Anda di halaman 1dari 8

BAB I

DEFINISI

A. Latar Belakang
Rumah sakit merupakan organisasi yang padat karya/profesi, padat modal dan padat
teknologi serta informasi yang dihasilkan, sangat beragam. Dengan beragamnya informasi
yang dihasilkan dibutuhkan pengelolaan yang serius mulai dari data yang diperoleh, diproses
hingga informasi yang dihasilkan. Bagi suatu organisasi, informasi merupakan sumber daya
yang berharga. Berbagai kegiatan operasional dan pengambilan keputusan tergantung dari
informasi yang tersedia. Dukungan informasi yang memadai dapat mengurangi
ketidakpastian dan resiko pengambilan keputusan yang salah arah. Data salah menghasilkan
informasi yang salah. Informasi salah mengakibatkan perencanaan yang salah. Perencanaan
salah mengakibatkan penanggulangan yang salah. Berarti data yag salah mengakibatkan
pemborosan biaya, tenaga, sarana dan waktu. Oleh karena itu, harus diupayakan agar
kesalahan data dapat dikurangi sekecil mungkin.
Rumah sakit mengumpulkan dan menganalisa kumpulan data untuk mendukung asuhan
pasien dan manajemen rumah sakit. Kumpulan data memberikan gambaran/profil rumah
sakit selama kurun waktu tertentu dan memungkinkan untuk membandingkan kinerja dengan
rumah sakit lain. Karena itu, kumpulan data merupakan suatu bagian penting dalam
kegiatan peningkatan kinerja rumah sakit. Jenis data yang dikumpulkan di rumah sakit bisa
jadi jumlahnya cukup banyak, dan pengumpulan datanya serta pengelolaannya bersifat terus
menerus.
Untuk mendapatkan kesamaan persepsi tentang pengelolaan data dan informasi
dihubungkan dengan SIMRS dan SISMADAK yang ada di rumah sakit perlu disusun
panduan pengelolaan data dan informasi. Diharapkan dengan diterbitkannya buku panduan
ini, dapat meningkatkan ketepatan dalam pengolahan data dan informasi yang akan dijadikan
dasar bagi Direktur rumah sakit dalam menentukan kebijakan selanjutnya.

B. Pengertian
1. Data
Data adalah angka dan fakta kejadian berupa keterangan dan tanda-tanda yang secara
relatif belum bermakna bagi rumah sakit.
2. Informasi
Informasi adalah data yang telah diolah atau diproses menjadi bentuk yang mengandung
nilai dan makna yang berguna untuk meningkatkan pengetahuan dalam mendukung
pembangunan kesehatan.
3. Pengelolaan Data dan Informasi di Rumah Sakit
Yang dimaksud dengan Pengelolaan Data dan Informasi di Rumah Sakit adalah proses
penatalaksanaan mulai dari identifikasi data, pengumpulan data, penyimpanan data,
analisa data menjadi informasi, pelaporan serta distribusi informasi.

1
BAB II
RUANG LINGKUP

Ruang Lingkup Pelayanan


Ruang lingkup panduan ini meliputi :
1. Pengumpulan data
2. Penyimpanan data
3. Pengelolaan data
4. Pencarian kembali data
5. Analisa data
6. Pelaporan dan distribusi informasi

2
BAB III
TATA LAKSANA

Demi ketertiban serta lancarnya pelayanan bagi para petugas input data, maka yang harus
diperhatikan tata laksana bagian dalam pengelolaan data dan informasi.
Paduan ini meliputi pengelolaan data baik untuk internal rumah sakit maupun eksternal rumah
sakit. Jenis data yang dibutuhkan mencakup hal berikut :
1. Untuk mendukung proses asuhan dibutuhkan data capaian mutu pelayanan (indicator area
pelayanan)
2. Untuk mendukung proses manajerial dibutuhkan data analisa pasien, data indicator area
klinis, manajemen, dan sasaran keselamatan pasien, serta data sdm, sarana, dan keuangan
3. Untuk mendukung proses mutu pelayanan dibutuhkan data capaian indicator mutu rumah
sakit termasuk manajemen resiko, manajemen sarana, pencegahan infeksi.
4. Untuk keperluan pihak diluar rumah sakit seperti dinas kesehatan, kementerian kesehatan,
BPJS atau asuransi lainnya.
Khusus untuk penggunaan data terkait pihak luar, berlaku dua arah yaitu rumah sakit
menggunakan data dari pihak luar dan rumah sakit juga berkontribusi ke pihak luar berupa
memberikan data yang dibutuhkan.

Proses pengelolaan data di Rumah Sakit Umum Lirboyo meliputi penetapan data dan
informasi yang diperlukan secara regular, pengumpulan data, penggunaan data dan tau hasil
analisanya, serta diseminasi atau penyajian data dan pelaporan.
Pengumpulan data merupakan kegiatan pengumpulan data dari sumber data. Penyimpanan data
merupakan kegiatan penyimpanan data yang ada di rumah sakit baik secara manual maupun
elektronik. Langkah-langkah yang dilakukan dalam pengumpulan dan penyimpanan data adalah
sebagai berikut :
1. Petugas mengidentifikasi kebutuhan data.
2. Petugas menentukan sumber data.
3. Petugas meminta data.
4. Petugas mengingatkan kepada sumber data untuk mengumpulkan data tepat waktu setiap
tanggal 7 bulan berikutnya untuk data yang bersifat rutin.
5. Petugas menerima data dari sumber data.
6. Petugas melakukan pengecekan kelengkapan data.
7. Petugas mengembalikan data kepada sumber data untuk data yang belum lengkap.
8. Petugas mencatat data yang diterima kedalam register data untuk data telah lengkap.
9. Petugas memberikan nomor/kode pada data sesuai dengan nomor register.
10. Petugas menyimpan data ke dalam file sesuai jenis data dan urutannya.

Dalam pengelolaannya, data dibagi menjadi dua kategori yaitu data internal dan data eksternal
A. Data Internal
1. Penetapan Data yang Dibutuhkan
Rumah Sakit Umum Lirboyo menetapkan beberapa jenis data yang dibutuhkan untuk
mendukung.
2. Pengumpulan dan Analisa Data
Data dikumpulkan melalui beberapa mekanisme sebagai berikut
a. Data terkait pasien dan pelayanannya dicatat dan dihimpun dalam berkas, baik
berbasis data elektronik maupun fisik.
b. Data terkait manajemen dihimpun capaian indikator, mutu, laporan sarana, laporan
sdm dan laporan keuangan.
c. Data terkait program mutu dihimpun dari capaian indikator mutu dan laporan insiden.

3
3. Penyajian Data
Yang dimaksud penyajian data adalah penyajian hasil analisa data baik berupa grafik
maupun table data. Data yang disajikan dimaksudkan agar dapat ditelaah dan dikaji untuk
membantu pengambilan keputusan baik terkait asuhan pasien, manajerial maupun
program mutu. Data-data disajikan dalam bentuk sebagai berikut :
a. Laporan pelayanan disajikan sebagai laporan, termasuk data kunjungan, data populasi
pasien, indikator rawat inap.
b. Laporan manajemen disajikan sebagai laporan kunjungan, laporan kinerja
unit/instalasi, laporan keuangan, dan laporan capaian indkator mutu.
c. Laporan mutu disajikan sesuai data Indikator Area Klinis, Indikator Area Manajemen,
Indikator Sasaran Keselamatan Pasien, dan Indikator Mutu Unit.

B. Data Eksternal
Melalui partisipasi dalam kinerja data base eksternal, rumah sakit dapat membandingkan
kinerjanya dengan rumah sakit yang sejenis, baik local, secara nasional maupun internasional.
Pembandingan kinerja adalah sauatu alat yang efektif untuk mengindetifikasi peluang guna
peningkatan dan pendokumentasian tingkat kinerja rumah sakit.
Jaringan pelayanan kesehatan dan mereka yang berbelanja atau membayar untuk pelayanan
kesehatan memerlukan informasi demikian. Data base eksternal variasinya sangat luas, dari data
base asuransi hingga yang dikelola perhimpunan profesi.

Rumah sakit mungkin dipersyaratkan oleh perundang-undangan atau peraturan untuk


berkontribusi pada beberapa data base ekxternal.
Penyajian data meliputi :
1. Untuk laporan ke dinas kesehatan, disajikan sesuai kebutuhan dari dinas kesehatan
2. Untuk laporan ke BPJS digunakan data dari software inacbg sesuai ketentuan
kementerian kesehatan dan bpjs
3. Data mutu dari RS lain digunakan sebagai perbandingan capaian mutu. Data ini diolah
oleh tim mutu.
4. Data mutu juga dapat diberikan kepada rumah sakit lain yang memintanya untuk
keperluan perbandingan data mutu dalam proses akreditasi.

Analisis data merupakan kegiatan mengolah/memproses data yang telah dikumpulkan menjadi
informasi yang disajikan dalam bentuk grafik, histogram ataupun bentuk lainnya agar lebih
mudah dipahami. Metode analisis data yang dipakai:
1. Analisis Deskriptif/ berdasarkan karakteristik data.
2. Analisis Komparatif/perbandingan.
3. Analisis hubungan dalam dan antar program.

Langkah-langkah dalam melakukan analisa data meliputi:


1. Petugas menentukan metode analisis yang di pakai.
2. Petugas mengambil data-data yang akan dianalisa.
3. Petugas melakukan validasi data.
4. Petugas mengubah bentuk data (transform) dari data narasi menjadi bentuk angka/tabel.
5. Petugas melakukan pengelompokan data.
6. Petugas membuat grafik/histogram ataupun bentuk lainnya yang diperlukan.
7. Petugas melakukan validasi informasi.
8. Petugas mengembalikan data-data yang telah dianalisa.
9. Petugas mencatat informasi ke dalam buku register.
10. Petugas menyimpan arsip informasi.

4
11. Petugas melaporkan informasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan.
12. Pencarian kembali data. Pencarian kembali data merupakan kegiatan proses pencarian
data sesuai dengan permintaan/kebutuhan, dengan langkah-langkah sebagai berikut:
13. Petugas mengidentifikasi kebutuhan/permintaan data.
14. Petugas mencari jenis dan nomor data di buku register data.
15. Petugas mencari data di dalam file penyimpanan.
16. Petugas mencatat dalam buku peminjaman data jika data dipinjam.
17. Petugas meminta tanda tangan peminjam.

Melaporkan informasi yang telah dibuat kepada atasan/Dinas kesehatan serta mendistribusikan
informasi kepada instansi/lintas sektor/pihak lain yang dianggap memiliki hubungan/korelasi
dengan informasi yang dibuat, dengan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Petugas menentukan tujuan pelaporan dan distribusi Informasi.
2. Petugas mencatat dalam buku pelaporan dan distribusi Informasi.

5
BAB IV
DOKUMENTASI

Dokumentasi adalah hasil dari pengelolaan data yang dilakukan oleh pengguna yang berasal
dari sistem yang sudah dijalankan. Dokumentasi bisa berupa data, laporan, grafik ataupun foto.
Dokumentasi yang sudah jadi disebut file yang bisa dihasilkan dari cara didownload atau
dokumen yang sudah dicetak sehingga bisa dijadikan suatu bukti pengelolaan data yang siap
untuk dijadikan sebuah informasi yang digunakan untuk keperluan laporan ataupun perbandingan
data antara rumah sakit pemohon data dan rumah sakit pemberian data yang sudah melakukan
MOU untuk kemanaan data rumah sakit.

6
BAB V
PENUTUP

Demikian panduan pengelolaan data dan informasi ini dibuat untuk menjadi acuan bagi
petugas data rumah sakit. Panduan ini mencakup penetapan, pengumpulan, analisa, penyajian
dan penyebaran data. Semoga dengan adanya panduan ini dapat menjadi acuan dalam hal
pengelolaan data baik dari internal maupun eksternal Rumah Sakit Umum Lirboyo.

7
DAFTAR PUSTAKA

https://www.scribd.com/document/372977622/Pedoman-Pengelolaan-Data-Dan-Informasi-RSIA
Fatma Bojonegoro
https://www.scribd.com/document/372564762/Panduan-Pengelolaan-Data-Dan-Informasi-docx-
RSAU dr.M.Salamun