BAB III

Analisis, Deskirpsi, dan Spesifikasi Jabatan

Analisis jabatan merupakan proses pengumpulan, penganalisisan, dan penyusunan

informasi tentang isi pekrjaan dalam rangka memberikan dasar bagi sebuah
deskripsi jabatan dan data untuk perekrutan, pelatihan, evaluasi kerja, dan
manajemen kerja. Analisis jabata berfokus pada apa yang diharapkan dari kinerja
pegawai. Hasil analisis jabatan dinyatakan dalam bentuk uraian tertulis. Pernyataan
tersebut merupakan data penting yang dapat digunakan sebagai bahan informasi
dalam analisis jabatan. Informasi yang diperoleh dari analisis jabatan adalah terkait
dengan aktivitas pekerjaan; perilaku manusia; mesin, perangkat, peralatan, dan
bantuan pekerjaan; standar prestasi; konteks pekerjaan; dan persyaratan terkait
manusia.

Menurut klasik walker, analisis jabatan memiliki empat tujuan dimana setiap tujuan
menyediakan pandangan tentang pekerjaan dari sudut pandang yang berbeda,
sehingga masing-masing diidentifikasi dengan pendekatan yang sedikit berbeda.

1. Untuk mengetahui apa yang dilakukan pegawai tetap dalam pekerjaan

mereka. Pendekatan ini dibutuhkan untuk melihat realitas pekerjaan lebih
dekat;
2. Untuk mengetahui apa yang dipikirkan dan dilakukan pegawai tetap dalam
pekerjaan mereka. Pendekatan ini berusaha untuk mengumpulkan persepi
tentang pekerjaan;
3. Untuk memastikan supervisor dan para pegawai mempercayai pegawai tetap
tentang pekerjaan apa yang harus mereka lakukan. Pendekatan ini
menentukan norma-norma kerja;
4. Untuk menentukan kepercayaan supervisor dan para pegawai bahwa
pegawai tetap mempersiapkan apa yang harus dilakukan dalam pekerjaan
mereka di masa mendatang, dan perubahan apa yang akan terjadi di tempat
kerja mereka.

Terkait dengan tujuan tersebut, maka sejumlah manfaat dari dilaksanakannya

analisis jabatan adalah:

1. Menentukan kualifikasi yang diperlukan bagi pemegang jabatan;

2. Menyediakan petunjuk bagi pelaksanaan rekrutmen dan seleksi pegawai;
3. Mengevaluasi pegawai dalam rangka promosi jabatan;
4. Mengevaluasi pegawai dalam rangka mutasi;
5. Menetapkan kebutuhan untuk program pelatihan bagi pegawai;
6. Menentukan tingkat upah, gaji, dan serta pemeliharaan SDM lainnya;
7. Memberikan pertimbangan terkait dengan keadilan imbalan;
8. Menetapkan otoritas dan tanggungjawab;
9. Menentukan standar pekerjaan;
 10. Memberikan kunci-kunci penting terkait dengan pelaksanaan dan
penyelesaian pekerjaan;
11. Menentukan klarifikasi dn beban pekerjaan;
12. Memberikan pedoman dalam pemberian tugas pegawai;
13. Menyediakan pedoman untuk mendapatkan pegawai yang tepat;
14. Mencegah adanya salah paham antar pegawai dalam melaksanakan
pekerjaan;
15. Membantu memperbaiki kondisi, iklim, serta lingkungan kerja yang dirasakan
pegawai;
16. Memberikan pedoman untuk mengurangi ketidakpuasan pegawai.

Analisis jabatan pada dasarnya dapat dikelompokkan berdasarkan jenis-jenisnya,

diantaranya adalah:

1. Spesifikasi Jabatan
Analisis jabatan ini dilakukan terkait dengan spesifikasi yang dimiliki oleh
pegawai. Spesifikasi tersebut meliputi syarat pendidikan, pengalaman,
pelatihan, fisik, serta mental yang dimiliki oleh pegawai senhingga ia mampu
mengemban jabatan.
2. Proses Melaksanakan Jabatan
Analisis jabatan ini dilakukan untuk menentukan langkah-langkah yang harus
ditempuh oleh pegawai dalam rangka mengajarkan pekerjaan kepada
pegawai yang ada di dalam organisasi.
3. Kompensasi
Analisa jabatan ini dilakukan untuk menilai masing-masing jabatan yang ada
di dalam organisasi serta kelayakan kompensasi yang diberikan oleh
organisasi bagi pegawai yang melaksanakan jabatan tersebut.
4. Peningkatan Pekerjaan
Analisis jabatan ini dilakkan untuk meningkatkan kinerja pegawai sehingga
pegawai mampu mengemban tugas dengan lebih efektif, efisien, serta
menghasilkan produktivitas kerja yang tinggi.

Beberapa metode dalam analisis jabatan yang dipergunakan sebagai bahan

informasi bagi organisasi antara lain:

1. Metode Kuesioner
Metode ini menetapkan jabatan atas pertanyaan yang terdapat pada formulir
yang diisi oleh responden.
2. Metode Deskriptif Naratif
Merupakan metode pencatatan apa yang dikerjakan setiap hari, setiap waktu
yang digunakan, selama berlangsungnya pekerjaan, dan akhir dari pekerjaan
yang dilakukannya.
3. Metode Wawancara
Metode ini dalam bentuk lisan dimana terdapat dua orang atau lebih yang
melakukan proses tanggung jawab dengan bertatap muka.
4. Metode Observasi
 Metode ini merupakan kajian yang terencana, disengaja, dan mempunyai
system mengenai gejala tertentu dengan cara pengamatan dan pencatatan.

Proses analisis jabatan perlu dilakukan dengan baik dan terencana sehingga tujuan
yang ingin diperoleh dari pelaksanaan analisis jabatan dapat tercapai. Proses
analisis jabatan terdiri dari:

1. Tahap Persiapan
2. Tahap Pengumpulan Data dan Informasi;
 Analisis Jabatan Fungsional ( APF )
 Kuesioner Analisis Jabatan ( KAJ )
3. Tahap Pengolahan Data
4. Tahap Diskusi Pengolahan Data

Informasi analisis jabatan akan memberikan sejumlah informasi yang berguna dalam
rekrutmen pegawai. Untuk itu, informasi analisis jabatan harus memenuhi kriteria
sebagai berikut:

1. Aspek Kegiatan Pelaksanaan Pekerjaan.

Menyangkut pertanyaan apa yang sebenarnya dikerjakan pegawai pada saat
memangku jabatan di dalam organisasi.
2. Aspek Persyaratan dari Seorang Pemangku Jabatan ( Personnel
Requirement ).
Informasi jabatan tentang prasyarat jabatan yang meliputi pendidikan yang
pernah ditempuh; pengetahuan kerja yang terkait dengan sejauh mana
pegawai memahami dan mengetahui dengan baik tentang pekerjaannya;
keterampilan dan kompetensi kerja yang dimiliki pegawai; pengalaman kerja
yang dimiliki oleh pegawai; bakat tertentu yang menjadi nilai tambah dari
pegawai; tinkat tempramen yang dimiliki pegawai ketika menghadapi
masalah; minat tertentu yang dimiliki pegawai; kondisi jasmani; jenis kelamin;
dll.

Deskripsi jabatan merupakan ringkasan dari fitur yang paling penting dari pekrjaan.
Ini menyatakan sifat dari pekerjaan yang terlibat dan memberikan informasi tentang
tugas, tanggung jawab, dan konteks. Informasi yang biasa ditemukan dalam
deskripsi jabatan meliputi jabatan, pekerjaan keluarga, ringkasan pekerjaan, laporan
tugas, hubungan pelaporan, dan indicator konteks pekerjaan yang diemban
pegawai. Beberapa prinsip deskripsi jabatan yang perlu diperhatikan adalah
sistematis; jelas; ringkas; tepat; taat azas; dan akurat.

Ada pula unsur-unsur deskripsi jabatan dimana unsur-unsur ini harus diorganisasi
dalam sejumlah informasi agar bermanfaat. Urutan yang disarankan meliputi:
1. Identifikasi Jabatan: Kode jabatan, nama jabatan, nama jabatan padanan.
2. Sifat Jabatan: Uraian tugas wewenang dan tanggung jawab, hubungan
dengan jabatan lain, supervise yang diperlukan, peralatan mesin yang
digunakan, kondisi kerja, dan istilah khusus yang diketahui.
 3. Ringkasan Jabatan: Terkait ringkasan mengenai uraian singkat jabatan,
syarat kualifikasi pemangku jabatan, pelaksana kerja, prestasi kerja yang
harus dicapai, serta tugas-tugas yang dilaksanakan oleh pegawai.
4. Persyaratan Jabatan: Kualifikasi jabatan, kebutuhan pekrjaan, kebutuhan
pembayaran minimal, dan klasifikasi jabatan.
5. Supervisi: Yang diberikan dan diterima, supervise umpan balik, dan supervise
berkesinambungan.

Faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas kerja sesuai dengan deskripsi jabatan

adalah:
1. Span of Knowledge Distance: Luasnya jangkauan pengetahuan dan
pengalaman pimpinan.
2. Span of Time: Batas waktu dimana orang bekrja di suatu bidang tertentu
ditentukan oleh waktunya.
3. Span of Energy: Batas daya tahan seseorang dalam pekerjaan spesifik,
ditentukan oleh kemampuan yang ada pada dirinya, baik mental maupun fisik.
4. Span of Attention: Batas konsentrasi perhatian seseorang dalam
mengerjakan suatu pekerjaan hanya terbatas pada suatu masalah saja atau
suatu bidang saja.
5. Span of Personality: Batas-batas kepribadian.
6. Span of Ability: Batas-batas keahlian dan perbedaan dalam pekerjaan,
perbedaan keahlian, pendelegasian inisiatif, sentralisasi wewenang,
pembagian fungsi dan tugas, tuntutan dari para pekerja dalam tugas yang
sama.

Spesifikasi jabatan terkait dengan pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan

yang dibutuhkan pegawai untuk menunjukan kinerjanya serta kepuasan kerjanya. Di
dalam spesifikasi jabatan ditentukan kemampuan dan bakat dasar yang harus
dimiliki pegawai untuk melaksanakan jabatan yang diembannya. Spesifikasi jabatan
berkaitan dengan persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh pegawai untuk
menduduki suatu jabatan tertentu, agar ia dapat melaksanakan tugas yang
dibebankan kepadanya dengan baik dan bertanggung jawab.

Organisasi menyusun spesifikasi jabatan dalam rangka mendukung optimalisasi

kegiatan manajerial maupun operasional organisasi. Tujuan-tujuan spesifikasi
jabatan diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Menemukan pegawai prospektif.
2. Menggambarkan calon pegawai.
3. Menyusun kompetensi inti organisasi.
4. Menggambarkan kompetensi pegawai.
5. Orientasi bagi calon pegawai.

Selain itu, terdapat sejumlah manfaat penting dari spesifikasi jabatan untuk
organisasi, diantaranya adalah:
1. Sebagai dasar untuk melakukan evaluasi jabatan;
2. Sebagai dasar untuk menentukan standar kinerja pegawai;
 3. Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi, dan penempatan
pegawai baru;
4. Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan pelatihan bagi
pegawai;
5. Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi bagi pegawai;
6. Untuk merencanakan perubahan dalam organisasi dan penyederhanaan kerja
yang ada di dalam organisasi;
7. Sebagai dasar untuk mengembangkan program kesehatan dan keselamatan
kerja.

Isi spesifikasi jabatan terdiri dari berbagai hal yang saling berkaitan dan menunjang.
Isi spesifikasi jabatan meliputi:
 Keterampilan
 Pengetahuan
 Kemampuan
 Kepribadian
 Minat