BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Korespondensi adalah istilah lain dari Surat Menyurat. Surat diartikan
sebagai salah satu alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan kepada
pihak lain. Pihak lain disini dapat diartikan individu atau organisasi.
Surat merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari aktivitas manusia pada
zaman modern ini. Didorong oleh tuntutan kebutuhan ekonomi dan sosialnya,
manusia akan menjalin hubungan yang semakin luas dengan berbagai individu,
baik yang berada disekitarnya maupun ditempat lain.
Suatu organisasi atau perusahaan harus mengadakan hubungan dengan
organisasi atau perusahaan lain agar aktivitas bisnisnya dapat berjalan dengan baik
dan lancar. Di dalam upaya menjalin dan membina hubungan tersebut “surat”
masih memegang peranan yang penting di samping penggunaan sarana komunikasi
lainnya seperti telepon, fax, internet dan lainnya. Jadi yang dimaksud dengan
Korespondensi Modern atau Korespondensi Bisnis pada dasarnya adalah berbagai
macam aktivitas pertukaran informasi dan data melalui media surat-menyurat
dalam menunjang aktivitas bisnis diantara suatu perusahaan dengan perusahaan
lainnya.
Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang berguna untuk
menyampaikan informasi dari suatu pihak kepada pihak lain. Informasi tersebut
dapat berupa pemberitahuan, pengumuman, pernyataan, permohonan, permintaan,
laporan dan sebagainya. Dengan perantaraan surat, setiap orang dapat langsung
berkomunikasi dengan sesamanya tanpa harus bertatap muka terlebih dahulu.
Surat biasanya juga sering dijadikan sebagai bukti otentik tertulis “hitam di
atas putih”. Oleh karena itu, kata-kata dan kalimat dalam surat tersebut harus
disusun secara efektif dan efisien serta disusun dengan baik dan teliti. Ketelitian
dan kecermatan tersebut dibutuhkan untuk menjamin ketepatan isi surat
sebagaimana yang diinginkan oleh pengirimnya.
Surat dapat mencerminkan citra diri dari pengirimnya. Menyadari hal
tersebut perusahaan perlu bersikap selektif dalam memilih sekretaris yang akan
menangani aktivitas korespondensi atau surat menyurat tersebut. Citra perusahaan

1
dapat tercemar dan tercoreng apabila urusan korespondensi dalam kegiatan
bisnisnya ditangani oleh sekretaris yang tidak menguasai teknik dan etika
korespondensi. Surat sebagai suatu pesan yang tertuang dalam bentuk tertulis
kadang kala akan dibaca berulang-ulang oleh penerimanya. Oleh karena itu
pengirim harus berusaha agar dapat memberikan kesan yang baik dalam benak si
penerima surat tersebut.
Menulis surat yang baik tidak menuntut keahlian khusus seperti seorang
pengarang novel, puisi, cerpen atau karya sastra lainnya karena pada dasarnya surat
bukanlah sebuah karya sastra. Meskipun demikian, menyusun surat yang baik
tidaklah sesederhana yang sering dibayangkan orang karena ada aturan dan
kebiasaan tertentu yang secara umum berlaku dan harus dipenuhi oleh setiap
penulis surat.

1.2 Fokus Penulisan

Dari uraian Latar Belakang di atas maka difokuskan penulisan pada
masalah Manajemen Korespondensi

1.3 Tujuan Penulisan

Berdasarkan Fokus Tulisan diatas maka yang menjadi Tujuan penulisan
makalah ini yaitu untuk mengetahui tentang bagaimana Manajemen
Korespondensi.

1.4 Manfaat Penulisan

Manfaat yang ingin dicapai dalam penulisan makalah ini sebagai berikut.
1. Secara Teoritis, yaitu untuk menambah pengetahuan dan pengalaman penulis
tentang bagaimana Manajemen Korespondensi itu.
2. Secara Praktis, yaitu sebagai bahan masukan bagi pembaca

2
 BAB II
ISI

A.    Pengertian Korespondensi
Korespondensi berasal dari kata correspondence (Inggris)
atau correspondenti (Belanda) yang berarti hubungan yang terjadi antara pihak-
pihak yang terkait. Hubungan pihak-pihak yang terkait dalam bisnis biasanya
bersifat resmi dan dilakukan dengan surat menyurat. Surat merupakan salah satu
media pada saluran komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan
informasi kepada pihak lain. Informasi yang disampaikan melalui surat biasa
berupa pemberitahuan, keterangan, pernyataan, perintah, permintaan atau laporan.
Informasi bisa ditulis atau diketik dalam secarik kertas (konvensional) atau dapat
pula berupa surat elektronik (e-mail). E-mail menggunakan alat bantu komputer
yang dilengkapi modem dan melibatkan jasa layanan internet. Pengirim dan
penerima mampu menyebar e-mail harus memiliki fasilitas yang sama apabila
berkomunikasi menggunakan e-mail. Penggunaan e-mail mengalami
perkembangan yang cukup dramatis sebagai media komunikasi modern karena
mampu menyebarkan informasi dalam waktu singkat ke berbagai wilayah yang
berjauhan. Walaupun demikian, keberadaan e-mail ternyata belum mampu
menggeser surat-surat konvensional yang terkenal murah. Jadi e-mail hanyalah
alternatif komunikasi yang melengkapi kegiatan surat-menyurat. Tipe
korespondensi ada dua, yaitu korespondensi eksternal dan korespondensi internal.
Korespondensi eksteren yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh suatu
lembaga dengan pihak luar lembaga sedangkan Korespondensi internal yaitu
hubungan surat-menyurat yang dibuat suatu lembaga kepada karyawan atau dewan
direksi lembaga tersebut.

B.     Peranan Korespondensi dalam Bisnis

Korespondensi atau kegiatan surat-menyurat menjadi bagian dari
kehidupan organisasi bisnis sehari-hari. Korespondensi dalam bisnis memiliki
peranan sebagai berikut:

3
 1.      Menciptakan surat yang baik, jelas, dan tepat. Dalam kehidupan
sehari-hari, kesalahan dalam penulisan surat masih banyak terjadi. Misalnya,
susunan kalimat tidak lengkap, berbelit-belit, tanda baca tidak benar, tata bahasa
tidak teratur dan salah mengadopsi bentuk dan model surat. Kesalahan tersebut
disebabkan oleh :
a.       Tidak ada pengarahan dan pengendalian mengenai cara menulis surat yang
baik, baik di lingkungan keluarga maupun organisasi.
b.      Masyarakat sendiri terlalu mudah memaafkan kesalahan dalam penulisan
surat. Surat yang semraut bisa menimbulkan kesalahpahaman atau kekacauan
yang justru akan menghalangi arus informasi. Kegiatan korespodensi secara tidak
langsung merupakan proses pembelajaran dalam menciptakan surat yang baik,
jelas dan tepat.
2.      Menciptakan kerja sama yang baik. Perusahaan tidak dapat mencapai
tujuan tanpa bekerja sama dengan pihak lain. Agar bisa bekerja sama dengan
baik, perusahaan perlu menjaga komunikasi dengan baik. Pihak lain akan
mendukung terciptanya kerjasama yang baik.
3.      Menyebarkan kegiatan. Tidak semua orang dalam perusahaan secara
otomatis mengetahui kegiatan yang terjadi di dalam perusahaan atau kegiatan
yang terjadi antara perusahaan dengan pihak luar. Korespondensi memegang
peranan penting dalam menyebarkan kegiatan perusahaan, baik kepada pihak
internal maupun eksternal perusahaan.

C.     Pihak-Pihak Yang Terlibat Dalam Korespodensi

Pada umumnya, pihak-pihak yang terlibat dalam kegiatan korespodensi
adalah:
1.      Koresponden yaitu orang atau pihak yang berkirim surat dan atau yang
menandatangani surat.
2.      Redaktur yaitu orang yang menyusun naskah surat.
3.      Sekretaris yaitu orang yang membantu pemimpin dalam kegiatan
korespodensi.
4.      Juru ketik yaitu orang yang membantu memproduksi surat.
4
5.      Register yaitu orang yang melakukan aktivitas tata usaha atau administrasi
surat-surat yang meliputi pemberian nomor surat, pencatatan surat keluar dan
surat masuk, serta menangani pengarsipan surat-surat (filling system).
6.      Kurir yaitu orang atau pihak yang menyampaikan surat kepada penerima.

D.    Fungsi Surat Bisnis

Selain sebagai alat komunikasi, surat memiliki fungsi berikut:
1.      Surat bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta bagi pengirim surat. Dalam
kaitannya dengan dunia bisnis, surat bisnis berfungsi sebagai pembawa pesan-
pesan bisnis dari pengirim pesan kepada pihak lain. Oleh karena surat bisnis dapat
berfungsi sebagi wakil dari pengirim surat, pengirim surat perlu memperhatikan
berbagai kaidah penting dalam penulisan surat, misalnya: obyektifitas,
sistematika, kesederhanaan, dan kemudahan dipahami (kejelasan).
2.      Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan,
buah pikiran atau gagasan yang berkaitan dengan masalah-masalah bisnis,
misalnya: surat permintaan informasi produk baru, surat penawaran produk baru,
surat pemesanan produk, surat penagihan, surat penerimaan, surat penolakan, dan
surat pangaduan (klaim).
3.      Alat bukti tertulis (dokumen tertulis), misalnya surat perjanjian jual beli,
surat perintah kerja, surat kerja sama, surat bukti tanda terima, dan faktur. Melalui
surat-surat bisnis yang dapat dipakai alat bukti historis.
4.      Alat untuk mengingat, misalnya surat-surat bisnis yang diarsipkan, pada saat
dibutuhkan surat-surat tersebut dapat dilihat dan di cek kembali.
5.      Bukti sejarah (historis), misalnya surat-surat izin pendirian usaha, surat
penggabungan usaha (merger).
6.      Pedoman kerja, misalnya surat keputusan dan surat perintah (instruksi
kerja). Surat-surat bisnis tersebut berfungsi sebagai pedoman atau acuan dalam
melaksanakan suatu kegiatan bisnis.

5
E.     Pengelompokan Surat
1.      Menurut Wujud / Bentuknya
a.       Surat Bersampul (surat tertutup) adalah surat yang dikirimkan oleh
seseorang kepada orang yang terdiri atas kertas surat dan sampul (amplop) dengan
berbagai ukuran
b.      Kartu Pos adalah bentuk surat terbuka yang digunakan untuk
menyampaikan pesan-pesan singkat/pendek dan praktis yang berbentuk kartu
kecil dengan ukuran 10 cm x 15 cm yang dikeluarkan oleh PT Pos Indonesia.
c.       Warkat Pos/Wesel adalah surat yang wujudnya berupa gabungan kertas
surat dan amplop.  
d.      Telegram dan teleks disebut juga sebagai surat kawat. Telegram adalah
berita yang tercetak dan disampaikan dari jarak jauh.
e.       Memorandum (memo) dan Notaadalah surat yang digunakan oleh pimpinan
untuk menyampaikan suatu pesan-pesan singkat yang berupa pemberitahuan,
permintaan atau hal-hal lain dalam suatu organisasi.
f.        Surat Tanda Buktiadalah surat yang memiliki fungsi sebagai tanda bukti
pengakuan sah atas suatu pembayaran tertentu antara satu pihak kepada pihak
lain. Contoh: faktur, kuitansi, dan tanda terima.
2.      Menurut Pemakainnya
a.       Surat Pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya
menyangkut kepentingan atau hal-hal yang sifatnya personal atau pribadi. Yang
termasuk surat pribadi: surat perkenalan, surat cinta, surat undangan perkawinan,
surat ucapan terimah kasih dll.
b.      Surat Dinas adalah surat yang isinya berkaitan dengan kepentingan
tugas dan kegiatan dinas instansi pemerintah. Yang termasuk surat dinas adalah
surat undangan dinas, surat pengumuman, surat edaran, surat pengantar, dll.
c.       Surat Bisnis adalah surat yang digunakan orang atau badan yan
menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis, seperti bidang usaha produksi,
perdagangan, dan usaha jasa.
d.      Surat Sosial adalah surat yang digunakan oleh organisasi atau
lembaga-lembaga sosial kemasyarakatan untuk berbagai kepentingan sosial bagi
6
 masyarakat pada umumnya. Misalnya surat pemberitahuan kepada instansi
terkait, surat permohonan bantuandana kepada donatur, dll.

3.      Menurut sasaran yang dituju

a.       Surat Biasa adalah surat yang dibuat seseorang atau organisasi yang
ditujukan kepada seseorang atau organisasi lain yang berisi suatu informasi yang
bersifat umum dan bukan bersifat pribadi/privasi. Misalnya: surat pemberitahuan
tentang penyelenggaan lokakarya aplikasi komunikasi bisnis dalam suatu
perusahaan.
b.      Surat Edaran adalah surat pemberitahuan secara tertulis yang
disampaikan oleh seorang/suatu lembaga yang yang ditujukan kepada
orang/lembaga lain dalam jumlah banyak. Misalnya, surat edaran tentang hari kerja
dan hari libur, upacara bendera hari-hari besar nasional, dan jadwal penggunaan
pakaian seragam kerja.
c.       Surat Pengumuman adalah surat berisi pemberitahuan tentang sesuatu
hal yang perlu diketahui oleh pegawai/karyawan suatu organisasi ataupun
masyarakat luas. Misalnya, pengumuman perusahaan tentang dibukanya lowongan
kerja untuk beberapa posisi penting (manajer pemasaran, manajer personalia, dan
manajer produksi).
4.      Menurut isi dan maksudnya jenisnya sangat bervariasi sesuai dengan
maksud dan tujuan penulisan surat tersebut. Misalnya, surat pemesanan produk,
surat keterangan, surat pemberitahuan, surat permintaan informasi, surat penawaran
produk, surat konfirmasi, surat tugas, dll.
5.      Menurut urgensi penyelesainnya surat dikelompokkan menjadi tiga
jenis yaitu: Surat Biasa, Surat Segera, Surat Kilat. 

F.      Bagian-Bagian Surat
Setiap surat mempunyai bagian-bagian dan masing-masing bagian itu
mempunyai kegunaan tertentu. Penempatan atau letak bagian-bagian surat
tergantung dari bentuk surat yang dipakai. Pada surat resmi (bisnis), bagian-
bagiannya, adalah sebagai berikut.
7
 1.      Kepala surat (kop surat). Kepala surat surat atau yang bisa juga
disebut dengan kop surat merupakan bagian teratas dalam sebuah surat. Fungsi
penyertaan kepala surat tersebut tidak terlepas dari pemberian informasi mengenai
nama, alamat, kegiatan dari lembaga tersebut serta juga bisa menjadi alat
promosi. Bagian surat yang pertama ini berisi: Logo atau lambang dari sebuah
instansi, lembaga, perusahaan atau organisasi, Nama instansi, lembaga,
perusahaan, atau organisasi tersebut, Alamat instansi, lembaga, perusahaan, atau
organisasi tersebut, Nomor telepon, kode pos, alamat email atau alamat web.
Biasanya setelah penulisan kepala surat atau kop surat terdapat sebuah garis
horizontal pemisah yang memisahkan antara kepala surat dengan bagian-bagian
surat yang lain seperti tempat dan tanggal pembuatan  
2.      Tanggal Surat. Tanggal surat berfungsi memberitahukan kepada
penerima surat kapan surat itu ditulis. Sebagaimana diketahui, pengiriman surat
kadang-kadang cepat sampai ke tujuan, tetapi kadang-kadang juga lambat.
Dengan tercantumnya tanggal surat, penerima akan mengetahui berapa lama surat
itu dalam perjalanan.
3.      Nomor, lampiran, dan hal atau perihal. Kata nomor, lampiran, dan hal
ditulis dengan diawali huruf kapital dan diikuti dengan titik dua yang ditulis
secara berurutan ke bawah. Penulisan kata lampiran hanya diperlukan apabila ada
berkas yang dilampirkan dalam surat tersebut
4.      Nama dan alamat yang dituju. Tulislah nama dan alamat yang dituju
serta kata sapaan dan gelar akademis maupun nonakademis secara benar
ejaannya.  
5.      Salam pembuka dan paragraf pembuka Salam pembuka merupakan
sapaan penghormatan yang dilakukan oleh pengirim pesan kepada pihak lain
sebelum menyampaikannya.
6.      Isi surat Isi surat merupakan inti surat yang ingin disampaikan oleh
pengirim kepada penerima surat. Secara garis besar, isi surat mencakup tiga hal
penting yaitu paragraf pembuka, paragraf isi, dan paragraf penutup.

8
 7.      Salam penutup dan paragraf penutup surat yang baik memerlukan
salam penutup sebagai suatu ungkapan sikap respek (hormat), sopan, atau etika
berkirim surat.
8.      Tanda tangan, nama jelas dan jabatan surat dinas dan surat bisnis
dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, yaitu pimpinan
suatu instansi, lembaga atau organisasi. Setelah surat ditandatangani, nama
pengirim dan jabatan perlu juga dicantumkan dalam surat tersebut.
9.      Tembusan/tindasan atau C.C (carbon copy). Kata tembusan yang
ditulis huruf awal kapital diletakkan di sebelah kiri pada bagian kaki surat, lurus
dengan bagian nomor dan hal, serta sejajar dengan nama pengirim surat.
10.  Inisial. Inisial yang disebut juga sandi merupakan tanda pengenal bagi
petugas yang membantu konsep dan yang mengetik surat tersebut. Inisial berguna
untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat sehingga jika terjadi
kesalahan dalam pengetikan surat tersebut, pengonsep dan pengetik surat tersebut
dapat dihubungi dengan mudah.

G.     Bentuk – Bentuk Surat

Adapun yang dimaksud dengan bentuk surat ialah tata letak atau posisi
bagian-bagian surat. Masing-masing bagian itu mempunyai posisi tertentu sesuai
dengan fungsi dan perannya, terutama sebagai petunjuk atau identifikasi untuk
memproses surat tersebut. Ada Berbagai bentuk-bentuk surat yang sering
digunakan dalam penulisan/pengetikan sehari-hari, diantaranya adalah Block
Style, Hanging Paragraph Style, Indented Style, Full Block Style, Official Style,
Semi Block Style.
1.      Bentuk Lurus (Block Style) Surat bentuk lurus atau block style adalah bentuk
surat dengan pengetikan secara lurus rata dari margin kertas sebelah kiri. Namun
untuk tanggal dan salam penutup tidak diketik dari margin sebelah kiri,
2.      Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph Style) Perbedaan surat
bentuk ini terletak pada isi paragpraphnya, dimana baris kedua pada paragraph
surat tersebut dimulai 5 baris (menggantung),

9
3.      Bentuk Lekuk (Indented Style) Bentuk surat ini dikenali pada alamat
dalamnya yang berlekuk, dan setiap awal paragraph selalu menjorok 5 baris
kedalam sedangkan baris berikutnya tetap pada margin kiri,
4.      Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) Pada bentuk surat lurus penuh
(Full Block Style) seluruh bagian surat kecuali kop surat, pengetikannya dimulai
dari margin sebelah kiri.
5.       Bentuk Resmi (Official Style) Bentuk resmi ini sering digunakan dalam
institusi pemerintahan, pada pengetikannya alamat dalam berada pada sisi sebelah
kanan, kemudian paragraf isi surat menjorok sedikit kedalam, setiap awal
paragraf menjorok 5 spasi kedalam.
6.      Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) Yang membedakan bentuk
Semi Block Styledengan Block Style  maupun Full Block Style adalah pada awal
paragraph yang menjorok 5 karakter ke dalam, kemudian tanda tangan berada di
sebelah kanan surat.

H.     Jenis – Jenis Surat Bisnis

1.      Surat Perkenalan
Adalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi informasi
tentang perusahaan penjual agar diketahui oleh calon pembeli sehingga
perkenalan itu akan berkelanjutan dengan proses berikutnya menurut transaksi.
Informasi tentang perusahaan penjual yang dicantumkan dalam surat perkenalan
adalah :
a.      nama perusahaan dan bidang usaha atau kegiatannya
b.      gambaran kemampuan yang dimiliki, tenaga ahli, dan, peralatan yang
dipakai
c.      pekerjaan/projek yang pernah ditangani
d.      harapan atau prospek yang dikehendaki oleh penjual
e.      khusus surat perkenalan kepada instansi pemerintah harus dilampiri seperti
Tanda Daftar Rekanan, Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), dan Nomor Pokok
Wajib Pajak (NPWP)

10
2.      Surat Permintaan Penawaran
Adalah surat dari calon pembeli kepada penjual yang isinya meminta
penawaran. Surat permintaan penawaran sering merupakan tahap awal proses
terjadinya transaksi bisnis. Surat permintaan penawaran bertujuan untuk meminta
keterangan terinci yang meliiputi daftar harga, katalog, brosur, atau prospektus
dan mengetahui harga, syarat jual beli, dan keterangan tentang barang atau jasa
yang akan dibeli serta juga bisa untuk meminta agar penjual mengadakan
demonstrasi pemakaian di tempat calon pembeli. Surat permintaan penawaran
hendaknya isinya harus jelas agar penjual mengetahui secara pasti keinginan
calon pembeli dan surat permintaan penawaran tidak perlu disusun dengan gaya
yang menarik. Di dalam surat permintaan penawaran barang biasanya calon
pembeli menanyakan : nama dan jenis barang, ciri-ciri khusus (spesifikasi)
barang, yaitu tipe, ukuran, kualitas, kapasitas dan lain-lain, harga satuan,
potongan, brosur, cara pembayaran, cara penyerahan, kemudahan yang mungkin
diperoleh pembeli, seperti service gratis, garansi, dan lain- lain yang merupakan
layanan penjual (after sales service).
3.      Surat Penawaran
Adalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi penawaran
barang atau jasa yang member informasi tentang barang atau jasa dan menggugah
minat calon pembeli agar tertarik pada apa yang ditawarkan.
4.      Surat Pesanan dan Balasannya
Surat pesanan (order) adalah surat dari pemesan atau pembeli kepada
penjual yang isinya memesan barang atau meminta jasa tertentu yang dilakukan
setelah mengetahui informasi yang diperoleh melalui surat penawaran, melalui
iklan, atau melalui petugas pemasaran (wiraniaga) dari perusaahaan penjual. Yang
penting di dalarn surat pesanan harus disebut dengan jelas, singkat, dan sopan
segala sesuau yang menyangkut pesanan akan menjadi pertimbangan bagi penjual
untuk menentukan apakah pesanan dapat dipenuhi atau tidak, yaitu : a. Nama,
jenis, tipe, danciri-ciri lain barang yang dipesan. b. Jurnlah atau banyaknya
pesanan. c. Cara pembayann. d. Cara pengiriman atau cara penyerahan yang

11
 dikehendaki e. Waktu penyerahan atau waktu pengiriman yang diinginkan (kapan
barang diharapkan tiba).
5.      Surat Penerimaan Pesanan
Adalah surat yang dikirim oleh penjual kepada pemesan karena penjual mendapat
order dan semua persyaratan yang diusulkan atau yang dikehendaki pemesan di
dalam order itu dapat disetujui oleh penjual dan tanpa perlu lagi membahas surat
pesanan itu. Isi surat penerimaan pesanan tidak lain dari pernyataan penjual
bahwa ia dapat memenuhi pesanan, namun ia memerlukan waktu beberapa lama
untuk persiapan, dan mamberikan estimasi kapan pengiriman barang akan
dilakukan. Surat ini sangat perlu dikirim oleh penjual kepada pemesan karena
manfaatnya sangatbesar, baik bagi penjual maupun bagi pemesan, yaitu : a. Agar
pemesan merasa tenang karena pesanannya dapat dipenuhi oleh penjual b. Agar
pemesan tidak lagi mencari barang yang sama dari penjual yang lain c. Agar
pemesan dapat mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan sebelum barang
yang dipesannya tiba, misalnya uang, alat angkut, gudang, dan lain-lain. d. Agar
pemesan dapat menawarkan barang pesanannya kepada pihak lain, walaupun
barangnya belum tiba(bila barang yangdipesan itu untuk dijual lagi)
6.      Surat Konfirmasi Pesanan
Berkomunikasi dapat dilakukan dengan berbagai media selain dengan
perantaraan surat, pemesanan juga dapat dilakukan dengan perantaraan telepon,
telegam, teleks, dan faksimili. Pemesanan melalui telepon, telegram, dan teleks
masih lemah dasar hukumnya karena tidak mempunyai bukti otentik seperti tidak
terdapat tandatangan pemesan. OIeh karena itu, setelah menerima pesanan via
telepon atau via teleks, penjual perlu memastikan sejauh mana kebenaran pesanan
tersebut dengan membuat surat yang disebut surat konfirmasi pesanan. Surat
konfirmasi pesanan berisi data tentang pesanan yang terdiri atas nama batang,
jumlahnya, harga, dan syarat jual beli lainnya seperti tempat penyerahan, waktu
penyerahan, cara pembayaran, dan lain-lain. Surat konfirmasi pesanan bertujuan
untuk memperoleh kepastian tentang pesanan berikut syarat jual beli yang
dikehendaki penjual. Apabila si pemesan setuju maka lembar aslinya harus
dikembalikan kepada penjual sebagai bukti otentik pesanan.
12
 7.      Surat Penolakan Pesanan
Penjual yang terpaksa menolak pesanan haruslah segera memberitahukan
penolakan itu kepada pemesan secepatnya. Surat penolakan pesanan harus berisi
alasan yang logis. Penolakan perlu diungkapkan dengan bahasa yang halus dan
sopan agar hubungan baik dengan pemesan tetap terjalin. Ada beberapa hal yang
menyebabkan pihak penjual terpaksa menolak pesanan, karena barang yang
dipesan tidak ada atau sudah habis, tidak tercapainya persesuaian mengenai cara
penyerahan atau pengiriman barang, atau tidak disetujuinya cara pembayaran
yang diusulkan oleh pemesan (misalnya pemesan menghendaki pembayaran
secara kredit, sedangkan penjual menghendaki secara tunai). Dalam surat
penolakan pesanan terkadang penjual dapat menyampaikan dua maksud di dalam
satu surat serta dapat terjadi adanya penawaran baru. Sambil menolak satu
pesanan, penjual dapat menawarkan barang baru, asalkan barangnya sejenis
dengan barang yang dipesan.

8.      Surat Referensi Bank dan Referensi Dagang

Referensi yang dikeluarkan oleh bank disebut referensi bank, sedangkan
referensi dari perusahaan disebut referensi dagang. Surat referensi diberikan
rahasia oleh pihak yang memberi kepada pihak yang meminta. Surat referensi
diperlukan oleh bank atau perusahaan bila berhadapan dengan nasabah atau
pelanggan yang masih baru. Jika pembeli (pihak pertama), misalnya,
berhubungan dagang dengan sebuah perusahaan (pihak kedua) untuk pertama
kalinya dan ia ingin membeli barang secara kredit maka perusahaan/pihak kedua
memerlukan referensi dari bank atau perusahaan lain (pihak ketiga untuk
rnengetahui kredibilitas atau credit worthiness calon pembeli apakah memenuhi
syarat untuk diberi kredit atau tidak.

13
 BAB III
PENUTUP

A.    Kesimpulan
Ilmu korespondensi memiliki peran vital dalam kelancaran suatu bisnis.
Dengan ilmu korespondensi yang memadai akan menjamin proses surat-menyurat
secara lancar sehingga perkembangan bisnis dapat melaju cepat dan siap meraup
profit secara maksimal.
Dalam menjalankan kegiatan sehari-hari sebuah perusahaan tidak akan
terlepas dari kegiatan surat menyurat. Bahkan boleh dikatakan bahwa kegiatan
surat menyurat ini adalah merupakan urat nadi dari suatu perusahaan. Dari arus
keluar masuk surat ini kita bisa mengukur frekuensi dan intensitas komunikasi
yang berlangsung di suatu perusahaan.

B. Saran
Demikian makalah yang kami buat. Kami menyadari masih banyak
kekurangan dalam hal penulisan maupun isi makalah. Akhir kata, semoga
makalah ini bermanfaat bagi kita. Amin.

DAFTAR PUSTAKA

Pratiwi, Atma. 2016. Korespondesi Bahasa Indonesia. Jakarta: Media Tera.

Saleh, Ahmad. 2014. Korespondensi Bisnis.
http://rahmadsalehangkat12.blogspot.co.id/2014/11/korespondensibisnis.html (Di
akses tanggal 11 Oktober 2016).

14