Buku Petunjuk

Penggunaan
SPPD ONLINE

Badan Kepegawaian dan Pengembangan

Sumber Daya Manusia (BKPSDM) Kota Pekanbaru
 Daftar Isi

 Sekilas Tentang SPPD Online ..................................................................... 2

 Halaman Login ............................................................................................ 3

 Pengajuan Telaahan Staf............................................................................. 4

 Pengajuan SPT dan SPPD ......................................................................... 10

 Verifikasi Berkas oleh Kepala Sub Bagian Umum .................................... 16

 Pembuatan Laporan Perjalanan Dinas ..................................................... 19

 Verifikasi Laporan Perjalanan Dinas Pegawai ......................................... 23

 Verifikasi Keabsahan Berkas ....................................................................24

Sistem Informasi SPPD ONLINE 1

 BUKU PETUNJUK PENGGUNAAN
SISTEM INFORMASI SPPD ONLINE

 Sekilas Tentang SPPD Online

Sistem Informasi SPPD Online adalah sistem yang

dibangun oleh Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber

Daya Manusia (BKPSDM) Kota Pekanbaru dengan tujuan untuk

pengajuan dan pengelolaan Surat Perintah Perjalanan Dinas

yang dilakukan oleh pegawai. Setiap Pegawai Kota Pekanbaru

yang akan melakukan perjalanan dinas, dapat mengajukan surat

SPPD dan SPT terlebih dahulu melalui sppd.pekanbaru.go.id

dan Kepala Sub Bagian Umum OPD akan melakukan verifikasi

terhadap pengajuan pegawai.

SPPD Online digunakan mulai dari pembuatan Telaahan

Staf sampai dengan Laporan Perjalanan Dinas. Untuk lebih

lengkapnya akan dijelaskan pada halaman berikutnya.

Sistem Informasi SPPD ONLINE 2

 Halaman Login

Buka browser dan kunjungi http://sppd.pekanbaru.go.id dan tampil halaman login

seperti berikut:

Selanjutnya masukkan username dan password sesuai dengan ketentuan. Setelah

berhasil login akan tampil halaman profil pegawai seperti gambar berikut:

Sistem Informasi SPPD ONLINE 3

 Pengajuan Telaahan Staf

Untuk membuat pengajuan Telaahan Staf, Pegawai bisa melakukan klik pada menu
Buat Telaahan Staf dan tampil halaman berikut:

Selanjutnya pegawai membuat telaahan staf dengan cara melakukan klik pada button
Buat Telaahan Staf dan akan muncul tampilan form pengisian sebagai berikut:

Sistem Informasi SPPD ONLINE 4

Pegawai bisa mengisi form Telaahan Staf sesuai ketentuan, setelah melakukan pengisian
pegawai dapat melakukan klik Simpan dan tampil gambar berikut:

Sistem Informasi SPPD ONLINE 5

Sesuai dengan gambar diatas, ada beberapa aksi yang dapat dilakukan oleh Pegawai
setelah melakukan pengisian data form telaahan staf dan dijelaskan sebagai berikut:
No Icon Aksi Penjelasan
Pegawai dapat melakukan edit terhadap
Edit Header &
1 data yang sebelumnya telah di input pada
Footer
form pengisian.
Pegawai dapat menuliskan seluruh Isian
2 Edit Isi Konten untuk telaahan staf mulai dari persoalan
hingga kesimpulan.

Icon ini digunakan untuk menghapus data

3 Hapus Usulan
pengajuan.

Surat Pengantar yang telah di download

4 Upload File dan ditanda tangani kepala OPD diunggah
kembali sebelum berkas dikirim.

Jika sudah melakukan Unggah dokumen

5 Lihat file maka dapat mengklik icon ini untuk
mengirimkan berkas ke BKPSDM .

Icon ini muncul ketika pegawai sudah

6 Lihat Hasil Scan
melakukan Upload File

Sistem Informasi SPPD ONLINE 6

Ketika icon ‘Edit Header & Footer’ diklik maka pegawai dapat melakukan edit data
Telaahan Staf yang telah di input sebelumnya yaitu seperti berikut:

Sistem Informasi SPPD ONLINE 7

Ketika icon ‘Edit Isi Konten’ diklik maka pegawai dapat menulis Isian yang akan dimuat
pada Telaahan Staf seperti berikut:

Setelah melakukan Isian maka pegawai dapat mengklik button ‘Lihat File’ dan muncul
tampilan berikut:

Sistem Informasi SPPD ONLINE 8

Pegawai melakukan download untuk menandatangani file Telaahan Staf. Selanjutnya
pegawai melakukan klik button Upload File dan muncul tampilan unggah berkas seperti
berikut:

Setelah melakukan Upload File maka akan tampil icon ‘Lihat file’ seperti berikut:

Sistem Informasi SPPD ONLINE 9

 Pengajuan SPT dan SPPD

Pegawai dapat melakukan pengajuan SPPD pada menu Pengajuan SPT & SPPD
seperti berikut:

Pegawai dapat melakukan klik pada button ‘Tambah Pengajuan’ dan akan muncul form
isian pengajuan. Pada form tersebut, pegawai dapat memilih dasar pengajuan. Jika
berdasarkan Telaahan Staf, pegawai harus membuat telaahan staf terlebih dahulu pada
menu Buat Telaahan Staf namun jika berdasarkan Surat Undangan, pegawai dapat
memilih berdasarkan surat undangan dan mengupload File Surat Undangan. Adapun
setelah pengisian akan tampil seperti berikut:

Sistem Informasi SPPD ONLINE 10

Sesuai dengan gambar diatas, pada kolom aksi Pegawai dapat melakukan hal berikut:

Ketika pegawai melakukan klik ‘Edit Dasar SPT’ akan muncul tampilan berikut:

Jika sebelumnya pegawai melakukan Isian berdasarkan Telaahan Staf dan ingin
mengganti berdasarkan Undangan, maka pegawai dapat memilih Dasar surat
‘Berdasarkan Surat Undangan’ dan tampil halaman berikut:

Sistem Informasi SPPD ONLINE 11

Ketika pegawai melakukan klik ‘Edit Dasar SPPD’ akan muncul tampilan berikut:

Sistem Informasi SPPD ONLINE 12

Ketika pegawai melakukan klik ‘Kelola Pegawai’ akan muncul tampilan berikut:

Pada halaman ini pegawai dapat melakukan penambahan pegawai lain yang mengikuti
perjalanan dinas yang sama. Jika yang mengikuti perjalanan dinas merupakan ASN
maka klik button ‘Pegawai ASN’ dan daftar pegawai akan muncul seperti tampilan
berikut:

Sistem Informasi SPPD ONLINE 13

Jika yang mengikuti bukan ASN, maka pegawai melakukan klik ‘Pegawai Non-ASN dan
melakukan input Nama Lengkap beserta jabatan pegawai seperti tampilan berikut:

Ketika pegawai melakukan klik ‘Lihat SPPD’ akan muncul tampilan berikut:

Sistem Informasi SPPD ONLINE 14

Ketika pegawai melakukan klik ‘Lihat SPT’ akan muncul tampilan berikut:

Jika file SPT dan SPPD sudah benar, maka pegawai melakukan klik icon pada
kolom Aksi dan tampilan Halaman Menu Pengajuan SPT & SPPD seperti berikut:

Sistem Informasi SPPD ONLINE 15

 Verifikasi Berkas oleh Kepala Sub Bagian Umum

Semua dokumen yang diajukan pegawai harus diverifikasi terlebih dahulu oleh Kepala
Sub Bagian Umum (Kasum). Kasum melakukan login dan tampil halaman seperti
berikut:

Untuk melakukan verifikasi, Kasum memilih menu Verifikasi & Rekap lalu sub menu
Verifikasi SPT & SPPD seperti berikut:

Sistem Informasi SPPD ONLINE 16

Sesuai dengan gambar tersebut, ada beberapa aksi yang dapat dilakukan oleh Pegawai
setelah melakukan pengisian data form telaahan staf dan dijelaskan sebagai berikut:

No Icon Aksi Penjelasan

Kasum dapat melihat dasar pengajuan
1 Lihat Lampiran pegawai apakah berdasarkan Surat
undangan atau Telaahan Staf.
Kasum melakukan klik Icon ini untuk
2 Lihat Draft SPT melihat draft SPT yang telah dibuat
pegawai.
Kasum melakukan klik Icon ini untuk
3 Lihat Draft SPPD melihat draft SPPD yang telah dibuat
pegawai

Icon ini berisi informasi status pengajuan

4 Hapus Usulan
pegawai.

Icon ini berisi informasi riwayat pengajuan

5 Histori
pegawai.

Jika dokumen sudah diverifikasi, di

Aksi Upload File download dan ditanda tangani, Kasum
6
Scan SPT dan SPPD dapat Unggah dokumen dengan mengklik
icon ini.

Icon ini digunakan untuk melakukan

7 Verifikasi Pengajuan verifikasi apakah pengajuan SPT & SPPD
pegawai disetujui atau ditolak.

Sistem Informasi SPPD ONLINE 17

Ketika Kasum melakukan klik pada icon ‘Verifikasi’ akan muncul tampilan sebagai
berikut:

Jika ditolak, kasum menuliskan alasan penolakan agar pegawai dapat melakukan
perbaikan, namun jika pengajuan disetujui maka status pengajuan pegawai akan
berubah dan hasil verfikasi akan masuk ke Sub Menu Rekap SPPD OPD seperti
sebagai berikut:

Sistem Informasi SPPD ONLINE 18

 Pembuatan Laporan Perjalanan Dinas

Setelah pegawai melakukan perjalanan dinas, maka pegawai harus membuat laporan
perjalanan dinas. Hal ini bisa dilakukan ketika pengajuan SPT & dan SPPD disetujui
Kasum dan pegawai tersebut telah menyelesaikan perjalanan dinas seperti berikut:

Selanjutnya pegawai melakukan klik icon pada kolom aksi dan muncul tampilan
seperti berikut:

Sistem Informasi SPPD ONLINE 19

Pegawai melakukan konfirmasi bahwa pegawai yang tertulis pada SPPD sebelumnya
melakukan keberangkatan seperti berikut:

Selanjutnya pegawai dapat melakukan klik ‘Buat laporan’ dan muncul tampilan form
untuk menuliskan laporan seperti berikut:

Sistem Informasi SPPD ONLINE 20

Selanjutnya pegawai melakukan klik ‘Simpan Laporan’ dan isian yang dilakukan
pegawai akan muncul di bagian bawah seperti berikut:

Selanjutnya jika laporan telah selesai, pegawai dapat melakukan download file dan
menandatangani laporan perjalana dinas. Kemudian klik ‘Upload Laporan’ seperti
berikut:

Sistem Informasi SPPD ONLINE 21

Tampilan halaman pengajuan setelah melakukan upload, maka pegawai mengklik icon

pada kolom aksi agar laporan perjalanan dinas dapat terkirim ke Kepala Sub bagian
Umum untuk diverifikasi.

Jika Laporan perjalanan dinas telah diverifikasi Kasum maka status pengajuan SPT &
SPPD Pegawai berubah menjadi ‘Selesai’ seperti berikut:

Sistem Informasi SPPD ONLINE 22

 Verifikasi Laporan Perjalanan Dinas Pegawai

Pegawai yang melakukan pengajuan Laporan perjalanan dinas akan masuk pada menu
Verifikasi di bagian Laporan Setelah Perjalanan Dinas seperti berikut:

Kasum dapat melakukan verifikasi pada kolom Aksi. Jika laporan sudah benar, maka
kasum dapat mengubah status menjadi disetujui dan status pengajuan pegawai berubah
menjadi ‘Proses Selesai’.

Sistem Informasi SPPD ONLINE 23

 Verifikasi Keabsahan Berkas

Setiap berkas yang diajukan melalui Sistem Informasi SPPD Online yaitu SPT dan SPPD
dilengkapi dengan Kode QR yang dapat di scan melalui fitur Scan Kode QR pada Aplikasi
SIMPEG. Adapun contoh Kode QR adalah seperti berikut:

Jika kode tersebut di scan melalui aplikasi SIMPEG maka akan muncul informasi
sebagai berikut:

Sistem Informasi SPPD ONLINE 24

Sistem Informasi SPPD ONLINE 25
Sistem Informasi SPPD ONLINE 26