Usulan Penyempurnaan

Pada bagian ini akan diberikan penjelasan singkat dari penyedia jasa terkait usulan
penyempurnaan terhadap hal-hal yang disampaikan di dalam term of reference.

A. USULAN PENYEMPURNAAN TERHADAP LINGKUP PEKERJAAN

Pada bagian ruang lingkup pekerjaan disebutkan bahwasanya penerapan sarana otomasi ITSM
diperlukan untuk memenuhi kebutuhan sebagai alat pencatatan permintaan service, alat
monitoring status pekerjaan, alat pelaporan kegiatan service desk, dan sebagai knowledge base
pengelolaan layanan. Menurut kami apa yang disebutkan pada bagian ruang lingkup pekerjaan
ini masih kurang relevan dan memerlukan penyempurnaan. Ada baiknya lingkup pekerjaan
berisi batasan-batasan dan sasaran dari pelaksanaan pekerjaan agar diperoleh deliverable yang
sesuai dengan tujuan pekerjaan.

Penyempurnaan lingkup pekerjaan yang kami usulkan agar sesuai dengan tujuan dan output
pekerjaan bisa dilihat seperti berikut :

1. Berkoordinasi dengan pihak BKPM dalam penyusunan dan pembuatan rancangan solusi ITSM
untuk diimplementasikan pada proses-proses :
- Service request handling & service fulfillment process
- Incident report handling & incident management process
- Problem management process
- Complaint handling & follow up
- ITSM knowledge management process
2. Mengembangkan dan melakukan kustomisasi terhadap paket aplikasi ITSM yang ada di BKPM,
dengan penambahan fungsi dan fitur utama sebagai berikut :
- Adanya fungsi pencatatan/perekaman terhadap permintaan layanan, laporan gangguan,
permintaan perubahan, dan laporan masalah yang dihadapi pengguna.
- Adanya fungsi tracking dan monitoring status pekerjaan terkait dengan permintaan layanan,
laporan gangguan, dan respon serta penyelesaian pekerjaan
- Adanya fungsi pelaporan/reporting terhadap seluruh kegiatan service desk, baik pelaporan
yang sifatnnya operasional maupun manajerial
- Adanya fungsi penyimpanan pengetahuan (knowledge base) terhadap seluruh aspek
pengelolaan layanan yang dapat digunakan oleh pelaksana TI maupun pengguna.
3. Melaksanakan pelatihan kepada pengguna dan admin BKPM terkait SOP dan aplikasi ITSM yang
sudah dikembangkan
4. Mengimplementasikan aplikasi ITSM ke dalam environment dan server BKPM hingga siap untuk
digunakan dan dioperasikan
5. Memberikan jaminan pemeliharaan dan support selama kurun waktu 1 tahun setelah serah
terima pekerjaan, dimana pemeliharaan dilakukan dalam hal troubleshooting dan pemantauan
rutin setiap bulan dari pihak penyedia jasa.

Jasa Konsultasi Pembangunan Layanan Service Desk SPIPISE 1

B. USULAN PENYEMPURNAAN TERHADAP METODE PELAKSANAAN

Pada bagian metode pelaksanaan pekerjaan kami mengusulkan untuk menambahkan informasi
yang dapat memberikan gambaran kepada penyedia jasa terhadap tahapan pelaksanaan
pekerjaan yang akan dilakukan dalam pekerjaan pembangunan layanan service desk SPIPISE
ini. Kami mengusulkan metode pelaksanaan pekerjaan seperti berikut :

- Kick off meeting

- Melaksanakan rapat pendahuluan terkait dengan pelaksanaan kegiatan
- Assessment, pengumpulan informasi, dan analisa
- Pembuatan rancangan solusi dan prosedur ITSM
- Pengembangan dan kustomisasi terhadap paket aplikasi ITSM yang ada di BKPM
- Pegujian aplikasi ITSM hasil pengembangan
- Implementasi aplikasi ITSM hasil pengembangan
- Mengadakan pelatihan kepada pengguna dan admin aplikasi
- Pembuatan dokumentasi dan laporan
- Memberikan layanan pemeliharaan sistem dengan dibuktikan dengan pernyataan kesediaan
memberikan jaminan pemeliharaan dalam kurun waktu 1 (satu) tahun setelah tanggal serah
terima pekerjaan untuk service dan jaminan pemeliharaan.

Sementara itu untuk penjelasan mengenai tenaga ahli, kualifikasi, maupun tugas tenaga ahli ada
baiknya dijelaskan dalam bab yang terpisah, misalkan dibuat bab spesifikasi tenaga ahli untuk
menjelaskan hal-hal terkait tenaga ahli.

Jasa Konsultasi Pembangunan Layanan Service Desk SPIPISE 2