Ancaman 1: Kesalahan dalam Pemutakhiran Buku Besar.

Kesalahan yang terjadj dalam

pemutakhiran buku besar dapat mengakibatkan buruknya proses pengambilan keputusan yang
menggunakan informasi salah dalam pelaporan keuangan. Prosedur pengendalian yang
berhubungan dengan pengolehan data dibagi menjadi 3 kategori, yaitu (1 ) pengawasan edit input
dan pemrosesan, (2) laporan pengawasan dan rekonsiliasi, (3) pemeliharaan jejak audit yang
memadai.

Pengawasan Edit Terhadap Input dan Pemrosesan. Dua jenis jurnal yang digunakan untuk
memutakhirkan buku besar adalah: (1) ikhtisar jurnal dari siklus SIA lainnya, dan (2) jurnal yang
dibuat oleh bagian keuangan atau kepala bagian akuntansi.
Jurnal yang dibuat oleh kepala bagian akuntansi dan kepala bagian keuangan adalah
jurnal asli yang baru saja dibuat. Konsekuensinya, diperlukan jenis-jenis pengawasan input edit
dan pemrosesan berikut untuk menjamin bahwa transaksi tersebut akurat dan lengkap:
1. Cek validitas (validity check) untuk menjamin bahwa rekening buku besar tersedia untuk
setiap nomor rekening yang direferensi oleh sebuah jurnal.
2. Cek bentuk data (field check) untuk menjamin bahwa data pada field dalam sebuah jurnal
berisi data numerik.
3. Zero-balance check untuk menjamin bahwa total debit sama dengan total kredit dalam sebuah
jurnal.
4. Uji kelengkapan (completeness test) untuk menjamin bahwa semua data yang relevan telah
dicatat. Adalah penting bahwa sumber jurnal dapat diidentifikasi sehingga informasi ini
memiliki daya telusur audit.
5. Uji pengulangan data (redundant data check) untuk mencocokkan nomor rekening dengan
nama rekening, guna menjamin kebenaran rekening buku besar yang menerima posting.
Untuk sistem entri data on-line, prosedur ini disebut dengan closed-100P verification.
6. Penetapan file standar jurnal penyesuaian untuk penyesuaian yang sering terjadi pada akhir
periode, seperti biaya depresiasi. Akurasi input diperbaiki tanpa mengulang pemasukan data.
Kemungkinan lupa membuat jurnal penyesuaian jenis ini juga dapat dikurangi, sehingga
menjamin kelengkapan input.
7. Cek tanda aritmatika (sign check) saido rekening bükü beşar sesaat setelah dilakukan
pemutakhiran, untuk memastikan bahwa saldonya tepat.
8. Perhitungan total run-to-run, unluk memastikan akurasi pemrosesan kelompok voucher jurnal.
Kompüter menghitung saldo baru rekening bükü besarj atas dasar saldo awal dan total debit
dan kredit yang dimasukkan ke dalam rekening yang bersangkutan, dan kemudian
membandingkannya dengan saldo rekening bükü besar. Jika terjadi perbedaan antara
keduanya, harus segera dilakukan investigasi.

Laporan Kontrol dan Rekonsiliasi. Penggunaan laporan kontrol dan rekonsiliasi dapat
mendeteksi apakah ada kesalahan yang dibuat selama proses pemutakhiran bükü besar. Salah
satu bentuk rekonsiliasi yang digunakan dalam sistem manual adalah pembuatan neraca saldo,
yang menunjukkan apakah total debit dan total kredit seimbang. Jika total debit dan kredit neraca
saldo tidak seimbang, hal ini menunjukkan adanya kesalahan atau ketidaktelitian proses
pencatatan. Dalam sistem berbasis kompüter, penggunaan rekening kliring dan rekening
suspense (rekening penyeimbang) menjamin bahwa rekening bükü beşar selalu seimbang. Pada
akhir periode semua rekening khusus tersebut harus bersaldo nol, jika tidak bersaldo nol, maka
berarti terjadi kesalahan selama proses pemutakhiran bükü besar.
Sebagai contoh, karyawan A bertanggung jawab untuk mencatat penyerahan barang
kepada pelanggan, sedangkan karyawan B bertanggung jawab mencatat tagihan kepada
pelanggan. Karyawan A akan membuat catatan sebagai berikut:
Pengiriman Barang Belum Ditagih xxxxx
Persediaan Barang xxxxx
Karyawan B membuat catatan sebagai berikut:
Piutang Dagang xxxxx
Pengiriman Barang Belum Ditagih xxxxx

Jika kedua transaksi tersebut telah dipostingkan ke rekening bükü besar, maka rekening
kliring, yaitu Pengiriman Barang Belum Ditagih, harus bersaldo nol. Jika tidak, maka sebuah
kesalahan telah terjaaı, dan hal ini perlu diinvestigasi dan dibetulkan.

Jejak Audit. Pada bab sebelumnya telah dijelaskan bahwa jejak audit menggambarkan jalan
yang dilalui oleh sebuah transaksi dalam sistem akuntansi. Jejak audit ini memberikan informasi
yang dibutuhkan untuk melaksanakan aktivitas-aktivitas sebagai berikut:
1. Menelusur transaksi dari dokumen sumber asli ke rekening bükü besar, dan ke laporan atau
dokumen lain yang menggunakan data pada dokumen sumber.
2. Menelusur elemen-elemen yang muncul dalam sebuah laporan atau dokumen lain kembali
melalui bükü beşar ke dokumen sumber aslinya.
3. Menelusur seluruh perubahan dalam rekening bükü besardari saldo awal ke saldo akhir.

Ancaman 2: Akses ke Buku Besar Secara Tidak Sah. Akses ke buku beşar oleh karyawan
yang tidak berhak dapat berakibat data yang bersifat rahasia bocor ke tangan pesaing atau
merusak validitas data bükü besar. Akses semacam ini juga dapat menciptakan peluang untuk
melakukan pencurian aktiva. Oleh karena itu, perusahaan perlu memiliki sistem pengawasan
yang memadai untuk mencegah akses ke bükü beşar secara tidak sah.
Identifikasi dan password pemakai harus digunakan untuk mengawasi akses ke bükü
beşar dan untuk memaksa adanya pemisahan tugas dengan pembatasan fungsi yang akan
dilaksanakan oleh setiap karyawan yang legitimate.
Pengendalian terhadap pembuatan catatan voucher jurnal juga penting karena mereka
mengotorisasi perubahan ke saldo rekening buku besar. Dengan demikian sistem harus
mengecek eksistensi kode otorisasi yang valid pada setiap jurnal. Jika hal ini tidak dilakukan,
integritas buku besar bisa terganggu. Kode otorisasi juga ikut membentuk jejak audit. .lnspeksi
terhadap jejak audit memungkinkan deteksi terhadap akses ke buku besar secara tidak sah.

Ancaman 3: Kehilangan atau Kerusakan Data Buku Besar. Buku besar adalah sebuah
komponen kunci dalam sebuah sistem informasi akuntansi sebuah perusahaan. Oleh karena itu,
perusahaan perlu menetapkan prosedur pembuatan cadangan data (backup) dan prosedur
pemulihan untuk melindunginya. Pengawasan backup mencakup:
1. Penggunaan label file internal dan eksternal untuk melindungi data terhadap kerusakan yang
tidak disengaja terhadap buku besar.
2. Pembuatan cadangan secara reguler (teratur) terhadap data buku besar. Minimum dua kopi
cadangan data buku besar harus dibuat. Satu kopi harus diletakkan di lokasi pengolahan data,
sehingga setiap dibutuhkan sebera tersedia. Satu kopi lagi harus diletakkan di 10kasi di luar
perusahaan (misalnya disimpan di bank dalam safe deposit box) untuk mengantisipasi
terjadinya bencana seperti kebakaran, banjir, dan lain-lain.