Anda di halaman 1dari 17

BAB 3

LINGKUNGAN ORGANISASI
KEKUATAN, KELEMAHAN, PELUANG DAN ANCAMAN (SWOT)

Kompetensi Dasar :

Mampu mengidentifikasi lingkungan faktor internal (kekuatan dan


kelemahan) dan faktor eksternal ( peluang dan ancaman) pada suatu
organisasi

A. Deskripsi umum materi


Bab ini membahas materi tentang lingkungan internal dan eksternal
yang mempengaruhi suatu organisasi. Materi ini merupakan materi
khusus pada tahap perencanaan yang harus dikuasai oleh mahasiswa
untuk meningkatkan analisis mahasiswa dalam menentukan posisi
rumah sakit sehingga mampu membuat rencana strategi yang tepat.

B. Sub pokok bahasan


1. Definisi lingkungan internal dan eksternal
2. Mengukur kekuatan dan kelemahan
3. Mengukur peluang dan ancaman
4. Menganilisis posisi organisasi

108
A. Definisi lingkungan internal dan eksternal
Kemampuan bertahan atau berkembangnya suatu organisasi sangat
dipengaruhi oleh kemampuan organisasi tersebut dalam mengetahui
sumber daya yang dimiliki untuk mencapai suatu keberhasilan.

Lingkungan internal adalah lingkungan dari dalam organisasi yang akan


mempengaruhi kelangsungan hidup organisasi tersebut. Lingkungan
internal perusahaan terdiri dari kekuatan yang dimiliki dan kelemahan
yang akan mempengaruhi keberhasilan organisasi tersebut.

Kekuatan akan mempengaruhi keberhasilan organisasi karena akan


mendukung pencapaian sasaran organisasi. Sedangkan kelemahan akan
mempersulit organisasi dalam mencapai tujuan. Kekuatan dan kelemahan
merupakan unsur-unsur dalam organisasi yang harus dikendalikan oleh
seorang pimpinan organisasi.

Kekuatan dan kelemahan suatu organisasi berhubungan dengan


lingkungan dalam organisasi sedangkan peluang dan ancaman
berhubungan dengan lingkungan luar organisasi. Lingkungan dalam dan
lingkungan luar tersebut sangat berpengaruh pada suatu organisasi.

Lingkungan eksternal adalah lingkungan luar suatu organsisasi yang


berpengaruh pada organisasi. Lingkungan luar dari organisasi yang dapat
memberikan kekuatan atau keuntungan bagi organisasi disebut Peluang
(Opportunity = O). Sebagai contoh peningkatan minat masyarakat untuk
melakukan cek up secara dini ke rumah sakit atau pelayanan kesehatan.
Hal ini akan memberikan keuntungan bagi rumah sakit atau pelayanan
kesehatan yang menyediakan jasa pemeriksaan secara lengkap.

Sebaliknya bila kekuatan dari lingkungan luar ini menimbulkan suatu


kerugian bagi organisasi maka disebut dengan Ancaman (threat = T).
Sebagai contoh kebijakan pemerintah dengan dibukanya investor asing
dalam era globalisasi sejak tahun 2010 khususnya dalam bidang kesehatan

109
menyebabkan banyaknya investor dari luar negeri yang mendirikan RS
bertaraf internasional. Hal ini akan berdampak terjadinya penurunan
konsumen atau masyarakat yang menggunakan jasa RS swasta di
Indonesia akan beralih ke RS tersebut.

Peluang dan ancaman tidak dapat dikendalikan oleh seorang pimpinan


organisasi dan organisasi tidak dapat mempengaruhinya sehingga harus
berusaha menyesuaikan diri dengan keadaan tersebut.

B. Unsur – unsur penentu keberhasilan (key success factors)


Unsur-unsur penentu keberhasilan adalah suatu sumber daya yang dimiliki
oleh organisasi atau keunggulan organisasi agar dapat mencapai sasaran
dari peluang dan ancaman yang mengelilinginya. Unsur ini harus dimilki
agar dapat memenangkan persaingan. Sebagai contoh RS “A” memiliki
perubahan yang sangat cepat seiring dengan kebutuhan konsumen.
Perubahan ini dalam hal pelayanan keperawatan yang ramah, cepat dan
responsive serta fasilitas yang memadai. Untuk memenuhi kebutuhan
tersebut maka RS tersebut meningkatkan kemampuan perawat dalam
memberikan asuhan keperawatan dan menambah jumlah karyawan
(perawat) serta menambah alat pemeriksaaan yang lengkap dan up to
date.

C. Mengukur kekuatan dan kelemahan


Analisis lingkungan internal bertujuan untuk menilai kekuatan dan
kelemahan suatu organisasi/perusahaan. Lingkungan dalam organisasi
sangat tergantung pada jumlah dan jenis sumber daya manusia yang
dimiliki organisasi tersebut. Unsure-unsur dalam lingkungan internal
antara lain :
1. Sumber daya manusia
2. Pemasaran
3. Organisasi
4. Keuangan dan akuntansi

110
5. Produksi
6. Penelitian dan pengembangan
7. System informasi manajemen
Setiap institusi atau rumah sakit memiliki kekuatan dan kelemahan yang
berbeda-beda. Pengkajian lingkungan rumah sakit atau pelayanan
kesehatan harus ditentukan secara hati-hati dalam menetapkan kekuatan
dan kelemahannya tersebut.
Langkah-langkah mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan tersebut
adalah sebagai berikut :
1. Mengenali bidang usaha yang sedang dikaji
2. Mengenali pesaing-pesaingnya, yaitu bidang usaha yang sama dan
dikelola orang lain
3. Merumuskan unsure penentu keberhasilan pelayanan RS yang sedang
dikaji
4. Mengukur sumber daya yang dimiliki
5. Menentukan kekuatan dan kelemahan utama yang dimiliki dengan cara
membandingkan sumber daya yang dimiliki dengan unsure penentu
keberhasilan
6. Menentukan kekuatan dan kelemahan utama yang dimiliki dengan cara
membandingkan sumber daya yang dimiliki dengan sumber daya yang
dimiliki pesaing

111
Tabel 4.1 Pengukuran kekuatan dan kelemahan

Unsur penentu Bobot 1 2 3 4


keberhasilan
1. SDM
a. Jumlah dan jenis
pegawai
b. Perencanaan
beban kerja
c. Penyaringan calon
pegawai
d. Penempatan
pegawai
e. Pengembangan
pegawai

2. Keuangan
a. Sumber dana utama
b. Kewenangan
pengelolaan

3. Pemasaran

a. Harga
b. Promosi
c. Paket
d. Pengembangan
produk

MATRIK IFE (Internal Factor Evaluation)

112
Matrik IFE digunakan untuk melakukan penilaian faktor internal
organisasi/ perusahaan. Tahap kerja dalam matrik IFE adalah sebagai
berikut :
1. Buat daftar critical succes factor kekuatan internal (Strengths) dan
kelemahan (Weaknesses)
2. Tentukan bobot dari critical succes factor dengan skala yang lebih
tinggi untuk prestasi tinggi dan sebaliknya.
Jumlah seluruh bobot harus sebesar 1,0. Nilai bobot dicari dan dihitung
berdasarkan rata-rata industrinya.
3. Beri rating (nilai) 1 sampai 4 untuk masing-masing faktor yang
memiliki arti :
Rating 1 : Kelemahan utama
Rating 2 : kelemahan kecil
Rating 3 : Kekuatan kecil
Rating 4 : Kekuatan utama
4. Kalikan antara bobot dan rating dari masing-masing faktor untuk
menghitung skor
5. Jumlahkan semua skor untuk medapatkan skor total.
Nilai < 2,5 = lemah
Nilai 2,5 = rata-rata/ sedang
Nilai >2,5 =kuat

Tabel 4.2 MATRIK IFE

No. Critical Succes Factor Bobot Rating Skor


( Bobot x rating)
Kekuatan
1.
2.
Kelemahan
1.
2.
TOTAL NILAI

113
D. Mengukur peluang dan ancaman ( ANALISIS EKSTERNAL)
Tujuan analisis ekternal adalah untuk mengembangkan daftar terbatas
peluang yang dapat dimanfaatkan dan ancaman yang harus dihindari

Peluang dan ancaman merupakan factor dari lingkungan eksternal yang


mempengaruhi suatu perusahaan. Adapun faktor-faktor yang dianalisis
dalam lingkungan ekternal ada 2 macam yaitu :

1. Lingkungan makro

Lingkungan yang berada diluar dan tidak berhubungan dengan situasi


operasional suatu perusahaan. Faktor utama dalam lingkungan makro
meliputi : politik, ekonomi, sosial dan teknologi (PEST). Lingkungan
ini memberi kesempatan bagi suatu organisasi/perusahaan untuk maju
tetapi juga dapat merupakan ancaman bagi pengembangan usaha.

2. Lingkungan mikro

Lingkungan mikro lebih mengarah pada faktor persaingan bisnis


dimana bisnis perusahaan berada.aspek yang mempengaruhi
persaingan mengacu pada konsep strategi kompetitif yaitu suatu
ancaman yang masuk dari pendatang baru, persaingan sesama
perusahaan dalam industri, ancaman darii produk pengganti, kekuatan
tawar menawar pembeli dan pemasok serta kekuatan stakeholder.

E. MATRIK EFE (Eksternal Factor Evaluation)


Matrik EFE digunakan untuk melakukan penilaian faktor peluang dan
ancaman suatu organisasi/ perusahaan. Tahap kerja dalam matrik EFE
adalah sebagai berikut :
1. Buat daftar critical succes factor peluang dan tantangan
2. Tentukan bobot dari critical succes factor untuk setiap faktor antara 0,0
bila tidak penting dan 1,0 bila semua penting.
3. Jumlah seluruh bobot harus sebesar 1,0. Nilai bobot dicari dan dihitung
berdasarkan rata-rata industrinya.

114
4. Beri rating (nilai) 1 sampai 4 untuk masing-masing faktor yang memiliki
arti :
Rating 1 : dibawah rata-rata
Rating 2 : rata-rata
Rating 3 : diatas rata-rata
Rating 4 : sangat bagus
Rating ditentukan berdasarkan efektivitas strategi perusahaan sehingga
nilai didasrkan pada kondisi organisasi/ perusahaan.
5. Kalikan antara bobot dan rating dari masing-masing faktor untuk
menghitung skor
6. Jumlahkan semua skor untuk medapatkan skor total.
a. Nilai 4,0 = respon luar biasa terhadap peluang dan
menghindari ancaman
b. Nilai 1,0 = tidak memanfaatkan peluang yang ada dan tidak
menghindari ancaman

Tabel 4.3 MATRIK EFE


No. Critical Succes Factor Bobot Rating Skor
( Bobot x rating)
Peluang
1.
2.
Ancaman
1.
2.
TOTAL NILAI

F. MATRIK IE

115
Matrik IE menempatkan berbagai divisi dari organisasi dalam diagram
skematis sehingga disebut juga matrik portofolio. Matrik IE pada sumbu
horisontal (X) adalah nilai IFE yang dibagi menjadi 3 daerah yaitu :
1,0 – 1,99 = IFE lemah
2,0-2,99 = IFE rata-rata
3,0 – 4,0 = IFE kuat
Seangkan pada sumbu vertical (Y) menggunakan nilai EFE yang dibagi
menjadi 3 daerah yaitu :
1,0 – 1,99 = EFE rendah
2,0-2,99 = EFE sedang
3,0 – 4,0 = EFE tinggi

Tabel 4.4 Matrik IE

Kuat Sedang Lemah


3,0-4,0 3,0-2,99 1,0-1,99
4,0 3,0 2,0 1,0

I II III

IV V VI

VII VIII IX

1.0

IE matrik menghasilkan 3 implikasi strategi yang berbeda yaitu :

116
a. Sel I,II,IV menggunakan stategi intensif (market penetration, market
development dan product development)

b. Sel III,V,VII paling baik dikendalikan dengan strategi hold dan


maintain. Strategi yang sering digunakan market penetration dan
product development

c. Sel VI,VIII,IX menggunakan strategi harvest atau divestiture

G. MATRIK SWOT
Matrik SWOT adalah suatu alat yang bisa menunjukkan keadaan atau
kondisi perusahaan dan kedudukannya dalam persaingan. Matrik ini
merupakan alat bantu dalam merumuskan strategi berdasarkan peluang,
ancaman, kekuatan dan kelemahan yang telah ditentukan melalui analisis
SWOT.
Matrik SWOT terdiri dari 9 sel. Empat sel untuk key success factor dan
empat sel untuk strategi dan satu sel yang selalu kosong ( terletak
disebelah kiri atas).
Tabel 4.2 Matrik SWOT
Unsur internal S (Kekuatan) W (Kelemahan)
Unsure eksternal Catat kekuatan internal Catat kelemhan
organisasi/perusahaan organisasi/perusahaan
O (peluang ) SO WO
Catat peluang Daftar kekuatan untuk Daftar untuk
Eksternal yang meraih keuntungan dari memperkecil kelemahan
ada peluang yang ada dengan memnfaatkan
keuntungan dari peluang
yang ada

T (Ancaman) ST WT
Catat ancaman Daftar kekuatan untuk Daftar untuk
eksternal yang ada menghindari ancaman memperkecil kelemhan
dan menghindari
ancaman

Langkah-langkah dalam penentuan strategi dengan matrik SWOT adalah


sebagai berikut :

117
1. Buat daftar peluang ekternal (Opportunity) organisasi/perusahaan
2. Buat ancaman eksternal (Threats)
3. Buat daftar kekuatan kunci internal
4. Buat daftar kelemahan kunci internal
5. Cocokkan kekuatan-kekuatan internal dan peluang-peluang eksternal
dan catat hasilnya dalam sel strategi SO
6. Cocokksn kelemahan-kelemahan dan peluang-peluang eksternal dan
catat hasilnya dalam strategi WO
7. Cocokkan kekuatan-kekuatan internal dan ancaman eksternal dan catat
hasilnya dalam sel strategi ST
8. Cocokkan kelemahan-kelemahan dan ancaman eksternal dan catat
hasilnya dalam strategi WT

Ada empat strategi dalam matrik SWOT, yaitu :

1. Strategi Kekuatan – Peluang (SO strategy)

Siasat ini memanfaatkan peluang yang ada dengan menggunakan


kekuatan yang dimiliki suatu institusi atau perusahaan. Contohnya
adalah suatu RS yang mengutamakan mutu dalam pelayanan, maka
akan memanfaatkan peluang tersebut untuk melayani konsumen
dengan mutu terbaik.

2. Strategi Kekuatan – Ancaman ( ST strategy)

Siasat ini dilakukan dengan memperkecil ancaman-ancaman dengan


menggunakan kekuatan yang dimiliki. Ancaman dapat diminimalkan
atau diperkecil bila perusahaan atau RS memiliki kekuatan-kekuatan
tertentu. Contoh, RS yang melayani kebutuhan masyarakat akibat
kebijakan yang berubah-ubah dapat bertahan bila memiliki kekuatan
dalam hal fleksibilitas.

3. Strategi Kelemahan – Peluang ( WO strategy)

118
Siasat ini dilakukan dengan memperkecil kelemahan agar dapat
memanfaatkan peluang yang ada. Suatu perusahaan atau RS dapat
memanfaatkan peluang bila memiliki kekuatan yang disyaratkan
peluang itu. Sebagai contoh : masuknya RS internasional di wilayah
Surabaya dan sekitarnya. Bila RS memiliki SDM yang kompeten dan
peralatan yang canggih maka RS tersebut akan dapat bertahan dengan
menangkap peluang yang ada.

4. Strategi Kelemahan – Ancaman (WT strategy)

Siasat ini dilakukan dengan cara menghilangkan atau memperkecil


kelemahan agar dapat melawan ancaman yang dihadapi. Perusahaan
atau suatu organisasi dapat menghindar ancaman bila memiliki
kekuatan atau tidak memiliki kelemahan yang berkaitan dengan
ancaman tersebut. Sebagai contoh adanya peningkatan listrik dan air

(ancaman) dan perusahaan memiliki kelemahan system pengolahan


yang tidak hemat, maka siasat yang paling baik adalah meningkatkan
penghematan dalam segala bidang.

CONTOH ANALISIS SDM

Lingkungan Kekuatan Kelemahan


1. Ada visi misi
Internal
institusi 1. Struktur
2. Adanya pedoman organisasi yang
kerja ( SOP) membatasi gerak
3. Iklim kerja petugas
kondusif 2. Sistem
4. Kualitas sumber pembiayaan
daya manusia S2 tergantung
70%, S1 30% mahasiswa
5. Akriditasi B 3. Seksi promosi
6. Ada kerjasama belum ada di
deangan luar struktur
negeri organisasi

119
Lingkungan Peluang Ancaman
1. Adanya kebijakan
Eksternal
pemerintah tentang 1. Dibukanya investor
peningkatan asing bidang
pendidikan dosen pendidikan kesehatan
kesehatan minimal bertaraf internasional
S2
2. Adanya kebijakan 2. Sistem pembiayaan
pasar bebas tergantung pelanggan
3. Adanya kemajuan
tehnologi 3. Pemahaman sumber
informatika daya manusia tentang
SOP yang masih
rendah

Setelah mengetahui kekuatan, kelemaham, peluang dan ancaman, langkah


selanjutnya adalah menentukan SO strategis, WO strategis, ST strategis,
WT strategis seperti pada tabel berikut ini :

Tabel contoh matrik SWOT

Unsur internal S (Kekuatan) W (Kelemahan)


Unsure eksternal 1. Ada visi misi institusi 1. Struktur organisasi
2. Adanya pedoman kerja yang membatasi
( SOP) gerak petugas
3. Iklim kerja kondusif 2. Sistem pembiayaan
4. Kualitas sumber daya tergantung pelanggan
manusia 3. Seksi promosi belum
5. Akriditasi B ada di struktur
6. Ada kerjasama dengan organisasi
luar negeri
O (peluang ) SO WO
1. Adanya kebijakan 1. Meningkatkan 1. Meningkatkan sistem
pemerintah kualitas SDM dengan organisasi yang
tentang peningkatan jenjang demokratis
peningkatan pendidikan dosen 2. Menyusun sistem
pendidikan dosen ( S:4, O:1) pembiayaan dalam
kesehatan 2. Meningkatkan mengantisipasi tarif
minimal S2 pembinaan sistem swadana
2. Adanya kebijakan kerja kondusif untuk 3. Mengangkat SDM
pasar bebas menghadapi pasar promosi dalam
3. Adanya investor bebas (S:3, O:2) menghadapi pasar
bidang 3. Memperluas bebas dan investor
pendidikan kerjasama dengan
4. Adanya kemajuan investor (S:5,6, O:3)
tehnologi
informatika

120
5. Adanya
demokratisasi
pembangunan
kesehatan
6. Adanya kebijakan
pemerintah
tentang tarif
swadana pada
bidang
pendidikan

T (Ancaman) ST WT
1. Dibukanya 1. Meningkatkan 1. Menyusun struktur
investor asing pelatihan pemahaman organisasi yang
bidang SOP bagi SDM efektif dan efisien
pendidikan dalam meghadapi 2. Meningkatkan
kesehatan persaingan efisiensi kinerja
bertaraf pendididkan taraf dengan penggunaan
internasional internasional dana secara efisien
2. Meningkatkan 3. Memperketat
2. Sistem promosi akriditasi penerimaan SDM
pembiayaan untuk meningkatkan baru
tergantung pelanggan
pelanggan

3. Pemahaman
sumber daya
manusia tentang
SOP yang masih
rendah

H. RANGKUMAN
Analisis SWOT adalah pengkajian yang dilakukan pada lingkungan
internal dan lingkungan eksternal suatu perusahaan atau organisasi.
Lingkungan internal adalah lingkungan dari dalam organisasi yang akan
mempengaruhi kelangsungan hidup organisasi tersebut. Lingkungan
internal perusahaan terdiri dari kekuatan yang dimiliki dan kelemahan
yang akan mempengaruhi keberhasilan organisasi tersebut.

Lingkungan eskternal adalah lingkungan dari luar organisasi yang akan


mempengaruhi kelangsungan hidup organisasi. Lingkungan luar

121
perusahanan terdiri dari peluang yang dimiliki dan ancaman yang akan
mempengaruhi kehidupan organisasi.

I. LATIHAN
1. Perusahaan C, bergerak dalam bidang pendidikan kesehatan yang
mempunyai 4 jurusan. SDM yang dimiliki rata-rata S2, 60% sesuai
bidang keilmuan dan 40% tidak sesuai bidang keilmuan. Saat ini
intistusi jurusan keperawatan tersebut memiliki jumlah mhs 720 orang
dan tenaga pengajar 14 orang. Sistem informasi mulai dari KRS, KHS
sampai dengan pembayaran sudah dilaksanakan secara online. Institusi
tersebut berada ditengah kota, mudah dicapai dengan transportasi
umum dan dikelilingi institusi serupa yang bergerak dalam bidang
yang sama. Banyak RS memesan tenaga perawat pada institusi
tersebut.

Berdasarkan kasus diatas, jawablah pertanyaan dibawah ini !

a. Identifikasi lingkungan internal institusi tersebut !

b. Identifikasi lingkungan eksternal institusi tersebut

c. Analisis posisi intistui tersebut dan buat matrik SWOT !

2. Rumah sakit “Y”, merupakan RS swasta tipe C milik sebuah yayasan


kemanusiaan. Saat ini RS memiliki kapasitas tempat tidur 70 TT yang
selalu penuh dengan pasien. Jumlah perawat yang dimiliki 20 orang
perawat dengan rincian 1 perawat S1 keperawatan dan 19 orang
pendidikan D3 keperawatan. RS terletak dipusat kota yang ramai dan
sarana transportasi yang mudah. Pelayanan keuangan sudah
dilaksanakan secara online. RS memiliki kerjasama dengan 30

122
perusahaan dan memiliki 2 tenaga pemasaran. Sumber utama RS
adalah dari konsumen yang rawat inap dan rawat jalan di RS tersebut.

Berdasarkan kasus diatas, jawablah pertanyaan dibawah ini !

a. Identifikasi lingkungan internal institusi tersebut !

b. Identifikasi lingkungan eksternal institusi tersebut

c. Analisis posisi intistui tersebut dan buat matrik SWOT !

J. DAFTAR PUSTAKA
Gillies, D. A. (1994). Nursing Management a System Approach. Third
Edition. Philadelphia: WB Saunders Co.

Huber, D. (2000). Leadership nursing care management (2nd edition).


Philadelphia: W.B. Saunders Company.

Marquis, B.L., & Hustin, C.J.(2000). Leadership roles and management


finctions in nursing : theory & application (3rd ed). Philadelphia :
Lippincot.

Swanburg R.C & Swanburg R.J (1999). Introdoctury Management and


Leadership for nurses.(second edition). Boston: Jones and Barletth
Publisher

Pardede M.P (2011). Manajemen Strategik dan Kebijakan Perusahaan.


Jakarta:Mitra Wacana Media

123
124