Pos Layanan Inkubasi Bit
Pos Layanan Inkubasi Bit
Edisi Pertama
Disusun Oleh:
Drs. I Ketut Astawa, M.M.; Raden Agus Sampurna, SE., MT.; Drs. Rahmat Karyanda, Sy., M.Eng.;
Panjianto, A.Md.; Rosy Pradigta, S.E.; Eka Novah Yuanto, S.Si.
Puji dan syukur kita panjatkan ke hadirat Allah SWT, karena atas limpahan
rahmat dan hidayah-Nya, dapat disusun Prosedur Operasi Standar (POS) Layanan
Inkubasi Tenant pada Balai Inkubator Teknologi, BPPT.
Penyusunan POS ini dilandasi oleh suatu pemikiran bahwa tantangan yang dihadapi Balai
Inkubator Teknologi untuk memberikan layanan prima dalam pelaksanaan inkubasi
teknologi masih sangat diperlukan.
Dalam rangka percepatan pelaksanaan reformasi birokrasi di lingkungan Balai
Inkubator Teknologi, sangat diperlukan penerapan sedini mungkin Prosedur Operasi
Standar (POS) Layanan Inkubasi Tenant.
Untuk itu perlu disiapkan analisis dan evaluasi jabatan, analisis beban kerja, dan
Prosedur Operasi Standar (POS) Layanan Inkiubasi Tenant guna mewujudkan peningkatan
layanan inkubasi teknologi kepada tenant dan mitra lainnya.
Diharapkan POS Layanan Inkubasi Tenant ini menjadi pedoman atau acuan kerja
bagi pegawai pada unit kerja Balai Inkubator Teknologi-BPPT, sehingga pelaksanaan tugas
berjalan lancar, efektif, dan efisien, serta dapat dipertanggungjawabkan dan terhindar
dari kesalahan dalam pelaksanaannya.
Semoga POS Layanan Inkubasi Tenant ini bermanfaat bagi Balai Inkubator
Teknologi dalam rangka memberikan layanan inkubasi tenant dan dalam percepatan
reformasi birokrasi guna mewujudkan akuntabilitas kinerja di lingkungan Balai Inkubator
Teknologi, BPPT.
1
Apabila semua kegiatan sudah sesuai dengan yang ditetapkan dalam POS, maka
secara bertahap kualitas pelayanan inkubasi tenant akan lebih profesional, cepat
dan mudah.
Untuk itu dengan menerapkan prinsip-prinsip tata kerja yang baik, akan mendorong
terbentuknya manajemen inkubasi tenant yang lebih efisien, dan terbentuknya
profesionalisme.
Untuk mencapai kondisi tersebut, maka perlu disusun dan diimplementasikan POS
Layanan Inkubasi Tenant.
Kata kunci utama dalam penyusunan POS Layanan Inkubasi Tenant adalah disusun
berdasarkan kebutuhan standar pelayanan minimal inkubasi tenant di Lembaga
Inkubator Bisnis Teknologi.
1.2. Tujuan
1. Menyusun satu paket POS Layanan Inkubasi Tenant, Inkubator Bisnis
Teknologi yang terdiri dari empat modul layanan yaitu, Modul Layanan Seleksi
Produk Teknologi dan Calon Tenant, Modul Layanan Uji Produksi Produk
Tenant, Modul Layanan Mentoring Teknologi dan Bisnis, serta Modul Layanan
Evaluasi Tenant.
2. Menjadikan POS Layanan Inkubasi Tenant, Inkubator Bisnis Teknologi sebagai
pedoman standar untuk melaksanakan tugas pokok dan fungsi.
3. Menciptakan komitmen bagi para SDM Inkubator Bisnis Teknologi untuk
menerapkan POS Layanan Inkubasi Tenant dalam melaksanakan tugas-
tugasnya.
1.3. Keluaran
Tersusun POS Layanan Inkubasi Tenant, Inkubator Bisnis Teknologi dengan empat
modul layanan yaitu :
1. Modul Layanan Seleksi Produk Teknologi dan Calon Tenant.
2. Modul Layanan Uji Produksi Produk Tenant.
3. Modul Layanan Mentoring Teknologi dan Bisnis.
4. Modul Layanan Evaluasi Tenant.
2
1.4. Manfaat
1. Digunakan sebagai referensi penyusunan POS lembaga inkubator lainnya.
2. Digunakan sebagai alat untuk mengkomunikasikan pelaksanaan layanan
inkubasi tenant.
3. Digunakan sebagai acuan dalam melakukan penilaian terhadap proses layanan
inkubasi tenant.
4. Digunakan untuk mengendalikan dan mengantisipasi apabila terjadi
perubahan system.
5. Digunakan sebagai alat audit sistem informasi manajemen.
3
BAB II
ORGANISASI DAN PROSES BISNIS INKUBASI
2.1. Organisasi
Inkubator Bisnis Teknologi adalah wahana yang dibentuk untuk menjalankan peran
sebagai pusat rekayasa bisnis untuk menghasilkan perusahaan pemula berbasis
teknologi yang memiliki daya saing, tangguh dan mandiri.
Organisasi dan Tata Kerja Inkubator Bisnis Teknologi, disusun dengan menetapkan
Visi, Misi, Tugas Pokok, Fungsi dan Struktur Organisasi sebagai berikut :
Visi :
Menciptakan Perusahaan Pemula Berbasis Teknologi yang berkarakter.
Misi :
Menumbuh-kembangkan PPBT yang berdaya saing, tangguh, dan mandiri.
Menginkubasi produk teknologi pada tingkatan proven dan memiliki potensi
komersial.
Mengembangkan fasilitas inkubasi teknologi yang tepat guna dan tepat
sasaran.
Mengembangkan SDM yang berkarakter dan profesional dalam membangun
sinergi kemitraan, melaksanakan kerjasama, memberikan layanan kepada
mitra, dan melaksanakan administrasi umum inkubasi bisnis teknologi.
Mengembangkan fasilitator-fasilitator yang handal dan memiliki kompetensi
di bidang inkubasi bisnis teknologi.
Tugas Pokok :
Melaksanakan inkubasi bisnis teknologi untuk menciptakan Perusahaan Pemula
Berbasis Teknologi (PPBT) melalui tahapan proses membangun sinergi
kemitraan, melaksanakan kerjasama teknik dan kelembagaan, melaksanakan
layanan pendampingan inkubasi teknologi dan bisnis, melaksanakan layanan
pendampingan aksesibilitas usaha, mengelola Sistem Informasi Manajemen, dan
melaksanakan administrasi umum inkubasi teknologi.
4
Fungsi :
5
2.2. Struktur Organisasi
Pimpinan
Inkubator Bisnis
Teknologi Urusan Skim
Pembiayaan Usaha
Bendaharawan
Sekretaris
Kelompok
Fungsional
6
2.3. Jenis Jabatan dan Uraian Jabatan
7
Staf Bidang Urusan Internal
5 Sekretaris Melaksanakan Urusan Kesekretariatan Lembaga
Inkubator Bisnis Teknologi sesuai dengan
sarana/fasilitas yang tersedia, untuk mewujudkan
ketatausahaan Lembaga Inkubator Bisnis Teknologi
berjalan dengan tertib dan lancar.
6 Bendaharawan Melaksanakan administrasi penerimaan dan
pengeluaran keuangan yang bersumber dari
Penerimaan Lembaga Inkubator Bisnis Teknologi,
sesuai mekanisme pengelolaan keuangan yang
berlaku, untuk mendukung terselenggaranya program
kerja Lembaga Inkubator Bisnis Teknologi dengan
administrasi keuangan yang tertib dan dapat
dipertanggungjawabkan.
7 Urusan Kepegawaian Melaksanakan tata usaha kepegawaian dan urusan
dan Rumah Tangga rumah tangga Lembaga Inkubator Bisnis Teknologi
dengan mengikuti ketentuan yang berlaku dan
bekerjasama dengan pihak terkait untuk terpenuhinya
kewajiban dan hak pegawai Lembaga Inkubator Bisnis
Teknologi, serta terciptanya suasana harmonis, aman,
tentram dan sejahtra.
9
2.4. Proses Utama Bisnis Inkubasi
Inkubator Bisnis Teknologi, menjalankan proses utama bisnis inkubasi melalui 3 (tiga)
tahapan sub proses bisnis inkubasi yang berurutan dan saling terkait yaitu : Sub Proses
Bisnis Pra-inkubasi, Sub Proses Bisnis Inkubasi, dan Sub Proses Bisnis Pasca Inkubasi.
Ketiga sub proses bisnis inkubasi ini merupakan proses bisnis utama Inkubator Bisnis
Teknologi untuk mencapai sasaran strategis yaitu menciptakan Perusahaan Pemula
Berbasis Teknologi (PPBT).
Kegagalan pada salah satu sub proses bisnis inkubasi akan berpengaruh terhadap
keberhasilan proses bisnis utama inkubasi dalam menciptakan Perusahaan Pemula
Berbasis Teknologi.
Oleh karena itu setiap sub proses bisnis inkubasi memiliki kaitan dan pengaruh penting
dengan keberhasilan proses bisnis utama inkubasi sehingga perlu direncanakan,
dilaksanakan, dan dimonitor secara intensif dengan menerapkan Prosedur Operasi
Standar Layanan Inkubasi Tenant.
Setiap sub proses bisnis inkubasi akan diuraikan secara rinci mulai dari in-put yang
digunakan dan out-put yang dihasilkan, serta kegiatan-kegiatan penting yang
dijalankan di dalam setiap sub proses bisnis inkubasi.
Secara umum proses bisnis utama inkubasi mulai dari gambaran in-put dan out-put
proses inkubasi, sarana dan prasarana yang digunakan, beserta kegiatan dan periode
waktu setiap sub proses bisnis inkubasi yang dijalankan, disajikan seperti Gambar 2
berikut ini :
10
Gambar 2 : Proses Utama Bisnis Inkubasi
Sub Proses Bisnis Pra-Inkubasi adalah kegiatan yang dijalankan untuk membangun
sinergi kemitraan (matching) antara penghasil teknologi (A : Academician) dan
pengguna teknologi (B : Businessman), serta unsur pendukungnya (G : Government
etc). Hasil sinergi kemitraan yang dicapai merupakan kesepakatan menjadi tenant
untuk menjalani proses inkubasi. Proses sinergi kemitraan ini dapat dilaksanakan
mulai proses pemanduan bakat (talent scouting) melalui inventarisasi dan penggalian
hasil-hasil inovasi teknologi yang memiliki kematangan teknologi (TRL ≥ 7), dan ide
bisnis yang prospektif dengan kegiatan-kegiatan seperti : technopreneur camp,
roadshow, publikasi, customer relation office dll, kemudian hasilnya dihimpun dalam
database kemitraan inventor dan calon tenant. Selanjutnya dilaksanakan sinergi
antara hasil inovasi teknologi yang memenuhi syarat dan ide bisnis yang prospektif
11
melalui proses seleksi hasil inovasi teknologi dan calon tenant yang berminat
mengadopsi hasil inovasi teknologi yang ditawarkan melalui temu bisnis yang
diselengarakan oleh Lembaga Inkubator Bisnis Teknologi. Selanjutnya ditetapkan
tenant sebagai out-put dari sub proses bisnis ini dengan menandatangani Perjanjian
Kerjasama Inkubasi Tenant antara pihak tenant dan pimpinan Lembaga Inkubator
Bisnis Teknologi. Tenant lebih lanjut diberikan beberapa pelatihan dalam bentuk
pelatihan business plan, pengembangan bisnis, dan pendampingan teknologi dan
bisnis.
Secara ringkas sub proses bisnis pra-inkubasi ini disajikan seperti pada Gambar 3
berikut ini.
Sub Proses Bisnis inkubasi adalah tahapan kegiatan alih teknologi dan bisnis untuk
merealisasikan fasilitas-fasilitas yang diperlukan tenant sesuai proposal kelayakan
12
pengembangan bisnis yang sudah disepakati dan dituangkan dalam Perjanjian
Kerjasama Inkubasi Tenant. Sub proses bisnis inkubasi tenant dilaksanakan dalam
jangka waktu maksimum 3 tahun, disesuaikan dengan jenis dan kesulitan bisnis yang
akan dikembangkan. Sepanjang kurun waktu tersebut, evaluasi dan monitoring
terhadap perkembangan usaha tenant terus menerus dilakukan secara intensif. In-put
proses adalah tenant dan out-put proses yang dihasilkan adalah tenant graduate
(PPBT).
Realisasi fasilitas pada sub proses bisnis inkubasi tenant dari awal perjanjian kerjasama
sampai dengan tenant lulus (graduate), adalah sebagai berikut :
Uji Konsumen (Alpha Test) : dalam proses pembentukan produk inovatif akhir,
tenant wajib melakukan survei & analisa prefensi konsumen terhadap produk tahap
1(pertama) yang telah dihasilkan. Dari survei ini akan dihasilkan analisa kebutuhan
konsumen, yang akan dijadikan dasar dalam membentuk produk tahap selanjutnya
yang merupakan produk inovatif akhir. Pada tahap ini, Lembaga incubator Bisnis
Teknologi berperan membimbing dan mendampingi tenant sampai terlaksananya
seluruh kegiatan uji konsumen.
Uji Jual (Beta Test) : dalam tahap uji jual, tenant wajib melakukan uji jual terhadap
produk inovatif akhir yang dihasilkan, di bawah bimbingan Lembaga Inkubator
Bisnis Teknologi. Produk inovatif akhir ini sebelumnya sudah memperoleh
sertifikasi (paten, dll). Lembaga Inkubator Bisnis Teknologi juga melakukan promosi
dalam bentuk diantaranya keikutsertaan tenant pada pameran-pameran.
13
Pada tahap ini, produk terjual harus disesuaikan dengan target pada rencana bisnis
yang telah disusun sebelumnya.
Monitoring dan Evaluasi : dilaksanakan monitoring dan evaluasi per tahapan
inkubasi pada akhir tahapan inkubasi, dan evaluasi perkembangan bisnis tenant
dilaksanakan setiap 6 (enam) bulan, dan jadwal dapat berubah sesuai kondisi yang
ada dengan didukung oleh kebijaksanaan pimpinan Lembaga Inkubator Bisnis
Teknologi.
Pada tahap sub proses bisnis inkubasi ini, status bisnis sudah mulai berkembang dan
status produk adalah certified product dan sudah diterima pasar.
Secara rinci sub proses bisnis inkubasi ini disajikan seperti Gambar 4 di bawah ini :
Sub Proses Bisnis Paska Inkubasi adalah tahapan proses bisnis berupa aksesibilitas
produksi massal. Setelah tenant dinyatakan lulus (graduate), maka tenant dapat
mempersiapkan proses produksi massal, dan meningkatkan kemampuan untuk
mengembangkan jaringan bisnis dan jaringan produksi massal.
14
Pada tahap ini, in-put proses adalah tenant graduate (PPBT) dan out-put proses yang
dihasilkan adalah Perusahaan Berbasis Teknologi (PBT).
Adapun kegiatan-kegiatan yang dilakukan adalah monitoring paska inkubasi,
pengendalian kontrak paska inkubasi, pelatihan lanjutan pengembangan bisnis seperti
manajemen keuangan, pemasaran, peningkatan kapasitas SDM, pendampingan
teknologi dan bisnis, aksesibilitas teknologi, aksesibilitas permodalan dan pasar.
Dukungan Lembaga Inkubator Bisnis Teknologi lainnya adalah berupa promosi seperti
keikutsertaan dalam pameran, temu bisnis, dan seminar yang terkait dengan
pengembangan teknologi yang digunakan. Status bisnis pada tahap ini adalah
akselerasi bisnis, dan status produk adalah sudah siap produksi massa.
Walaupun tenant telah dinyatakan graduate dan menjadi PBT, namun PBT tetap
terdaftar sebagai mitra Lembaga Inkubator Bisnis Teknologi, dan dapat melakukan
konsultasi yang terkait dengan usahanya. Sebagai tenant yang telah lulus menjadi PBT,
juga dapat diberikan fasilitas pendukung seperti kantor maya dan lain-lain.
Secara rinci kegiatan sub proses bisnis paska inkubasi seperti disajikan pada Gambar 5
berikut ini :
15
BAB III
PEDOMAN-PEDOMAN
3.2 Azas-Azas
1 Objektif, artinya POS terhadap seluruh kegiatan yang ada di Lembaga Inkubator
Bisnis Teknologi harus memenuhi ketentuan yang telah ditetapkan.
2 Transparan, artinya POS bersifat terbuka dan dapat diketahui oleh pihak-pihak
yang terkait dengan lembaga Inkubator Bisnis Teknologi, untuk menghindarkan
penyimpangan yang mungkin terjadi.
3 Akuntabel, artinya POS dapat dipertanggungjawabkan kepada pihak-pihak yang
terkait dengan Lembaga Inkubator Bisnis Teknologi baik prosedur maupun
hasilnya.
16
4 Tidak diskriminatif, artinya POS tidak membedakan dan berlaku bagi semua
kegiatan yang ada di Lembaga Inkubator Bisnis Teknologi baik kegiatan-kegiatan
manajerial maupun kegiatan-kegiatan fungsional.
5 Kompetitif, artinya hasil-hasil tahapan POS dilakukan melalui seleksi berdasarkan
nilai hasil perhitungan menggunakan formula yang telah ditentukan.
17
3. Kriteria Setiap Tahapan Inkubasi
No. Tahapan Inkubasi Kriteria
1 Persiapan Inkubasi Telah melengkapi semua persyaratan
inkubasi yang ditetapkan
2 Training & Mentoring Peningkatan kompetensi SDM
Memiliki dukungan pendanaan yang
memadai
Telah memiliki segmen pasar
Business plan
3 Uji Produksi Proposal Kelayakan Uji Produksi
4 Pendampingan Produk telah lulus pengujian sesuai yang
Sertifikasi disyaratkan Lembaga Pengujian
5 Akses Pasar Produk telah memiliki daya akses pasar
18
6. Untuk menjadi catatan selama pelaksanaan POS, baik pada saat pra-inkubasi,
inkubasi, dan paska-inkubasi, perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
Jangka waktu yang dibutuhkan pada setiap tahapan pengusulan, pelaksanaan
dan evaluasi kegiatan memakai satuan hari kerja (HK).
Dukumen yang akan diperiksa dan dinilai pada setiap tahap selalu disertai
dengan form check list yang berisi data mengenai Tanggal Diperiksa, Pejabat
Penilai, Hasil/status Penilaian dan Keterangan. Setelah selesai melakukan
pengesahan/penilaian, form check list akan diisi dan ditandatangani oleh
Pejabat Penilai.
Pimpinan, staf, dan Mitra Lembaga Inkubator Bisnis Teknologi diwajibkan
menggunakan instrumen/form-form yang telah ditentukan.
19
BAB IV
PROSEDUR OPERASI STANDAR LAYANAN
INKUBASI TENANT
Prosedur Operasi Standar Layanan Inkubasi Tenant Inkubator Bisnis Teknologi terdiri dari
empat modul layanan dengan judul masing-masing sebagai berikut :
1. Modul Layanan Seleksi Produk Teknologi dan Calon Tenant.
2. Modul Layanan Uji Produksi Produk Tenant.
3. Modul Layanan Mentoring Teknologi dan Bisnis.
4. Modul Layanan Evaluasi Tenant.
Uraian rinci masing-masing modul layanan seperti tersebut di atas disajikan pada Modul I
sampai dengan Modul IV, Lampiran Buku POS Layanan Inkubasi Tenant seperti terlampir.
20
BAB V
PENUTUP
Prosedur Operasi Standar (POS) Layanan Inkubasi Tenant merupakan alat untuk
pengelolaan layanan inkubasi Tenant, dan POS ini berguna sebagai pedoman yang
menggambarkan tentang langkah-langkah atau proses pekerjaan yang harus dilakukan, dan
memiliki peran penting dalam menciptakan layanan yang efisien, efektif dan konsisten
kepada tenant dan mitra inkubasi tenant lainnya.
Peran penting POS Layanan Inkubasi Tenant dalam setiap jenis kegiatan adalah
untuk menghindari kemungkinan terjadi penyimpangan dalam prosedur dan tumpang tindih
aktivitas antara bagian yang satu dengan yang lain.
Oleh karena itu, POS Layanan Inkubasi Tenant menjadi instrumen yang penting
untuk mendorong setiap pimpinan maupun staf di Inkubator Bisnis Teknologi dalam
melaksanakan pekerjaan dengan efisien, memudahkan mereka dalam memantau hasil
pekerjaan, bekerja makin terarah untuk memberikan layanan prima bagi tenant dan mitra
inkubasi tenant lainnya.
21
Penerbit: Balai Inkubator Teknologi – BPPT
Gd. Pusat Inovasi dan Bisnis Teknologi BPPT Lt.2
Kawasan Puspiptek, Tangerang Selatan
Telp. 021-75791384 Fax.021-75791394
www.i-tech.or.id