A.    Pengertian Perencanaan.

Sebelum manajer dapat mengorganisasi, mengarahkan atau mengawasi, mereka harus

membuat rencana-rencana yang memberikan tujuan dan arah organisasi. Dalam perencanaan,
manajer memutuskan “apa yang harus dilakukan, kapan melakukannya, bagaimana
melakukannya, dan siapa yang melakukannya”. Jadi, perencanaan adalah pemilihan
sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan,
bagaimana, dan oleh siapa1[1].

B.     Empat Tahap Dasar Perencanaan

Semua kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui empat tahap berikut ini:

Tahap 1: Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan. Perencanaan dimulai dengan

keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja.
Tanpa rumusan tujuan yang jelas, organisasi akan menggunakan sumber dayanya secara tidak
efektif.

Tahap 2: Merumuskan keadaan saat ini. Pemahaman akan posisi perusahaan

sekarang dari tujuan yang hendak dicapai atau sumber daya yang tersedia untuk pencapaian
tujuan, adala sangat penting, karena tujuan dan rencana menyangkut waktu yang akan datang.
Hanya setelah keadaan perusahaan saat ini dianalisis, rencana dapat dirumuskan untuk
menggambarkan rencana kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua ini memerlukan informasi
terutama keuangan dan data statistik yang didapatkan melalui komunikasi dalam organisasi.

Tahap 3: Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan. Segala kekuatan dan

kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasikan untuk mengukur
kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor
lingkungan intern dan ekstern yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya atau
yang mungkin menimbulkan masalah. Walaupun sulit dilakukan, antisipasi keadaan,
masalah, dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi di waktu mendatang adalah
bagian esensi dari proses perencanaan.

1
 Tahap 4: Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian
tujuan. Tahap terakhir dalam proses perencanaan meliputi pengembangan berbagai
alternative kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian alternatif-alternatif tersebut dan
pemilihan, alternatif terbaik (paling memuaskan) di antara berbagai alternatif yang ada.

C.    Alasan Perlunya Perencanaan

Perencanaan organisasi harus aktif, dinamis, berkesinambungan, dan kreatif, agar

manajemen tidak hanya akan bereaksi terhadap lingkungannya, tetapi lebih menjadi peserta
aktif dalam dunia usaha.

Ada dua alasan dasar perlunya perencanaan. Perencanaan dilakukan untuk mencapai
1) “protective benefits” yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan
dalam pembuatan keputusan, dan 2) “positive benefits” dalam bentuk meningkatnya sukses
pencapaian tujuan organisasi.

D.    Kebaikan dan Kelemahan Perencanaan

Kebaikan Perencanaan. Perencanaan mempunyai banyak manfaat. Sebagai contoh,

perencanaan 1) Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-
perubahan lingkungan; 2) Membantu dalam kristalisasi persesuaian pada masalah utama; 3)
Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas; 4) Membantu
penempatan tanggung jawab lebih tepat; 5) Memberikan cara pemberian perintah untuk
beroperasi; 6) Memudahkan dalam melakukan koordinasi diantara berbagai bagian
organisasi; 7) Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah di pahami; 8)
Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti; dan 9) Menghemat waktu, usaha dan dana.

Kelemahan Perencanaan. Perencanaan juga mempunyai beberapa kelemahan.

Beberapa diantaranya adalah bahwa 1) Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin
berlebihan pada kontribusi nyata; 2) Perencanaan cendrung menunda kegiatan; 3)
Perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi; 4)
Kadang-kadang hasil yang paling baik didapatkan oleh penyelesaian situasi individual dan
penanganan setiap masalah pada saat masalah tersebut terjadi; dan 5) Ada rencana-rencana
yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten.
E.     Tipe-tipe Perencanaan

Ada paling sedikit lima dasar pengklasifikasian rencana-rencana, sebagai berikut:

1.      Bidang fungsional, mencangkup rencana produksi, pemasaran, keuangan, dan personalia.
Setiap faktor memerlukan tipe perencanaan yang berbeda. Misal, rencana produksi akan
meliputi perencanaan kebutuhan bahan, scheduling produksi, jadwal pemeliharaan mesin, dan
sebagainya. Sedang rencana pemasaran berisi target penjualan, program promosi, dan
sebagainya.

2.      Tingkatan Organisasional, termasuk keseluruhan organisasi atau satuan-satuan kerja

organisasi. Teknik-teknik dan isi perencanaan berbeda untuk tingkatan yang berbeda pula.
Perencanaan organisasi keseluruhan akan lebih kompleks daripada perencanaan suatu satuan
kerja organisasi.
3.      Karakteristik-karakteristik (sifat) rencana, meliputi faktor-faktor kompleksitas, fleksibilitas,
keformalan, kerahasiaan, biaya, rasionalitas, kuantitatif dan kualitatif. Misal rencana
pengembangan produk biasanya bersifat rahasia; rencana produksi lebih bersifat kuantitatif
dibanding rencana personalia.

4.      Waktu, menyangkut rencana jangka pendek, menengah, dan jangka panjang. Semakin lama
rentangan waktu diantara prediksi dan kejadian nyata, kemungkinan terjadinya kesalahan
semakin besar. Sebagai contoh, tingkat kepastian rencana pembangunan pabrik baru sepuluh
tahun yang akan datang, lebih rendah disbanding rencana untuk pindah kantor dua minggu
lagi.

5.      Unsur-unsur rencana, dalam wujud anggaran, program, prosedur, kebijaksanaan, dan
sebagainya. Perencanaan, meliputi berbagai tingkatan dan setiap tingkatan merupakan bagian
dari tingkatan yang lebih tinggi. Perencana ini berhubungan dengan kegiatan-kegiatan yang
dilaksanakan, seperti program pengiklanan, prosedur seleksi personalia, anggaran penelitian
dan pengembangan, dan seterusnya.

Ada dua tipe utama rencana: (1) Rencana-rencana strategic (strategic plans), yang
dirancang memenuhi tujuan-tujuan organisasi yang lebih luas - mengimplementasikan misi
 yang memberikan alasan khas keberadaan organisasi; dan (2) Rencana-rencana operasional
(operational plans), penguraian lebih terperinci bagaimana rencana-rencana strategic akan
tercapai.

Ada dua tipe rencana-rencana operasional. Rencana sekali pakai (single use plans)
dikembangkan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu dan tidak digunakan kembali bila telah
tercapai; rencana tetap (standing plans) merupakan pendekatan-pendekatan standar untuk
penanganan situasi-situasi yang dapat diperkirakan dan terjadi berulang-ulang.

F.     Perencanaan Strategis

Perencanaan strategis adalah proses yang dilakukan suatu organisasi untuk

menentukan strategi atau arahan, serta mengambil keputusan untuk mengalokasikan sumber
dayanya (termasuk modal dan sumber daya manusia) untuk mencapai strategi ini2[2].

Perencanaan strategis (Strategic Planning) adalah sebuah alat manajemen yang

digunakan untuk mengelola kondisi saat ini untuk melakukan proyeksi kondisi pada masa
depan, sehingga rencana strategis adalah sebuah petunjuk yang dapat digunakan organisasi
dari kondisi saat ini untuk mereka bekerja menuju 5 sampai 10 tahun ke depan (Kerzner ,
2001).

Perencanaan strategic adalah proses pemilihan tujuan-tujuan organisasi; penentuan

strategi; kebijaksanaan dan program-program strategic yang diperlukan untuk tujuan-tujuan
tersebut; dan penetapan metoda-metoda yang diperlukan untuk menjamin bahwa strategi dan
kebijaksanaan telah di implementasikan.3[3] Secara lebih ringkas perencanaan strategic
merupakan proses perencanaan jangka panjang yang disusun dan digunakan untuk
menentukan dan mencapai tujuan-tujuan organisasi.

Ada tiga alasan yang menunjukkan pentingnya perencanaan strategic. Pertama,

perencanaan strategic memberikan kerangka dasar . Kedua, Pemahaman terhadap
perencanaan strategic akan mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencanaan lainnya.

3
 Ketiga, perencanaan strategic sering merupakan titik permulaan bagi pemahaman dan
penilaian kegiatan-kegiatan manajer dan organisasi.

Strategi. Strategi adalah program umum untuk pencapaian tujuan-tujuan organisasi

dalam pelaksanaan misi. Kata “program” dalam definisi tersebut menyangkut suatu peranan
aktif, sadar dan rasional yang dimainkan oleh manajer dalam perumusan strategi organisasi.
Strategi memberikan pengarahan terpadu bagi organisasi dan berbagai tujuan organisasi, dan
memberikan pedoman pemanfaatan sumber daya organisasi yang digunakan untuk mencapai
tujuan.

Untuk mencapai sebuah strategi yang telah ditetapkan oleh organisasi dalam rangka
mempunyai keunggulan kompetitif, maka para pimpinan perusahaan, manajer operasi,
haruslah bekerja dalam sebuah sistem yang ada pada proses perencanaan strategis / strategic
planning ( Brown , 2005 ). Kemampuan manufaktur, harus dipergunakan secara tepat,
sehingga dapat menjadi sebuah senjata yang unggul dalam sebuah perencanaan stategi
( Skinner, 1969 ).Untuk mencapai sebuah strategy yang telah ditetapkan oleh organisasi
dalam rangka mempunyai keunggulan kompetitif, maka para pimpinan perusahaan, manajer
operasi, haruslah bekerja dalam sebuah sistem yang ada pada proses perencanaan strategis
Brown , 2005 ). Kemampuan manufaktur, harus dipergunakan secara tepat, sehingga dapat
menjadi sebuah senjata yang unggul dalam sebuah perencanaan stategis ( Skinner, 1969 ).

Perencanaan strategis secara eksplisit berhubungan dengan manajemen perubahan, hal

ini telah menjadi hasil penelitian beberapa ahli (e.g., Ansoff, 1965; Anthony,1965; Lorange,
1980; Steiner, 1979). Lorange (1980), menuliskan, bahwa strategic planning adalah kegiatan
yang mencakup serangkaian proses dari inovasi dan mengubah perusahaan, sehingga apabila
strategic planning tidak mendukung inovasi dan perubahan, maka itu adalah kegagalan.

G.    Proses Perencanaan Strategik.

Langkah 1: Penentuan misi dan tujuan, yang mencangkup pernyataan-pernyataan

umum tentang misi, falsafah maksud, dan tujuan organisasi. Perumusan misi dan tujuan
merupakan tanggung jawab kunci bagi manajer. Nilai-nilai ini dapat mencangkup masalah-
masalah social dan etika, atau masalah-masalah umum seperti luas perusahaan, macam
produk atau jasa yang akan diproduksi atau cara pengoperasian perusahaan.
 Langkah 2: Pengembangan profil perusahaan, yang mencerminkan kondisi internal
dan kemampuan perusahaan. Langkah ini dilakukan dengan mengidentifikasikan tujuan-
tujuan dan strategi-strategi yang ada sekarang (existing). Suatu profil perusahaan adalah hasil
analisis internal perusahaan untuk mengidentifikasikan tujuan dan strategi sekarang, serta
memerinci kuantitas dan kualitas sumber daya perusahaan yang tersedia. Profil perusahaan
menunjukkan kesuksesan perusahaan di waktu yang lalu dan kemampuannya untuk
mendukung pelaksanaan kegiatan sebagai implementasi strategi dalam pencapaian tujuan di
waktu yang akan datang.

Langkah 3: Analisis lingkungan eksternal, dengan maksud untuk mengidentifikasikan

cara-cara dalam mana perubahan-perubahan lingkungan ekonomi, teknologi, social/budaya,
dan politik dapat secara tidak langsung mempengaruhi organisasi. Di samping itu perusahaan
perlu mengidentifikasikan lingkungan lebih khusus, yang terdiri dari para penyedia, pasar
organisasi, pasar pesaing, pasar tenaga kerja, dan lembaga-lembaga keuangan, dimana
kekuatan-kekuatan ini akan mempengaruhi secara langsung operasi perusahaan.

Langkah 4: Analisis internal perusahaan - kekuatan dan kelemahan organisasi.

Analisis ini dilakukan dengan memperbandingkan profil perusahaan dan lingkungan
eksternal.

Langkah 5: Identifikasi kesempatan dan ancaman strategic. Identifikasi tujuan dan

strategi, analisis lingkungan, serta analisis kekuatan dan kelemahan organisasi di padukan
dalam langkah ke-5, penentuan berbagai kesempatan yang tersedia bagi organisasi dan
ancaman-ancaman yang harus di hadapinya. Berbagai kesempatan dan ancaman ini dapat
ditimbulkan oleh banyak faktor, antara lain perkembangan teknologi, perubahan kondisi
pasar, perubahan politik, atau prilaku konsumen.

Langkah 6: Pembuatan keputusan strategic. Langkah selanjutnya mencangkup

identifikasi, penilaian dan pemilihan sebagai alternatif strategic.

Langkah 7: Pengembangan strategi perusahaan. Setelah tujuan jangka panjang dan

strategi dipilih dan ditetapkan, organisasi perlu menjabarkannya kedalam sasaran-sasaran
 jangka pendek (tahunan) dan strategi operasional. Tujuan dan strategi umum di terjemahkan
dan diperinci menjadi berbagai strategi, kebijaksanaan dan taktik (rencana, program dan
anggaran) operasional pada masing-masing bidang fungsional organisasi.

Langkah 8: Implementasi strategi, yang menyangkut kegiatan manajemen untuk

mengoperasikan strategi. Implementasi berarti peletakan strategi menjadi kegiatan.
Implementasi melibatkan penugasan tanggung jawab atas sukses semua atau sebagian strategi
kepada karyawan yang sesuai, diikuti dengan alokasi sumber daya yang dibutuhkan.

Lima variabel yang biasanya merupakan faktor-faktor kritis implementasi strategi:

tugas, orang, struktur, teknologi, dan system balas jasa. Keberhasilan implementasi strategi-
strategi perusahaan mensyaratkan bahwa metoda-metoda implementasi yang dirancang dan
dikelola akan menjadi efektif bila perusahaan mampu mengintegrasikan faktor-faktor tersebut
secara efisien.

Langkah 9: Peninjauan kembali dan evaluasi. Proses ini sering disebut “strategic
control”. Setelah strategi diimplementasikan, manajer perlu senantiasa memonitor secara
periodik, atau ada tahap-tahap kritis untuk menilai apakah organiasi berjalan kearah tujuan
yang telah ditetapkan tau tidak.

H.    Kebaikan dan Kelemahan Perencanaan Strategik

Kebaikan. Kebaikan utama perencanaan strategic adalah dalam memberikan pedoman

yang konsisten bagi kegiatan-kegiatan organisasi. Dengan mempergunakan perencanaan
strategic, para manajer akan memberikan kepada organisasi tujuan-tujuan yang dirumuskan
secara jelas dan metoda-metoda bagi pencapaian tujuan-tujuan tersebut. Jadi, Organisasi
mempunyai sasaran dan pengarahan jelas. Disamping itu proses perencanaan strategic,
membantu manajer mengantisipasi masalah-masalah sebelum timbul dan menanganinya
sebelum menjadi lebih berat4[4].

Kebaikan penting perencanaan strategic lainnya adalah membantu para manajer

dalam membuat keputusan. Perencanaan strategic juga meminimumkan kemungkinan
kesalahan, karna tujuan atau sasaran dan strategi dirumuskan dengan sangat cermat.
4
 Kelemahan. Kebaikan diatas dapat tercapai sepenuhnya bila organisasi melakukannya
melalui proses perencanaan strategic fomal. Kelemahan utama perencanan strategic formal
adalah bahwa hal itu memerlukan investasi dalam waktu, uang dan orang yang cukup besar.
Dalam banyak organisasi perencanaan strategic memakan waktu bertahun-tahun agar
berfungsi dengan lancar, sehingga dapat kehilangan kesempatan5[5].

Di samping itu, penetapan dan pemeliiharaan suatu system formal melibatkan banyak
biaya. Sebagai contoh, biaya-biaya riset pasar, survey, dan penyusunan model yang sering
menyangkut biaya kegiatan-kegiatan pemrosesan data yang mahal, biaya-biaya latihan dan
penggajian para perencana serta para manajer divisional dan fungsional yang terlibat dalam
proses. Oleh karna itu, organisasi-organisasi kecil sering tidak mampu untuk
mengembangkan program-program perencanaan strategic.

Kelemahan selanjutnya adalah bahwa perencanaan strategic kadang-kadang cendrung

membatasi organisasi hanya terhadap pilihan yang paling rasional dan bebas resiko. Para
manajer belajar untuk mngembangkan hanya terhadap strategi dan tujuan yang dapat lolos
dari analisis terperinci proses perencanaan. Kesempatan-kesempatan menarik yang
mempunyai derajat ketidakpastian tinggi atau sulit dianalisis dan dikomunikasikan akan
dihindari, diabaikan, atau disingkirkan.

I.       Perbedaan Perencanaan Strategis dengan Perencanaan Operasional

Perencanaan Strategik tidak hanya merupakan kegiatan perencanaan suatu organisasi,

tetapi perencanaan strategik lebih merupakan salah satu peranan manajemen yang paling
kritis. Sedangkan perencanaan yang dilakukan pada tingkatan bawah disebut perencanaan
operasional (operatioanl planning), yang memusatkan perhatiannya pada operasi-operasi
sekarang dan terutama berkenaan dengan efisiensi, bukan efektifitas. Perbedaan pokok antara
perencanaan strategik dan operasioanal dapat di ringkas dalam tabel berikut:

Tabel Perbandingan antara Perencanaan Strategik dan Perncanaan

Operasional.
Perencanaan Operasional Perencanaan Strategik
5
 Pusat Bahasan Masalah-masalah Kelangsungan dan
pengoperasian pengembangan jangka
panjang

Sasaran Laba sekarang Laba diwaktu yang akan

datang

Batasan Lingkungan sumber daya Lingkungan sumber daya

sekarang masa yang akan datang

Hasil yang diperoleh Efisiensi dan stabilitas Pengembangan potensi

mendatang

Informasi Dunia bisnis sekarang Kesempatan diwaktu

yang akan datang

Organisasi Birokrasi/Stabil Kewiraswastaan/Fleksibel

Kepemimpinan Konservatif Mengilhami perubahan

radikal

Pemecahan masalah Berdasarkan pengalaman Antisipasi, menemukan

masa lalu pendekatan-pendekatan
baru

Resiko Resiko rendah Resiko tinggi

2.    Keuntungan perencanaan dalam suatu organisasi

Apabila perencanaan dilaksanakan dengan benar dan didukung oleh komitmen
pemimpin, maka perencanaan dapat memberi manfaat bagi organisasi. Di bawah ini beberapa
manfaat dari suatu perencanaan dalam orgaisasi, yaitu:
a). Perencanaan strategik dapat memperkuat “critical mass” menjadi tim yang kompak, karena
diarahkan untuk menganut nilai-nilai pokok, sistem utama, dan tujuan bersama.
Critical mass merupakan kelompok tenaga inti suatu organisasi yang memiliki
motivasi, “aptidute” dan pengetahuan mendasar (profound knowledge) untuk meningkatkan
kualitas dan produktivitas organisasi.
b). Perencanaan strategik dapat membantu untuk mengoptimisasikan “performance” organisasi.
“performance” organisasi meningkat apabila seluruh fungsi atau bagian organisasi
bekerjasama secara serasi.
c). Perencanaan strategik dapat membantu pimpinan untuk selalu memusatkan perhatian dan
menganut kerangka bagi perbaikan secara kontinu.
d). Perencanaan strategik memberikan pedoman bagi pengambilan keputusan sehari-hari.
e). Perencanaan strategik selalu memberi kemudahan dalam mengukur kemajuan organisasi, yaitu
dalam usaha mencapai tujuannya untuk memperbaiki kualitas dan produktivitas.6[3]
3. Kerugian perencanaan dalam suatu organisasi
Beberapa hal berikut ini adalah persoalan-persoalan yang sering timbul dalam kaitannya
dengan proses perencanaan antara lain yaitu:
a.     Tidak ada visison yang baik
b.     Pandangan miopi (jangka pendek)
c.     Sulit untuk mengukur sukses
d.     Tidak ada niat untuk mengukur
e.     Persoalan bahasa
f.     Rencana di berkas
g.     Terkotak-kotak (tidak saling berhubungan)
h.    Rencana jangka panjang tidak diumumkan
i.     Rencana jangka panjang tidak berkait dengan pekerjaan sehari-hari (pekerjaan
sehari-hari karyawan tidak diintegrasikan demi tujuan organisasi)
j.     Tidak dapat menangani keadaan darurat
k.   Kurang komunikasi7[4]