J
J
1.2 Tujuan
Adapun tujuan menyelenggarakan pelaksanaan fungsi administrasi secara jelas dan terlampir,
yakni:
Tertib Administrasi dan tertib barang / Hak Milik
Pendataan, Pengendalian dan Pengawasan seluruh barang Inventaris,
Memanfaatkan penggunaan barang secara optimal dalam melancarkan pencapaian maksud
kinerja perusahaan.
Untuk ketiga aspek penting dalam pelaksanaan fungsi dan kerja inventaris, maka muncul
inisiatif dari pihak pelaksana harian untuk lebih terperinci mengatur pengadaan sarana dan
prasarana inventaris yang sudah terpakai atau yang baru di terima oleh pihak pelaksana
inventaris.
1.3.2. Penghapusan
Penghapusan barang inventaris dapat diartikan meniadakan daftar barang karena tidak
berfungsi untuk proses lancarnya pelaksanaan pencapaian hasil di wilayah kerja PT. HILTON
DUTA LESTARI. Barang akan di hapuskan dari daftar seperti:
1. Rusak berat dan tidak bermanfaat untuk kepentingan perusahaan, artinya tidak diperlukan
lagi atau sudah waktunya dihapuskan.
2. Ketentuan penghapusan barang berdasarkan keputusan rapat pelaksana harian bersama
pimpinan PT. HILTON DUTA LESTARI, dan membuat Berita Acara Penghapusan Barang.
1.3.3 Inventaris Statis
1.3.3.1. Barang Tidak Habis Pakai
Artinya barang tersebut memang tidak untuk dimutasi ke lapangan dan tidak juga di hapus
dalam daftar inventaris di Kantor Estate Menjalin, dan merupakan barang yang tidak
bergerak (tidak termasuk kendaraan dan mesin).
Barang tersebut wajib terdaftar dan ditempatkan di kantor Estate Menjalin, perubahan lokasi
menurut perpindahan kantor Estate.
1.3.3.2. Barang Habis Pakai
Artinya barang tersebut memang berupa barang inventaris yang dimasukkan dalam kategori
dalam ruangan, dan jumlahnya tidk terhingga. Contohnya seperti: tinta, pupuk, semen, tipe –
x, bensin (barang yang bersifat cair dan serbuk). Biasanya, pelaporan tersebut dipertanggung
jawabkan sesuai takaran.
2. Analisis SWOT
2.1. Kekuatan (Strength)
Ada beberapa fungsi positif yang diperkuat oleh daftar inventaris barang walau hanya
berbentuk daftar biasa yakni:
Kemudahan dalam pencarian barang,
Mendata keluar masuk barang inventaris dengan jelas dan terperinci,
Mengetahui dengan cepat sisa barang yang masuk di wilayah kerja Estate Menjalin,
Mengetahui dengan cepat barang yang rusak atau hilang,
Mempermudah order barang yang diperlukan mendesak atau tidak,
Dapat menganalisa keperluan stok barang selama satu bulan,
Mempermudah penyusunan budget selama masa kerja satu tahun.
2.2. Kelemahan (Weakness)
Sesuai dengan analisa harian, dari segi penyesuaian tempat kerja penempatan barang
inventaris dan pembagian tugas pelaksana harian, maka dapat disimpulkan kelemahan dalam
inventaris hanya berpusat pada orang yang memiliki tata kelola atau pengemban tugas.
Pelaksana harian biasanya tidak teliti mendata dan meletakkan dimana seharusnya barang
inventaris tersebut ditempatkan. Dampak dari kurang teliti sang pengemban tugas
mengakibatkan:
Susah mendeteksi barang yang masuk karena orderan dan keluar karena mutasi,
Tidak mengetahui secara pasti jangka waktu order barang yang mendesak dan tidak,
Pencantuman kode barang yang salah berakibat barang tertukar dengan barang lain.
2.3. Oportunity (Kesempatan)
Untuk rekomendasi kerja, krisis dan fungsi pengelolaan dalam pengaturan barang, harus ada
penanggung jawab khusus (bendaharawan inventaris) yang fokus memeriksa dan mendata
ulang apa saja yang menjadi masuk dalam daftar inventaris.
Si penanggung jawab tersebut yang nantinya bekerja tanpa alih fungsi (kerja rangkap),
posisinya mempermudah PT. HILTON DUTA LESTARI menerima, mencatat keperluan
order, menyimpan, mengatur penggunaan, memelihara, mempertanggung jawabkan seluruh
laporan yang akan disampaikan pada pimpinan perusahaan.
Contoh Kode:
Nomor Urut . Spesifikasi . Jumlah / Jenis Kerja – Perusahaan / Bentuk inventaris / Tahun
Pembuatan
3.2. Perangkat IT
NO SPESIFIKASI BARANG PEMBERIAN KODE
1 Printer 02.01.001/ADM-HDL/10
2 UPS 02.02.001/ADM-HDL/10
3 GPS 02.03.001/ADM-HDL/10
4 Handy Talky (HT) 02.04.001/ADM-HDL/10
5 Kompas 02.05.001/ADM-HDL/10
4. Pelaporan
Komitmen pelaporan seluruh barang masuk dan keluar di data setiap minggu untuk mengecek
ketersediaan barang yang harus di pertanggung jawabkan sesuai dengan kebutuhan dan
penunjang kelancaran kerja tiap karyawan.
2 tanggapan: