Pengantar

Bapak-bapak dan Ibu-ibu

Yang kami hormati dan banggakan,

P ada kesempatan yang baik ini, perkenankanlah kami

memperkenalkan PT Premium Mitra Ekselen, yaitu perusahaan
yang memberikan jasa konsultasi terkait dengan penerapan Bisnis
Ekselen, Solusi Sistem dan Aplikasi Teknologi Informasi,
Penyelenggaraan Pelatihan dan dalam rintisan sebagai Lembaga
Sertifikasi Profesi. Secara keseluruhan, jasa-jasa tersebut kami
kemas dan persembahkan untuk memberi solusi melalui kepraktisan
proses dengan tujuan hasil yang ekselen, dalam naungan RUMAH
SOLUSI.
Salah satu produk solusi yang kami persembahkan saat ini adalah
J4S (Just Four Steps) – IT Multiplatform, yaitu produk solusi aplikasi
digital untuk pembuatan Dokumen Aplikasi KPKU-BUMN yang
dilengkapi fitur online self-assessment, dengan tingkat kenyamanan,
kemudahan dan keamanan yang terukur.
Dari pengalaman penerapan di beberapa BUMN dan hasil Virtual
Product Knowledge Sharing Session - terangkum beberapa
pertanyaan dan jawaban terkait dengan J4S tersebut yang kami
kemas dalam Buku Kisi-Kisi Just Four Steps ini.
Harapan kami, semoga dapat memberikan manfaat sebagai solusi
bagi Bapak dan Ibu semuanya.

Salam Ekselen,
Rumah Solusi
PT Premium Mitra Ekselen

1|18
Kisi-Kisi
Tentang Penerapan Aplikasi KPKU-BUMN J4S
WHAT - APA
1 Apa pengertian J4S : Adalah produk aplikasi IT-Multi Platform
untuk pembuatan dokumen Proses dan Hasil
KPKU-BUMN
2 Apa kepanjangan dari : Just Four Steps
J4S
3 Apa saja 4 Steps : Drafting, Reviewing, Approving & Delivering
tersebut

Gambar : 4 Steps di J4S

4 Apakah J4S bisa : J4S didesain sebagai Inovasi yang

memenuhi kebutuhan berpangkal dari adanya lesson learnt dalam
BUMN dalam implementasi program KPKU yang
penerapan KPKU- kemudian dikembangkan menjadi sistem
BUMN Informasi sebagai Sistem yang terpadu
untuk kebutuhan penyiapan dokumen KPKU
dan Implementasi Assesment KPKU
mendukung proses On Desk Assesment
(ODA) , On Site Assesment (OSA), Repository
Dokumen /data/informasi yang mendukung
proses Asesment, pengelolaan OFI hasil
Feedback, Pengelolaan OFI to AFI.
5 Apa ‘keahlian khusus’ : Pengetahuan hasil dari pelatihan interpresi
yang diperlukan bagi sangat mendukung dalam pengoperasian
pengelola J4S system J4S.
6 Apa keuntungan : • Mendukung dalam percepatan
menggunakan J4S penyelesaian dan kepastian dari kesiapan
Data, Informasi dan dokumen yang
mendukung program KPKU (Anytime,
Any Where, Any How)
• Mendukung pemerataan Pemahaman
interpretasi Program KPKU
• Manajemen KPI yang terukur
• Mendukung OFI to AFI
• Data dan Informasi dalam manajemen
keamanan berbasi IT Secuurity
• Mendukung ramah lingkungan (Paperless
n Go Green)
• System Secure mendukung IT GenCon
• Sistem User friendly & Easy to Use
• Penerapan User Access Matrix
• Peningkatan pemahaman framework
Baldridge dalam implementasi bisnis
yang ekselen melalui program KPKU
7 Apakah J4S bisa : J4S dikembangkan sebagai Tools/
mengakomodsi Framework atau Platform yang Agile
perubahan- terhadap perubahan perubahan
perubahan persyaratan KPKU-BUMN melalui
persyaratan KPKU- pengelolaan berbasis Parametrerizes
BUMN System serta didesain dapat memenuhi look
n feel serta karakter masing-masing BUMN.
8 Apakah J4S bisa : J4S dapat diintegrasikan dalam beberapa
terintegrasi dengan tingkatan pendekatan integrasi pada level
aplikasi/ sistem lain sebagai berikut
yang sukses • Pertukaran data pada level antar system
digunakan melalui interfacing data format (Indirect
Integration)

1|18
 • Integrasi melalui sistem interfacing
melalui API (Application Programming
Interface) yang berisi perintah, fungsi,
serta protokol yang dapat digunakan dua
aplikasi terhubung satu sama lain dalam
hal ini integrasi J4S dengan system IT
lainnya yang membutuhkan.
9 Apakah respon proses : J4S dikembangkan sebagai sistem
(ADLI) dan hasil pengelolaan Data dan informasi yang
(LeTCI) bisa disimpan menggunakan Platform Sistem Informasi
dan digunakan lagi yang didesain dapat menggunakan multy
Database Platform seperti Oracle, MySQL,
SQL Server, Postgree dll.
Data dan Informasi dapat dikelola sebagai
sumberdata secara recycle, dalam
implementasi pada program KPKU adalah
seluruh data pada proses ADLI dan Hasil
yang berisi KPI BUMN dapat dikelola sesuai
kebutuhan baik untuk keperluan Laporan
secara periodik ataupun mendukung sistem
data analitikal
10 Apakah progres : Bisa ditampilkan, karena J4S dikembangkan
penyusunan Laporan dan diimplemntasi guna mendukung
KPKU-BUMN bisa program KPKU BUMN yang mempermudah
ditampilkan di Aplikan dalam melakukan akses terhadap
dashboard J4S data dan informasi pada proses ADLI
maupun LeTCI dalam suatu sistem
Monitoring Dashboard.
11 Apakah J4S bisa : J4S dikembangkan dilengkapi dengan
mengokomodasi manajemen evident dalam suatu sistem
lampiran bukti folder yang dapat diakses sesuai dengan
(evidence) kebutuhan yang dikelompokkan sesuai
kebutuhan berdasarkan jenis dan spesifikasi
evidence data yang digutuhkan.
12 Apakah J4S bisa : J4S sepenuhnya dikembangkan alligment
melakukan alignment dengan kebutuhan data dan informasi pada

2|18
 dan integration bukti kebutuhan assesment program KPKU BUMN
grafik di Kategori 7 baik proses dan Hasil termasuk didalamnya
dilengkapi dengan sistem Diynamic Data
Analitical dari hasil pengelolaan Result atau
KPI yang dapat menunjukan performansi
dari hasil hasil bisnis (KPI) yang dihasilkan
serta pengelola KPI , sehingga dapat
mendukung salah satu Proses pada
Approach ketika dilakukan Review pada
Tahapan LEARNING, yang diharapkan hasil
analisa akan mendukung Impprovement
dan Innovasi.
13 Apakah J4S bisa : Bisa, dengan catatan:
mensimulasikan Skor • Untuk asesmen proses (ADLI) terbatas
pada keperluan self assessment yang
bersifat ODA.
• Untuk asesmen hasil (LeTCI), dapat
mensimulasikan kondisi sebenarnya
(data presented by fact).
14 Apakah J4S : J4S merupakan white label product, artinya
merupakan nama implementasi disuatu perusahaan bisa
produk yang tidak menggunakan nama yang berbeda tanpa
bisa diganti dengan mengubah platformnya, antara lain :
nama lain • SECOND : AP2
• AIPEX : ASABRI
• PENA : NK
15 Apakah J4S bisa inter- : J4S mempunyai kemampuan untuk
operability dengan dioperasikan dengan multiplatform
platform yang Database sesuai dengan kebijakan IT Masing
berbeda-beda masing BUMN seperti :
• Database Oracle
• My SQL
• SQL Server
• Postgree
16. Apa kondisi yang • Proses penyiapan dokumen KPKU dapat
didapat /diharapkan dilakukan melalui proses ONLINE

3|18
 setelah J4S • Proses dapat dikontrol melalui Segretion
diimplementasikan of Duty (SOD)
dalam mendukung • Target dan progress Manageable dan
pengelolaan program terukur melalui monitoring Dashboard
KPKU di BUMN • Seluruh proses penyiapan tidak
bergantung kepada personak tertentu
(Independen by System IT)
• Dokumen yang dihasilkan aman dan
terjamin dalam folder penyimpanan data
dan dilindungi keamanannya melalui
manajemen akses dan otorisasi terhadap
data dan informasi
• Adanya kepastian dalam proses
penyiapan data dan informasi melalui
penerapan target setting dan progres
pencapaian yang dapat dimonitor
daily/monthly (Certainty Process)
• Mendukung pengelolaan office yang
ramah lingkungan (Paperless and Go
Green)
• Adanya pencapaian efektifitas/optimal
terhadap hasil output, waktu dan biaya
( Effeciency/Effective Time & Cost)
• Mendukung dalam tatakelola
perusahaan terkait Sistem Audit, IT
General Control (IT GENCON) dari sistem
informasi yang dikelola
• Manajemen penyimpanan Data ,
Informasi, dan pelaporan KPKU dalam
domain Security IT (Filling Management
by File IT System Storage )

17. Apa nilai tambah bagi • Global connection /Borderless

BUMN yang • Mendukung dalam percepatan
menerapkan sistem penyelesaian dan kepastian dari kesiapan
SW KPKU J4S dokumen yang mendukung program
KPKU (Anytime, Any Where, Any How)

4|18
 • Mendukung ramah lingkungan (Paperless
n Go Green)
• System Secure mendukung IT Gencon
• Sistem User friendly & Easy to Use
• Penerapan User Access Matrix
• Proses yang terukur (Measureable and
Certaninty
• Sistem dapat dilakukan penyesuaian
(Fully Customize)
• Penerapan sistem melalui parametrisasi
(System Parameterize)
• Mendukung Audit Trail Process /Tracking
Process
• Streamly Process
• Sistem monitoing (Dashboard
Monitoryng System)
18. Apa yang disolusikan • Proses manual
terhadap • Kontrol proses yang lemah
permasalahan • Ketergantungan terhadap personal
eksisting dalam individu
penyiapan • Issue keamanan dokumen
Data/Informasi KPKU • Adanya ketidak pastian waktu
penyelesaian suatu proses
• Penggunaan kertas dalam pelaporan
• Penyimpanan dokumen secara fisik dan
manual
19 Apakah 1 (satu) : Bisa, jika admin memberikan atribut dan
Kategori proses status yang bersangkutan sebagai drafter
dimungkinkan atas permintaan dan responsibilitas
dikerjakan oleh lebih reviewer-nya.
dari satu Drafter
20 Apakah 1 (satu) orang : Bisa, jika admin memberikan atribut dan
Reviewer bisa status yang bersangkutan atas permintaan
melakukan review dan responsibilitas approvernya.
lebih dari satu
Kategori

5|18
21 Apakah 1 (satu) orang : Bisa, jika admin memberikan atribut dan
Approver bisa status yang bersangkutan atas permintaan
melakukan approval dan responsibilitasnya.
lebih dari satu
Kategori
22 Apakah dimungkinkan : Secara teknis dimungkinkan, namun
seorang Reviewer disarankan untuk dibedakan, dengan tujuan
juga sebagai Approver kejelasan Segregation of Duty, serta
pemahaman secara berjenjang.
23 Apakah penggunaan : Implementasi J4S tidak ada kaitan kaitan
J4S perlu ada langsung dengan FEB, jadi tidak diperlukan
persetujuan FEB persetujuan.
24 Apakah ada fitur : • J4S menyediakan fitur untuk pengisian
untuk meberikan data data pembanding seperti yang
pembanding dari disyaratkan LeTCI
BUMN datu dengan • Isian data pembanding dilakukan oleh
BUMN lainnya yang pengguna J4S yang bersumber dari
sudah menggunakan literatur sesuai dengan kebutuhan BUMN
J4S juga? terkait (termasuk dari BUMN pengguna
J4S lainnya, jika sesuai – melalui
mekanisme pertukaran data)
• FEB dalam proses pengembangan
penyediaan data yang dapat digunakan
sebagai data kompetitor, pembanding
dan atau benchmark.
25 Apakah ada pre- • Untuk menerapkan J4S diperlukan pre-
requisite terhadap requisit dari pengguna, terutama pada
BUMN yang akan saat fase ‘DEPLOYMENT’, yang banyak
menggunakan? melibatkan Unit Pengelola IT dan Risk
Management.
• Untuk pemenuhan pre-requisit,
dilakukan inisiasi penerapan seperti
melalui User Requirement Gathering,
DRM (Desain Review Meeting) dan JPS
(Joint Planning Session), setidaknya
menyepakti: platform yang akan
digunakan, sistem konfigurasi (database

6|18
 server, web server, network), capacity
planning, Sistem setting parameter J4S,
IT Policies Perusahaan, dll
• Untuk platform yang akan digunakan, J4S
telah dikembangkan sebagai aplikasi
multiplatform yang dapat
mengakomodasi berbagai platform yang
populer dan berstandar internasional.
• Hasil pembahasan pre-requisit ini
dituangkan dalam bentuk RFI (Request
for Information), RFP (Request for
Proposal), dan Proposal yang akan
menjadi basis penyusunan SoW dan BoQ
serta proses pengadaan.

WHY - MENGAPA
1 Mengapa BUMN perlu : Karena J4S bisa memberikan solusi dalam
menggunakan J4S mempermudah pembuatan Dokumen
Laporan Implementasi KPKU-BUMN
2 Mengapa J4S bisa : J4S dikembangkan dan diimplementasikan
memberi solusi dapat mendukung laporan KPKU BUMN
laporan KPKU BUMN dalam suatu sistem informasi menjadi
bagian didalam manajemen BUMN dalam
pemenuhan Laporan KPKU yang terukur,
manageable, Akurat, serta dijaminkan
aspek sekuriti melalui penerapan
manajemen akses sesuai IT Security.
3 Mengapa J4S menjadi : J4S dikembangkan dan diimplementasikan
penting untuk antara lain dalam menjawab tantang terkait
diimplementasikan implementasi Idustry 4.0, yaitu :
dalam mendukung • IT security issues dalam pengelollan data
KPKU BUMN? dan informasi
• Komitment Top Manajemen
• Aspek Legal dalam pengelolaan data dan
informasi

7|18
WHO - SIAPA
1 Siapa saja yang : Dalam imlementasi yang terlibat adalah
terlibat dalam Champion Team yang telah dibentuk oleh
implementasi J4S Manajemen BUMN dimana J4S
diimplementasikan, dan dipetakan kedalam
profile Implementator Sistem J4S sesuai
dengan profile yang dibutuhkan sesuai dengan
fungsi dan peran dalam manajemen
operasional J4S, antara lain profile :
• Profile Admin
• Profile Koordinator
• Profile Drafter Process
• Profile Reviewer Process
• Profile Approval Process
• Profile Aproval Approval KPI
• Profile Manajemen
• Profile Uploader, dll

Gambar : Unit/Person Yang Terlibat di J4S

8|18
WHEN - KAPAN
1 Kapan sebaiknya J4S : J4S sebaiknya diterapkan pada awal sebelum
diimplementasikan periode waktu dari kegiatan Assesment
KPKU BUMN, sehingga mempunyai cukup
waktu untuk kegiatan Deployment System
J4S, Proces Change Management J4S, set Up
System Parameterizes, Tahapan Transfer of
Knowledge/Training J4S untuk Standard
Operating Procedure (SOP) dan Standard
Maintenance Procedure (SMP), Post
Implementation Review (PIR),
2 Kapan drafter, : drafter, reviewer dan approver dapat
reviewer dan mengoperasikan J4S ketika sistem J4S telah
approver dapat dinyatakan siap beroperasi yaitu setelah
mengoperasikan J4S melalui tahapan antara lain :
• Set Up Infrastruktur J4S
• set Up System Parameterizes,
• Tahapan Transfer of Knowledge/Training
J4S untuk Standard Operating Procedure
(SOP) dan Standard Maintenance
Procedure (SMP),
• Sistem Testing
• Sistem Integration
• System QA implementasi J4S
• System Trial J4S
• Live System j4s
• Post Implementation Review (PIR).

WHERE - DIMANA
1 Dimana J4S bisa : J4S bisa diterapkan di Kantor Korporat,
diterapkan DIrektorat, Kantor Cabang dan Ank-anak
Perusahaan
2 Dimana aplikasi : J4S dioperasikan dan ditempatkan pada
J4S dilakukan infrastruktur IT BUMN dimana J4S
penyimpanan diimplementasikan

9|18
 Gambar: Konfigurasi Infrastruktur J4S

3 Dimana para : J4S dikembangkan berdasrkan platform

drafter, reviewer berbasis web based , dimana para drafter
dan approver bisa ,Reviewer dan Approver dapat berinteraksi
mengoperasikan dengan Sistem J4S tidak terbatas pada ruang
J4S fisik tetapi pada ruang yang tidak terbatas atau
borderless, sepanjang tersedianya jaringan
akses Data dengan bandwid yang mencukupi
maka para user dapat bekerja dimana saja
(anywhere), Kapan Saja (Anytime), dan dengan
menggunakan perangkan kerja terminal akses
(Desk Top/ Laptop/ Gadget/ HP/Tablet dll)
apapun sepanjang didukung jaringan Network
(Anyhow) tidak menjadi penghalang untuk
tetap berinteraksi dengan sistem J4S.

10 | 1 8
 HOW - BAGAIMANA
1 Bagaimana cara : Melalui proses pengadaan yang berlaku di
mendapatkan BUMN yang berminat menerapkan J4S
aplikasi J4S
2 Bagaimana J4S : J4S dikembangkan telah mengadop dalam
menggaransi dari sisi mendukung IT Security yang mensyaratkan
security comply dengan persyaratan IT Policy pada
masing masing IT Policy BUMN terkait antara
lain :
• Cyber Threats
• Data Lost
• Compliance/Regulatory
• Physical Enginering attacks
• Hacktivism
• Domain-based Threats /Cyber attck
infrastructure
• Dll
3 Bagaimana J4S : J4S dikembangkan telah memperhatikan
menggaransi aspek aspek yang mendukung diterapkannya
penerapan General proses IT GENCON antara lain penerapan
Control User Matrix, Penerapak Akses Control,
penerapan Audit Trail , Penerapapan proses
Traceable dari suatu transaksi atau proses,
Mendukung kebijakan IT Security, Penerapan
Single Sign On (SSO) dll.
4 Bagiamana J4S : J4S didesain sebagai Inovasi yang berpangkal
menggaransi dari adanya lesson learn dalam
operasionalnya user implementasi program KPKU oleh Team
friendly Developer yang juga pelaku dari program
assesment KPKU dengan kapabilitas dan
kapasitas dan kapabilitas dalam bidang IT ,
dimana dalam pengembangannya digunakan
platform aplikasi yang diciptakan melalui
proses interaksi dengan User pelaku dari
program KPKU BUMN melalui metode iterasi
requirement sesuai dengan kebutuhan sistem

11 | 1 8
 core dan Non Core termasuk mendevelop
user interface yang sudah memertimbangkan
aspek User Friendly yang pada akhir
pengembangan dilakukan proses BAST
sebagai upaya bahwa sistem J4S sudah sesuai
dengan kebutuhan User Pengguna.
5 Bagaimana peran J4S : J4S dikembangkan sebagai upaya aliigment
dalam konteks dengan perubahan tata kelola perusahaan
Digitaslisasi menuju pengelolaan berbasis Digital , antara
Perusahaan/BUMN ? lain :
• Membantu mendukung transformasi From
Manual to Digital Otomation.
• Pengelolaan Data dan informasi mengacu
kepada best practice yaitu pengarsipan
dokumen dan informasi melalui
pengelolaan Database
• Mendukung terciptanya lingkungan kerja
dengan peluang peluang Innovation
melalui penerapah budaya berbagi
(Shareable Culture)
6 Bagaimana J4S : J4S bisa menampilkan dalam bentuk
menunjukkan bahwa dashboard, yang menunjukkan progres
semua persyaratan penyelesaian respon persyaratan/
proses sudah dijawab pertanyaan.
7 Bagaimana J4S : J4S bisa menampilkan dalam bentuk
menunjukkan bahwa dashboard, yang menunjukkan progres
kecukupan data penyelesaian respon terhadap kecukupan
Kategori 7 sudah atau data yang sudah didefinisikan diawal
belum terpenuhi penggunaan J4S.
8 Bagaimana J4S dapat : J4S akan mensimulasikan nilai proses
mensimulasikan nilai merujuk pada Tabel Kematanngan, yang
kematangan ADLI dibuat oleh FEB.
9 Bagaimana : • Pengelolaan Integrasi di ADLI disesuaikan
pengelolaan Integrasi dengan Tabel Klasifikasi Kematangan
di ADLI pada aplikasi Proses (Versi FEB)
J4S

12 | 1 8
 • Pernyataan Integrasi yang penting
diperhatikan untuk menunjukkan
kematangan proses adalah integrasi/
keselarasan dengan:
• Dalam menjawab tantangan perusahaan
(Jangka Panjang dan Pendek);
• Profil Organisasi
• Proses-proses Internal Kategori
• Proses-proses Kategori Lain
• Hasil yang dilaporkan di Kategori 7
(sebagai perwujudan dari pengukuran
input, proses dan output)
10 Bagaimana sistem : • J4S menyediakan fitur untuk penggunanya
J4S dapat mengelola melakukan upload, store dan download
evidence evidence, untuk menunjukkan bahwa
perusahaan melakukan ‘management by
fact’ (showed not just told);
• Mekanisme upload, store dan download
sepenuhnya menjadi keputusan pengguna
J4S, terkait: kapasitas simpan, aksesibilitas
dokumen, tingkat kerahasiaan, keamanan,
dan lain-lain.
• Untuk efisiensi kapasitas penyimpan
tanpa mengurangi kecukupan
ketersediaan evidence, dapat dilakukan
dengan sistem matriks antara evidence
dengan kebutuhan, misalnya suatu
evidence yang sama dibutuhan oleh
beberapa pertanyaan/ persyaratan, cukup
disediakan 1 evidence, namun bisa dirujuk
oleh pertanyaan yang membutuhkan,
terutana evidence dengan ukuran besar
dan bersifat rahasia (seperti RJPP, RKAP
dll).

13 | 1 8
 HOW MUTCH - BERAPA
1 Berapa investasi : Invesatsi implementasi yang dibutuhkan dalam
yang diperlukan mengimplementasikan J4S terbagi secara garis
untuk menerapkan besar antara lain :
J4S a. Biaya Aplikasi J4S
b. Biaya Penerapan (deployment)
c. User Training
d. Dokumentasi
e. Manajemen Proyek
2 Berapa biaya yang : J4S untuk pemeliharaan menerapkan sekitar
diperlukan untuk 15-25 % dari biaya implementasi awal (Project
pemeliharaan J4S Deployment)

3 Berapa biaya yang : Biaya perubahan mengacu kepada ruang

diperlukan untuk lingkup perubahan yang ingin dilakukan terkait
melakukan dengan 2 (dua) hal yaitu :
perubahan J4S • Sistem Core
• Non Sistem Core
Dimana pemetaan kastemisasi terhadap sistem
Core atau System Non Core akan di tetukan
pada saat DRM (Desain Review Meeting).
4 Berapa lama untuk : • Berdasar pengalaman penerapan J4S,
penerapan J4S diperlukan waktu 2 sd 3 bulan
suatu perusahaan • Kecepatan kesiapan pengguna, sangat
jika dihitung dari ditentukan dengan:
tahap awal (O) • intensitas dan kualitas interaksi antara
sampai dengan pengguna dengan pihak pengembang J4S
siap diakses • Setting parameter atau Key Performance
Indicators yang digunakan oleh pengguna J4S
untuk mengukur tingkat kematangannya
(representasi dari kematangan suatu
perusahaan, yaitu level : early development,
early result, early improvement, good
performance, emerging industry leader,
industry leader, benckmark leader dan world
class)

14 | 1 8
15 | 1 8