Untuk dapat melakukan pekerjaan perencanaan dengan baik sehingga akan dapat dihasilkan
suatu rencana yang lengkap, perlu dipahami tentang unsur-unsur yang terdapat dalam suatu
rencana. Unsur-unsur yang dimaksud banyak macamnya. Secara sederhana dapat di uraikan
sebagai berikut
1. Rumusan Misi
Suatu rencana yang baik harus mengandung rumusan tentang misi (mission formulation),
yang dianut oleh organisasi yang menyusun rencana. Uraian yang tercantum dalam misi
mencakup ruang lingkup yang sangat luas. Antara lain dengan latar belakang, cita-cita,
tujuan pokok, tugas pokok, serta ruang lingkup kegiatan ruang organisasi. Uraikanlah misi
ini dengan lengkap dan jelas. Dalam praktek sehari-hari, uraian tentang misi ini sering
tercantum dalam latar belakang (back ground).
Jika ditinjau dari sudut perencanaan, uraian tentang misi ini mempunyai peranan yang
sangat penting. Peranan yang dimaksud, bukan saja penting unutk di pakai sebagai pedoman
bagi mereka yang akan melaksanakan rencana yang telah di susun, tetapi juga untuk
mempeoleh dukungan dari pihak ketiga. Misalnya dukungan dana dari pihak donor, dan
ataupun dukungan izin dari petugas pemerintah.
2. Rumusan masalah
Suatu rencana yang baik haruslah mengandung rumusan tentang masalah (problem
statement) yang ingin di selesaikan. Rumusan masalah yang baik, banyak syaratnya. Beberapa
diantaranya yang terpenting adalah :
a. Harus mempunyai tolak ukur
Tolak ukur yang dimaksud banyak macamnya. Paling tidak mencakup lima hal pokok,
yakni tentang apa masalahnya, siapayang terkena masalah, dimana masalah
ditemukan, bilamana masalah terjadi serta berapa besar masalahnya.
b. Bersifat netral
Bersifat netral dalam arti tidak mengandung uraian yang dapat diartikan sebagai
menyalahkan orang lain, menggambarkan penyebab timbulnya masalah dan taupun cara
mengatasi masalah.
Contoh :
10% akseptor pil yang dilayani oleh rumah sakit X Jakarta tidak datang lagi pada
kunjungan ulang karena petugasnya tidak ramah.
Rumusan masalah ini tidak baik, karena kecuali tidak menjelaskan bila mana masalah
tersebut terjadi, juga mengandung uraian yang menyalahkan orang lain serta sekaligus
mencantumkan penyebab masalah.
Sebagian rekam medis akseptor IUD yang dilayani oleh Rumah sakit X Jakarta tidak di
temukan, dan karena itu sebaiknya mulai dilakukan komputerisasi.
Rumusan masalah tidak baik, karena kecuali tidak menjelaskan besarnya masalah serta
bila mana masalah terjadi, juga mengandung uraian tentang cara penyelesaian masalah.
8% akseptor IUD yang berkunjung di Rumah sakit X Jakarata pada bulan mei 1994
mengalami kompilkasi infeksi panggul pasca insersi.
Rumusan masalah ini baik, karena menjelaskan apa masalahnya, siapa yang terkena
masalah, dimana masalah itu terjadi, serta berapa besar masalahnya, disamping tidak
mengandung uraian yang dapat di interpretasikan sebagai menyalahkan orang lain, tidak
menjelaskan tentang penyebab timbulnya masalah serta tidak menjelaskan tentang cara
mengatasi masalah.
3. Rumusan tujuan umum dan tujuan khusus
Suatu rencana yang baik harus mengandung rumusan tujuan (goal and objective
formulation) yang ingin di capai. Tujuan tersebut secara umum dapat di bedakan atas dua
macam yakni :
a. Tujuan umum
Syarat rumusan tujuan umum (goal), yang baik banyak macamnya. Jika disederhanakan
dapat dibedakan atas tiga ,macam yakni :
Jelas keterkaitannya dengan misi organisasi
Rumusan tujuan umum pada dasarnya dikembangkan dari misi organisasi. Oleh karena
itu dalam merumuskan tujuan umum, harus di upayakan adanya keterkaitan dengan misi
organisasi.
Jelas keterkaitannya dengan masalah yang ingin di capai
Rumusan tujuan umum pada dasarnya menggambarkan keadaan umum yang ingin di
capai apabila masalah dapat diatasi. Oleh karena itu dalam merumuskan tujuan umum
harus di upayakan adanya keterkaitan dengan masalah yang inign di atasi.
Menggambarkan keadaan yang ingin di capai
Rumusan tujuan umum harus menggambarkan keadaan yang ingin di capai buka
nmenggambrkan kegiatan yang akan dilakukan. Rumusan tujuan umum yan baik adalah
yang mempergunakan kata benda bukan kata kerja.
Contoh :
Meningkatkan keadaan ekonomi penduduk wilayah kerja PUSKESMAS
Rumusan tujuan umum ini tidak baik, karena kecuali tidak menggambarkan suatu
keadaan (meningkatkan = bukan kata benda, melainkan kata kerja), juga kehendak untuk
meningkatkan keadaan ekonomi penduduk, sekalipun dapat saja di capai apabila keadaan
kesehatan penduduk baik sifatnya telah luas, yang tidak dengan misi puskesmas, yang
hanya membatasi diri hanya pada peningkatan derajat kesehatan saja.
Meningkatkan keadaan kesehatan wilayah masyarakat wilayah kerja PUSKESMAS
Rumusan tujuan umum ini baik, karena telah menggambarkan keadaan yang ingin
di capai (meningkatnya = kata benda, melainkan kata kerja), juga telah sesuai dengan
misi puskesmas.
b. Tujuan khusus
Syarat rumusan tujuan khusus (objective) banyak macamnya kecuali harus
memenuhi semua syarat rumusan tujuan umum, juga harus mempunyai tolak ukur. Tolak
ukur yang dimaksud di bedakan atas lima macam, yakni tentang apa masalah yang ingin
di atasi oleh rencana kerja yang akan dilaksanakan, siapa yang akan memperoleh manfaat
apabila rencana kerja dilaksanakan kerja akan dilaksanakan, berapa besarnya target yang
kan dicapai, serta berapa lama rencana kerja akan dilaksanakan.
Menetapkan besarnya target
Terus terang untuk menetapkan besarnya target tidaklah mudah. Semuanya sangat
tergantung dari berat ringannya masalah yang di hadapi serta kemampuan yang dimiliki.
Menetapkan Jangka Waktu Pelaksanaan
Sama halnya dengan target, untuk menentukan jangka waktu pelaksanaan rencana
kerja, sehingga target minimal dapat dicapai, tidaklah mudah. Pegangan yang lazim
dipakai adalah kemampuan yang dimiliki. Makin besar kemampuan tersebut, makin
pendek jangka waktu yang dibutuhkan. Sebaliknya jika kemampuan terbatas, jangka
waktu pelaksanaan dapat panjang.
Dari uraian ini menjadi jelas, perbedaan dua organisasi dalam melaksanakan suatu
program yang sama, tidak terletak pada perbedaan besarnya target minimal, melainkan
pada jangka waktu pelaksanaan program dalam mencapai target minimal. Makin mampu
suatu organisasi, makin pendek jangka waktu pelaksanannya.
Dengan perkataan lain, penetapan jangka waktu pelaksanaan program dapat
sangat fleksibel. Asal saja selalu diingat, makin pendek jangka waktu tersebut, makin
dibutuhkan kemampuan yang tinggi, dalam arti harus dapat melaksanakan berbagai
kegiatan secara lebih intensif.
Untuk contoh rumusan tujuan khusus menurunkan persentase infeksi panggul
pasca insersi IUD diatas, penetapan jangka waktu pelaksanaan dapat saja kurang dari satu
tahun. Dengan konsekwensi, pelaksanaan berbagai kegiatan yang telah ditetapkan harus
lebih giat.
4. Rumusan Kegiatan
Suatu rencana kerja yang baik harus mencantumkan rumusan kegiatan (activities) yang
akan dilaksanakan. Kegiatan yang dimaksud disini adalah, di satu pihak, dapat mengatasi
masalah yang dihadapi, dan dipihak lain, dapat mencapai tujuan (target) yang telah
ditetapkan.
Kegiatan yang tercantum dalam rencana banyak macamnya. Kesemuanya sangat
ditentukan dari masalah serta tujuan dari rencana kerja itu sendiri. Perbagai kegiatan tersebut,
jika ditinjau dari peranannya dalam mengatasi masalah serta mencapai tujuan, dapat
dibedakan atas dua macam :
a. Kegiatan Pokok
Disebut sebagai kegiatan pokok (molar activities) apabila kegiatan tersebut bersifat
mutlak dan merupakan kunci bagi keberhasilan rencana.
b. Kegiatan Tambahan
Disebut sebagai kegiatan tambahan (molecular activities) apabila kegiatan
tersebut bersifat fakultatif. Artinya apabila kegiatan tersebut tidak dilaksanakan, tidak
akan menentukan keberhasilan suatu rencana. Tetapi apabila kegiatan tersebut
dilaksanakan, pelaksanaan rencana akan lebih sempurna.
Menyusun semua kegiatan tersebut secara runtun. Maksudnya untuk
memudahkan pelaksanaannya kelak. Untuk kepentingan praktis, berbagai kegiatan
tersebut sering dikelompokkan ke dalam tiga macam saja yakni :
Kegiatan persiapan (preparation activities)
Kegiatan pelaksanaan (implementation activities)
Kegiatan penilaian (evaluation activities)
5. Asumsi Perencanaan
Suatu rencana yang baik harus mengandung uraian asumsi perencanaan (planning
assumption). Asumsi perencanaan tersebut banyak macamnya. Secara umum dapat
dibedakan atas dua macam :
a. Asumsi perencanaan yang bersifat positif
adalah uraian tentang berbagai faktor penunjang yang diperkirakan ada dan yang
berperan dalam memperlancar pelaksanaan rencana. Asumsi perencanaan yang bersifat
positif ini banyak macamnya. Beberapa di antaranya adalah :
Adanya kerja sama yang baik dengan berbagai instansi pemerintah dan institusi
masyarakat
Tersedianya tenaga pelaksana yang terampil dengan jumlah yang cukup
Tingginya kemampuan masyarakat membiayai pelayanan kesehatan