De la conception à la réalisation d’un événement sportif

Christophe.atry@wanadoo.fr

L’organisation d’un rendez vous sportifs à l’heure actuelle est de plus en plus
complexe : d’une part la multitude des organisations amène un concurrence qui
devient extérieur au propre marché de l’événement sportif cela devient un
numéro d’équilibriste donc il va falloir doser différent élément qui vont faire que
c’est un échec ou une réussite. Dans un événement sportif il n’y a pas de
« moyen »(c’est bien ou pas bien).
Trois grandes variable s’avère indispensable (il faudra bien les maîtriser et
surtout en avoir une connaissance parfaite) :
- L’innovation : c'est-à-dire créé du neuf, l’imagination va être de rigueur
(faire attention de ne pas basculer dans l’irréel). Par exemple : création
d’un événement planche à voile à Bercy. C’est très important l’innovation
mais cela n’a aucun rapport avec l’argent.
- L’émotion : susciter de l’émotion cela veut dire qu’on doit avoir un
événement qui va faire réagir les gens pour lequel il est fait ! changer les
règles pour aller vers l’émotion. C’est la partie sentimentale de
l’événement, c'est-à-dire que le spectateur il doit avoir un ressenti
émotionnel.
- Le spectacle : il n’y en avait pas jusqu’aux années 60. Départ (déclic) les
JO de Rome, pourquoi ? : parce que nous sommes dans une société où
l’apparence est primordiale. Si l’activité sportive n’est pas spectaculaire et
bien il va falloir créer le spectacle (si cela est réussi nous allons pouvoir
avoir du monde)
Critiquer un événement c’est très facile, organiser c’est plus dur et surtout
organiser cela demande une démarche stratégique et un travail programmé.
La création d’un événement elle comporte des parties que l’on peut appeler
obscure qui sont bien sur méconnu du grand publique, et elles répondent à un
certain nombre de procédure d’étape qu’il faudra donc impérativement respecter
et donc par rapport à cela optimiser la réussite de l’événement. l’objectif sera un
modèle d’organisation qui va nous permettre de respecter les procédures et de
pouvoir les appliquer à tout événement sportif.(excepté l’organisation des JO et
des coupes du monde de type football qui englobe d’autre paramètre pour leur
organisation)

On peut dire qu’il va y avoir trois phases essentielles qui déterminent le modèle
d’organisation :
- Une phase décisionnelle qui va se caractériser par sa longueur dans le
temps et surtout qui conditionne la suite de l’organisation (elle doit être
parfaite)
- Une phase opératoire c’est celle qui est la plus concrète et la plus visible,
c’est aussi la phase interactive (spectateur-organisateur-participant) elle
se caractérise par sa forte intensité.
- Une Phase évaluative qui s’avère indispensable à la pérennisation de
l’événement mais qui est aussi obligatoire envers les investisseurs ou les
mandataires.

I- La phase décisionnelle

A) L’idée de départ du projet sportif.

Il va s’agir tout d’abord de définir de la façon la plus précise possible le projet
sportif que l’on envisage et les objectifs que l’on veut lui donner, le but il
d’organiser clairement le concept, de rédiger un avant projet qui va traduire les
idée et les motivations qui nous pousse à vouloir réaliser ce projet. Cela va être
par exemple le support de l’activité, le type d’opération.
B) La confrontation au marché :
Etape fondamentale qui permet de passer du rêve à la réalité, donc on procède
naturellement à une étude de marché relativement approfondit et avec des outils
d’analyse qui doivent nous permettre de répondre à un certains nombre de
questions.

a- Analyse sociologique de la demande sportive sociale

Le projet répondu-t-il a une demande du marché par rapport aux champs sportif,
l’objectif de cette analyse il est de découvrir si le projet que l’on a exprimé en
amont correspond à un ou des segments de marché.
Existe-il une cible à mon projet ?
L’événement que je veux créer représente-il une opportunité nouvelle ?
Intéressante pour le public ou pour les partenaires privés ou public.
Cette analyse elle oblige à une réflexion sur les tendances, sur les perspectives
de développement de la demande.
b- L’analyse de l’intensité concurrentielle (M. Porter)
Le pouvoir des clients : les spectateurs, les participants
Les fournisseurs : les sponsors et collectivité
Menace des entrants : d’autres organisations qui ont lieux en même temps
Produits de substitutions : manifestations parallèle « non officielle »

y- a- t’il une place à prendre sur le marché ? Est-ce que le marché est rentable ?
Plus les forces en présence sont importante moins le marché est rentable.
Plus les barrières à l’entrée sont nombreuses et puissante plus il est difficile de
rentrer sur le marché.

c- Cycle de vie :
une fois la concurrence déterminé il va être intéressant de s’intéresser au cycle
de vie du sport où tout du moins au marché dans lequel il va évoluer, chaque
phase va permettre de juger le degré de maturité du secteur et permettre donc
de juger de l’opportunité de rentrer sur tel ou tel secteur du marché.
Phase 1 : lancement l’innovation (quand c’est nouveau on diminue le facteur
de risque de faire un bide, car le nouveau attire en générale) normalement les
médias suivent facilement.
Phase 2 : croissance on joue sur un phénomène de sécurité, on est sur un
secteur qui est en vogue (par exemple les journées karting le prix commence à
baisser) ici les pouvoirs publics vont être très exigeant ( par ex dossier en
préfecture qui sera très étudié)
Phase 3 : maturité  aléatoire : il faudra prêter attention à tous les paramètres
extérieurs, ici il y a un intérêt médiatique et intérêt du pouvoir publique
Phase 4 : déclin  sécurité : sur cette phase on récupère les mordu de l’activité
et ceux qui n’ont pas eu le temps d’en faire un et qui veule en faire un.ici l’étude
de marché doit être très approfondi et ici il n’y plus d’intérêt médiatique et les
pouvoirs publique quasiment plus aussi.

Aujourd’hui les gens le weekend n’ont pas envi d’être dérangé du coup les villes
aiment que les événements passe dans leur ville mais qu’il ne s’arrête pas.
(réflexion sur les événement sportif sur la voix citadine, prendre en compte que
le fait que les gens ne soit pas pénalisé dans leur déplacement lors de
manifestation ( ils ne veulent pas que cela nuise à leur petite habitude).
Sport à risque : montagne, eau et aussi grosse densité de population.
 C) Conceptualisation :

En fonction de ce qui va ressortir de cette confrontation au marché on va dire

que cette phase va consister à adapter son idée de départ à la réalité et aux
contraintes inhérentes au marché. Il se peut que l’on définisse de nouveaux
objectifs et on va affiner sa vision de la demande sportive correspondant au
nouveau projet. Généralement il y a toujours un meneur mais cela est intéressant
qu’il y ait plusieurs personnes pour avoir plusieurs point de vue.

Il est important de réfléchir constamment au moyen d’innover et se

différencié. Une fois que le concept est défini de manière précise ce qu’il va
falloir faire c’est protéger le nom de la manifestation. Pour éviter le plagia( tu
prend le truc et tu le refais), éviter d’être copié et imiter. Un dépôt de marque il
peut être fait sur le plan régionale, nationale ou internationale, il est fait selon le
rayonnement de l’événement, selon aussi les moyens financier engager.

Deux conséquences de se dépôt :

- Tout d’abord une protection morale du nom qui interdit à un tiers d’utiliser
le nom sans l’accord du dépositaire.

- Une protection financière qui permet au dépositaire d’être le seul à pouvoir

vendre le produit ou les services portant le nom de l’événement.

Il existe des personnes dont le job est de chercher des noms d’événement
accrocheur ! Elle ne les invente pas elle recherche les noms qui sont fait pas des
amateurs mais qui n’ont pas fait de dépôt.

D) Faisabilité :

a- faisabilité financière :

on met en place un budget prévisionnel, c’est une mise en forme comptable, elle
doit être la plus précise possible, plus elle est précise moins il y a de risque.
Toute les dépenses dans la mesure du possible doivent être mesuré, donc on fait
appel aux devis, et à différent écris (on ne se base pas sur des annonces orales).
Les recettes doivent être estimées de façon réaliste, même quelques fois de
façon pessimiste. Avant de parler de bénéfice, la première question va être de
déterminer un équilibre entre les dépenses et les recettes et savoir si cela est
réalisable. Le montant du Budget global est-il réaliste ? Quel type de recette va-t-
on pouvoir envisager ? Les recettes directes (liées directement à l’événement) et
les recettes indirectes( subventions des partenaires publiques et
territoriale(penser au barrière et autre matériel de prêt dans le budget)) cela
permet d’augmenter notre budget globale( le % que l’on a dans le budget global
ce retrouve dans la communication du coup si les partenaires publique se
rendent compte qu’il n’ont pas une place très importante dans le budget global ,
cela donne un argument pour l’organisateur à demander plus si le partenaire
veut être mis plus en avant).
 Par rapport au sponsoring, aux subventions média(excepté presse régionale ou si
on achète de la publicité), on met cela à part, on ne peut pas savoir ce que cela
nous rapportent. Est-ce que le budget global est réaliste.

b- faisabilité structurelle

tout ce qui est nécessaire la réalisation du projet( structure) est ce que ces
structures sont disponible, cette phase est importante dans la mesure où le
degré d’innovation il se réalise souvent par l’intermédiaire des structures réalisés
de même que le nombre et la qualité des structures détermine souvent
l’importance de l’événement. Dans le même temps on peut dire que les
structures envisagé doivent être en rapport avec la porté de l’événement. Il faut
aussi se tenir au courant des homologations des structures, faire attention à des
locations certes moins onéreuse mais dont vous avez la charge de la mise en
place. Garentissé vous auprès des propriétaires de la mise en place des
structures sur le terrain.

E) Correction :

C’est la mise en adéquation entre les objectifs évoqués dans la phase de

conceptualisation et les moyens disponible dans la phase de faisabilité. Donc
cette phase doit nous permettre l’élaboration d’un projet du cahier des charges.
Le sport est une logique commerciale.

F) Définition du cadre juridique

C’est une étape de la phase décisionnelle très stratégique car il existe en fait
plusieurs structure juridique sur le marché :

- association loi 1901

- SA
- SARL
- EURL
- SASP
- SAOS
- SEM
- FD
- Agent ou agence de communication.
- Auto-entreprise
Avantage et inconvénients : il existe 7 critères discriminants pour savoir quel
structure est la mieux adapté à ce que l’on veut faire .
Loi 1901 Loi 1901 SARL SA SAOS SEML SEM
Statuts EURL sportive
renforcés
associé 2 et + 2 et + 1-50 7 et + 7 et + 7 et + 7 et +
administration Privé Sportif Privé Privé Privé Public Public
Capital 0 0 1-50 20000 20000 20000 20000
Système Faible Fort fort fort fort fort Fort
comptable
Commissaire facultatif obligatoir Facultatif obl obl obl obl
au compte e
Information faible Obli obligatoir obl obl obl obl
financière e
Obligation Faible faible fort fort fort fort fort
fiscales
Répartition NON NON oui OUI NON
des bénéfices

Subvention sponsoring/investissement

Un bénévole ne peut pas recevoir plus de 412(à vérifier) euros par un club.
Il est parfois judicieux de mixer les structures. une association peut demander( à
une SARL ) aura plus de facilités à obtenir des sponsors et autres partenaires
privées. Puis l’association cherchera elle-même des subventions de la part des
collectivités.

G) Stratégie Marketing :

c’est l’étape la plus importante de l’événement parce q’uelle va planifier

l’ensemble des stratégies de sponsoring et de communication. Elle s’organise
avec l’élaboration d’un plan marketing qui va comprendre trois départements
bien distincts :

a- plan de communication :

il requiert une réflexion qu’en au produit que l’on va tenter de vendre , il y a

plusieurs supports publicitaire que l’on va regroupé en 4 grandes appellations :

- les supports visuels :

o les supports fixes : banderoles, marquage au sol, panneau

publicitaire

o les supports mobiles : les maillots de joueurs, les véhicules, les

arbitres, ramasseurs de balle.

- Les supports écris : les uns correspondent à une vente, les autres
d’avantage à des partenariat informationnels, ce ne sont pas les plus
rentables mais ils sont indispensables car ils s’adressent personnellement
aux spectateurs et participants. Ils sont plus onéreux, et le coît est englobé
dans la vente de l’espace.

- Les opérations de relations publiques : c’est le moyen de regroupé les

clients, fournisseurs , partenaires, tous ceci dans un même et donc
renforcer les liens entre eux( il est plus facile de discuter au bord des
pelouse ou sur les parquet que dans les bureau, ce genre de réunion
facilite les négociations, ce genre d’opérations doit être très
 conviviale( connaissance parfaite des statut et rôles des VIP, mettre de
côté les discussions sur l’événement sportifs qu’ils sont venu voir !).

- Droit de label : il s’agit de commercialiser la possibilité pour les

partenaires d’utiliser des appellations du type : partenaires officiels,
fournisseurs officiels, équipementiers, partenaires X. Plus l’événement
est médiatisé, plus les droits de labels sont plus facilement
commercialisable. De ce fait, il est essentiel d’avoir une démarche
stratégique dans le choix de ces labels. On n’est pas obligé d’avoir des
partenaires officiels. Les labels doivent être en accord en termes de
sportifs, de spectateurs. Il ne faut pas avoir trop de partenaires, on ne
doit pas avoir des fournisseurs, partenaires, équipementier concurrent.
Pour résumé, soit on possède un partenaire officiel qui apporte plus de
50%. Sur un lancement de produit d’un partenaire, il est plus facile de
négocier. L’équipement va demander surtout qu’il y ait un gros visuel.
Tous les supports visuels, écrits pourront être ensuite combinés dans
différentes formules de partenariats (package). Il faudra un panel de
package assez important, adapté à l’événement, avec des supports de
communication qui les composent de façon multiple, attractive,
permettant ainsi une qualité des offres de parrainages. Il faut instaurer
une taxonomie, celle-ci fonctionne de façon exponentielle. Possibilité
d’avoir des packages préférentiels, liés à l’activité du sponsor.

b- sponsoring et subventions :

Une fois la politique de gamme des supports définies, il devient nécessaire de

fixer une politique de prix, il est nécessaire d’avoir une tarification adéquate, cad
conforme aux conditions du marché, en rapport avec la portée de l’événement et
cohérent entre les différents paramètres environnementaux (tissu économique).
Il faut faire en sorte que les tarifs soient en cohérence avec l’importance de
l’événement. Veiller à proposer une gamme de prix suffisamment étendue pour
séduire un éventail large de partenaires potentiels. Essayer d’avoir un nombre
important de support pour un prix faible.

La question des frais techniques de réalisation des supports doit être très clair.
Un sponsor non averti peut refuser de payer les frais techniques et de part ce fait
minorer notre marge technique. Entre partenaires économiques, l’interactivité
est primordiale et la relation classique financeur/financé est permanente. C’est
une différence avec la politique partenariale ou l’interactivité se limite au dossier
et aux jours de l’épreuve. D’une toute autre manière, la stratégie de partenariat
(échanges de marchandises) peut être envisagée pour répondre a une question
très simple, comment peut on diminuer les charges. Dans cet esprit l’intégration
des partenaires institutionnels (mairie, CG) car outre le soutien financier ils
pourront apporter la faisabilité structurel et donc permettre une économie non
négligeable. Il faut bien tout budgétiser.

c- plan média :

Pour que le sponsoring existe, la rencontre entre les entreprises et le sport ne

suffit pas, il faut l’intermédiaire des medias et tout l’intérêt du plan média est de
planifier, de faciliter, de mettre en avant le rôle des médias avant, pendant, et
après l’événement. La télévision joue un rôle important mais ni suffisant, ni
exclusif. La télévision se comporte comme un projecteur, la presse réalise un
travail de fond, l’objectif du plan média (article de presse, spots radios, tv) est de
faire connaître l’événement, de travailler sur la notoriété de l’événement et celle
des partenaires engagés. Le plan médias sert à valoriser l’entreprise ainsi que
l’événement.

Une fois que l’on a recensé tout les supports on a déterminé une politique de
prix, qu’on a définit son plan média, l’étape ultime va consister un dossier de
partenariat complet qui présente très rapidement l’événement, qui présente les
objectifs de l’événement, le public concerné, la structure qui l’organise et
présente les supports de communication mis à disposition des sponsors.

Le dossier de partenariat est primordial dans les démarches de sponsors, il est

utilisé selon 2 stratégies différentes :

- une stratégie quantitative (choix aléatoire)

- une stratégie qualitative (choix décidé)

Quand on est à 7% de retour du démarchage on est dans la moyenne !

H) Rédaction du projet : Cahier des charges

C’est l’application écrite de toute les décisions qui ont été prise dans la phase
décisionnelle, cela veut dire que le projet les méthodes les moyens sont ce qu’on
appel « verrouillé » cependant une certaine souplesse d’application est
évidement toujours permise. De même on y observe l’établissement du cahier
des charges sportifs et du cahier des charges événementiels (tout ce qui est en
relation avec la loi). Le cahier des charges doit répondre à la loi où la structure à
son siège.

II- PHASE OPERATOIRE

C’est l’événement en lui-même !

A) Pilotage :

C’est une étape qui consiste simplement à répartir les taches entre toutes les
personnes qui participent à l’organisation de l’événement. Selon les
organisateurs l’événement se décompose de plusieurs départements qui peuvent
variés. Chaque département aura à sa tête un coordinateur qui aura comme
principale mission de contrôler de façon continu l’état d’avancement des tâches
assignés au département. Six départements semble indispensable à une bonne
logistique de l’événement !

a- département administratif :

La mise en place d’un événement va nécessiter un grand nombre de contact

indispensable avec des organismes extérieur à la manifestation, certain de ses
contacts sont obligatoires.
• La préfecture et commission interministérielle départementale (ancien
DDJS direction départementale jeunesse et sport) : leur rôle est de faire
 appliquer la loi du 16 juillet 1984 qui garanti la liberté d’information, la
sécurité des sportifs et des spectateurs. Il existe un droit d’agrément à la
fédération qui permet la validité technique de notre organisation. Et dans
la mesure où on répond aux lois de 1984, la préfecture accepte
l’événement car validation fédérale. Si on n’a pas envie un droit
d’agrément, et si on est associé à des organismes multisports comme
l’UFOLEP, on peut organiser un triathlon sans avoir à demander
l’agrément de la fédé de triathlon. La préfecture va autoriser l’événement
mais il va y avoir un contrôle policier important afin d’éviter tout trafic.
• La commune : il faut demander l’autorisation d’organiser la manifestation
et c’est aussi la commune qui donnera l’autorisation du débit de boisson.
• La gendarmerie, la police nationale ou municipale : la gendarmerie
n’intervient pas dans les villes, elle intervient en campagne alors que la
police municipale sur les villes de plus de 20 000 habitant peut se
substituer à la police nationale, sinon il y a les deux !si l’événement ce fait
sur un territoire ou c’est la gendarmerie qui à la mission de sécurité
publique on doit aller voir la gendarmerie ! on doit contacter les services
d’ordre sur lesquels ce déroule le site !il est obligatoire de les avertir de
l’événement, il ne sont obligé d’être présent !
Il surveille les lieux et garantissent la sécurité sur la voie publique. c’est
eux qui valide le circuit par exemple d’une course, c’est eux qui vont juger
de l’utilité de leur présence, sauf que leur présence est payante, la
gendarmerie ce sont des militaires (ils sont donc quasiment gratuit tout le
temps) !même si c’est sur un événement privé !
• Les pompiers ou la croix rouge, c’est une commission de sécurité, elle va
valider notre projet en terme de sécurité, c’est eux qui vont décider du
dispositif à mettre en place, là encore c’est payant ! exigence d’un accès
immédiat sur toute la surface de l’événement pour les participants et les
spectateurs !
• La SASEM, c’est pour reverser les droits d’auteur et de compositeur s’il y a
une autorisation de sonorisation qui est demandée.
• Recette locale des impôts pour acquitter la taxe au niveau du débit de
boisson !
• Service des impôts : pour demander l’exonération des impôts sur les
recettes !
• Les assureurs, les contrats pour assurer l’ensemble de la manifestation !
ces contrats il doivent être avant la manifestation, pendant et après
l’événement (assurer les participants, les spectateurs, les biens qu’il soient
acheter loué ou prêté !)
• Les fédérations concernés avec le droit d’agrément pour organiser la
manifestation qui nous garanti l’éthique sportive de la manifestation !

Ce département fait office de secrétariat générale il est en contact permanent

avec l’ensemble des acteurs de la manifestation, ce département va informer les
participants, les spectateurs, gère les inscriptions et de par ce fait est
responsable d’un matériel logistique approprié. De plus, ce département va
centraliser toutes les demandes des autres départements et toutes les
informations administratives. Le personnelle est bien souvent un personnelle
permanent de l’organisation !

b- département sécurité :
Afin de prévenir et d’assumer tout les accidents corporels, l’organisateur
s’appuie sur la loi de 1984 relative aux assurances en responsabilité civile des
organisateurs d’événements.
Une assurance de ce type est à souscrire pour l’ensemble des concurrents et des
organisateurs. La responsabilité civile ne couvre que les personnes, la protection
des biens utilisés pour la manifestation nécessite une autre assurance. Si
l’organisateur accepte un public à accès gratuit ou payant, il doit en assumer
obligatoirement la sécurité.
En plus de ces formalités administratives la mission de ce département elle va
être de mettre en place des moyens en personne et en sécurité à tous les points
de la manifestation
Deuxième mission : déterminer les règles de sécurité et notamment les
conditions d’évacuation de blesser potentielle.
3- évaluer les besoins en hommes en terme de secouriste, de médecin ou
ambulance, mais aussi les spécialistes de l’activité physiques, et selon vaut
prévision
4- évaluer les besoins en matérielles

Ce département en relation très étroites avec le département sportif et le

département des infrastructures.

c- département sportif

il doit concevoir et élaborer les règlements des événements sportifs.

ce travail de conception des preuves demande une certaine recherche où il

faudra étudier tout les paramètres des situations à mettre en place par rapport
au cahier des charges.
Le but de ce département est de déterminer des règles très claires et d’envisager
le maximum de cas pour permettre de pallier à tout disfonctionnement ou toute
interprétation du règlement.
L’idéal est de simuler l’action afin de se rendre compte de la faisabilité et prévoir
en même temps l’évaluation des risques. D’autre part pour assurer la régularité
de l’épreuve il est nécessaire de répertorier les besoins humains (starter,
commissaire de course, jury, arbitre, ramasseur de balle) et prendre toujours 10
% de plus que les besoins réel( taux d’absentéisme) et de faire en sorte que les
postes clefs soit doublés. Il va falloir aussi évaluer les moyens matériels.
Traitement des résultat : à l’heure actuelle il est pratiquement toujours
informatisé, de part ce fait il est conçu à l’avance, généralement on soustraite à
une société spécialisé ( cela ne coûte pas très cher et est un soucis moindre).
Nous devons exiger l’accès possible et la connaissance du concept du traitement
des résultats et notamment sur les courses de masses.
Si on innove un concept de traitement, premièrement il faut le savoir et on peut
demander de le payer moins cher !
Sur une première forme de traitement il existe donc un risque mais aussi une
rentabilité. Il faut prévoir au sein même de l’organisation des personnes
susceptible de prendre les résultats sous une autre forme, il est obligatoire pour
une manifestation de sortir des résultats. Sur un nouveau traitement vous pouvez
mettre en avant le caractère innovateur du traitement des résultats.
Il faut utiliser une technologie la plus avancé du moment qu’on puisse le
maîtriser.

d- département infrastructures :
 1) l’espace de pratique :

Si l’espace de pratique existe déjà comme par exemple un stade, comme par
exemple une piscine le travail sur l’aménagement du site est relativement facile.
Il s’agit simplement de réaliser quelques adaptations. Et éventuellement la mise
aux normes d’infrastructure mise en place pour les spectateurs, où effectivement
des contrôles techniques sont exigé et vérifié.
Si l’espace de pratique est à inventer le choix d’un lieu ou d’un itinéraire doit être
déterminé en cohérence avec le concept et le public participant. Le travail de
reconnaissance et de balisage est très important. Contrairement aux idées reçu il
y a moins de risque sur un espace à créer que sur un espace existant. La
maitrise totale des infrastructures dans un espace à créer est quasi-totale. Les
efforts de reconnaissance du lieu, l’accès au lieu doivent être là renforcé !

2) les moyens matériels :

Ce département doit aussi envisager le matériel sportif, le matériel de sécurité,
mais aussi le matériel logistique, donc trois catégories différentes :
- le sportif : cela va être tous ce qui va servir à la mis en pratique des
épreuves. Doit-on l’acheter, la louer ou trouver un partenaire ? il faut
penser au transport du matériel
- les moyens de sécurité : les barrières, moyens technologiques plus évoluer
( antivol, radar…)
- Le matériel logistique : chaises, tables, ordinateurs, sono… mais c’est
également les moyens de transport, si il y a des bus a mettre en place,
véhicules de déplacement. Il y a également les infrastructures lourdes
telles que les estrades, gradins…
Ce département doit faire le point avec tous les autres départements pour
évaluer les besoins en matériels mais aussi pour la mise en place de ces
infrastructures et notamment avec le planning horaire.

3) Le département restauration / hébergement :

e- département restauration / hébergement

2 types de manifestation :
- soit une journée : on pense à l’hébergement de façon ponctuel,
prospection d’adresse d’hébergement et diffusion. Prévoir 3 repas ( soit
partenariat, soit achat, soit démarchage pour qu’une entreprise vienne
vendre la nourriture le jour de la manifestation)société de restauration qui
vient avec les plats tout fait sur place généralement. La difficulté va être
sur le nombre la fréquentation, cela est facile si c’est l’organisation qui à
pris en charge la restauration, si ce sont les gens qui achète les tickets
cela est plus délicats, critère horaire( a quel ils vont manger a quel
heure ?)
- soit plusieurs jours : si c’est l’organisation qui a retenu de l’hébergement,
on va nous demander des arrhes. Il faudra déterminer un nombre (un
chèque d’arrhes normalement on ne l’encaisse pas, mais encaissable si on
ne vient pas), l’organisateur peut également demander des arrhes aux
participants afin de limiter les frais.

C’est une dépense financière importante et donc cela demande une prise de
décision par rapport au comité de direction sur les prix, sur les lieux, sur la
qualité et cela en fonction du public auxquels ont s’adresse et il est clair que l’on
doit être en cohérence entre le prix demandé et ces trois paramètres !
Si nous avons du public (spectateur, accompagnateur) en hébergement, faire
attention de les traiter au prix de la prestation. Ce sont eux les plus exigeants, de
plus ils ont payé la prestation. Il faut donc les traiter aux mêmes niveaux que les
athlètes.

La restauration : choix, diététique, énergétique, un choix de convivialité, la

qualité (notamment si nous avons des VIP).
Buvette : restauration rapide en interne, déclaration qui doit être fête 15
jours avant la manifestation. Ce département doit mettre en place également le
mode de fonctionnement pour la restauration ou pour l’hébergement (récupérer
des clés), ils doivent également prévoir tout ce qui est buffet, ravitaillement à
l’arrivée, il doit résoudre tout les problèmes liés à la réglementation.

f- et recherche de sponsoring

C’est ce département qui à comme rôle la mise en place du plan de

communication, grâce au dossier de partenariat et au différent package établit il
s’agira de trouver des partenaires financiers, mais aussi des partenaires
logistiques, des partenaires humains, qui permettront de boucler, le budget voir
de réaliser les bénéfices.
Ce département à une tâche essentiel avant, pendant, et après la manifestation.
Ce département va assurer la promotion de l’événement auprès des partenaires,
des spectateurs, des participants et des médias son rôle est :
- de faire respecter les contrats
- Gérer l’affichage publicitaire
- Envoyer des dossiers de presse, d’envoyer les comptes rendu de
manifestation (phase évaluative) et enfin de s’occuper des partenaires et
officielles, lors des opérations de relations publique. Ce département est
directement lié à la direction de l’organisation et généralement un
membre du comité d’organisation est intégré à ce département.

B) Réalisation et coordination :

L’objectif est de coordonner l’ensemble des actions des différents départements

et ce surtout pour assurer la cohérence des actions que l’on a menée. Les
responsables des différents départements, mais aussi le manageur général
doivent contrôler l’état d’avancement du travail des départements, si besoin
corriger les erreurs, remotiver le personnel, recadrer la mission qui a été fixé. Ce
travail s’apparente plus à de la gestion des ressources humaines = processus
managérial.

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Planifier organisercontrôlerperformance

Pendant l’épreuve si l’organisation est bien pensée, que chacun assume bien ces
responsabilité, on peut dire qu’il ne reste plus qu’à gérer l’imprévu, l’incertitude
elle doit être minimisé, mais elle existe toujours, et elle est inhérente à
l’événementiel, le risque zéro n’existe pas, on tend vers le risque zéro mais l’on
arrivera jamais à zéro. L’efficacité est étroitement liée avec la notion de
reconnaissance et de simulation, l’utilisation de la haute technologie.

Méthode AMDEC( analyse des modes de défaillances et des effets critiques)

propre à l’événement: elle va permettre de détecter les risques, permet de
travailler sur la détection des risques et surtout leurs effets.

Taux de gravité = (Impact de gravité / survenance de probabilité ) * (détectabilité

/ sensibilité).

C) Déroulement de l’épreuve

Le management mis en place lors du déroulement d’une épreuve est un

management participatif, le jour J. le manageur générale ou le chef du
département ne doivent pas avoir de tache à réaliser précisément, c'est-à-dire
qu’il doivent être disponible, malgré l’anticipation, malgré les prévisions, il existe
toujours des difficultés qu’il faut résoudre dans l’urgence, c’est pour cela que le
manager général ou les responsables de département doivent avoir l’esprit libre
pour parlier aux difficultés qui arrivent. Donc une grande lucidité et une gestion
du stress sont des atouts incontournables pour tout membre de l’organisation
ayant des responsabilités. 4 maîtres mots pour un manager ou un chef de
département :

- Sureté
- Vigilance
- Diplomatie
- Respect du timing
De par la fonction il existe forcément un devoir de représentation.
Cf power point management

III- PHASE EVALUATIVE

Après avoir travaillé pendant plusieurs mois, il est clair qu’il existe une phase de
démobilisation, mais il faut quand même finir le travail donc c’est ce que l’on
appelle l’heure du bilan.

A) Bilan

Il doit permettre de recueillir à chaud les impressions, les sentiments personnels

perçus par l’ensemble de la structure organisatrice, elle doit se faire dans les
deux jours après la manifestation. Elle permet de retracer les instants ponctuels
de succès mais aussi de déroute. Par rapport à cela on a cinq grands thèmes
d’organisation. Au niveau purement sportif, les résultats et le spectacle sportif
sont-ils satisfaisant ? L’idée directrice était-elle bonne ? les participants étaient-
ils content ?

Au niveau financier, est-ce qu’il y a eu des profits ? le budget a-t-il été tenu ? les
objectifs ont-il été atteint ?
AU niveau humain : Comment l’organisation a- t-elle vécu l’événement ? les
resposables et leurs départements ont-ils menés à bien leurs actions ?

Au niveau médiathique : est ce que la communication vous a semblez sufisante ?

les médias ont-ils été présent ? qu’en ont il pensé ?

AU niveau logistique : est ce que les structures en place était-elle adapté ? était –
elle suffisante ?était-elle sécurisé ?

 En répondant à ces 5 thèmes on obtient une première image qui nous

informe de la tendance positive ou négative de notre organisation.

B) Evaluation

Elle doit se faire à tête reposé et avec des chiffres précis à disposition, elle va
nous permettre, de modérer aussi bien les succès que les situations d’échec. Elle
consiste en fait en une analyse objective des différentes stratégies mise en place
lors de l’événement ! il est impératif d’effectuer une évaluation des retombés
économiques, médiatique, et de pouvoir présenter des résultats concret
concernant notamment le retour sur investissement qui a permis de créé
l’événement.

C’est un travail qui est très difficile mais indispensable car il va faciliter la
négociation pour les marchés à venir, il participe donc à la pérennisation et c’est
un travail qui va de paire avec l’évaluation de la notoriété et l’image de
l’événement, car il permet d’évaluer la porté des actions de communication, il
permet également d’avoir une idée sur les segments de population qui ont été
touché ! ces différents éléments pourront être analysé à partir de données
recueilli au préalable :
- distribuer des questionnaires aux spectateurs, commerçants (construire un
questionnaire rapide et efficace et qui doit nous donner des indices
économiques qu’il va falloir définir (augmentation du CA, la fréquentation,
est-ce qu’il y a eu des perturbations) , participants, ces questionnaires
doivent être ciblé. Il est intéressant aussi pour l’organisation de savoir la
retombés économique globale (restauration, affichage, hébergement,
emploi actuelle, le tourisme sportif)

C) Perspective :

il va être beaucoup plus facile de se poser la question et si c’était à refaire ?

cette démarche elle consiste à reprendre les aspects positifs tout en restant
novateur tout simplement parce qu’un événement doit se pérenniser que dans
un renouvellement permanent tout en gardant une identité bien spécifique, il va
falloir déterminer les innovations nécessaires et bien sur il va falloir supprimer les
erreurs et améliorer l’existant.

Un organisateur quelques part est quelque peu mégalomane le rêve imaginaire

fait partie de son concept.

D) Compte-rendu :

Il est très important de remercier les différentes personnes qui ont œuvré à la
création de la manifestation, les participants, les bénévoles.
Remercier les partenaires, compte rendu détaillé , comprenant des photos ( voir
une vidéo), le bilan financier, surtout si on est une organisation basé sur la loi de
1901, le press-booke et bien sur toute les retombés aussi bien en image. Toute
ces attention contribu à la pérennisation d’un événement et permet surtout de
donnée une image sérieuse de l’organisation.

Il faut être conscient que toute action qui a été entreprise est connu ou sera
connu du grand public.