Tugas Kelompok

ke-2 Week 05

Mega Celular (MC) ádalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam distributor berbagai
jenis dan merek HP (telpon Celular). Pemasok MC, adalah para produsen HP, dan
konsumennya adalah para pengecer/toko2 HP yang tersebar diseluruh Indonesia. MC
memliki 11 Cabang dan 150 outlet yang tersebar diseluruh kota2 besar. Selain melayani
penjualan dan layanan purna jual, perusahaan juga melayani perbaikan/service dan
penyediaan suku cadang. Persediaan untuk masing-masing outlet dan cabang dipasok dari
Kantor Pusat di Jakarta. Setiap outlet diperlakukan sebagai Pelanggan seperti took-toko atau
preusan lanilla dan bersifat independen. Dengan metoda tersebut pengelolaan gudang dan
persediaan terpusat, termasuk pembeliannya dan cabang-cabang sebagai kepanjangan dari
pusat. Dengan kebijakan ini maka manajemen atau pengelolaan gudang/persediaan,
pembelian dilakukan terpusat di Jakarta. Perubahan ini mengakibatkan dibutuhkannya sistem
informasi pembelian dan persediaan yang terpusat. Gudang pusat bertugas memonitor
persediaan HP dan suku cadang di gudang-gudang Cabang dan pusat, untuk melihat apakah
perlu diadakan pembelian/pengadaan lagi untuk barang-barang yang dikelola. Jika ada
kebutuhan untuk pembelian barang maka bagian gudang akan mengajukan permintaan
pembelian barang (sppb) ke bagian Purchasing, setelah mengecek kebanaran sppb, bagian
Purchasing membuat Parchase Order (PO) dan dikirim ke Pemasok sesuai dengan jenis
barangnya. Pemasok akan mengirimkan barang sesuai dengan yang dipesan dengan Delivery
Order (DO) dan sekaligius tagihan (Invoice) sesuai dengan barang yang dikirim. Barang
yang diterima bagian gudang dicek kebenaran dokumen dengan phisiknya serta PO yang
dikirim, barang yang tersebut sesuai dokumen digunakan untuk mengupdate persediaan
sesuai dengan masing2 jumlah dan itemnya, serta dibuatkan dokumen penerimaan barang
(DPB) lengkap dengan harga2 perolehan seperti tercantum dalam DO dan Invoice. Dokumen
PB dan Invoice dikirim ke bagian Purchasing dan digunakan untuk menutup PO yang
dikirim, yang berarti proses pembelian berakhir. Bagian keuangan akan membukukan
Invoice/tagiham dalam buku Hutang Dagang, berdasarkan dokumen PO, PP dan Invoice-

0394M - Information System Analysis and Design

Pemasok. Bagian keuangan akan memonitor hutang-hutang yang jatuh tempo, dan akan
membuatkan Payment-Voucher (PV) untuk membayar hutang yang jatuh-tempo,
mengupdate data hutang menjadi lunas. Demikian sekilas siklus pemebelian/pengadaan
barang PT. MC.

Saudara sebagai System Analyst, diminta untuk menganalisis kebutuhan user yaitu staff
Gudang/Persediaan, Purchasing/Pembelian dan Keuangan berkaitan dengan dukungan
terhadap tugas dan tanggung jawab mereka seperti terlihat dalam alur/siklus pembelian
tersebut.

Sistem Informasi Pembelian yang akan dibangun harus dapat mendukung tugas :
(A). Staff bagian Gudang minimal untuk :
(1) Memonitor Persediaan barang apakah sudah mencapai Reorder Point (posisi
jumlah barang yang harus segera ditambah untuk menjaga ketersediaan), dan status
barang tidak “on-order”, serta membuatkan Surat Permintaan Pembelian Barang
(SPPB), ke bagian Purchasing.
(2) Mengupdate status “on order” dari data barang yang dikeluarkan SPPBnya.
(3) Membuat dan mencatat Dokumen Penerimaan Barang (DPB) sesuai DO dan
Invoice yang diterima, update stok/persediaan sesuai barang yang diterima dan
mengupdate status barang dari on-order ke “open-too”.
(4) Inisiasi barang-barang baru atau belum pernah ada di persediaan, agar masuk
kedalam siklus pembelian dengan menyiapkan status, stok awal 0.

(B). Staff bagian Purchasing minimal untuk :

(1) Mencek kebenaran SPPB yang diterima ke stok/persediaan barang, jika benar akan
dibuatkan Parchase Order, ke pemasok2 sesuai dengan masing2 barang (satu jenis
barang hanya ada satu pemasok)
(2) Mengupdate status PO ke “closed” , untuk PO yang sudah diselesaikan atau
barangnya sudah diterima.

0394M - Information System Analysis and Design

 (3) Memonitor PO – PO yang sudah dikeluarkan apakan sudah ditindak lanjuti oleh
pemasok atau belum, jika ada PO yang terlambat diselesaikan maka bag ini akan
memperingatkan pemasok.
(4) Mencatat dan mengupdate data pemasok barang.
(C). Staff bagian Keuangan minimal untuk :
(1) Memonitor Hutang2 yang sudah jatuh tempo
(2) Membuat laporan aging ( Hutang berdasarkan umur )
(3) Membuat Payment Voucher ( perintah pembayaran ) untuk hutang2 yang sudah
jatuh tempo. Payment Voucher ini diapaki sebagai bukti pembayaran hutang,
dengan dikeluarkan Payment Voucher ini maka status hutang menjadi lunas.
(4) Mencatat hutang kedalam buku hutang berdasarkan Dokumen Penerimaan Barang
dan Invoice-Pemasok, termasuk kapan jatuh-temponya

Sistem yang akan dibangun ini bersifat administratif, dan digunakan bersama oleh staff
Gudang, Purchasing (Pembelian) dan Keuangan. Sistem yang dibangun ini harus akurat dan
aman dari tindakan untuk penyalahgunaan. Selanjutnya sdr. Diminta untuk menyelesaikan
analisis Sisfo Administrasi Pembelian pada perusahaan tersebut dengan melengkapi :

(1) Use-Case Diagram dari masalah tersebut, sebagai salah satu hasil Analisis Application
Domain?
(2) Lengkapi dengan deskripsi rinci, dan activity diagram untuk Use-cases yang sdr.
dapatkan (Pilih 2 use-case saja) ?

0394M - Information System Analysis and Design

Jawaban:
1. Use Case Diagram

Make Aging Report

Check Aviability

<<include>>
Make Payment Voucher
Make SPPB
Accounting Staff
Inventory Staff Update Status
Update DPB
Initiate new Cellphone
<<include>>

<<include>>
Make DPB

Send Order

Make Purchase Order

<<include>>

Supplier

Purchasing Staff Update status DPB

Update DPB

2. Use Case Description dan Activity Diagram

0394M - Information System Analysis and Design

Use Case Name : Update Status

Use Case Type : Detail, Essential

Stakeholders and Interests : Staff bagian gudang – Pembuatan SPPB dan melakukan update status
“on order” sesuai dengan barang yang disebutkan di SPPB

Brief Descriptions : Use case ini mendeskripsikan bagaimana staff bagian gudang
melakukan update status untuk barang yang tercantum di SPPB yang
telah dibuat

Trigger : Pembuatan SPPB

Type : Internal

Relationships : Association : Staff Bagian Gudang

Include :

Extend :

Generalization :

Use Case Name : Make Purchase Order

Use Case Type : Detail, Essential

Stakeholders and Interests : Staff bagian gudang

- Penyerahan SPPB kepada Staff bagian purchasing sesuai

dengan barang yang dibutuhkan
Staff bagian purchasing

- Pengecekan kebenaran SPPB yang diterima

Brief Descriptions :
- Pembuatan PO (Purchasing Order) yang ditujukan ke pemasok
barang
Use case ini mendeskripsikan bagaimana staff bagian purcashing
membuat PO (Purchase Order) yang akan dikirimkan ke pemasok
barang

Trigger : SPPB valid

Type : Internal

Relationships : Association : Staff bagian purchasing

0394M - Information System Analysis and Design

 Include :

Extend :

Generalization :

Update Status Order

Staff Gudang

Check avaibility
Order

ReOrder Point

Make SPPB

Update Status
Order - on Order
Phase

0394M - Information System Analysis and Design

Make Purchase Order

Staff Gudang Purchasing Staff

Check Avaibility
Make SPPB
Order

Make PO

Update Status
Order
Phase

-----------0-----------

0394M - Information System Analysis and Design