MASALAH

10.8 Perusahaan O'Brien adalah perusahaan kelas menengah, milik pribadi, yang merupakan
industri alat-alat pabrik yang menyediakan peralatan presisi untuk pabrik-pabrik di
Midwest. Perusahaan tersebut telah berusia 10 tahun dan mengoperasikan SIA terpusat.
Kantor administrasi terletak di pusat kota, bangunan dan departemen produksi,
pengiriman serta penerimaan terletak di gedung yang sedang direnovasi beberapa blok
jauhnya. Departemen pengiriman dan penerimaan berbagi salah satu sisi gedung
dengan gudang.
Departemen pemasaran terdiri atas empat divisi penjualan. Setelah mendapatkan
pesanan dari telepon, petugas penjualan mempersiapkan prenumbered secara manual,
dua rangkap pesanan penjualan. Salinan pertama pesanan diisi berdasarkan tanggal, dan
salinan kedua dikirimkan ke departemen pengiriman. Semua penjualan dilakukan
secara kredit dan pengiriman menggunakan FOB Destination. Karena baru-baru ini
terjadi peningkatan dalam penjualan, divisi penjualan tidak memiliki waktu untuk
memeriksa riwayat kredit. Sehingga, 15% penjualan kredit terlambat dikumpulkan atau
tidak dapat dikumpulkan.
Departemen pengiriman menerima pesanan penjualan dan mengemasi barang dari
gudang, mencatat berbagai barang yang persediaannya habis. Terminal dalam
departemen pengiriman digunakan untuk memperbarui catatan persediaan perpetual
setiap barang yang dipindahkan dari rak. Pengemasan dilakukan dekat dengan pintu
bongkar muat dengan urutan pesanan secara alphabet berdasarkan nama pelanggan.
Petugas pengiriman menandatangani pesanan penjualan, hal ini menunjukkan bahwa
pesanan telah dipenuhi dan siap dikirimkan.
Pesanan penjualan diteruskan ke departemen penagihan, dimana dua bagian faktur
penjualan disiapkan. Faktur penjualan disiapkan setelah diterimanya pesanan penjualan
dari departemen pengiriman sehingga pelanggan hanya akan ditagih untuk barang yang
dikirimkan, tidak untuk pesanan yang dikembalikan. Departemen penagihan mengirim
salinan faktur penjualan kembali ke departemen pengiriman, dan kemudian departemen
pengiriman memasukkannya kedalam amplop spesial pada kemasan dengan tujuan
untuk menghemat ongkos kirim.
Kurir pilihan pelanggan kemudian dihubungi untuk mengambil barang. Di masa lalu,
barang dikirimkan dalam waktu dua hari kerja setelah penerimaan pesanan pelangan.
Bagaimanapun, sekarang waktu pengiriman rata-rata adalah enam hari kerja. Satu
alasan untuk perubahan ini adalah bahwa dua petugas pengiriman masih menjalani
pelatihan. Karena petugas ini telah tertinggal, dua petugas berpengalaman dalam
departemen penerimaan membantu mereka.
Departemen penerimaan terletak dekat dengan bongkar muat, dan banyak petugas
berbeda mengantarkan barang-barang setiap harinya. Petugas penerimaan berbagi
terminal komputer dengan departemen pengiriman. Tanggal, penjual, dan jumlah
barang yang diterima dicatat setelah barang diterima untuk menjaga catatan persediaan
perpetual baru-baru ini.
Salinan kasar perubahan dalam persediaan (penambahan dan pengiriman) dicetak setiap
bulan. Pengawas penerimaan memeriksa apakah penambahan barang itu beralasan dan
meneruskan hasil cetakan ke pengawas pengiriman, yang bertanggungjawab untuk

1
 memeriksa kewajaran dari pengurangan persediaan (pengiriman. Hasil cetakan
persediaan disimpan dalam departemen pengiriman berdasarkan tanggal. Daftar
persediaan lengkap hanya dicetak sekali setahun ketika keseluruhan persediaan
dihitung.
Gambar 10-21 menggambarkan arus dokumen yang diterapkan oleh Perusahaan
O’Brien.
Diminta
a. Identifikasi paling sedikit lima kelemahan dalam sistem informasi pemasaran,
pengiriman, penagihan, dan pengiriman Perusahaan O’Brien. Jelaskan ancaman
yang dihasilkan dari setiap kelemahan. Format jawabanmu sebagai berikut :

Rekomendasi Prosedur
Kelemahan Ancaman
Pengendalian

b. Diskusikan bagaimana Perusahaan O’Brien dapat menggunakan TI untuk

mengembangkan pengendalian maupun efisiensi selama proses pesanan penjualan.

10.10Gambar 10-22 menggambarkan aktivitas dalam siklus pendapatan yang dilakukan oleh
Perusahaan Newton Hardware.
Diminta
1. Identifikasi kelemahan dalam siklus pendapatan Newton Hardware. Jelaskan
ancaman yang dihasilkan dan sarankan metode untuk memperbaiki kelemahan
tersebut. Atur jawaban Anda sebagai berikut :

Rekomendasi
Kelemahan Ancaman
Pengembangan

2. Identifikasi cara-cara menggunakan TI untuk menyederhanakan aktivitas siklus

pendapatan Newton Hardware. Jelaskan prosedur pengendalian yang dibutuhkan
dalam sistem yang baru.

2
 Pemasaran Pengiriman Penagihan Penerimaan
Barang-
Pesanan barang Barang-
diterima; dikemas barang
pesanan diterima
penjualan
disiapkan Persediaan diperbarui
secara on-line
Persediaan diperbarui
secara on-line
Pesanan
penjualan
₂
Pesanan ditandatangan
penjualan ₁ i

Pesanan
Dari akuntan
penjualan ₂

Diisi
berdasarka Faktur Mendaftarkan
n tanggal Faktur penjualan perubahan
penjualan disiapkan persediaan
dimasukkan
dalam
kemasan
₁
Faktur Pengawas
Barang
dikirimkan penjualan ₂ memeriksa
penambahan
A ₁ persediaan

Pengawas
Diisi Mendaftarkan
memeriksa
berdasarka perubahan
deductions
n tanggal persediaan
persediaan

Mendaftarkan
perubahan A
persediaan

Diisi
berdasarkan
tanggal

Gambar 10-21

Aktivitas Siklus Pendapatan untuk Perusahaan O’Brien

Petugas Penjualan Petugas Gedung Ahli Pembukuan A

3
 Menerima Pesanan penjualan ₁ Pesanan penjualan ₂
pesanan
pelanggan

Menyiapka Mengotorisas
n 3 salinan i kredit
Menyiapka saran pelanggan
n 2 salinan pengiriman
pesanan
penjualan
Menyiapka
Pesanan penjualan ₁ n 3 salinan
Saran pengiriman ₁ faktur dari
Pesanan penjualan ₂ daftar
Saran pengiriman ₂ harga yang
Pesanan penjualan ₁
Saran pengiriman ₃ Pelangga disetuujui
n

Faktur ₃
Pengendalia Menyerahka
n persediaan n barang Pesanan penjualan
pada kurir disetujui ₂
Faktur ₂

Faktur ₁
Menerima tanda Pelangga
tangan dari kurir n

Berdasarka
n
pelanggan

Mengotorisas
i
penghapusan
piutang

Gambar 10-22

Prosedur Siklus Pendapatan untuk Perusahaan Newton Hardware

4
Ahli Pembukuan B Ahli Pembukuan C Petugas Pengumpulan

Pesanan penjualan Faktur ₃ Cek dari pelanggan

₁
Saran pengiriman ₁
Pesanan penjualan
disetujui ₂ Segera
Dibukukan
Faktur ₂ dalam jurnal member
penjualan tanda
“hanya
untuk
Pencocokan Berdasarkan deposito”
dan nomor dan
Jurnal
mencatat faktur mendaftar
penjualan
dokumen cek
Menginvestiga
prenumbere si cek yang
d dimundurkand
an cek dengan
Dibukukan kesalahan
dalam buku
Berdasarka
besar
n
Daftar
pelanggan Dibukukan tunggu
dalam jurnal disposisi
penerimaan kas cek

Buku besar
Buku besar Jurnal
pembantu penerimaan kas
piutang
Cek pelanggan

Menyiapkan
nerasa Mendepositka
percobaan n cek
mingguan

Neraca percobaan Rekening koran Dari

bank

Merekonsilia
si rekening
koran

Gambar 10-22
Prosedur Siklus Pendapatan untuk Perusahaan Newton Hardware

5
JAWABAN
10.8
a.

No Kelemahan Ancaman Prosedur Pengendalian

1. Pesanan yang diterima Terjadinya kesalahan atau Dibutuhkan pesanan
melalui telepon tidak terjadinya pemenuhan pembelian pelanggan
dikonfirmasi ulang pesanan palsu. secara tertulis sebagai
oleh pelanggan secara alat konfirmasi pesanan
tertulis. melalui telepon.
2. Riwayat kredit Akun piutang bisa Kredit pelanggan harus
pelanggan tidak terlambat dikumpulkan diperiksa dan penjualan
diperiksa sebelum bahkan mengakibatkan tidak boleh dilakukan
menyetujui pesanan. piutang tak tertagih yang pada mereka yang tidak
berlebihan. memenuhi standar
kredit.
3. Dalam departemen Sulitnya menangani mengurutkan file
pemasaran, pesanan pertanyaan dan keluhan pelanggan dan file
penjualan diurutkan dari pelanggan. pesanan penjualan
berdasarkan tanggal. berdasarkan nama
pelanggan.
4. Pesanan penjualan Memungkinkan adanya Siapkan minimal tiga
hanya disiapkan dua ketidakcocokan dengan salinan pesanan
salinan. Ini tidak departemen penagihan. penjualan, satu
cocok untuk untukdiarsipkan oleh
meyakinkan departemen pemasaran,
pencocokkan yang satu diberikan pada
tepat dengan departemen pengiriman
departemen dan satu lagi diberikan
penagihan. pada departemen
penagihan. Departemen
penagihan harus
mencocokkan salinan
tersebut dengan salinan
yang telah
ditandatangani dari
departemen pengiriman
sebelum menyiapkan
faktur penjualan.
5. Barang-barang yang Memung kinkan terjadinya menetapkan prosedur
persediaanya habis, kekurangan barang tak jadwal produksi untuk
hanya sekedar dicatat. terduga yang dapat meminimalisasi
menyebabkan penundaan kekurangan persediaan.
bahkan penolakan
pesanan pelanggan.
6. Tidak ada rekonsiliasi Tagihan yang tidak Departemen penagihan
jumlah barang yang terdeteksi. dan pengiriman harus
dikirimkan dengan diintegrasi dalam suatu
yang ditagihkan sistem komputer untuk
merekonsiliasi jumlah

6
 barang yang dikirimkan
dan ditagihkan.
7. Departemen Pencurian persediaan yang Setiap departemen harus
penerimaan dansulit ditelusuri pencurinya. memiliki terminal
pengiriman berbagi masing-masing.
terminal komputer. Persediaan fisik dan
Orang-orang dalam catatannya harus
kedua departemen dipisahkan.
tersebut memiliki Akses terhadap
akses terhadap persediaan fisik harus
persediaan fisik dan dibatasi.
dapat memperbarui
catatan persediaan
perpetual melalui
terminal yang sama.
8. Departemen Penerimaan barang yang Salinan pesanan
penerimaan tidak tidak dipesan. pembelian tanpa
membandingkan informasi kuantitas
pengiriman yang barang harus dikirimkan
masuk dengan ke departemen
pesanan pembelian. penerimaan.
Departemen penerimaan
harus mencocokkan
pengiriman dengan
pesanan pembelian da
melaporkan jumlah
barang yang diterima.
9. Daftar persediaan Kesalahan dalam catatan Daftar persediaan harus
yang lengkap hanya persediaan perpetual bisa dicetak secara periodic
dicetak setahun sekali. tidak terdeteksi untuk sepanjang tahun, lalu
periode waktu yang terlalu daftar tersebut harus
lama. dibandingkan dengan
jumlah persediaan fisik
yang ada.

b. Cara yang dapat digunakan Perusahaan O’Brien untuk mengembangkan

pengendalian dan efisiensi selama proses pesanan penjualan adalah :
 Memelihara master file online untuk data akun pelanggan dan kreditnya serta
data persediaan.
 Menggunakan terminal online untuk memasukkan data kedalam sistem sesuai
pesanan yang diterima.
 Memiliki system untuk memeriksa ketersediaan persediaan sesuai data
psanan yang dimasukkan; jika pelanggan memesan barang melalui telepon,
ketersediaan persediaan dapat dikonfirmasikan secara langsung pada
pelanggan.
 Memiliki system yang mampu memeriksa kredit sesuai dengan data yang
dimasukkan, dan menolak pesanan dari pelanggan dengan riwayat kredit
yang buruk.

7
  Segera setelah persetujuan pesanan penjualan, perusahaan harus memiliki
system yang dapat mencetak atau menampilkan perintah pengiriman untuk
keperluan departemen pengiriman dan mencetak slip pengemasan serta label
surat untuk keperluan pengiriman barang kepada pelanggan.
 Ketika pesanan telah dikirimkan, system harus bisa menghasilkan faktur
pelanggan.
 Memelihara data pesanan online untuk memfasilitasi respon terhadap
pertanyaan pelanggan yang biasanya berulang ditanyakan.
 Menggunakan kata sandi untuk mengendalikan akses dengan tujuan
membatasi akses terhadap file pelanggan dan persediaan.
10.10
a.

Rekomendasi
No. Kelemahan Ancaman
Pengembangan
1. Tidak ada persetujuan kredit Penjualan tidak Persetujuan kredit
tertagih. harus terjadi sebelum
pengiriman barang
kepada konsumen.
2. Kesalahan dalam Pembukuan
Petugas gudang (yang
mempersiapkan saran persediaan harus
memiliki akses terhadap
pengiriman akan diselesaikan oleh
persediaan) memulai
menghasilkan petugas penjualan
pembukuan terhadap catatan
ketidakakuratan ketika penjualan
persediaan dengan
catatan persediaan; disetujui.
mempersiapkan saran
bisa mengeluarkan
pengiriman.
barang untuk teman
tanpa faktur.
3. Petugas gudang mengeluarkan Kerugian penjualan Jangan mengeluarkan
barang sebelum persetujuan karena mengirimkan barang sebelum
kredit barang pada persetujan kredit.
pelanggan yang tidak
membayar
4. Petugas gudang tidak Tidak bisa dengan Menggunakan 4
menyimpan salinan saran mudah salinan saran
pengiriman. mengidentifikasi pengiriman dan
kehilangan apabila menyimpan satu
kurir mengalami salinan dalam
kecelakaan. gudang.
5.. Ahli pembukuan A berwenang Penjualan kepada Manajer kredit harus
memberikan kredit pelanggan teman dapat melebihi menyetui seluruh
dan mempersiapkan dokumen batasan kredit. kredit.
sumber untuk
membukukannya dalam akun
pelanggan.

6. Ahli pembukuan A Kesalahan Mempersiapkan

mempersiapkan faktur tanpa penagihan. faktur hanya setelah

8
 pemberitahuan mengenai diterimanya salinan
barang apa yang dikirimkan saran pengiriman
dan kapan terjadinya mengindikasikan
pengiriman. kuantitas barang
yang dikirimkan dan
tanggal
pengirimannya.
7. Petugas pengiriman A Dapat menyetujui Seseorang yang lain
berwenang menghapus akun penjualan kepada harus memiliki
pelanggan dan menyetujui teman dan kemudian kewenangan untuk
kredit. menghapus akunnya. menghapus akun
pelanggan.
8. Ahli pembukuan B tidak Kesalahan dalam  Menerapkan
memverifikasi seluruh pesanan tagihan pelanggan. prenumber dalam
penjualan secara periodik dan seluruh dokumen
saran pengiriman telah pesanan penjualan
difakturkan. dan pengiriman
serta
menghitungnya
secara periodik.
 Memverifikasi
seluruh pesanan
penjualan dan saran
pengiriman yang
telah difakturkan.
9. Ahli pembukuan C tidak Ketidakseimbangan Merekonsiliasibuku
merekonsiliasi akun piutang bepotensi terjadi besar pembantu
pembantu dengan buku besar. karena kesalahan piutang dengan buku
dalam membukukan. besar.
10. Ahli pembukuan C menangani Pemeriksaan dalam Ahli pembukuan B
jurnal dan menbukukannya keakuratan proses harus mencatat dalam
kedalam buku besar. pencatatan menjadi jurnal dan ahli
tidak independen. pembukuan C
memasukkannya
kedalam buku besar.
11. Memeriksa seluruh
Petugas pengumpulan secara Pencurian cek.
cek yang disahkan
langsung menerima catatan cek
dan mencatatnya
pelanggan.
dalam tempat surat
sebelum
memberikannya ke
petugas pegumpulan
dan mengirimkan
salinan daftar
remitansi ke ahli
pembukuan.

12. Petugas pengumpulan tidak Memungkinkan Memberikan seluruh

memberikan cek yang pencurian cek. cek yang tidak

9
 dimundurkan dan cek dengan didepositkan kepada
kesalahan kepada karyawan karyawan lain yang
independen deposito bank tidak memiliki
untuk meninjau kembali dan deposito bank/ tugas
disposisi. rekonsiliasi.
13. Petugas pengumpulan memulai Pencurian dengan Cek harus dibuka
pembukuan penerimaan untuk penggelapan akun. oleh seseorang yang
buku besar pembantu piutang tidak melakukan
dan memulai akses terhadap pembukuan atau
penerimaan kas. bertugas dalam
bidang akuntansi.
Orang tersebut
kemudian harus
mengirimkan daftar
penerimaan kas
kepada petugas
pengumpulan untuk
digunakan dalam
pencatatan
penerimaan kas.
14. Petugas pengumpulan kas Memungkinkan Depositokan seluruh
tidak mendepositkan cek kehilangan cek; penerimaan sesegera
sesegera mungkin. kehilangan bunga. mungkin.
15. Petugas pengumpulan kas Dapat menutupi Pengambilan
merekonsiliasi rekening koran pencurian dengan rekonsiliasi bank
dan memulai akses terhadap memalsukan dilakukan oleh
penerimaan kas. rekonsiliasi bank. karyawan yang tidak
ikut campur dalam
proses penerimaan
kas.

b. Beberapa cara Newton Hardware yang dapat digunakan TI untuk mengembangkan

efisiensi mencakup :
 Memasukkan data on-line oleh petugas penjualan. sistem tersebut harus
mencakup pemeriksaan kredit pada pelanggan sebaik pemeriksaan
ketersediaan persediaan.
 Pemberitahuan surat elektronik pada setiap departemen (pengiriman,
penagihan, dll) kapanpun departemen lainnya melakukan tindakan
(misalnya departemen penagihan diberitahukan ketika departemen
pengiriman memasukkan data yang mengindikasikan bahwa pesanan telah
dikirimkan).
 Penagihan pelanggan dengan menggunakan EDI (Electronic Data
Interchange). EDI adalah proses transfer data yang terstruktur, dalam
format standar yang disetujui, dari satu sistem komputer ke sistem
komputer lainnya, dalam bentuk elektronik. Keuntungan menggunakan
EDI adalah

10
 o Penghematan waktu. Pada dasarnya EDI menggantikan transaksi
yang menggunakan kertas menjadi transaksi berbasis elektronik.
Hal ini telah menghemat waktu yang tadinya dialokasikan untuk
menulis, mencetak, dan pengiriman melalui jasa pos.
o Penghematan biaya. Biaya untuk membayar peralatan, prangko,
jasa pos, pegawai dan petugas dapat dikurangi karena sistem EDI
telah menyederhanakan semua ini ke dalam sebuah urutan yang
sistematis dan otomatis.
o Minimalisasi kesalahan. Kesalahan yang sering terjadi dalam
pekerjaan manual biasa terjadi karena bekerja menggunakan kertas
dilakukan oleh manusia, sedangkan sistem EDI adalah sistem yang
berbasis komputer sehingga kesalahan dalam proses pertukaran
informasi dapat dikurangi oleh kalkulasi komputer.
o Respon yang cepat. Cara pemesanan tradisional yang
menggunakan kertas membutuhkan waktu berhari-hari untuk
dokumen-dokumen transaksi mencapai tujuan pengirimannya.
Waktu dalam penungguan ini sebenarnya mempunyai nilai yang
cukup berarti bagi para pelaku bisnis. Sistem EDI yang
menggunakan bentuk elektronik dalam proses pengiriman dapat
dalam sekejap mengirimkan dokumen-dokumen transaksi kepada
para pelaku bisnis sehingga mereka mempunyai waktu yang lebih
banyak untuk menentukan manuver-manuver bisnis.
o Aliran kas. Siklus dalam perdagangan menjadi lebih cepat seiring
mempercepatnya proses pesanan dan pengiriman yang juga
memengaruhi kecepatan pembayaran. Bertambah cepatnya
pembayaran akan berdampak pada meningkatnya arus kas.
o Peluang dalam bisnis. Jumlah pelanggan meningkat dan mereka
biasanya hanya akan berbisnis dengan pemasok yang
menggunakan EDI. Persaingan pun meningkat dalam memulai
bisnis baru karena adanya penggunaan EDI. Industri supermarket
dan perakit kendaraan merupakan contoh bisnis yang banyak
menggunakan EDI dalam kemitraannya.
 Membuat lockboxes elekronik dengan bank sehingga pembayaran
pelanggan secara langsung masuk ke akun perusahaan.

Pengendalian yang harus diterapkan dalam sistem yang baru mencakup :

 Penggunaan kata sandi untuk membatasi akses hanya untuk pengguna

yang berwenang, dan untuk membatasi karyawan yang mungkin saja
mengakses file-file yang bukan tugasnya.
 Penggunaan kata sandi untuk membatasi akses pengguna yang
berwenang, dan berbagai macam maukan perubahan cek (batasan cek,
kisaran cek, tes yang beralasan, dll) untuk meyakinkan kelengkapan dan
keakuratan masukan data.

11
 Kasus 2

Siklus Pendapatan

Ø Sistem Informasi Akuntansi meliputi berbagai aktivitas yang berkaitan dengan siklus – siklus
pemrosesan transaksi perusahaan. Meskipun tidak ada dua organisasi yang identik, tetapi
sebagian besar mengalami jenis kejadian ekonomi yang serupa. Kejadian – kejadian ini
menghasilkan transaksi – transaksi yang dapat dikelompokan menjadi empat siklus aktivitas
bisnis yang umum, yaitu :

Ø Siklus Pendapatan

Ø Siklus Pengeluaran

Ø Siklus Produksi

Ø Siklus Keuangan

Pada umumnya perusahaan dagang didirikan untuk mendapatkan keuntungan yang

sebesar-besarnya. Guna mendapatkan keuntungan tersebut perusahaan perlu melakukan
siklus pendapatan yang terdiri dari pesanan penjualan, pengiriman barang, penagihan dan
piutang usaha, serta penagihan kas.

Ø Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait
yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas
sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut. Oleh karenanya kami akan
merumuskan masalah dalam desain sistem umum siklus pendapatan.

Ø Tujuan utama siklus pendapatan adalah untuk menyediakan produk yang tepat ditempat dan
waktu yang tepat dengan harga yang sesuai.

Ø Siklus-siklus transaksi mengelompokkan kegiatan-kegiatan dalam sebuah sistem informasi.

Siklus pendapatan terdiri dari semua kegiatan dalam sistem order entry/penjualan, sistem
penagihan/penerimaan kas, dan sebagian kegiatan yang relevan dalam sistem inventaris dan
sistem general ledger. Operasi - operasi siklus pendapatan menyertakan :

· Pendapatan dan pencatatan order pelanggan

· Pengiriman barang dan pencatatan biaya dari barang yng terjual

· Penagihan dan pencatatan penjualan dan accounts receivable

· Pendapatan dan pencatatan penerimaan kas

12
  Urutan Aktivitas

Siklus pendapatan dimulai dengan penerimaan pesanan dari para pelanggan. Departeman
bagian pesanan penjualan, yang bertanggung jawab pada wakil direktur utama bagian
pemasaran, melakukan proses entri pesanan penjualan. Entri pesanan penjualan mencakup
tiga tahap: mengambil pesanan dari pelanggan, memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan,
serta memeriksa ketersediaan persediaan dan juga menjawab permintaan pelanggan.

a. Mengambil pesanan pelanggan

Pesanan pelanggan dapat diterima dalam berbagai cara: di toko, melalui surat, melalui
telepon, melalui web site, atau melalui tenaga penjualan di lapangan. Salah satu cara untuk
meningkatkan efisiensi entri pesanan penjualan adalah dengan mengizinkan para pelanggan
untuk memasuki data pesanan penjualan sendiri. Hal ini secara otomatis akan tercapai untuk
penjualan melalui web site, tetapi hal ini juga dapat dicapai baik dalam penjualan melalui
toko maupun surat.

b. Persetujuan kredit

Sebagian besar penjualan antarperusahaan (business-to-business sales) dilakukan secara

kredit. Penjualan secara kredit harus disetujui sebelum diproses. Bagi pelanggan lama dengan
catatan pembayaran yang baik, pemeriksaan kredit formal untuk setiap penjualan biasanya
tidak dibutuhkan. Pada kasus semacam ini, menyetujui kredit bagi pelanggan melibatkan
pemeriksaan file induk pelanggan untuk memverifikasi saldo yang ada, mengidentifikasi
batas kredit pelanggan, dan memverifikasi bahwa jumlah pesanan tersebut ditambah dengan
saldo rekening yang tidak melebihi batas kredit ini. Proses ini dapat diotomatisasikan dengan
menggunakan pemeriksaan edit lainnya selama proses entri pesanan, yaitu pemeriksaan batas.

Otorisasi khusus untuk menyetujui kredit digunakan bagi para pelanggan baru, ketika
sebuah pesanan melebihi batas kredit pelanggan tersebut, atau ketika pelanggan tersebut
memiliki saldo lewat jatuh tempo yang belum dibayar. Otorisasi jenis ini harus dilakukan
oleh manajer bagian kredit.

c. Memeriksa ketersediaan persediaan

Langkah berikutnya adalah menetapkan apakah tersedia cukup persediaan untuk

memenuhi pesanan tersebut, agar pelanggan dapat diinformasikan mengenai perkiraan
tanggal pengiriman.

Apabila tersedia cukup banyak persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut, pesanan
penjualan tersebut dilengkapi dan kolom jumlah yang tersedia dalam file persediaan untuk
setiap barang dikurangi sejumlah barang yang dipesan.

Ketika ketersediaan persediaan telah dipastikan, sistem tersebut kemudian akan membuat
kartu pengambilan barang (picking ticket) yang berisi daftar jenis barang-barang, dan jumlah

13
 setiap jenis barang, yang dipesan pelanggan. Kartu pengambilan memberikan otorisasi bagi
bagian pengawasan persediaan untuk melepaskan barang dagangan ke bagian pengiriman.

d. Menjawab permintaan pelanggan

Pelayanan pelanggan adalah hal yang begitu penting hingga perusahaan-perusahaan

mengunakan software khusus, yang disebut sistem manajemen pelayanan pelanggan
(Customer Relationship Management-CRM), untuk mendukung proses penting ini. Sistem
CRM membantu mengatur data terinci mengenai para pelanggan hingga data tersebut dapat
digunakan untuk memfasilitasi layanan yang lebih efisien serta personal.

Tujuan dari CRM adalah untuk mempertahankan pelanggan. Sistem CRM seharusnya
dilihat sebagai suatu cara untuk meningkatkan pelayanan pelanggan yang diberikan.
Tujuannya adalah untuk mengubah pelanggan yang loyal menjadi pelanggan yang puas
dengan cara memperdalam hubungan tersebut.

 Pengiriman

Aktivitas dasar kedua dalam siklus adalah memenuhi pesanan pelanggan dan
mengirimkan barang dagangan yang diinginkan tersebut. Proses ini terdiri dari dua tahap:

1. Mengambil dan mengepak pesanan

2. Mengirim pesanan tersebut

Departemen bagian penggudangan dan pengiriman melakukan aktivitas ini.

a. Ambil dan mengepak pesanan

Kartu pengambilan barang yang dicetak sesuai dengan entri pesanan penjualan akan
memicu proses pengambilan dan pengepakan. Para pekerja bagian gudang menggunakan
kartu pengambilan barang untuk mengidentifikasi produk mana, dan jumlah setiap produk
untuk mengeluarkannya dari persediaan. Persediaan kemudian akan dipindahkan ke
departemen pengiriman.

Sistem gudang otomatis tidak hanya memotong biaya dan meningkatkan efisiensi
dalam menangani persediaan, tetapi juga memungkinkan pengiriman yang lebih responsif ke
pelanggan.

b. Mengirim pesanan

Departemen pengiriman membandingkan perhitungan fisik persediaan dengan jumlah

yang ditunjukkan dalam kartu pengambilan barang dan dengan jumlah yang ditunjukkan
dalam salinan pesanan penjualan yang dikirim secara langsung ke bagian pengiriman dari
entri pesanan penjualan.

14
 Dokumen pengiriman adalah kontrak legal yang menyebutkan tanggung jawab atas
barang yang dikirim. Departemen pengiriman menyimpan salinan kedua dokumen
pengiriman untuk melacak dan mengkonfirmasikan pengiriman barang ke kurir tersebut.
Salinan lainnya dari dokumen pengiriman dan slip pengepakan dikirim ke departemen
penagihan untuk menunjukkan bahwa barang tersebut telah dikirim dan faktur penjualan
harus dibuat serta dikirim. Kurir tersebut juga menahan satu salinan dokumen pengiriman
untuk catatan mereka.

 Tahap selanjutnya dalam siklus sistem informasi adalah tahap perancangan. Pekerjaan
rancangan dimulai dari merancang keluaran.
 Output

Output dari sistem informasi adalah yang dibutuhkan manajemen. Output berupa laporan
yang akan digunakan sebagi alat menentukan keputusan dan perencanaan serta pengendalian.
Dalam penentuan output ada hal yang perlu dipertimbangkan, yaitu :

1. Merancang format laporan

2. Merancang isi laporan
3. Merancang jumlah laporan, distribusi dan lain – lain

 Input

Dokumen yang diperlukan sebagai masukan siklus pendapatan sebagian berasal dari
pembeli. Input dari siklus pendapatan adalah faktur penjualan.

 Database

Database diperlukan oleh perusahaan yang menggunakan sistem terkomputerisasi. Maka

diperlukan data yang meliputi:

- Kode barang - jumlah pesanan

- Nama barang - pembelian terakhir

- Lokasi penyimpanan - persediaan

- Satuan - harga beli

- Persediaan minimum - jumlah pengadaan kembali

 Pengendalian

Tujuan umum yang berhubungan dengan semua aktivitas dalam siklus pendapatan adalah
bahwa data tersedia ketika dibutuhkan dan bahwa semua aktivitas dilakukan secara efisien
dan efektif.
15
 Kehilangan data

Akibat :

 Kehilangan semua data piutang usaha dapat mengancam kelangsungan hidup

perusahaan.
 Selain itu membocorkan rahasia pelanggan ke pesaing dapat menurunkan
penjualan dan bahkan membuat perusahaan menghadapi tanggung jawab hukum.

Pengendalian :

 File induk piutang usaha, penjualan, penerimaan kas dibuat cadangan secara
teratur.
 Disk dan Tape diberi label file agar tidak terhapus secara tidak sengaja
 Sistem harus diberi password dan ID pemakai untuk melindungi file yang penting.

 Kinerja yang kurang baik

Akibat :

 Pelaksanaan tugas menjadi tidak efisien dan tidak efektif.

 Hal yang lain adalah dapat mempengaruhi kepuasan pelanggan.

Pengendalian :

 Menetapkan dasar / standar penilaian terhadap efisiensi dan efektifitas.

 Membuat laporan secara periodik untuk penilaian dan analisis terhadap sistem
kerja dan kinerja karyawan.

 Prosedur Back-Order

Ketika jumlah barang dalam persediaan di gudang tidak mencukupi untuk memenuhi pesanan
pelanggan, dokumen back-order akan dibuat. Dokumen ini bias berupa pesanan penjualan
yang baru atas barang yang tersisa atau salinan dari pesanan pelanggan saat ini yang
disesuaikan untuk menunjukkan produk yang belum dipenuhi. Dokumen back-
order kemudian di tempatkan pada file sendiri sampai barang tersebit dikirim oleh
pemasok. Bac0order harus dipenuhi sebelum proses penjualan baru diproses.

Dalam waktu ke waktu, pelanggan mengembalikan barang yang sudah dibelinya. Hal iini bisa
disebabkan oleh beberapa hal sebagai berikut:

 Penjualan mengirimkan barang yang salah

 Barang yang dikirim ternyata rusak atau cacat
 Barang tersebut rusak pada saat pengiriman

16
 
Penjualan terlalu terlambat mengirimkan barang atau terjadi keterlambatan
karena penundaan saat transit, dan pembeli menolak pengirim tersebut.
 Ketika retur perlu dilakukan, pembelia akan meminta penjual untuk
mengembalikan pembayaran dari barang yang tidak diinginkannya tersebut.
 Prosedur Retur Penjualan
 Departemen Penerimaan Barang

Ketika barang dikembalikan, staf penerimaan menghitung, memerikasa, dan

menyiapkan slip retur barang yang mendeskripsikan barang tersebut. Barang tersebut dibawa
ke gudang bersama dengan salinan slip retur barang. Salinan kedua dari slip retur barang ini
dikirim ke departemen penjualan.

 Departemen Penjualan.

Saat menerima slip retur barang, staf penjualan menyiapkan memo kredit. Dokumen
ini merupakan alat yang sah bagi pelanggan untuk menerima pembayaran atas barang yang
dikembalikan.

 Departemen Kredit

Manajer kredit mengevaluasi kondisi pengembalian dan membuat keputusan untuk

memberikan atau menolak pengembalian tersebut. Manajer kemudian mengembalikan memo
kredit ke departemen penjualan.

 Departemen Penagihan

Staf penagihan menerima memo kredit dari departemen penjualan dan mencatat kredit
tersebut dalam jurnal penjualan sebagai entri kontra. Staf ini kemudian mengirimkan tersebut
dalam jurnal penjualan ke bagian pengendalian persediaan untuk dilakukan proses
pembukuan. Pada akhir periode, total pengembalian penjualan dirangkum
dalam voucher jurnal dan dikirim ke departemen buku besar umum.

 Departemen Pengendalian Persediaan dan Piutang Dagang

Staf pengendalian persediaan menyesuaikan catatan persediaan dan meneruskan

memo kredit ke departemen piutang, di mana rekening pelanggan akan disesuaikan.
Departemen pengendalian persediaan dan piutang dagang mengirimkan rangkuman informasi
ke departemen buku besar umum. Selanjutnya, departemen pengendalian persediaan
mengirimkan voucher jurnal yang merangkum total nilai dari pengembalian persediaan, dan
departemen piutang dagang mengirimkan rangkuman akun dari buku besar pembantu piutang
dagang.

 Departemen Buku Besar Umum

Staf departemen buku besar umum menerima voucher jurnal dari departemen
penagihan dan pengendalian persediaan serta rangkuman akun dari departemen penagihan
17
dan pengendalian persediaan serta rangkumna akun dari departemen piutang dagang. Staf lalu
membukukan voucher jurnal tersebut ke akun pengendalian.

 Prosedur Penerimaan Kas

 Prosedur Ruang Penerimaan Dokumen

Ruang penerimaan dokumen menerima cek dari pelanggan bersama dengan

permintaan pembayaran. Dokumen ini berisi informasi utama yang diperlukan untuk akun
pelanggan. Permintaan pembayaran merupakan conth dari dokumen perputaran yang
biasanya adalah bagian dari faktur yang telah ditagihkan ke pelanggan. Ketika pembayaran
dilakukan, pelanggan merobek bagian permintaan pembayaran dan mengembalikannya ke
penjual bersama dengan pembayaran tunai.

 Departemen Penerimaan Kas

Kasir memvertifikasi dan kelengkapan antara cek dengan permintaan pembayaran.

Setiap cek yang hilang dan salah dikirimkan dari ruangan penerimaan dokumen dan
departemen penerimaan kas diidentifikasi pada proses ini.

 Departemen Piutang Dagang

Staf departemen piutang dagang melakukan proses pembukuan permintaan

pembayaran pada akun pelanggan di buku besar pembantu piutang dagang. Setelah proses
pembukuan, permintaan pembayaran disimpan untuk jejak audit. Pada akhir hari kerja staf
departemen merangkum akun buku besar pembantu piutang dagang dan menyerahkan
rangkumannya ke departemen buku besar umum.

 Departemen Buku Besar

Secara berkala, departemen buku besar menerima voucher jurnal dari departemen
penerimaan kas dan rangkuman akun dari departemen piutang dagang. Staf melakukan proses
pembukuan dari voucher jurnal ke akun pengendali piutang dagang dan akun pengendali kas,
merekonsiliasi aun pengendali piutang dagang dengan rangkuman buku besar pembantu
piutang dagang, dan menyimpan voucher jurnal.

 Departemen Kontroler

Secara berkala (mingguan atau bulanan), staf dari departemen kontroler (atau
karyawan yang tidak terkait dengan prosedur penerimaan kas) mencocokkan penerimaan kas
dengan membandingkan dokumen seperti : (1) salinan dari daftar permintaan pembayaran,
(2) slip setoran bank yang diterima dari bank, (3) voucher jurnal dari departemen penerimaan
kas dan departemen piutang dagang.

18
 Ringkasan pengendalian siklus pendapatan

Aktivitas Pemrosesan Penjualan Penerimaan Kas

Pengendalian

Pemeriksaan kredit Daftar permintaan pembayaran

Otorisasi transaksi
Kebijakan retur barang (pradaftar kas)

Kredit dipisah dari pemrosesan,

Penerimaan kas dipisah dari
pengendalian persediaan dipisah
piutang dagang dan akun kas,
Pemisahan penugasan dari gudang, buku besar pembantu
buku besar pembatu piutang
piutang dagang dipisah dari buku
dagang dipisah dari buku besar
besar umum

Supervisi Ruang penerimaan dokumen

Pesanan penjualan, jurnal

Permintaan pembayaran, cek,
penjualan, buku besar pembantu
daftar permintaan pembayaran,
piutang dagang, pengendali piutang
jurnal penerimaan kas, buku
Catatan akuntansi dagang (buku besar umum), buku
besar pembantu piutang
besar pembantu persediaan,
dagang, akun pengendali
pengendalian persediaan, akun
piutang dagang, akun kas
penjualan (buku besar umum)

Akses fisik ke persediaan, akses keAkses fisik ke kas, akses ke

Akses
catatan akuntansi di atas catatan akuntansi di atas

Departemen pengiriman,
Penerimaan kas, buku besar
Verifikasi independen departemen penagihan, buku besar
umum, rekonsiliasi bank
umum

19