PERTEMUAN 4

AUDIT FUNGSI PERENCANAAN DAN PENGADAAN SDM

A. TUJUAN PEMBELAJARAN
Pada bab ini akan dijelaskan mengenai Audit fungsi Perencanaan dan Pengadaan
Sdm, Anda harus mampu:
1.1 Menjelaskan Audit fungsi perencanaan dengan baik.
1.2 Menjelaskan Audit fungsi Pengadaan SDM.

B. URAIAN MATERI
Tujuan Pembelajaran 1.1:
AUDIT FUNGSI PERENCANAAN DAN PENGADAAN SDM

1. Audit Fungsi Perencanaan Sumber Daya Manusia

Perencanaan Sumber Daya Manusia yaitu proses sistematis yang terkait erat dengan
perencanaan strategik perusahaan dan digunakan untuk memperkirakan permintaan dan
ketersediaan Sumber Daya Manusia di masa yang akan datang melalui analisa eksternal
(peluang dan ancaman) serta analisa intemal (kekuatan dan kelemahan).
 Ketaatan azas terhadap
 Kebijakan
 SOP
 peraturan

Integrasi dengan sistem Sdm lainya Pelaporan Tidak

Perencanaan Persiapan audit lanjut
audit audit Audit
Efisiensi & efektivitas

Proses bisnis

INPUT
 Jabatan lowong
 Persyaratan jabatan berbasis
kompetensi
 Anggaran

PROSES
 penentuan metode
 jangka waktu
 penentuan tim rekrutmen

OUTPUT
Kandidap pools

Pelaksanaan Audit

Mengacu pada gambar Model Audit Perencanaan SDM tersebut di atas, Anda dapat
melihat ada empat (4) cakupan audit fungsi perencanaan SDM yaitu: a. Audit praktek
Perencanaan SDM mengenai ketaatan asas terhadap kebijakan, Standard Operating
Procedure (SOP) dan peraturan yang terkait dengan Perencanaan SDM.
b. Audit mengenai nspek integrasi Perencanaan SDM dengsn sistem lainnya antara lain
dengan Rekrutmen dan Seleksi.
c. Audit terhadap efisiensi dan efektivitas Perencanaan SDM.
Efisiensi terkait dengan biaya yang dikeluarkan dalam pelaksanaan asau implementasi
program perencanaan SDM.
Efektivitas terkait dengan ketepatan staffinf intermal dan staffing eksternal baik dari sisi
jumlah maupun kualifikasi yang diharapkan,
d. Audit terhadap proses bisnis Perencanaan SDM. Apabila kita berbicara mengeni proses
bisnis perencanaan SDM, pada intinya adalah bagaimana kita memproyeksikan kebutuhan
dan ketersediaan SDM di masa depan baik untuk jangka pendok (I tahun) maupun jangka
panjang (lebih dari 1 tahun). Untuk melakukan audit perencanaan SDM khususnya mengenai
proses memproyeksikan kebutuhan dan ketersediaan SDM, maka kita membutuhkan input.
Sebagai contoh audit terhadap proses memproyeksikan kebutuhan SDM misalnya,
membutuhkan informasi mengenai rencana strategis perusahaan, kondisi lingkungan seperti
pertumbuhan ekonomi, atau berkurangnya karyawan secara alami misalnya karena pensiun.
Sedangkan audit terhadap anadisis ketersediaan SDM, membutahkan data mengenai jumlah
dan kualifikasi SDM saat ini,

secara lebih rinci, proses bisnis perencanan SDM tersebut dijabarkan sebagai berikut.
a. Memperkirakan kebutuhan SDM perusahaan
Kebutuhan SDM perusahaan harus dihitung perusahan tidak mengalami kekurangan SDM
baik dari sisi jumlah maupun kualifikasi yang dibutuhkan. Ada beberapa faktor yang
mempengaruhi kebutuhan SDM yaitu sebagai berikut
1) Faktor ekstemal
(a) Pertumbuhan ekonomi
(b) Kondisi sosial politik dan hukum
(c) Perkembangan teknologi
(d) Pesaing
2) Faktor organisasi
(a) Rencana strategis
(b) Anggaran
(c) proyeksi tingkat produksi dan penjualan
(d) Usaha baru melalui marger dan akuisisi
(e) Desain pekerjaan dan organisasi
3) Faktor tenaga kerja
(a) Karyawan pensiun
(b) Karyawan pindah ke perusahaan lain
(c) PHK oleh perusahaan
(d) Karyawan meniaggal
(e) Karyawan absen karena melahirkan, cuti, atau sekolah
 Ada beberapa metode yang bisa digunakan untuk memperkirakan kebutuhan SDM,
adalah sebagai berikut
1) Expert forecast
(a) Informal and instant decision
(b) Formal expert survey
(c) Nominal group technique
(d) Delphi technique
2) Trend
(a) Extrapolation
(b) Indexation
(c) Statistical analysis
3) Other methonds
(a) Budget and planning analysis
(b) new venture analysis
(c) Computer models
b Memperkirakan ketesediaan SDM ketersediaan SDM dilihat dari dua aspek di bawah ini
(input).
1) Estimasi ketersediaan eksternal
(a) Kebutuhan eksternal
(b) Analisis pasar tenaga kerja
(c) Perilaku masyarakat
(d) Demografi penduduk
2) estimasi ketersediaan internal
(a) audit pegawai
(b) rencana suksesi
(c) replacement chart

c. Menyusun rencana aksi (action program) merupakan outpur

Setelah membandingkan permintaan atau kebutuhan dan ketersediaan SDM, maka audit
perencanaan SDM juga mencakup audit terhadap tiga kemungkinan kondisi yang
membutuhkan rencana aksi yaig berbeda, yaitu:
1) Kondisi permintaan/kebutuhan sama dengan ketersediaan SDM: merupakan kondisi ideal
yang tidak membutuhkan rencana aksi secara khusus dan spesifik. 2) Kondisi
permintaan/kebutuhan lebih besar dari pada ketersediaan SDM: kondisi ini
membutuhkan,program lembur, outsource bisnis, outsource tenaga kerja, penggunaan
tenaga kerja kontrak atau temporer, rekrutnen karyawan baru, dan sebagainya,
3) Kondisi ketersediaan lebih besar daripada permintaan/kebutuhan SDM: kondisi ini
membutuhkan program pengurangan jam kerja, pengurangan pegawai, program pensiun
dini, dan sebagainya.
Kita lihat bahwa setelah memproyeksikan kebutuhan dan ketersediaan SDM, maka
proses selanjutnya adalah, membandingkan kedua proyeksi tersebut yang kemudian
menghasilkan rencana aksi pengadaan pegawai dari dalam (internal staffimg process), dan
pengadaan pegawai dari luar. Perusahaan (external staffing process) sebagai output dari
perencanaan SDM. Terkait dengan rencana aksi pengadaan pegawai ini, dalam audit
perencanaan SDM auditor perlu memeriksa apakah perusahaan mempunyai perencanaan
jangka panjang dan perencanaan jangka pendek baik menyangkut jumlah dan kualifikasi
SDM yang harus disediakan maupun jangka waktu pemenuhan kebutuhan tersebut.
2. Audit Fungsi Analisa Jabatan
Analisa Jabatan merupakan proses sistematis dalam rangka pengumpulan dan
pengolahan data mengenai fungsi, tugas, tanggung jawab, hubungan kerja sama, kondisi
kerja serta persyaratan jabatan, yang dapat dimanfaatkan bagi keseluruhan aktivitas
pengelolaan Sumber Daya Manusia, struktur organisasi, penyempurnaan struktur organisasi,
juga sistem dan prosedur pengelolaan Sumber Daya Manusia.
jabatan biasanya disertai kode dan identifikasi jabatan, posisi dan fungsi jabatan.
Terkait dengan audit persyaratan jabatan, auditor perlu noemeriksa apakah
persyaratan jabatan sudah berbasis kompetensi, sudah didesarkan pada tuntutan kompetensi
yang reseharusnya, sagar pegawai mampu melaksanakan tugasnya dengan baik. Dalam hal
ini kompetensi diartikan sebagai suatu karakteristik dasar yang melekat pada individu terkait
dengan kinerja yang superior atau efektif.
Kompetensi dari jenisnya dibedakan antara.
a kompetensi inti/utama merupakan kompetehsi yang mencerminkan nilai inti/utama
perusahaan dan menggambarkan karakteristik bisnis. contoh untuk perusahaan yang
bergerak di bidang properti antara lain: integritas, orientasi kualitas hasil keria, orientasi
pelayanan pelanggan, orientasi bisnis, kemandirian, adptasia dan kapasitas untuk berubah,
pengetahuan bisals properti eksternal dan pengetahuan bisnis properti internal
b. kompetensi generik, merupakan kampetensi umum yang berlaku untuk semua
jabatan selaras dengan jenis, fungsi dan jenjang jabatan Kompetensi generik untuk jabatan
struktural antara lain, kompetensi atribut pribadi seperti berpikir strategik, berpikir
 kohseptual, berpikir is analitis, hasrat bersaing dan membangun kepercayaan; kompetensi
manajerial dan kompetensi kepemimpinan;
c. kompetensi spesifik/teknis merupakan kompetensi sesuai dengan bidang
keahlian/ekspertis tertentu misalnya kompetensi di bidang pemasaran, keuangan, SDM,
produksi, dan teknologi informasi.
3. Audit Fungsi Pengadaan SDM
pengadaan SDM mencakup rekrutmen dan seleksi pegawai yang dijelaskan sebagai
beririkut.
a. Audit fungsi rekrutmen
Rekrutmen pegawai menupakan proses pengumpulan sejumlah calon kandidat melalui
berbagai motode dalam rangka mengisi jabatan yang lowong.
Model Audit Rekrutrmen dapat Anda lihat dalam Gambar 2.5. di bawah ini.

Ketaatan azas terhadap

 Kebijakan
 SOP
 peraturan

Integrasi dengan sistem Sdm lainya Pelaporan Tidak

Perencanaan Persiapan audit lanjut
audit audit Audit
Efisiensi & efektivitas

Proses bisnis

INPUT
 Jabatan lowong
 Persyaratan jabatan berbasis
kompetensi
 Anggaran

PROSES
 penentuan metode
 jangka waktu
 penentuan tim rekrutmen

OUTPUT
Kandidap pools
 Pelaksanaan Audit

Gambar 2.5.
Model Audit Rekrutmen

Dalam pengelolaan sumber daya Manusia, audit rekrutrmen seperti halnya audit
seleksi merupakan aktivitas yang kritikal karena melalui proses rekrutmen perusahaan bisa
mendapa calon kandidat dengan kualifikasi yang sesui harapan. Bahkan Ed dkk (2001)
dalam The War of Talent mengemukakan bahwa agar mampu memenangkan persaingan,
perusahaan tidak hanya harus fokus pada upaya mendapatkan calon kandidat yaug lepat,
tetapi juga mendapatkan calon yang memiliki talenta sehingga perusahaan harus
mengubah paradigmanya dari stratego rekrutmen pandangan lama (tradisional) menjadi
strategi rekrutmen yang berorientasi pada pandangan baru
Secara prinsip tardapat perbedaan yang mendaias mntara ke-2 (dua) strategi
tervebut sebagaimana dapat Anda lihat pada bagindi bawah ini.
Strategi Rekrutmen Berorientasi Strategi rekrutmen Berorientasi
Pandangan Lama Pandangan Baru
Mengembangkan talenta dari seluruh Mendapatkan SDM yang bertalenta
SDM yang dimiliki pada semua jenjang jabatan baik dari
dalam maupun dari luar perusahaan
Mencari calon pelamar dari sumber mencari calon pelamar dari beragam
tradisional sumber
Merekrut untuk jabatan yang kosong Mencari SDM bertalenta kapan saja
sekalipun semua jabatan sudah terisi
Berpegangan pada tawaran imbalan Bila perlu untuk mendapatkan
gaji yang sesuai dengan peraturan kandidat yang kita inginkan lebih
yang berlaku saat ini fleksibel dalam memberikan tawaran
gaji
 Merekrut merupakan proses saringan Merekrut tidak hanya merupakan
proses menyaring tapi juga proses
menjual perusahaan
Merekrut tidak memerlukan suatu Perusahaan harus mengembanguan
rencana khusus rekrutmen untuk sejenis talenta
Sumber: Michaels Ed et al, The War For Talent (2001)
Bagan 2.1.

Strategi Rekrutmen
Terkait dengan calon kandidat yang pada akhirya setelah proses seleksi merupakan
calon pegawai yang tepat dan bertalenta, monurut Ulrich (2005) dalam proses rekrutmen
perusahaan perlu memperluas candidate pools, mempekerjakan kandidat yang terbaik dan
melakukan orientasi agar yang bersangkutan bisa beradaptasi secara cepat dan bisa
produktif sesegera mungkin.
Memperluas candidat pools dapat dilakukan dengan cara membangun relasi dengan
institusi, lembaga pendidikan terkenel sudah masuk peringkat nasional, atau internasional
misalnya perguruan tinggi swasta. Bisa juga melalui referensi pegawai, referensi
pemasok & pelanggan atau melalui web (internet).
Contoh perusahaan yang menggunakan strategi rekrutmen baru untuk mencari
tenaga kerja yang bertalenta dapat dilihat pada ilustrasi di bawah ini, Kotak 2.1. Contoh
Kayus Rekrutmen
STRATEGI REKRUTMEN CISO
Dengan dimulainya masa milenium baru. serta adanya, sistem cisco
dalam jaringan internet maka setiap 3 bulan perusahaan menerima 1000 lamaran
dari para pemburu kerja yang ingin bekerja di Silicon Valley. USA yang
dipromosikan sebagai tempat kerja terbaik di mana pegawai memiliki komitmen
dan loyalitas yang mendalam, Kondisi di mana merupakan sesuatu yang tidak
lazim terjadi di dalam lingkungan industri yang sarat teknologi dan justru terkenal
dengan tumovernya yang tinggi.
Bagaimana hal ini bisa terjadi di silicon Valley? Temyata kuncinya
terletak pada Strategi Rekrutmen yang cerdas,
Coco menggunakan cara-cara yang kreatif untuk menarik pelamar yarg
potensial antara lain tim rekrutrmen memutuskan menyelenggarakan festival
 Micro Brewery, festival rock dll yang pada intinya menupakan acara-acara
populer yang sering didatangi dan menjadi ajang temu antar pemburu kerja yang
bertalenta dengan tujuan menjual perusahaan kepada mereka. Tim rekrutmen juga
memanfaatkan teknologi secara maksimal dengan menggunakan e recrutment
untuk menemukan calon kandidat yang potensial.
Sumber: HR in Action "savvy Recruiting in Cisco” www.google.com.

Dari gambar Model Audit Rekrutrmen tersebut di stas, maka ada empat (4)
cakupan audit rekrutmen adalah sebagai berikut
I) Audit praktek rekrutmen mengenai ketaatan asas terhadap Standard Operating Procedure
(sop) dan peraturan-peraturan terkait rekrutmen,
2) Audit mengenai integrasi rekrutmen dengan sistem SDM lainnya antara lain dengan
Sistem seleksi. sebagai contoh auditor perlu memeriksaapakah persyaratan jabatan berbasis
kompetensi yang di gunakan dalam menarik calon kandidat untuk menyeleksi kandidat dalam
arti dijadikan acuan/kriteria kandidat bisa diterima sebagai calon pegawai.
3) Audit terhadap efisiensi dan efektivitas Rekrutmen.
Efisiensi terkait dengan biaya yang dikeluarkan dalam pelaksanaan atau implementasi
program rekrutmen.
Efektivitas terkait dengan ketersediaan jumlah dan kualifikasi kandidat pools yang tepat.
4) Audit terhadap proses bisnis rekrutmen. Berbicara mengenai bisnis rekrutmen maka
secara garis besar adalah sebagai berikut:
a) Jumlah dan jenis dari jabatan serta persyaratan jabatan dari jabatan yang lowong dan
akan diisi maupun besaran anggaran yang tersedia merupakan input yang perlu diperhatikan.
b) Proses dalam hal ini terkait dengan penentuan etode yang akan digunakan serta
penentuan jangka waktu dan tim rekrutmen.
c) Jumlah dan kualifikasi kandidat pools merupakan output yang diinginkan.

b. Audit fungsi seleksi

Seleksi pegawai yaitu proses sistematis yang terarah atas sejumlah kandidat/calon
yang telah direkrut, dalam rangka memutuskan kandidat/calon yang dinilai memenuhi atau
bisa juga melebihi persyaratan Jabatan yang akan diterima sebagai calon pegawai.
1) Audit praktek seleksi mengenai ketaatan asas terhadap kebijakan, Standard Operating
Procedure(SOP) dan peraturan-peraturan terkait dengan Seleksi
2) Audit mengenai integrasi Seleksi dengan sistem SDM lainnya antara lain dengan Sistem
Rekrutmen dan Sistem Pelatihan.
3) Audit terhadap efisiensi dan efektivitas Seleksi.
Efisiensi terkait dengan biaya yang dikeluarkan dalam pelaksanaan atau implementasi
program Seleksi. Efektivitas terkait dengan jumlah dan kualifikasi calon pegawai yang
terpilih apakah sudah memenuhi kebutuhan perusahaan.
4) Audit terhadap proses bisnis seleksi, secara garis besar mencakup berikut ini
(a) Daftar kandidat, persyaratan jabatan berbasis kompetensi, profil jabatan, jangka waktu
dan anggaran merupakan input yang harus dipertimbangkan
(b) Proses terdiri dari 6(enam) tahap yaitu sebagai berikut.
(1) Tahap I merupakan tahap seleksi administratif, di mana pelamar sudah memenuhi
persyaratan administratif(misalnya persyaratan IP, persyaratan pendidikan formal,
persyaratan pengalaman kerja, persyaratan kepemilikan SIM dan lain-lain). Tahap ini
dilakukan dengan tujuan agar pelamar yang terpilih adalah yang terbaik dan berpeluang untuk
menjalankan tugasnya kelak dengan baik sesuai tuntutan pekerjaan.
Persyaratan IP di Indonesia dijadikan aspek penyaring karena sering kali standar
pemberian nilai akademis yang diberlakukan pada institusi/lembaga pendidikan tidak sama.
Persyaratan IP dalam online rekrutmen juga bisa menimbulkan permasalahan bila
penyelenggara tidak memberi penjelasan yang rinci mengenai kuota jumlah pelamar yang
akan dipanggil terkait dengan jumlah kebutuhan pegawai yang akan diterima.
Sebagai contoh institusi IB membutuhkan satu(1) orang tenaga peneliti sedangkan
setelah dilakukan proses administratif yang memenuhi persyaratan jabatan yang ditentukan
ada 30 orang. Dalam hal ini berdasarkan benchmarking dari konsultan SDM untuk tenaga
staf strata 1, selection ratio yang digunakan 1:20 Ratio ini memberikan arti bahwa dari 20
pelamar yang seeara administratif memenuhi persyaratan jabatan hanya 1 yang diterima
sebagai calon pegawai. Oleh karena itu, meski tersedia 30 orang pelamar yang lolos seleksi
administratif, yang diproses dan dipanggil untuk mengikuti seleksi tahap II hanya 20 orang
dari no. 1 sampai dengan no .urut 20 dengan asumsi memiliki kualifikasi terbaik.
Berdasarkan best practice dari 20 orang yang mengikuti tes pengetahuan profesi biasanya
jumlah yang memenuhi kriteria berkisar antara 12 sampai dengan 14 orang yaitu 60%
samapai dengan 70% dari seluruh Peserta tes. Dari 12-14 orang yang ikut tahap 70% tes
Potensi biasanya yang maksimal yang kian pula proses pada tahap tes kompetensi lolos
kesehatan dengan seluruh kandidat yang asumsi oleh user maksimal lersyaratan kesehatan
dan diwawancara dengan rang, maka user akan memilih oleh diwawancarai 3 orang alam
terbaik Direksi pertimbangan strategik yang hal ini untuk kemudian untukimemenuhi
kebutuhan dan iakan orang n pegawai peneliti. pengertian dan pemahaman yang tepat, akan
diuraikan tahapan apa dilakukan pada keseluruhan saja yang dilakukan pada keseluruhan
tahap seleksi.
(2) tahap II tes keahlian profesi, di mana ahap II merupakan rangka menggali kandidat
harus menjalani tes dalam pengetahuan akan bidang ilmu yang dipelajari dan dipersyaratkan
untuk menduduki posisi jabatan. Di samping untuk menjawab tantangan bisnis yang berubah
cepat dan kebijakan globalisasi maka auditor perlu memeriksa apakah tes keahlian
profesinihiljuga disertai dengan tes pengetahuan umum adan tes Bahasa Inggris.
(3) Tahap III merupakan tes potensi, tes ini bertujuan untuk mengidentifikasiinikapasitas
kemampuan intelektual dari kandidat. Tes tiniholeh awam dikenal sebagai p'tn'/n/psikotes,
pemeriksaan psikologis atau dalam lingkup pengertian yang debih luas termasuk personal
assesment. Dalam hal ini auditor perlu memeriksa apakah ites potensi init mencakup aspek
kompetensi kognitif dan kapasitas belajar? Auditor juga
Diharapkan memerikasa apakah standar itminimum yang unnuk menyarnog kandidat sudah
tepat, sudah sesuai dengan tuntutan jabatan.
(4) Tahap IV merupakan tes kompetensi bertujuan untuk aenggali kompetensi perilaku
kandidat. Terkait dengan tes komperensi ini, seorang auditor perlu memeriksa npakah tes
kompetensi mencakup kompetensi utama atau kompetensi inti mencerminkan bisnis,
kompeormsi generik dan spesifik yang dijadikan acuan dalam berperilaku dan merupakan
kompetensi kritikal yang bisa mengidentifikasi knndidat yang bertalenta dan diprediksi akan
berhasil menjalankan tugasnya dengan baik sesuai tuntutan yang telah ditetapkan manajemen.
Dalam praktek, tes kompetensi ini biasa diawali dengan tes i yang dilanjuti dengan behavior
event interview(BEI). Agar seleksi bisa efektif perusahaan perlu diaudit apakah telah emai
kamus kompetensi dan profil jabatan Vob profile kompetensi dan rating dari setiap
kompetensi yang dipersyaratkan. Dengan adanya profil jabatan maka dari hasil tersebut
dengan tuntutan kompetensi jabatan(apakah ia job fit, machatioma fit atau tidak).
(5) Tahap V merupakan tes kesehatan yang bertujuan agar kandidat yang diterima sebagai
calon pegawai adalah mereka yang memiliki kondisi kesehatan yang dipersyaratkan sehingga
tidak akan menjadi kendala baginya kelak dalam menjalankan gas jabatan Tahap ini
dilakukan untuk meminimalkan dampk biaya(misalnya biaya tunjangan dan fasilitas
pengobatan yang akan menjadi beban pensahaan bilamana kandidat tersebut mempunyai
riwayat penyakit terlebih penyakit berat misalnya penyakit jantung, pecandu alkohol.
Bahkan pada tahun terakhir ini, di era 2000 baik calon pegawai negeri maupun calon
pegawai swasta di periksa apakah mengidap penyakit kolesterol, penyakit gula, Melalui
audit terhadap tes kesehatan ini, maka auditor bisa memastikan bahwa kandidat yang
diterima sebagai calon pegawai adalah mereka yang memiliki kesehatan prima.
(6) Tahap VI merupakan tahap wawancara dengan user(pengguna) dan khusus untuk calon
pegawai yang dipersiapkan sebagai calon tenaga pimpinan pada akhir proses seleksi
ditindaklanjuti dengan wawancara oleh Direksi. Dalam hal ini auditor perlu memeriksa
apakah pengguna menggunakan tolok ukur/kriteria yang sama dalam proses wawancara
sehingga bisa memastikan kandidat yang diterima sebagai calon pegawai adalah yang terbaik.
5) Ketersediaan calon pegawai sesuai kebutuhan perusahaan baik dari jumlah yang telah
ditetapkan merupakan output yang dan kualifikasi diinginkan

C. SOAL LATIHAN
1. Jelaskan tahapan audit seleksi yang anda ketahui!
2. Jelaskan strategi rekruitme yang paling efektif dan paling tepat diterapkan perusahaan
saat ini agar mampu menarik kandidat yang potensial !

B. DAFTAR PUSTAKA
1. Miranda Q, Mone Stepanus A, (2014). Audit SDM, Edisi 1, Jakarta: Universitas
Terbuka
Susilo, Willy. (2002). Audit SDM. Cetakan Pertama. PT. Vorqistatama Binamega