Nama : Elvis Bau Engo

NPM : 1806239042

Sumarry Materi 1 Tentang Teknik Rapat Efektif

 Rapat adalah event rutin yang dilaksanakan oleh setiap organisasi.

 Sekretaris/admin adalah orang yang menpersiapkan rapat sejak dari persiapan
hingga berakhirnya rapat, misalnya dengan mendistriusikan notulensi
 Rapat dibuat untuk membahas sesuatu yang urgent, tetapi ada juga rapat informal
yang dilakukan oleh organisasi pada pagi hari (morning briefing) dan sore/malam
hari (afternoon briefing)
 Pada saat briefing para Head dept. Mebagikan tugas-tugas kepada staff atau timnya
sekaligus meminta laporan atas pekerjaaan yang sedang atau telah diselesaikan
 Rapat menjadi wadah bagi setiap anggota organisasi untuk menuangkan ide masing-
masing
 Pada saat briefing sekretaris menulis poin-poin penting saja (lebih sederhana
daripada notulensi)
 Karena ada pembagian tugas maka perlu dicatat apa saja tugas yang dibagi dan siapa
saja yang bertanggung jawab atas tugas-tugas tersebut
 Briefing juga dapat dilakukan di dalam ataupun di luar lingkungan kantor
 Briefing dilaksanakan dalam cakupan peserta yang tidak terlalu besar. Biasanya tiap
unit kerja melaksanakan briefingnya masing-masing dengan bahasan mengenai
tugas-tugas harian
 Briefing dilaksanakan maksimal selam satu jam
 Jika ada topik yang belum diselesaikan pada saat briefing maka pimpinan akan
melanjutkan rapat pada keesokan harinya atau pada waktu yang dijadwalkan
 Jika berhadapan dengan pimpinan yang sedang dalam keadaan marah kita perlu
tetap tenang dan netral, jangan baper. Evaluasi diri dan lihat masuykan yang
diberikan
 Pimpinan rapat harus memiliki skill komunikasi yang baik dan mampu menjaga
situasi rapat. Jangan kaku dan buatlah atmosfir rapat yang nyaman bagi setiap
anggota
 Jika malu mengemukakan pendapat, bisa langsung bertemu dengan pimpinan untuk
menyampaikan ide tersebut. Sebaiknya kita harus percaya diri sehingga mampu
menyampaikan ide atau hal apapun lainnya dalam forum rapat dalam nada dan
bahasa yang formal dan sopan
 Jika ada hal yang dirasa imgin dibantah kepada pimpinan maka sampaikan secara
personal, jangan di depan forum umum jika memang tidak diperkenankan
memberikan tanggapan atau sanggahan
 Jika dalam rapat pimpinan tidak dapat melanjutkan tugasnya memimpin rapat, maka
ia akan menunjuk penggantinya sebagai pimpinan rapat atau jika tidak dapat diganti
maka rapat akan ditunda
 Etika selam mengikuti rapat harus selalu diperhatikan, terlebih bagi pegawai atau
staff baru. Citra kita ditentukan juga pada saat mengikuti rapat
 Di kantor akan ada banya orang dengan gaya bekerja dan sifat yang berbeda, maka
kita dapat belajar dan mengadopsi hal-hal positif dari orang lain serta membuang
hal-hal negatinnya.
 Rapat dapat menjadi tempat unjuk gigi, maka manfaatkan rapat untuk menampilkan
sisi terbaik kira