BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Salah satu penggunaan sistem informasi manajemen (SIM) dalam rumah sakit adalah
dengan adanya rekam medis. Penyelenggaraan rekam medis dalam rumah sakit merupakan hal
yang sangat penting sebagai salah satu penunjang peningkatan mutu pelayanan kesehatan di
rumah sakit. Rekam medik merupakan bukti tertulis tentang proses pelayanan yang diberikan
oleh dokter dan tenaga kesehatan lainnya kepada pasien, yang merupakan cermin kerjasama
lebih dari satu orang tenaga kesehatan untuk menyembuhkan pasien. Setiap staf rumah sakit
perlu memahami pentingnya rekam medik dalam memberikan pelayanan kesehatan. Tinggi
rendahnya mutu pelayanan kesehatan rumah sakit, antara lain dapat segera dilihat dengan
lengkap tidaknya catatan pengobatan yang tercantum dalam rekam medik. Disamping itu adanya
tuntutan masyarakat yang tidak hanya ingin tahu tentang hasil pelayanan kesehatan rumah sakit,
tetapi juga kejelasan proses pelaksanaannya merupakan paradigma baru untuk
menyelenggarakan rekam medis di dalam pelayanan kesehatan. Maka dari itu rekam medik
dipergunakan sebagai bukti tertulis yang dapat dipertanggung jawabkan oleh dokter dan tenaga
kesehatan lainnya (Djojodibroto, 1997). Hal ini dapat dilihat sebagai keuntungan rumah sakit dan
juga bagi pasien yang mendapatkan pengobatan dalam hal efisiensi waktu di dalam pelayanan
kesehatan. Selain itu, adanya rekam medis merupakan salah satu syarat untuk pelaksanaan
akreditasi 5 pelayanan dasar suatu rumah sakit (Mishbahuddin, 2008).

Dengan ditetapkannya Undang-Undang Nomor 29 Tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran,

seorang dokter, dokter spesialis, dokter gigi dan dokter gigi spesialis dalam melaksanakan
praktik kedokteran atau kedokteran gigi wajib memberikan pelayanan medis sesuai dengan
standar profesi dan standar prosedur operasional serta kebutuhan medis pasien. Oleh karena itu
setiap dokter, dokter spesialis, dokter gigi dan dokter gigi spesialis dalam melaksanakan praktik
kedokteran atau kedokteran gigi wajib menyelenggarakan kendali mutu dan kendali biaya,
dimana dalam rangka pelaksanaan kegiatan tersebut dapat diselenggarakan melalui audit medis.

1
Pengertian audit medis adalah upaya evaluasi secara professional terhadap mutu pelayanan
medis yang diberikan kepada pasien dengan menggunakan rekam medis yang dilaksanakan oleh
profesi medis.

Maka dari itu kedisiplinan praktisi kesehatan dalam melengkapi informasi medis sesuai
dengan jenis pelayanan yang telah diberikan kepada pasien merupakan kunci terlaksananya
kegunaan rekam medis di dalam pelaksanaan pelayanan kesehatan dan hal tersebut harus disertai
dengan adanya upaya meningkatkan serta menjaga mutu pelayanan rekam medis yang baik
dengan memperhatikan indikator mutu rekam medis yang baik dan lengkap yang diantaranya
yaitu kelengkapan isi, keakuratan data , tepat waktu dan pemenuhan aspek persyaratan hukum.

1.2 Rumusan Masalah

a. Bagaimana situasi pelayanan rekam medis saat ini ?
b. Perencanaan terhadap pengembangan pelayanan rekam medis ?
c. Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi standar yang telah ditetapkan ?

1.3 Tujuan Penulisan

1.3.1 Tujuan Umum
Adapun tujuan umum dari penulisan proposal Perencanaan Mutu Pelayanan
Rekam Medis ini yaitu untuk merencanakan langkah-langkah yang diambil untuk
mengembangkan serta meningkatkan mutu pelayanan rekam medis di dalam
pelayanan kesehatan
1.3.2 Tujuan Khusus
Adapun tujuan khusus dari penulisan proposal Perencanaan Mutu Pelayanan
Rekam Medis ini yaitu untuk mengkaji standar indikator pelayanan rekam medis
dalam meningkatkan mutu pelayanan rekam medis

2
 BAB 2

PEMBAHASAN

2.1. Analisa Situasi

Mutu dari pelayanan rekam medis sangat dipengaruhi dan harus didasari oleh
adanya kemawasan atau kesadaran bersama antara dokter dan unit SMF lain dalam
memperhatikan kelengkapan isi dan keakuratan dalam pengisian data serta adanya factor
quality improvement dan quality assurance dari unit rekam medis dalam menyediakan
rekam medis yang akurat atau sahih , tepat waktu serta jaminan atas keamanan dari nilai
klinis yang dimiliki oleh rekam medis itu sendiri . Hal tersebut harus diperhatikan kerena
salah satu tujuan utama dari rekam medis yaitu untuk menunjang serta membantu
pemberi pelayanan kesehatan dalam melakukan perencanaan terhadap pemberian
tindakan medis , pengobatan , serta penentuan diagnose penyakit pasien dan hal-hal
tersebut sangat berpengaruh terhadap mutu pelayanan. Berdasarkan peraturan menteri
kesehatan nomor 269/MENKES/PER/III/2008 yang memuat tentang standar indicator
pelayanan rekam medis , salah satu indicator di dalam pelayanan rekam medis yaitu
angka kelengkapan rekam medis di setiap rumah sakit harus mencapai sasaran yang
sudah ditetapkan yaitu 100% . Akan tetapi dalam teknis pelaksanaannya masih banyak
terdapat rekam medis di setiap rumah sakit yang belum mencapai angka harapan
kelengkapan rekam medis tesebut.

2.2. Gagasan Perencanaan

Dari analisa terhadap standar indicator pelayanan rekam medis yang ditetapkan oleh
pemerintah dengan indicator pelayanan rekam medis yang berlaku di instansi- ,
diharapkan perbedaan angka ketidaklengkapan pengisian , waktu ketersediaan dan
keakuratan data yang terkandung di rekam medis mencapai angka 0% agar mencapai
kualitas mutu pelayanan rekam medis yang baik . Untuk itu gagasan perencanaan dalam
meningkatkan mutu pelayanan rekam medis selain memperhatikan usaha untuk
meningkatkan angka kelengkapan , keakuratan data dan aspek ketersediaan waktu ,

3
 diperlukan suatu manajemen pelayanan rekam medis yang mencakup aspek-aspek
penting yang harus diperhatikan dimulai dari metode atau prosedur pelayanan rekam
medis dari awal pasien mendaftar hingga pasien keluar tempat pelayanan kesehatan ,
sumber daya manusia , aspek pembiayaan , serta aspek sarana prasarana penunjang
sehingga dalam hal ini manajemen sistem informasi dalam pelayanan rekam medis harus
dikaji secara komprehensif dalam mencapai target mutu yang berkualitas .

2.2.1 Aspek Kelengkapan dan Keakuratan Data Rekam Medis

Dalam pemenuhan aspek kelengkapan dan keakuratan data rekam medis bisa dilakukan dengan
menggunakan analisis kuantitatif dan analisis kualitatif . Dimana di dalam analisis kuantitatif
pada rekam medis menelaah kelengkapan dan ketepatan lembaran (laporan / dokumentasi ) yang
terkumpul sesuai dengan jenis pelayanan pasien serta mengikuti ketentuan penataan lembaran .
Untuk tingkatan analisis kuantitaif yang lebih mahir , Hatta (2002) berpendapat agar praktisi
jangan hanya terfokus pada penganalisaan kelengkapan data social pasien (demografi) dan
kelengkapan beragam lembaran medis belaka (seperti yang biasa dilakukan).Namun analisis
kuantitatif juga harus mengintegrasikan kegiatannya dengan kegiatan yang berdampak pada
unsur hukum dan administratif yang kemudian diitegrasikan dengan standar pelayanan
kesehatan. Dengan demikian analisis kuantitatif format rekaman kesehatan manual maupun
elektronik harus betul-betul menyeluruh . Dlam metode analisis kuantitatif dititikberatkan pada 4
(empat kriteria ) yaitu:

a.Menelaah kelengkapan data social pasien (demografi) : meliputi informasi tentang

identitas pasien : (a) nama lengkap yang terdiri dari nama sendiri dan nama
ayah/suami/marga/she;(b) nomor pasien ; (c) alamat lengkap (d) usisa ; (e) orang
yang dapat dihubungi dan (f) tanda tangan persetujuan
b. Menelaah kelengkapan bukti rekaman yang ada
c.Menelaah tanda bukti keabsahan rekaman dari tenaga kesehatan maupun tenaga lain
yang terlibat dalam pelayanan kepada pasien sehingga informasi dapat
dipertanggungjawabkan secara hukum .
d. Menalaah tata cara mencatat (adminisitratif ) yang meliputi adanya tanggal ,
keterangan waktu , menulis pada baris yang tetap serta menerapkan cara koreksi yang

4
 benar . Keempat unsur ini merupakan hal yang sering dispelekan dalam pencatatan
sehingga pelaksanaanya diidentikan dengan tingkat kedisiplinan pengisi rekaman .

Sedangkan untuk anlalisis kualitatif memiliki tujuan demi terciptanya isi rekam medis yang
terhindar dari masukan yang tidak ajeg / taat asas maupun pelanggaran terhadap rekaman yang
berdampak pada hasil yang tidak akurat dan tidak lengkap . Kegiatan dalam administrasi
membutuhkan praktisi analisis yang cakap , menguasai terminology medis , anatomi , fisiologi
dasar proses penyakit (pathologi) , mengerti makna isi rekam medis serta mengetahui ketentuan
rekamam atau standar yang ada . Hal tersebut harus harus diperhatikan karena dari sudut
pertanggung-jawaban secara hukum , ketidakcermatan dalam penganalisisan dapat berakibat
fatal baik terhadap pasien , instansi maupun sebagai ancaman kelalaian terhadap pihak pengisi
dan terutama berdampak pada penurunan mutu pelayanan . Dengan demikian tingginya tuntutan
terhadap kualitas kelengkapan rekaman dan pelayanan medis , maka Hatta (2002)
mengembangkan analisis kualitatitf dalam dua kriteria yaitu administrative dan medis . Dimana
di dalam analisis kualitatif administrative menelaah kelengkapan 6 informasi unsur
administrative perawatan yaitu : (I) Kejelasan masalah dan kondisi / diagnosis . (2) Masukan
konsisten . (3)Alasan Pelayanan .(4) Persetujuan tindakan kedokteran . (5) Telaah rekaman :
mutakhir , tulisan terbaca , singkatan baku catatan jelas dam informasi ganti rugi . (6) Informasi
biaya perawatan pasien khususnya bila ada informasi medis yang memerlukan biaya
penggantian pembayaran . Dalam analisis kualitatif medis merupakan kegiatan analisa rekam
medis yang bertujuan untuk mengetahui sejauh apa kualitas pelayanan medis yang diberikan
kepada pasien berdasarkan pemanfaatan kelengkapan informasi medis . Dengan demikian kedua
analisis tersebut selain mampu menjaga kelengkapan rekaman sesuai standar rekaman yang
ditetapkan , juga sekaligus menelaaah apakah data medis yang bermasalah telah ditindak lanjuti
sesuai dengan standar prosedur pelayanan .

2.2.2. Aspek Waktu ketersediaan Rekam Medis ( standar waktu ketersediaan berkas )

Ketersediaan berkas secara cepat dan tepat pada saat dibutuhkan akan sangat membantu mutu
pelayanan kesehatan yang diberikan kepada pasien, maka dari itu masalah penyimpanan berkas
rekam medis merupakan hal yang penting untuk diperhatikan. Jika sistem penyimpanan berkas
rekam medis yang dipakai kurang baik maka akan timbul masalah-masalah yang dapat
mengganggu ketersediaan berkas rekam medis secara cepat dan tepat

5
 2.2.3 Aspek Metode dan Prosedur Pelayanan Rekam Medis

Dalam unit rekam medis terdapat beberapa proses atau prosedur yang harus dikelola untuk
melancarkan pelayanan terhadap kunjungan pasien maka diperlukan suatu manajemen dan
standar prosedur yang tetap dan baik untuk mendapatkan pelayanan kesehatan yang bermutu dan
sesuai dengan standar operasi pelayanan yang sudah ditetapkan . Adapun prosedur-prosedur
tersebut yaitu :

a. Registrasi Pasien
Kualitas data selalu dimulai dari sumber datanya . Jika data yang direkam tidak benar
dari awal proses , maka kesalahan data langsung tampil saat digunakan untuk pelayanan
kesehatan dan mempengaruhi mutu pelayanan dari rekam medis maupun pelayanan klinis yang
diberikan dokter. Sebagai contoh jika terjadi kesalahan dalam mengentri nomor asuransi pasien
pada system computer akan berakibat fatal pada system pembayaran. Begitu pula kesalahan
mengentri diagnosis masuk , akan mengakibatkan kesalahan penempatan atau pengiriman pasien.
Diperlukan koreksi informasi pertama pada butir-butir pengumpulan inisial , dan data atau
rekaman pasien . Selama proses registrasi , petugas MIK yang mempersiapkan registrasinya .
Butiran data yang dientri merupakan informasi pasien yang dibutuhkan untuk identifikasi
administrasi pasien, pengobatan dan pembayaran pelayanan kesehatan . Misalnya data-data
demografi ; nama , alamat , nomor telepon dan orang yang dapat dihubungi saat emergensi , juga
system pembayaran yang digunakan pasien (perusahaan asuransi , member dari grup asuransi )
Gagasan : Untuk peningkatan mutu pelayanan manajer unit rekam medis memerlukan
pengkajian format form registrasi untuk membentuk form yang jelas dengan butiran – butiran
data sesusai keperluan dalam pelayanan terhadap pasien , untuk itu diperlukan keterlibatan dari
semua pihak pelayanan

b. Penentuan Nomor Rekam medis

Bagian terpenting setelah satu proses registrasi adalah penomoran yang unik untuk setiap
pasien . Bagian MIK bertanggung jawab atas system penomoran yang terpadu untuk memastikan
bahwa pasien tidak menerima 2 kali nomor . Terapat 4 sistem pemberian nomor pasien untuk
masuk pelayanan kesehatan , yaitu :

6
1. Sistem Nomor Seri

Sistem penomoran seri disebut serial sebab nomornya berseri , dimana penderita
mendapat nomor baru untuk setiap kunjungan ke rumah sakit, contoh jika pasien lima
kali berkunjung maka pasien tersebut akan mendapat 5 nomor yang berbeda . Semua
nomor tersebut harus dicatat pada kartu Indeks Utama Pasien yang bersangkutan .
Sedangkan rekam medisnya disimpan di berbagai tempat sesuai nomor yang telah
diperolehnya

2. Sistem Nomor Unit

Sistem ini memberikan satu unit rekam medis baik kepada pasien berobat jalan maupun
untuk dirawat inap . Ketika pasien berkunjung pertama kali untuk berobat ataupun
dirawat , ia akan diberikan satu nomor yang akan dipakai selamanya untuk kunjungan
seterusnya dan rekam medisnya tersimpan di dalam satu berkas dengan nomor yang
sama.

3. Sistem Nomor Seri-Unit

Setiap pasien yang berkunjung ke rumah sakit , akan diberikan satu nomor baru , tetapi
rekam medis yang terdahulu digabungkan dan disimpan di bawah rekam medis dengan
nomor yang paling baru . Dengan cara ini terciptalah satu unit rekam medis . Bila rekam
medis lama diambil dan dipindahkan tempatmya ke nomor yang baru , maka tempat yang
lama akan diberi petunjuk (out guide ) yang menunjukan rekam medis disimpan atau
dipindahkann . Tanda petunjuk tersebut diletakan menggantikan tempat rekam medis
yang lama

4. Sistem penyimpanan Abjad

Sistem penyimpanan secara abjad biasanya digunakan untuk fasilitas kesehatan yang
lebih kecil . Dalam system ini , nama terakhir pasien digunakan sumber pertama yang
mengidentifikasi atas nama depan dan nama tengahnya . Penggunaan system ini sangat
sederhana tanpa harus mengakses nomor .

7
 Gagasan :

Dari keempat macam system penomoran berdasarkan nomor pasien masuk terdebut ,
pemberian nomor cara unitlah yang lebih baik digunakan karena dengan cara ini seorang
pasien hanya memiliki satu nomor setiap kunjungan ke rumah sakit , dan rekam medisnya
baik rawa jalan maupun rawat inap terkumpul dalam satu map ( folder ) sehigga dengan
cepat memberikan gambaran yang lengkap mengenai penyakit dan pengobatan seorang
pasien kepada rumah sakit maupun staff medis lainnya . Selain itu juga menghilangkan
kerepotan mencari / mengumpulkan rekam medis pasien yang terpisah-terpisah seperti
pada system seri , dan menghilangkan kerepotan dalam mengambil rekam medis lama
untuk disimpan ke nomor baru seperti dalam system seri unit .

a. Pengambilan dan Penyimpanan berkas

Tanggung jawab lain dari bagian MIK adalah menilai bahwa rekan kesehatan telah
aman disimpan dan bahwa mekanisme tempat sangat efisien dalam proses
pengambilan berkas untuk pelayanan pasien atau tujuan lainnya . Dalam pelaksanaan
proses pengambilan rekam medis terdapat ketentuan pokok yang harus ditaati di
tempat penyimpanan adalah :
1) Rekam medis tidak boleh keluar dari ruangan rekam medis , tanpa tanda
keluar . kartu permintaan .
2) Setelah ada permintaan untuk peminjaman , maka sebelum dilakukan
pengambilan kembali di buatkan bon peminjaman (rangkap 3)
3) Menyimpan bon pemyimpanan pada RM out guide dan pada kotak bon
peminjaman di unit BM atau di tempat yang meminjamnya
4) Apabila rekam medis dipinjam , wajib dikembalikan dalam keadaan baik dan
tepat waktunya . Seharusnya setiap rekam medis kembali lagi ke raknya pada
setiap jam akhir kerja pada hari yang bersamaan .
5) Rekam medis tidak dibenarkan diambil dari rumah sakit kecuali atas perintah
pengadilan
6) Permintaan rutin rekam medis yang datang dari poliklinik dari dokter yang
melakukan riset harus dajukan kebagian rekam medis setiap hari pada jam

8
 yang telah ditentukan . Petugas harus menulis dengan benar dan jelas nama
pasien dan nomor rekam medisnya .
7) Apabila ada perpindahan peminjaman maka dicatat pada slip transfer dan
diberitakan ke unit RM

Selain itu untuk pengambilan dan pelacakan (tracking ) petunjuk dalam system pelacakan yang
digunakan untuk berkas rekam medis biasanya dibuat berwarna dengan bahan vinil/plastic
dengan ukuran setengah folder dan ditempatkan dimana berkas diambil atau dipindahkan dari
lokasi arsip . Dengan system komputerisasi otomatis sangat memudahkan mencari dimana berkas
berada atau keluar dan tertera tanggal , waktu dan lokasi berkas . Bagian MIK harus membuat
kebijakan dan prosedur dalam penggunaan system jejak . Sistem ini dapat diaudit untuk rekam
medis yang kembali sesuai waktunya .

Kegiatan menyimpan rekam medis merupakan usaha melindungi rekam medis dari kerusakan
fisik dan isi dari rekam medis itu sendiri . Rekam medis disimpan dan dirawat dengan baik
karena rekam medis merupakan aset yang berharga . Untuk itu diperlukan suatu system
penyimpanan rekam medis yang baik untuk mendukung pelayanan rekam medis agar dapat
memenuhi standar mutu yang sudah ditetapkan dan sesuai dengan standar yang ada . Terdapat
dua cara pengurusan penyimpanan dalam pengelolaan rekam medis yaitu :

a) Sentralisiasi
Sentralisasi adalah pennyimpanan rekam medis pasien dalam satu kesatuan baik
catatan kunjungan poliklinik maupun catatan selama seorang pasien dirawat inap
disimpan pada satu berkas / map pada bagian rekam medis .
b) Desentralisasi
Desentralisasi adalah penyimpanan rekam medis pada tempat tempat yang
terpisah dimana rekam medis pasien poliklinik atau rawat jalan terpisah dengan
rekam medis pasien rawat inap .

Gagasan :
Dalam hal ini , penyimpanan rekam medis secara sentralisasi merupakan system
penyimpanan yang paling baik untuk diterapkan di dalam pelayanan terhadap
pasien karena dengan system sentralisasi terjadi kesinambungan catatan

9
 perawatan terhadap pasien baik perawatan jalan maupun rawat inap serta efisiensi
waktu dalam pengambilan / retrieval serta efisiensi dalam penyimpanan kembali
rekam medis .

b. Sistem Penjajaran Berkas Rekam Medis

Banyak pilihan dalam melakukan penjajaran rekam medis , diantaranya dengan
menempatkan berkas rekam medis ke dalam lemari terbuka ( open shelves ) lemari cabinet
(filing cabinet ) atau dengan menggunakan teknologi microfilm maupun digital scanning .
Untuk efisiensi dalam penempatan berkas rekam medis di dalam rak penyimpanan
diperlukan system penjajaran berkas yang baik bagi rumah sakit yang sudah memeliki jumlah
berkas yang banyak , terdapat 3 (tiga) system penjajaran rekam medis yaitu :
1. Sistem nomor langsung ( Straight numerical filling system )
Penyimpanan dengan system nomor langsung adalah penyimpanan berkas rekam
medis dalam rak secara berurutan sesuai dengan urutan nomor rekam medis .
Contoh : 225023 225024 225025 225026 dst
Kebaikan dari system ini adalah sangat mudah mengambil sejumlah rekam medis
sekaligus dengan nomor yang berurutan dari rak pada waktu diperlukan , juga untuk
mengambil rekam medis yang tidak aktif, sedangkan untuk kelemanahan system ini
yaitu terjadi kesibukan yang tidak merata ketika petugas rekam medis akan
mengambil berkas rekam medis terutama pada rekam medis dengan nomor baru
serta perlu ketelitian dari petugas untuk melihat deret nomor rekam medis pada saat
pengembalian kedalam rak untuk menghindari tertukarnya pengurutan penyimpanan
rekam medis .
2. Sistem angka akhir ( Terminal digit filling system )
Sistem ini menggunakan nomor dengan 6 angka dan terbagi menjadi 3 bagian
dimana setiap bagian teridi dari 2 angka . Angka primer atau utama yaitu 2 angka
terakhir yang terletak paling kanan , angka kedua adalah kelompok 2 angka yang
terletak di tengah dan angka ketiga adalah kelompok 2 angka yang terletak paling
kiri .

10
 Contoh : 22-50-23 23-50-23 24-50-23
Pada waktu menyimpan petugas harus melihat angka pertama dan membawa rekam
medis tersebut kedaerah rak penyimpanan . Kemudian petugas menyesuaikan urutan
letak menurut angka kedua kemudian rekam medis disimpan didalam urutan sesuai
dengan angka ketiga , sehingga dalam setiap kelompok penyimpanan nomor pada
kelompok angka ketigalah yang selalu berlainan . Adapun kelebihan dalam
penggunaan system ini yaitu adanya penurunan angka kekeliruan menyimpan karena
petugas hanya memperhatikan 2 angka akhir saja dalam memasukan rekam medis
kedalam rak , dan pekerjaan penyimpanan dan pengambilan rekam medis dapat
dibagi secara merata sedangkan untuk kelemahan system ini yaitu pelu waktu yang
cukup lama untuk melatih dan membimbing petugas penyimpanan .

3. Sistem penjajaran kelompok angka tengah (middle digit filing system )

Dalam system penyimpanan angka tengah rekam medis diurutkan dengan pasangan
angka-angka . Angka yang terletak ditengah menjadi angka pertama , angka yang
terletak paling kiri mejadi angka kedua dan angka paling kanan menjadi angka
ketiga.
Contoh : 29-14-98
29-14-99
30-14-00
Kelebihan dalam system ini yaitu memudahkan pengambilan 100 buah rekam medis
yang nomornya berurutan serta memiliki kelemahan yaitu terjadi rak lowong pada
beberapa section bila rekam medis dialihkan ke tempat penyimpanan in aktif.
Gagasan :
Dalam system penjajaran rekam medis , penggunaan system angka akhir atau system
terminal digit merupakan system yang paling baik untuk diterapkan karena petugas
penyimpanan hanya perlu melihat 2 digit angka terakhir rekam medis untuk mencari
section rekam medis tersebut serta cara membaca system tersebut berurutan dari
kanan ke kiri sehingga kekeliruan terhadap pembacaan section bisa di
minimalisirkan

11
c. Koding Klinis
Koding klinis adalah pemberian penetapan kode dengan menggunakan huruf atau angka atau
kombinasi huruf dalam angka yang mewakili komponen data . Kegiatan koding dilakukan
setelah perakitan dan analisis kelengkapan berkas agar penentuan koding dari diagnose bisa
akurat . Selanjutnya informasi tindakan serta diagnose dari dokter harus di koding dan di
indeks agar memudahkan pelayanan pada penyajian informasi untuk menunjang fungsi
perencanaan , manajemen dan riset bidang kesehatan . Untuk koding diagnose menggunakan
kode klasifikasi penyakit revisi 10 yaitu ICD-10 dan koding untuk pemberian tindakan
pelayanan menggunakan ICD 9-CM. Penetapan diagnosis seorang pasien merupakan
kewajiban , hak dan tanggung jawab dokter (tenaga medis ) yang terkait tidak boleh diubah
oleh petugas koder , Koder bertanggung jawab atas keakuratan kode dari diagnosis yang
sudah ditetapkan oleh tenaga medis . Oleh karenanya untuk hal yang kurang jelas atau yang
tidak lengkap ,sebelum koding ditetapkan harus dikomunikasikan terlebih dahulu pada
dokter yang membuat diagnosis tersebut .

4. Aspek Sumber Daya

Rumah sakit besar yang memiliki kelompok tenaga medis yang banyak akan menangani
pelayanan medis yang cukup tinggi. Hal ini berdampak pada beragamnya data dan informasi
medis sebagai hasil tugas pelayanan, dan berpengaruh terhadap pengelolaan data dan informasi
serta manajemen sumber daya manusia di unit kerja MIK. Berkaitan dengan pengelolaan sumber
daya manusia unit kerja MIK, supervisi staf harus dilakukan demi meningkatkan kinerja
pelayanan MIK melalui para supervisor yang telah ditugaskan dan paham akan prinsip-prinsip
manajemen sumberdaya manusia yang efektif . Manajer atau kepala di unit kerja sangat penting
dalam fungsi perencanaan, bertanggung jawab langsung dan membawa seluruh stafnya untuk
bekerja dalam tim kerja yang telah ditetapkan. Tujuan proses penyelenggaraan tim kerja adalah
relative dinamis. Manajer mengatur pekerjaan dalam kerja tim sesuai dengan fungsi kerjanya
(job functional) dan begitu pula untuk suatu pekerjaan tambahan. Dalam keberhasilan mengelola
unit kerja MIK, kinerja tim tergantung pada kemampuan kinerja manajer dan anggotanya.
Bagian MIK Rumah Sakit bekerja selama 24 jam per hari dan 7 hari seminggu. Staf bagian MIK
harus menyediakan informasi rawat inap, rawat jalan atau unit pelayanan darurat, menunjang

12
pasien keluar dan pasien pindah ruangan, atau menangani permintaan lain yang berkaitan dengan
kegiatan MIK. Sering kali organisasi di unit kerja MIK mempunyai sistem penjenjangan jabatan
yang dikaitkan denga yang harus dilakukan seseorang. Hal ini meliputi 3 hal yaitu : (1)
Ringkasan jabatan termasuk tujuannya; (2) Daftar tugas; (3) dan kulaifikasi pekerjaan.

Standar Kinerja/Praktik. Stardar kinerja dikembangkan dengan mengukur unsure kuantitatif atau
kualitatif secara subjektif.

- Pengukuran kinerja secara kuantitatif, contoh tentang pengkodean; (a) Penetapan kinerja
berdasarkan jumlah (kuantitas) berkas secara spesifik. Misalnya ‘kinerja pengkodean
dinyatakan tercapai bila staf dapat melakukan 20 kode per hari’. (b) Penetapan kinerja
dengan menjabarkan kriterian ukuran kuantitatif. Misalnya ‘kinerja’ pengkodean
dinyatakan tercapai bila staf dapat melaksanakan pengkodean dengan target pekerjaan
sebagai indicator kinerja staf, seperti berikut :
 30 – 35 kode per hari, disebut terbaik
 25 – 29 kode per hari, disebut melebihi harapan
 20 – 24 kode per hari, disebut sesuai harapan
 15 – 19 kode per har, disebut butuh peningkatan
 < 14 kode per hari, disebut tidak memuaskan

Pengukuran kinerja secara kualitatif, mengukur kualitas kinerja

(pengkodean) yang dinyatakan berdasarkan indicator ketepatan (pengkodean) yang dinyatakan
dengan persentase

 96 – 100% tepat, disebut terbaik

 92 – 95% tepat, disebut melebihi harrapan
 89 – 94% tepat, disebut sesuai harapan
 84 – 88% tepat, disebut butuh peningkatan
 < 84%, disebut tidak memuaskan

Standar kinerja yang dapat diukur dan relevan dengan keseluruhan kinerja staf memberikan
harapan dan umpan balik yang jelas bagi unt kerja. Ada beberapa langkah bagi supervisor untuk
menilai kinerja atau membuat tingkatan standar mutu, yaitu sebagai berikut : (1) Melakuan

13
benchmark dari berbagai sumber; (2) Mengumpulkan data kinerja saat ini; (3) Membahas
penetuan standar, bersama beberapa staf yang terlibat dengan pekerjaan tersebut; (4) Membuat
aturan proses.

Kebijakan dan Prosedur. Kebijakan dan prosedur merupakan sarana kritis dalam menilai
konsistensi kualitas kinerja. Kebijakan adalah pernyataan tentang apa yang dikerjakan organisasi
atau unit kerja. Misalnya, kebijakan bahwa pasien yang dapat menelaah rekam kesehatan
bersama dengan pemberi layanan. Prosedur menjelaskan bagaimana suatu pekerjaan dilakukan
dan bagaimana kebijakan dilaksanakan.

2.2.4 Aspek Pembiayaan

Unit kerja Manajemen Informasi Kesehatan bukanlah sumber penghasilan (revenue center)
dalam kegiatan sehari – hari, tapi lebih merupakan mengeluarkan biaya (cost center).
Manajemen MIK seharusnya memahami proses perencanaan anggaran dan mengusulkan
prencanaan tersebut tepat waktu. Anggaran adalah angka – angka yang diterjemahkan dalam
sasaran, tujuan dan langkah – langkah ke dalam anggaran. Komponen anggaran yang dihasilkan
dari proses perencanaan antara lain dibuatkan perkembangan dari tahun ke tahun, biaya
oprasional, investasi, dan pemeliharaan serta budget utama .

1. Pengembangan pelayanan baru di Rumah Sakit XY, pelayanan rawat jalan dengan
volume 2800 operasi mata tiap tahun. Apa yang dibutuhkan unit kerja MIK untuk
menunjang pelayanan ini? Supervisor harus dapat memprediksikan sebagai berikut :
 Rata – rata 10 operasi terjadi 1 hari.
 Unit kerja bertanggung jawab dalam pelayanan informasi melalui telepon atau
lainnya.
 Pengkodean akan membutuhkan latihan untuk opersi mata
 Tambahan folder arsip rekam medis per 1 pasien.
 Jika diperlukan operasi implant mata, unit kerja MIK harus mempersiapkan
register dan butiran perangkat data untuk basis data informasi.

Supervisor harus dapat membuat biaya tersebut diatas termasuk kebutuhan tenaga kerja, file
foder, diklat, perangkat keras dan lunak.

14
 2. Anggaran staf. Perencanaan staf tergantung pada data produktifitas dan beban kerja.
Perhitungan beban kerja dan produktifitas staf diuraikan dalam petunjuk teknis MIK.

Pengendalian anggaran bukan merupakan akhir dari presentasi anggaran. Melakukan

pengendalian terhadap biaya dan penerimaan adalahan tanggung jawab penting manajemen
terutama bila kegiatan yang direcanakan tidak sesuai dengan kenyataan. Dibeberapa organisasi
rumah sakit, laporan penerimaan atau biaya tersedia baik dalam laporan bulanan dan tahunan.
Laporan tersebut di tinjau per bulan untuk menilai bahwa tidak ada ganguan dalam menetapkan
penerimaan atau biaya dan dapat mengoreksi anggaran serta memantau hasil nyata atau realisai
dengan perencanaan. Manajer seharusnya;

 Memahami apa penyebab terjadinya variasi (variance) dari anggaran,

 Menjelaskan secara kontinu tiap satu waktu kejadian,
 Menjelaskan kegiatan untuk memodifikasi hasil di masa depan untuk
mencapai target.
2.3 Target Pencapaian
Dengan menganalisa situasi saat ini dan melalukan perbandingan terhadap standar pelayanan
yang ada dapat ditarik sebuah gagasan perencanaan dengan target pencapaian seperti berikut
a. Di dalam menjaga dan peningkatan mutu pelayanan rekam medis , kelengkapan
pengisian rekam medis diharapkan mencapai angka target yaitu 80% dari SK
MENKES RI No. 129/MENKES/SK/II/2008 tentang Standar Pelayanan Minimal
Rumah Sakit tentang kelengkapan pengisian rekam medik 24 jam setelah selesai
pelayanan .
b. Di dalam menyediakan rekam medis untuk pelayanan pasien , diharapkan memenuhi
standar waktu maksimal yaitu 15 menit untuk rawat jalan dan 30 menit untuk pasien
rawat inap , setelah pasien registrasi . Begitu juga sebaliknya di dalam waktu
pengembalian rekam medis

15
 BAB 3
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
a. Di dalam menjaga dan peningkatan mutu rekam medis diperlukan kerjasama yang
baik antara unit rekam medis dengan dokter dan tenaga medis lain yang
menggunakan informasi yang terdapat di dalam rekam medis pasien itu sendiri .
Dimana dokter dan tenaga medis lain harus sadar akan kewajiban dan tanggung
jawab di dalam memberikan pelayanan terhadap pasien dengan salah satu caranya
yaitu mencatat setiap tindakan yang diberikan kepada pasien , sehingga
memudahkan dalam melakukan perencanaan pengobatan kepada pasien dan
pemenuhan aspek legalitas dalam memberikan pelayanan dapat terpenuhi . Begitu
pula unit rekam medis harus menjaga mutu atau kualitas rekam medis (quality
assurance) itu sendiri dengan memperhatikan standar prosedur pelayanan yang
sudah tersedia , sehingga tujuan utama dari rekam medis tersebut dapat tercapai
dan terjadi kesinambungan di dalam memberikan pelayanan kesehatan terhadap
pasien .
b. Di dalam meningkatkan mutu rekam medis perlu diperhatikan unsure-unsur
utama yang menjadi indikaotr pelayanan rekam medis yaitu angka kelengkapan &
keakuratan isi rekam medis , waktu ketersediaan rekam medis . Selain indicator
pelayanan rekam medis , terdapat unsure lain yang mendukung di dalam
peningkatan mutu pelayanan rekam medis seperti perencanaan sumber daya yang
meliputi sumber daya manusia , sarana prasarana dan sumber pembiayaan , serta
manajemen prosedur di dalam pelayanan rekam medis yang meliputi kegiatan
registrasi , penomoran pasien , mengindex data pasien untuk menunjang saat
pasien melakukan pengobatan kembali , memperhatikan system penyimpanan dan
penjajaran berkas sehingga efisiensi waktu di dalam menyediakan berkas pasien
dapat optimal serta melindungi dan merawat berkas rekam medis itu sendiri .

16
 DAFTAR PUSTAKA

c. Gemala R.Hatta . “Pedoman Manajem Informasi Kesehatan di sarana pelayanan

kesehatan” . 2010

17