MODUL II

KARAKTERISTIK DAN LINGKUP

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN
Sistem pengendalian manajemen mempunyai beberapa karak-teristik pokok. Menurut
Anthony dan kawan-kawan, karakteristik-karakteristik tersebut adalah:

1. Sistem pengendalian manajemen berpusat pada program-program dan pusat-pusat

pertanggung jawaban. Suatu program dapat berupa suatu produk, projek atau
kegiatan serupa yang lain yang dilaksanakan oleh organisasi untuk mencapai
tujuannya. Pusat pertanggung jawaban adalah suatu unit organisasi yang dikepalai
oleh seorang manager yang bertanggung jawab.

2. Informasi di dalam suatu sistem pengendalian manajemen terdiri atas dua macam :
(1) data yang direncanakan, yang berupa : program-program , anggaran dan
standar, (2) data sesungguhnya , yaitu data mengenai hal-hal yang sesungguhnya
terjadi, baik dari dalam organisasi maupun dari lingkungan luar.

3. Sistem pengendalian manajemen merupakan suatu sistem yang menyeluruh dalam

arti merembes kesemua ke semua aspek kegiatan organisasi. Salah satu fungsi
penting manajemen adalah menjamin bahwa semua bagian kegiatan organisasi
tersebut serasi dengan lainnya. Untuk mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan ini,
manajemen memerlukan informasi tiap-tiap kegiatan.

4. Sistem pengendalian manajemen biasanya dibangun dalam suatu struktur

keuangan. Sumber-sumber dan pendapat dinyatakan dalam satuan uang. Uang
merupakan satu-satunya penyebut umum yang dapat digunakan untuk
menggabungkan dan membandingkan berbagai elemen sumber. Meskipun struktur
keuangan merupakan pusat perhatian sistem ini, namun ukuran yang bersifat non
keuangan juga merupakan bagian yang penting di dalam sistem.

5. Aspek perencanaan atas sistem pengendalian manajemen cenderung untuk

mengikuti pola dan jadwal yang teratur. Salah satu contoh adalah dalam penyiapan
anggaran yang merupakan aktivitas penting dalam proses pengendalian
manajemen. Langkah-langkah tertentu diambil dalam suatu urutan yang telah
dijelaskan terlebih dahulu dengan jadwal waktu tertentu setiap tahun yang meliputi
penyebaran pedoman, pembuatan estimasi pertama, penyampaianestimasi dari

1
Materi Kuliah Sistem Pengendalian Manajemen
Supriyanto Ilyas: Fakultas Ekonomi Widyatama (2020)
 bawah ke atas melalui berbagai jenjang dalam organisasi, penelaahan terhadap
estimasi tersebut, persetujuan dari manajemen puncak serta penyebaran anggaran
tersebut kembali lewat organisasi. Prosedur tersebut diikuti pada setiap langkah
dalam proses ini, tanggal penyelesaian tahap, dan bahkan formulir yang
dipergunakan sering diatur dalam suatu pedoman prosedur. Irama proses yang
senada digunakan pula dalam bidang lain pada sistem pengendalian manajemen
misalnya dalam hal pelaporan umpan balik dan informasi koordinasi.

6. Suatu sistem pengendalian manajemen merupakan atau harus merupakan suatu

sistem yang dikoordinasikan secara terpadu. Dalam hal suatu data yang
dikumpulkan untuk suatu tujuan mungkin berbeda dari data yang dikumpulkan
untuk tujuan yang lain, data tersebut harus dapat direkonsiliasikan satu dengan
yang lain. Khususnya, data aktual hendaknya distrukturkan dalam cara yang sama
dengan data yang direncanakan yaitu dengan cara definisi dan pengukuran yang
konsisten agar memungkinkan untuk adanya pembandingan yang valid antara
pelaksanaan yang direncanakan dengan yang sebenarnya.

Pengendalian Manajemen yang baik harus menjalankan tahapan-tahapan sebagai berikut:

1. Pernyataan tentang tujuan organisasi (the objective of the entity)

2. Perencanaan organisasi untuk mencapai tujuan

3. Personal yang memenuhi kualitas dan jumlah yang memadai sesuai tanggung
jawabnya dengan pemisahan fungsi yang terjamin dan jelas

4. Adanya system yang mendukung kebijakan dan pelaksanaan untuk setiap departemen
atau perusahaan

5. Adanya system pengawasan yang efektif pada semua level kegiatan yang mendukung
kebijakan dan pelaksanaan

Perjalanan kehidupan suatu organisasi pada dasarnya sama dengan perjalan manusia
pada umumnya. Perjalanan apapun harus diawali dengan penetapan tujuan yang jelas,
penetapan rencana perjalanan dan pelaksanaan dan pemantauan pelaksanaan perjalanan serta
penilaian mengenai perkembangan pencapaian tujuan perjalanan.
Penetapan tujuan organisasi merupakan tahapan awal perjalanan organisasi. Tujuan
organisasi harus dirumuskan dengan jelas dan disosialisasikan kepada seluruh anggota

2
Materi Kuliah Sistem Pengendalian Manajemen
Supriyanto Ilyas: Fakultas Ekonomi Widyatama (2020)
organisasi agar seluruh anggota organisasi dapat mendukung dan berpartisipasi dalam
pencapaian tujuan yang ditetapkan.
Dalam kehidupan organisasi, tujuan organisasi merupakan kondisi yang hendak
diciptakan pada masa yang akan. Seperti telah disinggung pada bagian terdahulu, organisasi
adalah sesuatu yang mati, tidak punya kehendak, keinginan maupun tujuan. Oleh karena
tujuan, keinginan atau kehendak organisasi melekat pada orang orang yang dominan (koalisi
yang dominan) dalam organisasi tersebut
Setelah tujuan ditetapkan, langkah berikutnya adalah menentukan cara cara,
pendekatan pendekatan, dan rencana rencana besar dalam mencapai tujuan organisasi. Cara
cara, pendekatan pendekatan, rencana rencana tersebut dikenal sebagai strategi organisasi.
Penetapan stratrgi akan diwujudkan dalam suatu perencanaan stratejik yaitu proses
penetapan program program atau aktivitas-aktivitas pokok yang akan dilaksanakan dalam
rangka pencapaian tujuan organisasi.

Next
Page
Click
Here

Work of Management

Planning
Directing and
Motivating

Controlling

Pencapaian tujuan organisasi dilaksanakan dan harus melibatkan semua orang

dalam organisasi. Kesuksesan organisasi akan ditentukan oleh kinerja manusia-manusia
tersebut. Oleh karena itu, organisasi harus didukung oleh personal personal yang
memenuhi kualitas dengan jumlah yang memadai. Setiap orang dalam organisasi harus
diberi tanggung jawab yang dengan pemisahan fungsi yang terjamin dan jelas pula

Pencapaian tujuan organisasi akan melibatkan berbagai proses yaitu rangkaian

rangkaian aktivitas untuk mencapai tujuan tertentu. Setiap proses dilaksanakan oleh suatu

3
Materi Kuliah Sistem Pengendalian Manajemen
Supriyanto Ilyas: Fakultas Ekonomi Widyatama (2020)
departemen yang bertanggung jawab atas pelaksanaan proses tertentu. Sudah barang tentu,
berbagai proses dalam organisasi akan saling berkaitan karena semuanya harus focus pada
pencapaian tujuan utama organisasi. Dengan demikian, departemen departemen yang
melaksanakan berbagai proses dalam organisasi harus diatur dalam suatu jaringan yang
kompak, seimbang dan harmonis. Pengaturan jaringan proses dan deparemen yang
melaksanakan merupakan suatu system dalam organisasi tersebut. Dengan demikian, dalam
suatu organisasi harus diciptakan suatu system yang mendukung kebijakan dan pelaksanaan
untuk setiap departemen atau perusahaan

Untuk mengatur proses proses dalam rangka mencapai tujuan suatu organisasi
diperlukan berbagai kebijakan organisasi. Kebijakan organisasi merupakan seperangkat
peraturan dan ketentuan yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang dalam rangka
pencapaian tujuan organisasi. Agar berbagai kebijakan dapat diterapkan dengan baik dalam
terlaksananya berbagai aktivitas organisasi, system pengawasan yang efektif pada semua
level kegiatan yang mendukung kebijakan dan pelaksanaan proses sangat diperlukan.

Sistematika Pengendalian Manajemen

Sebelum penulis membahas mengenai system pengendalian manajemen, penulis

akan membahas mengenai sistematika manajemen terlebih dahulu, Dalam sistem manajemen
dikenal tiga tingkatan manajemen yang terkait dengan perencanaan dan pengendalian yaitu
formulasi strategi (strategy formulation), pengendalian manajemen (management control),
dan pengendalian tugas (task control).

Formulasi strategi merupakan suatu proses yang berkaitan dengan penetapan tujuan
organisasi serta penetapan strategi dalam pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Seperti
telah dijelaskan pada bagian terdahulu, tujuan merupakan kondisi masa depan yang hendak
diciptakan, sedangkan strategi merupakan seperangkat pendekatan, cara atau rencana besar
dalam rangkan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Formulasi strategi merupakan
pekerjaan manajer puncak (top manajemen). Kebutuhan untuk menformulasikan suatu strategi
terutama timbul dalam merespon ancaman yang diterima atau datangnya suatu kesempatan.

Pengendalian manajemen (management control) merupakan serangkaian proses yang

dilakukan oleh para manajemer untuk mendorong anggota manajer yang lain dalam organisasi
untuk mengimplementasikan strategi organisasi yang telah ditetapkan. Sebaik apapun
penetapan strategi, hal tersebut tidak aka nada artinya kalau tidak ada implementasi yang

4
Materi Kuliah Sistem Pengendalian Manajemen
Supriyanto Ilyas: Fakultas Ekonomi Widyatama (2020)
 memadai. Proses implementasi strategi ini dilaksanakan oleh para manajer tingkat menengah
dan tingkat bawah (middle and lower management).

Pengendalian Tugas (task control) merupakan proses untuk memastikan bahwa tugas
yang spesifik dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian tugas merupakan
Transaction Oriented yang terdiri dari pengawasan agar aturan-aturan tersebut dipatuhi.
Sebagian besar kegitan kegiatan pengendalian tugas yang bersifat Scientific. Sebagian besar
informasi dalam Organisasi merupakan informasi pengendalian tugas. Beberapa diantaranya
bersifat mekanis dan menjadi sangat rumit.

Tabel berikut ini mengganmbarkan perbandingan antara formulasi strategi (strategic

formulation), pengendalian manajemen (management control), dan pengendalian tugas (task
control)

Formulasi Strategi Pengendalian Manajemen Pengendalian Tugas

No. (Strategic Formulation)
Proses penetapan tujuan
organisasi dan strategi untuk
1.
mencapai tujuan tersebut
 Tujuan tidak berbatas
waktu
 Strategi = rencana yang
2. luas dan penting
 Mempertimbangkan threat
dan opportunity, setiap
saat dan waktu
 Fokusnya perusahaan
secara keseluruhan
3.  Tidak sistematik
 Berdasarkan judgement
4. Hanya top manajemen saja
yang terlibat, dan datanya
perkiraan
(Management Control) (Task Control)
Proses bagaimana Proses yang menjamin
mengim-plementasikan bahwa tugas telah dilaksa-
strategi tersebut. nakan secara efektif dan
efisien
 Berbatas waktu  Fokusnya hanya
(periodik) sebagian unit organisasi
 Fokusnya satu unit  Berorientasi transaksi
organisasi  Aktivitasnya scientific
 Aktivitasnya perilaku  Informasinya dalam
 Berorientasi perilaku, angka-2
dan tidak bisa dibuat  Tidak melibatkan hubu-
persamaan ngan atasan dengan
 Melibatkan hubungan bawahan
atasan dengan
bawahan
Sistematik (reguler) Ada aturan-aturan dalam
melaksanakan tugas
Melibatkan seluruh Hanya individu yang
manajer pada seluruh terlibat dengan penugasan
tingkatan organisasi dan tertentu
data akurat

Contoh penerapan mengenai pengambilan keputusan pada tiga tingkatan perencanaan dan
pengendalian tersebut disajikan pada tabel berikut ini

5
Materi Kuliah Sistem Pengendalian Manajemen
Supriyanto Ilyas: Fakultas Ekonomi Widyatama (2020)
 Formulasi Strategi Pengendalian Manajemen Pengendalian Tugas
No. (Strategic Formulation) (Management Control) (Task Control)
Akuisisi (pengambil alihan) Memperkenalkan produk Koordinasinya masuknya
order (pesanan)
1. perusahaan yang tidak atau merk baru dari suatu
berhubungan lini produk
2. Memasuki bisnis baru Memperluas pabrik Penjadwalan produksi
3. Menambah penjualan Menentukan anggaran Pemasangan iklan di TV
iklan
4. Mengubah rasio utang/modal Menambah utang baru Mengelola kas
5. Perencanaan kebijakan Memutuskan tingkat Pemesanan kembali suatu
spekulasi persediaan persediaan barang
6. Menetapkan arah penelitian Pengendalian organisasi Menjalankan proyek
dan nilainya penelitian individu
penelitian

Akativitas perencanaan dan pengendalian merupakan kegiatan yang terus menerus

(repetitive). Dengan demikian, dalam jangka panjang, proses perencanaan dan pengendalian
akan membentuk suatu siklus aktivitas seperti ditunjukkankan dalam gambar berikut ini:

Next
Page
Click

Planning and Control Cycle

Here

Formulating Long-and Begin

Short-Term Plans
(Planning)

Comparing Actual Implementing

to Decision the Plans
Planned Performance Making (Directing and
(Controlling) Motivating)

Measuring
Performance
(Controlling)

Pada bagian bagian selanjutnya, pembahasan akan difokuskan pada proses pengendalian
(management control). Proses pengendalian manajemen meliputi berbagai aktifitas yang
termasuk didalamnya:

6
Materi Kuliah Sistem Pengendalian Manajemen
Supriyanto Ilyas: Fakultas Ekonomi Widyatama (2020)
  Perencanaan (Planning what the organization should do).
 Pengkoordinasian (Coordinating the activities of several parts of the organization).
 Pengkomunikasian informasi (Communicating information).
 Evaluasi terhadap informasi (Evaluating information)
 Pengambilan keputusan (Deciding what, if any, action should be taken),
 Mempengaruhi orang (Influencing people to change their behavior).

Perencanaan menyangkut proses pengambilan keputusan mengenai aktivitas-aktivita

atau sesuatu yang akan dilakukan organisasi pada masa yang akan datang. Perencanaan
dilakukan secara periodic, dapat menyangkut perencanaan jangka pendek maupun jangka
panjang. Perencanaan merupakan proses awal yang sangat penting. Seorang ahli mengatakan
bahwa gagal merencanakan sama dengan merencanakan kegagalan.
Pengkoordinasian (Coordinating the activities of several parts of the organization)
merupakan pengarahan berbagai aktifitas yang dilaksanakan oleh orang orang yang berbeda
untuk melaksanakan proses pencapaian tujuan yang sama (tujuan yang ditetapkan). Organisasi
meruapak suatu entitas yang terdiri atas berbagai departemen (unit organisasi) yang dipimpin
dan dilaksanakan oleh orang orang yang berbeda pada tiap tiap departemen (unit organisasi).
Walaupun aktivitas dan pelaksananya berbeda tapi mereka harus melaksanakan aktivitasnya
untuk berkontribusi pada pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan. Tanpa koordinasi
yang baik, tiap tiap departemen akan melaksanakan kegiatannya masing-masing dengan arah
tujuan masing masing sehingga dapat dibayangkan kekacauan yang terjadi pada organisasi
tersebut.
Dalam organisasi selalu terjadi aliran informasi mengenai berbagai hal yang terkait
dengan kehidupan organisasi tersebut. Informasi dapat diartikan sebagai sesuatu yang
menambah pengetahuan seseorang. Informasi juga dapat didefinisikan sebagai stimulus yang
dijadikan dasar untuk pengambilan keputusan. Informasi ini mutlak diperlukan dalam suatu
organisasi. Informasi berguna sebagai dasar pengambilan keputusan maupun sebagai sarana
komunikasi haruslah informasi yang relevan dan dapat diandalkan. Selain itu,
pengkomunikasian informasi (Communicating information) kepada fihak-fihak yang harus
dilakukan tepat waktu agar dapat diperoleh informasi yang relevan, andal dan tersedia pada
waktunya.
Informasi yang mengalir pada suatu organisasi pada umumnya menunjukkan
berbagai peristiwa yang terjadi pada organisasi yang bersangkutan. Evaluasi terhadap
7
Materi Kuliah Sistem Pengendalian Manajemen
Supriyanto Ilyas: Fakultas Ekonomi Widyatama (2020)
informasi (Evaluating information) harus dilakukan untuk mengidentifikasi kemungkinan
terdapat peristiwa atau kejadian yang tidak sesuai dengan seharusnya atau tidak sesuai
denganyang direncanakan atau menyimpang dari kreteria yang ditetapkan.
Dapat dikatakan bahwa berdasarkan evaluasi terhadap informasi, dalam kehidupan
suatu organisasi selalu terdapat ketidak sesuaian antara sesuatu yang terjadi dengan yang
seharusnya (kriteria yang ditetapkan). Pengambilan keputusan (Deciding what, if any, action
should be taken) mengenai tindakan yang diperlukan harus dilakukan untuk dapat
menghilangkan penyebab ketidak sesuaian serta mencegah agar ketidak sesuaian terulang
kembali.
Pelaksanaan tindakan korektif dan tersebut menjadi tugas dan tanggungjawab
anggota organisasi yang terkait. Agar tindakan korektif dapat dilakukan dengan baik harus
ada proses mempengaruhi orang yang bersangkutan agar mengubah perilakunya yang
menyimpang (Influencing people to change their behavior).
Seperti telah disinggung pada bagian terdahulu pengendalian manajemen (management
control) merupakan implementasi strategi yang ditetapkan oleh pimpinan organisasi

Implementation Mechanisms

Management
controls

strategy Performance
Organization Human resource
structure management

Culture

Gambar di atas menujukkan hubungan antara berbagai komponen yang terkait

dengan pengendalian manajemen. Pencapaian tujuan organisasi diawali dengan penetapan
strategi. Strategi yang telah ditetapkan harus dimplementasikan melalui pengendalian

8
Materi Kuliah Sistem Pengendalian Manajemen
Supriyanto Ilyas: Fakultas Ekonomi Widyatama (2020)
manajemen. Apabila implementasi strategi berhasil, organisasi akan mencapai performance
yang menunjukkan keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuannya.

Namun demikian, pengendalian manajemen tidak berdiri sendiri sebagai komponen

implementasi strategi. Selain pengendalian manajemen, kesuksesan implementasi strategi
dipengaruhi pula oleh struktur organisasi, manajemen sumberdaya manusia dan budaya
organisasi. Struktur organisasi menunjukkan peran, hubungan pelaporan dan tanggung jawab
unit organisasi berkaitan dengan pengambilan keputusan dalam organisasi. Manajemen
Sumber daya Manusia merupakan merupakan proses seleksi, pelatihan, evaluasi, promosi, dan
pemberhentian karyawan dalam rangka mengembangkan pengetahuan dan keterampilan yang
diperlukan untuk melaksanakan strategi organisasi. Budaya (culture) merupakan sperangkat
keyakinan umum, perilaku dan norma-norma yang secara eksplisit maupun implisit
mempengaruhi tindakan-tindakan manajerial.

---------kesuksesan organisasi perlu didukung oleh manusia dan budaya yang unggul-------

9
Materi Kuliah Sistem Pengendalian Manajemen
Supriyanto Ilyas: Fakultas Ekonomi Widyatama (2020)