Manual de Procedimentos Administrativos

Manual de Procedimentos
Administrativos
1
Paulo Roberto Jorge do Prado
Procurador-Geral de Justiça
Elaboração
Departamento de Planejamento e Gestão
Supervisão
- Leuza Maria Batista Menezes
Coordenação, Organização
- Camila Borges de Oliveira
Revisão
- Rosa Maria Fernandes Attilio
Equipe Técnica
- Edson Danilo Pinto
- Eliane Crepaldi
- Francisney Liberato Batista Siqueira
- Heber Rogério Pinto
- Ivan Esnarriaga da Costa
- João Pedro de Campos Filho
- Júnio César Ferreira
- Luiz Claudio Arruda Moreno
- Luciana Jardini Brandão
- Lydia Bett Correia
- Meire Terezinha Vieira Ferreira
- Renata Aparecida Trevizan
- Susana Fátima dos Santos
Revisão, adaptação e organização - 2ª Edição

- Claudia Di Giácomo Mariano Toledo
- Thiago Ataide de Oliveira Rodrigues
2007. Ministério Público do Estado de Mato Grosso
2
SUMÁRIO
Apresentação 07
Diretrizes Gerais 08
Diretoria Geral - DG 09
Departamento de Apoio Administrativo - DAA 11
1. Aparelhos Celulares Institucionais, 13

Solicitação de Linha Nova
Comunicação de Perda ou Furto/Roubo
Problemas com o Aparelho/Linha
Controle de Faturas
2. Processos Licitatórios, 15
3. Controle de Fotocópias, 16
4. Acompanhamento de Contratos,...17
Gerência de Atendimento e Expediente - GAEXP 21
1. Encaminhamento de Pedidos ou Documentos, 22

Via e-mail ou Fax
Protocolo
2. Serviço de Correspondência, 24
3. Autuação e Registro de Documentos, 26
Check List GEDOC
Padronização de Termos mais comuns no Registro de Procedimento
GEDOC
3
4. Processos Judiciais, 29
5. Pauta Julgamento, 31
6. Solicitação Acórdão, 32
7. Pesquisa parecer Jurídico, 33
8. Trâmite de Processos, 33.
Gerência de Patrimônio, Material e Serviços - GPMS 36
1. Solicitação de material de consumo, 37

2. Compra Direta de material de consumo, 38
3. Patrimônio mobiliário, 39
4. Conserto/Reparo de bens móveis, 41
5. Inventário, 42
6. Agendamento de veículos e condutores, 43
Gerência de Documentação e Arquivo - GDA 44
1. Gestão Documentacional, 45
2. Tabela de temporalidade de documentos 45
Como transferir os documentos intermediários ao arquivo central
Como transferir os documentos de guarda permanente ao arquivo
central
Como recolher documentos permanentes
Como eliminar os documentos
Como Empréstimo de Documentos do Arquivo Central
DGP - Departamento de Gestão de Pessoas - 56
1. Ajuda de Custo (Auxílio Mudança) – Membros e Servidores, 58

2. Aposentadoria – Membros e Servidores, 59
3. Averbação de Tempo de Serviço - Membros e Servidores,...60
4. Certidão
4.1. Certidão de Férias e Licença Prêmio - Membros e Servidores, 61
4
4.2. Certidão de Tempo de Contribuição e Serviço - Membros e
Servidores, 62
5. Diárias - Membros e Servidores, 63
6. Férias - Membros e Servidores, 65
6.1 Indenização de Férias - Membros e Servidores, 67
7. Relatório/Folha de Frequência – Servidores, 68
8. Jornada de trabalho
8.1. Hora Especial para estudante, 69
9. Licença:
9.1. Licença para tratamento de Saúde - Membros e Servidores, 70
9.2. Licença para tratamento de Saúde em pessoas da família -
Membros e Servidores, 72
9.3. Licença para tratamento de interesse particular - Servidores, 74
9.4. Licença para tratamento de interesse particular - Membros, 75
9.5. Licença Casamento - Membros e Servidores, 76
9.6. Licença por motivo de afastamento do cônjuge - Servidores, 77
9.7. Licença Maternidade, 78
9.8. Licença para aleitamento de filho, 79
9.9. Licença Paternidade, 80
9.10. Licença a adotante ou por guarda judicial - Membros e Servidores, 81
10. Pensão
10.1. Pensão Alimentícia – Membros e Servidores, 82
10.2. Pensão por falecimento – Membros e Servidores, 83
11. Remoção de Servidor, 84
12. Substituição de Servidor Ocupante de cargo em comissão, 85
Departamento de Planejamento e Gestão - DEPLAN 86
1. Planejamento Descentralizado, 88
2. Convênios e Contratos, 91
5
Departamento Financeiro - DEFIN 94
1. Adiantamento, 96
2. Relatório de Viagem/Diárias, 104
Departamento de Tecnologia da Informação - DTI 106
1. Suporte Técnico, 108

2. Sistemas, 112
3. Alteração de Sistemas, 113
4. Treinamento de Sistemas próprios, 114
5. Senha de acesso ao INFOSEG, 115
6. Cadastramento de usuários da rede interna da PGJ, 116
7. Desligamento de usuários na rede interna da PGJ, 118
8. Revalidação de senha de usuário, 119
Anexo 120
Anexo I
6
APRESENTAÇÃO
No esteio da diretriz de eficiência e modernização administrativa, a

Administração da Procuradoria Geral de Justiça intensifica o apoio
logístico necessário ao eficaz cumprimento das suas atividades.
Nesse contexto, o Departamento de Planejamento e Gestão,

considerando, inclusive, as dificuldades encontradas pelos
Departamentos da Procuradoria Geral de Justiça e Promotorias –
notadamente nas comarcas mais distantes da Capital – na
operacionalização de ações de ordem administrativa, resolveu
padronizar e difundir as rotinas administrativas de cada área,
consubstanciando no presente Manual as informações básicas da
matéria, nas situações mais comuns às necessidades demonstradas.
É importante salientar que estas informações não se caracterizam

como um trabalho final, estático, mas passível de atualização sempre
que necessário. Assim, o presente trabalho está aberto a sugestões
de conteúdo ou de forma que possam contribuir para o
aprimoramento desta iniciativa.
Enfim, a elaboração e divulgação deste Manual têm o propósito de

contribuir para a melhoria dos serviços administrativos, com reflexo
no aprimoramento da prestação jurisdicional oferecida à
comunidade.
Departamento de Planejamento e Gestão
7
Sumário
DIRETRIZES GERAIS
1.Todos os pedidos de natureza administrativa realizados por

Membros ou Servidores, deverão ser formulados através de
requerimento eletrônico, via sistema GEDOC endereçado a
Gerência de Atendimento e Expediente – GAEXP, para
encaminhamento aos setores competentes.
OBS: Não se inclui na condição acima: Relatório/Folha de freqüência,

Solicitação/reparos em celulares institucionais, Solicitações de alterações
de sistemas, Cadastramento/desligamento de usuários na rede interna,
Revalidação de senhas que podem ser feitas diretamente às áreas
responsáveis, por e-mail ou CI, conforme orienta o presente manual.
2.Os pedidos realizados por Membros ou Servidores que não

possuam o sistema GEDOC, poderão ser enviados via e-mail, CI
ou fax-símile, caso em que o encaminhamento do original se faz
imprescindível.
8
Sumário
Diretoria Geral
-DG-
O presente Manual tem por objetivo disciplinar e orientar o trâmite de

pedidos de natureza administrativa externados por Membros e
Servidores deste Ministério Público relativos aos produtos gerados
pelas unidades que compõem a Administração Sistêmica e Serviços
de Apoio Administrativo à atividade institucional da área meio,
conforme dispõe o item 3.2, art. 6º, da Lei 8.229 de 07/12/2004.
Para efeito do que estabelece o supracitado item, a Diretoria Geral é o

órgão ao qual compete coordenar e supervisionar as unidades
administrativas que a compõem, visando o suporte técnico-
administrativo e considerando a necessidade de:
Fortalecer a integração das atividades administrativas;

Facilitar a orientação e o controle da execução dessas atividades;
Promover mecanismos que contribuam para maior agilidade,
racionalização de custos e eficiência administrativa.
9
Sumário
DIRETORIA
GERAL
Assessoria Comissão de
Especial Licitação
Comissão de
Concurso
Departamento Departamento Departamento Departamento Departamento

de Apoio de Gestão de de Financeiro de Tecnologia
Administrativo Pessoas Planejamento da Informação
e Gestão
PRODUTOS:
Autorizações e encaminhamentos de ordem administrativa

Expedição de documentos
Atendimento ao público interno e externo
Acompanhamento de informações sobre a gestão de planos, programas,
projetos,convênios, contratos, recursos humanos, tecnológicos, orçamentários,
financeiros e contábeis, materiais, patrimoniais, logística e da segurança
institucional.
Recolhimento, organização, preservação, empréstimo e destinação da
documentação armazenada e recebida dos órgãos e/ou unidades administrativas
em geral, na forma da legislação vigente.
Na seqüência, apresentamos os produtos mais complexos e usuais

dos Departamentos que compõem a Diretoria Geral.
10
Sumário
Departamento de Apoio
Administrativo
-DAA-
O Departamento de Apoio Administrativo, como órgão de

administração sistêmica, tem como missão coordenar as
atividades de recebimento e expedição de documentos e
materiais, execução de serviços de manutenção em geral,
transportes, segurança, controle e conservação patrimonial, do
Ministério Público do Estado de Mato Grosso.
11
Sumário
DAA
Gerência de Gerência de Gerência de Gerência de Gerência de

Documentaç Atendimento Patrimônio, Segurança Manutenção
ão e Arquivo e Material e Institucional e Transporte
expediente Serviços.
PRODUTOS:
Atendimento ao público interno e externo;

Instrução dos processos diretos/licitatórios para fins de aquisição de materiais e
bens patrimoniais;
Acompanhamento de contratos e outros ajustes;
Gerenciamento dos serviços de recebimento, distribuição e tramitação de
documentos (processos judiciais, administrativos, documentos internos e
externos);
Gerenciamento das informações sobre a localização e tramitação de processos
e documentos;
Encaminhamento/distribuição de pauta de julgamento;
Gerenciamento das informações do sistema Jade (Patrimônio, Material,
Transporte e Serviços);
Monitoramento da segurança institucional.
Na seqüência, apresentamos os produtos mais complexos e usuais do

Departamento de Apoio Administrativo – DAA.
12
Sumário
1. APARELHOS CELULARES
INSTITUCIONAIS
O que são Celulares Institucionais

Linhas telefônicas móveis disponibilizadas aos membros, visando facilitar a
comunicação institucional.
Como Solicitar Nova Linha

Solicitar através de CI ou e-mail (do Lotus Notes), destinado ao
Departamento de Apoio Administrativo, indicando a finalidade (uso do
promotor, plantão, etc.).
A solicitação será levada ao conhecimento da Diretoria Geral para análise:
Em caso positivo, o DAA solicitará junto à operadora a configuração de

uma nova linha e a disponibilidade de um aparelho, devidamente habilitada.
Em caso negativo, o DAA comunicará ao solicitante as razões do

indeferimento, mas de qualquer forma registrará a solicitação como
pendente.
Como Comunicar a Perda ou Furto/Roubo

O interessado deverá comunicar com a maior brevidade possível (no
primeiro momento por telefone), depois através de CI ou e-mail destinado
ao Departamento de Apoio Administrativo, encaminhando o Boletim de
Ocorrência comprobatório da perda/extravio, furto ou roubo.
Nessa oportunidade será questionado se pretende continuar com o

mesmo número de celular.
13
Sumário
O DAA acionará a operadora para fazer imediatamente o bloqueio da
linha e solicitar, conforme a preferência do usuário, outro aparelho com a
mesma linha ou nova linha/aparelho.
O usuário assinará termo de entrega, atestando o recebimento do

aparelho já habilitado.
A alteração será lançada imediatamente na lista de números e

divulgada a todos os usuários.
O que fazer se o Aparelho/Linha apresentar

problemas
Os problemas apresentados pelo aparelho devem ser imediatamente
comunicados ao DAA, que entrará em contato com a operadora para
solucioná-lo.
Se a linha trouxer algum incômodo ao usuário (divulgação indesejada),

o portador do celular deverá comunicar ao DAA, para que o departamento
busque junto à operadora a imediata substituição.
Em qualquer caso de entrega de aparelho, o usuário assina um Termo

de Entrega, que especifica o nº. do celular e a data do recebimento.
Como se procede ao Controle das Faturas

As faturas mensais são individualmente lançadas no sistema Jade -
Sistema Integrado de Apoio Administrativo, utilizado pelo DAA para
acompanhamento do consumo de materiais, controle do patrimônio, da
frota, dos custos em geral, como por exemplo, faturas de telefonia fixa e
móvel, correio.
O histórico lançado no sistema é disponibilizado na intranet, e as

faturas encaminhadas via correio, em caso de ocorrência de excedentes.
Os valores que estiverem aparentemente em desacordo com a

realidade do consumo são imediatamente contestados, por escrito, e
remetido à operadora.
14
Sumário
2. PROCESSOS LICITATÓRIOS
O que é Processo Licitatório

Procedimento obrigatório pelo qual são realizadas aquisições, contratação
de serviços, realização de obras, etc., cujo valor ultrapasse os limites
impostos pela Lei de Licitações (8.666/93).
Como Solicitar a Abertura/Acompanhamento

A solicitação do Processo Licitatório é feita pelo DAA sempre que
solicitado e /ou constatada a necessidade de contratação de serviços ou
aquisição de materiais de consumo e permanente, entre outros.
Deverá ser feita por meio de CI, especificando o objeto a ser licitado,
contendo a lista de materiais/serviços (objeto da licitação) com os
quantitativos, valores/custo (média de mercado) demonstrada através dos
orçamentos colhidos (no mínimo três orçamentos).
Em caso de serviços continuados, o Termo de Referência deverá

especificar a periodicidade, além das ações.
Os autos serão encaminhados à Diretoria Geral para definição da

modalidade de licitação e em seguida direcionados à respectiva Comissão
(Licitação/Pregão), com, no mínimo, 30 (trinta) dias de antecedência.
Após a emissão do Empenho e a assinatura do Contrato, o processo

fica aguardando cumprimento (realização do serviço, entrega do material,
etc) no DAA, exceto os relativos à obra, que ficarão sob o acompanhamento
do setor de engenharia e os relativos à informática, que serão
acompanhados pelo Departamento de Tecnologia da Informação.
15
Sumário
A cada pagamento (quando parcelado) o processo será encaminhado
ao DEFIN para liquidação e, em havendo necessidade de sua continuidade,
o mesmo retorna ao DAA e só ficará definitivamente arquivado no
Departamento Financeiro quando findadas as liquidações e totalmente
atendido o objeto do contrato.
As solicitações de prorrogação de prazo, aditamento de valor, etc,

serão solicitadas pelo DAA, encaminhadas à Diretoria Geral para análise e
providências.
3. CONTROLE DE FOTOCÓPIAS
Como se efetua o Controle

Contrato de locação de fotocopiadoras para atender a demanda da PGJ e
Promotorias de Justiça da Capital e do Interior do Estado. Atualmente
atende a PGJ e as Promotorias de Justiça de 3ª Entrância e Especial.
Como Solicitar o Serviço

A solicitação do serviço é por meio de requisição assinada pelo
chefe/responsável do departamento/setor, especificando a quantidade e a
natureza das cópias.
Encaminhar, impreterivelmente todo mês, um relatório, assinado pelo
Promotor Coordenador, contendo as cópias extraídas, solicitante, data e
natureza do documento fotocopiado.
Respeitar, em qualquer caso, o limite contratado para cada unidade.
Como se processa internamente
16
Sumário
Mensalmente é feita a leitura individualizada (por solicitante) das
máquinas.
Os números de cópias apuradas são traduzidos em gráficos que ficam

arquivados no DAA.
O DAA faz o monitoramento do número de fotocópias executados por

máquina, a fim de acompanhar a franquia permitida no contrato e evitar
excedentes.
4. ACOMPANHAMENTO DE CONTRATOS DE
PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS
Serviços de Atendimento e Apoio

Contratos para realização dos serviços de recepcionistas, office-boys na
PGJ e Promotorias de Justiça da Capital e Interior do Estado, que possuem
sede própria ou alugada.
Compromisso do DAA
Apoio direto aos office-boys e recepcionistas, efetuando as
substituições esporádicas em caso de férias, e solicitando as substituições
definitivas nos casos em que se fizer necessário.
Serviços de Limpeza
Contrato firmado para execução de serviços de limpeza na Procuradoria-
Geral de Justiça, Promotorias de Justiça de Entrância Especial e do interior
do Estado que tem sede própria ou alugada.
17
Sumário
Compromisso do DAA
Monitoramento das atividades desenvolvidas pela encarregada e seus
funcionários;
O DAA encaminha as Reclamações e Solicitações, por escrito, à

Empresa a fim de garantir o fiel cumprimento do Contrato e o Termo de
Referência;
Acompanhamento do contrato para prestação de serviços de limpeza
nas Promotorias de Justiça do Interior, através do contato com os
servidores das Promotorias responsáveis pelo acompanhamento direto dos
serviços e repasse das dúvidas e reclamações ao representante da
Empresa/Entidade.
Serviços de Segurança e Vigilância

Contrato firmado para prestação de serviços de vigilância e segurança ou
monitoramento eletrônico na PGJ, Promotorias de Justiça da Capital e
Interior do Estado, que possuem sede própria ou alugada.
Compromisso do DAA
Contato com os seguranças durante os feriados e finais de semana
para evitar ou contornar eventualidades.
Gerenciamento da documentação de todos os fatos que ocorrem

referentes à segurança das sedes contempladas no Contrato.
Recebimento de reclamações de comportamentos inadequados por

parte dos seguranças, bem como o repasse documentado das informações
para providências por parte da empresa.
Estudo periódico para inclusão de sedes em construção ou alugadas.
Serviços de Telefonia Fixa

Acompanhamento direto dos serviços de telefonia fixa em todas as
unidades da Procuradoria-Geral de Justiça.
18
Sumário
Compromisso do DAA
Recebimento de solicitações e abertura de chamadas para conserto de
ramais, instalações de novas linhas, bem como solicitações de bloqueio ou
acessos em linhas específicas, configuração de senhas de bloqueio e
desbloqueio.
Acompanhamento mensal via sistema, do consumo por unidade.
Serviços de Entrega e Montagem de Móveis

adquiridos pela PGJ
Acompanhamento da execução do contrato cujo objeto seja aquisição de
móveis para as unidades da PGJ, quanto à entrega e montagem no prazo
estipulado, bem como o encaminhamento das Notas Fiscais para o atesto
do recebimento e remessa ao DEFIN para pagamento.
Compromisso do DAA
Acompanhamento junto ao fornecedor do cronograma de entrega e
montagem de móveis.
O servidor ou membro responsável pelo recebimento deverá comunicar

imediatamente (por telefone ou e-mail) ao DAA acerca do estado dos
móveis recebidos, se estão em perfeitas condições e na quantidade certa,
bem como atestar na Promotoria, se de posse da nota fiscal. Caso não a
possua, encaminhar certidão que ateste o recebimento dos materiais.
Caso tenham chegado desmontados, o departamento agenda com o

fornecedor e com o responsável (na unidade) a data mais apropriada para
montagem dos móveis.
O DAA atesta (em conjunto com quem recebe o bem/serviço) as notas

fiscais referentes às aquisições e envio ao DEFIN para pagamento.
Encaminhamento das informações à GPMTS para providências quanto

aos lançamentos no Jade e envio dos registros patrimoniais – RP’s.
19
Sumário
Dúvidas e Reclamações
As dúvidas e reclamações por parte de Membros e Servidores devem ser
encaminhadas, via e-mail ou telefone, com urgência ao DAA para a tomada
das providências cabíveis.
As ocorrências envolvendo funcionários terceirizados deverão ser

informadas imediatamente ao DAA para adoção de providências cabíveis.
20
Sumário
Gerência de Atendimento e
Expediente
-GAEXP-
A Gerência de Atendimento e Expediente, como unidade do

Departamento de Apoio Administrativo, tem como missão
coordenar, triar, ordenar, recepcionar, encaminhar e expedir
documentos e processos às unidades competentes, visando o
melhor atendimento aos usuários.
21
Sumário
1. ENCAMINHAMENTO DE PEDIDOS OU
DOCUMENTOS
Como Encaminhar um Pedido ou Documento à

GAEXP
Os pedidos ou documentos poderão ser encaminhados pessoalmente, via
correio, fax (65 – 3644-2409) ou e-mail (gaexp@mp.mt.gov.br).
Se o pedido ou documento for encaminhado por fax ou e-mail e,

posteriormente o original for remetido pelo correio, é necessário que vá com
a informação de que já houve a remessa anterior, para evitar a
duplicidade de autuações e registros, o que geraria a demora no
atendimento da solicitação.
Como Encaminhar via e-mail ou fax

Mediante Requerimento ou CI, aos cuidados da GAEXP.

O Gerente da GAEXP tem que se encarregar de abrir o e-mail do
setor, pelo menos 3 (três) vezes ao dia;
Havendo alguma solicitação encaminhada via e-mail, esta é impressa

e encaminhada para o local onde ficam os documentos a serem analisados;
São recebidos também documentos via fax. Após seu recebimento, são
encaminhados para fotocopiagem e depois para o local onde ficam os
documentos a serem analisados;
22
Sumário
Como Protocolizar Pedido e Documento
O público interno ou externo tem que se dirigir ao guichê de
atendimento, onde serão atendidos pelos servidores da GAEXP;
Estes servidores analisam o documento que está sendo protocolado,

para ver se realmente, deverá ser entregue nesta Instituição;
Após o recebimento do documento, o mesmo é analisado novamente.

Se é resposta de ofício enviado pela Instituição, o documento é
encaminhado ao destinatário, via office boy, através de protocolo interno;
Se o documento é relativo aos servidores, como pedido de férias,

diária, por exemplo, os mesmos são encaminhados para registro no
GEDOC, realizado pelos servidores do GAEXP;
Antes de realizar esse registro, é imprescindível que os servidores

da GAEXP façam a triagem no sistema para saber se já não existe
documento idêntico registrado. Caso ainda não esteja registrado, o
documento é escaneado, autuado, registrado e encaminhado para o
responsável pela análise do documento;
Se o pedido de realização de perícia técnica, tendo como destinatário o

CAOP, também será registrado no GEAP;
Quaisquer outras espécies de denúncias também serão registradas no

GEAP e encaminhadas ao setor competente.
Se o documento protocolizado tratar-se de denúncia, referente à

pessoa com foro por prerrogativa de função, o documento é encaminhado
ao servidor responsável que realiza a autuação e registro no sistema GEAP
e encaminha o procedimento ao NACO;
Tratando-se de qualquer outra espécie de denúncia ou representação,

esta deverá ser registrada no GEAP e encaminhada ao gabinete do
Procurador-Geral de Justiça;
Também serão registradas no GEAP, as solicitações de perícias

técnicas, posteriormente enviadas ao CAOP, e os procedimentos
provenientes das Promotorias de Justiça, endereçados ao Conselho
Superior do Ministério Público.
23
Sumário
2. SERVIÇO DE CORRESPONDÊNCIA
O que é o Serviço de Correspondência

A Gerência de Atendimento e Expediente é responsável pelo recebimento e
encaminhamento das correspondências referentes à Procuradoria-Geral de
Justiça e as Promotorias de Justiça.
Como utilizar o Serviço

As correspondências da instituição para serem encaminhadas: via
correios, via office-boy ou via motorista, devem estar dentro de
envelopes e já endereçadas, antes de ser entregues na GAEXP (maior
movimento no período da manhã);
Se o recibo tiver que ser dada pela GAEXP, o envelope deverá estar
aberto para conferência.
Para que a correspondência seja encaminhada no mesmo dia, esta

deverá ser entregue na GAEXP até as 10 horas;
Se o remetente desejar que a correspondência seja encaminhada via

SEDEX ou AR, estes termos devem constar no canto superior direito do
envelope;
Se houver cópia do documento a ser remetido, o envelope deverá vir

aberto para emissão de carimbo de recebido pela GAEXP.

A Gerência de Atendimento e Expediente é responsável pela abertura
das correspondências endereçadas à Diretoria-Geral e ao Procurador-Geral
de Justiça. Abertas as correspondências, estas serão analisadas, sendo
24
Sumário
separadas as respostas de ofícios dos procedimentos já existentes, e, após,
encaminhadas ao destinatário;
No que concerne às correspondências identificadas como “sigilosas” ou

“confidenciais”, estas deverão ser encaminhadas lacradas ao destinatário,
através de protocolo interno;
As correspondências encaminhadas aos demais setores serão

recebidas pela GAEXP e encaminhadas fechadas aos referidos
destinatários, via protocolo interno;
O motorista recolhe as correspondências por volta das 10h30min,

envia aos correios e entrega aquelas de cunho pessoal em mãos;
No período vespertino as correspondências são preparadas pelo

servidor da GAEXP para serem encaminhadas no dia seguinte, portanto
somente as correspondências encaminhadas a GAEXP até as 10h00
seguem para o correio no mesmo dia.
Às 14h30min os funcionários dos correios trazem as correspondências

encaminhadas via sedex;
25
Sumário
3. AUTUAÇÃO E REGISTRO DE
DOCUMENTOS
O que é Autuação
Autuar é colocar capa nos documentos protocolados.
Como registrar um documento

Extraem-se os dados constantes do documento e com eles,
completam-se os campos fornecidos pelo sistema, que gera um número
para aquele procedimento e uma etiqueta com o resumo dos dados
registrados;
Os documentos confidenciais serão registrados no sistema com as

devidas cautelas, recebendo o carimbo de “confidencial”;
Os documentos relativos a idosos receberão o carimbo de “atendimento

preferencial”, de acordo com a Lei nº 10.741/2003 (Estatuto do Idoso).
Check List GEDOC

Visando a padronização do registro no sistema GEDOC, as seguintes
orientações devem ser seguidas:
1. PESQUISAR: Pesquisar no sistema se o documento já tem registro, se já tem

informar o número e com quem está se não, escanear e registrar;
2. ESCANEAR: Escanear o documento até a assinatura do remetente, exceto nos
casos de orçamentos, que devem ser escaneadas todas as folhas;
3. AUTUAR: Autuar é colocar capa e numerar o procedimento;
26
Sumário
3.1. Capa Rosa: A capa rosa é utilizada para autuação, única e exclusiva,
dos procedimentos do Conselho Superior do Ministério Público (Ex: Promoção,
Remoção, Pedidos de Homologação de Arquivamento);
3.2. Capa Azul: Para todos os outros procedimentos;
4. REGISTRAR: Registrar somente em letras maiúsculas e sem abreviações;
4.1. Origem: A origem é sempre o setor ou órgão de onde vem o

documento;
4.2. Data: A data do documento é sempre a data do ofício, exceto os que

têm mais de um ano, colocar a data atual;
4.3. Remetente: Remetente é quem assina o documento;
4.4. Interessado: Interessado é quem será beneficiado com a solicitação;
4.5. Requerente: Requerente é o cargo de quem assinou o documento.

Não constando o cargo, repetir a origem;
4.6. Requerido: Requerido é o cargo de quem consta como destinatário;
4.7. Resumo: Resumo é explicar do que se trata o documento de forma

sintetizada, constando os termos essenciais para o entendimento do
pedido/documento;
4.8. Número de Origem: Número de origem é o número fornecido pelo

protocolador mecânico da GAEXP, que deve ser inserido no campo específico;
4.9. E-Mail do Interessado: Colocar e-mail do interessado, para

recebimento de informações e acompanhamento do procedimento.
5. NUMERAÇÃO: os procedimentos serão numerados contando-se a capa, no

entanto somente será aposto o carimbo a partir da primeira folha do processo.
5.1. Apenas os procedimentos que serão encaminhados de pronto à

Diretoria-Geral ou Corregedoria-Geral, devem ser numerados pela
GAEXP;
5.1.1. Os procedimentos devem observar o limite máximo de 200 folhas por
volume. Se for necessário abrir um próximo volume, o primeiro encerra-
se com o “Termo de Encerramento” e o próximo inicia-se com o “Termo
de Abertura”.
27
Sumário
Padronização de Termos mais comuns no
Registro de Documentos/GEDOC
1. DIÁRIAS: número de diárias + trecho de deslocamento + dias específicos;
2. FÉRIAS DE MEMBROS: tipo (individuais, coletivas ou compensatórias) +

período aquisitivo + período de gozo;
3. FÉRIAS DE SERVIDORES: tipo (regulamentares) + período aquisitivo +

período de gozo;
4. LICENÇA PARA TRATAMENTO DE SAÚDE: número de dias + data inicial (a

partir de);
5. LICENÇA CASAMENTO, LUTO, PATERNIDADE E MATERNIDADE: data de

início;
6. AVERBAÇÃO DE TEMPO DE SERVIÇO DE SERVIDOR: indicar o período.
7. LICENÇA-PRÊMIO: período aquisitivo + período a ser gozado (determinado ou

oportuno);
8. ORÇAMENTO: especificar as empresas + finalidade (adquirir o que?);
9. PEDIDO DE MATERIAL: especificar o material + destinação (para onde);
10. ADIANTAMENTO: valor + finalidade (para que?);
11. PROGRESSÃO FUNCIONAL: justificativa (em razão de);
12. REMOÇÃO: critério (antigüidade ou merecimento) + Promotoria;
13. PROMOÇÃO: critério (antigüidade ou merecimento) + Promotoria;
14. DESLIGAMENTO DE ESTÁGIO: local em que exerce + data (a partir de);
15. CONVÊNIO E TERMO ADITIVO DE CONVÊNIO: nº do Convênio + partes

(firmado entre);
16. ENCAMINHAMENTO: o quê? + finalidade;
17. APOSENTADORIA: tipo (voluntária ou compulsória);
18. EXONERAÇÃO: cargo + data (a partir de);
19. AFASTAMENTO PARA TRATAR DE INTERESSES PARTICULARES: data

inicial (a partir de);
20. REPRESENTAÇÃO: quem está sendo representado + motivo (por que);
28
Sumário
4. PROCESSOS JUDICIAS
Como se tramita internamente
Chegada do malote entre 15h15 e 15h40;
Abertura das malas e retirada dos processos (servidores do TJ);
Conferência dos processos listados nas cargas vindas do TJ e,

conseqüentemente, o seu recebimento;
Separação dos processos: registrados e não registrados;
Dentre os não registrados, separam-se aqueles afetos ao NACO, para o

registro no sistema GEAP;
Os registros são verificados, para a colocação de folha de vista, post-it

e tramitação eletrônica para o Procurador vinculado ou em sua
ausência, para outro Procurador, responsável pela mesma Câmara.
Os não registrados criminais são encaminhados para um servidor

especifico da GAEXP, que providencia os registros no SEAP, colocação
de post-it e folhas de vista;
Os não registrados cíveis são encaminhados para um servidor

especifico da GAEXP, que providencia os registros no SEAP, colocação
de post-it e folhas de vista;
Após os registros, os processos são repassados para o Gerente que

separa os processos com dependência dos demais.
29
Sumário
Como se procede a Distribuição
Começa-se a distribuição, primeiramente dos processos criminais, por serem

processos com prazos exíguos para parecer. A distribuição é feita da seguinte
forma:
1. Os processos com dependência são consultados no sistema para se

verificar para qual Procurador será distribuído, pela vinculação prevista no
§4º, artigo 6º, da Resolução n.º006/2003;
2. Depois de feita distribuição dos processos com dependência, passa-se a

distribuição automática dos demais processos criminais;
3. Finda a distribuição dos processos criminais, repete-se o procedimento

com os processos cíveis, separando-se os processos com dependência,
consultando-os no sistema e distribuindo-se aos Procuradores vinculados.
Os processos sem dependência são distribuídos automaticamente pelo
sistema;
4. Os processos são separados por Procurador;
5. São retirados os relatórios de remessa de processos para os Gabinetes;
6. Os Assessores são avisados (via telefone ou novell) que os processos

estão prontos para serem pegos ou os processos são levados pelo Office
Boy dependendo de sua disponibilidade;
7. Os Assessores vêm até a GAEXP, conferem seus processos nos

relatórios, assinam os relatórios, deixam uma via e levam outra,
juntamente com os processos;
8. Os Procuradores manifestam-se nos processos, os Assessores gravam os

pareceres no sistema, devolvem os processos eletronicamente para o
servidor da GAEXP e trazem os processos físicos de volta à GAEXP,
juntamente com os relatórios de devolução;
9. Os processos trazidos pelos Assessores são conferidos pela servidora,

que recebe, assina o relatório, devolve uma via ao Assessor e arquiva
outra em pasta própria na GAEXP;
10. Os processos são enviados para um servidor específico da GAEXP, que

procede a “juntada” e a “remessa” (colocação de folhas e parecer) nos
autos;
11. Logo após, os processos são conferidos, recebidos eletronicamente e
tramitados para a devida Câmara no Tribunal de Justiça;
30
Sumário
12. Depois da tramitação de todos os processos, recebidos até as 14h, o
servidor da GAEXP retira os relatórios do sistema, referente a cada setor
do TJ, organizando os processos, cada um com seu relatório.
13. Os servidores do TJ pegam os processos, conferem e assinam os

relatórios, que são arquivados em pasta própria na GAEXP e levam os
processos de volta ao Tribunal de Justiça.
5. PAUTA DE JULGAMENTO
DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA
Como se procede a Pauta de Julgamento
Os Procuradores que atuam na área cível e criminal estão divididos por

Câmaras, onde se revezam entre eles nas sessões. Quem fica
responsável por elaborar a escala mensal de comparecimento as
sessões de julgamento do TJ, é um servidor específico da GAEXP, que
faz isso todo inicio de mês e leva ao conhecimento dos Procuradores;
Obs.: com relação às sessões das câmaras criminais reunidas, será feito
um sorteio no início do ano para estabelecer a escala anual.
As pautas de julgamento chegam durante todo o dia, não tendo horário

certo. Elas vêm via e-mail, ou via malote do TJ;
São recebidas por um servidor da GAEXP, que prontamente imprime-as

e separa os pareceres proferidos pelos Procuradores naqueles
processos que serão julgados na data marcada;
Os pareceres são retirados via SEAP, GEAP ou PROTOC, ou quando

não está em nenhum desses sistemas, a servidora pesquisa na rede a
pasta do Procurador que proferiu o parecer. Quando, mesmo assim, o
parecer não é encontrado, ela entra em contato com o Assessor do
Procurador em questão e solicita uma cópia;
31
Sumário
Depois de juntada de todos os pareceres referentes aquela sessão de
julgamento, os mesmo são organizados na ordem do julgamento e
colocados em envelope. No envelope, a servidora escreve o dia, o
horário e o Plenário onde se realizará a Sessão;
Depois de tudo pronto, a servidora entrega o envelope ao Procurador

responsável pela sessão.
6. SOLICITAÇÃO DE ACÓRDÃO AO
TRIBUNAL DE JUSTIÇA
Como solicitar acórdão ao TJ

- Há dois casos mais freqüentes:
1º - O Procurador de Justiça, para elaborar algum parecer relacionado à

processo já julgado pelo TJ/MT, entra em contato com o Gerente da
GAEXP e solicita cópia de acórdão, informando o número do processo;
2º - Promotor de Justiça entra em contato com a GAEXP para solicitar cópia

de acórdão, referente em processo que ele atuou, para saber qual foi o
desfecho da lide, ou para utilizar-se da jurisprudência firmada, em caso
semelhante.
EM AMBOS OS CASOS:
A Gerente da GAEXP verifica por meio do site do TJ/MT

(www.tj.mt.gov.br), a Secretaria a que pertence o referido processo;
Após este verificação, entra em contato via telefone com o responsável

pela Secretaria onde se encontra o processo e solicita cópia do
acórdão;
A referida cópia é encaminhada à GAEXP via malote ou via faz. Assim

que recebida, esta é encaminhada ao Procurador/Promotor solicitante.
32
Sumário
7. PESQUISA DE PARECER JURÍDICO
Como solicitar a Pesquisa
O Procurador de Justiça, por meio de sua Assessoria, solicita pesquisa

e localização de parecer;
A pesquisa é realizada no sistema SEAP, por um servidor da GAEXP;
O parecer é impresso ou enviado por meio de e-mail ao Procurador

solicitante.
8. TRÂMITE DE PROCEDIMENTOS
Como tramitar documentos na PGJ

Após o registro dos documentos, os mesmos são tramitados para o setor
competente ao atendimento da solicitação emanada.
33
Sumário
Para o Conselho Superior do Ministério Público - CSMP seguem:
Procedimentos vindos das Promotorias de Justiça e submetidos, por

disposição legal, ao CSMP.
Para o Gabinete do Procurador-Geral de Justiça - PGJ seguem:
Denúncias
Encaminhamentos de documentos diversos
Reclamações
Pedidos de aposentadoria (membro e servidor)
Pedidos de exoneração (membro e servidor)
Pedidos de afastamento para tratar de interesses particulares (membro
e servidor)
Representações
Pedidos de nomeação
Pedidos relativos a obras e instalações
OBS: Para o Gabinete do PGJ, também são encaminhados os convites e as

respostas de ofícios, que somente são autuados e registrados a pedido da
assessoria do PGJ.
Para a Corregedoria-Geral, seguem:
Pedidos de diárias (membro)

Pedidos de férias (membro)
Pedidos de licenças (membro)
Pedidos de remoção
Pedidos de promoção
Requerimento de Estágio
Para o Núcleo de Ações de Competência Originária – NACO, seguem:
Procedimentos do GEAP relativos às pessoas com foro por prerrogativa

de função.
Para o Centro de Apoio Operacional às Promotorias - CAOP, seguem:
Requerimentos de perícias.
34
Sumário
Para a Diretoria-Geral, seguem:
Convênios
Termo de aditamento de Convênios
Pedidos de diárias (servidor)
Pedidos de diárias ou adiantamentos para servidores ou membros do
GAECO (caráter de urgência)
Solicitação de materiais e contratações de serviços
Pedidos de adiantamento
Pedidos de férias (servidor)
Pedidos de horário especial;
Pedidos de progressão funcional
Pedidos de licença em geral
Pedidos de averbação (servidor)
Para o Departamento de Apoio Administrativo, seguem:
Notas Fiscais/Recibos
35
Sumário
GERÊNCIA DE
PATRIMÔNIO, MATERIAL E
SERVIÇOS
-GPMS-
Gerência de Patrimônio, Material, Transporte e Serviços, como

unidade do Departamento de Apoio Administrativo tem como
missão prover e controlar os bens, materiais, serviços gerais e
de transportes, zelando pelo patrimônio da Instituição e
garantindo o seu pleno funcionamento.
36
Sumário
1. SOLICITAÇÃO DE MATERIAL DE
CONSUMO
Material Abrangente para solicitação
Material existente no Almoxarifado da GPMTS, adquirido através de

Licitação, para atender as PROJUS e PGJ.
Informações adicionais
Só serão atendidas as solicitações de novos cartuchos para impressora
mediante a entrega do cartucho anterior vazio.
Como Solicitar
Mediante CI, via GEDOC, Fax ou e-mail à GMPTS.
Prazo para Entrega do material

Capital e Várzea Grande: 2 (dois) dias úteis, contados a partir do
recebimento da solicitação.
Demais Comarcas: 5 (cinco) dias úteis a partir do recebimento da

solicitação, atendendo o itinerário do correio.
37
Sumário
2. COMPRA DIRETA DE MATERIAL DE
CONSUMO
O que é Material de Consumo

Por material de consumo, pode-se definir aquele que, em razão de seu uso
corrente e de definição da Lei n°. 4.320/64, perde sua identidade física e/ou
tem sua utilização limitada em dois anos. São definidos como despesas de
custeio, da categoria econômica despesas correntes.
O que é Compra Direta

Aquisição de materiais ou serviços com dispensa de licitação pelo valor
previsto no artigo 24, inciso II, da Lei Federal n° 8.666/93.
Embasamento Legal
Art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal.
Lei Federal n° 8.666/93.
Como Solicitar
Mediante CI, encaminhada para a Diretoria Geral, via GEDOC
Prazo para Entrega do material

10 (dez) dias úteis, contados a partir da data do recebimento do pedido.
38
Sumário
3. PATRIMÔNIO MOBILIÁRIO
O que é Patrimônio Mobiliário

São todos os equipamentos e materiais permanentes que, em razão da
utilização, não perdem a identidade física e constituem meio para a
produção de outros bens e serviços. São as coisas corpóreas que se
podem remover sem dano, por força própria ou alheia, com exceção das
que acedem aos imóveis.
Para efeito de identificação e inventário, os bens móveis receberão

números próprios de registro patrimonial - RP.
Controle e Fiscalização
O controle efetivo dos bens patrimoniais da instituição será realizado
pelo DAA juntamente com a GPMTS;
O DAA e a GPMTS deverão manter atualizado o módulo do Sistema de

Controle de bens móveis e imóveis (sistema Jade), evidenciando de forma
clara e objetiva, a especificação correta do bem em linguagem padronizada,
o valor histórico ou de avaliação, o nome atualizado do responsável pelo
bem e outros elementos por ventura cabíveis;
A substituição de peças, acessórios ou componentes de um bem

patrimonial, capaz de alterar sua identificação, será obrigatoriamente
comunicada a GPMTS, para os devidos ajustes;
O DAA, juntamente com a GPMTS, poderão realizar inspeções e fazer

verificações físicas, no sentido de evitar que bens móveis e imóveis
ociosos, supérfluos, anti-econômicos, excedentes ou em condições de
alienação sejam mantidos em estoque ou sem uso, bem como informar à
autoridade superior qualquer tipo de irregularidade como roubo, furto,
sinistro, uso indevido, abandono e apropriação indébita.
39
Sumário
Movimentação e Transferência
É expressamente proibida a movimentação de bens patrimoniais, sem
a anuência ou controle por parte da GPMTS;
Toda e qualquer movimentação de bens, incluindo mudança de salas,

unidades ou órgãos, será precedida de autorização e acompanhamento do
Patrimônio;
A movimentação ou transferência de bens móveis entre as várias

unidades do mesmo órgão, será processada mediante o preenchimento da
Solicitação de Transferência de Bens, devendo ser assinada pelo setor
solicitante, com destino a GPMTS;
A GPMTS, de posse da Solicitação de Transferência de Bens,

providenciará a entrega do bem ao setor solicitante.
Como Solicitar
Solicitar através de CI, via GEDOC. Não há prazo definido, mas a
solicitação deverá ser prévia considerando a data de inauguração de
comarca, remoção ou promoção de membros, entrada em exercício de
servidor ou estagiário, etc.;
As solicitações de móveis e equipamentos (materiais permanentes em

geral) serão lançadas no sistema Jade – Módulo patrimônio, com as
informações relativas ao número do documento (CI), solicitante e data;
As pendências serão revistas sempre que for dado início a processo

licitatório para aquisição de material permanente;
A solicitação será lançada como atendida pela GPMTS, quando do

atendimento, e constará do sistema o número de RP, data de tombamento,
n.º da Nota Fiscal referente à aquisição, etc.;
Se a aquisição for por meio de licitação, a entrega do bem ficará a

cargo do fornecedor vencedor do certame, no prazo estabelecido no
contrato, devendo o responsável pelo recebimento comunicar
imediatamente o DAA, remetendo Nota Fiscal devidamente atestada pelo
Promotor ou Servidor.
40
Sumário
4. CONSERTO/REPARO DE BENS MÓVEIS E
IMÓVEIS
Conservação e Reparação
Quando ocorrer a necessidade de reparo, pintura ou reforma de
qualquer bem, a GPMTS deverá diligenciar no sentido de que o número de
registro patrimonial seja mantido intacto ou imediatamente restabelecido
para fins de pronta identificação;
Os bens móveis em estoque, provenientes de recolhimento ou

devolução, deverão ser mantidos em perfeito estado de conservação e
condições de uso, cabendo a GPMTS a guarda e armazenamento;
Se os serviços de reparo e conserto de bens, se revelarem inoportunos

e inconvenientes aos interesses do Ministério Público, a GPMTS, em
circunstância do relatório, deverá propor a sua baixa patrimonial;
Idênticas providências devem ser tomadas pelos responsáveis por

bens patrimoniais em uso, sejam por iniciativa própria ou por recomendação
da GPMTS.
Como Solicitar o Conserto/Reparo
Mediante CI encaminhada à GPMTS, documento GEDOC; ou e-mail
O deslocamento ou movimentação de qualquer bem patrimonial para fins de

conserto ou reparo, só poderá ser feito pela GPMTS, acompanhado da competente
documentação e autorização de saída, devendo ainda o responsável pelo conserto
ou reparo, passar recibo e assumir a responsabilidade pela guarda e adequada
conservação pelo tempo em que permanecer em seu poder.
Prazo atender o serviço

10(dez) dias úteis
41
Sumário
5. INVENTÁRIO
O que é Inventário
É o levantamento geral dos bens móveis e imóveis de cada Unidade
Administrativa que compõe a estrutura formal do Ministério Público do
Estado de Mato Grosso.
A realização do inventário objetiva basicamente:
Verificar a existência física dos bens;

Possibilitar o levantamento global do acervo patrimonial;
Manter permanentemente atualizados os registros e levantamentos
efetuados;
Confirmar as responsabilidades pela guarda de bens patrimoniais;
Permitir a conferência e atualização dos bens patrimoniais, no mínimo,
por ocasião do encerramento dos exercícios.
Os inventários dos bens patrimoniais pertencentes ao Ministério Público do

Estado de Mato Grosso ou sob guarda e administração, poderão ser
efetuados em 2 (duas) hipóteses:
Inicial: Entende-se como Inventário Inicial, aquele que o órgão ou

unidade administrativa deve realizar para conhecer e controlar os bens
móveis e imóveis que recebeu, assim como os que possui em decorrência
de recebimento, transferência, doação, empréstimo, compra ou qualquer
outra modalidade de ingresso, dentro do 1º (primeiro) ano de seu
funcionamento.
Anual: Inventário Anual é aquele em que a Administração deve

proceder para prestação de contas e verificação se os bens existentes
coincidem com os constantes do último exercício, mais os incorporados,
menos os baixados ou transferidos, mais os recebidos através de
transferência.
42
Sumário
6. AGENDAMENTO DE VEÍCULOS E
CONDUTORES
O que é agendamento de veículos e condutores
É a disponibilização de veículos e condutores respectivos para atender as

diligências externas, bem como as viagens ao interior do Estado, das
Promotorias de Justiça e Procuradoria-Geral de Justiça.
A GPMTS deverá estabelecer programação diária de saídas dos veículos

permitindo maior rapidez, controle, economia e racionalização do uso.
Todas as particularidades pertinentes ao uso e guarda dos veículos, bem

como as obrigações dos condutores consta da Normativa de Frotas
(ANEXO I).
Como Solicitar o agendamento
Mediante CI, encaminhada à GPMTS, via GEDOC.
Prazo para solicitar o agendamento

As viagens deverão ser requeridas com antecedência para a elaboração da
programação, vistoria do veículo e abastecimento, de acordo com os
prazos:
Para serviço em Cuiabá e Várzea Grande, 24 horas de antecedência.

Sendo o uso imediato, conforme a disponibilidade de veículo e motorista.
Para viagens as demais regiões do Estado de Mato Grosso, 05 dias.
43
Sumário
Gerência de Documentação
e Arquivo
-GDA-
A Gerência de Documentação e Arquivo-GDA, como unidade do

Departamento de Apoio Administrativo, tem como missão
promover a gestão e o recolhimento dos documentos
produzidos pelo Ministério Público do Estado de Mato Grosso,
preservar e facilitar o acesso aos documentos sob a sua guarda
e acompanhar e implementar a política arquivística na
Instituição.
44
Sumário
1. O QUE É GESTÃO DOCUMENTAL?
Gestão Documental
Conjunto de operações que norteiam o fluxo dos documentos gerados,

desde a sua origem no protocolo, até a sua destinação final. Nesse
processo estão incluídas ações referentes ao planejamento, controle das
atividades de produção, classificação e recuperação, descrição e difusão,
proteção e preservação.
2. O QUE É TABELA DE TEMPORALIDADE

DE DOCUMENTOS?
Tabela de temporalidade
É o instrumento de destinação documental que determina os prazos para a

transferência, recolhimento, eliminação ou guarda permanente dos
documentos.
Prazos de Guarda – refere-se ao tempo necessário para a guarda dos

documentos nas fases corrente e intermediária, para atender às
necessidades da administração que os produziu. Subdivide-se nos
seguintes campos:
o Arquivo Corrente – indicação do período em que os documentos

deverão ficar arquivados junto ao órgão gerador, por serem
45
Sumário
freqüentemente consultados;
o Arquivo Intermediário – identificação do período em que os

documentos que ainda são necessários à administração geradora,
porém consultados com menor freqüência, podem ser transferidos
para a guarda e destinação do Arquivo Central.
o Arquivo permanente – identificação dos documentos que devem

ser permanentemente conservados no Arquivo Central, por
apresentarem informações de interesse da Instituição;
o Eliminação – aponta os documentos que devem ser eliminados

após o vencimento dos prazos de guarda;
Como transferir os documentos intermediários ao

arquivo central
Encaminhar os documentos mediante termo de transferência de
documentos
Consultar a tabela de temporalidade;
Ordenar os documentos selecionados (documentos intermediários e

permanentes), mantendo a classificação;
Os documentos guardados no órgão e que estejam acondicionados em

pastas suspensas e pastas AZ devem ser remanejados para caixas - Box,
separando os diferentes tipos documentais ou séries com guias divisórias;
Identificar o conteúdo das caixas utilizando etiqueta padronizada para

caixa - Box de arquivo intermediário (cf. Anexo 04);
Preencher o Termo de Transferência;
Imprimir e assinar duas cópias do Termo de Transferência;
Agendar com o Arquivo Central;
Encaminhar os documentos e as cópias impressas do Termo de

Transferência ao Arquivo Central, ficando uma cópia assinada com o órgão
46
Sumário
que transferiu a documentação e outra com a Gerência de Documentação e
Arquivo (GDA);
Encaminhar os documentos à Gerência de Documentação e Arquivo.
Aguardar que a Gerência faça a conferência dos documentos e

incorpore a documentação no acervo do Arquivo Central.
Atenção: A Gerência de Documentação e Arquivo somente receberá os

documentos que estiverem de acordo com os prazos de guarda definidos
na Tabela de Temporalidade e obedecerem às exigências mínimas de
organização citadas nas orientações.
Como transferir os documentos de guarda

permanente ao arquivo central
Encaminhar os documentos mediante termo de recolhimento de
documentos:
É o instrumento de registro e controle dos documentos enviados ao
Arquivo Central para guarda permanente. Ex. Documentos das Promotorias
de Justiça.
O Termo de Recolhimento contêm os mesmos campos do Termo de
Transferência e seguirá a mesma rotina de preenchimento e confirmação.
TERMO DE RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS
Respon Unidade: Data do

sável: Preenchimento: ___ /____/___
Datas-Limite:
Série: Subsérie: Tipo Documental: Ano Ano Observação: Ação:
Inicial: Final:
Quantidade: Unidade de Medida:
Como recolher os documentos permanentes

Consultar a Tabela de Temporalidade;
Ordenar somente os documentos que estiverem dentro dos prazos de
guarda permanente, mantendo a classificação;
47
Sumário
o Os documentos que estiverem dentro de pastas suspensas e
pastas AZ devem ser separados por diferentes tipos documentais
ou séries com guias divisórias e acondicionados em caixas - Box,
identificadas por etiquetas padronizadas para arquivo
intermediário (cf. Anexo 04).
o Identificar o conteúdo das caixas utilizando etiqueta padronizada

para caixa - Box de arquivo intermediário (cf. Anexo 04);
o Preencher o Termo de Recolhimento de Documentos;
o Imprimir duas cópias do Termo de Recolhimento de Documentos

e colher a assinatura do responsável pelo setor;
o Agendar com a Gerência de Documentação e Arquivo;
o Encaminhar os documentos e as cópias impressas do Termo de

Recolhimento ao Arquivo Central, ficando uma cópia assinada
com o órgão que transferiu a documentação e outra com a
Gerência de Documentação e Arquivo;
o Aguardar que o Arquivo Central faça a conferência dos

documentos e incorpore a documentação em seu acervo.
Atenção:
As Promotorias de Justiça não remeterão documentação em fase

intermediária para o Arquivo Central.
O Arquivo Central somente receberá os documentos que estiverem de

acordo com os prazos de guarda definidos na Tabela de Temporalidade e
obedecerem às exigências mínimas de organização citadas nas
orientações.
Como eliminar os documentos

Deve proceder-se o controle dos documentos eliminados, de acordo com a
política de descarte da PGJ/MP-MT.
Procuradorias e Promotorias que dispuserem de equipamento de

picotagem e unidades de reciclagem na localidade:
48
Sumário
Selecionar os documentos a serem eliminados de acordo com a Tabela
de Temporalidade;
Preencher a Listagem de Eliminação de Documentos de forma clara e

completa;
Imprimir a Listagem de Eliminação e encaminhá-la ao Arquivo Central,

assinada e datada pela chefia do setor com nome legível (enviar o
documento por e-mail também – arquivo@mp.mt.gov.br);
Aguardar a confirmação da conferência da Listagem de Eliminação

pelo Arquivo Central e a devolução da mesma assinada e datada pela
Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos;
Preencher o Termo de Eliminação de Documentos de forma clara

enviando uma cópia ao arquivo@mp.mt.gov.br;
Proceder à eliminação dos documentos em fase corrente e encaminhar

os resíduos sólidos para unidades de reciclagem ou à Comissão
Permanente de Resíduos Sólidos, caso esta venha a ser constituída no
âmbito do MP/MT;
Procuradorias e Promotorias que não dispuserem de equipamento de

picotagem e unidades de reciclagem na localidade:
Consultar a Tabela de Temporalidade de Documentos;
Identificar os documentos destinados à eliminação pela Tabela de

Documentos;
Colocar os documentos destinados à eliminação em caixas - Box

devidamente identificadas por etiquetas padronizadas para arquivo
intermediário (cf. Anexo 04);
Preencher a Listagem de Eliminação de Documentos de forma clara e

completa;
Imprimir a Listagem de Eliminação dos Documentos e colher a

assinatura da chefia do setor, com nome legível;
Mandar os documentos e a Listagem de Eliminação para o Arquivo

Central;
Aguardar, e caso necessário, acompanhar o processo de eliminação, a

ser realizada pelo Arquivo Central.
49
Sumário
Informação sobre o Termo de Eliminação de
Documentos
O Termo de Eliminação possui os seguintes campos, de preenchimento
obrigatório:
TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS N.º ____/________
Aos ____ dias do mês de _______________ do ano de _______, o/a

______________________________ (indicar o nome da unidade/setor/assessoria responsável
pela eliminação), de acordo com a Tabela de Temporalidade de Documentos do Ministério
Público de Mato Grosso, homologada pelo Procurador-Geral de Justiça e publicada no Diário
Oficial do Estado aos ____/____/_______, e o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos
publicado pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos no Diário Oficial do Estado
de Mato Grosso aos ____/____/_______, procedeu à eliminação dos documentos abaixo
relacionados:
Datas-Limite:
Série: Subsérie: Tipo Documental: Ano Ano Observação:
Inicial: Final:
Quantidade: Unidade de Medida:
Empréstimo de Documentos do Arquivo Central

O Termo de Empréstimo de Documentos é o instrumento de controle
interno dos empréstimos efetuados pelo Arquivo Central aos
órgãos/setores/assessorias do MP/PGJ-MT. Possui os seguintes campos
de preenchimento:
TERMO DE EMPRÉSTIMO DE DOCUMENTOS
Respon Unidade: Data do

sável: Preenchimento: ___ /____/___
Data de
Devolução: ___ /____/___
Série: Subsérie: Tipo Documental: N.º Protocolo: Observação:
50
Sumário
Local/Data Local/Data
___________, ___/___/___ ___________, ___/___/___
Assinatura legível de servidor lotado no Arquivo

Assinatura legível do requerente Central atestando a devolução dos documentos
Como Emprestar Documentos do Arquivo Central

Comunique-se com a Gerência de Documentação e Arquivo e solicite
as informações de que necessita. Ela procederá ao preenchimento e
impressão de duas cópias do termo de empréstimo, solicitará a assinatura
do responsável pelo empréstimo, ficando com uma das vias e entregando
outra que seguirá com a documentação solicitada.
Após a utilização da documentação, ela deverá ser imediatamente

devolvida ao acervo do Arquivo Central, que atestará a reposição da
documentação.
ANEXOS
Anexo 1- Etiqueta padrão de Pasta Suspensa para arquivo corrente
Veículos
Apólice de Seguro e cartão
Pálio – IBZ 44222
51
Sumário
Anexo 2 - Etiqueta padrão de Pasta AZ para arquivo corrente
DEFIN
OFÍCIOS
EMITIDOS E RECEBIDOS
2007
52
Sumário
Anexo 3 – Etiqueta padrão de Caixa - Box para arquivo corrente
Ministério Público do Estado de Mato Grosso

Procuradoria Geral de Justiça
GAEXP
PROTOCOLO
DATAS- LIMITE: 2010 CAIXA Nº: 01
53
Sumário
Anexo 4 – Etiqueta
eta padrão de Caixa - Box para arquivo intermediário

Procuradoria Geral de Justiça
DIRETORIA GERAL
SÉRIE
PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO
SUBSÉRIE
Organização e Funcionamento
Plano de Trabalho Anual – PTA

Proposta Orçamentária
Projeto
DATAS-LIMITE: A2007-P2017
CAIXA Nº: 01
Nº DE DOCS: 30
54
Sumário
Informações sobre os elementos da caixa – Box
para Arquivo Intermediário
A caixa - Box para arquivo intermediário possue os seguintes

campos de preenchimento:
Série: Nome da Série conforme Plano de Classificação de

Documentos;
Subsérie: Nome da Subsérie conforme Plano de Classificação de

Documentos;
Tipo documental: Nome do Tipo Documental conforme o Plano de

Classificação de Documentos. Quando houver mais de um Tipo
Documental, deverão ser elencados um abaixo do outro;
Datas-Limite: Elemento de identificação cronológica em que são

indicados os anos do início e término do período abrangido por um conjunto
de documentos. No Arquivo Central são utilizadas datas-limites alfas-
numéricas para balisar o momento do “Arquive-se” dos de “Eliminação” ou
guarda “Permanente” de um conjunto documental. Ex: Arquivar em 2008
(A2008); Eliminar em 2008 (E2008); guarda Permanente a partir de 2008
(P2008);
Caixa N.º: Aponta o número da caixa de armazenamento da série;
N.º de Docs.: Elemento que indica a quantidade de documentos

armazenados na caixa.
Anexo 05: Modelo de Etiqueta para pasta de polionda e tubo de PVC.

NOME E TIMBRE DA NOME E TIMBRE DA INSTITUIÇÃO
INSTITUIÇÃO
NOME DO SETOR
NOME DO SETOR
TIPO DOCUMENTAL
TIPO DOCUMENTAL
DATAS-LIMITE
DATAS-LIMITE
55
Sumário
Departamento de Gestão de
Pessoas
-DGP-
O Departamento de Gestão de Pessoas, como órgão de

administração sistêmica, tem como missão promover a gestão
de pessoas, com excelência, respeito e ética, aplicando políticas
e soluções inovadoras no desenvolvimento do capital humano.
56
Sumário
DGP
Gerência de
Gerência de Controle e Gerência de
Pessoas Pagamento de Desenvolvimento
Pessoal
PRODUTOS:
Diárias - Membros e Servidores;

Férias (Concessão, Certidão, Suspensão e Indenização) - Membros e
Servidores;
Certidão:
Tempo de Contribuição/Serviço - Membros e Servidores;
Férias e Licença Prêmio – Membros e Servidores;
Averbação de Tempo de Serviço - Membros e Servidores;
Ajuda de Custo (Auxílio Mudança) - Membros;
Pensão:
Alimentícia - Membros e Servidores;
Por falecimento - Membros e Servidores;
Licença:
Para Tratamento de Saúde - Membros e Servidores;
Para Tratamento de Saúde de pessoa da família - Membros e Servidores;
Para Tratamento de Interesse Particular – Membros e Servidores;
Para Casamento - Membros e Servidores;
Por Motivo de Afastamento do Cônjuge - Servidores;
Maternidade - Membros e Servidoras;
Para Aleitamento de Filho;
Paternidade - Membros e Servidores;
A Adotante ou por Guarda - Membros e Servidores;
Relatório/Folha de Freqüência - Servidores;
Horário Especial para Estudante;
Remoção de Servidor;
Aposentadoria - Membros e Servidores;
Folha de Pagamento de pessoal;
Gestão de desempenho de servidores

Departamento de Gestão de Pessoas – DGP.
57
Sumário
1. AJUDA DE CUSTO (AUXÍLIO MUDANÇA)
Membros e Servidores
O que é Ajuda de Custo

Remuneração paga ao membro do MPE, para despesas de transporte e
mudança de uma comarca para outra.
Embasamento Legal
Art. 82, I, da Lei Complementar n° 27/93
Ato Administrativo n.º 246/2005 - PGJ
Ato Administrativo n.º 052/2007 - DGP
Como Solicitar
Mediante Requerimento endereçado ao Procurador-Geral de Justiça,
anexando ao pedido cópia do Ato de Promoção ou Remoção, do Contrato
de Locação (imóvel alugado) ou comprovante de Conta de Energia Elétrica,
telefone e etc. (imóvel próprio);
O Requerimento deve ser encaminhado ao GAEXP, via GEDOC.
Prazo para Solicitar

15 (quinze) dias antes da mudança.
58
Sumário
2. APOSENTADORIA
O que é Aposentadoria
Ato de conceder ao servidor/membro do MPE, aposentadoria por invalidez,
voluntária ou compulsória.
Embasamento Legal
Membros:
Art. 67, da Lei Complementar n° 27/93
Emenda Constitucional n° 41/2003
Servidores:
Art. 213, II e III, Lei Complementar n° 04/90 (servidor)
Emenda Constitucional n° 41/2003
Como Solicitar
anexando Certidão de Tempo de Contribuição;

Ao completar-se 30 (trinta) anos de contribuição (mulher) ou 35 (trinta e
cinco) anos (homem).
Informação Adicional
Conforme a necessidade, membros e servidores podem solicitar revisão de
Aposentadoria, naquilo que for de direito.
59
Sumário
3. AVERBAÇÃO DE TEMPO DE SERVIÇO
O que é Averbação de Tempo de Serviço

Ato de conceder ao Membro/Servidor do MPE, a contagem de tempo de
serviço ou contribuição averbado na ficha funcional.
Embasamento Legal
Membros:
Servidores:
Art. 127, 128 e 130, da Lei Complementar n° 04/90
Como Solicitar
anexando Certidão de Tempo de Serviço ou Contribuição (original);

Ao entrar em exercício do cargo para averbação de serviço público, ou após
05 (cinco) anos de efetivo exercício no cargo, para atividade privada, no
caso de servidor.
60
Sumário
4. CERTIDÃO
4.1. CERTIDÃO DE FÉRIAS E LICENÇA PRÊMIO

O que é Certidão de Férias e Licença Prêmio

Documento que certifica quantidade de férias/licença-prêmio, que membro
ou servidor tem disponível para gozo, averbado em sua ficha funcional.
Como Solicitar
Mediante Requerimento endereçado à Diretoria-Geral e encaminhado ao
GAEXP, via GEDOC.
Prazo para Entrega

15 (quinze) dias a partir da data do protocolo.
61
Sumário
4.2. CERTIDÃO DE TEMPO DE
CONTRIBUIÇÃO/SERVIÇO -
O que é Certidão de Tempo de Contribuição/

Serviço
Documento que certifica o tempo de contribuição/serviço, que
Membro/Servidor tem averbado em sua ficha funcional.
Como Solicitar
Mediante Requerimento endereçado ao Procurador-Geral de Justiça e
encaminhado ao GAEXP, via GEDOC.
Prazo para Entrega

15 (quinze) dias a partir da data do protocolo.
62
Sumário
5. DIÁRIAS -
O que é Diária
Indenização para cobrir despesas de pousada, alimentação, locomoção
urbana e rural, paga a servidor e membro que se afastar da sede em
caráter eventual ou transitório, para outro ponto do território mato-grossense
e de outras unidades da Federação.
Embasamento Legal
Artigos 79 e 80; da Lei Complementar 04/90;
Artigo 82 inciso IV e § 4º; da Lei Complementar 27/93;
Resolução nº 02/99-CPJ;
Of. Circ. nº 05/99-DG de 03/05/99.
Portaria nº 028/05- PGJ – D.O 22/02/05
Como Solicitar
A solicitação deverá ser feita mediante CI e encaminhada ao GAEXP, via
GEDOC.
Membros: (inclusive das comarcas do interior) devem encaminhar a

solicitação de diárias para o Procurador-Geral, quando se tratar de cursos,
seminários, congressos, reuniões de pólos e para a Corregedoria-Geral
quando se tratar designações, convocações.
Servidores: (inclusive das comarcas do interior) devem encaminhar à

Diretoria Geral através do superior imediato.
63
Sumário
Informações Indispensáveis para a Solicitação
Nome completo;
Cargo ou Função;
Período da viagem;
Localidades de destino;
Especificar a finalidade do deslocamento.
Informações Adicionais
O número máximo de diárias é de até 8 (oito) em cada mês, salvo nos
casos de extrema necessidade do serviço e mediante prévia autorização,
caso em que poderá ser emitida até 15 (quinze) diárias.
A devolução de diárias não utilizadas é de até 5 (cinco) dias, contados

da desistência.
O comprovante bancário original da devolução de diárias deverá ser

encaminhado ao Departamento Financeiro - DEFIN, juntamente com a CI
que justifique os motivos da não utilização destas, informando o número da
Ordem de Serviço.
O Relatório de Viagem deverá ser encaminhado ao DEFIN,

devidamente preenchido, sendo que a data de emissão do Relatório de
Viagem é de até 5 (cinco) dias após o último dia da viagem.

10 (dez) dias antes do início do deslocamento.
Não será paga diária a posteriori.
64
Sumário
6. FÉRIAS
O que são Férias

Interrupção de trabalho para descanso, após ter completado 12 (doze)
meses de efetivo exercício.
Embasamento Legal
Membros:
Arts. 82, XI, 83, I, 84 § 1º, da Lei Complementar n° 27/93;
Art. 99 §1°, da Lei Complementar nº 04/90;
Ato n° 306/2005-PGJ
Servidores:
Arts. 97,98 e 99, da Lei Complementar n° 04/90;
Art. 3°, parágrafo único, da Lei 8.391/2005;
Portaria Interna nº 142/2006
Como Solicitar
Membros: mediante Requerimento endereçado ao Procurador-Geral de
Justiça.
Servidores: mediante Requerimento, endereçado à Diretoria-Geral,

com a devida autorização pelo superior imediato.
65
Sumário
Recebendo o adicional de férias, o servidor deverá gozá-las, em pelo
menos metade do período a ser concedido.
Só será pago o adicional àqueles servidores que não dispõem de férias

acumuladas a serem gozadas, independentemente de terem concluído seu
período aquisitivo.
Não será concedido o adiantamento dos valores pagos, a título de ½ de

adicional das férias, antes do período previsto em lei.

Membros:
- 30 (trinta) dias antes do início do gozo das férias;
Servidores:
- 30 (trinta) dias antes do início do gozo das férias;
66
Sumário
6.1. INDENIZAÇÃO DE FÉRIAS
O que é Indenização de férias

Remuneração paga ao Membro/Servidor, em virtude de sua aposentadoria
ou desligamento.
Embasamento Legal
Membros:
Art. 85, § 1º, da Lei Complementar n° 27/93.
Servidores:
Art. 19, do Decreto nº 1.317/03
Como Solicitar
Mediante Requerimento endereçado ao Procurador-Geral de Justiça
(Membro) e à Diretoria-Geral (Servidor);
67
Sumário
7. RELATÓRIO/FOLHA DE FREQUÊNCIA
Servidores
O que é Folha/Relatório de Frequência

Documento que comprova a frequência mensal dos servidores do MPE,
mediante registros de entrada e saída do local de trabalho.
Embasamento Legal
Art. 25, parágrafo único, da Lei 8.229/04.
Prazo para Entrega

Até o dia 10(dez) do mês subseqüente.
A Folha de Freqüência é disponibilizada pelo Departamento de Gestão de
Pessoas. Deve ser encaminhada, em via original, devidamente assinada
pelo servidor contendo o visto do Chefe Imediato.
O Relatório de Freqüências é disponibilizado pelo Departamento de Gestão

de Pessoas através do sistema eletrônico de ponto e deve ser
encaminhado, em via original, devidamente assinado pelo servidor
contendo o visto do Chefe Imediato.
68
Sumário
8. JORNADA DE TRABALHO
8.1. HORÁRIO ESPECIAL PARA ESTUDANTE
O que é Horário Especial para Estudante

Ato de conceder ao servidor do MPE, horário-especial, quando comprovada
incompatibilidade entre o horário escolar e o da Instituição, sem prejuízo do
exercício do cargo.
Embasamento Legal
Art. 125, da Lei Complementar n° 04/90.
Como Solicitar
Mediante Requerimento endereçado à Diretoria-Geral, com a anuência do
Chefe Imediato, juntando Atestado Escolar, planilha de carga horária e
especificando como será feita a compensação de horários, respeitada a
duração semanal do trabalho.
Prazo para Entrega da Solicitação

15 (quinze) dias antes do início do pedido de concessão.
69
Sumário
9. LICENÇA
9.1. LICENÇA PARA TRATAMENTO DE SAÚDE

O que é Licença para Tratamento de Saúde

Afastamento concedido, pelo PGJ, ao membro, ou pela Diretoria, ao
servidor, a fim de que possa tratar de sua saúde, através da prescrição
médica.
Embasamento Legal
Membros:
Art. 83, II, da Lei Complementar n° 27/93;
Resolução n° 10/94-CPJ
Servidores:
Art. 230, da Lei Complementar nº 04/90;
Art. 23, do Decreto Governamental nº 5263/2002
Ato Administrativo nº 259/2006-PGJ
Como Solicitar
Membros: mediante Requerimento endereçado ao Procurador-Geral
de Justiça.
Servidores: mediante Requerimento endereçado à Diretoria-Geral.
70
Sumário
Membros: A contar do início do afastamento, até 02 dias

acompanhado de Atestado Médico. Após 15 dias de afastamento,
apresentar Atestado da Perícia Médica.
Servidores: A contar do início do afastamento, até 02 dias ou

48(quarenta e oito) horas, acompanhado de Atestado Médico. Após 05 dias
de afastamento, apresentar Atestado da Perícia Médica.
71
Sumário
9.2. LICENÇA TRATAMENTO DE SAÚDE EM
PESSOA DA FAMILIA
O que é Licença para Tratamento de Saúde em

Pessoa da Família
Afastamento concedido ao Membro ou Servidor, a fim de que possa
acompanhar pessoa da família para tratar de saúde, conforme prescrição
médica.
Embasamento Legal
Membros:
Art. 83, III, da Lei Complementar n° 27/93;
Resolução n° 10/94-CPJ.
Servidores:
Art. 61, do Decreto Governamental nº 5263/2002
Ato Administrativo nº 259/2006-PGJ
Como Solicitar
Membros: mediante Requerimento endereçado ao Procurador-Geral
de Justiça.
Servidores: mediante Requerimento endereçado à Diretoria-Geral.
72
Sumário
Membros: A contar do início do afastamento, até 02 dias

acompanhado de Atestado Médico. Após 15 dias de afastamento,
apresentar Atestado da Perícia Médica.
Servidores: A contar do início do afastamento, até 02 dias ou

48(quarenta e oito) horas, acompanhado de Atestado Médico. Após 05 dias
de afastamento, apresentar Atestado da Perícia Médica.
73
Sumário
9.3.LICENÇA PARA TRATAMENTO DE
INTERESSE PARTICULAR
Servidores
O que é Licença para Tratamento de Interesse

Particular
Afastamento concedido ao servidor efetivo, no prazo máximo de 02 (dois)
anos consecutivos, depois de cumprido o estágio probatório.
Embasamento Legal
Como Solicitar

30 (trinta) dias antes do início da licença.
O servidor deve aguardar a publicação da licença no exercício do cargo.
A licença poderá ser interrompida a qualquer tempo, a pedido do

servidor ou por necessidade da administração.
74
Sumário
9.4. LICENÇA PARA TRATAMENTO DE
INTERESSE PARTICULAR
Membros
O que é Licença para Tratamento de Interesse

Particular
Afastamento concedido ao membro do Ministério Público do Estado.
Embasamento Legal
Artigo 3º, da Lei Complementar nº 241/06;
Artigo 252, da Lei nº 4.964/85
COJE – Código de Organização Judiciária do Estado de Mato-Grosso
Como Solicitar

15 (quinze) dias antes do início da licença.
O membro deve aguardar a publicação da licença no exercício do cargo.
75
Sumário
9.5. LICENÇA CASAMENTO
O que é Licença Casamento

Ato de conceder ao Membro/Servidor do MPE, 08 (oito) dias consecutivos a
partir da data do casamento.
Embasamento Legal
Membros:
Art. 83, VII, da Lei Complementar n° 27/93;
Art. 52, VI, da Lei Federal n° 8.625/93.
Servidores:
Art. 124, III, alínea “a”, da Lei Complementar n° 04/90.
Como Solicitar
Mediante Requerimento endereçado ao Procurador-Geral de Justiça
(Membro), à Diretoria-Geral (Servidor), anexando Certidão de Casamento
posteriormente;

Até 10 (dez) dias antes de contrair núpcias.
76
Sumário
9.6. LICENÇA POR MOTIVO DE
AFASTAMENTO DO CÔNJUGE
Servidores
O que é Licença por motivo de afastamento do

Cônjuge
Ato de conceder ao servidor licença para acompanhar o cônjuge ou
companheiro que for deslocado para outro ponto do território nacional, para
o exterior ou por exercício de mandato eletivo dos poderes Executivo ou
Legislativo.
Embasamento Legal
Como Solicitar
juntando documento comprobatório da transferência do cônjuge;

30 (trinta) dias antes do início da licença.
77
Sumário
9.7. LICENÇA MATERNIDADE
Procuradoras, Promotoras e Servidoras
O que é Licença Maternidade

Afastamento concedido às Procuradoras de Justiça, Promotoras de Justiça
e Servidoras, por 120 (cento e vinte) dias consecutivos, sem prejuízo da
remuneração podendo ter início no 1° dia do 9° mês de gestação, salvo em
caso de antecipação por prescrição.
Embasamento Legal
Procuradoras e Promotoras:
Art. 83, IV, da Lei Complementar n° 27/93.
Servidoras:
Art. 235, § 1º, da Lei Complementar n° 04/90.
Como Solicitar
Procuradoras e Promotoras: mediante Requerimento endereçado ao
Procurador-Geral de Justiça, juntando Atestado Médico da Junta Pericial e,
posteriormente, Certidão de Nascimento.
Servidoras: mediante Requerimento endereçado à Diretoria-Geral,

juntando Atestado Médico da Junta Pericial e, posteriormente, Certidão de
Nascimento.

Até 10 (dez) dias antes do início da licença.
78
Sumário
9.8. LICENÇA PARA ALEITAMENTO DE
FILHO
Servidores
O que é Licença para aleitamento de filho

Ato de conceder à servidora até 01 (uma) hora diária para ausentar-se do
trabalho com a finalidade de amamentar seu filho recém-nascido.
Embasamento Legal
Como Solicitar
Mediante Requerimento endereçado à Diretoria-Geral.

Até 10 (dez) dias antes do início da licença.
79
Sumário
9.9. LICENÇA PATERNIDADE
Procuradores, Promotores e Servidores
O que é Licença Paternidade

Ato de conceder ao Procurador, Promotor ou Servidor do MPE, afastamento
de 05 (cinco) dias consecutivos, pelo nascimento de seu filho.
Embasamento Legal
Procuradores e Promotores:
Art. 83, inciso V, da Lei Complementar n° 27/93, regulamentada pela
Resolução n° 09/94-CPJ.
Servidores:
Art. 7°, inciso XIX, da Constituição Federal de1988.
Como Solicitar
Procuradores e Promotores: mediante Requerimento endereçado ao
Procurador-Geral de Justiça, anexando Certidão de Nascimento no ato do
pedido ou posteriormente.
Servidores: mediante Requerimento endereçado a Diretoria-Geral,

juntando Certidão de Nascimento no Ato do pedido, ou posteriormente, com
ciência do Chefe Imediato.

Na data do nascimento.
80
Sumário
9.10. LICENÇA A ADOTANTE OU POR
GUARDA JUDICIAL
Procuradoras, Promotoras e Servidoras
O que é Licença a Adotante ou por Guarda

Judicial
Afastamento concedido às Procuradoras de Justiça, Promotoras de Justiça
ou Servidoras do MPE, sem prejuízo da remuneração, para adoção ou
guarda.
Embasamento Legal
Procuradoras e Promotoras:
Art. 83, XI, da Lei Complementar n° 27/93.
Servidoras:
Como Solicitar
Procuradoras e Promotoras: mediante Requerimento endereçado ao
Procurador-Geral de Justiça, anexando decisão judicial (Certidão Judicial).
Servidoras: mediante Requerimento endereçado à Diretoria-Geral,

anexando decisão judicial (Certidão Judicial).

10 (dez) dias antes do início da licença.
81
Sumário
10. PENSÃO
10.1. PENSÃO ALIMENTÍCIA
O que é Pensão Alimentícia

Benefício concedido à ex-cônjuge, filho de Membro/Servidor, mediante a
decisão judicial.
Embasamento Legal
Arts. 1694 e 1710, do Código Civil.
Como Solicitar
anexando a decisão judicial;

20 (vinte) dias.
Informação Adicional
Conforme a necessidade, membros e servidores podem solicitar revisão da
Pensão, naquilo que for de direito.
82
Sumário
10.2. PENSÃO POR FALECIMENTO
O que é Pensão por Morte

Ato de conceder aos familiares de membro/servidor, pensão em razão do
falecimento de integrante do MPE.
Embasamento Legal
Membros:
Servidores:
Como Solicitar
juntando cópia da Certidão de Óbito;

Até 08(oito) dias, após o falecimento.
83
Sumário
11. REMOÇÃO DE SERVIDOR
O que é Remoção de Servidor

Ato de conceder ao servidor efetivo do MPE, remoção definitiva ou
temporária, obedecendo aos critérios estabelecidos em lei.
Embasamento Legal
Art. 51, da Lei Complementar n° 04/90;
Art. 20, da Lei n° 8.229/2004.
Como Solicitar
Mediante Requerimento endereçado ao Procurador-Geral de Justiça, com a
anuência do Chefe imediato.

30 (trinta) dias de antecedência.
84
Sumário
12. SUBSTITUIÇÃO DE SERVIDOR
OCUPANTE DE CARGO EM COMISSÃO
O que é Substituição de Servidor ocupante de

cargo em comissão
É a substituição do titular de cargo de provimento em comissão com
pagamento da remuneração devida ao servidor do MPE.
Embasamento Legal
Arts. 22 a 24, da Lei n° 8.229/2004.
Como Solicitar
Mediante CI endereçada à Diretoria-Geral e encaminhada ao GAEXP, via
GEDOC.

10 (dez) dias antes do início do afastamento titular.
Informação adicional
O substituto assumirá, automaticamente, o exercício da função de direção
ou chefia nos afastamentos ou impedimentos regulamentares do titular;
Todo substituto legal deverá fazer parte da Unidade Administrativa, e

cumprir as exigências específicas da função que será assumida.
85
Sumário
Departamento de
Planejamento e Gestão
-DEPLAN-
O Departamento de Planejamento e Gestão, como órgão de

administração sistêmica, tem como missão promover a
integração da execução orçamentária com a elaboração dos
instrumentos legais de Planejamento, Projetos/convênios,
contratos e a melhoria dos sistemas administrativos.
86
Sumário
Departamento de
Planejamento e
Gestão
Gerência de Gerência de Gerência de Gerência de

Planejamento e Gestão. Convênios, Desenvolvimento
Execução Contratos. e Projetos.
Orçamentária.
PRODUTOS:
Plano Estratégico
PTA (Plano de Trabalho Anual) e Proposta orçamentária anual
Gestão da Execução orçamentária
Gestão de Projetos/Convênios, contratos e outros ajustes
Gestão Institucional
Relatórios gerenciais
87
Sumário
Departamento de Planejamento e Gestão.
1. PLANEJAMENTO DESCENTRALIZADO
O que é Planejamento Descentralizado

Constitui-se em um processo de participação direta da Instituição na
definição de prioridades da área de atuação e administrativas
concomitantemente à elaboração do orçamento, tendo por finalidade
estabelecer:
no Plano Plurianual, os Projetos/Atividades e metas da Instituição para

as despesas relativas aos programas de duração continuada;
na Lei de Diretrizes Orçamentárias, as prioridades da Instituição para o

exercício financeiro seguinte;
na Lei do Orçamento Anual e Plano de Trabalho Anual, a destinação de

recursos e o detalhamento das ações, para a concretização das metas e
prioridades estabelecidas nas diretrizes orçamentárias aprovadas.
Quem participa do planejamento

São instâncias de participação do planejamento descentralizado:
as Unidades Administrativas, que são formadas pelas Procuradorias,

Promotorias e Áreas Administrativas;
os Pólos Regionais, que são compostos pelas unidades administrativas,
considerando a localização geográfica;
Comitê de Gestão Compartilhada, que se constitui pela reunião dos
Pólos.
88
Sumário
O processo de planejamento descentralizado terá a participação de todas
as unidades administrativas com a organização em pólos e será
coordenado pelo Departamento de Planejamento e Gestão que constituirá
uma equipe de apoio técnico e logístico, que dará suporte a todas as fases
do processo como um todo.
Etapas de execução do planejamento

1ª etapa - Unidades Administrativas:
‘
Desenvolver o Estudo da realidade – informações externas (com apoio
do Departamento de Planejamento e Gestão);
levantar informações de controle interno sobre pessoal, estrutura física
(espaço físico – sede própria, móveis, computadores, aparelhos de fax,
PABX, demanda de capacitação com apoio do Departamento de
Planejamento e Gestão);
levantar informações da sua área de atuação (administrativa e técnico-
jurídico);
identificar os projetos prioritários, que deverão estar em consonância
com as áreas e ações inseridas no PPA/ LDO e preparar para as
discussões no Pólo.
2ª etapa – Fórum de discussão nos Pólos Regionais:
Definir as prioridades das atividades fins (conforme o estudo da

realidade de cada promotoria);
cada pólo identifica 02 projetos prioritários, que deverão estar em
consonância com as áreas e ações inseridas no PPA/LDO e remete à
apreciação do Comitê de Gestão Compartilhada na Procuradoria-
Geral de Justiça;
definir as prioridades administrativas (conforme as necessidades e
impactos causados em cada promotoria);
eleger um (01) representante do pólo para apresentação das
prioridades na reunião do Comitê de Gestão Compartilhada na
Procuradoria-Geral de Justiça.
3ª Etapa – Comitê de Gestão Compartilhada:
Informar o orçado e o realizado do ano anterior;

informar a disponibilidade orçamentária para manutenção;
89
Sumário
informar a disponibilidade para expansão (investimentos);
discutir e definir as prioridades das atividades fins (Cidadania, Criminal,
Infância e Juventude, Ambiental, Controle Externo da Atividade
Policial, Crime Organizado, Defesa da Administração Pública, da
Ordem Tributária e Atendimento ao Cidadão);
discutir e definir as prioridades administrativas.
4ª Etapa - Departamento de Planejamento e Gestão:
Consolidar as prioridades definidas;

encaminhar as prioridades para as Unidades Administrativas.
5ª Etapa – Unidades Administrativas:
Definir metas e indicadores para acompanhamento conforme as

prioridades;
elaborar os planos de ação;
encaminhar para Departamento de Planejamento e Gestão.
6ª Etapa – Departamento de Planejamento e Gestão:
Consolidar os Planos de ação, fazendo ajustes anuais com o PPA/

LDO, se necessário;
consolidar a proposta orçamentária;
encaminhar para aprovação;
retornar informações para as Unidades Administrativas para execução
do plano de ação;
acompanhar e avaliar a execução do plano de ação.
90
Sumário
2. CONVÊNIOS E
CONTRATOS
O que é Convênio
São acordos firmados por entidades públicas de qualquer espécie, ou entre
estas e organizações particulares, para realizações de objetivos de
interesse comum dos partícipes. O Termo Convênio pressupõe
transferências de recursos destinados a qualquer entidade ou Órgão.
Embasamento Legal
Arts. 23, parágrafo único e 241, da CF/88;
CE (arts. 47,V; 56; 129; §§ 6º e 7º, 187 e 236;
Art. 116, da Lei 8.666/93;
Arts. 52, 101 e 105, da LC Estadual nº 11/91;
Resolução nº 003/93 (Arts. 198 e 199, do Regimento Interno do TCE;
Art. 33, § 2º, do Decreto Federal nº 93.872/86;
IN nº 01/97 – STN;
IN nº 03/93 – STN;
Art. 4º, I, “f” e art. 25, da LRF nº 101/2000;
Art. 4º, I, “f”, da LRF (LDO do concedente);
Art. 10, § 1º, “b”, § 5º e art. 93, do Decreto-Lei nº 200/67;
IN SEPLAN/SEFAZ/AGE Nº 001/2005;
Decreto 5.028, de 11/01/05 – Sistema de Gestão de Convênios.
Como Solicitar
Mediante CI, via GEDOC, dirigido ao Procurador-Geral de Justiça.
91
Sumário
Conforme a necessidade.
Trâmite
Os termos de convênio normalmente são elaborados em 03 (três) vias,
sendo a primeira destinada ao processo interno, a segunda arquivada na
Gerência de Projetos/Convênios e Contratos no DEPLAN e a terceira
encaminhada ao Beneficiário.
Após a elaboração de minuta, o Termo é encaminhado para Assessoria

Jurídica para emissão de parecer, retornando ao Deplan, após deferimento
do Ordenador de Despesa, para consolidação do termo de convênio e
assinatura dos Conveniados.
Vigência
A vigência de um convênio é determinada pelo período de execução
expresso no Plano de Trabalho, ao qual serão acrescidos 30 (trinta) dias
para preparação e entrega da Prestação de Contas.
Prorrogação
A prorrogação de um convênio se dá pela assinatura de Termo Aditivo,
devendo a entidade solicitar com 60 (sessenta) dias de antecedência,
contados da data término da vigência do convênio, encaminhando ofício de
solicitação, com a justificativa para a prorrogação.
Ressalta-se que o Termo Aditivo só pode ser formalizado no período de

vigência do convênio.
92
Sumário
O que é Contrato
É todo e qualquer ajuste entre órgãos ou entidades da administração
pública e particulares, em que haja um acordo de vontades para a formação
de vínculo e a estipulação de obrigações recíprocas, seja qual for a
denominação utilizada.
Normalmente, a elaboração do Contrato surge após procedimento ou

processo licitatório, ou seja, a primeira solicitação é a contratação do
serviço ou aquisição do produto e não diretamente da celebração do
contrato em si.
Embasamento Legal
Constituição Federal, art. 37 caput, XXI, art. 70 e art. 167, § 1º;
Lei 3.071/16 (Código Civil) arts. 1.079 a 1.121, bem como as demais
disposições de direito privado;
Estatuto Licitatório (Lei 8.666/93);
Lei de Responsabilidade Fiscal (arts. 16; 32, § 1º e 42);
Decreto nº 200/69 (art. 80) e nº 93.872/86 (art. 33, § 2º);
Constituição Estadual (art. 47, XII, § 1º e art. 129, § 6º e 7º);
Lei Orgânica do TCE/MT (arts. 47, I, “b” e 50, § 2°);
Regimento Interno do TCE/MT (arts. 196; 197, § 3°; 198 e 199);
Lei n° 4.320/64 (arts. 58 a 65).

Conforme a necessidade.
93
Sumário
Departamento Financeiro
-DEFIN-
O Departamento Financeiro, como órgão de administração

sistêmica, tem como missão coordenar, controlar, registrar,
acompanhar a execução orçamentária e financeira dos recursos
liberados.
94
Sumário
DEFIN
Gerência de Tomada
Gerência de Gerência Financeira de Contas
Contabilidade
PRODUTOS:
Disponibilidade Orçamentária/ Financeira - LOA;

Empenho, Liquidação e Pagamento - Compras e Serviços, Diretos/Licitatórios;
Balancete Mensal Orçamentário-Financeiro;
Relatórios Bimestrais e Quadrimestrais Orçamentário-Financeiro;
Controle de Relatórios de Viagem (Diárias);
Relatórios de ISSQN;
Prestação de Contas de Adiantamentos, Convênios, Contratos e outros objetos;
Balanço Geral Anual Orçamentário-Financeiro, Patrimonial e Demonstrativo das
variações patrimoniais.
95
Sumário
Departamento Financeiro.
ADIANTAMENTO
O que é Adiantamento
É a entrega de numerário a membros ou servidores do Estado em efetivo

exercício. Os adiantamentos são procedimentos de EXCEÇÃO utilizados
para atender despesas de emergência ou que não possam ser
submetidas ao processo normal.
Os adiantamentos serão concedidos para:
1 - Despesas Miúdas de Pronto Pagamento;

2 - Despesas Eventuais da Promotoria;
3 - Despesas Extraordinárias ou Urgentes.
Ressalta-se que só se permitirá aquisição de materiais de consumo e

despesas com prestação de serviço desde que solicitados
separadamente e de acordo com a legislação.
Para melhor entendimento anexamos os modelos dos pedidos de

concessão para cada caso e a legislação específica (VER ANEXO II).
OBSERVE:
Toda vez que você quiser adquirir material através de adiantamento,

consulte primeiramente e por escrito o Departamento de Apoio
Administrativo/Gerência de Patrimônio, Material, Transporte e Serviços e
96
Sumário
certifique-se de que não existe em estoque, solicitando declaração expressa
que deverá ser anexada à prestação de contas juntamente com a sua
consulta.
Nos casos de prestação de serviço confirme junto às unidades

administrativas responsáveis por obras ou reparos em bens móveis se os
serviços estão sendo executados ou se existem firmas contratadas para
fazê-los. Só será admitida a prestação do serviço por terceiros pagos por
adiantamento se efetivamente a Procuradoria-Geral de Justiça não oferecer
o serviço. Deve-se descrever o serviço e o número do RP (Registro
Patrimonial).
As solicitações de adiantamentos obedecem a valores pré-

determinados, respeitando o limite legal estabelecido pelo Decreto nº.
20/99, em atendimento à Lei de Licitações.
Tabela dos valores Máximos para a Concessão de Adiantamento
Natureza Elemento da Limite Valor

da Despesa Correspondente
Despesa
Até 50%
Material de 3390.3000 do limite R$4.000,00
Consumo para
dispensa
de
licitação
Pessoa Pessoa Até 50%
Serviços Física Jurídica do limite R$4.000,00
de para
Terceiros 3390.3600 3390.3900 dispensa
de
licitação
A conta de adiantamento é pessoal (não pertence à promotoria). Caso

haja substituição do responsável pelo adiantamento, o substituto deverá
abrir/informar uma nova conta em seu nome para solicitar o recurso. Dessa
maneira o substituto passa a ser o responsável pela prestação de contas de
adiantamento que foi solicitado em seu nome;
Somente será acatada despesa por Nota Fiscal/Recibo com valor de no

máximo de R$ 250,00 (duzentos e cinqüenta reais), caso ultrapasse este
97
Sumário
valor, em caráter excepcional, deverá ser justificada e autorizada pelo
responsável do Adiantamento;
O valor de despesa, por Nota Fiscal/Recibo, superior a R$ 250,00

(duzentos e cinqüenta reais) deve ser efetuado mediante três orçamentos e
encaminhado via ofício ao Departamento de Apoio Administrativo da PGJ,
para que seja aberto processo e realizado o pagamento pela PGJ;
Serviços de limpeza – o recurso de adiantamento só pode ser utilizado

para o pagamento em casos excepcionais, tais como diaristas (faxina); não
podendo a despesa ser paga a trabalhadores de forma que caracterize
vínculo empregatício. Deve ser emitida Nota Fiscal pela Prefeitura, quando
houver;
NÃO se concederá adiantamento: (Art. 9º, do Decreto 20/99)
a servidor que não esteja em efetivo exercício;
a servidor responsável por 2 adiantamentos a comprovar (p.ex.,

você já solicitou adiantamento para despesas com material de consumo e
serviços de terceiros de pessoa jurídica, caso apareça uma nova
necessidade de despesa, você só poderá solicitar o adiantamento após
comprovar as anteriormente solicitadas);
a servidor que estiver em atraso com prestação de contas de

adiantamentos anteriores;
a servidor que esteja respondendo a inquérito administrativo.
Embasamento Legal
Decreto nº. 20/99; Lei Estadual nº. 4.454/82; Lei 4.320/64 (artigos 60,
65, 68 e 69).
Como Solicitar o Recurso de Adiantamento

Se o membro ou servidor(a) nunca tomou adiantamento, o solicitante
deverá providenciar a abertura de conta corrente específica na agência
98
Sumário
bancária do BANCO DO BRASIL ou SICREDI, não havendo estes, no
Banco mais próximo. A titularidade da conta deverá ser em nome do
Promotor(a) ou servidor(a).
1º PASSO:
Formular a solicitação de adiantamento que deverá seguir o modelo do

ANEXO II-B, preenchendo os seguintes requisitos:
Detalhar a destinação do recurso (natureza e elemento da despesa - ver

tabela dos valores Máximos para a Concessão de Adiantamento, bem como
o valor pretendido para cada uma delas, separadamente). As solicitações
devem contemplar no máximo 02(dois) elementos de despesa por pedido;
informar o banco, agência e conta-corrente onde será efetuado o

depósito.
2º PASSO:
Encaminhar a solicitação à Diretoria-Geral. Anexar ao Ofício o Modelo

de Declaração de Ciência, utilizando a mesma data do Ofício (Anexo II - I)
3º PASSO:
Aguardar o depósito do valor solicitado na conta corrente.
Como Aplicar o Recurso

Agora com seu adiantamento depositado, veja como aplicá-lo:
O prazo máximo de 60 dias para efetuar as despesas, a contar da data

constante na Ordem Bancária, ou outro documento equivalente (art. 1º e 11,
VI, do Decreto 20/99);
As despesas executadas devem ser de data igual ou posterior a

concessão e recebimento da receita (crédito na conta corrente), vedado o
atendimento de indenização (ressarcimento) a qualquer título (art. 13,
do Decreto nº. 20/99);
99
Sumário
Deverá ser adquirido apenas material necessário para uso imediato
durante o período de aplicação, pois não é permitida a aquisição para
estoque através de adiantamento;
Só poderá ser comprado material ou contratado serviço de empresa

legalmente habilitada, isto é, que forneça nota ou cupom fiscal. Caso seja
serviço de pessoa física utilizar-se-á recibo, salvo se a Prefeitura fornecer
nota fiscal avulsa;
Se não gastou todo o valor do adiantamento, devolva-o até o

próximo dia útil ao prazo máximo da aplicação. (Art. 17, Decreto 20/99)
É importante cumprir estes prazos, caso contrário estará cometendo

INFRAÇÃO (Art. 1º, Decreto 20/99).
Para devolver o saldo não utilizado, deposite no Banco do Brasil,

em nome da Procuradoria-Geral de Justiça, na ag. 3834-2 c/c 1050017-0.
Algumas Observações Importantes:
1 - guarde todos os documentos desta fase do adiantamento (recibo de

depósitos e notas fiscais), pois, deverá apresentá-los na Prestação de
Contas;
2 - aplique o adiantamento rigorosamente dentro do código e elemento de

despesa solicitado;
3 - não perca os prazos;
4 - Na hipótese do valor das despesas ultrapassar o montante do

adiantamento deverá conter declaração expressa, assinada pelo
membro ou servidor(a), de desistência de ressarcimento pelo erário, a
qual deverá também ser anexada à prestação de contas (Art. 11,
parágrafo único, do Decreto n.º 20/99)- (ANEXO II-H).
Por isso, ATENÇÃO, pois se gastar além do valor recebido terá que pagar
a diferença com recursos do próprio bolso, CUIDADO, confira sempre os
valores dos pagamentos.
Como Prestar Contas
100
Sumário
1º PASSO:
Após o último dia para aplicação do adiantamento, haverá até 30 dias

para prestar contas (Art. 1º, Decreto 20/99).
2º PASSO:
Reúna os seguintes documentos para comprovação das despesas:
Notas fiscais de vendas e prestações de serviços (pessoa jurídica);
Notas fiscais avulsas ou recibos de pessoa física.
Os documentos supracitados deverão obrigatoriamente:
ser nominais à Promotoria de Justiça. (CNPJ nº 03.507.415/0018-92);
ser devidamente atestados e datados no verso da nota ou recibo

(atesto na mesma data da nota), por servidor diferente daquele
responsável pelo adiantamento (ver modelo de carimbos, (ANEXO II-A),
conforme prevê o art. 12, do Decreto nº 20/99;
constar na frente da nota o carimbo de PAGO ou RECEBIDO;
as notas fiscais devem ser originais, legíveis, não conter rasuras ou

emendas (art. 12, do Decreto nº 20/99).
quando se tratar de gastos com combustíveis, as notas devem conter o

número da placa, marca do veículo e a quilometragem;
eventuais consertos e serviços realizados a bens móveis e

equipamentos devem descrever na nota fiscal o número do RP (registro
patrimonial).
3º PASSO:
Deverá elaborar e encaminhar uma CI para prestação de contas ao

DEPARTAMENTO FINANCEIRO (ANEXO II-C), obedecendo a seguinte
ordem:
101
Sumário
demonstrativo da receita e despesa (ANEXOS II-D, II-E ou II-F)
evidenciando a movimentação ocorrida com o numerário, assim como a
discriminação clara do serviço prestado ou material fornecido,
correspondente a cada elemento despesa;
Conforme orientação do Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso,

o beneficiário do Adiantamento poderá abater os valores
correspondentes a CPMF e IOF da Conta Corrente de Adiantamento,
na prestação de contas de um dos elementos de despesa. Para tanto,
deve apresentar justificativa e demonstrar respectivos valores na
discriminação da despesa escolhida (ANEXO II-G).
Notas fiscais por ordem de data, recibadas e atestadas;
Comprovante de depósito, DOC ou transferência eletrônica dos

recursos não aplicados, devem ser devolvidos separadamente por
elemento de despesa.
Para sua comodidade cheque sempre o seu

Adiantamento
1 - Aplicou o adiantamento em 60 dias, contados da autorização, e dentro

do exercício financeiro (ano)?
2 - As notas fiscais estão com datas posteriores ou contemporâneas ao

recebimento de seu adiantamento?
3 - Fez os depósitos/docs. e/ou transferências eletrônicas no prazo legal?
4 - Os cálculos das despesas foram conferidos?
5 - As Notas fiscais estão em nome da Promotoria de Justiça e com o

CNPJ?
6 - As notas fiscais estão em 1ª via, devidamente carimbadas e atestadas

pelo servidor responsável?
7 - Confronte: mapa da despesa e notas fiscais, tudo correto?

8- Você comprou o que pediu?
102
Sumário
9 - Está prestando contas em até 30 dias após a aplicação? (Ressalta-se
que nesse prazo o documento, prestação de contas, já deve estar entregue
ao DEFIN).
Se respondeu SIM a todas essas perguntas, PARABÉNS, está tudo certo e

provavelmente não haverá nenhum problema.
Se faltou algum ítem, tenha calma e procure acertá-lo.
Quadro exemplificativo
DESPESA DESCRIÇÃO DOS ELEMENTOS DE DESPESAS
Material de
Consumo (tudo Gás engarrafado, combustível para automotivos (gasolina, álcool e diesel),
que tiver lubrificantes automotivos, gêneros de alimentação básica (café, água
validade de até mineral, açúcar, adoçante, chá), materiais de construção somente para
2 anos, ou reparos de bens imóveis, materiais para manutenção e conservação de
seja, somente bens móveis.
materiais de
uso não- COMPROVANTE: nota fiscal/cupom fiscal (CNPJ)
duradouro)
É vedada a aquisição de biscoitos, sucos, remédios ou outros
assemelhados.
Serviços de Carimbo, fotocópia, encadernação, fatura de rede de água e esgoto,

Terceiros confecção de chaves, software, serviço de correio, serviços de
Pessoa conservação e manutenção de bens móveis e imóveis.
Jurídica
COMPROVANTE: somente nota fiscal/cupom fiscal (CNPJ)
Serviços de Despesas decorrentes de serviços prestados por pessoa física pagos

Terceiros diretamente a esta, tais como: remuneração de serviços de natureza
Pessoa Física eventual prestado por pessoa física sem vínculo empregatício, serviços
de consertos, manutenção e outras despesas pagas diretamente a pessoa
física.
COMPROVANTE: nota fiscal avulsa (CPF) emitida pela prefeitura, caso

não emita, utilizar recibo.
Equipamentos É vedada a compra desses materiais. Ex: armários, divisórias,

e Material liquidificador, fogão, entre outros.
Permanente
103
Sumário
2. RELATÓRIO DE VIAGEM
O que é Relatório de viagem
O relatório de viagem é uma prestação de contas dos recursos recebidos a

título de diárias dentro ou fora do Estado.
Embasamento Legal
Art. 5, da Resolução nº 02/99 - PGJ.
Art. 79, da Lei Complementar 04/90.
Como preencher o relatório

O relatório deve ser preenchido sem rasuras (não usar corretivo), com o
mesmo tipo de letra e a mesma cor de caneta, caso seja preenchido
manualmente (modelo anexo); caso utilize o formulário digital, o
preenchimento poderá ser feito por computador.
Membros ou Servidores que utilizarem de transportes terrestre ou aéreo,

deverão anexar junto ao relatório de viagem os tíquetes extraídos da
empresa de transporte.
Tais medidas são necessárias e devem ser cumpridas para não ensejarem
pareceres com ressalvas pelos auditores do Tribunal de Contas.
Prazo para entregar o relatório

O prazo é de 05 (cinco) dias contados após o retorno da viagem.
104
Sumário
PROCURADORIA-GERAL DE JUSTIÇA
MODELO DE RELATÓRIO DE VIAGEM
No cumprimento da ORDEM DE SERVIÇO Nº:(indicar nº) De:(data da ordem)
Nome do Promotor/Servidor: (nome completo)

Cargo ou Função:
Data: Inicio:(data do início da viagem)

Fim:(data do fim da viagem)
MEIO DE LOCOMOÇÃO: (ônibus, carro, van, avião) Nº Bilhete:

TRAJETO PERCORRIDO:(colocar quilometragem Empresa:
total - ida e volta)
DIAS LOCALIDADES
(inserir todos
os dias de (indicar as cidades visitadas)
viagem)
Se o veículo for oficial, citar a placa:
SERVIÇOS EXECUTADOS E PESSOAS CONTACTADAS:

Detalhar conforme Ordem de Serviço localizada no campo “A FIM DE:
(especificar a missão a ser cumprida)”
RESULTADOS ALCANÇADOS:
Discriminar detalhadamente
OBSERVAÇÕES:
Preencher somente quando necessário
DE ACORDO: DATA:
Assinatura do Procurador-Geral • O prazo máximo para preenchimento
de Justiça. neste campo é de 05(cinco) dias úteis após
a última data da viagem.
• Deve ser assinado e carimbado pelo
favorecido da viagem.
Autoridade Designante Assinatura do Promotor/Servidor
105
Sumário
Departamento de
Tecnologia da Informação
-DTI-
O Departamento de Tecnologia da Informação, como órgão de

administração sistêmica, tem como missão desenvolver e
manter disponíveis sistemas informatizados e equipamentos,
capacitar membros e servidores para sua utilização, auxiliando
as unidades administrativas no gerenciamento do seu negócio.
106
Sumário
DTI
Gerência de Gerência de Gerência de Gerência de

Suporte Técnico Administração Desenvolviment Conectividade
à infra- de Bancos de o de Sistemas e de Redes e
estrutura Dados Aplicativos Segurança da
tecnológica Informação
PRODUTOS:
Desenvolvimento e implantação de Sistemas

Configuração e Instalação de equipamentos
Realização de treinamentos
Orientação e manutenção ao uso de hardware
Pareceres e especificações técnicas
Segurança e integridade dos dados (backup, antivírus, invasão)
Disponibilização e manutenção de acesso à internet
Disponibilização e manutenção de acesso à LAN (rede local) e WAN (rede a
longa distância)
Orientação, instalação, atualização e manutenção em sistemas de terceiros.
Disponibilização de acesso à pesquisa e aos pareceres
Manutenção e atualização de sistemas legados

Departamento de Tecnologia da Informação.
107
Sumário
1. SUPORTE TÉCNICO
O que é Suporte Técnico

O Suporte Técnico visa à solução de problemas de usuários de
equipamentos de informática do Ministério Público do Estado de Mato
Grosso.
A manutenção preventiva e corretiva dos equipamentos de informática do

Ministério Público é de responsabilidade exclusiva do Departamento de
Tecnologia da Informação, por meio da Gerência de Suporte, e será
realizada por seus técnicos.
Áreas de Atendimento
Serviço de Suporte de Rede
Instruir o usuário na troca de senhas;

Instruir e dar continuidade ao acesso à rede e aos sistemas da
Instituição;
Configuração da rede para o acesso de periféricos (Impressoras,
Compartilhamentos, Computadores).
Serviço de Suporte de Software
Em caso de dúvidas, instalação e configurações relativos a:
Aplicativos;
StarOffice;
Internet Explorer (navegador internet);
Anti-Vírus (atualização e utilização);
Sistema operacional Microsoft Windows (versões 2000 e XP);
108
Sumário
Lotus Notes;
Neos e outros aplicativos ( Licenciados pela Instituição).
Serviço de Suporte de Hardware
Intervenção em equipamentos de informática, tais como:
Placas;
CPU (gabinete);
monitores de vídeo,
mouses;
scanners;
teclados e impressoras;
outros equipamentos enviados para a manutenção técnica (deverá
conter obrigatoriamente identificação do equipamento com RP –
Patrimônio da Instituição)
Como solicitar o atendimento

Telefone (ramal 35166 ou 35164);
Ordem de Serviço (O.S);
Neos (Comunicador Instantâneo, interno);
Email.
Informações Indispensáveis à solicitação

Informar a localização do equipamento, o responsável e telefone para
contato, bem como a descrição do problema apresentado.
O Departamento de Tecnologia da Informação manterá registro
individual das manutenções realizadas em cada equipamento de
informática, emitindo na Ordem de Serviço o problema e a solução adotada
pelo técnico para a solução do mesmo.
Fechada a Ordem de Serviço pelo técnico será enviado imediatamente

um e-mail para o solicitante com a O.S e os dados relativos aos serviços
prestados
109
Sumário
Comarcas do interior do Estado
Como enviar o equipamento para manutenção:
Embalar de forma adequada os equipamentos de modo que estes não

fiquem se movendo dentro da embalagem, evitando novos problemas;
Enviar um relatório com a discriminação dos equipamentos que estão
sendo enviados;
Enviar um relatório descriminando os possíveis defeitos.
Como receber o equipamento após a manutenção:
Verificar a integridade física da embalagem;

Desembalar os equipamentos com cuidado;
Verificar se todos os equipamentos relacionados estão na embalagem;
Verificar a integridade física do equipamento;
Ao manusear os equipamentos dar uma pequena “chacoalhada”. Ao
perceber algo solto como peças ou parafusos, NÃO ligar na
eletricidade. Entre em contato IMEDIATAMENTE com a equipe de
suporte para a devida instrução.
Horário de atendimento do Suporte

Segunda a Sexta: das 8:00 às 18:00h;
Sábados e Domingos e Feriados: plantão determinado pela Instituição –
das 12:00 às 18:00h.
Como é realizado o atendimento

Primeiramente será feita uma triagem da solicitação, pelo atendente,
conforme a qualidade do serviço. Após, serão designados técnicos do
Departamento de Informática para o atendimento. As possibilidades de
atendimento variam conforme os serviços abaixo:
Serviço de Suporte de Rede
Em primeiro momento será realizado o atendimento pelos técnicos do

Suporte, com possibilidade de mudar o atendimento para a Equipe de
Redes.
110
Sumário
Serviço de Suporte de Software
Nos casos de instalação e configuração o atendimento será realizado pelos

técnicos do Suporte, e em outros casos, como, dúvida relativa ao GEAP,
GEDOC, SEAP e seus procedimentos, o atendimento será encaminhado
para Equipe de Desenvolvimento.
Serviço de Suporte de Hardware
Atendimento realizado no local de trabalho pelos técnicos de Suporte. Há

possibilidade de que o equipamento seja removido para DTI, para
manutenção, em casos onde seja necessária a substituição de peças e
atualização.
É vedada a manutenção de equipamentos de informática por particulares,
incluindo hardware e software, SOMENTE técnicos do Departamento de
Tecnologia da Informação poderão executar essas atividades.
Prazo para o atendimento

O atendimento será realizado mediante a disponibilidade dos técnicos. O
controle é feito por ordem de número e hora de abertura do chamado
técnico.
Esse sistema de controle de chamados técnicos responsabiliza o

Departamento de Tecnologia da Informação pelo acompanhamento de
todas as solicitações de serviço, até a solução do problema, bem como a
informação do andamento do serviço aos requisitantes.
111
Sumário
2. SISTEMAS
Quando Solicitar
A solicitação se faz necessária quando há existência de trabalhos que
devam ser acompanhados e/ou controlados, e que no momento, é feito de
forma manual (em planilhas, livros, papéis, etc.).
Como Solicitar
Encaminhar CI para o Departamento de Tecnologia da Informação, aos
cuidados do Chefe do Departamento solicitando uma solução para o
problema que deverá ser bem identificado.
Prazo de retorno para o solicitante

5 (cinco) dias úteis a contar da data de recebimento pelo Departamento de
Tecnologia de Informação.
112
Sumário
3. ALTERAÇÃO DE SISTEMAS
Quando Solicitar
A solicitação se faz necessária quando alguma rotina do sistema estiver
atrapalhando o seu trabalho.
Como Solicitar
Encaminhar a solicitação através de e-mail, aos cuidados do Chefe do
Departamento de Tecnologia da Informação, com a sugestão de melhoria
do sistema.

2 (dois) dias úteis, a contar da data de recebimento pelo Departamento
de Tecnologia de Informação, quando for alguma mudança técnica.
5 (cinco) dias úteis, a contar da data de recebimento pelo

Departamento de Tecnologia de Informação, em caso de mudanças em que
necessite de autorização.
113
Sumário
4. TREINAMENTO DE SISTEMAS PRÓPRIOS
O que é treinamento de sistemas

São treinamentos ministrados pela própria equipe técnica do Departamento
de Tecnologia da Informação.
Como Solicitar
Encaminhar ao CEAF (Centro de Estudos e Aperfeiçoamento Funcional)CI,
informando a necessidade de treinamentos para manusear os sistemas
existentes no Ministério Público.

5 (cinco) dias a contar do recebimento da CI/ofício no CEAF.
Processamento via GEDOC

Não há necessidade.
Procedimentos
O CEAF agenda o treinamento de acordo com a disponibilidade dos
servidores do DTI (Departamento de Tecnologia da Informação) e convida
as pessoas interessadas para o devido treinamento.
114
Sumário
5. SENHA DE ACESSO AO INFOSEG
O que é a senha de acesso ao INFOSEG

Esta senha permite o acesso ao sistema de informações de Segurança
Pública, Justiça e Fiscalização, como dados de inquéritos, processos, de
armas de fogo, de veículos, de condutores, de mandados de prisão, dentre
outros entre todas as Unidades da Federação e Órgãos Federais.
Quem pode ter acesso

Membros do Ministério Público ou pessoas autorizadas por eles.
Como solicitar
Os Membros do Ministério Público devem entrar em contato com o
Departamento de Tecnologia da Informação fornecendo seu nome completo
e CPF. Em caso de pessoas autorizadas, o Membro que está autorizando
deverá encaminhar ao Chefe de Tecnologia da Informação CI informando o
nome, cargo e CPF da pessoa autorizada.

No mesmo dia do recebimento da solicitação.
115
Sumário
6. CADASTRAMENTO DE USUÁRIOS NA
REDE INTERNA DA PGJ
O que é Cadastramento
É a permissão formal para utilização de recursos computacionais,
disponibilizados pelo Ministério Público, a uma determinada pessoa, tendo
esta, direitos de acesso predefinidos pelo responsável da Unidade
Administrativa, bem como as obrigações de sigilo de senhas e informações
confidenciais sob sua responsabilidade.
Como Solicitar
Através de abertura de chamado técnico junto ao suporte, via telefone, CI
ou e-mail.
Informações indispensáveis à solicitação

Nome completo, lotação, cargo, função e descrição detalhada das pastas e
informações as quais o usuário terá direito de acesso para leitura e/ou
gravação.
Informações adicionais
Para servidores efetivos, comissionados ou estagiários: Ato de
nomeação publicado no Diário Oficial, autorização do responsável pela
Unidade Administrativa.
116
Sumário
Para prestadores de serviços (terceirizados, temporários): Publicação
no Diário Oficial do contrato ou autorização do responsável pela Unidade
Administrativa e período de vigência da senha.
Procedimentos
1. O Chefe da Unidade Administrativa munido das “informações
indispensáveis” entra em contato com o suporte para abertura de um
chamado técnico que é repassado à equipe do Notes para criação da conta
do usuário no Lotus Notes e no Jabber;
2. Após esta criação o chamado é repassado para equipe de rede para

criação do usuário nos servidores de domínio;
3. Todas as informações deverão ser repassadas de forma detalhada.
117
Sumário
7. DESLIGAMENTO DE USUÁRIOS NA REDE
INTERNA DA PGJ
O que é Desligamento
É a desativação total dos direitos de acesso aos serviços computacionais
disponibilizados pelo MP/MT aos usuários.
Como Solicitar
Através de abertura de chamado técnico junto ao suporte, via telefone, CI,
ou e-mail.

Nome completo, lotação, cargo, função e data a partir da qual o usuário não
mais deverá ter acesso.
118
Sumário
8. REVALIDAÇÃO DE SENHA DE USUÁRIO
O que é Revalidação de senha

É uma chave secreta disponibilizada a cada usuário, ela é utilizada para
obter acesso aos diversos sistemas disponibilizados pelo MP/MT quando do
cadastramento dos usuários.
Como Solicitar
Através de abertura de chamado técnico junto ao suporte, via telefone, CI,
ou e-mail.

Nome completo, lotação, cargo, função e data a partir da qual o usuário não
mais deverá ter acesso, motivo da revalidação.
119
Sumário
ANEXO I
Manual Ilustrativo da Aplicação do numerário da

“Conta Adiantamento” segundo as regras do
Decreto 20/99.
120
Sumário
ANEXO II-A
Modelos de Carimbos de Atesto
Obs.:
- Providenciar a confecção dos carimbos;
- O carimbo do Servidor terá que obrigatoriamente conter o nome e cargo/função.

Procuradoria-Geral de Justiça
____________________________________________________________________________
MATERIAL DE CONSUMO
Atesto, que recebi os materiais

constantes da presente nota.
Em _____/_____/_________
_________________________
(Assinatura e carimbo do Servidor)
SERVIÇO DE TERCEIRO
Atesto que foram prestados os

Serviços mencionados.
Em _____/______/_________
_________________________
(Assinatura e carimbo do Servidor)
121
Sumário
ANEXO II-B
Modelo de CI para solicitação de Adiantamento

__________________________________________________________________
CI nº. ___/2006
Cuiabá-MT, 08 de janeiro de 2006.
Assunto: Solicitação de Adiantamento de Despesa
Senhora Diretora-Geral,
Através do presente, solicito a Vossa Senhoria a concessão de

verba de adiantamento no valor de R$ XXX,XX (xxxxxxxxx), cujo responsável será
JOÃO MÁRIO SÉRGIO DE JESUS, Cargo, CPF nº 000.000.001-99, RG nº 999.999-
83– SSP/MT.
O adiantamento solicitado será utilizado nos elementos de

despesa inframencionados:
- 3390. 3000/consumo – R$ 200,00, ou
- 3390.3600/ serviços de terceiros: pessoa física - R$300,00, ou
- 3390.3900/ serviços de terceiros: pessoa jurídica - R$200,00
Por oportuno, solicito que seja efetuado o depósito na conta

corrente:
Banco: XXXXXXX
Agência: 00000
C/C Nº.: 000000-0
Atenciosamente,
(NOME DO SIGNATÁRIO)
Cargo
Senhora
FULANA DE TAL
Diretora da Procuradoria-Geral de Justiça
Nesta
______________________________________________________________________
Rua 6, s?nº, Edifício Sede do MP PGJ, Centro Político Administrativo – Tel. (65) 613-5144 Fax. 6442409, Cep:
78050-900, Cuiabá-MT
122
Sumário
ANEXO II-C
Modelo de CI para Prestação de Contas

__________________________________________________________________
CI nº. ___/2006
Cuiabá-MT, 08 de janeiro de 2006.
Assunto: Prestação de Contas de Adiantamento de Despesa
Senhora Chefe de Departamento,
Através do presente, encaminho a Vossa Senhoria a prestação de

contas de Adiantamento de Despesas referente aos elementos despesa 3390.3000
e 3390.3600 correspondente à Conta Corrente nº. XXXXX, agência Nº. XXXX,
Banco XXXXX, da Promotoria de Justiça da comarca de XXXXXXXX, para as
providências necessárias.
Atenciosamente,
Cargo
À Senhora
FULANA DE TAL
Chefe de Departamento Financeiro/PGJ
Nesta
____________________________________________________________________________
Rua 6, s?nº, Edifício Sede do MP PGJ, Centro Político Administrativo – Tel. (65) 613-5144 Fax. 6442409, Cep:
78050-900, Cuiabá-MT
123
Sumário
ANEXO II-D
Modelo de Quadro Demonstrativo de Despesas
Quadro Demonstrativo de Despesas
ELEMENTO DESPESA
3390.3000
Material de Consumo
Nº. Nota
Item Data Fiscal/Cupom Nome da empresa Valor
Fiscal
01
02
03
04
05
06
Total R$000,000
Descrição de Débito e Crédito
Valor Recebido R$000,00
Valor Gasto R$000,00
Devolução R$000,00
Cuiabá-MT, 08 de fevereiro de 2006.
Cargo
RG nº
CPF nº
124
Sumário
ANEXO II-E
ELEMENTO DESPESA
3390.3900
Serviço de Terceiros - Pessoa Jurídica
Nº. Nota
Item Data Fiscal/Cupom Nome da empresa Valor
Fiscal
01
02
03
04
05
06
Total R$000,000
Cargo
RG nº
CPF nº
125
Sumário
ANEXO II-F

ELEMENTO DESPESA
3390.3600
Serviço de Terceiros - Pessoa Física
Nota
Item Data Fiscal/Recibo Nome/CPF Valor
01
02
03
04
Total R$000,000
Cargo
RG nº
CPF nº
126
Sumário
ANEXO II-G
Modelo de Justificativa de abatimento de CPMF

__________________________________________________________________
JUSTIFICATIVA
Em atendimento a orientação prestada pelo Tribunal de Contas do

Estado de Mato Grosso, acrescento a despesa referente a CPMF/IOF ao elemento
despesa XXXX.XXXX, por não haver elemento específico para este fim.
Cargo
__________________________________________________________________
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Cep: 78050-900, Cuiabá-MT
127
Sumário
ANEXO II-H
Modelo de Declaração de Desistência de Ressarcimento

__________________________________________________________________
DECLARAÇÃO
Eu, XXXXXXXXX, Cargo, da comarca de XXXXXXXXXXX,

DECLARO, como previsto no art. 11, parágrafo único, do Decreto nº 20/99, que
desisto expressamente do ressarcimento pelo erário em razão do valor das
despesas terem ultrapassado o montante do Adiantamento, na ordem de
R$0000,00.
Cargo
RG nº
CPF nº
_______________________________________________________________
Rua 6, s?nº, Edifício Sede do MP PGJ, Centro Político Administrativo – Tel. (65) 613-5144 Fax. 6442409
128
Sumário
ANEXO II-I
Modelo de Declaração de Ciência
________________________________________________________
DECLARAÇÃO
Eu, XXXXXXXXX, cargo, da comarca de

XXXXXXXXXXX, DECLARO que tenho ciência das normas de
Regime de Adiantamento, cuja previsão legal encontra-se
no Decreto nº 20/99.
Ademais, informo que o servidor

XXXXXXXXXX, exercendo o cargo de XXXXXXXXXX, é quem
deverá atestar as despesas desta unidade administrativa.
Por ser verdade,

Firmo a presente.
Cargo
RG nº
CPF nº
__________________________________________________________________
Rua 6, s?nº, Edifício Sede do MP PGJ, Centro Político Administrativo – Tel. (65) 613-5144 Fax. 6442409,
129
Sumário

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