1

Manajemen Perkantoran
 2
Pernahkah anda mendengar kata
“MANAJEMEN”?!
Apakah itu
MANAJEMEN?!
 3
Batasan Manajemen

 Manajemen adalah suatu proses pengarahan dan pemberian fasilitas

kerja kepada orang yang diorganisasikan dalam kelompok formal untuk
mencapai tujuan. (John D. Millet)
Menurut Millet, bahwa terdapat 2 proses di dalam manajemen :
1. Proses pengarahan (serangkaian kegiatan untuk memberikan
petunjuk/instruksi)
2. Proses pemberian fasilitas kerja (rangkaian kegiatan untuk memberikan
sarana dan prasarana guna memudahkan pelaksanaan kerja)
 4

 Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan

dan pengendalian upaya anggota organisasi dan penggunaan seluruh
sumberdaya organisasi lainnya demi tercapainya tujuan organisasi. (James
A.F. Stoner dan Charles Wankel)
Menurut mereka, terdapat 4 proses dalam manajemen :
1. Perencanaan, yaitu menetapkan tujuan dan tindakan yang akan dilakukan.
2. Pengorganisasian, yaitu mengkoordinasikan sumberdaya manusia serta
sumberdaya lainnya yang dibutuhkan.
3. Kepemimpinan, yaitu mengupayakan agar bawahan bekerja sebaik
mungkin.
4. Pengendalian, yaitu memastikan apakah tujuan tercapai atau tidak.
 5

 Manajemen adalah sebagai suatu usaha yang dilakukan

dengan dan bersama individu atau kelompok untuk
mencapai tujuan organisasi. (Paul Hersey dan Kenneth H.
Blanchard)
Menurut mereka definisi tersebut dimaksudkan tidak untuk satu
jenis organisasi saja, tetapi dapat diterapkan pada
berbagai jenis organisasi tempat individu dan kelompok
tersebut menggabungkan diri untuk mewujudkan tujuan
bersama.
 6
Manajer dan Kepemimpinan

Manajer adalah seorang yang bertindak sebagai

perencana, pengorganisasi, pengarah, pemotivasi,
serta pengendali orang dan mekanisme kerja untuk
mencapai tujuan.
Kepemimpinan adalah sikap dan perilaku untuk
memengaruhi para bawahan agar mereka mampu
bekerjasama sehingga dapat bekerja secara lebih
efisien dan efektif.
 7
Spesifikasi Manajemen, Manajer, Kepemimpinan

Manajemen Manajer Kepemimpinan

1. Seni dan ilmu 1. Seseorang yang 1. Sikap yang harus
dalam bertindak dimiliki oleh
perencanaan, sebagai perencana,
pengorganisasia perencana, pengorganisasi,
n, pengarahan, pengorganisasi, pengarah,
pemotivasian, pengarah, pemotivasi dan
dan pemotivasi, dan pengendali.
pengendalian pengendali 2. Sifat atau jiwanya
terhadap orang terhadap orang
dan mekanisme dan mekanisme
kerja untuk kerja untuk
mencapai mencapai
tujuan. tujuan.
2. Seni, ilmu dan 2. Orang atau
prosesnya pelakunya
 8
Keterampilan dan Peran Manajer

Keterampilan yang
Hirarki manajer
diperlukan

Manajer puncak Konseptual

Manajer Manusiawi/sosial
menengah

Manajer hirarki Teknis

pertama
 9

 Keterampilan teknis, yaitu kemampuan untuk menggunakan

pengetahuan, metode, prosedur, teknik dan akal yang
diperlukan untuk melaksanakan tugas spesifik yang
diperoleh lewat pengalaman, pendidikan dan pelatihan.
 Keterampilan manusiawi, yaitu kemampuan dan
perimbangan yang diusahakan bersama orang lain
termasuk pemahaman mengenai motivasi dan aplikasi
tentang kepemimpinan yang efektif.
 Keterampilan konseptual, yaitu kemampuan memahami
kompleksitas keseluruhan organisasi tempat seseorang
beradaptasi dalam operasi.
 10
Kantor

 Pengertian kantor :
 Tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan,
pengolahan, penyimpanan, dan pendistribusian data / informasi.
 Proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan,
penyimpanan, dan pendistribusian data / informasi.
 Sarana pemusatan kegiatan-kegiatan yang bersifat administratif, manajerial, dan
fasilitatif.
 11
Manajemen perkantoran

 Rangkaian aktifitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi, dan

mengendalikan hingga penyelenggaraan terhadap suatu hal berjalan tertib.
 Lingkup kegiatan manajemen perkantoran tidak hanya kegiatan perkantoran, tetapi juga
hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan perkantoran tersebut, antara lain : pegawai
kantor, biaya perkantoran, prosedur, metode perkantoran, dan lain-lain.
 12
Kegiatan administrasi

 Menghimpun, yaitu kegiatan-kegiatan yang mencari dan mengusahakan tersedianya

segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap
untuk dipergunakan bila diperlukan.
 Mencatat, yaitu kegiatan yang berhubungan dengan berbagai peralatan tulis yang
diperlukan sehingga terwujud tulisan yang mudah dibaca, dikirim, dan disimpan termasuk
dengan alat rekam.
 13
Kegiatan administrasi

 Mengolah, yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan

dengan maksud agar mudah digunakan.
 Mengganda, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak
jumlah yang diperlukan.
 Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak
ke pihak lain.
 Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu
yang aman.
 14

Fungsi-fungsi Manajemen
 15
1. Planning (Perencanaan)

Perencanaan adalah proses dasar yang digunakan

untuk memilih tujuan dan menentukan
cakupan pencapainnya
 16

5W
 What (apa yang akan dikerjakan?)
 When (kapan akan dikerjakan?)
 Who (siapa yang akan mengerjakan?)
 Where (dimana akan dikerjakan?)
 How (bagaimana mengerjakannya?)
 17
2. Organizing (Pengorganisasian)
 18
Organisasi

Suatu kesatuan sosial dari sekelompok individu yang saling

berinteraksi menurut suatu pola yang terstruktur dengan cara
tertentu sehingga setiap anggota organisasi mempunyai tugas dan
fungsinya masing-masing, dan sebagai kesatuan mempunyai
tujuan tertentu dan juga mempunyai batas-batas jelas sehingga
organisasi dapat dipisahkan secara tegas dari lingkungannya .
(pendekatan modern, Daft)
 19

 Kesimpulan:
Aspek-aspek yang terdapat pada definisi organisasi adalah:

 Kesatuan sosial
 Pembagian tugas & fungsi
 Mempunyai tujuan
 Mempunyai batas yang tegas terhadap lingkungannya
 20

 Organisasi formal
Organisasi formal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang
mengikatkan diri dengan suatu tujuan bersama secara sadar serta
dengan hubungan kerja yang rasional. Contoh : Perseroan terbatas,
Sekolah, Negara, dan lain sebagainya.
 Organisasi informal
Organisasi informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang
telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari.
Contoh : Arisan ibu-ibu sekampung, belajar bersama anak-anak SD,
kemping ke gunung rame-rame dengan teman, dan lain-lain.
 21
Perbedaan organisasi formal dan informal
(Argiyris)

Kriteria Organisasi formal Organisasi informal

Hubungan antar Digambarkan jelas Tergantung pada
pribadi kebutuhan –
kebutuhan mereka
Kepemimpinan Para pemimpin Muncul dan dipilih
dirancang dan
ditentukan
Pengendalian perilaku Melalui penghargaan Pemenuhan
dan hukuman kebutuhan
Ketergantungan Kapasitas pemimpin Kapasitas pemimpin
terletak pada terletak pada
Penghargaan dan bawahan atau
hukuman anggota
 22

Pengorganisasian adalah
pembagian kerja yang
direncanakan untuk diselesaikan
oleh anggota kesatuan pekerjaan,
penetapan hubungan antar
pekerjaan yang efektif diantara
mereka, dan pemberian
lingkungan dan fasilitas pekerjaan
yang wajar sehingga mereka
bekerja secara efisien
 23
Tahapan pengorganisasian

1. Mengetahui dengan jelas tujuan yang hendak dicapai;

2. Deskripsi pekerjaan yang harus dioperasikan dalam aktivitas
tertentu;
3. Klasifikasi aktivitas dalam kesatuan yang praktis;
4. Memberikan rumusan yang realistis mengenai kewajiban yang
hendak diselesaikan, sarana dan prasarana fisik serta lingkungan
yang diperlukan untuk setiap aktivitas atau kesatuan aktivitas yang
hendak dioperasikan;
5. Penunjukkan SDM yang menguasai bidang keahliannya;
6. Mendelegasikan otoritas apabila dianggap perlu kepada bawahan
yang ditunjuk.
 24
3. Pengarahan

 Manusia sebagai makhluk sosial

 Bimbingan
 Petunjuk
 Intruksi
“Proses bimbingan, pemberian petunjuk,
dan intruksi kepada bawahan agar
mereka bekerja sesuai dengan rencana
yang telah ditetapkan”
 25
Tujuan Pengarahan

1. Menjamin kontinuitas perencanaan

2. Membudayakan prosedur standar
3. Menghindari kemangkiran yang tak berarti
4. Membina disiplin kerja
5. Membina motivasi yang terarah
 26
4. Controlling (Pengendalian)

 Evaluasi tujuan
 Mencari faktor penyebab penghambat (jika tujuan tidak t’capai)

“Pengendalian adalah suatu usaha sistematik untuk

menetapkan standar kinerja dengan sasaran perencanaan,
mendesain sistem umpan balik informasi, membandingkan
kinerja aktual dengan standar yang telah ditetapkan,
menentukan apakah terdapat penyimpangan dan
mengukur signifikansi penyimpangan tersebut, dan
mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk
menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan yang
sedang digunakan secapat mungkin secara lebih efisien dan
efektif guna mencapai sasaran perusahaan”. (Robert J.
Mokler)
 27
Perkantoran modern

“penyelenggaraan semua kegiatan yang bertalian dengan pelaksanaan pekerjaan kantor

yang modern/terbaru”
 28
Perkantoran modern

Karakteristik kantor modern :

 Punya bangunan dan tata ruang yg baik
 Perlengkapan, alat/perabot yg tepat
 Pegawai yg melaksanakan tugas dgn disiplin, akuntabel
 Bekerja analitis, sistematis, rational, terbuka dan demokratis
 Memiliki sikap, cara berpikir, bertindak sesuai perkembangan jaman
 Mendayagunakan biaya & tata laksana yg efektif, efisien, produktif
 Mendasarkan atas sistem informasi (information based organization)
 Computer based
 29
Prinsip kerja efektif Leffingwell

1. Perencanaan : merencanakan secara benar

2. Jadwal : pekerjaan harus dijadwalkan dengan baik
3. Pelaksanaan : Pekerjaan harus dilaksanakan dgn baik
4. Ukuran : harus diukur sesuai kemampuan dan standar
5. Imbalan : Imbalan yg sesuai : kondisi kerja, kesehatan, pengembangan diri, gaji.
 30
Prinsip manajemen perkantoran

 Manajer kantor, seorang eksekutif yang harus membuat rencana, menyusun organisasi,
dan melakukan pengawasan terhadap sebagian besar pekerjaan kantor yang harus
dilaksanakan, serta memimpin para pegawai dalam melaksanakan tugas mereka.
 Tata ruang kantor.
 31
Prinsip manajemen perkantoran

 Mesin-mesin dan perlengkapan-perlengkapan yang otomatis.

 Bussiness Process Redesign (BPR), sistem dan prosedur kerja harus diupayakan
agar lebih efisien sekaligus dilakukan pengukuran dan penyederhanaan kerja.
 Sistem manajemen arsip harus dikembangkan sesuai dengan pengawasan arsip,
termasuk menghilangkan metode pengarsipan yang tidak efisien, penetapan jadwal
pemusnahan arsip, perbaikan sistem penelusuran arsip, dan perencanaan
perbaikan formulir kantor.
 32
Prinsip manajemen perkantoran

 Hubungan kepegawaian yang lebih ilmiah harus dikembangkan melalui analisis

pekerjaan, program diklat, nasihat kepegawaian, dan panduan perintah.
 Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor harus dikembangkan dan digunakan.
 Kesadaran kerja, bersamaan dengan konsep dasar manajemen ilmiah dalam
pekerjaan kantor harus dikembangkan.
 33
Pelaksanaan perkantoran modern

 Menerima informasi
 Merekam informasi
 Mengatur informasi
 Memberi informasi
 Melindungi aset
 34
Efisiensi perkantoran modern

5 unsur sumber kerja sehubungan dengan efisiensi di dalam pelaksanaan perkantoran

modern, yaitu :
1. Pikiran
2. Tenaga
3. Waktu
4. Ruang
5. Nilai
 35
Efesiensi kerja dapat tercapai apabila:

 Berhasil guna atau efektif (target tercapai sesuai dengan waktu yang
ditetapkan)
 Ekonomis (semua sumber daya digunakan denga tepat)
 Pelaksanaan kerja bisa dipertanggungjawabkan
 Pembagian kerja nyata (berdasarkan beban kerja yang nyata/ukuran
kemampuan kerja)
 Rasionalitas wewenang dan tanggungjawab
 Prosedur kerja yang praktis, bekerja dan dapat dilaksanakan
(Sedarmayanti, 2001)
 36
Teknologi informasi untuk perkantoran
modern

 Otomasi perkantoran
 Sistem elektronik formal dan informal
 Kantor virtual
 Organisasi virtual
 Aplikasi otomasi perkantoran
 37
Otomasi perkantoran

 Sejak pertama kali munculnya pengolah kata, teknologi lain diterapkan pada pekerjaan
kantor, dan semua itu disebut dengan otomasi perkantoran.
 Otomasi perkantoran meliputi semua sistem elektronik formal maupun informal yang
memberikan perhatian pada komunikasi informasi dari dan kepada orang-orang ke
dalam dan ke luar perusahaan.
 38
Sistem elektronik formal dan informal

 Sistem otomasi perkantoran adalah formal sejauh direncanakan dan didokumentasikan

secara tertulis.
 Sistem formal diwujudkan pada basis perusahaan untuk memenuhi kebutuhan
organisasional dalam banyak cara sebagaimana SIM.
 Sistem informal yang tidak direncanakan dan tidak didokumentasikan secara tertulis
diwujudkan dalam banyak cara.
 39
Kantor virtual

 Kemampuan otomasi perkantoran yang menghubungkan orang-orang secara elektronik

telah membuka jalan baru bagi pekerjaan kantor, yang menghilangkan kebutuhan
melakukan pekerjaan kantor di kantor, sehingga pekerjaan kantor dapat dikerjakan
dimana saja pekerja berada.
 40
Pengaruh kantor virtual

 Keuntungan kantor virtual :

 Menekan biaya fasilitas.
 Menekan biaya peralatan.
 Jaringan komunikasi formal.
 Menekan penghentian kerja.
 Kontribusi sosial.
 41

 Kerugian kantor virtual

 Tidak berperasaan.
 Kekhawatiran kehilangan pekerjaan.
 Semangat rendah.
 Kerugian-kerugian tersebut adalah kerugian untuk pekerja, sedangkan bagi perusahaan
tidak begitu berpengaruh.
 42
Strategi kantor virtual

 Menyediakan sumberdaya komputer.

 Menyediakan akses pada sumber informasi.
 Menyediakan pasokan non komputer.
 Menyusun forwarding panggilan telepon.
 Menggunakan conference call.
 Menjadwalkan pertemuan rutin.
 Mengikuti kerja rutin.
Kantor virtual membutuhkan kerjasama antara perusahaan dan pekerja.
 43
Organisasi virtual

 Ide sebuah kantor virtual dapat diperluas dengan menerapkannya pada seluruh
perusahaan, itulah yang dinamakan dengan organisasi virtual.
 Dalam organisasi virtual, operasi melalui perusahaan dirancang sedemikian sehingga
tidak terikat pada lokasi fisik.
 Dengan demikian akan lebih mudah untuk beberapa operasi dan beberapa
perusahaan, dan juga dapat menjadi strategi yang baik bagi berbagai jenis
perusahaan untuk diikuti untuk meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.
 44
Aplikasi otomasi perkantoran

 Electronic mail.
 Voice mail.
 Video conferencing.
 Computer conferencing.
 Facsimile transmision.
 45

HATUR NUHUN...