FORUM PENYELARASAN

ARAH GERAK
Forum Pembahasan
Permasalahan 1 KM ITB

Kabinet KM ITB
Kongres KM ITB
Tujuan Forum:
1. Menentukan solusi dari permasalahan 1 KM ITB yang diangkat.
2. Menentukan lembaga yang akan bertanggung jawab atau berpartisipasi dalam
solusi tersebut.
Isu 1:
Kemahasiswaan KM ITB di kala
pandemi
Outline
• Kondisi eksisting kemahasiswaan KM ITB akibat
pandemi
• Pemosisian FPAG KM ITB 2020
• Hal-hal yang belum tercakup
• Ajuan solusi
Bagian 1
 Selayang Pandang dari HME
”Sampai ditemukannya vaksin yang efektif, kita harus hidup berdamai dengan COVID-19 untuk beberapa
waktu ke depan.” Pernyataan itu disampaikan Presiden Jokowi di Istana Merdeka, Jakarta, Kamis (7/5/2020).
Berdamai disini dilakukan karena masih belum rampung manusia dalam menciptakan vaksin dari COVID-19
ini. Hal ini menyebabkan keterbatasan dalam berintaksi ataupun memenuhi kebutuhan dasar masing-
masing. Pemerintah memproyeksikan 27 Juli seluruh kegiatan ekonomi dan sosial dalam sekala besar
dibuka kembali. Namun pastinya terdapat protokol kesehatan pencegahan COVID-19 yang harus dipenuhi
oleh seluruh masyarakat. Saat-saat seperti inilah terjadi masa transisi menjadi new normal. Pada masa
tersebut akan terjadi perubahan-perubahan yang cukup signifikan seperti wajib memakai masker dan
berjaga jarak, adanya pengecekan indikator Kesehatan tubuh seperti suhu, dan juga kegiatan belajar
mengajar yang berubah. Sebagai mahasiswa kita memiliki kewajiban belajar bagaimanapun caranya mau
daring ataupun luring atau bahkan penggabungan antara keduanya. Dalam proses belajar mengajar,
mahasiswa pasti lebih memilih luring karena berbagai alasannya. Hal ini memerlukan kita berdamai dengan
COVID-19. Peran mahasiswa sebagai orang yang menjalani protokol tersebut sangat penting untuk berdamai
dengan COVID-19. Namun, mahasiswa dapat berperan lebih daripada hal tersebut dengan ikut
mempersiapkan fasilitas ataupun protokol untuk pencegahan COVID-19. Karena masalah ini merupakan
masalah umum maka dari itu seluruh elemen KM ITB perlu mengkaji protokol-protokol pencegahan
penularan COVID-19 dan juga ikut serta dalam mendukung fasilitas protokol tersebut.
 Harapan Solusi
1. Guideline atau protokol untuk melakukan wisuda, KAT).
kegiatan kemahasiswaan di KM ITB. 7. Meminta kejelasan ke Rektorat ITB terkait
2. Diskusi terbuka untuk membicarakan izin & kerjasama.
keberlanjutan keberjalanan 8. Pendampingan bagi lembaga yg belum
kemahasiswaan oleh Kabinet KM ITB & bisa survive di tengah ancaman ini.
HMJ ITB. 9. Bentuk komunikasi utk saling
3. Panduan penyesuaian fungsi selama masa menguatkan.
pandemi COVID-19. 10. Penyediaan wadah atau sarana pengganti
4. Panduan utk fungsi seperti kaderisasi, kegiatan2 yg mungkin tidak bisa dilakukan
kesma, wisuda, dll. di semester ini.
5. Arahan atau saran utk menjalanan 11. Pemberian sarana bagi UKM yang tidak
kegiatan UKM/HMJ sesuai dengan rumpun bisa melakukan kegiatan dikarenakan
kegiatannya atau sebagaimana mestinya. keterbatasan alat yang dimiliki.
6. Dibuka jalur komunikasi utk teknis
pelaksanaan kegiatan terpusat (co:
 Kemahasiswaan dalam Rencana AKB ITB

Sesuai Surat Nomor 348/It1.A/KA/01/2020

Kondisi eksisting kemahasiswaan KM ITB
akibat pandemi
 Kondisi eksisting kemahasiswaan KM ITB
akibat pandemi
Penyebab Kegiatan Terganggu
• Daring tidak efektif
• Planning secara online tidak
seefektif yang diharapkan
• Proker tidak bisa berjalan
• Sulit mencairkan pendanaan
• Partisipasi massa yang minim
• Antusiasme massa berkurang Kegiatan yang terganggu mayoritas
adalah pelaksanaan rapat, osjur, &
proker yang melibatkan banyak massa
 Kondisi eksisting kemahasiswaan KM ITB
akibat pandemi
Sejauh apa perubahan tersebut akan bertahan?
37 HMJ akan tetap melaksanakan segala proker yang memungkinkan dengan daring &
menunggu keputusan dari kamus, & jika dirasa sudah dapat dijalankan tatap mukan
akan tatap muka dengan mengikuti protocol kesehatan.
Strategi lanjutan untuk kondisi ke depannya?
• Menyiapkan scenario alternatif.
• Bila diterapkan new normal, untuk kegiatan rapat & tatap muka dilakukan dalam
skala kecil (tidak dengan massa banyak) agar mengurangi resiko terkena.
• Membuat strategi kepengurusan kondisi normal & untuk worst case 1 tahun tetap
online. Jika bisa tatap muka akan tetap tatap muka dengan mengikuti protool
kesehatan & kebijakan kampus.
 Kondisi eksisting kemahasiswaan KM ITB
akibat pandemi
Problem statement
• Perencanaan kita “runtuh”.
• KM ITB belum tentu siap jika ditimpa kondisi ini lagi di masa depan.

Padahal, ada core business yang harus dipenuhi, yaitu:

• Penyediaan wadah minat & bakat, serta pemenuhan kebutuhan dasar.
• Pengembangan diri.
• Social impact.
 Kondisi eksisting kemahasiswaan KM ITB
akibat pandemi
Maka, apa yang harus dilakukan?

Memodifikasi rencana
Dapat dilakukan dengan:
• Mengubah bentuk kegiatan &
rutinitas.
• Menggeser timeline kegiatan.
Membangun modal untuk masa
depan
Agar ketika krisis dalam bentuk
apapun terjadi, kita siap
Bagian 2
 Pemosisian FPAG KM ITB 2020
Memodifikasi rencana

Dapat dilakukan dengan:

• Mengubah bentuk kegiatan Tahukah teman-teman bahwa hasil Forum 3 &
& rutinitas. 4 di room FPAG KM ITB 2020 sudah mengarah
• Menggeser timeline ke sini?
kegiatan.

Akan ada banyak modul turunan dari FPAG KM ITB

Membangun modal untuk masa 2020.
depan

Agar ketika krisis dalam bentuk

Beberapa contoh..
apapun terjadi, kita siap
 Pemosisian FPAG KM ITB 2020: MPO

• Penyusunan mekanisme kerja KM ITB dalam menghadapi

Memodifikasi rencana
wadah atau pandemic (untuk HMJ & UKM)

• People development untuk resilient

• Digitalisasi pengarsipan dokumen & data KM ITB (Knowledge
Membangun modal untuk masa
depan
management)
• Pembuatan cheat & implementasi sosbudhum + seni-desain
 Pemosisian FPAG KM ITB 2020: Multikampus

• Perkumpulan MPO
• Perkumpulan Unit
Memodifikasi rencana • Perkumpulan PSDA
• Perkumpulan Sosmas
• Mekanisme kolaborasi khusus multikampus selama pandemi

• Studio Multikampus
Membangun modal untuk masa
depan
• Penyepakatan hubungan kerja 1 periode
 Pemosisian FPAG KM ITB 2020: Kaderisasi

• Forum darurat kaderisasi di masa pandemic

Memodifikasi rencana • Guideline kaderisasi online
• Merancang bersama kaderisasi TPB

• Inisiasi learning community PSDA (membahas konsep

Membangun modal untuk masa kaderisasi untuk generasi Z & pembuatan skema-skema
depan kaderisasi untuk regenerasi organisasi)
• Anmategra
 Pemosisian FPAG KM ITB 2020: Dinpus

Memodifikasi rencana • Prototyping wisude online

• Refleksi Akbar KM ITB

• Forum silaturahmi dengan lembaga sebagai eksekutor
Membangun modal untuk masa
depan
• Dinamisasi berbasis budaya
• Penyeragaman pemahaman mengenai hasil pemetaan isu ke
setiap lembaga
 Pemosisian FPAG KM ITB 2020: Sosmas

• Memfokuskan isu untuk mengawal kondisi pandemic COVID-19

sebagai bagian dari SDGs
• Dokumen rancangan kegiatan sosmas berbasis SDGs & di kala
Memodifikasi rencana
pandemic
• Learning community sosmas terkait metode gerakan yang
dilaksanakan

• Sosmas
Membangun modal untuk masa
depan
• Pengaplikasian teknologi & media sebagai wadah pergerakan
sosial masyarakat yang adaptif terhadap segala kondisi
 Pemosisian FPAG KM ITB 2020: Karinov

• Meningkatkan relevansi program melalui Human Centered

Foresight
• Pembuatan innovation stack (room untuk melempar &
Memodifikasi rencana
membahas isu sampai menemukan solusi)
• Pivoting rencana karya untuk menuntaskan permasalah
COVID-19

• Membentuk kegiatan karya & inovasi yang terintegarasi

Membangun modal untuk masa
depan
melalui innovation pipeline → foster productivity
• Mewujudkan ITB eco-campus
 Pemosisian FPAG KM ITB 2020: Sospol

• Pivoting isu lembaga untuk menuntaskan permasalahan

COVID-19 & isu resiliensi (framework: CRI, SMR, atau Astagatra)
Memodifikasi rencana
• Diversifikasi gerakan sospol politik (citizen journalism,
aktivisme daring, aktivisme sains

Membangun modal untuk masa • Aliansi kajian untuk isu strategis (bukan isu keilmuan)
depan • Pendidikan untuk upgrading kemampuan kajian lembaga
 Pemosisian FPAG KM ITB 2020: Kesma

• Aliansi KM ITB Lawan Corona bidang Kesma, berkoordinasi

dengan Kesma/Internal HMJ
Memodifikasi rencana
• Advokasi isu-isu kesejahteraan mahasiswa di kala pandemi
(isu-isu telah disepakati forum)

Membangun modal untuk masa

depan
• Infrastuktur pelayanan kesehatan mental skala HMJ
 Pemosisian FPAG KM ITB 2020: Aliansi KM ITB
Lawan Corona

• Menciptakan protokol kesehatan untuk kegiatan

Membangun modal untuk masa
depan
kemahasiswaan yang membutuhkan
• & masih membuka saran pengembangan
 Pemosisian FPAG KM ITB 2020

Sehingga, sebenarnya kita sudah mempunyai plan taktis untuk menjalankan

kemahasiswaan di kala pandemi (& sedikit menyicil modal untuk masa depan)!
Bagian 3
 Ada yang masih kurang ga?
Capaian ideal yang diperjuangkan (simplifikasi)

• Perubahan budaya sesuai kebutuhan

✓ Market research pemenuhan kebutuhan
✓ Transformasi digital (bukan hanya perubahan metode interaksi tapi sistem data
organisasi)
✓ Membangun jejaring nasional & internasional
✓ Catat arsip sebaik mungkin dengan management journal
• Emergency protocol
 Ada yang masih kurang ga?
Hal yang belum tercakup:
• Perubahan budaya sesuai kebutuhan
- Melakukan & mengumumkan modifikasi rencana untuk kepanitiaan-
kepanitiaan terpusat yang melibatkan lembaga (contoh: KAT, wisuda, AMI, dll).
- Pendampingan khusus bagi lembaga yang belum bisa beradaptasi dengan
baik.
- Protokol kesehatan khusus kegiatan kemahasiswaan.
- Hal-hal ini dapat dilakukan oleh Kabinet KM ITB via kemenkoan terkait atau
Aliansi KM ITB Lawan Corona.
• Emergency protocol
- Emergency protocol untuk kemahasiswaan di masa krisis ke depannya.
Bagian 4
 Ajuan Solusi
Maka, untuk menuntaskan permasalahan Kemahasiswaan KM ITB di Kala Pandemi, dengan tujuan untuk:
1. Memodifikasi rencana lembaga agar mampu beradaptasi dengan baik di tengah pandemi COVID-19.
2. Mempermudah koordinasi respon terhadap perkembangan pandemi di lingkungan KM ITB.
3. Membangun modal untuk kemahasiswaan KM ITB masa depan di tengah krisis.

Solusi yang ditawarkan:

Optimalisasi
Menjalankan Membuat
kembali Membuat emergency
hasil pedoman-
Aliansi KM protocol KM ITB di kala
kesepakatan pedoman
ITB Lawan umum lainnya krisis
FPAG KM ITB Solusi
Solusi taktis
bagi KM ITB
Corona holistik bagi
periode ini KM ITB
masa depan
Dilakukan lembaga Dilakukan Kabinet KM ITB
 Ajuan Solusi
Penjelasan tambahan
Menjalankan hasil 1. Action steps FPAG KM ITB bersifat sangat umum sehingga Kabinet KM ITB akan
kesepakatan FPAG KM mengeluarkan dokumen panduan secara berkala untuk membantu lembaga
ITB menerapkan action steps tersebut.

Penjelasan tambahan
Membuat pedoman- 1. Kabinet KM ITB mengeluarkan dokumen turunan lain yang dianggap perlu, contoh:
pedoman umum - Protokol kesehatan untuk kegiatan kemahasiswaan di KM ITB (turunan dari Peraturan
Rektorat ITB).
lainnya
- Press release terkait tindak lanjut beberapa kepanitiaan terpusat.
- Pedoman proses kegiatan kemahasiswaan secara umum.

Penjelasan tambahan
Optimalisasi kembali
1. Aliansi KM ITB Lawan Corona akan di-manage di bawah K3M dan Kantor Staff Khusus
Aliansi KM ITB Lawan Presiden.
Corona 2. Optimalisasi dilakukan jika dibutuhkan.
 Ajuan Solusi
Definisi
Membuat emergency Protokol khusus yang dapat berisi petunjuk langkah taktis yang harus
protocol KM ITB di kala diambil lembaga KM ITB ketika menghadapi kondisi krisis. Krisis yang
krisis dimaksud meliputi pandemi, bencana alam, krisis kemanusiaan, perang
dunia, kerusuhan, dll.
Tujuan
1. Menjamin terselenggaranya penanggulangan krisis secara terencana,
terpadu, terkoordinasi, & menyeluruh.
2. Membangun partisipasi & kemitraan penanggulangan krisis bagi
seluruh anggota KM ITB.
3. Memberikan perlindungan kepada anggota KM ITB dari ancaman
krisis.
4. Menyelaraskan langkah lembaga KM ITB.
 Ajuan Solusi
Pembuat
Membuat emergency Tim kajian di bawah Kantor Staff Khusus Presiden.
protocol KM ITB di kala
krisis
Waktu selesai
Akhir kepengurusan

Untuk diwariskan bagi anggota KM ITB di masa depan, dibuat

berdasarkan best practice serta lesson learned selama masa trial & error
KM ITB di masa pandemi periode ini.
Mari Diskusi!
 Metode Pemetaan Kolaborasi

Klasifikasi
Pembahasan
Pembahasan
Pembahasan
mengenai hal- mengenai dasar-
Mulai berdasarkan
hal lain yang
mengenai solusi
dasar emergency A
yang diajukan
belumisi
tercakup protocol

1. Definisi, tujuan
2. Aspirasi atas hal-hal yang harus terbahas
3. Pembuat
Terima Kasih!