Anda di halaman 1dari 42

PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PERKULIAHAN

ONLINE PADA UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO

Mata Kuliah : Perencanaan Strategi Sistem Informasi


Dosen : Yupie Kusumawati, SE, M.Kom

Disusun Oleh :

Nama : Azis Ahmadi

NIM : A12.2017.05753

Kelompok : A12.6608

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI


FAKULTAS ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO
SEMARANG
2020

i
ABSTRAK

Perencanaan strategis sistem informasi kini merupakan salah satu kunci dalam pencapaian
sasaran suatu organisasi, Strategi sistem informasi haruslah sejalan dan selaras terhadap
strategi bisnis organisasi. Dasar dari proses perencanaan strategis adalah bahwa arah bisnis
dan kebutuhan bisnis mendorong arah sistem informasi dan teknologi apa yang tepat. Pada
laporan ini menggunakan metode Anita Cassidy dalam memodelkan perencanaan strategis
sistem informasi guna untuk menunjang kegiatan akademik terkait dengan perkuliahan
online. Metode anita Cassidy memberikan langkah-langkah perencanaan sistem informasi
dengan penyelarasan terhadap strategi bisnis organisasi. Tahap 1 adalah visioning untuk
memahami situasi bisnis dan informasinya, tahap-2 adalah analysis untuk memahami situasi
sistem informasi, tahap-3 adalah direction untuk memberikan arahan/usulan terkait sistem
informasi dan tahap-4 adalah recommendation yang berkaitan dengan rencana implementasi.
Analisis strategis menggunakan analisis value chain, analisis PEST dan analisis SWOT. Hasil
yang didapatkan dari laporan ini adalah membuat suatu kerangka kerja perencanaan strategi
sistem informasi untuk mengintegrasikan sistem informasi perkuliahan online yaitu kulino
dan siadin di Udinus yang meliputi area organisasi, infrastruktur teknologi dan aplikasi
sehingga memudahkan manajemen mengelola sumber daya untuk menghasilkan informasi
yang dibutuhkan, akurat dan dapat digunakan oleh semua stakeholder.
Katakunci: perencanaan strategis, sistem informasi, metode Anita Cassidy

ii
DAFTAR ISI

ABSTRAK............................................................................................................................ ii
DAFTAR ISI ........................................................................................................................iii
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................................ v
DAFTAR TABEL .................................................................................................................vi
BAB I ................................................................................................................................... 1
TINJAUAN UMUM ............................................................................................................. 1
BAB II .................................................................................................................................. 5
TAHAP VISIONING ............................................................................................................ 5
2.1 Inisiasi dan Pengelolaan Proyek....................................................................................... 5
2.1.1 Analisa visi, misi, sasaran bisnis Udinus ................................................................ 5
2.1.2 Tujuan Perencanaan .............................................................................................. 5
2.1.3 Sasaran Perencanaan ............................................................................................. 6
2.1.4 Ruang Lingkup ...................................................................................................... 6
2.1.5 Sumber Daya Manusia (SDM) ............................................................................... 6
2.2 Memahami Situasi dan Visi Bisnis .................................................................................. 7
2.2.1 Review Dokumentasi Bisnis .................................................................................. 7
2.3 Dokumentasi dan Konfirmasi Analisa Bisnis ................................................................... 9
2.3.1 Dokumentasi deskripsi bisnis saat ini..................................................................... 9
2.3.2 Dokumentasi analisis value chain ........................................................................ 10
2.3.3 Dokumentasi analisis PEST ................................................................................. 14
2.3.4 Dokumentasi analisis SWOT ............................................................................... 15
BAB III ............................................................................................................................... 17
TAHAPAN ANALISIS ....................................................................................................... 17
3.1 Arah pengembangan bisnis ........................................................................................ 17
3.2 Struktur organisasi PSI .............................................................................................. 17
3.3 Analisis lingkungan internal SI/TI ............................................................................. 20
3.4 Portofolio aplikasi di Udinus ...................................................................................... 21
3.4 Analisis SWOT Lingkup Sistem Informasi ................................................................ 23
3.4.1 Analisis Siadin .................................................................................................... 23
3.4.2 Analisis Kulino ................................................................................................... 24

iii
3.5 Perhitungan IFAS dan EFAS ..................................................................................... 24
3.5 Anggaran ................................................................................................................... 26
3.6 Trend saat ini ............................................................................................................. 26
3.7 Mengembangkan solusi alternatif ............................................................................... 27
BAB IV............................................................................................................................... 28
TAHAPAN DIRECTION ................................................................................................... 28
4.1 Merancang visi dan arahan dari SI ............................................................................. 28
4.1.1 Mengembangkan visi dan misi SI ........................................................................ 28
4.1.2 Mengembangkan tujuan dan strategi SI .............................................................. 29
4.1.3 Review dan konfirmasi visi dan arah SI .............................................................. 29
4.2 Mengembangkan rencana SI ...................................................................................... 29
4.2.1 Mengembangkan arah aplikasi bisnis ................................................................... 29
4.2.2 Mengembangkan arah technical infrastruktur ...................................................... 31
4.3. Mengidentifikasi project ........................................................................................... 31
4.3.1 Mengidentifikasi project SI ................................................................................. 31
4.3.2 Mengestimasi SI Cost .......................................................................................... 32
4.3.3 Mengidentifikasi manfaat bisnis .......................................................................... 32
BAB V ................................................................................................................................ 34
TAHAPAN RECOMMENDATION ................................................................................... 34
5.1 Membuat roadmap......................................................................................................... 34
5.2 Mengembangkan bussiness case .................................................................................... 34
5.3 Penyampaian rencana .................................................................................................... 35
BAB VI............................................................................................................................... 36
KESIMPULAN ................................................................................................................... 36

iv
DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Metode Anita Cassidy .......................................................................................... 3


Gambar 2. Infrastruktur Jaringan Universitas Dian Nuswantoro .......................................... 21
Gambar 3. Infrastruktur E-Learning .................................................................................... 31
Gambar 4. Project charter .................................................................................................... 32

v
DAFTAR TABEL

Tabel 1. Protokol Wawancara................................................................................................ 7


Tabel 2. Analisis SWOT Lingkup Udinus ........................................................................... 15
Tabel 3. Portofolio aplikasi di Udinus ................................................................................. 21
Tabel 4. Perhitungan IFAS .................................................................................................. 25
Tabel 5. Perhitungan EFAS ................................................................................................. 25
Tabel 6. Perhitungan tiap faktor .......................................................................................... 26
Tabel 7. Visi dan misi SI pada Udinus ................................................................................. 28
Tabel 8. Tujuan dan strategi teknologi dan sistem informasi pada Udinus........................... 29
Tabel 9. Pengembangan arah aplikasi bisnis ........................................................................ 29
Tabel 10. Estimasi biaya SI ................................................................................................. 32
Tabel 11. Roadmap PSSI..................................................................................................... 34
Tabel 12. Perhitungan ROI .................................................................................................. 34
Tabel 13. Penyampaian rencana .......................................................................................... 35

vi
BAB I

TINJAUAN UMUM

Universitas Dian Nuswantoro merupakan salah satu perguruan tinggi swasta


berakreditasi institusi A yang berada di Semarang, Indonesia. Berdiri pada
tahun 1990. Rektor pada tahun 2010 adalah Prof. Dr. Ir. Edi Noersasongko M. Kom.
Dalam upaya meningkatkan peran pendidikan tinggi di Indonesia dalam konteks
persaingan global sehingga mampu memperkuat daya saing bangsa. Sampai saat ini,
Universitas Dian Nuswantoro memiliki 5 Fakultas dengan 18 Program Studi dan
Program Pascasarjana dengan 1 program studi.

Kegiatan pembelajaran atau perkuliahan merupakan salah satu aktivitas utama yang
ada di Udinus. Dalam menunjang kegiatan akademik udinus menggunakan Siadin
(Sistem Akademik Udinus) yang merupakan sistem yan dibuat untuk mahasiswa
(Siadin Student), orang tua mahasiswa (Siadin Parents), staff dan dosen (Siadin
Staff). Fungsi dari Siadin Student antara lain untuk menyediakan infromasi jadwal
KRS, jadwal ujian, informasi pembayaran, absensi, dan lainnya yang sangat berguna
bagi para mahasiswa. Bahkan di Siadin juga menyedeikan fitur kuliah online tetapi
penggunaanya kurang maksimal. Fungsi dari Siadin Parents antara lain sebagai
sistem untuk mengecek kegiatan dan hasil akademik para anak-anaknya mulai dari
presentasi absensi, nilai ips/ips, kemajuan akademik, pembayaran yang telah
dibayarakn dan lain-lain. Sedangkan fungsi dari Siadin Staff adalah membantu staff
dan dosen dalam melakukan pekerjaannya seperti dalam menghitung absensi para
mahasiswa, melihat mahasiswa yang diajar, melihat mahasiswa bimbingan,
menampilkan profil dosen beserta hasil penelitiannya, membantu dalam penginputan
nilai mahasiswanya, dan lain-lain.

Selain ada Siadin adapula sistem yang khusus untuk melakukan kuliah online atau
biasa disebut Kulino, yang merupakan Learning Management System (LMS)
berbasis Moodle (Modular Object-Oriented Dynamic Learning Environment).
Moodle adalah paket perangkat lunak yang diproduksi untuk kegiatan belajar

1
berbasis internet dan situs web. Moodle dapat digunakan secara bebas sebagai
produk sumber terbuka (open source) di bawah lisensi GNU. Moodle dapat diinstal
di komputer dan sistem operasi apapun yang bisa menjalankan PHP dan mendukung
database SQL. Adapun fitur-fitur yang ada di Kulino antara lain ; assignment
submission, forum diskusi, unduh arsip file , peringkat, chatt, kalender online, berita,
kuis online dan lain-lain. Alur dari penggunaan kelas pada Kulino yaitu pengajar dan
membuka kelas bisa mengunggah materi ajar, soal dan tugas. Kemudian mahasiswa
dapat masuk ke akun kulino masing-masing dan memilih kelas yang disediakan atau
didaftarkan untuknya. Aktivitas mahasiswa di dalam Kulino ini akan terpantau
progress dan nilainya.

Namun sangat disayangkan sistem Kulino dan Siadin belum terintegrasi secara
otomatis, sehingga menyebabkan kesulitan terkait dengan beberapa proses bisnis
terkait dengan perkuliahan, seperti permasalahan absensi dan permasalahan dosen
dalam mereview dan memberikan nilai tugas seperti misalnya kehadiran absen yang
taidak terintegrasi, Hal ini menjadi kendala tersendiri bagi Udinus karena pada
dasarnya sistem yang belum terintegrasi akan mengakibatkan kegiatan menjadi tidak
efisien dan efektif.

Untuk memperbaiki efisiensi dan efektifitas yang berkaitan dengan kegiatan


perkuliahan online maka perlu untuk melakukan pengintegrasian sistem Kulino dan
Siadin lewat perencaanaan strategis sistem informasi yang matang. Strategi sistem
informasi haruslah sejalan dan selaras terhadap strategi bisnis organisasi. Dasar dari
proses perencanaan strategis adalah bahwa arah bisnis dan kebutuhan bisnis
mendorong arah sistem informasi dan teknologi apa yang tepat. Pada laporan ini
menggunakan metode Anita Cassidy yang memberikan langkah-langkah
perencanaan sistem dan teknologi informasi dengan penyelarasan terhadap strategi
bisnis organisasi.

2
Gambar 1. Metode Anita Cassidy

Metode Anita Cassidy terdiri dari 4 fase yaitu :

1. Visioning Phase

Tahap pertama dalam perencanaan sistem dan teknologi informasi. Tujuan dari
visioning phase untuk menentukan visi, dan misi dari kegiatan, serta menyusun
rencana proyek dengan berbagai proses yang ada. Pada tahap visioning harus dapat
dipahami seluruh tujuan, proses, dan cakupan setiap proses bisnis secara menyeluruh.

2. Analysis Phase

Fase analisis bertujuan untuk mengidentifikasi bagaimana sistem informasi yang


sudah ada dan telah berjalan pada organisasi, perananan sistem informasi selama ini,
dan juga sebagai upaya memindai tujuan organisasi dan keterkaitannya dengan sistem
informasi yang ada, bagaimana sistem informasi akan menyesuaikan atau dilakukan
pengembangan guna terciptanya keselarasan.

3. Direction Phase

Merumuskan tujuan strategis yang diperlukan untuk membantu bisnis dalam


mencapai tujuan. Direction Phase terdiri dari berbagai proses seperti:

a. Menentukan bagaimana mengukur nilai atau kemajuan SI secara


berkelanjutan,
b. Menentukan arah aplikasi bisnis dan proyek-proyek khusus yang diperlukan,

3
c. Menentukan arsitektur komputer teknis dan proyek-proyek yang diperlukan
untuk mencapai tujuan, termasuk perubahan di bidang PC, server, jaringan,
dan telekomunikasi,
d. Menentukan layanan SI yang diinginkan arsitektur, yang mencakup orang-
orang dan proses yang diperlukan sistem,
e. Menentukan bagaimana mengalokasikan sumber daya dan peran outsourcing
atau alternatif lainnya.

4. Recommendation

Pada fase terakhir menghasilkan roadmap pengembangan dan proyek sistem


informasi. Recommendation sebagai tahapan untuk mendokumentasikan dan
merangkum seluruh proses yang telah dilakukan sebelumnya

4
BAB II

TAHAP VISIONING

2.1 Inisiasi dan pengelolaan proyek


Pada tahap awal ini nantinya membahas analisa visi dan misi, sasaran bisnis , tujauan
perencanaan, sasaran perencanaan, ruang lingkup serta SDM serta aturan dan aturan
tanggungg jawabnya.

2.1.1 Analisa visi, misi, sasaran bisnis Udinus


a. Visi
“Menjadi Universitas pilihan utama di bidang pendidikan dan kewirausahaan.”
b. Misi Universitas Dian Nuswantoro
1) Menyelenggarakan pendidikan tinggi yang berkualitas.
2) Menumbuhkembangkan kreatifitas dan inovasi civitas akademika yang
bermanfaat bagi masyarakat, pemerintah dan dunia usaha.
c. Sasaran Bisnis Universitas Dian Nuswantoro
1) Lulusan bekerja dan atau berwirausaha sesuai bidangnya dalam 6 bulan
sebesar 80%.
2) Tepat waktu studi minimal 80%.
3) Prestasi mahasiswa tingkat nasional dan internasional minimal 50 per tahun.
4) Lulusan dengan Toefl’s score min.450.
5) Lulusan mempunyai kemampuan ICT
6) Indeks Kepuasan Stakeholder (lulusan dan orang tua) >= 3 (skala 1-4)
min.90%.
7) Indeks kinerja dosen >= 3 (Skala 4).
8) Jumlah penelitian yang dipublikasikan = 20 per tahun

2.1.2 Tujuan perencanaan


Melakukan perencanaan strategis sistem informasi perkuliahan online pada Universitas Dian
Nuswantoro Semarang menggunakan analisis value chain, PEST, dan SWOT.

5
2.1.3 Sasaran perencanaan
Sasaran dari penelitian ini adalah Proses bisnis perkuliahan pada Universitas Dian
Nuswantoro.

2.1.4 Ruang lingkup


Ruang lingkup yang dibahas pada laporan perencanaan strategis sistem perkuliahan online
pada tahapan visioning adalah sebagai berikut :

a. Studi kasus dilakukan pada Universitas Dian Nuswantoro membahas mengenai sistem
Siadin dan Kulino
b. Melakukan analisis dengan menggunakan analisis value chain, PEST, dan SWOT.

2.1.5 Sumber Daya Manusia (SDM)


Dalam fase visioning ini yang diidentifikasi sumber daya yang terlibat serta tugas dan
tanggung jawab dari masing-masing individu tersebut. Pada dasarnya semua unit dan staf
yang mengelola Kulino dan Siadin ikut ambil bagian dalam menjalankan proses bisnis utama,
pada saat ini bagian TI ditangani langsung oleh PSI (Pusat Sistem Informasi) Udinus.
Sumber daya manusia (SDM) yang terlibat dalam perencanaan strategis, adapun tugas dan
tanggungjawabnya adalah sebagai berikut :

1. Rektor, mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :


 Merumus perencanaan strategis dan kebijakan pengembangan terkait visi, misi,
tujuan dan sasaran serta memastikan dipahami oleh pemangku jabatan maupun
stakeholder dalam lingkungan internal
 Melakukan koordinasi dan kerjasama strategis dengan berbagai pihak, baik pihak

2. Riset dan pengembangan


a. Kepala PSI. bertugas :
 Perumusan, koordinasi, dan sinkronisasi pelaksanaan kebijakan di bidang
penguatan riset dan pengembangan
 Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan di bidang penguatan riset dan
pengembangan
b. Tim Pengembang
 Mencari data dan informasi terkait perencanaan strategis Universitas Dian
Nuswantoro serta

6
 Dokumentasi kegiatan perencanaan pada Universitas Dian Nuswantoro

2.2 Memahami situasi dan visi bisnis

2.2.1 Review dokumentasi bisnis


Review terhadap situasi dan visi bisnis bisa didapatkan melalui tahapan wawancara dengan
diri sendiri. Diperlukan pengembangan terhadap pertanyaan terkait bisnis yang ada saat ini.
Detail pertanyaan terkait situasi bisnis dapat dilihat pada tabel protokol wawancara berikut :

Tabel 1. Protokol Wawancara

PROTOKOL WAWANCARA

Nama Narasumber Jabatan Masa Kerja Pendidikan

Achmad Nur Kepala PSI 7 Tahun S1-Teknologi Informasi

No Pertanyaan Jawaban

1 Apa visi misi dari Visi : Menjadi pusat riset dan pendidikan yang unggul dan
Udinus? berkualitas serta berwawasan Nasional dan Internasional
untuk kemakmuran bangsa & negara.

Misi : Menyelenggarakan pendidikan akademik dan


profesional, dan melakukan penelitian dan pengabdian
kepada masyarakat yang berkualitas pada berbagai bidang
ilmu, untuk menghasilkan sumber daya manusia yang
berkualitas, beriman, bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha
Esa, dan berbudi luhur yang dilandasi dengan azas kebenaran,
keadilan, dan kemandirian serta mengembangkan dan
menciptakan IPTEKS berwawasan lingkungan dalam upaya
meningkatkan kesejahteraan masyarakat.

7
2 Apa saja proses bisnis Proses Bisnis Utama : PMB, Kegiatan akademik dan
utama dan pendukung kemahasiswaan, wisuda , pemasaran intistusi, penelitian dan
di Udinus? pengabdian
Proses bisnis pendukung : manajemen sarana prasarana,
manajemen kepegawaian, manajemen keuangan, manajemen
TI

3 Pada proses Bisnis yang Sudah karena Udinus merupakan universitas yang berbasis IT
ada apakah sudah sehingga sudah semestinya wajib ada. Udinus sendiri
menerapkan sistem mempunyai ruang server, beberapa lab computer dan
IT/IS? menggunakan beberapa Sistem sesuai dengan area funsional
masing-masing bagian.

4. Sistem apa saja yang Untuk kegiatan akademik ada SIADIN, yaitu sistem
ada di Udinus? akademik udinus. Siadin sendiri sudah terintegrasi antara
siadin parents, student, dan staff. Untuk nama-nama sistem
infomrmasi lain mungkin bisa bertanya ke bagian masing-
masing.

5. Apakah semua sistem Hampir semua sistem sudah terintegrasi, antara lain saat
di Udinus sudah mahasiswa input krs di sistem KRS maka siadin juga muncul
terintegrasi? jadwal KRS. Saat BIKU mencatat history keuangan di siadin
tampil history pembayaran. Saat TU inpu absensi di siadin
juga muncuk absensi. Saat BIMA mencatat aktivitas
kemahasiswaan maka siadin juga menampilkan kegiatan apa
saja ya juga ditampilkan di siadin. Dosen input Nilai juga bisa
tampil di siadin,

6 Untuk masalah sistem Di Udinus yang bertanggung jawab adalah PSI. Jadi mereka
siapa yang bertanggung bisa dikatakan salah satu senjata di Udinus karena dari
Jawab? merekalah suatu sistem dibuat.

8 Adakah sistem Ada, salah satunya Kulino atau Kuliah Online menggunakan
informasi yang belum website Kulino. Contohnya saat ini pembelajaran karena
di integrase di Udinus? pandemic COVID-19 menggunakan Kulino, tetapi untuk

8
sistem di kulino tidak terintegrasi dengan siadin sehingga
absensi, penilaian , dan pengajaran menjadi kendala tersendiri
bagi mahasiswa, dosen maupun PSI itu sendiri.

9 Mengapa siadin dan Awalnya dulu ada Kulino, tetapi penggunaan fasilitas ini
Kulino tidak sangat jarang. Sehingga di Siadin membuat menu Kuliah
terintegrasi? Online juga sebagai solusi alternative. Sehingga mereka
berpikir bahwa kuliah Online saja bisa di Siadin kenapa harus
kulino diintegrasikan? Dan ternayata pada kenyataan kembali
lagi menggunakan Kulino saat ada pandemic COVID-19 dan
dirasa Kulino lebiih efektif daripada menu Kuliah Online di
Siadin. Ya sedkir kecewa sih kenapa gak dari dulu di
integrasikan ? kalau ada kejadian sperti ini kan sangat
membatu kegiatan pembelajaran dan perkuliahan

10 Kira-kira ada hambatan Hambatan paling di bagian SDM mungkin kita akan
apa dalam menambah lagi SDM bidang IT pada PSI, kemudian
mengintegrasika Siadin meningkatan kinerja manajamen TI di Udinus supaya bisa
dan KUlino ke depan? megatur dengan baik suatu pengintegrasian sistem semua
tanpa terkecuali guna untuk mempermudah proses bisnis
yang ada di Udinus.

2.3 Dokumentasi dan konfirmasi analisa bisnis


Dokumentasi dan konfirmasi analisa bisnis dilakukan untuk mengetahui kondisi dan situasi
bisnis yang ada di Kulino dan Siadin saat ini. Data mengenai kondisi bisnis yang ada saat ini
didapatkan melalui tahapan sebelumnya yaitu wawancara.

2.3.1 Dokumentasi deskripsi bisnis saat ini


Dalam kondisi pandemik virus Covid-19 maka ada aturan dari pemerintah mengenai PSBB,
maka dari itu segala bentuk keramaian tidak perbolehkan tak terkecuali perkuliahan di
Udinus pun juga tidak perbolehkan secara langsung sehingga membutuhkan dukungan sistem
teknologi informasi yang dapat membantu kegiatan akademik dengam sistem pembelajaran
secara daring atau online. Dalam hal ini Udinus telah mempunyai solusi alternatif yaitu lewat
Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) yang diberi nama Kulino atau Kuliah Online.Mahasiswa dapat

9
mengaksesnya melalui komputer, tablet, maupun ponsel yang terkoneksi dengan internet
dimanapun mereka berada.Diskusi-diskusi dalam kuliah online juga akan merepresentasikan
kehadiran mahasiswa, sehingga yang aktif akan terekam dalam sistem. Kuliah online ini
merupakan salah satu terobosan yang terus dikembangkan oleh PSI udinus agar semakin
banyak efektifitas yang dijalankan dalam perkuliahan di kampus Universitas Dian
Nuswantoro. Alur dari penggunaan kelas pada Kulino yaitu pengajar dan membuka kelas bisa
mengunggah materi ajar, soal dan tugas. Kemudian mahasiswa dapat masuk ke akun kulino
masing-masing dan memilih kelas yang disediakan atau didaftarkan untuknya. Aktivitas
mahasiswa di dalam Kulino ini akan terpantau progress dan nilainya.

2.3.2 Dokumentasi analisis value chain

Gambar 2. Value chain di Udinus


Berdasarkan gambar diatas, Universitas Dian Nuswantoro mempunyai aktivitas utama dan
aktivits pendukung untuk memenuhi kebutuhan bisnis serta mencapai visi, misi serta tujuan
bisnis, yaitu :

1. Aktivitas Utama
a. Penerimaan mahasiswa baru (PMB)
Calon mahasiswa baru Universitas Dian Nuswantoro dapat mendaftarkan diri
secara langsung dengan datang ke kampus ataupun daftar secara online melalui
website pendaftaran UDINUS (pmb.dinus.ac.id) dengan syarat dan ketentuan
yang telah diberitahukan

b. Kegiatan Belajar Mengajar (KBM)

10
Pada kegiatan belajar menajar, terdapat beberapa proses bisnis operasional pada
Universitas Dian Nuswantoro adalah sebagai berikut :
 Perkuliahan
Untuk memudahkan kegiatan akademik mahasiswa, Universitas Dian
Nuswantoro menyediakan SIADIN mahasiswa untuk jadwal KRS, jadwal
ujian, informasi pembayaran, absensi, dan lainnya. Selain SIADIN
mahasiswa juga dapat menggunkan KRS online, Siakad perkuliahan.
Aplikasi lain yang digunakan adalah SIADIN Dosen dan SIADIN orang tua.
Berbagai platfrom yang digunakan merupakan kebutuhan bisnis untuk
mencapai visi, misi serta tujuan bisnis.
 Kemahasiswaan
Terkait dengan pengelolaan, pengorganisasian untuk kegiatan kemhasiswaan
misalnya UKM (Unit Kegiatan Mahasiswa) maupun seleksi beasiswa untuk
mahasiswa yang dapat diakses pada bima.dinus.ac.id. Terdapat juga
kewirausahaan rutin mahasiswa melalui kegiatan expo mahasiswa, dan mata
kuliah kewirausahaan melalui kuliah umum berupa seminar
kewirausahaandan menyediakan stand wirausaha di gedung d
(Kewirausahaan.dinus.ac.id) dan beasiswa yang ditawarkan pada mahasiswa
Udinus (dinus.ac.id/scholarshipbima.dinus.ac.id/).
 Perpustakaan
Perpustakaan Universitas Dian Nuswantoro terletak di gedung A lantai 2.
Adapun tipe koleksi yang ada adalah CD, jurnal, reference, sirkulasi, tandon,
skripsi dan penelitian. Mahasiswa juga dapat mengakses e-jurnal dan e-
books pada website perpustakaan UDINUS yakni perpustakaan.dinus.ac.id.
 Penelitian
Pada masing-masing program studi udinus mempublikasikan hasil penelitian
dosen maupun mahasiswa agar mudah diakses oleh publik. Hasil penelitian
meliputi jurnal penelitian, skripsi dan lainnya. Contoh : JOINS (jurnal sistem
informasi), Techno.com (jurnal Teknik informatika), dan masih banyak lagi
dari program studi yang lain.
 Pengabdian pada Masyarakat

11
Bentuk pengabdian universitas dan mahasiswa melalui program kerja
praktik atau magang, KKI (kuliah kerja industri), ataupun kegiatan yang
lain.

c. Kelulusan
 wisuda.dinus.ac.id nerupakan platfrom yang dapat diakses mahasiswa untuk
informasi maupun prosedur untuk jadwal, yudisium, wisudawan,
pengambilan ijazah, serta informasi skripsi mahasiswa.
 Sedangkan untuk alumni.dinus.ac.id adalah portal untuk lulusan mahasiswa
Universitas Dian Nuswantoro. Alumni dapat mengetahui data alumni,
informasi workshop dan jobfair (Karir alumni) serta komunitas alumni.
 cc.dinus.ac.id merupakan pusat layanan dan informasi karir bagi Alumni
Universitas Dian Nuswantoro. Udinus membuka peluang untuk penyedia
kerja dan alumni dapat mendapatkan informasi lowongan pekerjaan.

d. Pemasaran
 Sosialisasi Pendidikan
Sosialisasi Pendidikan dilakukan untuk menarik minat calon mahasiswa
untuk mendaftar ke Universitas Dian Nuswantoro dengan datang ke SMK
atau SMA. Tidak hanya melalui sosialisasi, UDINUS juga mengadakan
lomba dan memberikan beasiswa untuk tingkat lanjut pada calon mahasiswa.
 Kemitraan atau Kerjasama
UDINUS menjalin kerjasama untuk kegiatan akademik maupun non-
akademik. Untuk kegiatan akademik, Universitas Dian Nuswantoro
mempunyai kemitraan dengan beberapa organisasi untuk kemudahan
mahasiswa mencari tempat untuk kerja praktik atau mencari lowongan
pekerjaan melalui job fair atun Udinus career center (cc.dinus.ac.id).
terdapat juga dinus.ac.id/collaboration, yang mana mahasiswa Udinus
dikirim ke universitas nasional/internasional dan mendatangkan mahasiswa
ke Udinus atau pertukaran mahasiswa.

 TVKU (Televisi Kampus Udinus)

12
Televisi Kampus Universitas Dian Nuswantoro (disingkat: TVKU)
merupakan stasiun televisi lokal yang berdiri dan mengudara di Kota
Semarang, Jawa Tengah. Terletak pada gedung E lantai 2 di Universitas
Dian Nuswantoro.

2. Aktivitas Pendukung
a. Pengadaan dan Pembangunan Infrastruktur
Mencakup pengadaan fasilitas sarana dan prasarana serta pembangunan
infrastruktur Universitas Dian Nuswantoro untuk mendukung kebutuhan
bisnis.

b. Pengelolaan Karyawan
Bagaimana UDINUS dapat mengelola sumber daya manusia, penilaian
kinerja dosen, sraff dan karyawan, Sistem kepegawaian simpeg Udinus
dapat diakses pegawai melalui website. Simpeg menunjang dan
mempercepat proses promosi pegawai, baik jabatan, pangkat dan gaji.
Selain itu SIMPEG juga membantu dosen dalam penghitungan angka kredit
kumulatif dan merekapitulasi kegiatan-kegiatan Tri Dharma Perguruan
Tinggi. SIMPEG juga memfasilitasi pegawai yang ingin bertanya mengenai
proses kepegawaian kepada pihak SDM Udinus.

c. Pengelolaan Keuangan
Pengelolaan keuangan perkuliahan mahasiswa didekola oleh pihak BIKU
(Biro Keuangan) dengan memverifikasi bukti pembayaran. Universitas
Dian Nuswantoro juga menjalin kerjasama dengan berbagai bank untuk
memudahkan mahasiswa dalam melakukan pembayaran perkuliahan seperti
bank Jateng, BNI, BCA.

d. Pengelolaan Teknologi Informasi


Dinustek berfokus pada pelayanan tentang informasi dan teknologi (IT).
Layanan jaringan internet (Internet Service Provider) dan pembuatan
aplikasi (Software Development). Sebagai anak perusahaan dari Universitas
Dian Nuswantoro (Udinus), dinustek didirikan oleh orang-orang yang

13
berbakat serta memiliki potensi dan dedikasi yang tinggi. Sehingga dapat
menyediakan solusi yang tepat untuk keperluan IT dari klien.

e. Pengelolaan Kesehatan dan Keamanan


Kehadiran poliklinik ada untuk mendukung aktivitas mahasiswa dalam
melayani dibidang Kesehatan. Sedangkan PSI untuk mendukung keamanan
data serta pengembangan sistem pada Universitas Dian Nuswantoro.

2.3.3 Dokumentasi analisis PEST


Pada Universitas Dian Nuswantoro dengan menggunakan analisa PEST (Politik, Ekonomi,
Sosial, Teknologi). Dalam analisa PEST ini dapat melihat kondisi eksternal Universitas Dian
Nuswantoro (UDINUS). Berikut adalah analisa PEST pada Universitas Dian Nuswantoro :

1) Faktor Politik.
Faktor politik mencakup hukum, isu-isu global, undang-undang dan peraturan
yang mungkin memiliki efek pada bisnis Anda baik segera atau di masa depan.
 UDINUS sudah memenuhi kebijakan dan peraturan pemerintah dan daerah.
 Dampak undang-undang terhadap kegiatan organisasi-organisasi di UDINUS.
2) Faktor Ekonomi
Faktor ekonomi berkaitan dengan daya beli masyarakat, iklim usaha maupun
biaya operasional perusahaan.
 Tingkat inflasi dalam UDINUS terbilang stabil.
 UDINUS mempunyai akreditasi yang baik dan mempunyai banyak koneksi
dengan banyak perusahaan.
 Evaluasi indikator ekonomi lainnya yaitu peluang yang memengaruhi daya
tarik mahasiswa baru bagi yang mencari perguruan tinggi.
3) Faktor Sosial
Faktor sosial mencakup semua faktor yang berkaitan dengan kebutuhan yang ada.
 Pertambahannya jumlah pesaing dalam universitas yang mempengaruhi daya
tarik mahasiswa baru untuk memilih yang akan berpengaruh baik,maka
peluang yang di peroleh adalah meningkatnya jumlah mahasiswa karena
UDINUS menyediakan berbagai fasilitas yang terbaik dan bisa menjadikan
makasiswa nyaman.

14
 UDINUS mempunyai akreditasi yang sudah cukup bagus.
4) Faktor Teknologi
Faktor teknologi mencakup otomasi dan komunikasi yang mempengaruhi kegaitan
opersaional bisnis.
 Dari sisi teknologi yang saat ini tersedia UDINUS memanfaatkannya untuk
peningkatan efektifitas dan efisensi kampus. Peluang yang dapat diperoleh
melalui pemanfatan teknologi informasi yaitu UDINUS memberi kemudahan
dalam proses perkuliahan seperti situs dinus.ac.id , SIADIN, KULINO,
Krs.dinus.ac.id
 Pembayaran uang kuliah dengan Virtual Account

2.3.4 Dokumentasi analisis SWOT


Dalam analisa SWOT (Strength, Weakness, Opportunities, Threat). ini dapat melihat kondisi
saat ini Universitas Dian Nuswantoro seperti apa. Maka, berikut adalah contoh analisis
SWOT pada Universitas Dian Nuswantoro :

Tabel 2. Analisis SWOT Lingkup Udinus

Kekuatan (Strength) Kelemahan (Weakness)


1. Kualitas Teknologi Informasi yang 1. Dalam sistem informasi seperti
unggul, baik dari sumber daya SIADIN masih banyak
TI/SI, sehingga UDINUS kekurangan dilihat dari beberapa
mendapatkan branding dari pihak aspek.
lain adalah kampus yang 2. Belum terintegrasi semua proses
memanfaatkan teknologi informasi bisnis yang berjalan di UDINUS
yang handal. masih ada proses bisnis yang
2. Memiliki beberapa sistem informasi harus perlu diatasi.
akademik dan fasilitas yang
terstruktur seperti Siadin
mahasiswa, Siadin Dosen, Siadin
Parent, Siakad,dll.
3. Memiliki dosen yang semuanya
menguasai TIK
4. Mempunyai platform sistem kuliah
online (KULINO) yang dapat
menunjang perkuliahan online.
5. UDINUS menyediakan perkuliahan
di sore hari untuk para mahasiswa
yang pekerja

15
6. UDINUS juga bekerja sama dengan
beberapa universitas baik dari
universitas yang ada di luar negeri
maupun universitas negeri lainnya.
7. Adanya mobilitas atau pertukaran
pelajar yang akan membawa nama
baik UDINUS di luar sana.
8. Udinus memiliki SOP yang jelas
dalam kegiatan proses bisnisnya
dan menyediakan segala sarana dan
prasarana dengan layanan sendiri.

Peluang (Opportunities) Ancaman (Threats)

1. Peluang dengan melihat dari 1. Semakin banyak universitas -


minatnya mahasiswa yang universitas yang tidak mau kalah
mendaftar menjadi mahasiswa baru dengan UDINUS dengan
di UDINUS yang menandai bahwa memberdayakan Teknologi
UDINUS adalah pilihan yang tepat Informasi
bagi universitas swasta yang unggul 2. Kerugian kompetitif yang
2. Dapat menjalin kerjasama dengan diakibatkan oleh munculnya
Universitas di tingkat nasional kompetitor lain.
ataupun internasional.

16
BAB III

TAHAPAN ANALISIS

Pada tahap analisis, yang harus dilakukan adalah bagaimana memahami situasi SI dan
menganalisis situasi SI. Kemudian didapatlah data-data mengenai tahap analisis untuk Pusat
Sistem Informasi yaitu:

3.1 Arah pengembangan bisnis


Arah pengembangan bisnis disesuaikan dengan visi misi yang ada pada PSI, yaitu ;
- Visi : Memberikan layanan informasi seputar udinus melalui sistem informasi yang
tepat, cepat, terbaru dan akurat.
- Misi : Misi PSI adalah meningkatkan pelayanan Sistem Informasi informasi untuk
kepentingan Udinus.

3.2 Struktur organisasi PSI


UPT Pusat Sistem Informasi (PSI) adalah unit pelaksana teknis yang mengoordinasikan
perencanaan, penyelenggaraan, dan pelaksanaan system informasi terintegrasi dan sebagai
pusat data universitas yang bertanggung jawab kepada Rektor.

Adapun tugas dari UPT Pusat Data dan Pengembangan IT adalah sebagai berikut :

- Mengembangkan, mengoperasionalkan dan memelihara teknologi informasi dan


komunikasi sesuai kebijakan Universitas, untuk kepentingan seluruh civitas akademika
Udinus.
- Mengoordinasikan dengan unit kerja pengguna teknologi informasi dan komunikasi
secara maksimal.
- Mengatur sistem pangkalan data dan sistem informasi manajemen yang terintegrasi sesuai
kebutuhan universitas dan unit kerja.
- Menjamin kelancaran akses jaringan internet, hotspot, dan intranet. Melaksanakan
pendidikan, pelatihan dan praktikum teknologi informasi dan komunikasi bagi
stakeholders internal dan eksternal.
- Mengembangkan dan mengelola website universitas sebagai sarana penyebar informasi
bagi khalayak umum.
- Menangani penyalahgunaan fasilitas teknologi informasi dan komunikasi di lingkungan
universitas dan menyerahkan penyelesaiannya kepada Rektor.

17
- Mengembangkan unit profit center bidang TIK untuk membantu finansial universitas.
Mengembangkan kerjasama teknologi informasi dan komunikasi dengan pihak lain untuk
kemajuan universitas.

UPT PSI dipimpin oleh seorang kepala dan terdiri atas 4 divisi dengan tugas pokok, sbb:

a. Divisi Sistem Informasi


- Menyusun rencana pengembangan Sistem Informasi secara terintegrasi di Udinus
- Menyusun rencana sistem perekaman dan pengamanan data dan informasi yang ada di
Udinus
- Mengkoordinir dan mengendalikan langsung semua sistem informasi manajemen yang
dikembangkan di unit-unit kerja menuju sistem informasi manajemen data perekaman
database yang terintegrasi
- Mengembangkan software sistem informasi manajemen dan mengolah data menjadi
informasi yang dibutuhkan unit-unit Mengembangkan sistem pengamanan data
- Mengembangkan website universitas dan sub domain website fakultas, lembaga dan
UPT
- Melakukan fungsi pelayanan instalasi software legal seluruh unit yang membutuhkan
terutama open sorce sofware Melayani permintaan data dan informasi oleh semua unit
kerja yang membutuhkan
- Memberikan bantuan teknis operasional sistem informasi manajemen kepada unit-unit
yang membutuhkan Melaporkan hasil kerja secara berkala kepada Kepala UPT Pusat
Data dan Pengembangan IT.

b. Divisi Infrastruktur
- Menyusun rencana pengembangan sistem jaringan komputer dan hardware universitas
Mengendalikan langsung operasionalisasi sistem jaringan komputer di lingkungan
universitas dan seluruh unit yang ada
- Melakukan mapping topologi jaringan secara lengkap Menata dan merawat sistem
pengkabelan dan switching Mengelola bandwidth, routing, dan firewall
- Mengkoordinir jaringan-jaringan lain yang ada di unit-unit
- Melakukan perawatan hardware dan sistem operasi komputer dan multimedia di
lingkungan universitas Melaporkan hasil kerja secara berkala kepada Kepala UPT Pusat
Data dan Pengembangan IT.

18
c. Divisi Layanan TIK
- Menyusun rencana pendidikan, pelatihan, dan kerjasama dalam bidang teknologi
informasi dan komunikasi
- Menyusun rencana pengembangan usaha bidang teknologi informasi dan komunikasi
yang bersifat profit oriented
- Melakukan pelatihan-pelatihan teknologi informasi dan komunikasi bagi mahasiswa,
dosen, tenaga kependidikan dan pihak luar yang membutuhkan
- Melakukan praktikum komputer bagi mahasiswa, dosen dan tenaga kependidikan
Udinus
- Mengendalikan langsung operasionalisasi kelas-kelas multimedia yang ada di seluruh
fakultas dan program studi serta unit kerja lain
- Melaksanakan kegiatan teleconference yang dibutuhkan oleh pembelajaran jarak jauh
maupun pihak lain di lingkungan Udinus
- Mengembangkan mengelola unit usaha bidang teknologi informasi dan komunikasi
- Mengembangkan jaringan kerjasama dengan pihak lain dalam rangka pengembangan
usaha di bidang teknologi informasi dan komunikasi Melaporkan hasil kerja secara
berkala kepada Kepala UPT Pusat Data dan Pengembangan IT.

d. Divisi Pangkalan Data


- Database Administrator; Melakukan pemeriksanaan rutin dan mempertahankan Server
database Utama Debugging kesalahan yang ditemukan di Server database Utama
- Memberikan dukungan teknis keutuhan data dan informasi, untuk kantor dan fasilitas
Laboratorium Melaksanakan penanganan Back-Up file untuk Database Server Utama
- Memelihara ketersediaan dan update informasi melalui optimalisasi Management
Informasi System (MIS) serta mengembangkan dan mengoptimalkan platform
Informasi System
- Melaksanakan fungsi administrasi berupa pencatatan, penyimpanan dan pemeliharaan
dokumen pisik dan digital serta monitoring data
- Menyampaikan informasi dan laporan yang baik serta tepat waktu untuk kebutuhan
internal maupun kebutuhan eksternal Unit kerja yang bersifat rutin dan insidental, dalam
bentuk publikasi infografis, Data statistik Udinus, dsb
- Mengembangkan, memonitoring dan memastikan proyek-proyek IT strategis telah
sejalan dengan organisasi bisnis

19
- Melaporkan hasil kerja secara berkala kepada Kepala UPT Pusat Sistem Informasi
(PSI).

3.3 Analisis lingkungan internal SI/TI


Analisis SI/TI terdiri dari analisis internal SI/TI dan analisis eksternal SI/TI. Untuk internal
SI/TI berkaitan dengan organisasi SI/TI, aplikasi SI, dan Infrastruktur TI untuk mendukung
proses bisnis yang berjalan pada Universitas Dian Nuswantoro. Sedangkan analisis eksternal
SI/TI berkaitan dengan teknologi saat ini yang dimanfaatkan oleh Universitas Dian
Nuswantoro untuk meningkatkan nilai strategi bisnis.

a. Perangkat Keras (Hardware)


Perangkat keras yang digunakan adalah set computer sistem (monitor, CPU, keyboard,
mouse), perangkat server, printer dan scanner, PC head sets untuk lab bahasa, speakers,
LCD projector yang mempunyai fungsi yang berbeda-beda.
b. Perangkat Lunak (Software)
Dalam kegiatan akademik, Universitas Dian Nuswantoro banyak menggunakan software
berbasis web seperti siadin, kulino, krs online, siakad dan sistem informasi lainnya yang
dikembangkan oleh IT Udinus. Aplikasi yang sering digunakan mahasiswa dalam
berbagai mata kuliah yang ada. Software yang digunakan antara lain aplikasi
pemrograman seperti notepad ++, Visual code, netbeans, dreamwever serta aplikasi
berbasis multimedia seperti corel, adobe photoshop dan lainnya sesuai kebutuhan
mahaiswa dan dosen.
c. Sistem Operasi
Sistem operasi utama yang digunakan Universitas Dian Nuswantoro kebanyakan
menggunakan microsoft windows 7 (Apllication Office Automation, Email, Aplikasi
internet) untuk lab computer, lab Bahasa dan lab lainnya.
d. Infrastruktur
Jenis jaringan komputer yang digunakan Universitas Dian Nuswantoro adalah LAN yang
mencakup wilayah local. Dengan menggunakan berbagai perangkat jaringan, seperti
menggunakan kabel UTP (Unshielded Twisted-Pair), Hub, Switch berfungsi untuk
menghubungkan masing-masing komputer pada sebuah jaringan LAN, Router yang
berfungsi untuk menghubungkan jaringan satu dengan jaringan lain, dan lain sebagainya.
Dan peralatan lain untuk mendukung infrastruktur Universitas Dian Nuswantoro. Berikut
adalah infrastruktur jaringan Universitas Dian Nuswantoro :

20
Gambar 2. Infrastruktur Jaringan Universitas Dian Nuswantoro

3.4 Portofolio aplikasi di Udinus


Portofolio aplikasi pada Universitas Dian Nuswantoro adalah sebagai berikut :

Tabel 3. Portofolio aplikasi di Udinus

Dinus.ac.id
Strategic
Applicaton Dinus.ac.id adalah strategi utama Universitas Dian Nuswantoro untuk
pihak internal dan sebagai informasi untuk menarik minat eksternal
dengan pemberian informasi mengenai udinus melalui dinus.ac.id

21
Operational 1. Dinus.ac.id/student ( Siadin Mahasiswa)
Application Siadin adalah sistem informasi akademik Universitas Dian Nuswantoro
yang berfungsi untuk menyediakan informasi untuk Mahasiswa,Dosen
dan Orangtua Mahasiswa. Terdapat banyak fitur dalam Siadin mahasiswa
diantaranya Absensi kuliah online, KRS, KHS, Keuangan, E-ticket KTM,
kalender akademik, beasiswa, ujian online dll.

2. dinus.ac.id/staf (Siadin Dosen)


Siadin Dosen digunakan untuk membantu berjalannya KBM seperti :
 Media file sharing, penilaian, pemantauan mahasiswa.
 Worksop, seminar, sertifikasi kompetensi.
3. Dinus.ac.id/parent (Siadin Parent)

Siadin Parent digunakan untuk mengetahui informasi akademik


mahasiswa seperti hasil studi semester ini, hasil studi semester lalu,
presensi semester ini, Pembayaran, dll.

4. Siakad.dinus.ac.id
SIAKAD (Sistem Informasi Akademik) adalah suatu sistem informasi
akademik yang dibangun untuk memberikan kemudahan kepada
pengguna dalam kegiatan administrasi akademik Universitas Dian
Nuswantoro secara online.

5. Kulino.dinus.ac.id

Kulino adalah singkatan dari Kuliah Online, merupakan sistem khusus


untuk melakukan perkuliahan secara online atau daring. yang
merupakan Learning Management System (LMS) berbasis Moodle.
Moodle adalah paket perangkat lunak yang diproduksi untuk kegiatan
belajar berbasis internet dan situs web. Moodle dapat digunakan secara
bebas sebagai produk sumber terbuka (open source) di bawah lisensi
GNU. Moodle dapat diinstal di komputer dan sistem operasi apapun yang
bisa menjalankan PHP dan mendukung database SQL. Adapun fitur-fitur

22
yang ada di Kulino antara lain ; assignment submission, forum diskusi,
unduh arsip file , peringkat, chatt, kalender online, berita, kuis online dan
lain-lain. Alur dari penggunaan kelas pada Kulino yaitu pengajar dan
membuka kelas bisa mengunggah materi ajar, soal dan tugas. Kemudian
mahasiswa dapat masuk ke akun kulino masing-masing dan memilih
kelas yang disediakan atau didaftarkan untuknya. Aktivitas mahasiswa di
dalam Kulino ini

3.4 Analisis SWOT Lingkup Sistem Informasi

3.4.1 Analisis Siadin


 Strength :
- banyak pengguna karena setiap mahasiswa, dosen, staff diwajibkan memiliki
akun siadin
- Tampilan menarik
- Mudah dalam menggunakan dan mendaftar
- Mempermudah pekerjaan staff dan dosen
- Mempermudah Mahasiwa dalam kagiatan akademik
-
 Weakness :
- Fitur belum lengkap
- Fitur Kuliah online sangat kaku dan tidak menarik
- Fitur Kuliah Online pada siadin biasanya digunakan hanya untuk absensi dan
matkul pancasila
- Belum terintegrasi dengan Kulino
- Terkadang akses eror karena server tidak mampu menampung banyak data
yang masuk saat bersamaan
-
 Opportunity:
- Adanya sistem sendiri dari Udinus (siadin) berpotensi untuk membuat siadin
menjadi salah satu andalan layanan Udinus sehingga membuat nama baik
kampus semakin baik di kalangan publik
-

23
 Threats:
- Menurunnya kinerja bagian PSI dalam pengembangan Siadin
- Rusaknya jaringan ataupun gangguan server
-

3.4.2 Analisis Kulino


 Strength :
- Menjadi salah satu aplikas alteratif yang dapat mendukung kegiatan kuliah
daring
- Mudah dalam penggunaannya dan pendaftaranya

 Weakness :
- Tampilan tidak menarik
- Terlalu banyak tulisan yang di susun tidak rapi sehingga sedikit
membingungkan
- Belum terintegrasi dengan siadin
- Tidak adanya fitur video conference
- Textbox dalam menuliskan tugas kurang besar , dan tampilan toolbas untuk
edit text sedikit susah

 Opportunity:
- Peluang untuk pengembangan sistem kulino agar menjadi aplikasi unggulan di
Udinus
- Peluang untuk dijadikan media perkuliahan bagi orang-orang yang tidak bisa
full time kuliah secara langsung
- Peluang untuk dijadikan media perkuliahan disaat kondisi yang yang tidak
tidak terduga seperti saat bencana alam atau wabah penyakit
 Threats:
- Gangguan pada jaringan server sistem kulino
- Kegiatan terhambat karena belum terintegrasi dengan Siadin

3.5 Perhitungan IFAS dan EFAS


Hasil analisis faktor internal PSI perusahaan akan dihitung bobot dan ratingnya ke dalam
tabel IFAS. Berikut adalah tabel IFAS (Faktor Strategi Internal) pada UDINUS :

24
Tabel 4. Perhitungan IFAS

Faktor Strategi Internal Bobot Rating BxR


Strength 1.8
1. Menjadi salah satu aplikas alteratif yang dapat mendukung
0.2 3 0.6
kegiatan kuliah daring

2. Mudah dalam penggunaannya dan pendaftaranya 0.3 4 1.2


Weakness 2.5
1. Tampilan tidak menarik 0.1 2 0.2
2. Terlalu banyak tulisan yang di susun tidak rapi sehingga
0.2 2 0.4
sedikit membingungkan
3. Belum terintegrasi dengan siadin
0.2 3 0.6
4. Tidak adanya fitur video conference
0.3 0.3 0.9
5. Textbox dalam menuliskan tugas kurang besar , dan
0.2 2 0.4
tampilan toolbas untuk edit text sedikit susah
Total 1.5 4.3

Hasil analisis faktor eksternal perusahaan akan dihitung bobot dan ratingnya ke dalam tabel
EFAS. Berikut adalah tabel EFAS (Faktor Strategi Eksternal) pada UDINUS :

Tabel 5. Perhitungan EFAS

Faktor Strategi Eksternal Bobot Rating BxR


Opportunity 2.1
1. Peluang untuk pengembangan sistem kulino agar
0.6
menjadi aplikasi unggulan di Udinus 0.2 3
2. Peluang untuk dijadikan media perkuliahan bagi
0.3 3
orang-orang yang tidak bisa full time kuliah secara 0.9
langsung
3. Peluang untuk dijadikan media perkuliahan disaat
0.2 2
0.6
kondisi yang yang tidak tidak terduga seperti saat

25
bencana alam atau wabah penyakit

Threat 0.6

1. Semakin ketatnya persaingan perguruan tinggi swasta di


0.2 2 0.4
Indonesia.

2. Semakin banyak perguruan tinggi asing yang mulai


0.1 2 0.2
merambah ke dalam negeri.

Total 1.0 2.7

Berikut adalah total perhitungan berdasarkan masing-masing faktor yaitu strength,


weaknes, opportunity, dan threat:
Tabel 6. Perhitungan tiap faktor

Faktor Jumlah

Strength 1.8

Weakness 2.5

Opportunity 2.1

Threath 0.6

3.5 Anggaran
Anggaran biaya diajukan oleh PSI sesuai dengan kebutuhan software, hardware dan
jaringan internet serta server untuk backup dan penyimpanan data.

3.6 Trend saat ini


Mengikuti perekembangan sistem informasi yang digunakan dalam perkuliahan
onlinemaka berikut beberapa trend teknologi sistem informasi yang digunakan oleh
beberapa institusi pendidikan di Indonesia , antara lain:
- Pembelajaran daring menggunakan sistem yang bisa videoconference di
beberapa universitas lain, hal ini belum bisa dilakukan pada fitur Kulino, oleh
karena itu perlu pembaruan fitur untuk video conference
- CBT (Computer Based Test) merupakan pola seleksi melalui Ujian , baik UTS
maupun UAS yang diselenggarakan dengan menggunakan komputer. UTS dan

26
UASsudah bisa dilakukan dengan Kulino tetapi belum dapat teringrasi dengan
Siadin, oleh karena pengintegrasian sangat diperlukan guna untuk
mempermudah kegiatan akademik.

3.7 Mengembangkan solusi alternatif


Berdasarkan analisis kondisi organisasi saat ini dapat dilihat, pengelolaan sistem aplikasi
hingga pengelolaan infrastruktur hardware dan jaringan cukup baik. Namun, untuk
meningkatkan tingkat managebility, realibility dan integrity dari data dan layanan system
informasi maka menggunakan arah pendekatan bertahap dalam pengembangan
infrastruktur TI seperti :
 Mulai dari bawah & memanfaatkan sistem informasi existing
 Sistem informasi-sistem informasi dirangkai mengikuti pola integrasi dan kebutuhan
informasi akan dating
 Butuh waktu yang lama dan konsisten agar tidak gagal
 Relatif lebih murah
 Butuh strategi khusus ( Non Teknis dari Pimpinan )

Sebab terintegrasinya informasi dari sebuah sistem-sistem diperlukan, karena :


a. Adanya kebutuhan konstituen untuk bekerja sama antar bagian dalam suatu
korporasi.
b. Terjadinya pengolahan data antar sistem informasi tiap bagian yang saling terkait,
sehingga untuk melengkapi suatu informasi dibutuhkan proses pertukaran data
dengan sistem informasi yang lain.
c. Dapat memungkinkan penyediaan realtime pengaksesan data.
d. Mengubah data untuk analisis bisnis dan pertukaran data, mengatur penempatan
data untuk kinerja, mata uang dan ketersediaan.

27
BAB IV

TAHAPAN DIRECTION

Phase direction adalah tahap ketiga yang dilakukan pada proses perencanaan strategis
Sistem Informasi. Selanjutnya pada fase ini akan dibangun sebuah pernyataan tentang
visi dan misi sistem informasi berdasarkan kondisi yang telah dipahami pada dua fase
sebelumnya. Fase ini bertujuan untuk menetukan arahan sistem informasi kedepan
yang diawali dengan merancang visi dan arahan dari sistem informasi, seluruh pihak
yang terlibat harus dikomunikasikan agar seluruh pihak mempunyai visi dan arahan
yang sama dalam membangun sistem informasi yang telah dikembangkan sehingga
pada akhirnya tujuan bisnis dan tujuan sistem informasi dapat diseleraskan. Pada fase
ini juga akan disusun rencana pengembangan sistem informasi serta mengidentifikasi
berbagai proyek potensial.

4.1 Merancang visi dan arahan dari SI

4.1.1 Mengembangkan visi dan misi SI


Setelah mengetahui visi dan misi Udinus pada tahap visioning, maka pada tahap
direction ini mengembangkan visi dan misi sistem informasi pada Udinus adalah
sebagai berikut:

Tabel 7. Visi dan misi SI pada Udinus

Visi Memanfaatkan teknologi dan sistem informasi secara maksimal guna


untuk membuat gebrakan inovasi yang memberikan nilai
Misi a Menunjang kinerja STI Universitas.
b Memunculkan inovasi baru dengan menggunakan STI.
c Menjaga kerahasiaan data Universitas yang terdapat di dalam
sistem.
d Menggunakan dukungan STI dalam setiap kegiatan utama dan
pendukungnya
e Mengintegrasikan semua sistem informasi yang ada pada
Universitas.

28
4.1.2 Mengembangkan tujuan dan strategi SI
Tujuan dan strategi Teknologi dan Sistem Informasi pada Udinus adalah sebagai berikut:

Tabel 8. Tujuan dan strategi teknologi dan sistem informasi pada Udinus

Tujuan Strategi
1. Memanfaatkan internet untuk kegiatan 1. Mendevelope sistem informasi berbasis
akademik web yang dapat di askes lewat internet
kapan saja dan dimana saja
2. Pengembangkan produk STI di Udinus 2. Mengembangkan siadin dan kulino
agar dapat melayani stakeholder dengan mengenai fitur-fitur yang ada di dalamnya
mudah dan memuaskan

3. Memudahkan para stakeholder dalam 3. Membuat sistem yang mudah digunakan


menjalankan aktivitasnya
4. Membangun database universitas untuk 4. Membuat list daftar hardware dan
menampung seluruh data universitasdan di softaware pendukung
kelola untuk memenuhi kebutuhan
informasi

5. Membuat sistem agar terpadu 5. Mengintegrasikan semua sistem yang di


universitas seperti BIKU, siadin parents,
student, staff serta KULINO

4.1.3 Review dan konfirmasi visi dan arah SI


Tinjau kembali arah SI bersama departemen SI dan steering committee SI. Perbaharui area
yang membutuhkan perubahan dan penambahan terkait visi dan arah SI yang dibuat.

4.2 Mengembangkan rencana SI


Setelah mengembangkan visi misi serta tujuan pada Universitas Dian Nuswantoro, maka
selanjutnya adalah mengembangkan rencana SI.

4.2.1 Mengembangkan arah aplikasi bisnis


Pengembangan arah aplikasi bisnis dapat dilihat pada tabel berikut :

Tabel 9. Pengembangan arah aplikasi bisnis

NO Aktivitas Solusi Kebutuhan SI

1 Kegiatan mahasiswa dalam belajar Mengembangkan Kulino yang di


memahami materi lewat kuliah online aplikasi kuliah online upgrade
yang sudah ada

29
2 Kegiatan Dosen dalam mengajarkan Mengembangkan Kulino yang di
materi kepada mahasiswa aplikasi kuliah online upgrade
atau E-learning yang
sudah ada

3 Kegiatan Staff atau TU dalam merekap Mengintegrasikan Sistem terpadu antara


absensi mahasiswa sistem kulino dan kulino dan siadin
siadin

4 Kegiatan dalam menjalankan Membuat fitur yang Sistem terpadu antara


UTS/UAS lebih user friendly kulino dan siadin
mudah digunakan
oleh mahasiswa dan
mudah dalam
penginputan nilai
oleh doksen

5 Kegiatan kerja praktek Membuat fitur khusus Sistem Kulino


untuk konsultasi dan
bimbingan

6 Kegiatan dalam Surat menyurat terkait Membuat fitur untuk SIADIN


perizinan mencetak surat
dengan prosedur yang
dilegalkan oleh
universitas

Pada bagian ini akan berfokus pada mengembangkan aplikasi bisnis yang akan dibutuhkan
organisasi dimasa yang akan datang. Setelah membuat tabel arahan di atas maka dapat
diketahui tipe tipe dari sistem informasi yang ada pada Udinus. Dengan diketahui tipe dari
setiap sistem informai yang ada, maka Udinus bisa menentukan akan berfokus untuk
mengembangkan sistem informasi yang mana terlebih dahulu. Jika dilihat dari matrix maka
Udinus bisa mengembangkan Siadin Mahasiswa dan Kulino terlebih dahulu karena keduanya
adalah sistem informasi yang menjadi senjata dalam kegiatan akademiknya. Dengan
mengintegrasikan kedua sistem informasi tersebut agar didapatkan nilai unggul bagi Udinus.

30
4.2.2 Mengembangkan arah technical infrastruktur
Alanglah lebih baik apabila dalam kegiatan menjalankan E-Learning menggunakan Cloud
server agar lebih praktis tidak memerlukan banyak persyaratan.

Gambar 3. Infrastruktur E-Learning

4.3. Mengidentifikasi project

4.3.1 Mengidentifikasi project SI


PROJECT CHARTER

Project Perencanaan Strategis Sistem Informasi Kuliah Online Pada Universitas


Name Dian Nuswantoro.

Project Mengintegrasikan 2 sistem informasi yaitu Kulino dan Siadin untuk


Description menunjang kegiatan akademik

Focus Area Untuk membantu mengautomatisasi absensi, menunjang dalam kegiatan


pembelajaran sebagai penggati kelas offline, membantu pekerjaan dosen
dan staff.

Expected 10/05/2020 Expected End 10/07/2020


Start Date Date

Business Benefit External benefit Estimated Rp 35.000.000

31
cost

- Materiil Kemudahan dalam Departement PSI, BIAK,


- Non materiil akses informasi included BIMA,DINUSTEK

Gambar 4. Project charter

4.3.2 Mengestimasi SI Cost


Perkiraan biaya yang dibutuhkan untuk merealisasikan project ini agar terciptanya integritas
antara Siadin dan Kulino adalah sebagai berikut :

Tabel 10. Estimasi biaya SI

No Nama barang Spesifikasi Harga Jumlah Total


1 Intel Core i3-2130 5 Rp4000.000
Prosesor Rp 800.000
3.4Ghz Cache 3 MB
2 Motherboard ASRock H61M-VG4 Rp 900.000 5 Rp4.500.000
3 Corsair DDR3
Vengeance Black
RAM Rp 500.000 5 Rp 2.500.000
PC12800 4 GB (2X2
GB)
4 MSI Radeon R7-240 5 Rp 4.000.000
VGA Rp 800.000
2GB
5 WD 1 TB SATA3 64 5 Rp 3.000.000
Storage Rp 600.000
MB - Caviar Blue
7 CoolerMaster 5 Rp 2.000.000
Casing Rp400.000
CMP102C
8 Power Antec VP Series 500 5 Rp 3.000.000
Rp600.000
Supply W
9 LG DVDRW 24X 5 Rp 1.000.000
Optical Drive Rp200.000
(opsional)
Rp 24.000.000

4.3.3 Mengidentifikasi manfaat bisnis


Manfaat bisnis yang bisa didapat dari project ini adalah sebagai berikut :
1. Memudahkan dalam melakukan absensi dan dokumentasi lainnya terkait
pembelajaran daring menggunakan kulino dan siadin.

32
2. Membuat proses bisnis yang berjalan di Udinus menjadi lebih efektif dan efisien.
3. Mengurangi resiko hilang karena data sudah ter back up di database server.
4. Meningkatkan kepuasan pengguna (mahasiswa dan dosen).

Dengan adanya manfaat bisnis di atas maka akan memberikan keuntungan bagi udinus
berupa value bisnis dapat berupa materi maupun non materi
 Materi, contohnya dengan adanya project ini kedepannya udinus menjadi terkenal
dengan sistem kukiah online yang sudah majudan teritegrasi, sehingga banyak
orang yang .ingin mendaftar sehingga dari banyk orang yang mendaftar
mendaptkan benefit berupa materiil atau uang.
 Non materi, contohnya punya nama baik di mata masyarakat sehingga dapat
bersaing dengan universitas negeri favorit.

33
BAB V

TAHAPAN RECOMMENDATION

Menurut Anita Cassidy yang dikutip oleh Sutomo (2016), tahap recommendation telah
muncul roadmap proyek STI yang akan dikerjakan beberapa tahun mendatang yang
didalamnya terdapat ringkasan biaya, waktu, dan sumber daya yang dibutuhkan.

5.1 Membuat roadmap


Tabel 11. Roadmap PSSI

No Nama Proyek 2020 2021 2022

1 Analisa sistem Kulino dan siadin


2 Perancangan sistem terpadu
3 Upgrade sistem Terpadu dan
implementasi
4 Pemeliharaan Sistem Kulino dan
Siadin

5.2 Mengembangkan bussiness case


Bussines case berpedoman pada return on investment (ROI). ROI digunakan untuk
menganalisa seberapa besar profit atau efisiensi implementasi proyek sistem informasi
yang diberikan kepada univesitas. Berikut adalah hasil ROI dari masing-masing proyek
sistem teknologi informasi pada Udinus:

Tabel 12. Perhitungan ROI

No Nama proyek perhitungan ROI


1 Analisa sistem Kulino dan siadin xxx Xx
2 Perancangan sistem terpadu xxx Xx
3 Upgrade sistem Terpadu dan xxx Xx
implementasi
4 Pemeliharaan Sistem Kulino dan xxx Xx
Siadin

34
5.3 Penyampaian rencana
Untuk menyampaikan manfaat dan pelaksanaan proyek perencanaan strategis sistem
informasi di Udinus digunakan teknik Forum Group Discussion (FGD). FGD dipilih
karena praktis, ekonomis, dan memungkinkan audience untuk berdiskusi dengan natural.

Tabel 13. Penyampaian rencana

Comunni- Objectives Medium Frequ Audience Deliveriable Format


cation Type -ecy

Kick off Menyampaik Face to Sekali Steering - Agenda - Presentasi


meeting an face Comitee - Meeting - Dokumen
minutes
manfaat dan
hasil

penelitian

Project Membentuk Face to Sekali Steering - Agenda - Presentasi


team tim face Comitee - Meeting
- Dokumen
minutes
meeting proyek
renstra, serta

meninjau
tujuan &

sasaran
proyek

Monthly Melaporkan Mont - Steering - Project - Presentasi


hly Comitee Dokumen
perkembanga status
- Bag ian Softfile
n proyek,
akuntansi - Project
seperti:
keuangan report
aktifitas,
progress,

biaya, dan
masalah

35
BAB VI

KESIMPULAN
Berdasarkan hasil analisis atas kondisi di Udinus saat ini serta perumusan strategi sistem
informasi untuk mendukung efektivitas dan meningkatkan efisiensi proses kegiatan
perkuliahan online , maka dapat disimpulkan sebagai berikut:

1. Pihak udinus terkhusus PSI sebagai provider layanan TI dapat mengetahui faktor-
faktor penting yang diperlukan dalam mengembangkan suatu sistem informasi yang
selaras dengan rencana strategis Udinus. Faktor faktor penting tersebut dapat dilihat
dari hasil analisis value chain, analisis PEST dan analisis SWOT yang dilakukan
terhadap strategi sistem informasi.
2. Perkuliahan online di udinus masih belum maskimal dapat dilihat dari belum
terintegrasinya sistem kulino dan siadin sehingga memerlukan suatu perencanaan
strategis sistem informasi perkuliahan online.
3. Perencanaan strategis sistem infromasi perkuliahan online yang dibuat menggunakan
metode dari Anita Cassidy yang terdiri dari empat tahap yaitu visioning phase,
analysis phase, direction phase dan recommendation phase.

36