abu, 13 Mei 2015

Mail Merge Surat | Cara Mudah Membuat Surat Kolektif Dengan Banyak Alamat Tujuan Yang Berbeda

Bagaimana langkah membuat mail merge untuk surat kelulusan dan SKHUN Sementara (Surat
Keterangan Hasil Ujian Nasional)?

Mail Merge - merupakan fasilitas yang tersedia di MS. Word, salah satu fungsinya yaitu untuk
mempermudah pembuatan surat, amplop, undangan, dan/ atau label yang akan dikirim ke beberapa
tujuan pengiriman yang berbeda sehingga dapat menghemat waktu pengerjaan surat dan memperkecil
kemungkinan kesalahan yang biasa terjadi saat pengetikan data.

Membuat Surat Keterangan Kelulusan dengan Memanfaatkan Fasilitas Mail Merge Pada Microsoft Word

Cara penggunaan mail merge untuk semua versi Microsoft Word hampir sama. Kalau disini kita
menggunakan Microsoft Word 2010 baik dokumen utama maupun sumber data.

Langkah Pertama | Siapkan dokumen utama dan dokumen sumber data

Dokumen Utama - dalam surat biasa juga disebut master surat, dalam hal ini adalah Format Surat
Keterangan Kelulusan.

Buatlah format surat tersebut di Microsoft Word

Kosongkan dulu data: nama, nis, nomor ujian peserta, dan jurusan

Keterangan Lulus / Tidak Lulus bisa dikosongkan maupun tidak, jika semua lulus cukuplah keterangan
dibuat lulus.

Gambar 1. Contoh MASTER SURAT - Surat Kelulusan Siswa

Dokumen Sumber Data - atau Data Source, yaitu data dalam bentuk tabel berisi nama, alamat, dsbnya
yang diperlukan.

Siapkan data dan buat tabel sumber data di MS. Word

Sesuai contoh Master Surat Kelulusan pada Gambar 1, dibutuhkan tabel dengan 6 kolom berisi data: |
No Urut|Nama Siswa|NIS|No Peserta Ujian|Jurusan|Ket.Lulus|. Simpan dengan nama file Sumber Data
- Data Peserta UN ----- Lihat Gambar 2.

Setelah selesai, Close file dari aplikasi MS. Word

Gambar 2. Contoh Sumber Data - Data Peserta UN

Langkah Kedua | Proses memail merge kan dokumen master surat dengan dokumen sumber data.

Buka Dokumen Master Surat di MS. Word

Pada Menu Bar MS. Word pilih dan klik menu Mailings (lihat Gambar 3)

Lalu pilih dan klik Start Mail Merge (lihat Gambar 3)

Pilih dan Klik Step by Step Mail Merge Wizard (lihat Gambar 4) , akan muncul kotak dialog mail merge di
sisi kiri layar. Selanjutnya pilih dan klik Next: Starting Document (lihat Gambar 4)

Lanjut klik Next: Select Recipient

Klik Next: Write Your Letter, makan akan muncul kotak dialog Select Data Source seperti Gambar 5

Pilih nama file sumber data lalu klik Open.

Maka akan muncul kotak dialog Mail Merge Recipient -- > klik OK (lihat Gambar 6)

Lanjut klik Next sampai step 6 of 6.

Mail merge selesai Klik file dan save. Simpan dokumen surat.

Lanjut Langkah ke 3.

Gambar. 3. Menu Bar / Baris Menu MS.Word

Gambar 4. Kotak Menu Mail Merge

Gambar 6. Kotak Dialog Mail Merge Recipient

Langkah Ketiga| Menyisipkan Field Name pada master surat

>> Buka dokumen master surat kelulusan

>> Arahkan dan letakkan kursor di data siswa dimana kita akan menyisipkan field satu persatu, yaitu
dimulai dari Nama, NIS, Nomor Peserta Ujian, Jurusan dan di Keterangan LULUS tidak LULUS

>> Nama || Letakkan kursor setelah nama - lalu pilih menu Mailings di Menu Bar - Pilih dan klik Insert
Merge File - Pilih dan klik Nama di bawah insert merge field (lihat Gambar 7 dibawah ini)

Gambar 7. Sub Menu Mailings : Insert Merge Field

>> Field untuk Nama sudah disisipkan.>> Lanjut letakkan kursor di NIS, lalu sisipkan field NIS. Ulangi
langkah tersebut untuk No Peserta Ujian, jurusan dan keterangan lulus.

Gambar 8. Penyisipan Field untuk Nama

>> Penyisipan selesai. Hasil seperti Gambar 9. Dan jangan lupa SAVE dokumen

Gambar 9. Penyisipan Field untuk Semua Data Selesai

Langkah Ke Empat | Cara Melihat Hasil Penggabungan Data

Preview Result - pilih dan klik tombol tersebut untuk menampilkan hasil merge pada layar monitor.
Caranya: arahkan pointer mouse ke menubar - pilih menu Mailings - pilih menu/tombol Preview Result
lihat Gambar 10 dan 11.

Gambar 10. Icon tombol Preview Result, Finish Merge, dan Last/Next Record

Gambar