ANALISIS SISTEM PENYIMPANAN DOKUMEN REKAM MEDIS DI

RSUD dr.SOERATNO GEMOLONG

Disusun oleh :
TRISTIANTI NUR KHASANAH
180205136
18A3

FAKULTAS ILMU KESEHATAN D3-PEREKAM MEDIK

UNIVERSITAS DUTA BANGSA
SURAKARTA
2020
 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Menurut Undang-undang RI Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah
Sakit, menyebutkan bahwa rumah sakit merupakan institusi pelayanan
kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatanperorangan secara
paripurna yang menyediakanpelayanan rawat inap, rawat jalan, dan
gawatdarurat. Berdasarkan hal tersebut maka rumah sakit dituntut untuk dapat
mengelola dan memberikanpelayanan kesehatan kepada masyarakatsebagai
pelanggannya dengan baik, baik pelayanan yang bersifat langsungmaupun
yang bersifat tidak langsung seperti pelayanan di bagian rekam medis
(Murwani, 2012).
MenurutPermenkes RI Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam
Medis, menyebutkan bahwa rekam medis merupakanberkas yang berisi
catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan,
tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Dengan
demikian dokumen rekam medis harus dikelola dengan baik agar tidak rusak
atau hilang sehingga dapat dipergunakan kembali untuk pengobatan atau
pemberian pelayanan lainnya (Depkes RI, 2006).
Salah satu Unit Rekam Medis yang menunjang dalam pelayanan rekam medis
adalah ruang penyimpanan (filing) dimana dokumen rekam medis rawat jalan,
rawat inap maupun gawat darurat disimpan. Dalam pelaksanaan penyimpanan
dokumen rekam medis berpedoman pada sistem penyimpanannya (Depkes,
2006).
sistem penyimpanan dokumen rekam medis merupakan salah satu faktor yang
sangat penting dalam pemberian pelayanan di rumah sakit.Sistem
penyimpanan dokumen rekam medis memberikan ketersediaan data tentang
segala pelayanan yang telah diberikan kepada pasien.Oleh karena itu
penyimpanan dokumen rekam medis harus dikelola dengan baik untuk dapat
memberikan pelayanan yang optimal kepada pasien.Menurut Permenkes 269
tahun 2008 tentang rekam medis, ruang penyimpanan dokumen rekam medis
dapat digunakan untuk menampung dokumen rekam medis aktif selama lima
 tahun, sedangkan menurut Dirjen Bina Pelayanan Medis tahun 2006
penyimpanan dokumen rekam medis dianjurkan atau disarankan untuk
menggunakan sistem penyimpanan sentralisasi dengan penjajaran sistem
nomor akhir (Depkes, 2006).

1.1 Rumusan Masalah

Bagaimana analisis sistem penyimpanan dokumen rekam medis di RSUD dr.
Soeratno Gemolong pada tahun 2020?

1.2 Tujuan Penelitian

1. Tujuan Umum
Mengetahui sistem penyimpanan dokumen rekam medis di RSUD dr.
Soeratno Gemolong pada tahun 2020.
2. Tujuan Khusus
1. Menganalisis sistem penyimpanan dokumen rekam medis pasien rawat
jalan.
2. Menganalisis kebijakan penyimpanan dokumen sesuai prosedur.
3. Menganalisis sistem penjajaran yang digunakan di RSUD dr. Soeratno
Gemolong.
1.3 Manfaat Penelitian
1. Bagi Rumah Sakit
Dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam penyimpanan
dokumen yang diperlukan serta meningkatkan mutu rumah sakit.
2. Bagi Instituti Pendidikan
Dapat dijadikan sumber pembelajaran dan bahan referensi untuk
pembelajaran ilmu manajemen informasi kesehatan
3. Bagi Peneliti
Dapat digunakan sebagai acuan dan referensi untuk melakukan penelitian
lebih lanjut yang sesuai dengan materi penyimpanan dokumen rekam
medis di rumah sakit.Serta menambah wawasan dan pengetahuan bagi
peneliti.
1.4 Ruang Lingkup Penelitian
1. Lingkup Peneliti
Penelitian ini termasuk dalam lingkup Rekam Medis dan Informasi
Kesehatan.
2. Lingkup Materi
Materi yang digunakan tentang prosedur rekam medis.
3. Lingkup Lokasi
Lokasi yang diapakai diruang filling di RSUD dr. Soeratno Gemolong
Sragen.
4. Lingkup Metode
Metode yang digunakan dalam peneliti ini dalah metode observasi.
5. Lingkup Objek
Analisis penyimpanan dokumen rekam medis di RSUD dr. Soeratno
Gemolong.
6. Lingkup Waktu
Penelitian dilakukan pada tahun 2020.

1.5 Keaslian Penelitian

Cukup banyak penelitian-penelitian mengenai rekam medis yang telah
dilakukan oleh para peneliti terdahulu. Namun penelitian mengenai
kelengkapan pengisian resume rekam medis ini berbeda dengan penelitian-
penelitian yang pernah mereka lakukan sebelumnya. Beberapa penelitian
tentang rekam medis yang sudah pernah dilakukan oleh para peneliti lain
sebelumnya antara lain dapat dilihat pada tabel berikut :

Tabel 1.1
Tabel Keaslian Penelitian
No Penelitian Judul Metode Hasil
Mona Aspek Keamanan Pada Metode yang Hasil
1. meidya Pengelolaan Dokumen Digunakan pengamatan
Mustika Rekam Medis Di Filing Metode dalam
Rawat Jalan observasi pengamanan
Rumahsakit Umum pada
Kota Semarang Tahun pengelolaan
2014 DRM
 Muhammad Aspek Keamanan Isi Metode yang Hasil
2. Husni Azam Dan Fisik Dokumen Digunakan penelitian
Rekam Medis Ditinjau metode yang
Dari Hukum Kesehatan observasi dilakukan
Di RSU RA Kartini menjaga
Jepara Tahun 2015 keamanan isi
dan fisik
DRM

Syaiful Aspek kamanan Metode yang Hasil

3. Hidayah pengolahan pada Digunakan penelitian
penyimpanan dokumen metode mengenai
rekam medis di filing observasi keamanan
RSUD ungaran tahun dari segi fisik,
2014 kimia dan
pengolahan
pada
penyimpanan
DRM

Novia Tinjauan Pelaksanaan Metode yang Hasil

4. Wijayastuti pemeliharaan dokumen diguakan penelitian
rekam medis di ruang adalah mengenai
filing rawat inap RSUD metode pengelolan
sunan Kalijaga Demak observasi dan
Tahun 2014 kerahasiaan
ruang filing
tidak dikunci
dan orang
lain mudah
masuk
keruang filing
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan yang digunakan adalah sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini berisikan mengenai kajian global tentang apa yang menjadi Latar Belakang
Masalah,Rumusan Masalah, Tujuan,Manfaat Penelitian,Ruang Lingkup, Sistematika
Penelitian.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Pada bagian ini dipaparkan teori-teori serta pustaka yang dipakai pada waktu penelitian.
Teori-teori ini diambil dari buku literatur dan dari internet.
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN
Berisikan tentang analisis dan perancangan yang dilakukan terhadap sistem.
BAB IV IMPLEMENTASI SISTEM
Implementasi sistem merupakan penerapan dari analisis penyimpanan dokumen.
BAB V KESIMPULAN DAN REKOMENDASI PENELITIAN
Bab ini adalah bab terakhir yang menyajikan kesimpulan- kesimpulan dari apa yang telah
diterangkan dan diuraikan dari bab- bab sebelumnya, serta rekomendasi yang diharapkan
berguna bagi perkembangansistem informasi yang dibangun penulis di RSUD. dr.
Soeratno Gemolong selanjutnya.
DAFTAR PUSTAKA
Memuat sumber-sumber atau rujukan yang digunakan dalam membangun sistem
informasi dan penyusunan laporannya.
LAMPIRAN
Memuat lampiran-lampiran yang melengkapi pengembangan sistem.
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Rekam Medis

2.1.1 Pengertian Rekam Medis

Rekam medis menurut Peraturan Menteri Kesehatan republik indonesia
nomor 269/MENKES/PER/III/2008 adalah berkas yang berisikan catatan dan
dokumen tentang identitas, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain
yang telah diberikan kepada pasien. Sedangkan menurut departemen Kesehatan
republik Indonesia, rekam medis adalah keterangan baik yang tertulis/terekam
tentang identitas pasien, anamnesa, penentuan fisik, laboratorium, diagnosa segala
pelayanan dan tindakan yang diberikan kepada pasien dan pengobatan baik di
rawat jalan, rawat inap, dan gawat darurat.
Pengertian rekam medis menurut IFHRO (International Federation Health
Record Organization) adalah a health record contains allinformation about a
patients, his illness and treatment and the end entries in it are recorded in the order
in which event of care occours (rekam medis berisi semua informasi mengenai
pasien,penyakit, pengobatan, dan rekaman yang didalamnya sesuai dengan urutan
pelayanan/perawatan.
Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang
identitas, anamnesis, diagnosa pengobatan, pemeriksaan, pengobatan, tindakan,
pelayanan lain yang diberikan kepada pasien pada sarana pelayanan kesehatan
meliputi pendaftaran pasien dimulai dari tempat penerimaan pasien, kemudian
bertanggung jawab untuk mengumpulkan, menganalisa, mengolah, dan menjamin
kelengkapan berkas rekam medis dari unit rawat jalan, unit rawat inap, unit gawat
darurat, dan unit penunjang lainnya (watson, 1992 dalam lubis2009).
Rekam medis mempunyai pengertian yang sangat luas tidak hanya sekedar
pencatatan, akan tetapi pengertian tersebut sebagai suatu sistem penyelenggaraan
rekam medis, sedangkan kegiatan pencatatannya sendiri hanya merupakan salah
satu kegiatan dari penyelenggaraan rekam medis. Penyelenggaraan rekam medis
adalah proses kegiatan pencatatan dan rekam medis selama mendapatkan
pelayanan medis dan dilanjutkan dengan penanganan dokumen rekam medis yang
meliputi penyelenggaraan, penyimpanan, dan pengeluaran dokumen dari rak
penyimpanan untuk melayani permintaan/peminjaman dari pasien atau untuk
keperluan lainnya.Rekam medis adalah siapa, apa, dimana, dan bagaimana pasien
selama dirumah sakit, untuk melengkapi rekam medis harus memiliki data yang
cukup tertulis dalam rangkaian kegiatan guna menghasilkan diagnosa, jaminan,
pengobatan dan hasil akhir.
Rekam medis adalah keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam
tentang identitas pasien, anamnesa penentuan fisik laboratorium, diagnosa segala
pelatanan dan tindakan medik yang diberikan kepada pasien dan pengobatan baik
yang dirawat inap, rawat jalan maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat
(Rustiyanto, 2009).
Catatan medik adalah catatan yang berisikan segala data mengenai pasien
mulai dari masa sebelum ia dilakukan, saat lahir, tumbuh menjadi dewasa hingga
akhir hidupnya. Data ini dibuat bilamana pasien mengunjungi instalasi pelayanan
kesehatan baik sebagai pasien berobat jalan maupun sebagai pasien rawat inap.
Rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang identitas
pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain kepada pasien di
sarana pelayanan kesehatan (SK Men PAN No 135 tahun 2002).Rekam medis
adalah fakta yang berkaitan dengan keadaan pasien, riwayat penyakit dan
pengobatan masa lalu serta saat ini yang tertulis oleh profesi kesehatan yang
memberikan pelayanan kepada pasien tersebut (health Information management,
Edna K Huffman, 1999).
Rekam medis elektronik/rekam kesehatan elektronik adalah suatu kegiatan
mengkomputerisasikan tentang isi rekam kesehatan (rekam medis) mulai dari
mengumpulkan, mengolah, menganalisis, dan mempresentasikan data yang
berhubungan dengan kegiatan pelayanan kesehatan.Menurut peraturan Pemerintah
no 32tahun 1996, yang diwajibkan untuk membuat rekam medis adalah tenaga
kesehatan yang memberikan pelayanan langsung kepada pasien, adalah sebagai
berikut:

a. Tenaga medis (dokter dan dokter gigi).

b. Tenaga keperawatan (perawat dan bidan).
c. Tenaga kefarmasian (apoteker, analisa farmasi, dan asisten apoteker).
d. Tenaga kesehatan masyarakat (administrator kesehatan).
e. Tenaga gizi (nutrisionis dan dieetis).
f. Tenaga keterapian fisik (fisioterapis).
 g.Tenaga keteknisian medis (radiografer teknisi elektromedis analis kesehatan
dan perekam medis.

Tujuan dari rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi

dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa
didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, mustahil
tertib administrasi rumah sakit akan berhasil sebagaimana yang diharapkan. Tertib
administrasi merupakan salah satu faktor dalam menentukan upaya pelayanan
kesehatan di rumah sakit. Tujuan rekam medis secara rinci akan terlihat dan analog
dengan kegunaan rekam medis itu sendiri.
2.1.2 Kegunaan Rekam Medis
1. Aspek Medis
Berkas rekam medis terletak pada dokter yang merawat, tahap memperdulikan
ada tidaknya bantuan yang diberikan kepadanya dalam melengkapi rekam
medis oleh staf lain di rumah sakit.
2. Aspek Hukum
Dokumen rekam medis secara umum untuk melindungi kepentingan hukum
bagi pasien, dokter tenaga kesehatan lainya di rumah sakit.
3. Aspek Keuangan
Tindakan - tindakan yang terekam dalam DRM dapat digunakan sebagai bukti
untuk transaksi keuangan.
4. Aspek Penelitian
Rekam Medis secara umum bisa digunakan sebagai bahan analisa, penelitian,
dan bahan evaluasi terhadap kualitas pelayanan yang diberikan kepada pasien.
5. Aspek Pendidikan
Berkas Rekam Medis mempunyai nilai pendidikan, karena isinya menyangkut
data atau informasi tentang perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan
medis yang diberikan kepada pasien, informasi tersebut dapat digunakan
sebagai bahan atau referensi pengajaran di bidang profesi.
6. Aspek Dokumentasi
Berkas Rekam Medis mempunyai nilai dokumentasi karena isinya menyangkut
sumber ingatan yang harus di dokumentasikan dan dipakai sebagai bahan
pertanggung jawaban dan laporan rumah sakit.
7. Aspek Administrasi
 Sebagai bukti tertulis atas segala tindakan pelayanan, perkembangan penyakit
dan pengobatan pasien selama berkunjung/dirawat di rumah sakit.

2.1.3 Faktor-Faktor Pengaruh Pengelolaan Filing

1. Man (Manusia)
Faktor terpenting dari suatu pelaksaan sistem untuk mencapai pelayanan
kesehatan yang optimal adalah manusia. Dalam pengelolaan DRM sumber
daya manusia adalah faktor yang sangat penting. Semua petugas harus
mempunyai kesempatan untuk mengikuti pendidikan berkelanjutan yang
berguna untuk meningkatkan ilmu pengetahuan tentang rekam medis.
Kejadian missfile duplikasi DRM yang dapat terjadi akibat dari faktor
manusia.
2. Money (Uang)
Dana adalah salah satu hal yang paling berperan untuk mencapai
pelaksanaan suatu sistem dirumah sakit agar terciptanya pelayanaan yang
baik dan cepat sesuai dengan yang diharapkan pasien. Apabila dana rumah
sakit tidak memenuhi dalam pengadaan pendukung maka tingkat terjadinya
missfile semakin tinggi.

3. Materials (Materi)
Bahan adalah suatu produk atau fasilitas yang digunakan untuk menunjang
tujuan dalam pelaksanakan sistem pelayanan kesehatan yang dibutuhkan
rumah sakit. Apabila bahan tidak memenuhi persyaratan maka tingkat
kerusakan DRM semakin tinggi.
Metode yang tepat dapat sangat membantu tugas-tugas seorang petugas
filing, sehingga akan lebih cepat dalam pelaksanaan sistem pelayanan yang
ada di rumah sakit. Beberapa hal yang ada pada metode adalah :

a. Sistem penyimpanan yang digunakan adalah sistem penyimpanan

sentralisasi dan desentralisasi.
b. Sistem penomoran yang digunakan adalah Serial Numbering System
(SNS), Unit Numbering System (UNS), Serial Unit Numbering System
(SUNS).
c. Sistem penjajaran yang digunakan adalah Straight Numerical
Filing(SNF), Terminal Digit Filing(TDF), Middle Digit Filing (MDF).
d. Dalam penyimpanan DRM menggunakan kode warna atau tidak.
 e. Dalam ruang filing menggunakan tracer apa tidak.

4. Machines (Mesin)
Alat yang digunakan manusia untuk melakukan sesuatu pekerjaan agar
lebihh cepat selesai dan sebagai penunjang pelaksanaan sistem pelayanan
kesehatan yang ada di rumah sakit

2.14 Subsistem Rekam Medis

1. Sistem Penamaan

Nama merupakan identitas pribadi yang di berikan oleh orang

tuanya pada saat lahir dan akan ia miliki sampai setelah meninggal

dunia. Sistem pemberian nama seseorang di suatu suku bangsa atau

marga mempunyai cara dan ciri masing – masing. Sehingga nama itu

dapat di panggil dan dapat membedakan antara satu dengan lainnya.

Oleh sebab itu penulisan nama pasien di setiap formulir rekam medis

sangat penting artinya agar tidak terjadi kesalahan dalam pelayanan

karena dokumen rekam medis yang telah terisi data rekam medis pasien

yang bersangkutan keliru dengan dokumen rekam medis pasien lain.

Prinsip utama yang di taati oleh petugas pencatat adalah nama pasien

harus lengkap, minimal terdiri dari dua suku kata, dengan demikian

nama pasien yang akan tercantum dalam rekam medis akan menjadi

satu diantara kemungkinan ini :

a. Nama pasien sendiri, apabila nama sudah terdiri dari dua suku kata
atau lebih.
b. Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama suami, apabila pasien
seorang yang bersuami.
c. Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama orang tua (biasanya
nama ayah).
d. Bagi pasien yang mempunyai keluarga, marga, maka keluarga atau
marga di dahulukan dan kemudian diikuti nama sendiri.

Dalam sistem penamaan rekam medis, diharapkan :

a. Nama ditulis dengan huruf cetak dan mengikuti ejaan
yang disempurnakan.
b. Sebagai pelengkap, bagi pasien perempuan diakhiri nama lengkap
ditambah Ny atau Nn dengan statusnya.
c. Penentuan title selalu diletakkan sesudah nama lengkap pasien.
d. Perkataan tuan, saudara, bapak, tidak dicantumkan dalam penulisan
nama pasien.
Sistem penomoran atau dikenai dengan istilah numbering system
penting artinya untuk kesinambungan informasi, tujuan memberikan
nomor pada dokumen rekam medis adalah mempermudah pencarian
kembali dokumen rekam medis yang telah terisi sebagai informasi
medis tentang pasien saat pasien datang kembali berobat di sarana
pelayanan kesehatan yang sama. Ada 3 sistem pemberian nomor yaitu:
a. Pemberian nomor cara seri (Serial Numbering System/SNS)
Sistem penomoran dimana setiap penderita yang berkunjung di
rumah sakit selalu mendapat nomor baru.
1) Kelebihannya adalah petugas mudah mengerjakan.
2) Kekurangannya adalah sulit dan membutuhkan waktu yang
lama dalam mencari DRM, informasi pelayanan klinis menjadi
tidak berkesinambungan sehingga dapat merugikan pasien.
b. Pemberian nomor cara unit (Unit Numbering System/UNS)
Sistem penomoran ini memberikan satu nomor rekam medis
pada pasien berobat jalan maupun rawat inap dan gawat darurat.
Setiap pasien yang datang berkunjung mendapatkan satu nomor pada
pasien pertama kali datang ke rumah sakit, dan digunakan selamanya
untuk kunjungan berikutnya, sehingga DRM pasien hanya tersimpan
di dalam satu berkas (folder) di bawah satu nomor.
1) Kelebihannya adalah informasi klinis dapat berkesinambungan.
2) Kekurangannya adalah pendaftaran pasien yang pernah berobat
atau pasien lama akan lebih lama di banding cara SNS.
 c. Pemberian nomor cara seri unit (Serial Unit Numbering
System/SUNS)
Suatu sistem pemberian nomor dengan menggabungkan
sistem seri dan unit. Dimana setiap pasien datang berkunjung di
rumah sakit diberikan nomor baru, tetapi dokumen rekam medis
terdahulu digabungkan dan disimpan jadi satu dibawah nomor yang
lama (nomor yang pertama kali diberikan kepada
pasien).Sedangkan nomor baru pasien dikembalikan lagi ke unit
pendaftaran untuk selanjutnya dapat digunakan kembali.

1) Kelebihannya adalah pelayanan menjadi lebih cepat karena

tidak memilah pasien baru atau lama karena semua pasien yang
datang seolah – olah dianggap sebagai pasien baru.

2) Kekurangannya adalah petugas menjadi lebih repot setelah

selesai pelayanan, dan informasi klinis pada saat pelayanan
dilakukan tidak berkesinambungan.

2.2 Sistem Penyimpanan

2.2.1 Sistem Penyimpanan
Penyimpanan dokumen rekam medis mempunyai arti penting sehubungan
dengan riwayat penyakit seseorang dan kerahasiaan yang terkandung di dalamnya.
Oleh sebab itu cara penyimpanannya harus diatur sedemikian rupa sehingga terjaga
kerahasiaannya dan memperoleh atau mencari kembali untuk disediakan guna
pelayanan pasien yang pernah berobat di sarana pelayanan kesehatan yang
bersangkutan akan lebih mudah. Dengan cara menata DRM berdasarkan nomor
rekam medis dan ditempatkan pada blok-blok nomor tertentu untuk mempermudah
pengambilannya menggunakan kartu petunjuk (tracer) yaitu secarik kertas tebal
yang ditulisi nomor RM yang akan diambil, tanggal pengambilan, Unit yang
meminjam dan orang yang menggunakan. Ada 2 sistem penyimpanan dalam
penyelenggaraan RM yaitu :
a. Sentralisasi
Sistem penyimpanan dengan cara menyatukan formulir-formulir rekam medis
milik pasien ke dalam satu kesatuan (folder). DRM rawat jalan, gawat darurat
dan rawat inap milik seorang pasien menjadi satu dalam satu folder (map).

1) Kelebihan :
a) Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan
penyimpanan rekam medis.
b) Mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan dan
ruangan.
c) Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah
di standarisasi
d) Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan.
e) Mudah menerapkan system unit record.
2) Kekurangan :
a) Petugas menjadi lebih sibuk karena harus menangani URJ dan URI.
b) Tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 24 jam.
b. Desentralisasi
Suatu sistem penyimpanan DRM dengan cara memisahkan milik
seorang pasien antara DRM rawat jalan, DRM gawat darurat dan DRM rawat
inap pada folder tersendiri atau ruang dan tempat tersendiri. Biasanya DRM
pasien rawat jalan disimpan di satu tempat penyimpanan atau poliklinik
masing – masing, sedangkan RM pasien gawat darurat dan rawat inap
disimpan di unit rekam medis.

1) Kelebihan :
a) Efisiensi waktu, sehingga pasien mendapatkan pelayanan
lebih cepat.
b) Beban kerja yang dilaksanakan lebih ringan.
2) Kekurangan :
a) Terjadinya duplikasi dalam pembuatan rekam medis.
b) Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih
banyak.
c) Cara sentralisasi lebih baik daripada desentralisasi.
 Rekam medis wajib untuk disimpan dan dijaga kerahasiaan oleh setiap
tenaga kesehatan baik itu dokter, dokter gigi dan pimpinan sarana kesehatan.
Batas waktu lama penyimpanan menurut Peraturan Menteri Kesehatan paling
lama 5 tahun dan resume rekam medis paling sedikit 25 tahun(Konsil
Kedokteran Indonesia, 2006)

2.2.2 Petunjuk Penyimpanan

Pada deretan map-map rekam medis yang disimpan di rak harus
diberikan tanda petunjuk guna mempercepat pekerjaan menyimpan dan
menemukan rekam medis. Jumlah petunjuk tergantung dari rata-rata tebalnya
sebagian besar map-map rekam medis tersebut. Untuk map-map rekam medis
yang tebalnya sedang diberi petunjuk setiap 50 map. Makin tebal map-map
rekam medis makin banyak petunjuk yang harus dibuat. Rekam medis yang
aktif lebih banyak memerlukan petunjuk daripada rekam medis-rekam medis
yang tidak aktif.
2.2.3 Pengambilan Kembali Rekam Medis (Retrieval)
Permintaan-permintaan rutin terhadap rekam medis yang datang dari
poliklinik, dari dokter yang melakukan riset harus diajukan ke bagian rekam medis,
setiap hari pada jam yang telah ditentukan. Poliklinik yang meminta rekam medis
untuk melayani pasien perjanjian yang datang pada hari tertentu petugas membuat
(mengisi)”Kartu Permintaan”. Petugas harus menulis dengan benar dan jelas nama
pasien dan nomor rekam medisnya. Untuk permintaan-permintaan langsung dari
dokter, dari bagian administrasi, surat permintaan dapat diisi langsung oleh petugas
bagian rekam medis sendiri.
Permintaan-permintaan rekam medis yang tidak rutin, seperti untuk
pertolongan gawat darurat harus dipenuhi segera mungkin. Permintaan lewat
telepon dapat juga dilayani dari petugas bagian rekam medis harus mengisi surat
permintaan.
Petugas dari bagian lain yang meminta, harus datang sendiri untuk
mengambil rekam medis yang diminta ke bagian rekam medis. Surat permintaan
biasanya berbentuk satu formulir yang berisi nama pasien dan nomor rekam
medisnya, nama poloklinik atau nama orang yang meminta, tanggal rekam medis
itu diperlukan.
2.3 Sistem Penjajaran
a. Sistem nomor langsung ( Straight Numerical Filling/SNF)
Yaitu sistem penyimpanan DRM dengan menjajarkan folder DRMberdasarkan
urutan langsung rekam medisnya pada rak penyimpanan. Misal : setelah nomor
46-50-23, 46-50-24, 46-50-25 dengan demikian sangatlah mudah untuk
mengambil 50 buah berkas.Mudah melatih petugas yang harus melaksanakan
pekerjaan penyimpanan tersebut.
Kekurangan :
a) Petugas harus memperhatikan seluruh angka nomor sehingga mudah
terjadi kekeliruan menyimpan.
b) Beberapa orang petugas penyimpanan yang bekerja bersamaan disitu
memungkinkan saling menghalangi (berhimpitan) satu sama lainnya
secara tidak sengaja.
c) Terjadinya konsentrasi DRM pada rak penyimpanan untuk nomor besar.
b. Sistem angka akhir ( Terminal Digit Filing/TDF)
Yaitu sistem penyimpanan DRM dengan mensejajarkan folder DRM
berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok terakhir.
Disini digunakan 6 angka yang dikelompokkan menjadi 3 yaitu 2 angka
pertama adalah tertiary digit (terdekat paling kanan), 2 angka kedua secondary
digit (terletak di tengah), 2 angka ketiga adalah primary digit (letak paling
kiri). Contoh : 50-95-29

50 = tertiary digit
95 = secondary digit
29 = primary digit
1) Kelebihan :
a) Penambahan jumlah dokumen rekam medis selalu tersebar secara
merata ke 100 kelompok di rak penyimpanan.
b) Jumlah rekam medis untuk setiap section terkontrol dan bisa
dihindarkan timbulnya rak – rak kosong.
c) Membantu memudahkan perencanaan peralatan penyimpanan
(jumlah rak).
d) Kekeliruan dalam penyimpanan (misfile) dapat dicegah.
 2) Kekurangan :
Membutuhkan biaya awal lebih besar karena harus menyiapkan
rak penyimpanan terlebih dahulu.

c. Sistem angka tengah ( Midde Digit Filling/MDF)

Yaitu suatu sistem penyimpanan DRM dengan mensejajarkan
folder DRM berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka
kelompok tengah. Dalam hal ini angka yang terletak ditengah -
tengah menjadi angka pertama, pasangan angka yang terletak paling
kiri menjadi angka kedua dan pasangan angka paling kanan menjadi
angka ketiga.
Contoh : 58-78-96 ; 58-78-97 ; 58-78-98
99-78-97 99-78-98
2.4 Dokumen
1. Pengertian Dokumen
a. Dokumen adalah berkas yang berisikan data-data identifikasi, data sosial,
maupun data medis yang sewaktu-waktu dapat digunakan lagi dalam suatu
pelayanan kesehatan.
b. Dokumen adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara
sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali di perlukan
dapat secara tepat ditemukan kembali.
2. Dokumen dibedakan menjadi 2 yaitu :
a. Dokumen Aktif
Adalah dokumen yang masih digunakan secara terus menerus dalam suatu
pelayanan kesehatan pasien, atau masih berguna selagi belum mencapai batas
penyimpanan aktif.
b. Dokumen Inaktif
Adalah dokumen yang sudah tidak dipergunakan lagi dalam pelayanan
pasien, atau penggunaannya jarang dan dokumen disimpan sudah lebih dari
waktu penyimpanan karena pasien tidak lagi datang dalam jangka waktu
yang lama.

2.5 Fasilitas Fisik Ruang Penyimpanan

Alat penyimpanan yang baik, pengaturan suhu ruangan, pemeliharaan
ruangan, perhatian terhadap faktor keselamatan, bagi suatu kamar penyimpanan
 rekam medis sangat membantu memelihara dan mendorong kegairahan kerja dan
produktivitas pegawai-pegawai yang bekerja di ruangan itu.Alat penyimpanan
rekam medis adalah :
1. Rak terbuka (open self file unit)

2. Lemari lima laci (five drawer file cabinet)

Rak terbuka lebih dianjurkan pemakaiannya, dengan alasan :

a) Harga lebih murah.

b) Petugas dapat mengambil dan menyimpan rekam medis lebih cepat.
c) Menghemat ruangan dengan menampung lebih banyak rekam medis dan tidak
terlalu makan tempat.
Jarak antara dua buah rak untuk lalu lalang, dianjurkan selebar 90 cm. Jika
menggunakan lemari 5 laci dijejer satu baris, ruangan lowong di depannya harus 90
cm, jika diletakkan saling berhadapan harus disesuaikan ruang lowong paling tidak
150 cm, untuk memungkinkan membuka laci-laci tersebut. Lemari lima laci
memang tampak lebih rapi dan rekam medis terlindung dari debu dan kotoran dari
luar.