Anda di halaman 1dari 10

PEMBEKALAN IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN

Bahan Ajar Diklat Kepemimpinan Tingkat II Angkatan VI Kelas B Tahun 2017


Provinsi Jawa Tengah
oleh
Ir. DJOKO SUTRISNO, M.Si
Widyaiswara Ahli Utama

A. Pendahuluan

Sesuai Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor 11 Tahun


2013 bahwa Diklat Kepemimpinan Tingkat II diarahkan untuk menghasilkan
Pemimpin Perubahan, yaitu pemimpin yang berhasil membawa perubahan pada unit
organisasi (eselon II) yang dipimpinnya. Selama pembelajaran Tahap Merancang
Perubahan dan Membangun Tim, peserta Diklat telah dibekali dengan kompetensi
untuk membuat Proposal Proyek Perubahan dan telah menerapkan kompetensi
tersebut selama proses pembelajaran. Hasilnya adalah sebuah dokumen Proposal
Proyek Perubahan yang akan diimplementasikan oleh peserta Diklat. Untuk menjadi
pemimpin perubahan, Rancangan Proyek Perubahan tersebut perlu diterapkan,
agar perubahan yang direncanakan dapat terwujud

Pembekalan Implementasi Proyek Perubahan merupakan salah satu


materi pembelajaran tahap ketiga pada Diklatpim Tingkat II. Ada 6 (enam) materi
pada pembelajaran tahap ketiga tersebut, yaitu :

1. Inovasi;

2. Benchmarking ke Best Practice;

3. Membangun Tim Efektif;

4. Merancang Proyek Perubahan;

5. Seminar Presentasi Proyek Perubahan;

6. Pembekalan Implementasi Proyek Perubahan.

Masing-masing materi tersebut, khususnya materi nomor 1 sampai


dengan 5, sangat erat kaitannya dengan keberhasilan mengimplementasi Proyek

1
Perubahan. Dengan kata lain, merupakan pembekalan kepada peserta Diklatpim II
dalam mengimplementasikan Proyek Perubahan.

Pembekalan Implementasi Proyek Perubahan merupakan pengantar


memasuki tahap Laboratorium Kepemimpinan / Breakthrough II. Pembekalan
Implementasi Proyek Perubahan memberikan panduan kepada peserta Diklatpim
Tingkat II dalam memimpin perubahan di Instansinya berdasarkan Proposal Proyek
Perubahan yang disusunnya.

.Materi “Pembekalan Implementasi Proyek Perubahan” merupakan bagian


dari Agenda Proyek Perubahan, yang mencakup beberapa materi diklat, yaitu :

1. Penjelasan Proyek Perubahan

2. Breakthrough I / Taking Ownership

3. Merancang Proyek Perubahan

4. Seminar Presentasi Proyek Perubahan

5. Pembekalan Implementasi Proyek Perubahan

6. Breakthrough II / Laboratorium Kepemimpinan (Leadership Laboratory)

7. Seminar Laboratorium Kepemimpinan

8. Evaluasi Kepemimpinan

Bahan Ajar yang berjudul “Pembekalan Implementasi Proyek Perubahan”


ini dibuat untuk membantu peserta Diklatpim II dalam memahami bahasan materi
tersebut, yang merupakan materi penting karena merupakan panduan bagi peserta
untuk dapat memimpin implementasi Proyek Perubahan, yang merupakan
jantungnya Diklat Kepemimpinan Tingkat II

B. Proyek Perubahan

Proyek Perubahan adalah salah satu kegiatan pembelajaran pada Diklat


Kepemimpinan pola baru untuk mewujudkan dan menerapkan kompetensi
Kepemimpinan yang telah dimiliki sesuai tingkat eseloneringnya. Proyek Perubahan
adalah kegiatan pembelajaran dimana sebagian besar waktunya non klasikal untuk

2
melakukan terobosan / inovasi dilingkungan instansinya guna meningkatkan kinerja
organisasi. Proyek Perubahan Instansional sebagai tugas perorangan merupakan
perubahan atau terobosan kebijakan instansi dalam rangka peningkatan kinerja
organisasi. Proyek Perubahan merupakan wahana untuk menerapkan kompetensi
yang telah didapat dari baik pembekalan diklatpim maupun diklat teknis.

Proyek Perubahan melibatkan 3 (tiga) pihak yaitu Peserta diklat, Mentor


dan Coach. Peran dan tugas peserta Diklat mencakup tugas-tugas :

1. Mempersiapkan (dokumen; instrumen; waktu) yang diperlukan dengan baik


sebelum bertemu Mentor dan Coach.

2. Berprakasa melakukan diskusi secara aktif dengan Mentor dan Coach serta
mengikuti arahan dan masukan mereka.

3. Menggalang kerja sama dan kesepakatan dengan stakeholder terkait baik


eksternal maupun internal.

4. Membuat laporan kegiatan Taking Ownership dan Laboratorium Kepemimpinan


kepada penyelenggara.

Peran dan tugas Mentor mencakup tugas-tugas :

1. Bertindak sebagai pembimbing dan pengawas peserta secara profesional serta


berperan sebagai inspirator.

2. Memberikan dukungan penuh kepada peserta dalam merancang proyek


perubahan.

3. Membantu peserta dalam memetakan agenda proyek yang akan dilaksanakan.

4. Menjelaskan kontrak penyelesaian tugas dan memfasilitasi peserta dalam


menyelesaikan masalah yang timbul selama pelaksanaan proyek.

Peran dan tugas Coach mencakup tugas-tugas :

1. Melakukan diskusi dan memberikan masukan dalam menyusun Proposal Proyek


Perubahan

3
2. Memonitor kegiatan peserta selama tahap Taking Ownership dan tahap
Laboratorium Kepemimpinan

3. Melakukan intervensi bila peserta mengalami permasalahan sebatas


kewenangan Coach

4. Melakukan komunikasi dengan Mentor terkait kegiatan peserta selama tahap


Taking Ownership dan tahap Laboratorium Kepemimpinan

Proyek Perubahan merupakan kegiatan pembelajaran dengan bimbingan


para Coach dan Mentor serta tim work yang ada di instansinya mulai dengan
kegiatan :

1. Diagnose situasi problematik organisasi

2. Mengkomunikasi permasalahan dengan stakeholder dan mentor.

3. Merancang Perubahan dan membangun Tim Work.

4. Melaksanakan Proyek Perubahan.

5. Menyajikan hasil pelaksanaan dalam seminar laboratorium kepemimpinan.

C. Laboratorium Kepemimpinan

Tahap Breakthrough II disebut juga sebagai tahap Laboratorium


Kepemimpinan. Tahap ini adalah tahap off-campus, artinya peserta dikembalikan
pada Instansinya masing-masing untuk mengimplementasikan Proyek Perubahan
yang telah dirancang dan tertuang dalam Proposal Proyek Perubahannya.
Dalam implementasi proyek perubahannya ini, peserta memimpin
pelaksanaan perubahan dengan melibatkan stakeholders internal & eksternal dan
resources yang ada, meliputi dana, SDM, informasi, jejaring dsb. Selain itu, peserta
juga berupaya mengeksekusi semua kegiatan yang dirancang dan mengarahkannya
kepada tujuan yang telah ditentukan. Semua kendala yang muncul diupayakan
penyelesaiannya dengan strategi yang sudah dipersiapkan.
Metoda pembelajaran yang diterapkan adalah Coaching & Counselling.
Progress kegiatan off campus dipantau oleh penyelenggara melalui media teknologi
informasi. Peserta berdiskusi dengan Coach lewat portal internet paling tidak

4
seminggu satu kali. Dapat juga dilakukan coaching tatap muka antara Coach
dengan peserta setelah tahapan ini mencapai sekitar tujuh minggu, sehingga hampir
semua kegiatan yang dirancang sudah dilaksanakan. Pada tatap muka itu bisa
didiskusikan terkait kesiapan pembuatan laporan implementasi proyek
perubahannya, serta menyusun bukti-bukti evidence nya.
Pada tahapan ini, Atasan Langsung peserta berperan sebagai mentor
yang memberikan bimbingan langsung dan pemantauan pelaksanaan proyek
perubahan.
Hubungan antara Peserta Diklat, Coach, Mentor dan Tim Efektif yang
mendukung implementasi proyek perubahan dapat digambarkan sebagai berikut :

LEADERSHIP LABORATORY

MENTOR

TIM

COACH
DAN
COUNSELLOR REFORMER/
PESERTA DIKLATPIM

Pusdiklat Spimnas Bidang Kepemimpinan


Lembaga Administrasi Negara

D. Langkah-langkah yang perlu diperhatikan


Memasuki tahap Breakthrough II / Laboratorium Kepemimpinan, peserta
melakukan kegiatan-kegiatan sebagai berikut :
1. Melaporkan tentang keberadaan peserta memasuki tahap Breakthrough II
kepada Mentor dan minta dukungannya dalam mengimplementasikan Proyek
Perubahan yang direncanakan.
2. Melakukan perbaikan Proposal Proyek Perubahan, mencakup antara lain :

5
a. Memasukkan substansi materi mata ajar sebagai tambahan referensi Proyek
Perubahannya
b. Memasukkan hasil Benchmarking
c. Memasukkan catatan hasil Seminar Proposal Proyek Perubahan
3. Proposal Proyek Perubahan yang sudah diperbaiki berdasarkan hasil Seminar
dikirim ke Badiklat / Coach lewat Pos
4. Memimpin Perubahan di Instansinya, mencakup :
a. Laksanakan kegiatan jangka pendek dengan meperhatikan milestone, output
dan arahkan kepada pencapaian tujuan jangka pendek
b. Laporkan kegiatan secara mingguan (minimal 1 x dalam seminggu, setiap
hari Kamis)

E. Laporan Implementasi Proyek Perubahan


Tahap Breakthrough II / Laboratorium Kepemimpinan berlangsung selama
60 hari kerja. Setelah tahapan ini berakhir, peserta wajib membuat laporan
implementasi proyek perubahannya. Ada beberapa model laporan yang bisa dipilih
oleh peserta, antara lain berupa :
1. Kertas Kerja Laporan Implementasi Proyek Perubahan ;
2. Video kegiatan Proyek Perubahan ;
3. Banner yang menggambarkan implementasi Proyek Perubahan ;
4. Display foto-foto kegiatan selama tahap Breakthrough II / Laboratorium
Kepemimpinan
Bagi peserta yang akan melaporkan hasil implementasi Proyek
Perubahannya dalam bentuk Kertas Kerja Laporan Implementasi Proyek
Perubahan, dapat mempedomani sistematika sebagai berikut :
Bab I : Pendahuluan
A. Latar Belakang
B. Gagasan Perubahan
C. Tujuan
D. Manfaat
1. Dalam mendukung reformasi birokrasi

6
2. Perbaikan kinerja
3. Peningkatan kualitas pelayanan publik
4. Bagi organisasi dan stakeholders / pengguna
E. Ruang Lingkup
Bab II : Deskripsi Proyek Perubahan
A. Roadmap / Milestone Proyek Perubahan
1. Roadmap / Milestone adalah tahapan, berbeda dengan kegiatan
2. Tiap tahapan ada dua atau lebih kegiatan
3. Tulis output tiap tahapan tersebut
B. Stakeholder Proyek Perubahan
1. Stakeholders Internal dan Eksternal
2. Net Map (Potensi resistensi dan dukungan, hubungan pengaruh
serta score nya tergambar jelas)
3. Stakeholder Kunci, Primer, Sekunder
4. Kuadran Posisi Stakeholder (Promoters, Latents, Defenders,
Apatetics) Upaya memobilisir stakeholder
5. Membangun Tim Efektif
6. Strategi Komunikasi
C. Komunikasi formal dan informal
1. Jenis : Komunikasi verbal dan non verbal (vertikal, horizontal, dan
diagonal)
2. Gaya : Mengendalikan, dua arah, structuring style, dinamic style,
relinguising style,withdrawal style.
Bab III : Pelaksanaan Proyek Perubahan
A. Capaian Proyek Perubahan
1. Uraikan lengkap hasil / capaian Proper dengan memperhatikan
milestone, output dan tujuan jangka pendek
2. Tunjukkan adanya pemanfaatan materi pelajaran yang relevan dan
hasil dari Benchmarking
3. Dukung bukti-bukti capaian Proper (lampiran)
B. Kendala : Internal dan Eksternal

7
Uraikan kendala dan hambatan internal dan eksternal yang muncul
C. Strategi Mengatasi Kendala
Jelaskan strategi mengatasi kendala tersebut
Bab IV : Penutup
A. KESIMPULAN
B. REKOMENDASI
DAFTAR PUSTAKA
1. Buku literatur
2. Materi pelajaran yang relevan
3. Peraturan perundangan yang terkait
LAMPIRAN
1. Proposal Proyek Perubahan
2. Pelaksanaan kegiatan dan output serta bukti2 pendukungnya
3. Semua bukti pendukung, misal : surat, daftar hadir, resume, bukti dukungan
stakeholder, kuesioner, pretest, modul / slide paparan, sertipikat, regulasi, hasil
(hasil studi kelayakan, hasil studi banding, sosialisasi) MoU, peta, foto, poster,
banner, dll.
LEMBAR PENGESAHAN
• Topik / Judul Proyek Perubahan
• Tempat dan tanggal seminar Laboratorium Kepemimpinan
• Tandatangan Penyusun, Narasumber, Mentor dan Coach / Moderator.

F. Seminar Manajemen Perubahan


Untuk mempersiapkan bahan presentasi dengan baik pada seminar
Laboratorium Kepemimpinan (seminar Manajemen Perubahan), pengetahuan dan
ketrampilan yang sudah diterapkan pada saat seminar Proposal Proyek Perubahan
dapat digunakan kembali untuk mempersiapkan bahan presentasi. Pengetahuan
tersebut meliputi komponen dasar dalam presentasi, persiapan penyajian, dan
strategi presentasi.

8
Dalam mempersiapkan bahan presentasi agar difokuskan pada konten
yang akan dipresentasikan. Focus tersebut adalah terkait dengan indikator-indikator
capaian proyek perubahan, yang mencakup :
1. Seberapa besar melibatkan stakeholders dalam implementasi proyek perubahan
2. Wujud dukungan stakeholders dalam mengeksekusi proyek perubahan
3. Capaian proyek perubahan dengan melihat peaksanaan semua kegiatan dalam
semua tahapan jangka pendeknya.
Seperti halnya dalam seminar Proposal Proyek Perubahan, pengetahuan
dan ketrampilan teknis tentang seminar juga bisa diterapkan pada seminar
Manajemen Perubahan (Labratorium Kepemimpinan).
Alokasi waktu untuk seminar dirinci sebagai berikut :
1. Penyajian : 15 menit
2. Penjelasan Mentor : 7 menit
3. Pembahasan narasumber dan moderator : 23 menit

G. Penutup
Demikian Bahan Ajar ini dibuat untuk dapat digunakan sebagai pelengkap
kelancaran pembelajaran dan sebagai bahan pengajuan Angka Kredit Jabatan
Fungsional Widyaiswara.

Semarang, 15 April 2017

Yang membuat,

Ir. DJOKO SUTRISNO, M.Si


Widyaiswara Ahli Utama

9
DAFTAR PUSTAKA

Ancok, Djamaludin, 2012, Psikologi Kepemimpinan dan Inovasi, Pt. Erlangga, Jakarta

Harvard Business School, 2007, Giving Presentation, Harvard Business School


Publication

Keputusan Kepala Lembaga Administrasi Negara RI nomor 11 Tahun 2013 tentang


Pedoman Penyelenggaraan Diklat Kepemimpinan Tingkat II, LAN-RI, Jakarta

Modul Diklatpim II, 2015, Panduan Mentoring dan Coaching Diklatpim Tingkat II,
Lembaga Administasi Negara – RI, Jakarta

Peraturan Presiden RI nomor 81 tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi
2010-2025

10

Anda mungkin juga menyukai