Alexandra Widjaja

GUIDELINE FOR SAP MATERIAL MANAGEMENT CASE STUDY

GOOD RECEIPT TO PAYMENT

(MATERIAL MANAGEMENT STEP 11 – 23)

STEP 11
Setelah case study MM step 10 diselesaikan, saat ini anda masing-masing telah memiliki dokumen Purchase
Order (PO). Anda bisa memastikan bahwa step 10 terselesaikan dengan baik melalui step 11. Step 11
bertujuan mencari kembali PO yang anda buat. Dalam step 11, anda diminta mencari kembali PO yang anda
buat dengan menggunakan searh term.
Bila anda kesulitan menemukan PO anda dengan menggunakan search term, maka opsi lain yang bisa
digunakan adalah mencari berdasarkan nama material CHLK1###

STEP 12

Setelah PO dikirimkan kepada supplier, maka kita sebagai pembeli akan menunggu pengiriman barang dari
supplier. Saat supplier megirimkan barang, maka biasanya barang tersebut akan diterima oleh bagian
penerimaan barang atau bagian gudang. Normalnya penerimaan barang disertai dengan quality control

1
 Alexandra Widjaja
GUIDELINE FOR SAP MATERIAL MANAGEMENT CASE STUDY

terlebih dahulu apakah barang tersebut layak diterima atau tidak. Bila barang tersebut diterima, maka
bagian penerimaan atau bagian gudang akan membuat dokumen penerimaan barang (Good Receipt).

Pengendalian

• Good Receipt (GR) bisa dibuat kalau ada PO. Ini adalah salah satu bentuk pengendalian dimana
bagian penerimaan tidak diijinkan menerima barang yang tidak dipesan.
• Jumlah barang yang diterima dalam dokumen good receipt tidak bisa melebihi jumlah barang yang
tertera dalam PO. Pengendalian ini dimaksudkan agar bagian penerimaan tidak dapat menerima
barang dengan kuantitas melebihi kuantitas yang dipesan.

PENTING UNTUK DIPERHATIKAN

Pada saat anda membuat PO di step 10, anda meminta kepada supplier agar 200 pcs CHLK1### dikirim dalam
2x pengiriman, masing-masing 100 pcs.
MAKA ANDA JUGA AKAN MELAKUKAN 2X PROSES PENERIMAAN BARANG (Step 12 dan Step 17)
Jadi di step 12 ini anda hanya akan menerima sejumlah 100 pcs CHLK1###

2
 Alexandra Widjaja
GUIDELINE FOR SAP MATERIAL MANAGEMENT CASE STUDY

Pada saat Good Receipt sudah dibuat, maka akan terbentuk jurnal seperti yang terlihat di gambar berikut ini.

Maka dalam kasus ini jurnal yang timbul dari transaksi kita adalah
Debit Inventory CHLK1### $ 3.200
Kredit GR/IR $ 3.200
Akun GR/IR (Good Receipt/Invoice Receipt) adalah akun tampungan untuk mencatat barang yang diterima.
Pada dasarnya akun ini adalah akun hutang dagang, tetapi belum dicatat di buku pembantu hutang. Hutang
dagangan akan tercatat di buku pembantu hutang saat kita menginput invoice dari supplier di step 14.
Penggunaan akun rekonsiliasi seperti GR/IR umum dipakai untuk menjembatani 2 fungsi yang berbeda di
dalam proses pembelian, yaitu :

• Penerimaan barang, yang biasanya dilakukan oleh bagian penerimaan/bagian gudang

• Pencatatan hutang dagang, yang biasanya dilakukan oleh bagian hutang dagang di departemen
akuntansi/keuangan.

3
 Alexandra Widjaja
GUIDELINE FOR SAP MATERIAL MANAGEMENT CASE STUDY

STEP 13
Untuk memastikan proses penerimaan barang berhasil, maka di step 13 anda diminta mengecek status
persediaan CHLK1### di gudang.
Bila anda berhasil, maka seharusnya anda memiliki stok 100 pcs CHLK1### di gudang TG00 di MI00.

STEP 14
Setelah anda menerima barang kiriman dari supplier, anda akan menerima tagihan dari supplier. Pada
prakteknya, tagihan dari supplier bisa datang bersamaan dengan pengiriman barang, tapi juga bisa datang
terpisah di kemudian hari. Tagihan dari supplier bisa berupa :

• 1 tagihan/invoice untuk setiap (satu) good receipt

• 1 tagihan/invoice untuk lebih dari satu good receipt

PENTING UNTUK DIPERHATIKAN

Pada case study MM, yang akan kita praktekkan adalah kita menerima 1 tagihan/invoice untuk setiap good
receipt.
MAKA ANDA JUGA AKAN MELAKUKAN 2X PROSES PEMBUATAN INVOICE (Step 14 dan Step 19)
Jadi di step 12 ini anda hanya akan menerima TAGIHAN sejumlah 100 pcs CHLK1### @ USD 32,00 (USD
3.200,00)
Di akhir langkah step 14, anda akan mensimulasikan jurnal yang timbul dari transaksi ini.

Dalam SAP, posting jurnal di sisi kredit ditandai dengan tanda – di amount dan kode “K”.
Dari gambar di atas bisa kita lihat jurnal akuntansi yang terbentuk adalah
Debit Good Recipt/Invoice Receipt
Kredit Sub ledger hutang dagang – Mid West Supply
Di dalam software ERP, saat sebuah akun memiliki sub ledger (buku pembantu), biasanya posting jurnal
hanya bisa dilakukan di akun sub ledger (buku pembantu), BUKAN di akun induk (control account). Seperti
dalam kasus ini, posting penambahan hutang dagang langsung diposting di buku pembantu hutang dengan
nama akun “Mid West Supply”, BUKAN di akun Account Payable (Hutang Dagang).

4
 Alexandra Widjaja
GUIDELINE FOR SAP MATERIAL MANAGEMENT CASE STUDY

STEP 15
Anda diminta kembali memonitor status PO anda masing-masing.

Maka seharusnya status PO anda menunjukkan 100 pcs sudah terkirim (completed) dan 100 pcs belum
terkirim (not yet sent).
Bila anda ingin memastikan invoice yang sudah anda buat tercatat di sistem, maka bisa dicari di tab supplier
invoice

STEP 16
Cara lain untuk memonitor status PO anda adalah dengan melihat document flow seperti yang dilakukan di
step 16 ini.

5
 Alexandra Widjaja
GUIDELINE FOR SAP MATERIAL MANAGEMENT CASE STUDY

Material document adalah good receipt yang anda buat. Accounting document adalah invoice yang sudah
anda input.

STEP 17
Anda diminta melakukan proses penerimaan barang untuk kedua kalinya untuk 100 pcs CHLK1### yang
tersisa.
Bila di tahap ini anda tidak dapat menemukan PO anda, kemungkinannya adalah pada step 12 anda sudah
menerima SEMUA barang yang ada di PO, sehingga tidak ada lagi good receipt yang bisa dibuat. Untuk
memastikannya, anda bisa cek status PO anda seperti di step 15.

STEP 18
Cek status stok CHLK1### di gudang, sama seperti step 13. Maka seharusnya anda sekarang memiliki 200
pcs CHLK1### di gudang TG00 di MI00.

STEP 19
Anda diminta mencatat penerimaan invoice untuk kedua kalinya senilai 100 pcs CHLK1### @ USD 32,00
(USD 3.200,00).
Step ini bisa dilakukan kalau anda memiliki good receipt yang belum ditagih. Bila anda tidak bisa mengerjakan
step 17, otomatis tidak ada good receipt yang tersisa untuk ditagih.
Pengendalian
Dalam hal pembelian barang, invoice HANYA bisa dibuat bila ada good receipt yang belum dibuatkan invoice.
Hal ini logis karena perusahaan seharusnya hanya mencatat hutang sejumlah barang yang diterima.

STEP 20
Pada tahap ini anda akan melakukan pembayaran invoice supplier. Bila pengerjaan anda sesuai dengan
langkah-langkah sebelumnya, maka anda akan memiliki 2 invoice @ USD 3.200. Maka jumlah yang akan anda
bayar totalnya adalah USD 6.400.

6
 Alexandra Widjaja
GUIDELINE FOR SAP MATERIAL MANAGEMENT CASE STUDY

Selanjutnya anda tinggal mencari dan memilih invoice anda yang akan anda lunasi.
PENTING UNTUK DIPERHATIKAN
Posting pembayaran hanya dapat dilakukan bila nilai amount yang anda input di awal sama dengan nilai
invoice yang akan anda lunasi. Hal ini dapat dilihat dari nominal balance yang tertera.

Bila balance tidak menunjukkan angka 0, maka pembayaran tidak bisa diposting karena ada diferensiasi
antara nominal uang yang akan dikeluarkan dengan nilai invoice yang akan dibayar.

STEP 21
Anda diminta melihat saldo hutang anda terhadap mid west supply dengan cara melihat buku pembantu
hutang.

7
 Alexandra Widjaja
GUIDELINE FOR SAP MATERIAL MANAGEMENT CASE STUDY

STEP 22
Anda diminta untuk mengecek kembali status PO anda.

STEP 23
Anda diminta untuk melihat posisi buku besar akun “Bank”.
PENTING UNTUK DIPERHATIKAN
Seperti yang sudah kita pelajari sebelumnya, general ledger (buku besar) adalah data level company code.
Maka sebenarnya kita memakai akun bank yang sama. Sehingga WAJAR jika nilai yang tertera berbeda,
karena bisa saja saat anda mengakses buku besar bank, ada transaksi terkait akun bank yang baru saja
dilakukan.