TUGAS PENGEMBANGAN DAN PERENCANAAN SDM

JOB ANALISIS

A. Pengertian
Menuurt Gomes (2003;91) analisis jabatan adalah proses pengumpulan informasi
mengenai suatu pekerjaan yang dilakukan seorang pekerja, yang dilaksanakan dengan
mengamati atau mengadakan interview pada pekerjaan, dengan bukti-bukti yang
benar dari supervisor. Benandin & Russell dalam Gomes (2003:91) mengatakan
analisis pekerjaan ini akan menghasilkan daftar uraian pekerjaan pernyataan tertulis
mengenai kewajiban-kewajiban pekerja dan bisa juga mencakup standar kualifikasi,
yang merinci pendidikan dan penglaman minimal yang diperlukan bagi seorang
pekerja untuk melaksanakan kewajiban dari kedudukannya secara memuaskan. Dapat
disimpulkan bahwa analisis jabatan merupakan suatu proses untuk mengidentifikasi
dan menentukan secara rinci tugas-tugas (duties) dan persyaratan dari suatu jabatan
tertentu.

B. Manfaat Job Analisis

Hasil Analisis pekerjaan ini akan memberikan gambaran tentang tugas dan tanggung
jawab setiap pekerja. Analisis pekerjaan mempunyai manfaat dalam suatu
pengorganisasian, antara lain: Analisis susunan kepegawaian (Informasi pekerjaan),
Desain Organisasi (menganalisis elemen, menyusun posisi organisasi), Redesain
pekerjaan (untuk meningkatkan metode pekerja, mengurangi kesalahan, eliminasi
yang tidak perlu, perbaikan kinerja), Telah dan Perencanaan Kerja, Suksesi
Manajemen, Pelatihan dan pengembangan, Jalur karir, Kriteria seleksi, dan Evaluasi
pekerjaan.

C. Tujuan Job Analisis

Tujuan dilakukannya analisa jabatan ( Job Analisis ) diantaranya adalah sebagai
berikut:
 Rekrutmen dan Seleksi (Recruitment and Selection) : Analisis Jabatan
membantu manajemen untuk menentukan jenis orang yang dibutuhkan untuk
mengisi jabatan atau melakukan pekerjaan tertentu. Analisis Jabatan ini
menunjukan kualifikasi pendidikan, pengalaman kerja, keterampilan teknis,
fisik, emosional dan keahlian pribadi seseorang untuk dapat melakukan
pekerjaan dan mengisi jabatan yang dibutuhkan. Tujuannya adalah
mendapatkan orang yang tepat untuk melakukan pekerjaan yang tepat atau
mengisi posisi jabatan yang tepat (right person at the right place).
 Menilai Kinerja Karyawan (Performance Analysis) : Dengan Analisis
Jabatan atau Job Analysis (Analisis Pekerjaan) ini, manajemen dapat
memeriksa apakah sasaran dan tujuan pekerjaan yang dibebankan ke
karyawan yang bersangkutan sudah tercapai atau tidak. Hal ini dikarenakan
Job Analysis juga membantu menentukan standar kerja, kriteria evaluasi dan
hasil kerja individu atau karyawannya. Dengan demikian, keseluruhan kinerja
seorang karyawan dapat diukur dan dinilai sesuai dengan Dokumentasi Job
Analysis.
  Pelatihan dan Pengembangan (Training and Development) : Analisis
Jabatan atau Analisis Pekerjaan ini juga dapat digunakan untuk menilai
kebutuhan pelatihan dan pengembangan karyawan. Perbedaan antara hasil
kerja yang diharapkan dengan kenyataan (aktual) kinerja karyawan
menentukan tingkat pelatihan yang perlu diberikan kepada karyawan yang
bersangkutan. Dengan Job Analysis ini, manajemen dapat menentukan isi
pelatihan, peralatan dan perlengkapan yang akan digunakan untuk melakukan
pelatihan serta metoda yang akan digunakan untuk pelatihan ini.
 Manajemen Kompensasi (Manajement Compensation) : Job analysis atau
analisis pekerjaan ini memainkan peranan yang penting dalam menentukan
paket gaji, tunjangan dan insentif karyawan. Tentunya, Paket gaji seorang
karyawan pada dasarnya tergantung pada posisi, jabatan, tugas dan tanggung
jawab yang terlibat dalam suatu pekerjaan. Proses ini dapat membantu
manajemen khusus manajer sumber daya manusia untuk menentukan
kompensasi yang harus diberikan pada karyawan yang melakukan pekerjaan
tersebut.
Selain beberapa tujuan diatas, Job Analysis ini juga digunakan untuk merancang,
mendesain ulang, memperkaya, mengevaluasi serta menambahkan atau
mengurangi tanggung jawab pada pekerjaan tertentu agar dapat meningkatan
kepuasan karyawan sekaligus mencapai produktivitas yang diinginkan oleh
manajemen.
JOB DESCRIPTION
A. Pengertian
Job description atau uraian jabatan atau gambaran tugas adalah suatu pernyataan
tertulis yang berisi tujuan dari dibentuknya suatu jabatan/tugas. Uraian ini berisi
gambaran tentang apa yang harus dilakukan oleh pemegang jabatan, bagaimana suatu
pekerjaan dilakukan, alasan-alasan mengapa pekerjaan tersebut dilakukan, hubungan
antara suatu posisi tertentu dan posisi lainnya di luar lingkup pekerjaannya dan di luar
organisasi (eksternal) untuk mencapai tujuan unit kerja dan perusahaan secara luas.
Apabila job description telah tersusun dengan baik, maka job spesification atau
spesifikasi jabatan akan mulai dikembangkan.

Contoh Job Description: Marketing

1) Tujuan dibentuk Jabatan: Agar dapat memikirkan dan memaksimalkan

penjualan produk (baik barang maupun jasa) serta membina hubungan dengan
pelanggan secara terus menerus agar pencapaian dan pertumbuhan penjualan
dapat bertahan dan meningkat.
2) Identitas Jabatan
1. Nama jabatan                 : Sales Jasa
2. Atasan langsung             : Supervisor Jasa
3. Atasan tidak langsung   : Kepala Marketing Jasa & Barang
4. Departemen / bidang    : Marketing
3) Tugas dan tanggung jawab utama:
1. Mencari pelanggan (customer) baru
 2. Mempertahankan pelanggan (customer) yang sudah ada
3. Bertanggungjawab terhadap nilai penjualan yang ada dalam area penjualan yang
menjadi tanggung jawabnya
4. Memastikan pendistribusian produk bahwa produk telah diterima oleh pelanggan
(customer) sesuai dengan waktu yang telah disepakati
4) Kewenangan: Mengeluarkan biaya promosi dan entertainment sesuai dengan batas
otoritasnya.
5) Hubungan kerja:
1. Di dalam kantor 20%, di luar kantor 80%
2. Banyak berhubungan dengan banyak orang yang baru dikenalnya yang berasal
dari berbagai latar belakang

JOB SPECIFICATION

A. Pengertian
Job Spesification adalah spesifikasi jabatan yang merupakan suatu uraian tertulis
tentang tentang latar belakang pendidikan, pengalaman, kemampuan dan kompetensi
atau hal-hal lain yang berhubungan dengan pekerjaan yang harus dimiliki sebelum
mengisi jabatan tertentu sehingga dapat berfungsi dengan efektif. Job specification
disebut juga dengan Hiring Spesification dan biasanya dijadikan informasi dasar
untuk memulai proses rekrutmen, seleksi dan penempatan karyawan. Job specification
sangat berguna dalam mencocokkan seseorang dengan posisi atau jabatan tertentu,
dan mengidentifikasi pelatihan dan pengembangan yang dibutuhkan.

Contoh Job Specification: Marketing

1) Identitas Jabatan:
1. Nama jabatan : Sales Jasa
2. Atasan langsung : Supervisor Jasa
3. Atasan tidak langsung : Kepala Marketing Jasa & Barang
4. Departemen / bidang : Marketing
2) Pendidikan, pelatihan dan pengalaman yang diperlukan:
1. Pendidikan minimal SLTA, diutamakan yang berpendidikan D3
2. Mempunyai pengalaman kerja sebagai sales minimal 1 tahun
3. Pernah mengikuti pelatihan minimal selling skills (tehnik menjual)

3) Ketrampilan dan aspek pribadi yang diperlukan (kompetensi):

1. Inisiatif
2. Percaya diri
3. Kemampuan komunikasi
 4. Pengambilan keputusan

JOB EVALUATION

A. Pengertian
Job evaluation adalah proses menganalisis dan menilai suatu jabatan secara sistematis
guna mengetahui nilai relatif bobot berbagai jabatan dibandingkan dengan jabatan
lainnya dalam sebuah perusahaan. Hasil akhir dari proses job evaluation adalah job
weight (bobot jabatan/pekerjaan).

B. Tujuan Job Evaluation

 Mempermudah penentuan gaji pokok dalam penerimaan karyawan baru.

 Mempermudah penetapan gaji pokok bagi SDM yang promosi atau transfer.

 Mempermudah memberikan keputusan “Special Assignment” pada SDM yang

belum memperoleh posisi.

 Menentukan nilai relative dari jabatan-jabatan yang ada dalam suatu organisasi
dengan cara yang logis dan disepakati bersama-sama.
Untuk mengestimasi nilai dari sebuah pekerjaan, perusahaan biasanya menggunakan alat
bantu. Masing-masing alat mempunyai beberapa faktor untuk menghitung nilai pekerjaan.
Job Evaluation menggunakan tiga faktor:

1. Know How, yakni seluruh unsure pengetahuan, keilmuan, ketrampilan dan

pengalaman yang dibutuhkan untuk melaksanakan jabatan sesuai dengan standar
kinerja. Parameter know how ini diketahui berdasarkan :
 Adanya unsur pengetahuan, keilmuan, ketrampilan, prosedur praktis, keahlian teknis
dan disiplin ilmu yang dibutuhkan untuk melakukan suatu pekerjaan (technical know
how)
 Adanya unsur pengetahuan dan ketrampilan yang dibutuhkan dalam memadukan
aspek-aspek kompleksitas, keragaman, keluasan wilayah kerja dan perencanaan kerja
(management breadth)
 Tingkat kemampuan mempengaruhi (human relations skill) yang dibutuhkan oleh
suatu pekerjaan

2. Problem Solving, yakni tantangan pemikiran yang dibutuhkan dalam pekerjaan

untuk menganalisa, mengevaluasi, menciptakan, menjelaskan dan mengambil suatu
kesimpulan yang dilakukan berdasarkan Undang-undang praktek organisasi dan
profesionalisme pekerjaan. Tingkat kemampuan problem solving ini dapat dilihat dari
dua hal, yakni :
 Tantangan pemikiran dalam mengidentifikasikan masalah
 Tantangan pemikiran dalam menjawab masalah

3. Accountability, merupakan hasil dan konsekuensi dari suatu tindakan atau keputusan
yang telah dibuat. Dampak akuntabilitas diukur dari hasil kerja jabatan. Akuntabilitas
memiliki tiga dimensi sesuai dengan tingkat kepentingannya, yaitu :
 Tingkat kebebasan dalam bertindak (freedom to act)
 Dampak jabatan terhadap hasil akhir (type of impact)
  Dampak pekerjaan terhadap organisasi (area of impact)

Ada juga alat bantu yang menggunakan faktor-faktor berikut:

 Pendidikan
 Pengalaman
 Usaha-usaha mental
 Kondisi kerja
 Alat yang digunakan
 Metode
 Supervisi

Tiap faktor mempunyai nilai/poin. Bila semua poin dijumlahkan, ini akan menghasilkan total
poin sebagai nilai (bobot) dari sebuah pekerjaan. Di bawah ini adalah contoh hasil evaluasi
(analisa) jabatan Reservoir Engineer yang punya pengalaman 8 tahun tanpa anak buah.
Metode yang digunakan adalah metode yang mempertimbangkan pendidikan, pengalaman,
usaha-usaha mental, kondisi kerja, alat yang digunakan, metode, supervisi.

Contoh Hasil Evaluasi Jabatan

No. Keterangan Poin
1 Pendidikan 120
2 Pengalaman 140
3 Kesulitan (Usaha Mental) 60
4 Durasi Kesulitan 30
5 Kondisi Lingkungan Kerja 10
6 Relasi 100
7 Alat Tangible 50
8 Metode 80
Total 590
Golongan Jabatan 29

Dengan menggunakan metode (alat bantu) yang kedua di atas, jabatan Reservoir Engineer

mempunyai bobot 590 poin. Dengan mengunakan skala golongan dari 3 - 41, jabatan
Reservoi Engineer tersebut mempunyai golongan jabatan 29. Golongan jabatan ini kemudian
akan digunakan untuk menentukan gaji pokok seorang pekerja, sesuai dengan skala gaji yang
berlaku di perusahaan.