Bab1 3
Bab1 3
PENDAHULUAN
1
dapat tercemar dan tercoreng apabila urusan korespondensi dalam kegiatan
bisnisnya ditangani oleh sekretaris yang tidak menguasai teknik dan etika
korespondensi. Surat sebagai suatu pesan yang tertuang dalam bentuk tertulis
kadang kala akan dibaca berulang-ulang oleh penerimanya. Oleh karena itu
pengirim harus berusaha agar dapat memberikan kesan yang baik dalam benak si
penerima surat tersebut.
Menulis surat yang baik tidak menuntut keahlian khusus seperti seorang
pengarang novel, puisi, cerpen atau karya sastra lainnya karena pada dasarnya surat
bukanlah sebuah karya sastra. Meskipun demikian, menyusun surat yang baik
tidaklah sesederhana yang sering dibayangkan orang karena ada aturan dan
kebiasaan tertentu yang secara umum berlaku dan harus dipenuhi oleh setiap
penulis surat.
2
BAB II
ISI
A. Pengertian Korespondensi
Korespondensi berasal dari kata correspondence (Inggris)
atau correspondenti (Belanda) yang berarti hubungan yang terjadi antara pihak-
pihak yang terkait. Hubungan pihak-pihak yang terkait dalam bisnis biasanya
bersifat resmi dan dilakukan dengan surat menyurat. Surat merupakan salah satu
media pada saluran komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan
informasi kepada pihak lain. Informasi yang disampaikan melalui surat biasa
berupa pemberitahuan, keterangan, pernyataan, perintah, permintaan atau laporan.
Informasi bisa ditulis atau diketik dalam secarik kertas (konvensional) atau dapat
pula berupa surat elektronik (e-mail). E-mail menggunakan alat bantu komputer
yang dilengkapi modem dan melibatkan jasa layanan internet. Pengirim dan
penerima mampu menyebar e-mail harus memiliki fasilitas yang sama apabila
berkomunikasi menggunakan e-mail. Penggunaan e-mail mengalami
perkembangan yang cukup dramatis sebagai media komunikasi modern karena
mampu menyebarkan informasi dalam waktu singkat ke berbagai wilayah yang
berjauhan. Walaupun demikian, keberadaan e-mail ternyata belum mampu
menggeser surat-surat konvensional yang terkenal murah. Jadi e-mail hanyalah
alternatif komunikasi yang melengkapi kegiatan surat-menyurat. Tipe
korespondensi ada dua, yaitu korespondensi eksternal dan korespondensi internal.
Korespondensi eksteren yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh suatu
lembaga dengan pihak luar lembaga sedangkan Korespondensi internal yaitu
hubungan surat-menyurat yang dibuat suatu lembaga kepada karyawan atau dewan
direksi lembaga tersebut.
3
1. Menciptakan surat yang baik, jelas, dan tepat. Dalam kehidupan
sehari-hari, kesalahan dalam penulisan surat masih banyak terjadi. Misalnya,
susunan kalimat tidak lengkap, berbelit-belit, tanda baca tidak benar, tata bahasa
tidak teratur dan salah mengadopsi bentuk dan model surat. Kesalahan tersebut
disebabkan oleh :
a. Tidak ada pengarahan dan pengendalian mengenai cara menulis surat yang
baik, baik di lingkungan keluarga maupun organisasi.
b. Masyarakat sendiri terlalu mudah memaafkan kesalahan dalam penulisan
surat. Surat yang semraut bisa menimbulkan kesalahpahaman atau kekacauan
yang justru akan menghalangi arus informasi. Kegiatan korespodensi secara tidak
langsung merupakan proses pembelajaran dalam menciptakan surat yang baik,
jelas dan tepat.
2. Menciptakan kerja sama yang baik. Perusahaan tidak dapat mencapai
tujuan tanpa bekerja sama dengan pihak lain. Agar bisa bekerja sama dengan
baik, perusahaan perlu menjaga komunikasi dengan baik. Pihak lain akan
mendukung terciptanya kerjasama yang baik.
3. Menyebarkan kegiatan. Tidak semua orang dalam perusahaan secara
otomatis mengetahui kegiatan yang terjadi di dalam perusahaan atau kegiatan
yang terjadi antara perusahaan dengan pihak luar. Korespondensi memegang
peranan penting dalam menyebarkan kegiatan perusahaan, baik kepada pihak
internal maupun eksternal perusahaan.
5
E. Pengelompokan Surat
1. Menurut Wujud / Bentuknya
a. Surat Bersampul (surat tertutup) adalah surat yang dikirimkan oleh
seseorang kepada orang yang terdiri atas kertas surat dan sampul (amplop) dengan
berbagai ukuran
b. Kartu Pos adalah bentuk surat terbuka yang digunakan untuk
menyampaikan pesan-pesan singkat/pendek dan praktis yang berbentuk kartu
kecil dengan ukuran 10 cm x 15 cm yang dikeluarkan oleh PT Pos Indonesia.
c. Warkat Pos/Wesel adalah surat yang wujudnya berupa gabungan kertas
surat dan amplop.
d. Telegram dan teleks disebut juga sebagai surat kawat. Telegram adalah
berita yang tercetak dan disampaikan dari jarak jauh.
e. Memorandum (memo) dan Notaadalah surat yang digunakan oleh pimpinan
untuk menyampaikan suatu pesan-pesan singkat yang berupa pemberitahuan,
permintaan atau hal-hal lain dalam suatu organisasi.
f. Surat Tanda Buktiadalah surat yang memiliki fungsi sebagai tanda bukti
pengakuan sah atas suatu pembayaran tertentu antara satu pihak kepada pihak
lain. Contoh: faktur, kuitansi, dan tanda terima.
2. Menurut Pemakainnya
a. Surat Pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya
menyangkut kepentingan atau hal-hal yang sifatnya personal atau pribadi. Yang
termasuk surat pribadi: surat perkenalan, surat cinta, surat undangan perkawinan,
surat ucapan terimah kasih dll.
b. Surat Dinas adalah surat yang isinya berkaitan dengan kepentingan
tugas dan kegiatan dinas instansi pemerintah. Yang termasuk surat dinas adalah
surat undangan dinas, surat pengumuman, surat edaran, surat pengantar, dll.
c. Surat Bisnis adalah surat yang digunakan orang atau badan yan
menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis, seperti bidang usaha produksi,
perdagangan, dan usaha jasa.
d. Surat Sosial adalah surat yang digunakan oleh organisasi atau
lembaga-lembaga sosial kemasyarakatan untuk berbagai kepentingan sosial bagi
6
masyarakat pada umumnya. Misalnya surat pemberitahuan kepada instansi
terkait, surat permohonan bantuandana kepada donatur, dll.
F. Bagian-Bagian Surat
Setiap surat mempunyai bagian-bagian dan masing-masing bagian itu
mempunyai kegunaan tertentu. Penempatan atau letak bagian-bagian surat
tergantung dari bentuk surat yang dipakai. Pada surat resmi (bisnis), bagian-
bagiannya, adalah sebagai berikut.
7
1. Kepala surat (kop surat). Kepala surat surat atau yang bisa juga
disebut dengan kop surat merupakan bagian teratas dalam sebuah surat. Fungsi
penyertaan kepala surat tersebut tidak terlepas dari pemberian informasi mengenai
nama, alamat, kegiatan dari lembaga tersebut serta juga bisa menjadi alat
promosi. Bagian surat yang pertama ini berisi: Logo atau lambang dari sebuah
instansi, lembaga, perusahaan atau organisasi, Nama instansi, lembaga,
perusahaan, atau organisasi tersebut, Alamat instansi, lembaga, perusahaan, atau
organisasi tersebut, Nomor telepon, kode pos, alamat email atau alamat web.
Biasanya setelah penulisan kepala surat atau kop surat terdapat sebuah garis
horizontal pemisah yang memisahkan antara kepala surat dengan bagian-bagian
surat yang lain seperti tempat dan tanggal pembuatan
2. Tanggal Surat. Tanggal surat berfungsi memberitahukan kepada
penerima surat kapan surat itu ditulis. Sebagaimana diketahui, pengiriman surat
kadang-kadang cepat sampai ke tujuan, tetapi kadang-kadang juga lambat.
Dengan tercantumnya tanggal surat, penerima akan mengetahui berapa lama surat
itu dalam perjalanan.
3. Nomor, lampiran, dan hal atau perihal. Kata nomor, lampiran, dan hal
ditulis dengan diawali huruf kapital dan diikuti dengan titik dua yang ditulis
secara berurutan ke bawah. Penulisan kata lampiran hanya diperlukan apabila ada
berkas yang dilampirkan dalam surat tersebut
4. Nama dan alamat yang dituju. Tulislah nama dan alamat yang dituju
serta kata sapaan dan gelar akademis maupun nonakademis secara benar
ejaannya.
5. Salam pembuka dan paragraf pembuka Salam pembuka merupakan
sapaan penghormatan yang dilakukan oleh pengirim pesan kepada pihak lain
sebelum menyampaikannya.
6. Isi surat Isi surat merupakan inti surat yang ingin disampaikan oleh
pengirim kepada penerima surat. Secara garis besar, isi surat mencakup tiga hal
penting yaitu paragraf pembuka, paragraf isi, dan paragraf penutup.
8
7. Salam penutup dan paragraf penutup surat yang baik memerlukan
salam penutup sebagai suatu ungkapan sikap respek (hormat), sopan, atau etika
berkirim surat.
8. Tanda tangan, nama jelas dan jabatan surat dinas dan surat bisnis
dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, yaitu pimpinan
suatu instansi, lembaga atau organisasi. Setelah surat ditandatangani, nama
pengirim dan jabatan perlu juga dicantumkan dalam surat tersebut.
9. Tembusan/tindasan atau C.C (carbon copy). Kata tembusan yang
ditulis huruf awal kapital diletakkan di sebelah kiri pada bagian kaki surat, lurus
dengan bagian nomor dan hal, serta sejajar dengan nama pengirim surat.
10. Inisial. Inisial yang disebut juga sandi merupakan tanda pengenal bagi
petugas yang membantu konsep dan yang mengetik surat tersebut. Inisial berguna
untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat sehingga jika terjadi
kesalahan dalam pengetikan surat tersebut, pengonsep dan pengetik surat tersebut
dapat dihubungi dengan mudah.
9
3. Bentuk Lekuk (Indented Style) Bentuk surat ini dikenali pada alamat
dalamnya yang berlekuk, dan setiap awal paragraph selalu menjorok 5 baris
kedalam sedangkan baris berikutnya tetap pada margin kiri,
4. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) Pada bentuk surat lurus penuh
(Full Block Style) seluruh bagian surat kecuali kop surat, pengetikannya dimulai
dari margin sebelah kiri.
5. Bentuk Resmi (Official Style) Bentuk resmi ini sering digunakan dalam
institusi pemerintahan, pada pengetikannya alamat dalam berada pada sisi sebelah
kanan, kemudian paragraf isi surat menjorok sedikit kedalam, setiap awal
paragraf menjorok 5 spasi kedalam.
6. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) Yang membedakan bentuk
Semi Block Styledengan Block Style maupun Full Block Style adalah pada awal
paragraph yang menjorok 5 karakter ke dalam, kemudian tanda tangan berada di
sebelah kanan surat.
10
2. Surat Permintaan Penawaran
Adalah surat dari calon pembeli kepada penjual yang isinya meminta
penawaran. Surat permintaan penawaran sering merupakan tahap awal proses
terjadinya transaksi bisnis. Surat permintaan penawaran bertujuan untuk meminta
keterangan terinci yang meliiputi daftar harga, katalog, brosur, atau prospektus
dan mengetahui harga, syarat jual beli, dan keterangan tentang barang atau jasa
yang akan dibeli serta juga bisa untuk meminta agar penjual mengadakan
demonstrasi pemakaian di tempat calon pembeli. Surat permintaan penawaran
hendaknya isinya harus jelas agar penjual mengetahui secara pasti keinginan
calon pembeli dan surat permintaan penawaran tidak perlu disusun dengan gaya
yang menarik. Di dalam surat permintaan penawaran barang biasanya calon
pembeli menanyakan : nama dan jenis barang, ciri-ciri khusus (spesifikasi)
barang, yaitu tipe, ukuran, kualitas, kapasitas dan lain-lain, harga satuan,
potongan, brosur, cara pembayaran, cara penyerahan, kemudahan yang mungkin
diperoleh pembeli, seperti service gratis, garansi, dan lain- lain yang merupakan
layanan penjual (after sales service).
3. Surat Penawaran
Adalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi penawaran
barang atau jasa yang member informasi tentang barang atau jasa dan menggugah
minat calon pembeli agar tertarik pada apa yang ditawarkan.
4. Surat Pesanan dan Balasannya
Surat pesanan (order) adalah surat dari pemesan atau pembeli kepada
penjual yang isinya memesan barang atau meminta jasa tertentu yang dilakukan
setelah mengetahui informasi yang diperoleh melalui surat penawaran, melalui
iklan, atau melalui petugas pemasaran (wiraniaga) dari perusaahaan penjual. Yang
penting di dalarn surat pesanan harus disebut dengan jelas, singkat, dan sopan
segala sesuau yang menyangkut pesanan akan menjadi pertimbangan bagi penjual
untuk menentukan apakah pesanan dapat dipenuhi atau tidak, yaitu : a. Nama,
jenis, tipe, danciri-ciri lain barang yang dipesan. b. Jurnlah atau banyaknya
pesanan. c. Cara pembayann. d. Cara pengiriman atau cara penyerahan yang
11
dikehendaki e. Waktu penyerahan atau waktu pengiriman yang diinginkan (kapan
barang diharapkan tiba).
5. Surat Penerimaan Pesanan
Adalah surat yang dikirim oleh penjual kepada pemesan karena penjual mendapat
order dan semua persyaratan yang diusulkan atau yang dikehendaki pemesan di
dalam order itu dapat disetujui oleh penjual dan tanpa perlu lagi membahas surat
pesanan itu. Isi surat penerimaan pesanan tidak lain dari pernyataan penjual
bahwa ia dapat memenuhi pesanan, namun ia memerlukan waktu beberapa lama
untuk persiapan, dan mamberikan estimasi kapan pengiriman barang akan
dilakukan. Surat ini sangat perlu dikirim oleh penjual kepada pemesan karena
manfaatnya sangatbesar, baik bagi penjual maupun bagi pemesan, yaitu : a. Agar
pemesan merasa tenang karena pesanannya dapat dipenuhi oleh penjual b. Agar
pemesan tidak lagi mencari barang yang sama dari penjual yang lain c. Agar
pemesan dapat mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan sebelum barang
yang dipesannya tiba, misalnya uang, alat angkut, gudang, dan lain-lain. d. Agar
pemesan dapat menawarkan barang pesanannya kepada pihak lain, walaupun
barangnya belum tiba(bila barang yangdipesan itu untuk dijual lagi)
6. Surat Konfirmasi Pesanan
Berkomunikasi dapat dilakukan dengan berbagai media selain dengan
perantaraan surat, pemesanan juga dapat dilakukan dengan perantaraan telepon,
telegam, teleks, dan faksimili. Pemesanan melalui telepon, telegram, dan teleks
masih lemah dasar hukumnya karena tidak mempunyai bukti otentik seperti tidak
terdapat tandatangan pemesan. OIeh karena itu, setelah menerima pesanan via
telepon atau via teleks, penjual perlu memastikan sejauh mana kebenaran pesanan
tersebut dengan membuat surat yang disebut surat konfirmasi pesanan. Surat
konfirmasi pesanan berisi data tentang pesanan yang terdiri atas nama batang,
jumlahnya, harga, dan syarat jual beli lainnya seperti tempat penyerahan, waktu
penyerahan, cara pembayaran, dan lain-lain. Surat konfirmasi pesanan bertujuan
untuk memperoleh kepastian tentang pesanan berikut syarat jual beli yang
dikehendaki penjual. Apabila si pemesan setuju maka lembar aslinya harus
dikembalikan kepada penjual sebagai bukti otentik pesanan.
12
7. Surat Penolakan Pesanan
Penjual yang terpaksa menolak pesanan haruslah segera memberitahukan
penolakan itu kepada pemesan secepatnya. Surat penolakan pesanan harus berisi
alasan yang logis. Penolakan perlu diungkapkan dengan bahasa yang halus dan
sopan agar hubungan baik dengan pemesan tetap terjalin. Ada beberapa hal yang
menyebabkan pihak penjual terpaksa menolak pesanan, karena barang yang
dipesan tidak ada atau sudah habis, tidak tercapainya persesuaian mengenai cara
penyerahan atau pengiriman barang, atau tidak disetujuinya cara pembayaran
yang diusulkan oleh pemesan (misalnya pemesan menghendaki pembayaran
secara kredit, sedangkan penjual menghendaki secara tunai). Dalam surat
penolakan pesanan terkadang penjual dapat menyampaikan dua maksud di dalam
satu surat serta dapat terjadi adanya penawaran baru. Sambil menolak satu
pesanan, penjual dapat menawarkan barang baru, asalkan barangnya sejenis
dengan barang yang dipesan.
13
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Ilmu korespondensi memiliki peran vital dalam kelancaran suatu bisnis.
Dengan ilmu korespondensi yang memadai akan menjamin proses surat-menyurat
secara lancar sehingga perkembangan bisnis dapat melaju cepat dan siap meraup
profit secara maksimal.
Dalam menjalankan kegiatan sehari-hari sebuah perusahaan tidak akan
terlepas dari kegiatan surat menyurat. Bahkan boleh dikatakan bahwa kegiatan
surat menyurat ini adalah merupakan urat nadi dari suatu perusahaan. Dari arus
keluar masuk surat ini kita bisa mengukur frekuensi dan intensitas komunikasi
yang berlangsung di suatu perusahaan.
B. Saran
Demikian makalah yang kami buat. Kami menyadari masih banyak
kekurangan dalam hal penulisan maupun isi makalah. Akhir kata, semoga
makalah ini bermanfaat bagi kita. Amin.
DAFTAR PUSTAKA
14