MODUL KEPEGAWAIAN

Menganalisis Penggajian dan Tunjangan Kerja Pegawai

Disusun oleh :

Tresnawati Suci Remadan

Kelas XII

SMK MUHAMMADIYAH MAJALAYA

BISNIS DAN MANAJEMEN

OTOMATISASI TATA KELOLA PERKANTORAN

2019-2020
 BAB I
PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Administrasi kepegawaian adalah seluruh aktivitas atau kegiatan yang berkaitan
dengan masalah penggunaan pegawai (tenaga kerja) untuk mencapai tujuan.
Sedangkan administrator bertujuan untuk menyusun dan mengendalikan seluruh
aktivitas untuk memelihara, mengembangkan, mendapatkan maupun
menggunakan para pegawai sesuai dengan beban kerja untuk mencapai tujuan
organisasi atau perusahaan yang telah di tentukan sebelumnya. Pada dasarnya
administrasi kepegawaian melakukan 2 (dua) fungsi diantaranya fungsi
manajerial dan fungsi teknis. Fungsi manajerial berkaitan dengan menggunakan
pikiran,misalnya seperti: perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan
pengendalian. Sedangkan fungsi teknis berkaitan dengan berbagai macam
kegiatan yang dilakukan menggunakan fisik misalnya seperti: pengadaan,
konpensasi, pengembangan, integrasi, pemeliharaan, maupun pemensiunan.

B. DESKRIPSI SINGKAT
Istilah administtrasi kepegawaian atau personel administration di Amerika
Serikat dipergunakan dalam bidang pemerintahan, sedangkan personnel
Management dipergunakan 4 untuk bidang bisnis. Di Indonesia ada
kecenderungan menggunakan manajemen kepegawaian (personnel management)
baik dalam bidang pemerintahan maupun dalam bidang bisnis. Untuk memahami
pengertian Administrasi kepegawaian mari kita lihat pendapat beberapa pakar
tentang administrasi kepegawaian : Felix A. Nigro mengatakan bahwa Personel
administration is the art of selecting new employees and making use of old ones
in such manner that the maximum quality and quantity of out put and service are
obtained from the working force (administrasi kepegawaian adalah seni memilih
pegawai-pegawai baru dan mempekerjakan pegawai-pegawai lama sedemikian
 rupa sehingga dari pegawai-pegawai itu diperoleh mutu dan jumlah hasil yang
maksimum). Fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan administrasi kepegawaian
menurut Felix A. Nigro meliputi:
a.Pengembangan struktur organisasi untuk melaksanakan program
kepegawaian termasuk didalamnya tugas dan tanggung jawab dari setiap
pegawai yang ditentukan dengan jelas dan tegas.
b. Penggolongan jabatan yang sistematis dan perencanaan gaji yang adil
dengan mempertimbangkan adanya saingan yang berat dari sektor swasta.
c.Penarikan tenaga kerja yang baik.
d. Seleksi pegawai yang menjamin adanya pengangkatan calon pegawai
yang cakap dan penempatanya dalam jabatan-jabatan yang sesuai.
e.Perencanaan latihan jabatan dengan maksud untuk menambah
keterampilan pegawai, memotivasi semangat kerja, dan mempersiapkan
mereka untuk kenaikan pangkat.
f. Penilaian kecakapan pegawai secara berkala dan teratur dengan tujuan
meningkatakan hasil kinerja dan menentukan pegawai-pegawai yang
cakap.
g. Kegiatan-kegiatan untuk memperbaiki hubungan antar manusia

A. Tujuan Pembelajaran
Setelah mempelajari modul ini diharapkan peserta didik akan dapat :
1) Menjelaskan definisi gaji
2) Menjelaskan definisi tunjangan
3) Menjelaskan system penggajian
4) Menjelaskan prosedur kenaikan gaji berkala

B. Petunjuk
Petunjuk Bagi peserta didik untuk memperoleh hasil belajar secara maksimal,
dalam menggunakan modul ini maka langkah-langkah yang perlu dilaksanakan
antara lain :
a. Bacalah dan pahami dengan seksama uraian-uraian materi yang ada pada
masing-masing kegiatan belajar.
 b. Bila ada materi yang kurang jelas, peserta didik dapat bertanya pada guru
atau instruktur yang mengampu kegiatan belajar.
c. Kerjakan setiap tugas atau latihan (aktivitas siswa) untuk mengetahui
seberapa besar pemahaman yang telah dimiliki terhadap materi- materi
yang dibahas dalam setiap kegiatan belajar.
d. Jika belum menguasai level materi yang diharapkan, ulangi lagi pada
kegiatan belajar sebelumnya atau bertanyalah kepada guru atau instruktur
yang mengampu kegiatan pembelajaran yang bersangkutan.

Petunjuk Bagi Guru Dalam setiap kegiatan belajar guru atau instruktur berperan
untuk :

a. Membantu peserta didik dalam merencanakan proses belajar

b. Membimbing peserta didik melalui tugas-tugas pelatihan yang dijelaskan
dalam tahap belajar
c. Membantu peserta didik dalam memahami konsep, praktik baru, dan
menjawab pertanyaan peserta didik mengenai proses belajar siswa
d. Membantu peserta didik untuk menentukan dan mengakses sumber tambahan
lain yang diperlukan untuk belajar.
e. Mengorganisasikan kegiatan belajar kelompok jika diperlukan
 BAB II

KEGIATAN BELAJAR

Pengertian Gaji, Upah, Tunjangan, Kasbon, dan Hutang

Gaji adalah suatu bentuk balas jasa ataupun penghargaan yang diberikan secara teratur
kepada seorang pegawai atas jasa dan hasil kerjanya. Gaji sering juga disebut sebagai upah,
dimana keduanya merupakan suatu bentuk kompensasi, yakni imbalan jasa yang diberikan
secara teratur atas prestasi kerja yang diberikan kepada seorang pegawai. Perbedaan gaji
dan upah hanya terletak pada kuatnya ikatan kerja dan jangka waktu penerimaannya.
Seseorang menerima gaji apabila ikatan kerjanya kuat, sedang seseorang menerima upah
apabila ikatannya kerjanya kurang kuat. Dilihat dari jangka waktu penerimaannya, gaji pada
umumnya diberikan pada setiap akhir bulan, sedang upah diberikan pada setiap hari ataupun
setiap minggu. Dalam hal ini, pengertian gaji untuk seterusnya disebut sebagai gaji pokok.

Besarnya gaji pokok yang diberikan kepada seorang karyawan, biasanya sangat tergantung
dengan latar belakang pendidikan yang dimiliki, kemampuan maupun pengalaman kerjanya.

Tunjangan adalah unsur-unsur balas jasa yang diberikan dalam nilai rupiah secara langsung
kepada karyawan individual dan dapat diketahui secara pasti. Tunjangan diberikan kepada
karyawan dimaksud agar dapat menimbulkan/meningkatkan semangat kerja dan kegairahan
bagi para karyawan. Adapun pelbagai macam tunjangan yang terdapat di-Lembaga
Pendidikan Komputer IMKA dan dibagi bersama gaji terdiri atas :

1. Tunjangan Jabatan

Tunjangan ini hanya diberikan kepada mereka-mereka yang mempunyai jabatan tertentu,
seerpti misalnya: Pengawas, Kepala Bagian, Manajer, ataupun Direktur. Besarnya tunjangan
jabatan untuk masing-masing personil tidaklah sama. Hal ini sangat tergantung dengan beban
pekerjaan, prestasi yang dihasilkan serta beratnya tangggung jawab pekerjaan yang dipikul.
Tunjangan jabatan biasanya diberikan bersama-sama dengan gaji pokok.

2. Tunjangan Lembur.

Setiap karyawan yang bekerja diluar jam kerja ataupun karyawan yang bekerja pada hari-hari
libur, ataupun karyawan yang memiliki jam-kerja lebih besar dari 8 jam dalam sehari, maka
sesuai dengan peraturan pemerintah, karyawan yang bersangkutan berhak untuk menerima
tunjangan lembur. Besarnya tunjangan lembur ini sangatlah bervariasi, tetapi biasanya setiap
perusahaan sudah memiliki peraturan tersendiri yang mengatur secara khusus mengenai
besarnya tunjangan lembur setiap karyawan yang mereka miliki. Karyawan bagian pemasaran
biasanya tidak memiliki fasilitas yang berupa tunjangan lembur, karena prestasi mereka diukur
berdasar omzet penjualan yang mereka hasilkan. sebagai gantinya, biasanya mereka akan
mendapat bonus yang besarnya sesuai dengan apa yang mereka hasilkan kepada
perusahaan.
3. Pemberian Fasilitas Kredit

Kredit yang diberikan perusahaan kepada karyawan, biasanya berupa :

1. Kasbon

Merupakan suatu fasilitas yang bisa digunakan oleh para karyawan untuk mengambil
sebagian gaji yang akan diterimanya terlebih dahulu. Pada saat akhir bulan, gaji karyawan
tersebut akan dipotong sesuai dengan jumlah kasbon yang ada. Pembayaran kasbon
biasanya dilakukan pada saat akhir bulan, yaitu pada saat yang bersangkutan menerima gaji.

2. Hutang Kepada Perusahaan

Karyawan dapat mengajukan permohonan peminjaman uang kepada perusahaan dengan

cara pembayaran angsuran selama satu periode tertentu, misalnya dalam jangka waktu satu
tahun dengan tanpa dibebani bunga. Pembayaran angsuran hutang karyawan, biasanya
dilakukan pada saat akhir bulan, yaitu pada saat yang bersangkutan menerima gaji.

Besarnya gaji pokok ataupun tunjangan yang diberikan kepada karyawan, pada saat-saat
tertentu akan di-evaluasi. Ada kemungkinan bahwa besarnya tunjangan ataupun fasilitas yang
diberikan kepada karyawan, akan mengalami penurunan. Hal ini disebabkan karyawan yang
bersangkutan mungkin sudah tidak menjabat pada posisi tersebut, sehingga karyawan yang
bersangkutan tidak berhak lagi untuk menerimanya

Dengan demikian, selain menerima gaji pokok yang besarnya telah ditentukan, pada
umumnya setiap karyawan juga akan menerima pelbagai macam tunjangan serta dikurangi
dengan pelbagai macam kewajiban yang harus dibayarkan kepada perusahaan. Secara umum
dapatlah dikatakan, bahwa komponen gaji yang diterima seseorang, pada umumnya terdiri
atas : Gaji Pokok + Aneka Tunjangan - Aneka Potongan.

Sistem Penggajian dan Pengupahan

Ilustrasi Perhitungan Penggajian

Sistem pengajian adalah mengembangkan sekumpulan prosedur yang memungkin
perusahaan untuk menarik, menahan dan memotivasi staf yang diperlukan, serta untuk
mengendalikan biaya pembayaran gaji. Karena tidak ada satu pola yang dapat digunakan
secara universal maka prosedur ini harus disesuaikan dengan kebijakan gaji tiap-tiap
organisasi, dan hendaknya didasar atas kebijakan yang dianggap adil.
Sistem penggajian dan pengupahan adalah jaringan prosedur  yang terdiri dari sebagai
berikut:

1. Prosedur pencatatan waktu hadir

Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini
diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan mengunakan daftar hadir pada pintu
masuk kantor adninistrasi atau pabrik. Pencatatan waktu hadir karyawan ini diselenggarakan
untuk menentukan gaji dan upah karyawan.

2. Prosedur pencatat waktu kerja

Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan, pencatat waktu kerja
diperlukan bagi karyawan yang berkerja di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya dan
upah karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut. Jika
misalnya seorang karyawan pabrik hadir ke perusahaan selama 7 jam dalam suatu hari kerja,
jumlah jam hadir tersebut dirinci menjadi waktu kerja dalam tiap-tiap pesanan yang dikerjakan.
Dengan demikian waktu kerja ini dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja
langsung kepada produk yang diproduksi.

3. Prosedur pembuatan daftar gaji

Dalam prosedur ini fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah
karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat
keputusan  mengenai pengankatan karyawan baru, kenaikan pangkat, penurunan pangkat,
pemberhentian karyawan, daftar gaji bulan sebelumnya dan daftar hadir.

4. Prosedur distribusi biaya gaji

Dalam prosedur ditribusi biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada
departemen-departemen yang menikmati manfaat  tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja
ini dimaksud untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk.

5. Prosedur pembayaran gaji

Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi
akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek
guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke
bank dan memasukan uang ke amplop gaji dan upah. Jika jumlah karyawan perusahaan
banyak. Pembagian amplop dan upah dapat dilakukan dengan membagikan cek gaji dan upah
kepada karyawan.  (Mulyadi, 2001:385).

Untuk mendistribusikan gaji dan upah, pertama dilakukan penyusunan daftar gaji. Daftar gaji
dan daftar upah yang berfungsi sebagai jurnal gaji dan upah disusun dengan tiga metode yang
terdiri dari:
A. Metode tangan (pen and ink)

Langkah-langkah untuk menyusun daftar gaji dan upah dapat dipisahkan menjadi dua bagian
yaitu

1. Langkah persiapan. Bagian gaji dan upah menerima catatan waktu hadir dan waktu
kerja. Kemudian catatan waktu hadir digunakan sebagai dasar untuk menyusun daftar
gaji dan upah.
2. Langkah penyusunan. Bagian gaji dan upah mencatat nama karyawan dan jam kerja
(biasa dan lembur) dalam daftar gaji. Sumber datanya adalah catatan waktu hadir.
Kemudian mencatat tarif gaji atau upah dari daftar tarif dan mengalikannya dengan
lama kerja.

B. Posting langsung (direct posting) dengan mesin atau payroll board

Proses perhitungan daftar gaji dan upah dengan mengunakan mesin penghitung khusus.
Penyusunan daftar gaji dengan cara tangan (pen and ink) berakibat adanya penulisan hal
yang sama berulang-ulang. Misalnya nama karyawan, nomor kartu hadir. Untuk menghindari
cara yang berulang-ulang ini maka dapat digunakan dengan metode mesin atau payroll board.

C. Metode tanpa buku pembantu (ledgerless) 

Dengan cara ini data gaji dan upah langsung dapat dicatat kedalam cek gaji dan laporan gaji
karyawan. Sedangkan formulir-formulir lain diletakkan di bawah cek gaji, diberi karbon,
sehingga data dalam cek gaji akan tembus ke formulir lainnya. Agar tembusan yang dibuat itu
sesuai dengan yang diinginkan maka bentuk formulir-formulirnya dibuat sedemikian rupa
sehingga sekali menulis dapat diperoleh beberapa formulir. (Zaki Baridwan, 2001:152).
.

BAB III
EVALUASI

MAKSUD DAN TUJUAN EVALUASI

Adapun tujuan dan maksud dari evaluasi antara lain:
1. Untuk mengetahui tingkat penguasaan peserta didik terhadap materi yang telah
diberikan
2. Untuk mengetahui kecakapan, motivasi, bakat, minat, dan sikap belajar peserta
didik terhadap program pembelajaran
3. Untuk mengetahui tingkat kemajuan dan kesesuaian hasil belajar peserta didik
dengan standar kompetensi dan kompetensi dasar yang telah diterapkan
 4. Untuk mendiagnosis keunggulan dan kelemahan peserta didik dalam mengikuti
kegiatan pembelajaran. Keunggulan peserta didik dapat dijadikan dasar bagi guruu
untuk memberikan pembinaan dan pengembangan lebih lanjut, sedangkan
kelemahannya dapat dijadikan acuan untuk memberikan bantuan atau bimbingan
5. Untuk seleksi, yaitu memilih dan menentukan peserta didik yang sesuai dengan
jenis pendidikan tertentu
6. Untuk menentukan kenaikan kelas
7. Untuk menempatkan peserta didik sesuai dengan potensi yang dimilikinya

SOAL EVALUASI I

Carilah contoh slip gaji kemudian analisis cara perhitungan gaji tersebut!

Evaluasi II

Deskripsikan cara penggajian yang di dapatkan oleh orang tua/kakak/sodara terdekat ditempat
mereka bekerja! Apakah menggunakan metode tangan, posting langsung atau tanpa buku
pembantu?
 BAB IV

PENUTUP

Tindak Lanjut

Setelah peserta didik mempelajari dan memahami administrasi kepegawaian, maka langkah
selanjutnya adalah guru dipersilahkan untuk membimbing peserta didik mempelajari
kompetensi dasar selanjutnya

Harapan

Harapan penulis setelah peserta didik membaca modul ini maka peserta didik dapat lebih
memahami materi administrasi kepegawaian, selain itu peserta didik dapat menambah
pengetahuan serta dapat mencapai tujuan pembelajaran yang telah ditetapkan. Selain harapan
untuk siswa penulis juga berharap setelah guru membaca modul ini dapat lebih mudah
melaksanakan proses pembelajaran serta lebih memperkaya bahan ajar yang digunakan untuk
memberikan pengajaran, disamping itu harapan penulis adalah guru dapat meningkatkan
keinginannya dan kemampuannya untuk menulis bahan ajar.

Daftar Pustaka

https://www.kajianpustaka.com/2012/10/sistem-penggajian-dan-pengupahan.html#:~:text=Sistem
%20pengajian%20adalah%20mengembangkan%20sekumpulan,untuk%20mengendalikan%20biaya
%20pembayaran%20gaji.

https://www.google.com/search?
q=evaluasi+tentang+gaji&oq=evaluasi+tentang+gaji&aqs=chrome..69i57j0.12165j0j9&sourceid=chrom
e&ie=UTF-8