Knowledge Transfer and Dissemination

(transfer dan penyebaran pengetahuan)

Transfer dan penyebaran pengetahuan melibatkan organisasi
dan pergerakan teknologi informasi, data, dan pengetahuan.
Kapasitas organisasi untuk memindahkan pengetahuan juga
merupakan kapasitas untuk mentransfer dan berbagi kekuasaan dan
sangat diperlukan untuk kesuksesan perusahaan; pengetahuan harus
disebarluaskan secara akurat dan cepat ke seluruh organisasi atau
perusahaan gagal (O'Dell and Grayson, 1999).
Saat menyusun pengetahuan, penting untuk
mempertimbangkan bagaimana dan mengapa informasi tersebut
akan diambil oleh berbagai kelompok orang. Sistem penyimpanan
pengetahuan yang fungsional dan efektif dikategorikan dengan
unsur-unsur berikut dalam pikiran:
• Kebutuhan belajar
• Tujuan kerja
• Keahlian pengguna
• Fungsi atau penggunaan informasi
• Lokasi dan metode penyimpanan informasi
Intentional Transfer of Knowledge Within the Organization
(Transfer Pengetahuan secara Saksama dalam Organisasi)
Pengetahuan dapat ditransfer secara sengaja dengan berbagai
cara. Metode tertulis meliputi komunikasi individu seperti memo,
laporan, dan papan buletin akses terbuka serta publikasi internal dari
semua jenis, menggunakan video, audio, dan media cetak.
Konferensi internal, pengarahan, bimbingan, dan pelatihan dengan
konsultan internal atau mungkin dalam kursus formal menawarkan
peluang tambahan untuk bertukar informasi. Rotasi pekerjaan atau
transfer dapat direncanakan untuk menyebarkan pengetahuan ke
area lain dalam organisasi, meskipun perusahaan besar yang terdiri
dari banyak divisi dapat menyediakan tur jangka pendek yang
dirancang untuk khalayak dan kebutuhan tertentu.
Unintentional Transfer of Knowledge Within the Organization
(Transfer Pengetahuan Tidak Disengaja dalam Organisasi)
Organisasi juga dapat mentransfer pengetahuan secara tidak
sengaja dalam beberapa cara. Rotasi pekerjaan rutin, cerita dan
mitos, gugus tugas, dan jaringan informal semuanya mengirim
pengetahuan ke berbagai bidang organisasi. Banyak pembelajaran
informal terjadi sebagai fungsi interaksi sehari-hari dan sering tidak
terencana di antara orang-orang. Semakin sedikit intensionalitas
atau perencanaan yang ada pada proses, semakin banyak
pengetahuan potensial yang hilang.
Barriers to Sharing and Transferring Knowledge
(Hambatan untuk Berbagi dan Mentransfer Pengetahuan)
Sejauh melepaskan informasi melepaskan kekuatan, transfer
pengetahuan sangat diperlukan untuk organisasi pembelajaran.
Pengetahuan harus disebarluaskan dengan tepat dan cepat. Namun,
tiga kondisi utama menciptakan hambatan dalam transfer
pengetahuan yang tepat waktu dan efektif:
• Proses bisnis penting hanya tersedia untuk beberapa orang
• Pengetahuan tidak tersedia di tempat dan / atau waktu yang
sesuai
• Transfer dan restrukturisasi meningkatkan kesulitan
mengamankan pengetahuan

Barriers to Retrieving and Transferring Knowledge

(Hambatan untuk Mengambil dan Mentransfer Pengetahuan)
Empat faktor dapat membatasi transfer pengetahuan dalam
organisasi dan dengan demikian mempengaruhi ketersediaan,
bentuk, akurasi, dan makna: biaya, kapasitas kognitif penerima,
keterlambatan pesan yang disebabkan oleh pengiriman yang
diprioritaskan, dan modifikasi pesan yang disengaja atau tidak
disengaja atau distorsi makna.

Technological Modes of Transferring Knowledge

(Mode Teknologi untuk Mentransfer Pengetahuan)
Transfer pengetahuan yang luas dan berskala luas dicapai
dengan paling efisien melalui penggunaan teknologi yang cerdas,
yang membuat pengetahuan tersedia di mana saja, kapan saja, dan
dalam bentuk apa pun. Perangkat lunak komunikasi informasi —
termasuk email, papan buletin, dan konferensi — memungkinkan
interaksi secara langsung dan di antara kelompok-kelompok yang
tersebar. Ini juga menyediakan lingkungan belajar elektronik di mana
semua anggota memiliki akses yang sama ke data dan dapat
berkomunikasi secara bebas. (Lihat bab 7).
Mesin pencari sekarang memungkinkan pencarian semua file
yang terletak di LAN atau WAN, menggunakan kriteria yang
ditemukan di banyak browser Web. Groupware saat ini menawarkan
penggabungan sistem pakar atau pendukung keputusan ke dalam
antarmuka pengguna grafis standar dan memungkinkan individu
untuk mengakses pengetahuan yang diimpor serta menangkap
pengetahuan bawaan dan pengalaman dalam organisasi.

Knowledge Application and Validation

(Aplikasi dan Validasi Pengetahuan)
Stewart (1997) mencatat bahwa aplikasi sistematis "modal
intelektual menciptakan pertumbuhan nilai pemegang saham." Ini
dicapai melalui daur ulang terus menerus dan pemanfaatan kreatif
dari pengetahuan dan pengalaman organisasi yang kaya. Teknologi
memungkinkan aplikasi pengetahuan perusahaan yang optimal.
Kemampuan perusahaan untuk menyediakan layanan pelanggan
melalui diagnosis dan pemecahan masalah adalah contoh yang baik
dari aplikasi pengetahuan dan validasi.
Dengan sistem pengetahuan yang dikembangkan dengan baik,
sebuah perusahaan dapat menempatkan orang-orang terbaiknya di
garis depan dan menjaga keahlian mereka tersedia bagi seluruh
organisasi. Charles Paulk, kepala informasi Accenture, mencatat
bahwa, karena Knowledge Xchange, "ketika salah satu konsultan
kami muncul, klien mendapatkan yang terbaik dari perusahaan,
bukan hanya yang terbaik dari konsultan itu." banyak manfaat dari
sistem manajemen pengetahuan Accenture (Schwandt dan
Marquardt, 2000):
• Penghematan di berbagai bidang seperti biaya pengiriman
untuk mentransfer pengetahuan secara fisik
• Peningkatan kemampuan untuk memanfaatkan
pengetahuan rekan kerja
• Kapasitas untuk bekerja secara global
• Forum untuk memetakan kekuatan otak perusahaan
• Kemampuan untuk mengatasi pertumbuhan dan pergantian
staf, karena pendatang baru yang dengan cepat mempelajari
pengetahuan organisasi dapat berkontribusi lebih cepat
untuk keberhasilannya