JURNAL TEKNIK POMITS Vol. 1, No.
1, (2012) 1-6
Rancang Bangun Sistem Informasi Pengadaan
Barang Metode Pengadaan Langsung di Institut
Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya
Khaidir Rasyid, Khakim Ghozali
Jurusan Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS)
Jl. Arief Rahman Hakim, Surabaya 60111
E-mail: khae_dears@dearsmine.com, khae_dears@is.its.ac.id, khakim@is.its.ac.id
Abstrak—Setelah ditandatanganinya Peraturan Presiden Nomor
54 Tahun 2010 yang menggantikan Keppres Nomor 80 tahun 2003,
salah satu metode pelaksanaan pengadaan yang ada pada Perpres
tersebut adalah pengadaan barang metode pengadaan langsung.
Saat ini ITS masih melakukan pengadaan barang metode
pengadaan langsung dengan menggunakan cara manual, tidak ada
keseragaman dalam dokumentasi pengadaan sehingga
memungkinkan kesalahan dalam dokumentasi dan juga ketidak
validan dalam proses pengadaan. Salah satu cara mengatasi
permasalah tersebut adalah dengan beralih ke media elektronik
yang bersifat realtime dan terstruktur sesuai dengan aturan dan
dokumen standar pengadaan. Sistem informasi pengadaan barang
metode pengadaan langsung merupakan aplikasi yang dapat
menggantikan proses manual yang terjadi di ITS.
Sistem informasi ini dibangun dengan framework CodeIgniter
dengan database MySQL dan metode Unified Process Model
(UPM) yang terdiri dari empat tahapan yaitu tahap awal
(inception), tahap perluasan (elaboration), tahap konstruksi
(construction), dan tahap transisi (transition) dengan
menggunakan standart pendokumentasian ReadySET.
Hasil yang didapat dari pengerjaan tugas akhir ini adalah
mempermudah ITS dalam melaksanakan pengadaan barang
metode pengadaan langsung atau pengadaan nominal kurang dari
Rp. 100.000.000,- (seratus juta rupiah) dan juga terhindar dari
kesalahan sehingga prosedur pelaksanaan pengadaan barang
metode pengadaan langsung dapat dilakukan sesuai dengan
dokumen standar pengadaan menurut Peraturan Presiden Nomor
54 Tahun 2010
Kata Kunci—Pengadaan Barang, Pengadaan Langsung,
Perpres 54 Tahun 2010, Standard Bidding Document.
I. PENDAHULUAN
B erdasarkan Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010
tentang pengadaan barang, instansi pemerintah
diwajibkan untuk membentuk Unit Layanan Pengadaan (ULP)
(1)
. ITS sebagai salah satu instansi pemerintah juga memiliki
kewajiban dalam membentuk ULP tersebut, terbukti dengan
adanya Unit Layanan Pengadaan yang bertempat di Dr. Angka
Lantai II Kampus ITS Sukolilo.
Salah satu metode pengadaan barang yang disusun dalam
Perpres 54 Tahun 2010 adalah pengadaan barang metode
pengadaan langsung dengan jumlah pengadaan tidak lebih dari
Rp. 100.000.000 (Seratus Juta Ruapiah) (2) (3). Pengadaan
Langsung digunakan untuk semua jenis pengadaan barang/jasa
dengan melakukannya secara langsung kepada penyedia
1
barang/jasa tanpa melalui Pelelangan/Seleksi/Penunjukan
Langsung (4). Untuk tindakan yang dilakukan oleh ITS dalam
melakukan pengadaan barang metode pengadaan langsung
atau pengadaan untuk barang yang kurang dari Rp
100.000.000 (seratus juta) masih menggunakan cara manual,
tidak ada keseragaman dalam dokumentasi pengadaannya.
Beberapa kesalahan yang dilakukan ITS dalam Pengadaan
Barang metode Pengadaan Langsung adalah:
1) Proses Pengadaan Barang metode Pengadaan Langsung
sering kali mengabaikan prosedur yang telah ada dan
tidak mengikuti aturan dalam Standard Bidding
Document (SBD) (5) atau Dokumen standar pengadaan.
2) Ketidaktahuan Pejabat Pengadaan terhadap proses dan
standard baku untuk melakukan pengadaan
Dengan adanya masalah seperti yang disebut diatas,
dibutuhkan pengganti metode dari cara manual ke media
elektronik yang lebih real time dan terstruktur. Sistem
informasi pengadaan barang metode pengadaan langsung
merupakan aplikasi berbasis web yang dibuat berdasarkan
dokumen standar pengadaan. Sehingga dokumentasi dan
prosedur pengadaan yang dilaksanakan akan seragam dan
sesuai dengan standar yang telah ditentukan.
Metode yang digunakan dalam pembangunan sistem ini
mengikuti proses dari UPM yang terdiri dari 4 tahapan yaitu
tahap awal (inception), tahap perluasan (elaboration), tahap
konstruksi (construction), dan tahap transisi (transition).
Dengan adanya aplikasi ini diharapkan mempermudah ITS
dalam melakukan Pengadaan barang melalui Pengadaan
langsung untuk nominal kurang dari Rp 100.000.000 (seratus
juta rupiah) dan juga terhindar dari kesalahan sehingga
prosedur pelaksanaan Pengadaan Barang metode Pengadaan
Langsung dapat dilakukan sesuai dengan SBD (Standard
Bidding Document) atau dokumen standard pengadaan
menurut Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010.
II. METODE DAN IMPLEMENTASI
Penggunaan proses UPM pada metode ini, terfokus pada
proses pengembangan perangkat lunak sistem informasi
pengadaan barang metode pengadaan langsung. Empat tahap
pada prosesnya adalah: (6)
JURNAL TEKNIK POMITS Vol. 1, No. 1, (2012) 1-6 2

A. Tahap Awal (Inception) C. Tahap Konstruksi

1) Analisis kebutuhan pengguna
Aktivitas ini dilakukan untuk mendapatkan hasil berupa
dokumen user needs. Aktivitas ini dilakukan dengan
wawancara kepada stakeholder untuk mengetahui
bagaimana proses bisnis yang dilaksanakan, permasalahan
apa yang terjadi, harapan dari permasalah tersebut, siapa
saja actor dari setiap proses bisnis yang dilakukan serta
data-data apa saja yang dibutuhkan.
B. Tahap Perluasan (Elaboration)
1) Analisa Kebutuhan Sistem
Input dari aktivitas ini adalah User needs yang diproses
untuk menghasilkan dokumen SRS (Software Requirement
Specification) yang mencakup tujuan, ruang lingkup,
definisi, akronim dan referensi dari SRS
2) Desain Sistem
Pada tahap ini masukan yang diproses yaitu desain
arsitektur sistem untuk menghasilkan dokumen desain.
Pengembangan dilakukan dari struktur model dan desain
perangkat lunak.
Tahap konstruksi merupakan tahap untuk memproduksi
model implementasi untuk menerjemahan desain menjadi
komponen software yang akan dibangun untuk mengerti
gambaran dari sistem
D. Tahap Transisi
Pada tahap ini meliputi langkah-langkah kontruksi secara
umum dan bagian awal dari aktivitas peluncuran secara
umum. Tahap transisi (transition) menghantarkan software dan
menilai kinerja produk yang telah diproduksi bagi pengguna
akhir berupa software jadi, dan juga pada tahap ini akan
dihasilkan pula panduan dalam instalasi dan penggunaan
software tersebut untuk mempermudah pengguna dalam
memakai software tersebut
III. ANALISIS SISTEM
A. Proses pengadaan barang metode pengadaan langsung

a) Structural Design
 Memodelkan Entity Relationship (ER) Model
 Memodelkan Class Diagram

b) Behavioral Design
Pada bagian ini akan menjelaskan tentang pola dan
komunikasi dari setiap objek dan realisasinya. Sehingga
dapat terlihat hubungan interaksi antara pengguna atau
aktor dan busuness object dengan system
Pemodelan yang dilakukan:
 Use Cases Diagram
 Memodelkan Sequence Dagram
 Memodelkan Activiy Diagram

c) Antarmuka Pengguna (User Interface)

Membuat rancangan user interface secara deskriptif
sesuai dengan template yang ada pada ReadySET yang
memudahkan dalam pengimplementasian rancangan
perangkat lunak

d) Pembangunan Sistem (Build System)

Pembuatan daftar menu yang akan dibuat dan dimana
source tersebut diletakkan

e) Arsitektur (Architecture)
Pada tahap ini dibuat deskripsi tentang arsitektur
perangkat lunak, yang terdiri atas pembuatan gambaran
jaringan rancangan implementasi perangkat lunak.
Rencana perangkat keras yang akan digunakan dan
perangkat lunak pendukung yang digunakan
f) Peluncuran (Persistence)
Pada tahap ini dihasilkan perancangan database yang
diperlukan yang sesuai kebutuhan
Gambar. 1. Proses Bisnis Pengadaan Barang metode Pengadaan Langsung di
ITS
Berikut adalah proses bisnis dari pengadaan barang metode
pengadaan langsung yang diterapkan pada system informasi
pengadaan barang metode pengdaan langsung di ITS. Proses
bisnis ini mengadopsi dari proses bisnis yang sudah terjadi dan
digabungkan dengan dokumen standar pengadaan barang
pemerintah.
Awal dari segala proses untuk melakukan pengadaan barang
adalah proses pengajuan pengadaan dari setiap kepala unit.
JURNAL TEKNIK POMITS Vol. 1, No. 1, (2012) 1-6 3

Proses ini diadakan berdasarkan rencana anggaran ITS yang 1) Use Case berdasarkan area fungsi
telah disetujui terlebih dahulu. Setiap kepala unit yang akan Pengelompokan use case berdasarkan area fungsi ini
membutuhkan pengadaan barang, akan membuat permintaan bertujuan untuk mengetahui fungsi-fungsi apa saja yang
barang melalui surat usulan pengadaan. Permintaan barang ada dalam tiap fungsi utama
ditujukan kepada PPK (Pejabat pembuat komitmen) sebagai  Pengelolaan Sistem
penanggung jawab terhadap pengadaan lalu PPK memberikan  Pengelolaan Pengguna
evaluasi terhadap usulan pengadaan dan membuat HPS.  Pengelolaan Daftar Usulan Pengadaan Langsung
Dokumen pengadaan akan dibuat oleh pejabat pengadaan  Pengelolaan Harga Perkiraan Sendiri (HPS)
setelah HPS ditentukan oleh PPK. Lalu penyedia memberikan  Pengelolaan Dokumen Pengadaan
penawaran harga dan pejabat pengadaan mengevaluasi  Pengelolaan Pengumuman Pengadaan
penawaran harga. Penawaran harga yang memenuhi syarat  Pengelolaan Undangan Pengadaan
akan dijadikan sebagai pemenang dan berhak untuk
 Pengelolaan Dokumen Penawaran Harga
melakukan pengadaan barang setelah PPK membuat SPK dari
 Pengelolaan Pakta Integritas
ketetapan pemenang yang dibuat oleh pejabat pengadaan.
 Pengelolaan Berita Acara Evaluasi Harga
Barang yang telah diadakan oleh penyedia akan diperiksa oleh
panitia pemeriksa dan barang yang telah sesuai dengan  Pengelolaan Berita Acara Hasil Pengadaan
pesanan, akan dilaporkan kepada PPK dalam bentuk Berita Langsung
Acara serah terima barang dan pengadaan barang metode  Pengelolaan Berita Acara Penetapan Pemenang
pengadaan langsung selesai dilaksanakan.  Pengelolaan Pernyataan Kesanggupan
 Pengelolaan Surat Perintah Kerja
Tabel 1. Format Use Case Menyetujui usulan pengadaan  Pengelolaan Surat Pesanan
UC-02.06 Menyetujui usulan pengadaan barang  Pengelolaan Berita Acara Pemeriksaan
 Pengelolaan Berita Acara Serah Terima
Ringkasan : Use case ini dimaksudkan agar aktor dapat 2) Use Case berdasarkan Stakeholder
menyetujui usulan sehingga pengadaan dapat Berdasarkan hasil penggalian informasi pada pihak-
dilakukan pihak yang terkait, maka dapat ditentukan bahwa
Direct Actor: Pejabat Pembuat Komitmen stakeholder yang terlibat dalam aktivitas yang
menggunakan aplikasi adalah:
Prioritas : Expected
 Administrator
Frekuensi Sometimes  Kepala Unit
Penggunaan :  Pejabat Pembuat Komitmen
Pre Aktor telah masuk halaman usulan pengadaan  Pejabat Pengadaan
Conditions: barang  Pejabat Penerima
Skenario 1. Aktor memilih data usulan pengadaan yang  Penyedia
Sukses Utama akan evaluasi
: 2. Aktor menekan daftar usulan pengadaan C. Kebutuhan lingkungan
3. Sistem akan menampilkan halaman evaluasi Kebutuhan lingkungan yang dapat membantu kinerja sistem
usulan ini antara lain terdiri dari kebutuhan hardware dan software
4. Aktor akan memilih hasil evaluasi usulan. 1) Kebutuhan Hardware
Pilihan yang tersedia adalah ”Disetujui” atau
Kebutuhan hardware dari sistem ini meliputi spesifikasi
”Ditolak”.
5. Aktor menekan tombol next untuk melanjutkan dari komputer server dan komputer klien. Adapun
proses. spesifikasi hardware adalah sebagai berikut:
6. Jika hasil evaluasi ”Disetujui” sistem akan
menampilkan halaman membuat HPS. Jika a) Spesifikasi minimum untuk server:
hasil evaluasi ”Ditolak”, sistem akan
 Pentium Core 2 Duo 2,8 GHz
menampilkan field catatan ditolak dan masuk
ke halaman usulan pengadaan  1 GB DDR2
 HD 250 GB SATA
Skenario -
Alernatif :  Mainboard Intel 945 + VGA +SC
 Monitor 15 Inch mendukung resolusi 1024 X
768
B. Use Case
Tahap ini adalah pembuatan use case berdasarkan fungsi- b) Spesifikasi minimum untuk client:
fungsi yang ada pada perangkat lunak yang akan  Pentium II 400Mhz
dikembangkan. Fungsi-fungsi tersebut telah didapatkan dari  128 Mb SDRam
hasil tahapan sebelumnya. Sehingga pihak pengembang dapat  HD 4,3 GB
mengetahui kebutuhan yang tepat terkait dengan sistem
 Mainboard + Soundcard + VGA
pengadaan barang ini
JURNAL TEKNIK POMITS Vol. 1, No. 1, (2012) 1-6 4

 Monitor 14 Inch mendukung resolusi 1024 X Merupakan bagian yang mewakili interaksi antar obyek
768 yang didefinisikan pada use case diagram dan
2) Kebutuhan Sistem menunjukkan tingkah laku obyek-obyek tersebut.
Untuk server system software harus mampu berfungsi Pada gambar diatas, yakni sequence diagram untuk
sebagai web server. Disarankan sistem operasi yang masuk akun, yang mana dibuat sesuai dengan use case
berbasis open source seperti ubuntu karena memiliki description login. Pada sequence diagram masuk akun ini,
kehandalan dalam system untuk web server. Untuk disebutkan proses yang terkait seperti controller, model
kebutuhan server, minimal menggunakan serta view yang ada dalam fungsionalitas tersebut
 Apache versi 2.2.17 3) Activiy Diagram
 MySQL versi 5.x.x Diperlukan untuk menggambarkan aktivitas yang
 PHP versi 5.2.x terjadi, Diagram ini menjelaskan runutan detil dalam
Untuk memenuhi kebutuhan minimal server tersebut, bentuk flowchart yang menunjukkan aksi dan reaksi antar
salah satu server yang disarankan adalah XAMPP 1.7.4 atau aktor dan sistem.
yang versi yang terbaru act menyetuj ui usulan pengadaan

sistem aktor
Untuk klien sistem software harus mampu menjalankan
web browser dan dapat dijalankan pada semua platform menampilkan
ActivityInitial
halaman daftar

sistem operasi usulan pengadaan

memilih menu
usulan pengadaan

menampilkan
halaman ev aluasi
IV. DESAIN SISTEM usulan
memilih data
usulan yang akan
diev aluasi
Perangkat lunak ini didesain dengan menggunakan
UML(Unified Modelling Language) yang dikembangkan
mulai dari structural design (7) (8).
menekan daftar
apakah disetujui? usulan

A. Structural Design
[Ya]
Structural Design memberikan gambaran aspek package, menampilkan halaman memilih Disetuj ui memilih Direv isi memilih

classes, behavior dan relationship. membuat HPS Ditolak

B. Behavioral Design
menekan
Pada bagian ini akan menjelaskan tentang pola dan ActivityFinal tombol next

komunikasi dari setiap objek dan realisasinya. Sehingga dapat

terlihat hubungan interaksi antara pengguna atau aktor dan
business object dengan sistem. Pemodelan yang ada Gambar. 4. Contoh Activity Diagram evaluasi usulan pengadaan
didalamnya yaitu sequence diagram, activity diagram, dan
rancangan user interface dari system C. User Interface
1) Use Case Diagram Menjelaskan tentang desain dari halaman dan form yang
Merupakan bagian yang mewakili interaksi antar obyek terdapat dalam Sistem Informasi Monitoring Pengelolaan
yang didefinisikan pada use case diagram dan Barang Inventaris serta deskripsi lengkap mengenai isi dari
menunjukkan tingkah laku obyek-obyek tersebut. halaman dan form tersebut
2) Sequence Dagram
sd buat usulan pengadaan

kepala unit halaman daftar usulan usul an

usulan

m engisi form tambah usulan()

menekan tom bol sim pan()

validasi field()
tambah_usulan()

menambah usulan()

menampilkan pesan error()

m enam pilkan() Gambar. 5. User Interface Usulan Pengadaan

Gambar. 3. Contoh Sequence Diagram buat usulan pengadaan V. UJI COBA DAN EVALUASI
Skenario uji coba ini disusun berdasarkan runutan usecase
JURNAL TEKNIK POMITS Vol. 1, No. 1, (2012) 1-6 5

dalam sebuah mekanisme sistem. Skenario terdiri dari 2 VI. KESIMPULAN

bagian, yaitu overview dan langkah-langkah untuk 1) Sistem informasi ini memiliki dua proses. Yaitu, proses
menjalankan usecase yang akan diuji. Langkah-langkah usulan pengadaan barang dan proses pengerjaan paket
tersebut akan dilaksanakan dan hasilnya akan digambarkan. pengadaan barang.
Setelah itu akan dilakukan evaluasi dari hasil pelaksanaan 2) Usulan pengadaan dapat menjadi paket pekerjaan apabila
skenario tersebut disetujui oleh PPK.
Skenario Uji Coba Buat Usulan Pengadaan: 3) Alur kerja sistem informasi pengadaan barang metode
Tabel 2. pengadaan langsung mengikuti standar dokumen
Skenario Uji Coba Buat Usulan Pengadaan Barang
pengadaan. Sehingga tidak akan terjadi lagi kesalahan
Id Use Case UC-02.02
dalam alur dan standar pengadaan.
Nama Use Case Buat Usulan Pengadaan Barang
4) Sistem informasi ini memiliki 6 level hak akses sesuai
Aktor yang Kepala Unit
kebutuhan, yaitu
terlibat
Deskripsi Test case ini digunakan untuk  Administrator sebagai pengguna yang memiliki level
mengetahui perilaku sistem dalam tertinggi,
membuat usulan pengadaan yang baru  Kepala Unit sebagai pengguna yang membutuhkan
serta file yang diupload. pengadaan barang,
Tujuan Untuk mengetahui apakah fungsi buat  Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) sebagai
usulan pengadaan barang telah sesuai penanggung jawab terhadap pelaksanaan pengadaan
dengan kebutuhan pengguna barang,
Kondisi Awal Aktor telah masuk kedalam halaman  Pejabat Pengadaan sebagai pengguna yang
usulan pengadaan barang bertanggung jawab dalam melaksanakan pengadaan
Kondisi Akhir Usulan yang dibuat telah masuk barang yang telah disetujui oleh PPK,
kedalam database dan file yang  Pejabat Penerima sebagai pengguna yang bertanggup
diuploaad masuk ke dalam folder jawab untuk memeriksa kesesuaian barang yang
aplikasi serta kesesuaian file yang telah diadakan oleh Penyedia dengan permintaan
diupload dengan data yang dientrikan barang yang diajukan
sama.
 Penyedia sebagai pengguna yang mengadakan
barang sesuai dengan permintaan barang.
Implementasi dilakukan setelah kebutuhan dan desain telah
5) Sistem informasi ini berfungsi untuk mempermudah pihak
terpenuhi. Berikut adalah tampilan dari halaman daftar
ITS dalam melaksanakan pengadaan barang metode
ruangan dari aplikasi
pengadaan langsung dan proses pengadaan sesuai dengan
Tampilan dari halaman buat usulan pengadaan tersebut
dokumen standar pengadaan.
adalah:
DAFTAR PUSTAKA
1. LKPP. Standar Dokumen Pengadaan Barang Metode
Pengadaan Langsung dengan surat perintah kerja. Jakarta :
Tidak diterbitkan, 2010.
2. Pemerintah, lembaga Kebijakan Pengadaan
Barang/Jasa. lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah. LKPP. [Online] http://lkpp.go.id.
3. Presiden. Perpres RI Nomor 54 Tahun 2010. Jakarta : tidak
Gambar. 6. Halaman Buat Usulan Pengadaan diterbitkan, 2010.
Hasil dari pembuatan usulan tersebut adalah: 4. Posmaria. Pengadaan Langsung (Barang). [Online]
http://www.sintaposmaria.com/pengadaan-langsung-barang.
5. Mustafa, Khalid. Standar Bidding Dokumen. [Online]
http://www.khalidmustafa.info/2011/05/10/standard-bidding-
document-dokumen-standar-pengadaan-menurut-perpres-
542010.php.
6. Jacobson I, Booch G, Rambaug J. The Unified Software
Developetment Process. 2009.
7. Badriyah, Tessy. UML Class Diagram. Surabaya : s.n.,
2007.
Gambar. 7. Hasil Usulan Pengadaan yang di tampilkan dalam daftar usulan
8. Jacobson, Ivar. Applying UML in The Unified Process.
pengadaan s.l. : Rational Software.
JURNAL TEKNIK POMITS Vol. 1, No. 1, (2012) 1-6 6

uc Kepala Unit

buat usulan
pengadaan
ubah usulan
upload usulan
pengadaan
pengadaan
hapus usulan keluar akun
pengadaan

«i nclude»
«i ncl ude» «incl ude» Lihat HPS
«include» «extend»
dow nload usulan
pengadaan
download undangan (from ppk)
pengadaan «i ncl ude» download dokumen
lihat daftar usulan masuk akun pengadaan
pengadaan A
(from pej. pengadaan) «include»
«i nclude»(from pej. pengadaan)
cari undangan lihat daftar undangan
pengadaan lihat dokumen download
pengadaan «include»
pengadaan pengumuman
pengadaan

(from pej. pengadaan) (from pej. pengadaan) (from pej. pengadaan) «include»(from pej. pengadaan)
lihat berita acara
lihat daftar
dow nload berita serah terima
acara serah terima «i ncl ude» pengumuman
pengadaan
«include» cari pengumuman
(from Pej Penerima)
(from Pej Penerima) (from pej. pengadaan) pengadaan
kepala unit
lihat penaw aran
harga (from Actors)
download penaw aran (from pej. pengadaan)
«i ncl ude» lihat berita acara
harga
pemeriksaan
(from Penyedia) lihat berita acara
hasil pengadaan
(from Penyedi a) langsung «i nclude»
(from Pej Penerima)
lihat surat pesanan dow nload berita
download pakta lihat berita acara «include» acara pemeriksaan
(from pej. pengadaan)
integeritas ev aluasi harga download berita
acara hasil
«incl ude» (from ppk) lihat berita acara pengadaan langsung
(from Pej Penerima)
(from Penyedia) penetapan pemenang
download surat (from pej. pengadaan)
(from pej. pengadaan)
pesanan lihat pernyataan
kesanggupan
(from pej. pengadaan)
lihat spk
«incl ude»
(from ppk) «i nclude»
«incl ude»
(from Penyedi a)
download pernyataan dow nload berita
acara penetapan (from ppk)«i ncl ude»
kesanggupan
pemenang
download spk

(from Penyedia) dow nload berita acara (from pej. pengadaan)

ev aluasi harga
(from ppk)

(from pej. pengadaan)

Gambar. 2. Contoh Use Case Diagram untuk Kepala Unit