PROJECT INTEGRATION MANAGEMENT

PELATIHAN PMBOK
PT. WIJAYA KARYA (Persero) Tbk.
10 KNOWLEDGE AREA DALAM PMBOK
5th Edition
1) MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK (PROJECT INTEGRATION MANAGEMENT)

2) MANAJEMEN RUANG LINGKUP PROYEK (PROJECT SCOPE MANAGEMENT)

3) MANAJEMEN WAKTU PROYEK (PROJECT TIME MANAGEMENT)

4) MANAJEMEN BIAYA PROYEK (PROJECT COST MANAGEMENT)

5) MANAJEMEN MUTU PROYEK (PROJECT QUALITY MANAGEMENT)

6) MANAJEMEN SDM PROYEK (PROJECT HUMAN RESOURCES MANAGEMENT)

7) MANAJEMEN KOMUNIKASI PROYEK (PROJECT COMMUNICATION PROJECT)

8) MANAJEMEN RISIKO PROYEK (PROJECT RISK MANAGEMENT)

9) MANAJEMEN PENGADAAN PROYEK (PROJECT PROCUREMENT MANAGEMENT)

10) MANAJEMEN PEMANGKU KEPENTINGAN PROYEK (PROJECT STAKEHOLDERS

MANAGEMENT)*
 PROYEK MEMERLUKAN MANAJEMEN PROYEK

MENGAPA KITA MEMBUTUHKAN BEBERAPA DISIPLIN MANAJEMEN

YANG BERBEDA DALAM MENGELOLA SEBUAH PROYEK ?

• Simply Definitions : (Eric Verzuh, 2011)

PROJECT ARE all the work that’s done one time
and
ONGOING OPERATIONS represent the work we perform
over and over
• Karakteristik Proyek :
1. MEMPUNYAI AWAL DAN AKHIR
2. MENGHASILKAN PRODUK YANG UNIK
 BEBERAPA TANTANGAN DALAM
MENGELOLA PROYEK
1. PERSONIL
– BEDA KEBUTUHAN SKILL DAN JUMLAH
– BEDA LATAR BELAKANG DAN TUJUAN / MOTIVASI
2. PERKIRAAN DALAM PERENCANAAN
– BUTUH AKURASI DALAM MEMBUAT ESTIMASI (BIAYA DAN JADWAL / WAKTU)
– LEBIH DOMINAN ASUMSI DARIPADA FAKTA
3. OTORITAS
– PEMBAGIAN OTORITAS TIDAK BISA RIGID
4. PENGENDALIAN
– PENYESUAIAN REALISASI TERHADAP RENCANA ATAU EVALUASI MENYELURUH TERHADAP HASIL
USAHA / PERFORMANCE DENGAN PERIODE YANG BERBEDA-BEDA
 PROJECT CONSTRAINTS

Project Management High Quality (Scope and Performance)

Technical On Time
Business On Budget
(Cost)
1. Buat kesepakatan yang jelas antara Tim Proyek, Pelanggan
dan Manajemen dalam menentukan Goal Proyek.
2. Buat Project Planning yang menggambarkan semua rencana
kegiatan dengan pembagian tugas dan tanggung jawab yang
jelas sehingga bisa digunakan sebagai tolok ukur dalam
membuat evaluasi progress pekerjaan.
3. Konsisten dalam berkomunikasi secara efektif diantara
semua pihak yang terlibat.
4. Lingkup pekerjaan terkontrol dengan baik.
 Pastikan semua yang terlibat paham tujuan dan target.
5. Adanya dukungan dari manajemen
 Membantu Manajer Proyek dalam mengatasi keterbatasan otoritas.
 MANAJEMEN INTEGRASI

• TUGAS UTAMA PARA MP :

– MELAKUKAN INTEGRASI DARI SEMUA UNSUR DAN SUMBER DAYA TERKAIT
 TUGAS-TUGAS LAINNYA SEPERTI PENJADWALAN, COST CONTROL, KENDALI MUTU,
DAN SEBAGAINYA DAPAT DI DELEGASIKAN KEPADA ANGGOTA TIM PROYEK. TETAPI
TANGGUNG JAWAB TETAP DI TANGAN MANAJER PROYEK.

MP BERFUNGSI SEBAGAI INTEGRATOR

 MANAJEMEN INTEGRASI
• MEMASTIKAN BAHWA SEMUA ELEMEN / FUNGSI PROYEK DAPAT
BERJALAN DAN TERKOORDINASI DENGAN BAIK
• MEMBUAT PERTIMBANGAN / KEPUTUSAN YANG TEPAT DAN BISA
MEMENUHI KEBUTUHAN STAKEHOLDERS
• MERUPAKAN KNOWLEDGE AREA YANG PALING PENTING BAGI SEORANG
MANAJER PROYEK
 MANAJEMEN INTEGRASI
MENGAPA KITA MENGGUNAKAN MANAJEMEN INTEGRASI
 MENGELOLA PERUBAHAN-PERUBAHAN DAN KOMUNIKASI
 MENGURANGI WAKTU DAN BIAYA PELAKSANAAN
 MELIBATKAN STAKEHOLDERS SEDINI DAN SESERING MUNGKIN
 MEMBUAT HASIL YANG TERLIHAT DAN JELAS
 MENGIDENTIFIKASI MASALAH DAN MENEMUKAN SOLUSI SECEPATNYA
 MENGGUNAKAN PENGALAMAN TERKAIT SEDINI MUNGKIN
 MANAJEMEN INTEGRASI

SIAPA PELAKSANA MANAJER PROYEK PROJECT SPONSOR

ANGGOTA TIM PROYEK
MANAJEMEN INTEGRASI
SEBAGAI INTEGRATOR FOKUS PADA TUGASNYA SEBAGAI FASILITATOR
? MASING-MASING
 MANAJEMEN INTEGRASI

BAGAIMANA • MENGGUNAKAN 7 PROSES INTEGRASI, YAITU :

• DEVELOP PROJECT CHARTER
CARANYA • DEVELOP PRELIMINARY PROJECT SCOPE STATEMENT
• DEVELOP PROJECT MANAGEMENT PLAN
MELAKSANAKAN • DIRECT AND MANAGE PROJECT EXECUTION
MANAJEMEN • MONITOR AND CONTROL PROJECT WORK
• INTEGRATED CHANGE CONTROL
INTEGRASI ? • CLOSE PROJECT
Project
Integration
Management
Overview
Diagram Alir
Project
Integration
Management
 MANAJEMEN INTEGRASI
Pada tahap Inisiasi dan Perencanaan :
• Memastikan adanya Project Charter. Dokumen ini memang
idealnya disusun bersama dengan sponsor proyek. MP berhak
untuk mengingatkan pihak pemberi kerja mengenai pentingnya
project charter, sebagai bentuk mandat dan penjelasan
gambaran umum proyek kepada MP untuk memulai pekerjaan.
• Memimpin penyusunan Project Management Plan atau Project
Execution Plan. Dokumen ini adalah dokumen induk yang akan
menjadi basis dalam pengerjaan proyek.
 MANAJEMEN INTEGRASI

Pada tahap Pelaksanaan dan Pengawasan :

• Mengarahkan dan menjadi penanggung jawab utama dalam tahap pelaksanaan dan pengawasan.
• Melakukan koordinasi dengan anggota tim dan unit kerja pendukung serta pihak klien maupun
pengguna akhir proyek.
• Memantau dan mengendalikan perubahan dan mencegah terjadinya scope creep (ruang lingkup
proyek berkembang tidak terkendali jauh berubah dari rencana awal). Manajer Proyek juga
harus mencegah terjadinya gold plating- pekerjaan yang terlalu banyak “disepuh” agar tampak
menarik, mahal, dan bermutu, padahal sesungguhnya hal ini tidak membawa manfaat apa pun
untuk proyek. Hal ini sebaiknya dicegah karena hanya akan menghambur-hamburkan waktu dan
biaya.
Pada tahap Perubahan
• Sangat disarankan bahwa permintaan dan usulan perubahan dilakukan secara
tertulis, sebelum masuk ke meja manajer proyek. Mengapa? Agar dilakukan
analisis apakah usulan perubahan yang diajukan dipandang bermanfaat namun
berdampak pada sisi waktu atau anggaran, sebaiknya dilakukan eskalasi ke
tingkat komite pengawas perubahan atau Change Control Board (CCB)
 MANAJEMEN INTEGRASI

Pada tahap Penyelesaian :

• Proses integrasi belum berakhir hingga tahap penyelesaian proyek.
Penyelesaian kontrak dengan pihak ketiga, penyelesaian administrasi, berita
acara penyelesaian proyek, atau fase serah terima dengan klien dan
dokumentasi internal seperti lessons learned dan pembubaran tim termasuk
dalam pekerjaan yang harus dikawal oleh Manajer Proyek.
 MANAJEMEN INTEGRASI
WHAT GOES IN A PROJECT PLAN?

• Project charter • Budget

• Project Management Approach
• Scope Statement
• Work Breakdown Structure (WBS)
• Responsibility Chart
• Network Diagram with Major
Milestones
• Schedule
• Resources
• Change Control System
• Performance Measurement
Guidelines
• Management Plans (Scope,
Schedule, cost, quality, staffing,
communications, risk response,
procurement)
 MANAJEMEN INTEGRASI

Tanggung Jawab Manajer Proyek pada “Perubahan"

• Mengetahui faktor-faktor yang berpengaruh pada “perubahan”

• Memastikan “perubahan” sebagai potensi yang menguntungkan
• Menentukan jika “perubahan” telah terjadi
• Menentukan jika “perubahan” adalah memang diperlukan
• Mencari alternatif-alternatif “perubahan”
• Mengurangi dampak adanya “perubahan”
• Memberitahu ke stakeholders pengaruh adanya “perubahan”
• Mengelola “perubahan” yang terjadi berdasarkan RKP
 MANAJEMEN INTEGRASI

Mengetahui proses Manajemen

Integrasi dan perannya

Integration Project plan (RKP) harus dijadikan

rujukan & dasar pengambilan
keputusan
Management
Summary
Memahami tugas dan tanggung
jawab sebagai Manajer Proyek

Semua bentuk perubahan harus

mengikuti guideline di RKP
1. Harus ada kickoff meeting
 Create “Commitment”
2. Kenali kebutuhan organisasi proyek.
 Perlu staff khusus.
3. Kenali stakeholder.
 Create “Emotional Deposit”
4. Petakan hambatan terbesar.
 Teknis.
 Non Teknis.
5. Pastikan kehadiran Manajer Proyek dalam berbagai situasi pada
kondisi “kritis”
TERIMA KASIH