PT.

AKURA BINA CITRA

Jln. POJ Kalimalang, Kp. Pekopen No. 12, Tambun, Bekasi, Indonesia 17510
Phone: +62–21 – 88334486 Fax:+62–21–88334508
Website: www.akurabinacitra.com

SURAT KEPUTUSAN DIREKSI

No. ABC/LT-2786/I/2018

TENTANG
KETERTIBAN PELAPORAN HASIL INSPEKSI

Dengan mempertimbangkan kondisi PT Akura Bina Citra dimana:

a. Tidak pernah terjadi perbaikan dalam hal pengiriman laporan inspeksi;

b. Perkembangan usaha yang menuntut sikap kompetitif dalam bekerja;
c. Laporan keuangan yang merujuk pada kegiatan merugi di tahun 2017

Maka berdasarkan hasil pertemuan tanggal 15 dan 27 Februari 2018, telah disepakati hal – hal berikut untuk
langkah – langkah perbaikan:

DEPARTEMEN MARKETING / ADMINISTRASI

1. Setiap pekerjaan yang belum ada kepastian jumlah harus dibuatkan pre-quotation terlebih dahulu.
Tidak ada pekerjaan dimulai tanpa negosiasi harga terlebih dahulu. Sehingga apabila pekerjaan
sudah selesai tidak ada alasan bagi customer menunda PO.
2. Setiap pekerjaan harus ada batasan:
a. Waktu
Tidak bisa pekerjaan (SPK) Open, maksimal 1 bulan diclosing, lalu dibuatkan SPK baru, tidak
bisa dilanjutkan apabila tidak keluar PO
b. Harga
Pembatasan nilai pekerjaan senilai USD 25,000. Tidak bisa pekerjaan tanpa batasan harga
karena akan menyebabkan operasional lainnya terganggu
3. Permintaan harga harus diresponse 1 (satu) hari setelah permintaan harga atau setelah tinjauan
dilakukan.
4. Dalam membantu pempercepat laporan pada lokasi yang sulit sinyal, Bagian Marketing harus
menyampaikan kepada customer untuk diberi fasilitas internet agar mempercepat laporan.
5. Tidak perlu melebihkan waktu pada penawaran harga karena merugikan. Apalagi kelebihan hari
tersebut untuk keperluan membuat laporan dan minta tandatangan daily activities
6. Marketing harus menjelaskan ke customer bahwa dalam jam kerja yang disebutkan pada perjanjian
sudah termasuk WAKTU untuk pembuatan laporan. Misalkan Jam kerja berdasarkan penjanjian
adalah sampai jam 17.00 maka inspektor mulai membuat laporan harian jam 16.00. Untuk dilokasi
yang selesai jam 18.00, maka pembuatan laporan dimulai jam 17.00. Hal ini harus dijelaskan di
penawaran harga.
7. Untuk Customer yang mempunyai Outstanding Invoice dikenakan maksimal order USD 50,000
8. Marketing memastikan kepada Customer, bahwa barang yang akan diinspeksi sudah siap sebelum
mengirimkan Team ke lokasi. Minimum charge diberlakukan apabila Team sudah datang ternyata
barang belum siap diinspeksi.
9. Memberikan Flash Disk kepada masing-masing Inspector, apabila hilang otomatis akan dibelikan
kembali dengan potong gaji. Mengganti flash disk sendiri tidak difasilitasi perusahaan.
10. Laporkan ke Bagian Keuangan personil yang tidak mengirimkan laporan harian.
 PT. AKURA BINA CITRA
Jln. POJ Kalimalang, Kp. Pekopen No. 12, Tambun, Bekasi, Indonesia 17510
Phone: +62–21 – 88334486 Fax:+62–21–88334508
Website: www.akurabinacitra.com

DEPARTEMEN FIELD SERVICE

1. WAJIB menyerahkan Laporan Inspeksi SETIAP HARI. DIKENAKAN POTONGAN GAJI DAN BONUS
TIDAK DIBAYARKAN
2. Tidak lagi bonus ditahan karena laporan inspeksi. Semua bonus dibayarkan pada waktunya apabila
laporan harian dikirimkan paling lambat pagi keesokan harinya dan dilaporkan dengan BENAR.
3. Diingatkan kembali bahwa TUGAS INSPEKTOR DIMULAI DARI PEKERJAAN INSPEKSI SAMPAI
DENGAN LAPORAN. QA Admin hanya bertugas merapikan dan memeriksa kebenarannya sebelum
disetujui QHSE Manager. Sifat pekerjaannya hanya membantu, seperti merapikan, meletakan
nomor laporan, PO, dll. Bukan yang membuat laporan dari awal.
4. Laporan dibuat menggunakan format yang standard atau formulir yang sesuai. Bukan ditulis tangan
pada selembar kertas sehingga menyulitkan yang merapikan laporan.
5. Apabila data tidak lengkap dari Inspector, maka dianggap tidak bekerja pada hari tersebut.
6. Inspektor menjelaskan kepada customer bahwa waktu 1 (satu) jam akan digunakan untuk
membuat laporan. Kalau customer keberatan, harus dijelaskan hal itu dapat menyebabkan
keterlambatan laporan.
7. Kerja di lokasi hanya untuk buat report, gaji dan bonus tidak dibayar karena dianggap tidak bekerja
hari sebelumnya.
8. Jika ada tambahan pekerjaan dilokasi, maka Inspector melaporkan kepada Marketing apakah
dikerjakan atau tidak.
9. Deputy sesekali ke Lapangan untuk mengecek pekerjaan Inspector, jika ditemukan Inspector tidak
melakukan pengukuran atau pemeriksaan dengan benar, maka bersedia di PHK tanpa Pesangon

DEPARTEMEN QHSE (QA TEAM)

1. Fungsi QA Admin adalah untuk memastikan pemeriksaan benar dilakukan sebelum laporan dikirim
ke customer. Jika ada Laporan dari Inspector yang salah atau kurang, maka QA Admin melaporkan
kepada QHSE Manager. QHSE Manager akan melakukan verifikasi kepada Inspektor yang
mengerjakan.
2. Karena sudah diberlakukan cara pelaporan secara harian oleh Inspektor di lapangan, QA Admin
juga tidak membuat laporan dengan menunggu pekerjaan selesai. Pekerjaan dilakukan secara
dicicil bukan menunggu Inspektor datang kembali dari lokasi yang menyebabkan Laporan inspeksi
lama penyelesaiannya.
3. Laporan dari lapangan tetap ditinjau oleh QHSE Manager
4. Kecepatan menerbitkan laporan seharusnya lebih cepat daripada orang yang melakukan pekerjaan
inspeksi.
5. QHSE Manager sesekali ke Lapangan untuk mengecek pekerjaan Inspector, jika ditemukan
Inspector tidak melakukan pengukuran atau pemeriksaan dengan benar, maka bersedia di PHK
tanpa Pesangon

Diputuskan Oleh,
Bekasi, 28 Februari 2018

Benyamin Dwijanto
Board of Director