Anda di halaman 1dari 12

< Penerapan Sistem ERP pada Perusahaan

Cokelat>
Business Case

Confidentiality Statement
This <document title> along with all attachments hereto shall be considered <company>’s
Proprietary/Confidential Information
< Penerapan Sistem ERP pada Perusahaan Cokelat > Business Case

• Executive Summary

Perusahaan cokelat terbagi atas beberapa divisi sesuai dengan tugas dan
fungsinya, namun sistem antar divisi tersebut belum terintegrasi, sehingga
pertukaran data menjadi kurang efisien. Hal ini dapat mengganggu jalannya
operasional pada perusahaan. Misalnya, ketika perusahaan ingin memproduksi cake
cokelat, maka bagian produksi harus meminta data pada bagian warehouse untuk
pengecekan stok bahan baku. Karena belum adanya integrasi antar divisi, maka
bagian produksi harus mengecek langsung pada bagian warehouse.

Dari kasus tersebut, perusahaan cokelat (Choco Lava) dapat menerapkan


system pendataan atau pencatatan tanpa mengetahui kondisi proses produksi yang
sedang dilakukan oleh divisi lain atau jumlah stok barang yang tersisa, menerapkan
sistem informasi pada setiap divisinya, agar nantinya output dari sebuah sistem
informasi tersebut dapat digunakan oleh divisi lainnya yang bersangkutan, dan
menerapkan sistem yang berbasiskan ERP yang dapat mengintegrasikan antar
divisi yang ada di perusahaan.

Project Scope (4 months in duration – Cost = $1.7 million)

 Migrasi aliran data yang masih manual (komunikasi yang berjalan lambat pada
divisi) menjadi data otomatis
 Proses bisnis yang melibatkan hubungan antar divisi perusahan dilakukan
secara terintegrasi sehingga bisa melakukan transparasi
 Meluncurkan marketing campaign baru untuk meningkatkan pendapatan bisnis

Outcomes

 Mempercepat aliran informasi antar divisi sebesar 3 kali lebih cepat


 Menghemat biaya cetak untuk dokumentasi produksi sebesar 30%
 Meningkatkan efisiensi aliran produksi sebesar 25%.

©2007 ProjectManagement.com
< Penerapan Sistem ERP pada Perusahaan Cokelat > Business Case

Return on Investment (ROI)

The return on investment for this project is expected to average 27% per year as
summarized below.

Year 1 Year 2 Year 3 Total


Improved Margin Contribution 1,380,000 3,450,000 6,210,000 11,040,000

Project Cost 1,700,000 1,700,000


Annual Maintenance 170,000 225,000 225,000 620,000
Increased Staffing 300,000 1,200,000 1,600,000 3,100,000
Marketing Launch 215,000 215,000
Facilities Outsourcing 96,000 151,200 173,880 421,080
Total Costs 2,481,000 1,576,200 1,998,880 6,056,080

Net Improvement to Operating Profit (1,101,000) 1,873,800 4,211,120 4,983,920

Return on Investment -44% 119% 211% 82%

Average Annual Return 27%

Approval dari Manajemen terhadap proyek ini dalam 30 hari kedepan akan
memungkinkan untuk menyelesaikan proyek dan memastikan bahwa tujuan
pertumbuhan pendapatan perusahaan tercapai.

Strategic Alignment

 Aliran informasi antar divisi dapat berjalan secara otomatis dengan menerapkan
sistem yang bisa terintegrasi antar divisinya
 Mengurangi biaya cetak dokumentasi dengan menerapkan sistem yang akan
mempermudah dokumentasi, sehingga perekapan data dapat dilakukan secara
otomatis (tidak manual)
Scope

Ruang lingkup proyek Penerapan Sistem ERP akan terbatas pada perluasan fungsi dari
proses hubungan antar divisi saat ini di dalam perusahaan. Proses hubungan antar yang
ada akan ditingkatkan untuk mengingkatkan efisiensi aliran produksi perusahaan
berbasis ERP. Sehingga dengan sistem ERP, akan mempercepat aliran produksi.
Proyek ini akan selesai sekitar 4 bulan.

Return on Investment (ROI)

©2007 ProjectManagement.com
< Penerapan Sistem ERP pada Perusahaan Cokelat > Business Case

Project Component Year 1 Year 2 Year 3 Year 4 Year 5 Total


Operating Profit Rp Rp Rp Rp Rp
Improvement 30.000.000,00 30.000.000,00 40.000.000,00 45.000.000,00 45.000.000,00

Increased Rp Rp Rp Rp Rp
Revenues 20.000.000,00 30.000.000,00 30.000.000,00 35.000.000,00 45.000.000,00

Reductions
(increases) in
Ongoing Operating
Cost
Renovasi Stand Rp Rp Rp Rp Rp
Cokelat 5.000.000,00 5.000.000,00 6.000.000,00 6.500.000,00 7.000.000,00

Total Cost Rp Rp Rp Rp Rp
Reductions 5.000.000,00 5.000.000,00 6.000.000,00 6.500.000,00 7.000.000,00

Total Operating Rp Rp Rp Rp Rp
3.500.000,00 3.500.000,00 4.500.000,00 4.500.000,00 4.500.000,00
Profit
Improvement
Capital Costs (5
year Depreciation)
Bagunan + Sewa Rp Rp Rp Rp Rp
30.000.000,00 30.000.000,00 40.000.000,00 45.000.000,00 45.000.000,00
Indoor Properties Rp Rp Rp Rp Rp
10.000.000,00 10.000.000,00 15.000.000,00 25.000.000,00 35.000.000,00
Outdoor Properties Rp Rp Rp Rp Rp
10.000.000,00 10.000.000,00 15.000.000,00 25.000.000,00 35.000.000,00
Total Capital Rp Rp Rp Rp Rp
60.000.000,00 60.000.000,00 70.000.000,00 95.000.000,00 115.000.000,00
Facilities Costs
Wi-Fi Rp Rp Rp Rp Rp
3.500.000,00 3.500.000,00 4.500.000,00 4.500.000,00 4.500.000,00
Board-Game Rp Rp Rp Rp Rp
500.000,00 500.000,00 500.000,00 500.000,00 1.500.000,00
Total Facilities Rp Rp Rp Rp Rp
4.000.000,00 4.000.000,00 5.000.000,00 5.000.000,00 6.000.000,00
Outside Services Rp Rp Rp Rp Rp
Costs 10.000.000,00 10.000.000,00 15.000.000,00 25.000.000,00 35.000.000,00

Air Conditioner Rp Rp Rp Rp Rp
5.000.000,00 6.000.000,00 6.000.000,00 7.000.000,00 7.500.000,00
Total Outside Rp Rp Rp Rp Rp
5.000.000,00 6.000.000,00 6.000.000,00 7.000.000,00 7.500.000,00
Services
Labor and Payroll
Costs
10 Karyawan Rp Rp Rp Rp Rp
60.000.000,00 61.000.000,00 62.000.000,00 63.000.000,00 64.000.000,00
1 Manager Rp Rp Rp Rp Rp
18.000.000,00 19.000.000,00 20.000.000,00 21.000.000,00 22.000.000,00
Total Labor & Rp Rp Rp Rp Rp
Payroll 78.000.000,00 80.000.000,00 82.000.000,00 84.000.000,00 86.000.000,00

Maintenance and
License Costs
Fujitsu Tower
Rp Rp Rp Rp Rp
Server 2.000.000,00 2.500.000,00 2.500.000,00 2.500.000,00 3.500.000,00
TX100FIDS2V01

©2007 ProjectManagement.com
< Penerapan Sistem ERP pada Perusahaan Cokelat > Business Case

Project Component Year 1 Year 2 Year 3 Year 4 Year 5 Total


Total Maintenance Rp Rp Rp Rp Rp
and Licenses 2.000.000,00 2.500.000,00 2.500.000,00 2.500.000,00 3.500.000,00

Operating Costs
Set Komputer Client
Rp Rp Rp Rp Rp
(Dell All In One 1.000.000,00 1.000.000,00 1.500.000,00 1.500.000,00 1.500.000,00
3043 LCD 19.5")
Printer (HP Printer Rp Rp Rp Rp Rp
Scan copy DJ1510) 500.000,00 500.000,00 500.000,00 500.000,00 1.000.000,00

Total Operating Rp Rp Rp Rp Rp
Costs 1.500.000,00 1.500.000,00 2.000.000,00 2.000.000,00 2.500.000,00

Total Project Costs


Net Operating
Rp Rp Rp Rp Rp
Profit 80.000.000,00 90.000.000,00 100.000.000,00 101.000.000,00 102.000.000,00
Improvement
Cumulative Net
Operating Profit 5% 6% 7% 8% 9%
Improvement
Annual Return on Rp Rp Rp Rp Rp
Investment 30.000.000,00 30.000.000,00 40.000.000,00 45.000.000,00 45.000.000,00

Cumulative Return Rp Rp Rp Rp Rp
on Investment 20.000.000,00 30.000.000,00 30.000.000,00 35.000.000,00 45.000.000,00

Assumptions

• Seluruh staf maupun karyawan akan dilatih untuk mengoperasikan sistem informasi
sesuai dengan divisinya.
• Perlu adanya biaya untuk pelatihan
• Perlu adanya pembelian perangkat lunak dan perangkat keras

Benefits

Menerapkan sistem informasi pada setiap divisinya, agar nantinya output dari
sebuah sistem informasi tersebut dapat digunakan oleh divisi lainnya yang
bersangkutan.

Project Adds Value To Supports


Objective Customers Owners Employees Vision Plan
Meningkatkan Peningkatan Semakin Mengurangi Service Mendorong
kecepatan service level baik service stress level level yang pertumbuha
pelayanan level maka karyawan membaik n hingga
dengan akan dengan akan 20%

©2007 ProjectManagement.com
< Penerapan Sistem ERP pada Perusahaan Cokelat > Business Case

Project Adds Value To Supports


Objective Customers Owners Employees Vision Plan
mengurangi semakin melakukan meningkatk
waktu yang baik tingkat hal atau an industry
diperlukan dari penjualanny pencatatan leadership
pemesanan a manual. position
hingga proses
produksi.

Risk Analysis

 Biaya pembangunan sistem sangat besar karena membuat sistem informasi per
divisi
 Terlalu banyak proses pencatatan/input pada setiap divisi
 Perlu pelatihan penggunaan sistem yang baru bagi setiap divisi

Estimated Time Line

Perkiraan proyek keseluruhan direncanakan selama empat bulan. Proyek akan


dimulai awal yaitu tepatnya 1 September 2020 dan selesai pada 31 Desember 2020.
Beberapa poin penting atau tonggak penting pada proyek kali ini adalah proses tahapan
training yang akan dilakukan oleh para karyawan berkaitan dengan proses migrasi dari
manual menjadi otomatis dalam integrasi antar keseluruhan divisi.

Estimated Costs

Estimasi biaya secara detail dapat dilihat pada table di bawah ini:

©2007 ProjectManagement.com
gantthead.com <Project> Business Case

TOTALS (extended cost x units)


Unit of Cost Units Labor Equip. Outside Facilitie Operating Total Phase Total
Meas. Services s Costs (sum
row)
Planning (7 days)
Project Team 6 hrs $4/hour # of
hours
Non-Team 5 hrs $3/hour # of
Knowledge Resources hours
Computer Equipment Intel 2
Core i7-
6770HQ
2.6 GHz
Training Producti
on
Training
Subcontractors / 7 Days $30/day # of days
Consultants
Supplies and Ea.
Expendables
Rent 5 Months $60/mo. # of
months
Productivity Losses 3 hrs $3/hour # of
and Other hours
Opportunity Costs
Requirements (7 days)
Project Team 6 hrs $4 /hour # of
hours
Non-Team 5 hrs $3/hour # of
Knowledge Resources hours
Computer Equipment Intel
Core i7-
©2007 gantthead.com 7
gantthead.com <Project> Business Case

TOTALS (extended cost x units)


Unit of Cost Units Labor Equip. Outside Facilitie Operating Total Phase Total
Meas. Services s Costs (sum
row)
6770HQ
2.6 GHz
Training Processi
ng Unit
Training
Subcontractors / 7 Days $30/day # of days
Consultants
Supplies and Ea.
Expendables
Rent 1 Months $60/mo. # of
months
Productivity Losses 3 hrs $3/hour # of
and Other hours
Opportunity Costs
Design (1 week)
Project Team 6 hrs $4/hour # of
hours
Non-Team 5 hrs $3/hour # of
Knowledge Resources hours
Computer Equipment Intel
Core i7-
6770HQ
2.6 GHz
Training Desigini
ngTraini
ng
Subcontractors / 7 Days $30/day # of days
Consultants
Supplies and Ea.
Expendables
©2007 ProjectManagement.com 8
gantthead.com <Project> Business Case

TOTALS (extended cost x units)


Unit of Cost Units Labor Equip. Outside Facilitie Operating Total Phase Total
Meas. Services s Costs (sum
row)
Rent 1 Months $60/mo. # of
months
Productivity Losses 3 hrs $3/hour # of
and Other hours
Opportunity Costs
Construction (1 months)
Project Team 6 hrs $4/hour # of
hours
Non-Team 5 hrs $3/hour # of
Knowledge Resources hours
Computer Equipment Intel
Core i7-
6770HQ
2.6 GHz
Training Training
Subcontractors / 7 Days $30/day # of days
Consultants
Supplies and Ea.
Expendables
Rent 2 Months $60/mo. # of
months
Productivity Losses 3 hrs $3/hour # of
and Other hours
Opportunity Costs
Deployment (7 days)
Project Team 6 hrs $4/hour # of
hours
Non-Team 5 hrs $3/hour # of
Knowledge Resources hours
Computer Equipment Intel
©2007 ProjectManagement.com 9
gantthead.com <Project> Business Case

TOTALS (extended cost x units)


Unit of Cost Units Labor Equip. Outside Facilitie Operating Total Phase Total
Meas. Services s Costs (sum
row)
(list specific items) Core i7-
6770HQ
2.6 GHz
Training Training
Subcontractors / 7 Days $30/day # of days
Consultants
Supplies and Ea.
Expendables
Rent 2 Months $60/mo. # of
months
Productivity Losses 3 hrs $3/hour # of
and Other hours
Opportunity Costs
Post Implementation Review (7 days)
Project Team 6 hrs $4/hour # of
hours
Non-Team 5 hrs $3/hour # of
Knowledge Resources hours
Computer Equipment Intel
(list specific items) Core i7-
6770HQ
2.6 GHz
Training Training
Subcontractors / 7 Days $30/day # of days
Consultants
Supplies and Ea.
Expendables
Rent 2 Months $60/mo. # of
months
Productivity Losses 3 hrs $3/hour # of
©2007 ProjectManagement.com 10
gantthead.com <Project> Business Case

TOTALS (extended cost x units)


Unit of Cost Units Labor Equip. Outside Facilitie Operating Total Phase Total
Meas. Services s Costs (sum
row)
and Other hours
Opportunity Costs
Total 0 0 0 0 0 0

©2007 ProjectManagement.com 11
gantthead.com <Project> Business Case

Project Team Structure

Project Sponsor
Project Review Group
Project Manager
Quality Manager
Procurement Manager
Communications Manager
Project Office Manager

Candidate Team Roster


Project Manager
Analyst and Quality
Programmer and Database
Designer
Supporting Knowledge Resources

Assurance
Administration
Recommendations

Proyek penerapan system ERP dalam perusahaan cokelat sebagai solusi untuk
masalah bisnis karena merupakan pendekatan terbaik dalam kondisi pada saat ini.
Bagian-bagian berikut merupakan poin poin penting dalam menerapkan system yaitu:

 Kelayakan ekonomi: Sistem ini layak digunakan, karena manfaat yang dihasilkan
lebih besar dari pada modal yang dikeluarkan.

 Kelayakan teknis: Sistem ini akan layak digunakan, apabila dari perusahaan cokelat
melakukan pengadaaan pada infrastruktur IT.

 Kelayakan organisasi: Organisasi ini layak menggunakan aplikasi ini karena


penggunaannya mudah serta dapat dijalankan sesuai dengan proses bisnis yang
ada di perusahaan cokelat.

Appendices

Attach supporting data, research reports, associated documents and other supporting
materials as necessary.

©2007 gantthead.com 12