penjualan.
Peran Teknik Informasi dapat meningkatkan Efiseinsi dan Efektivitas :

▪ Penggunaan IT untuk mengembangkan efisiensi dan efektifitas proses

penerimaan order penjualan – dari pertemuan fisik hingga penggunaan web
site
▪ Meningkatkan efisiensi dan efektifitas tenaga sales dan promotion- sales
force automation
▪ Mengurangi biaya pengurusan order pelanggan dan meningkatkan penjualan

Visit us:
4
 ▪ Penggunaan entri data otomatis lewat web-site, choiceboards by Dell
Computers, Electronic Data Interchange, Vendor-managed inventory
▪ Electronic data interchange (EDI) dapat digunakan untuk menghubungkan
perusahaan secara langsung dengan pelanggannya untuk menerima pesanan
atau bahkan mengelola inventaris pelanggan.

▪ Email dan pesan instan digunakan untuk memberi tahu staf penjualan tentang
perubahan harga dan promosi.
▪ Choiceboards dapat digunakan untuk menyesuaikan pesanan.
▪ Proses order pelanggan harus menjamin data yang dibutuhkan terkumpul dan
tercatat dengan akurat
o Pengecekan validitas rekening pelanggan dan jumlah item inventory,
dengan mencocokannya ke informasi di pelanggan dan file master
persediaan.
o Tes Kelengkapan untuk menjamin bahwa seluruh informasi yang
dibutuhkan, termasuk alamat pengiriman dan penagihan ke pelanggan
ada.
o Tes Kewajaran yang membandingkan kuantitas yang diorder ke catatan
lalu untuk item dan pelanggan terkait.

1.2 Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan

Sebagian besar penjualan bisnis ke bisnis dilakukan secara kredit, maka ada
ketidakmungkinan penjualan yang tidak tertagih. Penjualan kredit harus disetujui
sebelum pesanan diproses lebih lanjut. Agar efektif, persetujuan kredit harus
terjadi sebelum barang dikirim ke pelanggan.
▪ Memperhatikan kemampuan dan prestasi pelanggan lama melalui pengecekan
limit kredit. (kredit limit adalah saldo akun maksimum yang diizinkan oleh
manajemen untuk pelanggan berdasarkan pada riwayat kredit masa lalu dan
kemampuan untuk membayar)
▪ Untuk pelanggan baru, diperlukan otorasasi khusus oleh manajer kredit bila
ordernya melebihi limit kredit atau jika pelanggan tersebut punya tunggakan
lewat jatuh tempo.

Terdapat dua jenis otorisasi kredit, yaitu :

1. otorisasi umum
2. otorisasi khusus
Peran Teknologi Informasi dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas :
▪ Pemeriksaan batas dan saldo kredit secara otomatis
▪ Email atau IM ke manajer kredit untuk akun yang membutuhkan otorisasi
khusus

1.3 Memeriksa Status Persediaan

Ketika pesanan telah diterima dan kredit pelanggan disetujui, langkah
selanjutnya adalah memastikan ada persediaan yang cukup untuk mengisi
pesanan dan memberi tahu pelanggan tentang tanggal pengiriman, contoh
Visit us:
5
 informasi yang biasanya tersedia untuk staf pesanan penjualan : kuantitas di
tangan, kuantitas yang sudah dipesan untuk orang lain, dan kuantitas yang
tersedia.
Apabila persediaan yang tersedia cukup untuk mengisi pesanan, maka pesanan
penjualan selesai. Pesanan tersebut akan memperbarui kuantitas yang tersedia
di file inventaris, dengan mengurangi jumlah persediaan yang tersedia sesuai
dengan jenis item dan jumlah yang dipesan. Selanjutnya mengirimkan
pemberitahuan penjualan, pengiriman, inventaris, dan penagihan,
pemberitahuan juga dapat dikirimkan kepada pelanggan.
Apabila persediaan yang tersedia tidak cukup untuk mengisi pesanan, maka
perusahaan akan melakukan pemesanan kembali (back order). Pada perusahaan
manufaktur, dokumen backorder berfungsi untuk memberitahu departemen
produksi untuk memproduksi kembali pesanan yang diminta. Sedangkan untuk
perusahaan ritel, dokumen backorder berfungsi sebagai pemberitahuan agar
membeli lebih banyak produk.

1.4 Merespon pertanyaan/Keluhan Pelanggan

Pertanyaan dari customer dapat terjadi sebelum atau setelah pesanan dilakukan.
Kualitas layanan pelanggan (cepat dan akurat) dapat menjadi sangat penting
bagi kesuksesan perusahaan. Beberapa perusahaan menggunakan Customer
Relationship Management (CRM) untuk mendukung proses ini. CRM adalah
perangkat lunak yang mengatur informasi tentang pelanggan dengan cara
memfasilitasi layanan yang efisien dan personal. CRM digunakan perusahaan
sebagai strategi untuk meningkatkan pelayanan dan kepuasan pelanggan, agar
pelanggan tidak hanya puas, tetapi juga loyal, serta untuk mendapatkan
pelanggan baru. Selain itu juga sebagai otomasi respon permintaan umum
dengan memperhatikan rancangan – FAQ, discussion board, instant messaging,
chat features.

Visit us:
6
2. Pengiriman (Shipping)

Context Diagram Pengiriman

Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah mengisi pesanan pelanggan dan
mengirimkan barang dagangan yang diinginkan. Prosesnya terdiri dari dua langkah,
yaitu,
2.1 Memilih dan mengemas pesanan
langkah pertama dalam mengisi pesanan pelanggan adalah mengeluarkan barang
yang sesuai dari persediaan dan mengemasnya untuk pengiriman. Aktivitas sales
order entry akan menghasilkan picking ticket. Picking ticket digunakan oleh
petugas gudang untuk melakukan pengecekan produk dan kuantitas yang diminta.
Apabila barang yang diminta tersedia maka barang tersebut akan diproses untuk
siap dikirim sebagai permintaan penjualan. Petugas gudang akan mencatat setiap
barang yang telah diambil pada picking ticket ataupun system. Lalu barang tersebut
akan dikirimkan kepada shipping department.

2.2 Pengiriman pesanan

Departemen pengiriman harus membandingkan jumlah fisik persediaan dengan
jumlah yang tertera pada tiket pengambilan dan dengan jumlah yang tertera pada
pesanan penjualan. perbedaan dapat timbul karena barang tidak disimpan di lokasi
yang ditunjukkan pada tiket pengambilan atau karena catatan persediaan abadi tidak
akurat. setelah petugas pengiriman menghitung barang yang dikirim dari gudang,
nomor pesanan penjualan, nomor barang, dan jumlah dimasukkan menggunakan
terminal online. proses ini memperbarui kuantitas pada bidang di file master
persediaan. itu juga menghasilkan packing slip dan beberapa salinan bill of lading.
Packing slip mencantumkan jumlah dan deskripsi setiap item yang termasuk dalam
pengiriman. bill of lading adalah kontrak hukum yang mendefinisikan tanggung
jawab atas barang dalam perjalanan.
Teknologi dapat mempercepat pergerakan inventaris dan meningkatkan akurasi
catatan inventaris abadi:
Visit us:
7
 • Pemindai kode batang dan sistem RFID
• Belt conveyer
• Teknologi nirkabel sehingga pekerja dapat menerima instruksi tanpa kembali
mengirim.
• Tag identifikasi frekuensi radio (RFID):
• Hilangkan kebutuhan untuk menyelaraskan barang dengan pemindai.
• Mengizinkan inventaris untuk dilacak saat bergerak melalui gudang.
Dapat menyimpan hingga 128 byte data.

3. Penagihan

Context Diagram Penagihan

Aktivitas ketiga dalam siklus pendapatan adalah penagihan. Setelah mengirimkan

barang sesuai dengan pesanan customer, selanjutnya perusahaan akan mengaih hak atas
kewajiban yang telah dijalankan, yaitu memenuhi permintaan konsumen.
3.1 Billing
Dokumen dasar yang dibuat dalam proses penagihan adalah faktur penjualan, yang
berfungsi untuk memberikan informasi kepada pelanggan terkait jumlah yang harus
dibayar dan kemana harus mengirim pembayaran. Tagihan yang akurat dan tepat
waktu sangat penting.

Peran Teknologi Informasi dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas :

▪ Penggunaan TI untuk mengurangi biaya berkaitan dengan billing
▪ Rancangan SIA yang baik memungkinkan hilangnya keperluan membuat dan
menyimpan tagihan secara menyeluruh
▪ Memungkinkan adanya penggabungan proses penagihan dengan fungsi
marketing atau sales.

Ketika pembeli dan penjual memiliki sistem online yang akurat, maka:
- Proses pembuatan faktur dapat dilewati.
Visit us:
8
 - Penjual mengirim email saat barang dikirim.
- Pembeli mengirimkan pemberitahuan saat barang diterima.
- Pembeli secara otomatis mengirimkan pembayaran dalam jumlah hari tertentu
setelah menerima barang.
- Dapat menghasilkan penghematan biaya yang cukup besar.

3.2 Mengupdate dan mengelola data piutang

Dua cara dasar untuk mempertahankan piutang adalah open-invoice method dan
balane-forward method.
Open-Invoice Method: pelanggan biasanya membayar sesuai dengan jumlah tiap
invoice-nya. (menggunakan turnaround document)
Balance-forward method: pelanggan biasanya membayar menurut jumlah yang
ditambilkan pada laporan bulanan– perlu mempertimbangkan metode pelaporan
bulanan. Contohnya pembayaran kartu kredit yang dilakukan per-bulan dan
dibayarkan sesuai jumlah yang ada pada laporan bulanan, bukan per-invoice nya.

Fungsi piutang dagang adalah melapor ke controller. Fungsi ini melakukan dua
tugas dasar, yaitu mendebit akun pelanggan untuk jumlah yang ditagih oleh
pelanggan dan juga mengkredit akun pelanggan untuk jumlah pembayaran
pelanggan. Namun terdapat prosedur pengecualian untuk penyesuaian dan
penghapusan akun. Penyesuaian ke akun pelanggan mungkin perlu dilakukan
untuk:
- pengembalian,
- tunjangan untuk barang yang rusak,
- penghapusan tidak tertagih
Penyesuaian ini ditangani oleh manajer kredit.

4. Pengumpulan uang tunai

Aktivitas terakhir dalam siklus pendapatan adalah mengumpulkan uang tunai dari
pelanggan. Dalam aktivitas ini akan ditagih dan diambil sejumlah uang dari
konsumen sesuai dengan jumlah yang ditagihkan dalam invoice.

Kasir, yang melapor ke bendahara, menangani pengiriman uang pelanggan dan

menyimpannya di bank. Karena uang tunai dan cek sangat rentan, pengawasan harus
dilakukan untuk mencegah pencurian. Personel yang dapat menerima piutang tidak
boleh memiliki akses ke uang tunai (termasuk cek).

Kemungkinan pendekatan untuk mengumpulkan uang tunai :

- Dokumen turnaround diteruskan ke piutang dagang.
- Lockboxes Arrangement
- Electronic Lockboxes.
- Transfer dana elektronik dan pembayaran tagihan.
- Pertukaran data elektronik finansial (FEDI).
- Terima kartu kredit atau kartu pengadaan dari pelanggan.

Visit us:
9
 Dokumen dalam Revenue Cycle

• Sales Order (Pesanan Penjualan)

Dokumen yang dibuat selama entri pesanan penjualan yang mencantumkan nomor barang,
kuantitas, harga, dan syarat penjualan.

• Back Order (Pesanan Ulang)

Dokumen yang mengotorisasi pembelian atau produksi dari barang-barang yang dibuat
ketika tidak ada persediaan yang mencukupi untuk memenuhi pesanan pelanggan.

• Picking Ticket (Kartu Pengembalian)

Dokumen yang mencantumkan barang dan kuantitas dari setiap barang yang dipesan dan
mengotorisasi fungsi pengendalian persediaan untuk mengeluarkan barang tersebut ke
departemen pengiriman.

• Packing Slip (Slip Pengepakan)

Dokumen yang mencantumkan kuantitas dan deskripsi dari setiap barang yang disertakan
dalam pengiriman pesanan pelanggan.

• Bill of Lading
Kontrak hukum yang menyatakan pertanggungjawaban dari penjual atau pembeli
(tergantung syarat penjualan FOB shipping point atau FOB destination) selama barang
dalam perjalanan.

• Sales Invoices (Faktur Penjualan.

Dokumen yang memberitahukan kepada pelanggan jumlah yang harus dibayar dan kemana
harus membayar.

• Credit Memo (Memo Kredit)

Dokumen yang disetujui oleh manajer kredit yang mengotorisasi departemen penagihan
untuk mengkreditkan rekening seorang pelanggan.

• Remittance List (Daftar Pengiriman Uang)

Dokumen yang mencantumkan nama dan jumlah dari seluruh pembayaran pelanggan yang
diterima berupa surat.

Visit us:
10
Aktivitas Kontrol

Aktivitas Dasar Ancaman Kontrol

1. Pesanan yang tidak 1.1 Pengedalian terhadap edit entri
akurat/tidak lengkap data pesanan
1.2 Pembatasan akses ke data induk
2. Pesanan yang tidak Tanda tangan dilakukan secara digital
valid atau tertulis
3.1 Adanya batas kredit
3.2 Otorisasi spesifik untuk menyetujui
3. Piutang yang tidak penjualan kepada para pelanggan baru
tertagih atau penjualan yang melebihi batas
kredit seorang pelanggan
Sales Order Entry
3.3 Adanya penuan piutang
4.1 Sistem pengendalian persediaan
secara prepetual
4. Kehabisan atau 4.2 Penggunaan kode barang (barcode)
kelebihan stok persediaan atau RFID
4.3 Adanya prediksi penjualan dan
laporan aktivitas
Sistem CRM, situs swadaya, dan
evaluasi yang tepat atas peringkat
5. Kehilangan pelanggan layangan pelanggan
6. Kesalahan dalam 6.1 Menggunakan kode barang atau
memilih barang atau RFID
kuantitas barang yang 6.2 Rekonsiliasi daftar pemilihan untuk
dipesan detail pesanan penjualan
7.1 Pembatasan akses fisik pada
persediaan
7.2 Dokumentasi seluruh transfer
persediaan
7. Pencurian terhadap
7.3 Menggunakan kode barang atau
persediaan
RFID
7.4 Perhitungan fisik persediaan secara
Pengiriman Barang
periodik dan rekonsiliasi terhadap
kuantitas yang tercatat
8.1 Rekonsiliasi dokumen pengiriman
dengan pesanan penjualan, daftar
8. Kesalahan pengiriman : pemilihan dan slip pengepakan
• Salah barang • Salah 8.2 Menggunakan sistem RFID untuk
alamat • Salah jumlah mengidentifikasi kesalahan ataupun
kuantitas •penundaan penundaan
pengiriman 8.3 Entri data melalui pemindai kode
barang dan RFID
8.4 Pengendalian edit entri data

Visit us:
11
 8.5 Konfigurasi sistem ERP untuk
mencegah pengiriman duplikat
9.1 Pemisahan fungsi penagihan dan
pengiriman
9. Kegagalan untuk 9.2 Rekonsiliasi secara periodik atas
menagih faktur dengan pesanan penjualan,
kartu pengambilan, dan dokumen
pengiriman
10.1 Konfigurasi sistem untuk
memasukkan data harga secara
otomatis
10.2 Pembatasan akses data induk
harga
10. Kesalahan Penagihan
10.3 Pengendalian edit entri data
10.4 Rekonsiliasi dokumen pengiriman
(kartu pengambilan, bill of lading, dan
daftar pengepakan) untuk pesanan
Penagihan penjualan
11.1 Pengendalian terhadap entri data
11.2 Rekonsiliasi total terhadap batch
11. Kesalahan posting 11.3 Pengiriman laporan bulanan
dalam piutang kepada para pelanggan
11.4 Rekonsiliasi buku pembantu
piutang di buku besar umum
12.1 Pemisahan tugas otoritas memo
kredit baik dari entri pesanan
penjualan maupun pemeliharaan
12. Memo kredit yang rekening pelanggan
tidak akurat atau tidak 12.2 Konfigurasi sistem untuk
valid memblokir memo kredit kecuali ada
dokumentasi yang sesuai dengan
pengembalian barang rusak atau
otoritas yang spesifik oleh menejemen
13.1 Pemisahan tugas, orang yang
menangani pembayaran dari para
pelanggan seharusnya tidak:
• Mem-posting pengiriman uang ke
rekening pelanggan
• Membuat atau mengotorisasi memo
Penerimaan kredit
13. Pencurian Kas
Pembayaran • Merekonsiliasi rekening bank
13.2 Penggunaan EFT, FEDI, lockbox
untuk meminimalkan penanganan
pembayaran pelanggan oleh pegawai
13.3 Membuat daftar pembayaran
pelanggan yang diterima
Visit us:
12
 14.1 Pengaturan lockbox, EFT atau
kartu kredit
14. Masalah arus kas
14.2 Diskon atas pembayaran segera
dicatat

Visit us:
13
 Daftar Pustaka

Romey, Steinbart, 2018. Accounting information system. New York: Pearson

Visit us:
14