Modul Apk Pos PDF
Modul Apk Pos PDF
PENGANTAR ADMINISTRASI
PERKANTORAN
PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN
Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat dan rahmat-
Nya penulis dapat menyelesaikan modul ini tepat pada waktunya. Modul ini disusun berdasarkan
kurikulum 2013 yang sudah diterapkan oleh Pemerintah.
Modul ini merupakan buku pegangan bagi guru dan peserta didik dalam kegiatan belajar
mengajar di sekolah. Sebagai buku pegangan, modul ini juga tidak menutup kemungkinan untuk
memanfaatkan buku-buku penunjang yang lainnya.
Melalui modul ini, penulis berusaha meyajikan materi dengan berbagai model evaluasi dan
penugasan untuk mempermudah peserta didik dalam mencapai target-target belajar atau
kompetensi yang diharapkan. Pemanfaatan modul ini dapat dikombinasikan dengan kegiatan
mendengarkan materi yang disampaikan oleh guru dan kegiatan membaca buku-buku sumber
lainnya secara mandiri. Berbagai kegiatan tersebut diharapkan dapat mendukung kegiatan belajar
peserta didik secara menyeluruh.
Akhir kata, penulis ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu hingga
terselesaikannya modul ini. Semoga modul ini dapat memberikan pencerahan dalam pembelajaran
materi Prosedur Operasi Standart (POS) dalam mata pelajaran Pengantar Administrasi
Perkantoran.
Penulis
i
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ................................................................................................... i
DAFTAR ISI ................................................................................................................. ii
BAB I PENDAHULUAN .............................................................................................. 1
Kompetensi Inti ................................................................................................... 2
Kompetensi Dasar dan Indikator ........................................................................ 2
Petunjuk Penggunaan Modul .............................................................................. 3
Informasi Pendukung .......................................................................................... 4
ii
PENDAHULUAN I
Kompetensi Inti
Informasi Pendukung
1
Kompetensi Inti
KI 4: Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan
pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu
melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.
2
Indikator:
1. Peserta didik dapat menjelaskan pengertian dari prosedur operasi standart (POS)
2. Peserta didik dapat menyebutkan tujuan dan manfaat prosedur operasi standart (POS)
3. Peserta didik dapat menyebutkan simbol-simbol prosedur operasi standart (POS)
4. Peserta didik dapat menjelaskan pengertian simbol-simbol prosedur operasi standart (POS)
5. Peserta didik dapat menjelaskan jenis-jenis prosedur operasi standart (POS)
6. Peserta didik dapat menjelaskan prinsip-prinsip prosedur operasi standart (POS)
7. Peserta didik dapat menyebutkan tahapan penyusunan prosedur operasi standart (POS)
Untuk Guru:
3
Informasi Pendukung
Prosedur Operasi Standart (POS) merupakan suatu rangkaian tertulis mengenai suatu
proses bisnis dari suatu aktivitas bisnis pada perusahaan. Dengan melakukan POS perusahaan
dapat memastikan suatu aktivitas bisnis bias berjalan sesuai dengan standart yang diharapkan.
Pendokumentasian POS diperlukan untuk menghasilkan system kualitas dan teknis yang
konsisten dan mempertahankan kualitas control serta menjaga proses bisnis tetap berjalan.
Desain POS yang salah atau tidak tepat bias menyebabkan proses bisnis di internal
perusahaan menjadi kacau dan tidak berkembang. Oleh karena itu desain POS harus bias
dijalankan sedemikian rupa dan jelas serta detail sehingga individu yang bekerja di dalamnya
juga bisa mengetahui bagaimana menjalankan suatu prosedur kerja.
4
PEMBELAJARAN II
Mendeskripsikan Prosedur Operasi
Standar (POS)
5
MENDESKRIPSIKAN PROSEDUR OPERASI STANDAR
(POS)
Pengertian Prosedur
Muhammad Ahli
Prosedur adalah tata cara kerja atau cara menjalankan suatu pekerjaan.
Prosedur adalah metode langkah demi langkah secara pasti dalam menyelesaikan suatu
aktivitas.
Dari pengertian diatas dapat disimpulkan “Prosedur adalah tata cara kerja yang saling
berhubungan dalam melaksanakan suatu pekerjaan.” Prosedur berisi cara yang
dispesifikasikan untuk melaksanakan suatu aktivitas atau pekerjaan. Prosedur dapat
didokumentasikan atau tidak. Apabila prosedur tersebut didokumentasikan biasanya disebut
prosedur tertulis.
Pengertian Operasi
Pengertian Standart
Standart adalah sesuatu yang digunakan sebagai ukuran, norma atau model dalam evaluasi
komparatif.
Dari pengertian prosedur, operasi dan standart diatas maka dapat disimpulkan bahwa
Prosedur Operasi Standart yaitu dokumen yang berisi tata cara kerja yang terperinci dan harus
6
diikuti demi mencapai keseragaman dalam menjalankan suatu aktivitas atau pekerjaan dengan
berpedoman pada tujuan yang harus dicapai.
Prosedur Operasi Standar (POS) merupakan dokumen yang berisi tata cara kerja dalam
sebuah organisasi atau perusahaan. Tujuan dari penyusunan POS adalah untuk mempermudah
setiap proses kerja dan meminimalisir adanya kesalahan di dalam proses pengerjaannya.
Agar petugas atau pegawai menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas atau pegawai
atau tim dalam organisasi atau unit kerja.
Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi atau
perusahaan.
Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab.
Untuk menghindari kegagalan atau kesalahan, keraguan, duplikasi.
Efisiensi waktu, pekerjaan akan cepat diselesaikan ketika pekerjaan sudah terstruktur.
Dapat digunakan sebagai acuan dalam melakukan penilaian terhadap proses layanan.
Dapat digunakan sebagai sarana pengendalian dan mengantisipasi apabila terdapat
perubahan sistem.
Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak bergantung.
Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh pegawai.
7
Flow Direction Symbol
Yaitu simbol yang digunakan untuk menghubungkan antara simbol yang satu dengan
simbol yang lain.
Terminator Symbol
Yaitu simbol untuk permulaan (Start) atau akhir (Stop) dari suatu kegiatan.
Connector Symbol
Yaitu simbol untuk keluar-masuk atau penyambungan proses dalam lembar atau halaman
yang sama.
Connector Symbol
Yaitu simbol keluar-masuk atau penyambungan proses pada lembar atau halaman yang
berbeda.
Processing Symbol
Yaitu simbol yang menunjukkan pengolahan yang tidak dilakukan oleh komputer.
Symbol Decision
Symbol Input-Output
Yaitu simbol yang menyatakan proses input dan output tanpa tergantung dengan jenis
peralatannya.
Yaitu simbol untuk pemasukan data secara manual atau online keyboard.
8
Symbol Preparation
Yaitu simbol untuk mempersiapkan penyimpanan yang akan digunakan sebagai tempat
pengolahan di dalam storage.
Symbol Display
Yaitu simbol yang menyatakan peralatan output yang digunakan yaitu layar, printer dan
sebagainya.
Yaitu simbol yang menyatakan input yang berasal dari disk atau disimpan dalam disk.
Yaitu simbol yang menyatakan input berasal dari pita magnetik atau output disimpan ke
pita magnetik.
Yaitu simbol yang menyatakan bahwa input berasal dari kartu atau output ditulis ke kartu.
Symbol Document
Yaitu simbol yang menyatakan input berasal dari dokumen dalam bentuk kertas atau output
dicetak ke kertas.
9
Symbol Predefine
Connector Symbol
Process
10
Prosedur Operasi Standart Administrasi
Mengatur tata cara kegiatan dalam organisasi termasuk hubungan antar unit kerja dan
kegiatan-kegiatan non-medis.
11
dalam ligkup mikro, disusun untuk proses-proses administrasi dalam operasional
seluruh instansi pemerintah dari tingkatan unit organisasi yang paling kecil sampai
tingkatan organisasi yang tertinggi dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya.
Menurut cakupan dan besaran kegiatannya, POS dikategorikan dalam dua jenis yaitu:
12
Contoh POS penyiapan bahan penyusunan pedoman yang merupakan bagian (parsial)
dari POS penyusunan pedoman.
e. Prosedur Operasi Standart menurut cakupan dan jenis kegiatan
Prosedur Operasi Standart menurut cakupan dan jenis kegiatan dikategorikan dalam dua
jenis yaitu:
Pada prinsip-prinsip prosedur operasi standart terdapat prinsip penyusunan dan prinsip
pelaksanaan prosedur operasi standart.
13
c. Fungsi dan aktivitas dikendalikan oleh prosedur, sehingga perlu dikembangkan diagram
alur dari kegiatan organisasi.
d. POS didasarkan atas kebijakan yang berlaku.
e. POS dikoordinasikan untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan atau
penyimpangan.
f. POS tidak terlalu rinci.
g. POS dibuat sesederhana mungkin.
h. POS tidak tumpang tindih, bertentangan atau duplikasi dengan prosedur lain.
i. POS ditinjau ulang secara periodik dan dikembangkan sesuai kebutuhan.
a. Konsisten
POS harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapa pun dan dalam
kondisi apa pun.
a. Komitmen
POS harus dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab dari seluruh jajaran organisasi, dari
level yang paling rendah sampai yang tertinggi.
b. Perbaikan berkelanjutan
Pelaksanaan POS harus terbuka terhadap segala penyempurnaan untuk memperoleh
prosedur yang benar-benar efisien dan efektif.
c. Mengikat
POS harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur
standar yang telah ditetapkan.
d. Seluruh unsur memiliki peran penting
Seluruh pegawai berperan dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika ada pegawai
yang tidak melaksanakan perannya dengan baik, maka akan mengganggu keseluruhan
proses, yang akhirnya juga berdampak pada proses pelaksanaan POS.
14
e. Didokumentasikan dengan baik
Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan baik, sehingga
dapat selalu dijadikan referensi.
15
RANGKUMAN
Prosedur Operasi Standart yaitu dokumen yang berisi tata cara kerja yang terperinci dan
harus diikuti demi mencapai keseragaman dalam menjalankan suatu aktivitas atau
pekerjaan dengan berpedoman pada tujuan yang harus dicapai
Tujuan dari penyusunan POS adalah untuk mempermudah setiap proses kerja dan
meminimalisir adanya kesalahan di dalam proses pengerjaannya
Simbol-simbol POS terdiri dari Flow Direction Symbol, Terminator Symbol, Connector
Symbol, Processing Symbol, Symbol Manual Operation, Symbol Decision, Symbol Input-
Output, Symbol Manual Input, Symbol Preparation, Symbol Predefine Process, Symbol
Display, Symbol Disk and Online Storage, Symbol Magnetic Tape Unit, Symbol Punch
Card dan Symbol Document
Jenis-jenis prosedur operasi standart terdiri dari prosedur operasi standart secara umum,
berdasarkan sifat kegiatan, menurut cakupan dan besaran kegiatan, menurut cakupan dan
kelengkapan kegiatan dan menurut cakupan dan jenis kegiatan.
Prinsip Pelaksanaan Prosedur Operasi Standart terdiri dari Konsisten, Komitmen,
Perbaikan berkelanjutan, Mengikat, Seluruh unsur memiliki peran penting dan
Didokumentasikan dengan baik
Teknik menyusun prosedur operasi standart, yaitu Selalu bayangkan siapa pengguna POS,
putuskan tujuan dari prosedur tersebut, Buatlah sebuah panduan sebelum menulis POS,
Mulailah dengan kata kerja dan hindari kalimat pasif, Buat draft terlebih dahulu, Koreksi
draft setelah 24 jam, Perhatikan kebosanan Anda sendiri ketika membuat POS.
16
EVALUASI III
Tugas
Latihan
n
17
TUGAS
Buatlah contoh manual prosedur operasi standart dengan judul pelayanan permintaan Alat Tulis
Kantor (ATK)!
LATIHAN
Pilihan Ganda
Manakah pernyataan yang benar jika dilihat dari tujuan prosedur operasi standar?
A. D
B. C
C. B
D. A
18
3. Manakah yang termasuk manfaat dari prosedur operasi standart?
A. Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak bergantung
B. Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi atau
perusahaan
C. Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab
D. Untuk mempermudah setiap proses kerja
4. Simbol manakah yang menunjukkan simbol untuk permulaan (Start) atau akhir (Stop) dari
suatu kegiatan?
A. j
B. j
C. d
D.
6. Pernyataan:
- Fungsi dan aktivitas dikendalikan oleh prosedur, sehingga perlu dikembangkan diagram
alur dari kegiatan organisasi.POS didasarkan atas kebijakan yang berlaku.
19
- POS dikoordinasikan untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan atau
penyimpangan.
- POS tidak terlalu rinci.
- POS dibuat sesederhana mungkin
7. Dibawah ini yang termasuk prinsip pelaksanaan standart operasi standart yaitu?
A. POS didasarkan atas kebijakan yang berlaku
B. POS tidak tumpang tindih, bertentangan atau duplikasi dengan prosedur lain
C. POS ditinjau ulang secara periodik dan dikembangkan sesuai kebutuhan
D. POS harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur
standar yang telah ditetapkan
8. Manakah yang termasuk teknik penyusunan prosedur operasi standart secara berurutan?
A. Siapa pengguna POS, tujuan dari POS, Buatlah sebuah panduan sebelum menulis POS
B. Buatlah sebuah panduan sebelum menulis POS, Mulailah dengan kata kerja dan hindari
kalimat pasif., Buat draft terlebih dahulu.
C. Buat draft terlebih dahulu, Koreksi draft setelah 24 jam, Perhatikan kebosanan Anda
sendiri ketika membuat POS
D. Buat tujuan dari prosedur tersebut, Buatlah sebuah panduan sebelum menulis POS, Buat
draft terlebih dahulu.
20
b. Berisi tahapan-tahapan pelaksanaan kegiatan atau langkah pelaksanaan kegiatan yang
bersifat makro ataupun mikro yang tidak menggambarkan cara melakukan kegiatan
10. Manakah yang menunjukkan symbol display dari pilihan gambar dibawah ini?
A. A C. n
B. D D.
Esai
21
Glosarium
GLOSARIUM
Komparatif Mikro
Berkenaan atau berdasarkan perbandingan Berkaitan dengan jumlah yang sedikit atau
ukuran yang kecil
Meminimalisir
Final
Menurunkan
akhir
Konsistensi
Parsial
Ketetapan, kemantapan
Berhubungan atau bagian dari keseluruhan
Kinerja
Generik
Sesuatu yang dicapai, kemampuan kerja
Berhubungan dengan kekhasan sifat yang
Efisiensi
dimiliki oleh suatu kelompok
Ketepatan cara dalam menjalankan sesuatu
Spesifik
Acuan
Khusus
Rujukan, referensi
Draft
Makro
Rancangan, konsep
Berkaitan dengan jumlah yang banyak atau
ukuran yang besar
22
DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Zulkifli. 2005. Manajemen Sistem Informasi. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.
www.sekolahcirebon.blogspot.in/2014/08/pengertian-simbol-symbol-jenis-prinsip.html?m=1
23
PENILAIAN
Pilihan Ganda
1. A 6. B
2. B 7. D
3. A 8. A
4. C 9. C
5. D 10. B
Esai
terstruktur.
Dapat digunakan sebagai acuan dalam melakukan penilaian terhadap proses 4
layanan.
Dapat digunakan sebagai sarana pengendalian dan mengantisipasi apabila
4
terdapat perubahan sistem.
Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak bergantung. 4
Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh 4
pegawai
2 Konsisten 2
POS harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapa 5
pun dan dalam kondisi apa pun.
Komitmen 2
POS harus dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab dari seluruh jajaran
5
organisasi, dari level yang paling rendah sampai yang tertinggi.
Perbaikan berkelanjutan
2
24
Pelaksanaan POS harus terbuka terhadap segala penyempurnaan untuk
4
memperoleh prosedur yang benar-benar efisien dan efektif.
Mengikat
2
POS harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan
prosedur standar yang telah ditetapkan. 4
4 Symbol Document Yaitu simbol yang menyatakan input berasal dari dokumen 3
dalam bentuk kertas atau output dicetak ke kertas
Gambar simbolnya 6
5 Connector Symbol 3
Yaitu simbol untuk keluar-masuk atau penyambungan proses dalam lembar
atau halaman yang sama. Gambar simbolnya 7
Connector Symbol
3
Yaitu simbol keluar-masuk atau penyambungan proses pada lembar atau
halaman yang berbeda. Gambar simbolnya
7
TOTAL 100
25