Saat berbicra dengan dosen melaui perantara apapun seperti telefon, email ataupun berbicara dengan langsung sebaiknya sebagai mahasiswa yang baik akan lebih baik jika menghubungi dosen saat waktu istirahat dosen tersebut, sepeerti pada saat siang hari atau saat sesudah beribahadah. Akan lebih baik juga menghubungi dosen di siang hari. Contohnya hindari menghubungi dosen di atas pukul 20:00 atau di saat waktu ibadah.
Selanjutnya jangan lupa ucapkan salam terlebih dahulu. Awali berkomunikasi dengan dosen dengan mggunakan salam. Seperti “selamat siang, bu” (mengikuti waktu). Alangkah lebih sopan saat kita hendak berbicara dengan dosen dengan di awali salam.
Lalu jangan lupa sebutkan identitas, setiap dosen seringkali menghadapi ratusan mahasiswasetiap harinya dan sulit untuk menyimpan kontak mahasiswanya satu persatu atau selutuh mahasiswanya. Maka pastikan kita sebagai mahasiswa menyampaikan identitas pada awal berkomunikasi dengan dosen, setelah mengucapkan salam.
Jangan lupa juga gunakan bahasa yang umum dan jelas namun tetap sopan. Berkomunikasi dengan dosen sangat dianjurkan menggunakan Bahasa yang umum dan mudah dipahami dan dimengerti. Gunakan tanda baca yang baik dan tentunya tetap dalam konteks formal. Hindari menyingkat kalimat saat berkomunikasi dnegan dosen. Hindari penggunaan kata non-formal seperti aku, iye, oke, dll.
Setelah keempat cara dan etika tersebut telah dilakukan tulislah pesan dengan singkat dan jelas, pilihlah kata – kata yang tepat dan tentunya jelas. Jangan terlalu berliku liku dan membuat dosen sampai bingung maksud pesan yang kita sampaikan apa tujuannya. Dan jangan lupa juga akhiri pesan dengan mengucapkan terimakasih atau salam sebagai penutup pesan.